Audit Vlaanderen, uw partner in integriteit?

Integriteitsbenadering in auditaanpak Audit Vlaanderen

Wim De NaeyerManager-auditor

10 april 2014

2

Agenda

• Situering Audit Vlaanderen

• Integriteitsbeleid

• Rol Audit Vlaanderen: preventie, detectie, reactie

3

Situering Audit Vlaanderen

4

Historiek Audit Vlaanderen 8 september 2000 : oprichting van de entiteit Interne Audit in het

ministerie van de Vlaamse Gemeenschap.

8 december 2000 : bevoegdheid voor auditopdrachten in VOI’s.

16 april 2004 : oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA).

1 april 2006 : operationalisering van IAVA.

6 februari 2009 : aanpassingen aan oprichtingsbesluit m.b.t. de bevoegdheid en het werkterrein, alsook van de taakstelling van IAVA.

1 januari 2014 : operationalisering Audit Vlaanderen

5

Missie Audit Vlaanderen

Audit Vlaanderen heeft als missie • een onafhankelijke, objectieve en bekwame

partner van de lokale besturen en de Vlaamse administratie te zijn

• bij de beheersing van de financiële, wettelijke en organisatorische risico’s,

• om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle organisatie.

6

Werkterrein Audit Vlaanderen

• de lokale besturen– de gemeenten;– de autonome gemeentebedrijven;– de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;– de OCMW-verenigingen titel VIII, hoofdstuk I, van het OCMW-

decreet, met uitzondering van de ziekenhuisverenigingen;– de provincies;– de autonome provinciebedrijven.

• de Vlaamse administratie (departementen, IVA’s, publiekrechtelijk vormgegeven EVA’s en VRT)

• Ca. 900 entiteiten

7

Onafhankelijk:aansturing Audit Vlaanderen

8

Organigram Audit Vlaanderen

9

“Auditdecreet” van 5 juli 2013

Decreet houdende de organisatie van audittaken bij de Vlaamse administratie en de lokale besturen en tot wijziging van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003, het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, het Provinciedecreet van 9 december 2005, het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, het decreet van 27 maart 2009 betreffende radio-omroep en televisie, het decreet van 8 juli 2011 houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof en het decreet van 13 juli 2012 houdende bepalingen tot begeleiding van de tweede aanpassing van de begroting 2012.

10

Taakstelling Audit Vlaanderen

• Art. 34 kaderdecreet bestuurlijk beleid

§ 1. Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen van de departementen, de intern verzelfstandigde agentschappen en de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Zij voert daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken.

Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde administratieve entiteiten.

De Vlaamse regering regelt de oprichting en de interne werking van en het toezicht op deze entiteit.

De bevoegdheid en het werkterrein van Audit Vlaanderen omvat tevens de Vlaamse openbare instellingen van categorie A, zoals bedoeld in de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut, en de Eigen Vermogens met rechtspersoonlijkheid, die verbonden zijn aan de in het eerste lid vermelde entiteiten.

11

Taakstelling Audit Vlaanderen

• Art. 34 kaderdecreet bestuurlijk beleid

§ 2. Om zijn bevoegdheid te kunnen uitoefenen, heeft Audit Vlaanderen toegang tot alle informatie en documenten, ongeacht de drager ervan, en tot alle gebouwen, ruimtes en installaties waar taken of bevoegdheden van de Vlaamse administratie worden uitgevoerd. Audit Vlaanderen kan aan ieder personeelslid de inlichtingen vragen die voor de uitvoering van zijn opdrachten nodig worden geacht. Ieder personeelslid is ertoe gehouden op een volledige wijze te antwoorden en alle relevante informatie en documenten te verstrekken.

§ 3. Elk personeelslid heeft het recht om Audit Vlaanderen rechtstreeks op de hoogte te brengen van onregelmatigheden die hij in de uitoefening van zijn functie vaststelt.

12

Taakstelling Audit Vlaanderen• Art. 265 van het Gemeentedecreet

In elke gemeente en in elk autonoom gemeentebedrijf zal periodiek een externe audit plaatsvinden. Deze audit wordt uitgevoerd door de entiteit Audit Vlaanderen, vermeld in artikel 34, §1, van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003. Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Deze entiteit voert daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken.Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde besturen.

• Identieke aanpassingen in Provincie- en OCMW-decreet

Taakstelling Audit Vlaanderen

Evaluatie v/h interne controlesysteem via:

• Operationele/organisatie audit• Financiële audit • Compliance audit

• Ad-hocopdrachten

• Forensische audits

Geplande audits

= reguliere audits

80% van auditcapaciteit

Vraaggestuurde en

incidentgedreven audits

20% van auditcapaciteit

14

Integriteitsbeleid

15

Invalshoeken integriteitsbeleid

• Stimulerende benadering

integer handelen stimuleren

• Controlerende benadering

gedrag van personeelsleden controleren

16

Volwaardig integriteitsbeleid

• Gestructureerde aanpak doel: onregelmatigheden, normvervaging en laakbare praktijken voorkomen en detecteren

• Evenredige aandacht aan 3 integriteitsobjectieven:preventie, detectie en reactie

17

Doelgroep integriteitsbeleid

5%superintegeremensen

90%beïnvloedbaremensen

5%niet-integeremensen

18

Rol Audit Vlaanderen

Sherlock Holmes?The untouchables?

Gestapo??? Partner?

19

Preventie

20

Preventieve rol in integriteitsbeleid

• Aandacht voor integriteitsbenadering in de reguliere auditopdrachten (doelstelling “integriteit” in leidraad organisatiebeheersing).

• Ontwikkeling van een handreiking integriteitsbeleid.

• Audit Vlaanderen is kernlid van het Bureau Integriteit van de Vlaamse administratie.

Integriteitsbeleid vanuitinterne controle / organisatiebeheersing

• Art. 33 kaderdecreet Bestuurlijk Beleid:

“De interne controle is in het bijzonder gericht op: • het bereiken van de opgelegde doelstellingen en het effectief en

efficiënt beheer van risico's; • de naleving van regelgeving en procedures; • de betrouwbaarheid van de financiële en beheersrapportering; • de effectieve en efficiënte werking van de diensten en het efficiënt

inzetten van de middelen; • de bescherming van haar activa en de voorkoming van fraude.”

21

Interne Controle / Organisatiebeheersing

• Organisatiebeheersing wordt uitgebouwd vanuit risicoanalyse

• Analyse integriteitsrisico’s• Kwetsbare functies• Organisatorische kwetsbaarheden

• Uitbouw integriteitsbeleid op basis van kennis van de integriteitsrisico’s

22

23

Integriteit in de leidraad organisatiebeheersing

EFFECTIVITEIT

CHECK

DO

PLANDoelstellingen en risicomanagementDoelstellingen en risicomanagement

MonitoringsystemenMonitoringsystemen

Vera

nderin

gsm

anagem

ent

Vera

nderin

gsm

anagem

ent

HRMHRM

Organisatie-structuurOrganisatie-structuur

Facility mgtFacility mgtFinancieel mgtFinancieel mgt

CultuurCultuur

ICTICT

Info / commInfo / comm

BelanghebbendenmanagementBelanghebbendenmanagement

ACT

EFFICIENTIE

INTEGRITEIT

KWALITEIT

24

Integriteit in de leidraad organisatiebeheersing

• 10 thema’s

• Doelstellingen inzake

organisatiebeheersing

• Beheersmaatregelen

• Integriteit komt in meerdere of mindere mate

aan bod in elk van de thema’s

Handreiking integriteitsbeleid

25

Handreiking integriteitsbeleid

• 10 thema’s

• Controledoelstellingen

• Randvoorwaarden, maatregelen en vragen

• Mogelijke resultaten / concretiseringen

26

MaturiteitsinschattingIntegriteit

• Kent de organisatie haar integriteitsrisico’s?• organisatorische kwetsbaarheden• kwetsbare functies

• Is er een overkoepelende aanpak om ten aanzien van deze risico’s preventieve en detectieve beheersmaatregelen te stellen?

• Zijn de nodige beheersmaatregelen ingebouwd?• …

27

28

Leidraad IC/OB enHandreiking Integriteitsbeleid

• Leidraad Interne Controle /

Organisatiebeheersing

• Handreiking Integriteitsbeleid (

www.bestuurszaken.be/integriteit)

29

Detectie

30

Detectierol in integriteitsbeleid

• Indicaties van onregelmatigheden bij audits

• Meldpunt / klokkenluiders

• Datamining / detectie-audits

31

Meldpunt Integriteit

• Cf. plenaire sessie voormiddag door Kristien

Verbraeken

32

Detectie-audits

• Analyseren van grote hoeveelheden gegevens aan de hand van moderne monitoringmechanismen.

• Doel: ongebruikelijke, afwijkende of merkwaardige patronen aan de oppervlakte brengen.

• Verder onderzoek moet uitwijzen of afwijkingen kunnen worden verklaard of er sprake is van onregelmatigheden.

33

Reactie

34

Reactieve rol in integriteitsbeleid

Bij twijfel of indicaties van mogelijke

onregelmatigheden:

• Vooronderzoek

• Indien nodig forensische audit

35

Wat zijn forensische audits?

• Geheel van activiteiten bestaande uit het verzamelen, controleren, bewerken, analyseren van en rapporteren over gegevens met het oog op waarheidsbevinding en / of bewijsvoering

• Dient uitgevoerd te worden binnen een geijkt referentiekader op het terrein van juridisch / financiële geschillen en / of onregelmatigheden (waaronder fraude)

36

Reden forensische audit

• Bij twijfel of bij indicaties van mogelijke onregelmatigheden, kan door Audit Vlaanderen een forensische audit worden opgestart

• Vermijden dat er geen onderzoek wordt ingesteld of dat onderzoek wordt gevoerd door personen die niet over de vereiste deskundigheid, onafhankelijkheid of onpartijdigheid beschikken

• Indien forensische audit uitwijst dat een misdrijf of een mogelijk misdrijf werd gepleegd, wordt parket/CDBC ingelicht door Audit Vlaanderen

37

Doel forensische audit

• Vaststellen of er werkelijk een misdrijf is gepleegd en, in voorkomend geval, de fraudeur(s) identificeren en de fraudeomvang vaststellen → Het onderzoek beoogt de waarheid aan het licht te brengen

• Een forensische audit is ook noodzakelijk om onschuldigen vrij te pleiten van onterechte verdenkingen en ongegronde verdachtmakingen

• Forensische audits hebben eveneens een ontradend effect. Ze moeten voorkomen dat fraudes worden herhaald of worden aangemoedigd door het uitblijven van gericht onderzoek

38

Toegang tot informatie

• Audit Vlaanderen heeft toegang tot alle informatie, documenten en goederen

• Audit Vlaanderen heeft toegang tot alle gebouwen, ruimtes en installaties

• Geheimhouding van bronnen• Vertrouwelijkheid van informatie

39

Procedure forensische audit• Grondig trapsgewijs vooronderzoek

• Vooronderzoeknagaan of de melding(en) en/of vermoedens van malversaties degelijk onderbouwd zijn en steunen op betrouwbare aanknopingspunten

• Inschatten van de aanvraagantwoord op 3 vragen:– Is de aangeleverde informatie betrouwbaar?– Is een forensische audit noodzakelijk?– Is onmiddellijke opstart van een forensische audit vereist?

40

Procedure forensische audit

• Analyse vermoede onregelmatigheden • Opstellen actieplan (maatwerk)• Auditwerkzaamheden

41

Procedure forensische audit

• Rapportering

– op een objectieve wijze meedelen van de vastgestelde feiten en eventueel gepleegde inbreuken

– indien mogelijk worden forensische auditrapporten verrijkt met aanbevelingen en “bestuurlijke boodschappen”

– het rapport moet de bevoegde personen toelaten de nodige maatregelen te treffen, een herhaling van de feiten te voorkomen en de belangen van de organisatie te vrijwaren

• Eventueel melding aan parket/CDBC

42

Forensische onderzoekstechnieken

• functiegevoeligheidsanalyse (“Wat zou een fraudeur, indien hij in deze functie is tewerkgesteld, kunnen uitrichten?”)

• opstellen van schema’s en flowcharts (fraudepatronen worden gemakkelijker herkend)

• interviews met verdachten en andere personen• elektronische bestandsanalyses met specifieke software (data-analyse

- sleutelwoordanalyse)• computer assisted forensic audit techniques (specifieke forensische

software om onregelmatige transacties, rekeningen of trends en / of verbanden te ontdekken)

43

Forensische onderzoekstechnieken

• raadplegen van publiek toegankelijke nationale en internationale databanken in geval van belangenvermenging of collusie met externe partijen (informatie over bedrijfsmandaten en intercompany relaties)

• gebruik van data-recovery software• office screenings• documentanalyse (nazicht van documenten op vormgebreken en

onregelmatigheden en vergelijking van de gegevens met externe bronnen)

44

Forensische onderzoekstechnieken

• uitvoeren van analytische testen (analyse van cijferreeksen en ratio’s) - opsporen van ongewone fluctuaties en afwijkingen in de saldi van de rekeningen.

• verbandcontroles en detailcontroles (afhankelijk van het resultaat van de verbandcontroles)

• inventarisaties• boekhoudkundige reconciliaties

45

Forensische auditcel Audit Vlaanderen

• Forensische audit vereist specifieke vaardigheden, kennis en geijkt referentiekader (denk o.a. aan privacy, beperkingen m.b.t. private veiligheid, bewijskracht verworven materiaal, …)

• Audit Vlaanderen heeft deskundigheid opgebouwd door opleiding en ervaring en beschikt momenteel over een competentiecentrum met individuele specialisaties (5 ervaren fraudeonderzoekers)

• Hoofdzakelijk Certified Fraud Examiner (ACFE), Registered Forensic Auditor (IFA) en/of Master in Forensic Auditing (AMS)

46

Enkele belangrijke principes

• “Bevriezen” van bewijzen/informatie • Verzamelen van het best mogelijke

authentieke bewijs, met respect voor de toepasselijke regels

• Pas confrontatie als alle bewijzen zijn verzameld en alle mogelijke alternatieve “vluchtwegen” zijn uitgesloten

47

Enkele cijfersNa 13 jaar IAVA/Audit Vlaanderen:

• 46 forensische audits uitgevoerd, waarvan 28 geïnitieerd op basis van klokkenluidersmeldingen

• Resultaten van klokkenluidersmeldingen: ongeveer 3/4e van de aantijgingen bleken correct.

• 15 detectieaudits rond overheidsopdrachten, personeelsverloning, aanvragen subsidiedossiers en betaalgegevens (sinds 2009)

48

Enkele cijfers

• Resultaten van detectie-audits: bijna alle uitgevoerde detectieaudits brachten onregelmatige dossiers aan het licht (belangrijk: “onregelmatig” is niet noodzakelijk frauduleus!)

• Ongeveer 1/2e van de forensische audits hadden geheel of gedeeltelijk betrekking op overheidsopdrachten

49

Enkele voorbeelden

• Enkele ophefmakende forensische audits uit het verleden:

– Sociale huisvestingssector– Viaduct van Vilvoorde– Agentschap voor Facilitair Management

50

Sociale huisvestingssector

Viaduct van Vilvoorde

Agentschap voor Facilitair Management

53

Contactgegevens

Wim De NaeyerManager-auditor

Audit VlaanderenBoudewijnlaan 30 bus 24

1000 Brussel

02 553 45 48wim.denaeyer@vlaanderen.be

www.auditvlaanderen.be