6 microsoft

Office 365 OntzOrgt de zakelijke markt

Software as a Service (SaaS), zoals Office 365, krijgt steeds vastere voet aan de grond of beter gezegd in de cloud. Wat zijn de benefits voor de zakelijke markt? Hans van der Meer, Product Manager voor Office 365 bij Microsoft Nederland, kent de ins and outs.

De vraag iS Niet óf je Naar De clOuD gaat, Maar WaNNeer

7

Het Nieuwe Werken“Technologie op zich wordt minder relevant”, zegt Hans van der Meer. “Het is er gewoon, zoals water uit de kraan. Maar is je organisatiecultuur klaar voor Het Nieuwe Werken? In Office 365 zit een geweldige zoekmachine, Delve, die alles kan vinden. Dat maakt je organisatie enorm transparant. Ben je klaar voor die openheid en is het vertrouwen aanwezig? Zo ja dan kan technologie in combinatie met het altijd en overal kunnen werken veel voordelen opleveren. Door Office 365 komen innovaties nu zo snel dat bedrij-ven continu moeten nadenken hoe zij dat goed laten aansluiten bij de bedrijfsvoering..

Internet stond nog in de kinderschoenen toen ik 24 jaar geleden bij Microsoft begon”, vertelt Hans van der Meer, die een brede rol vervult binnen het bedrijf. “Als Product Manager voor Office 365 overzie ik vanuit het product wat er nodig is om, samen met de juiste partners, de beste oplossing bij de klant neer te zetten.”

Office 365Microsoft brengt gemiddeld eens per drie jaar een nieuwe versie van een product op de markt. Van der Meer: “Bedrijven zien vaak tegen zo’n migratie op en slaan wel-eens een versie over. We maakten dit een-voudiger door producten naar de cloud te brengen. Drie jaar geleden introduceerden we Office 365; geen software meer instal-leren maar services uit de cloud. Het bestaat uit meerdere componenten: Office voor apparaten en online, Exchange Online voor e-mail, SharePoint Online voor samenwer-ken en documenten, Skype for Business voor communicatie en aanwezigheid en Yammer voor Enterprise Social. Naast de clouddien-sten hebben we nog steeds het gewone Office-pakket dat je zelf installeert op je eigen device. Dit bestaat naast elkaar maar wel met een hoge mate van integratie. Wie Office 365 afneemt, kan er ook voor kiezen dit zonder het Office-pakket te doen, als men bijvoorbeeld nog tevreden is met Office 2010. Je kunt dan later in eigen tempo clouddiensten zoals mail toevoegen.”

‘Chinees menu’“We hebben suites van pakketten voor meerdere doelgroepen, van het MKB tot

de grotere zakelijke markt met duizenden werknemers”, vertelt Van der Meer. “Sinds kort kun je pakketten ‘mixen’, zoals het klein zakelijk pakket combineren met het groot zakelijk pakket of met losse diensten. Voor kantoormedewerkers kies je bijvoor-beeld de meest uitgebreide versie, terwijl ambulante medewerkers, die vaak op de weg zitten, voldoende hebben aan mail en chat. Het is een soort ‘Chinees menu’: afhankelijk van de eisen en wensen van de organisatie combineer je de juiste pakket-ten.”

Verschuivingen in de kosten-structuurBij Internedservices neem je Office 365 per maand af. Waarom zou je per maand willen betalen? Van der Meer: “Denk aan bedrijven met seizoenswerk die voor drie maanden extra licenties nodig hebben. Op de lange termijn ben je met de cloud goed-koper uit. Een eigen server is prachtig, maar waarom zou je je bedrijfskapitaal in ‘ijzer’ stoppen als dat 80% van de dag warmte staat te produceren? Het alternatief is een abonnementsmodel waarbij je tevo-ren weet wat je kosten zijn. Het geld dat je overhoudt investeer je in innovaties. Zo verschuiven operationele kosten naar voor-spelbare kosten. Als je de licentieprijs van Office en van Office 365 naast elkaar legt en uitsmeert over vijf jaar is Office 365 weliswaar iets duurder. Dat komt omdat je in het abonnementsmodel niet in één keer afrekent en het over vijf jaar afschrijft. Dat compenseer je ruimschoots met besparing op kosten zoals hardware; als in ons data-

WAArOM OffICE 365?

1 Betere samenwerking, intern en extern

2 Altijd automatisch de nieuwste softwareversies

3 Verschillende abonne-mentsvormen

4 Schaalbaarheid, meebe-wegen bij groei en krimp

5 Voorspelbare kosten dankzij pay-for-use

6 Uptime zekerheid van 99,9 procent

7 Security is verzekerd, ook richting je klant

8 Zelf de mate en het tempo bepalen van migra-tie naar de cloud

9 Ongelimiteerde opslag per gebruiker

10 Optie om 30 dagen uit te proberen

8 microsoft

center een server kapot gaat krijg je geen rekening voor een nieuwe. Maar denk ook aan kosten voor onderhoudscontracten, antispam- en antivirus-software, storage, back-up, updates en licenties en ‘verbor-gen kosten’ zoals de elektriciteitsrekening voor je servers. Bij veel van dit soort vaste kosten sta je nauwelijks stil. Met werken in de cloud ben je op de lange termijn veel goedkoper uit. Bovendien zijn je kosten transparant en voorspelbaar.”

Uptime van 99,9 procentMicrosoft garandeert een uptime van 99,9 procent. “Dat haal je als organisatie zelf nooit, tenzij met enorme investeringen”, aldus Van der Meer. “Of er bedrijven zijn die 99,9 procent te weinig vinden? Som-mige banken en verzekeraars willen vijf negens. Maar ik ken geen enkele orga-nisatie die zegt: ‘ik heb 99,999 procent uptime nodig voor mijn e-mail’. Zelfs elek-tronisch bankieren haalt in Nederland niet eens de 99,9 procent. Maar er zijn nu eenmaal kritische processen in bepaalde industrieën waar het bijna 100 procent moet zijn. Die zoeken dan een andere oplossing dan Office 365. Wij hebben

financial backupped service level agree-ments, als die 99,9 procent niet wordt gehaald krijg je je geld terug. Gevolg-schade, zoals het mislopen van een order omdat de e-mail het niet deed, valt daar niet onder.”

Impact voor de IT-afdelingIn de praktijk werkt e-mail in Office 365 perfect. De eindgebruiker die gewend is te werken met Outlook, Word, Excel en Powerpoint merkt vrijwel niet dat hij in de cloud werkt. “Maar voor de IT-afdeling heeft het wel degelijk impact”, waarschuwt Van der Meer. “Je hoeft namelijk niet meer na te denken over back-ups, upgraden en security issues. Wij ontzorgen dat alle-maal. Omdat traditionele taken verdwijnen moet een IT-afdeling omschakelen. Van een update eens per drie jaar ga je naar nieuwe functionaliteiten eens per maand. Je kunt op de website roadmap.office.com volgen wanneer die worden aangezet. De IT-afdeling kan dan alvast nadenken hoe dit de bedrijfsactiviteiten gaat ondersteu-nen. IT werkt dan veel dichter tegen de business aan. Is een nieuwe functionaliteit bijvoorbeeld interessant voor Hr, dan ga je daarmee aan tafel hoe je dit het beste kunt implementeren. De cloud heeft dus impact op de rol van IT’ers, maar die rol wordt mijns inziens wel leuker.”

Transparant over veiligheidSecurity issues zijn bij Office 365 de ver-antwoordelijkheid van Microsoft. Office 365 is voorzien van state of the art secu-rity oplossingen, dit onderdeel maakt zelfs

externe samenwerkingHet ‘anyplace, anytime, any device’ principe van werken met Office 365 garandeert een soe-pele samenwerking met collega’s onderling. “Het is niet beperkt tot je eigen organisatie, je kunt ook documenten delen met externen”, zegt Van der Meer. “Zo maakt een accountantskantoor in de cloud mapjes op SharePoint voor elk van hun klanten, om op die manier met hen te commu-niceren. Je kunt dus op andere manieren extern samenwerken, een interessante optie voor veel bedrijven.

geen revolutie maar evolutieMet Office 365 bepaal je zelf in welke mate je naar de cloud migreert. “Het is geen ‘Big Bang’ maar een overgangssitu-atie”, zegt Hans van der Meer. Alles wat je jarenlang hebt opgebouwd kan prima op de eigen fileserver blijven staan, alle nieuwe dingen kunnen dan vanuit de cloud. Dat soort hybride omgevingen zie je bij veel bedrijven. Zodra alles naar de cloud is gebracht kan afscheid worden genomen van de server.

9

deel uit van de service level agreements. Dat geldt zowel voor de software als voor de Microsoft Datacenters. Hiermee is het de eerste clouddienst die voldoet aan de zeer strenge Europese privacyvoor-waarden voor de opslag van data. Van der Meer: “Over veiligheid zijn we heel transparant. In Vertrouwenscentrum Office 365 kun je precies zien wat we doen om de privacy en data van onze klanten te waarborgen.” Indianenverhalen over de Amerikaanse Patriot Act, ingevoerd na ‘9/11’, zijn volgens Van der Meer over-dreven. “Als de Amerikanen iemand ver-denken van mogelijke terroristische activi-teiten kunnen ze bij een provider gegevens opvragen, maar het is absoluut niet zo dat Amerikanen zomaar in ons datacenter kun-nen rondkijken. Het aantal documenten dat wij hebben opgeslagen in Office 365 is 17 miljoen zetabyte groot (1 zetabyte is 1 biljoen gigabyte). Ga daar maar eens in grasduinen. De Patriot Act is trouwens veel breder dan digitaal. Het kan ook papieren dossiers betreffen ergens in een afgesloten ladenkast.”

Slimmer synchroniseren Office 365 kent uitsluitend ‘digitale laden-kasten’. Met OneDrive for business kun je gemakkelijk je documentbibliotheek synchroniseren. Als je niet online bent beschik je toch over je documenten. Het is echter wel alles of niets: je synchroni-seert alle documenten of niet. Daarin komt binnenkort verandering. Van der Meer: “Eind dit jaar komen we met selective sync waarbij je kiest welke folders of docu-menten je gesynchroniseerd wilt hebben. Dat kun je aanpassen per apparaat. Zo kun je zeggen: als ik verbind met mijn iPad wil ik deze documenten gesynchroni-seerd hebben, en als ik connect met mijn

pc die documenten. Selective sync werkt per documentbibliotheek per apparaat. En omdat het een cloud-oplossing is, is upgra-den of een set-up niet nodig.”

Nieuw in Office 365Meer nieuwe functionaliteiten zijn bin-nenkort te verwachten als Office 2016 uitkomt. Van der Meer: “Er komen nieuwe mogelijkheden in Outlook, het wordt mak-kelijker om vanuit Word en Excel samen te werken en om documenten te kunnen delen. Vanuit Office 365 kun je straks mobile device management doen: vanuit je omgeving al je mobiele apparaten behe-ren, ook je eigen iPhone als je daarmee ook zakelijk wilt kunnen werken. Binnen-kort kun je gedetailleerde analyses maken op het gebruik, of je bijvoorbeeld veel via e-mail doet wat ook via chat kan. Of wan-neer je bepaalde activiteiten doet. Dan zou weleens kunnen blijken dat je Work-Life balance niet op orde is. Omdat er slimme machine learning technologie ach-ter zit kan de tool bijvoorbeeld voorspel-len dat je, als je nu geen gas terugneemt, over twee maanden een burn-out hebt. Misschien volgt dan wel automatisch een

de cOncurrentieslag win je Onder andere in de clOud

OperatiOnale kOsten verschuiven naar vOOrspelbare kOsten

10 microsoft

uitnodiging van de bedrijfsarts. Dan gaat de discussie totaal niet meer over techno-logie maar over de ethische en esthetische kanten ervan.”

Andere rol voor de partnersVeel veranderingen dus, maar dat geldt ook voor de partners. Van der Meer: “Hun rol verandert voor zover zij de hardware plaatsen bij de klant en de configura-tie doen, dat verdwijnt gedeeltelijk. Aan de andere kant zien we dat de partner juist met de klant om de tafel moet als er nieuwe functionaliteiten aankomen: wat betekenen die voor je bedrijfsvoering? Die andere rol van de partner is noodzakelijk, anders is het voor ons geen schaalbaar model. De partner zit dichter op de klant en heeft de lokale kennis en ervaring. Inter-nedservices is één van onze partners, zij liepen al voorop met de cloud en hebben daar snel op ingespeeld. Zij bieden ook nog specifieke diensten voor klanten aan, af en toe zo specialistisch dat het soms niet met Office 365 kan. Bij zo’n ‘stukje cloud’ en ‘stukje eigen server’ heb je juist een partij als Internedservices nodig die alle stukjes functionaliteit aan elkaar knoopt tot een werkend geheel. Wij maken techno-logie, onze partners maken er een echte oplossing van.”

De concurrentieslag win je in de cloudBedrijven die investeren in moderne tech-nologie moeten wel voor de cloud kiezen, omdat innovatie daar zo snel gaat, stelt Van der Meer. “Hiermee winnen zij de concurrentieslag. Tegen bedrijven die niet

meebewegen zeg ik: wil je dat riskeren? Als jouw concurrent beter kan samenwer-ken en bijvoorbeeld betere offertes kan maken door samenwerking via de cloud en daardoor meer omzet haalt? Op een gege-ven moment zal het kwartje vallen. Neder-land is bovendien voorzien van een goede infrastructuur. Het is dan ook geen kwestie óf je naar de cloud gaat, maar wanneer. Dat is onontkoombaar.

configureerbaarOffice 365 is in hoge mate configureerbaar”, zegt Hans van der Meer. “Zodra je SharePoint uit de cloud afneemt kun je logo’s veranderen, kleuren aanpassen, of een template erover leggen zodat het aansluit bij de branding van je bedrijf. Wie meer development opties wil kan Office 365 combineren met Microsofts cloudplatform Azure.

Office 365 als reddingsboeiAlles zelf willen doen kent de nodige risi-co’s, weet Hans van der Meer. “Ik bezocht laatst een kleiner bedrijf dat in de kelder een overstroming had. Zij waren juist een maand eerder overgestapt op Office 365. Als ze dat niet hadden gedaan waren ze nu failliet geweest, vertelde de directeur. Hun servers stonden letterlijk onder water.