Aan de slag met Office 365Efficiënter werken dankzij cloud-computing

• Voordelen van werken in de cloud

• Handleiding Office 365

• Praktische tips

• Quick start

• Praktijkverhalen

2 I

16 Arf & Yes: Rock-’n-roll op maat van Office 365 Toen het Gentse designbureau Arf & Yes een oplossing

zocht die de vertrouwde en productiviteit van Microsoft Office moest combineren met de flexibiliteit en beschik-baarheid van software in de cloud, lag de oplossing voor de hand: Office 365. Twee jaar na datum heeft Arf & Yes zich deze overstap naar de cloud nog geen moment beklaagd.

18 Praktische installatiegids voor de kmo Office 365 is een compleet kantoorpakket in de cloud. U

hoeft in uw bedrijf dus lokaal geen servers en clientsoft-ware te voorzien. Deze gids loodst u in vijf eenvoudige stappen door de procedure om de hele werkomgeving in te stellen en alle software te installeren.

4 De voordelen van cloudsoftware De cloud is hip & happening, al is het eerder een nieuwe

manier van werken dan een trend die u kunt negeren. Of het woord binnen drie jaar nog bestaat, kunnen we niet garan-deren, maar de manier waarop uw software draait, en in het verlengstuk daarvan uw IT-afdeling, kan beter én goedkoper.

8 Aan de slag met Office 365 MS Office is met vlag en wimpel de belangrijkste kantoor-

software voor bedrijven en organisaties. De toepassing is in zijn klassieke vorm wereldberoemd in het zakenleven. Office 365 daarentegen, een relatief nieuwe telg in de Office-productfamilie en de cloudversie van Microsofts populaire kantooromgeving, is een heel ander verhaal.

84

"Office 365 biedt u een volledige werkplek in de cloud, op maat van elke kmo."

16

Inhoud

I 3

We moeten het u waarschijnlijk niet vertellen: het zijn uitdagende tijden. De economische situatie vraagt, ook voor kmo’s, heel wat creativiteit en efficiëntie. Die hebben ze, ook in hun manier van werken. Zo zetten in kmo’s namelijk de trends van toenemende mobiliteit en flexibel werken zich alsmaar verder door. De cijfers spreken boekdelen. Meer dan helft van de kenniswerkers werkt vandaag op drie toestellen of meer, bijvoorbeeld een smartphone, laptop en tablet. Bovendien werken we veel meer op andere plekken dan onze klassieke vaste bureau. We werken thuis, onderweg of op andere vestigingen van ons bedrijf. Dat is vandaag de realiteit: zestig procent van de werknemers werkt op twee of meerdere locaties per week. Technologie helpt u hierbij. Denk maar aan de trend van cloud-computing, die u op een snelle en kosteffi-ciënte manier toegang verstrekt tot professionele IT-oplossingen. Van op elke plek en op elk moment. Het is in het licht van deze trend dat wij de vernieuwde

versie van Office 365 voor bedrijven presenteren. Het biedt u een volledige werkplek in de cloud op maat van elke kmo. Deze ‘handleiding’ wil kmo’s wegwijs maken in de cloud. Wij vertellen u wat Office 365 omvat, we doen de oplossing helemaal uit de doeken en we praatten met klanten. We halen aan dat u onze oplossingen ook offline kunt gebruiken, we wijzen op de voorde-len én we vertellen wat het u zou kosten. Kortom, na het lezen van deze Office 365-bijlage bent u helemaal klaar voor uw stap in de cloud. Wij wensen u alvast veel leesplezier!

Steven Stokmans & Erik Pelemans

Welkom in de cloud!

Steven Stokmans Directeur Small and Medium Business

Erik Pelemans Business Group Lead Office Divisie

4 I

voordelen

Iedereen in de wolken

De voordelen van cloudsoftwareDe cloud is hip & happening bij bedrijven. Al is het eerder een nieuwe manier van werken dan een modetrend die u kunt negeren. Of het woord binnen drie jaar nog bestaat, kun-nen we niet garanderen, maar de manier waarop uw software draait, en in het verleng-stuk daarvan uw hele IT-afdeling, kan beter én goedkoper.

Als voorbeeld van

zo’n evolutie naar

de cloud nemen we

Microsoft Office. Met

de stap naar Office 365 verhuist

de kantoorsoftware naar de

cloud, en dat maakt het zowel

voor gebruikers als voor de

beheerder een pak makkelijker

en flexibeler. Maar wat moet de

manager of IT-verantwoordelij-

ke weten vooraleer hij of zij de

sprong waagt?

Office 365 is de opvolger van

BPOS en de online variant van

de klassieke MS Office-kantoor-

suite. Wat u als IT-beheerder of

bedrijfsleider moet weten, is dat

dit de laatste versie van Office

is die u moet kopen. In plaats

van telkens een nieuwe versie

aan te schaffen en uit te rollen,

is Office 365 een pakket dat u

huurt per gebruiker en dat dus

altijd beschikt over de nieuwste

functies.

Zelf configureren

Dat betekent ook dat er een

groot deel van het werk uit

handen wordt genomen van de

beheerder. Zodra het domein

en de gebruikersaccounts

ingesteld zijn, kan de gebruiker

met behulp van zijn professio-

neel e-mailadres zelf software

downloaden en installeren op

zijn werklaptop. In principe kunt

u zelfs zaken als de Outlook-

instellingen automatisch laten

configureren voor uw bedrijfs-

netwerk. Kortom: de IT-afdeling

moet minder tijd verspillen aan

dom klikwerk en heeft meer tijd

om nuttigere zaken te verrich-

ten. Tot hier de klassieke omge-

ving zoals we die reeds kenden.

U huurt de software wel, maar

werknemers kunnen ze nog

altijd installeren en dezelfde

gebruikservaring hebben als

vroeger. Het grote voordeel zit

voor hen in de online flexibiliteit,

waar we later op terugkomen.

I 5

“Een groot pluspunt van een cloudoplossing is dat er geen grote investeringen nodig zijn.”

Een van de redenen om met

uw bedrijf naar de cloud te

verhuizen, is dat u zich niet

langer zorgen hoeft te maken

over uw eigen server-infra-

structuur. Alles draait in het

datacenter (of in de cloud)

van uw softwareleverancier.

Dat betekent dat er op voor-

hand geen zware investerin-

gen in servercapaciteit moe-

ten gebeuren. En ook wanneer

u minder noden heeft, blijft

u niet met een (al dan niet

oude) infrastructuur zitten.

Bovendien staat alles klaar

op het moment dat u extra

gebruikers wilt toevoegen en

moet de beheerder minder tijd

steken in zaken als onderhoud

en het uitrollen van updates.

Wanneer er nadien een aantal

werknemers vertrekken, dan

brengt u het aantal gebruikers

weer naar omlaag en zit u niet

met overtollige licenties.

Het voornaamste struikelblok

is de controle uit handen

geven. Veel bedrijfsleiders en

IT-verantwoordelijken hebben

liever een server binnenshuis

waar ze zelf alle controle over

houden. Dat is geen onlogi-

sche redenering, maar vaak

betekent meer eigen controle

ook meer kopzorgen. Boven-

dien is het in het geval van

Office 365 niet zo dat uw

werknemers hun software niet

meer kunnen opstarten moest

uw kantoor plots zonder inter-

net vallen.

Geen investering, geen erfenis

Voordeel 1

Omdat ook uw documenten,

data en de SharePoint-omge-

ving in de cloud zitten, hoeft

u eigenlijk geen bijkomende

infrastructuur aan te kopen

voor de te gebruiken kantoor-

software. Dat ondervonden

ze ook bij TECTEO-VOO, een

bedrijf dat in Brussel en Wallo-

nië kabeldiensten aanbiedt en

reeds overgeschakeld is naar

Office 365.

“Een groot pluspunt van een

cloudoplossing is dat er geen

grote investeringen nodig zijn.

We betalen per gebruiker, per

maand, en we hoeven ons niet

te bekommeren om de hard-

ware en het softwareonder-

houd”, verduidelijkt Christophe

Lempereur, head of Desktop

Management bij TECTEO-VOO.

“Ook het probleem van de

verschillende netwerken wordt

dankzij SharePoint online

overbrugd. De gebruikers wer-

ken intern op zes beveiligde

netwerken die niet met elkaar

kunnen praten, maar aangezien

ze met SharePoint werken via

een internetverbinding is dat

geen probleem. Alle gebruikers

kunnen met hun login op eender

welke pc toegang krijgen tot

hun informatie, op basis van

hun gebruikersrechten.”

Documenten overal beschikbaar

Voordeel 2

Maar vertalen minder grote

investeringen zich ook in

minder kosten? Want u

betaalt wel degelijk voor

de software en de online

diensten. Zij het als huurder,

en niet als koper. Volgens

Robert Deltour, diensthoofd

bij Global Facilities, alvast

wel. Zijn bedrijf is gespeci-

aliseerd in facility manage-

ment van middelgrote en

grote ondernemingen. “Door

de overstap kunnen we nu

jaarlijks tussen een kwart en

de helft besparen op onze

IT-kosten”, klinkt het. Al

speelt niet alleen de kostprijs

een rol. “We zouden ook

moeite gehad hebben om de

complexiteit van dergelijke

systemen intern te behande-

len. Het is een groot voordeel

dat Microsoft nu volledig

instaat voor het onderhoud

en het beheer. Dit neemt veel

van onze zorgen omtrent

stabiliteit en beschikbaar-

heid weg.”

De besparing zit dus niet

enkel in de tijdswinst voor

uw eigen systeembeheerder

of het niet moeten aankopen

van extra hardware. De kans

wordt ook kleiner dat u een

beroep moet doen op een

externe specialist.

Goedkoper en minder complex

Voordeel 3

Voordelen

6 I

Voor gebruikers wordt alles

vooral beter beschikbaar.

Stel dat uw werknemer op

locatie zit zonder bedrijfslap-

top, dan kan hij of zij gewoon

inloggen op de webversie

van Office, waar exact

dezelfde functionaliteiten

aanwezig zijn als op de

desktop.

We wensen het u niet toe,

maar in principe kunt u met

Office 365 zelfs blijven door-

werken wanneer uw bedrijf

in vlammen opgaat. Al raden

we eerst een evacuatie en

medische bijstand aan. Zo

kan elke gebruiker van thuis

uit inloggen op de webversie

van Office. Daarbij verliezen

ze zelfs geen bestaande

documenten. Die worden

immers bewaard in SkyDrive

Pro, de online opslagplaats

van Microsoft.

In de praktijk is SkyDrive

Pro vooral handig wanneer

u met meerdere collega’s

aan een document werkt.

Of wanneer een werkne-

mer vaak op verschillende

toestellen werkt. U moet als

bedrijf niet investeren in een

eigen bestandsserver, want

in SkyDrive Pro is altijd de

recentste versie aanwezig.

Al kunt u ook altijd oudere of

verwijderde versies oproe-

pen. Dat voorkomt dat werk-

nemers eindeloos heen en

weer mailen met de zoveel-

ste versie van een bestand,

of dat iemand per ongeluk

een document verwijdert

dat later cruciaal blijkt te zijn

voor uw onderneming.

Flexibel en alomtegen-woordig

Voordeel 4

Het is dus gedaan met het

heen-en-weer mailen van

documenten. Maar ook al

hebben sociale media en sa-

menwerkingsplatformen anno

2013 al veel interne communi-

catie overgenomen, toch blijft

e-mail een van de populairste

communicatiemiddelen op de

werkvloer en in de communi-

catie naar partners of klanten.

Zeker wanneer die werkvloer

niet bestaat uit één kantoor-

ruimte op één locatie. Het is

dus van groot belang dat die

mailboxen altijd beschikbaar

Vroeger kocht uw bedrijf licen-

ties voor Office aan één prijs,

ongeacht of u de software

twee jaar of een decennium

gebruikte. Met Office 365

huurt u de software, inclusief

de online diensten. Dat bete-

kent een verschuiving van de

kosten van capex naar opex.

U betaalt een maandelijks

bedrag per gebruiker, en in ruil

hebt u altijd de nieuwste ver-

sie. Zit uw bedrijf na een jaar

met veel minder werknemers,

dan zegt u die overtollige

abonnementen gewoon op.

Toch verloopt een overstap

naar de cloud slechts heel

geleidelijk. Een nieuw bedrijf

kiest, ongeacht de leveran-

cier, best meteen voor een

zijn. Ook op dat vlak heeft

een bedrijf er voordeel bij dat

hun mailbox in de cloud zit in

plaats van op een mailserver

in de kelder. Want de weinige

keren dat er iets fout loopt in

uw bedrijf, is het net cruciaal

dat iedereen even vlot bereik-

baar is. Een tweede voordeel

is de capaciteit. Zo hebt u

als Office 365-gebruiker een

online archiefruimte van 25

gigabyte. De combinatie van

die twee zorgt ervoor dat uw

mailbox altijd beschikbaar en

bereikbaar is.

cloudoplossing om op die

manier investeringskosten te

minimaliseren en de flexi-

biliteit optimaal te houden.

Bestaande ondernemingen

zitten altijd met een IT-erfenis,

en dat verander je niet op

twee maanden. Maar op

het moment dat er nieuwe

software aangekocht moet

worden, loont het om te kijken

naar de meerwaarde van

een flexibel pakket. U geeft

een deel van de controle uit

handen aan een betrouwbare

softwareleverancier, maar in

ruil krijgt u dan wel een veel

betere beschikbaarheid en

minder kopzorgen wanneer

er iets fout loopt met de

software.

Efficiënt gebruik van e-mail

Opex in plaats van capex

Voordeel 5

Voordeel 6

“In de praktijk is SkyDrive Pro vooral handig

wanneer u met meerdere

collega’s aan een document werkt.”

I 7

Geen ad-hoc oplossingen

Voordeel 8

Een van de interessantste

voordelen van een cloudop-

lossing is de mogelijkheid

om snel te schalen. U betaalt

meestal enkel voor wat u

gebruikt, en stijgen uw IT-

noden onverwacht of tijdelijk,

dan kunt u eenvoudig extra

cloudruimte huren. Dat is han-

dig om piekmomenten op te

vangen, bijvoorbeeld wanneer

uw bedrijf een nieuw product

lanceert of wanneer uw web-

dienst op specifieke dagen,

zoals in de koopjesperiode,

plots veel meer gebruikers

verwacht.

Dat is ook bij Office 365 het

geval. Als uw bedrijf doorheen

het jaar een dalend perso-

neelsbestand heeft, dan is een

cloudoplossing een pak goed-

koper dan gewone licenties

die u bij aanvang duur aan-

koopt, maar nadien misschien

ongebruikt moet afschrijven.

Meer (of minder) personeel

Voordeel 7

Ook als u op voorhand perfect

weet dat het aantal werkne-

mers in uw onderneming door-

heen het jaar zal schommelen,

bijvoorbeeld door seizoensdruk-

te, is een huurmodel handig om

zowel de stijging als de daling

op te vangen, zonder zware

kosten of een grote verspilling

van middelen.

Zo stapte Aviapartner over van

Exchange Server 2003 naar

Microsoft Exchange Online, een

dienst uit het Office 365-pak-

ket. Dat laat hen toe om vrij snel

nieuwe gebruikers toe te voegen

en weer te schrappen, naarge-

lang de seizoensdrukte. En dit

zonder dat er extra capaciteit

voorzien moest worden met ei-

gen hardware. “Office 365 gaat

over het optimaliseren van onze

IT-uitgaven”, zegt Toon Martens,

CIO bij Aviapartner. “We kregen

een up-to-date en flexibele

e-mailservice voor minder

kosten. Dat is goed voor onze

exploitatiecijfers.”

E-mail mag anno 2013 dan

wel een commodity geworden

zijn, het is nog altijd cruciaal,

en een foutmelding omwille

van een volle mailbox of een

onbereikbare mailserver is

meer dan ooit een signaal

dat uw infrastructuur niet

afgestemd is op de noden van

uw bedrijf.

In dat opzicht biedt software

in de cloud een altijd-en-

overal ervaring. Zeker voor

werknemers die op verschil-

lende toestellen of locaties

werken, is dat bijzonder

handig. Zij kunnen de software

op hun eigen toestel instal-

leren, maar ze kunnen hun

documenten even goed buiten

het bedrijfsnetwerk bewer-

ken, zonder die installatie, op

eender welk toestel met een

internetbrowser.

Maar wat als uw bedrijf geen

honderden werknemers telt

die half de wereld rondtrek-

ken en van op verschillende

toestellen hun werk verderzet-

ten? Wat als uw organisatie

vandaag geen dure servers

nodig heeft? Ook dan biedt

het huurmodel een oplossing,

omdat u immers maar betaalt

naargelang het aantal mensen

die op dat moment in uw on-

derneming zitten.

Maar er zijn meer voorde-

len die vooral in een kleine

organisatie naar boven komen.

In een groot bedrijf zijn er

meestal richtlijnen uitgestip-

peld rond documentmanage-

ment, maar in een kleinere

organisatie hebben gebruikers

sneller de neiging om bestan-

den op hun eigen manier te

bewaren. Sommigen doen dat

met Dropbox, anderen werken

in Google Docs, maar als de

werknemer in kwestie wegvalt,

hetzij door ontslag hetzij door

ziekte, bestaat het risico op

verloren documenten of op

zijn minst een tijdrovende

zoektocht naar het juiste

bestand. Dat wordt dan weer

gecounterd door SharePoint.

Hier kunt u zonder veel tech-

nische kennis een eenvoudige

interne site opbouwen waar

elke werknemer van op elk

internettoestel documen-

ten kan bekijken, bewerken

of goedkeuren. Het grote

cloudvoordeel is hier opnieuw

dat de gegevens buitenshuis

bewaard worden. Zelfs als er

binnen het bedrijf een ramp

gebeurt, blijven de data online

beschikbaar, maar wel enkel

voor uw eigen werknemers.

“Het grote cloudvoordeel is dat de gegevens buitenshuis be-waard worden.”

8 I

handleiding

Om te beginnen:

Office 365 is niet

één product. Net

zoals bij zijn grotere

Office-broer zijn er ook hier

verschillende versies beschik-

baar. Er is de basisversie voor

eenmanszaken en zelfstandi-

gen, en er is de meer uitgebreide

versie voor grotere bedrijven. In

beide versies zijn er bovendien

nog verschillende niveaus van

functionaliteit, met natuurlijk

elk hun eigen abonnements-

prijskaartje.

Concreet is er Office 365

University (voor studenten), Of-

fice 365 Home Premium (voor

thuisgebruik), Office 365 Small

Business Premium (voor bedrij-

ven met 1 tot 10 werknemers),

Office 365 Midsize Business

(voor bedrijven met 11 tot 250

werknemers) en Office 365

Enterprise & Government (voor

organisaties met meer dan 250

medewerkers of geavanceerde

wensen).

Combinatie

Microsoft verkoopt onder de

naam Office 365 al een tijdje

abonnementen aan bedrijven,

maar met de lancering van het

nieuwe Office 365 Home Pre-

mium, voor thuisgebruikers dus,

komt het hele aanbod opnieuw

in de spotlight. Het nieuwe

Office 365 Home Premium

wordt een abonnementsdienst

voor thuisgebruikers. U krijgt

in die formule onder meer een

online account met toegang tot

SkyDrive (met 20 GB ruimte),

de bekende Office Web Apps

en Skype om te communiceren

met anderen. In deze handlei-

ding richten we ons op Office

365 voor bedrijven, en wat het

voor hen kan betekenen.

Office 365 is dus de combinatie

van een traditionele software-

oplossing en een online compo-

nent. Het geeft u de mogelijk-

heid om pc-onafhankelijk met

een virtuele kantooromgeving

aan de slag te gaan. Zo kunt u

Outlook volledig online behe-

ren. Overigens staat Office 365

niet los van de andere produc-

ten van Microsoft. Office 365

bundelt verschillende produc-

ten op het gebied van kantoor-

automatisering. Het product

(of beter: de dienst) bestaat

uit de laatste versie van het

Aan de slag

Office 365 for dummies

I 9

“Office 365 bundelt verschillende producten op het gebied van kantoorautoma-tisering.”

traditionele Microsoft Office,

aangeboden in een abonne-

mentsformule, aangevuld met

diensten voor bedrijven zoals

e-mail, het delen van documen-

ten, presence management,

instant messaging en HD video

conferencing.

Concreet biedt het een volledig

geïntegreerde suite met de

online varianten van Exchange

(voor e-mail), SharePoint (het

delen van documenten) en Lync

(telefonie en video confe-

rencing). Daarnaast is Office

Web Apps een geïntegreerd

onderdeel, waarmee u vanuit

een browser kunt werken met

Word-, Excel- en PowerPoint-

bestanden. Verder kunt u ook

de desktopversie van Office

gebruiken, en afhankelijk van

het abonnement maken ook li-

centies voor Office Professional

Plus deel uit van uw Office 365

abonnement. Op die manier

kunt u gebruikers dus de keuze

geven of zij met lokale of met

cloudapplicaties willen werken.

Breed

Office 365 gaat heel erg breed.

Met Office Professional Plus

kunt u bijvoorbeeld ook toepas-

singen zoals OneNote, InfoPath

en SkyDrive Pro gebruiken voor

informatiebeheer, maar ook om

samen te werken met collega’s

en andere externe partijen.

SkyDrive Pro is een toepassing

die toelaat om de documenten

gestockeerd in de cloud ook off-

line beschikbaar te maken voor

gebruikers, voor die momenten

dat u niet beschikt over een

internetconnectie hebt). Daar-

naast laat SkyDrive Pro ook

toe om samen te werken met

collega’s, klanten en partners

op dezelfde documenten. Want

juist in de samenwerking met

klanten en leveranciers bewij-

zen deze tools hun nut. Het mag

duidelijk zijn dat dit hele andere

eisen stelt aan de beveiliging,

maar daarover later meer. Eerst

wilt u natuurlijk weten wat u

precies krijgt. Een goed begin is

overigens om eerst een gratis

proefabonnement te nemen.

Neem hiervoor een kijkje op

www.office365.com.

Verschillende smaken

Office 365 bestaat in verschil-

lende varianten, variërend

in prijs €1,60 tot €20,75 per

Microsoft Office is met vlag en wimpel de belangrijkste kan-toorsoftware voor bedrijven en organisaties. De toepassing is in zijn klassieke vorm wereldberoemd in het zakenleven. Office 365 daarentegen, een relatief nieuwe telg in de MS Office-productfamilie en de cloudversie van Microsofts populaire kantooromgeving, is een heel ander verhaal. Gaat u zitten voor een beknopte handleiding van Office 365, oftewel Office in de wolken.

handleiding

10 I

gebruiker per maand afhankelijk

van de gekozen functionaliteit

en de opslagcapaciteit. Om

even te illustreren: indien u

enkel een mailbox van 25 GB

nodig hebt zal een bedrag van

€3,30 aangerekend worden

per gebruikers. Indien u een

geïntegreerde oplossing voor

de typische kmo wilt gebruiken

(Office inbegrepen), zal uw

abonnement ongeveer €15 kos-

ten per gebruiker per maand.

Er zijn drie hoofdabonnements-

vormen voor bedrijven: Small

Business Premium, Midsize

Business en Enterprise & Go-

vernment. Elk van de drie biedt

e-mail, zoals dat ook vervat zit

in de eerdere Hosted Exchange,

dat door veel hostingpartijen

wordt aangeboden. Daarnaast

bieden de drie hoofdabonne-

mentsvormen voor bedrijven

ook SharePoint Online en Lync

Online aan. Het verschil tussen

deze drie abonnementen zit on-

der meer in de ondersteuning,

die in de Enterprise-variant

bestaat uit telefonische onder-

steuning de klok rond, 7 dagen

op 7. Bij de Midsize Business-

variant is er support tijdens

de werkuren, terwijl Small

Business Premium-gebruikers

kunnen rekenen op ondersteu-

ning tijdens de opstart (de eer-

ste zestig dagen). Deze laatste

groep kenmerkt zich verder door

het ontbreken van synchro-

nisatie met de interne Active

Directory (AD). Het idee achter

het ontbreken van AD-synchro-

nisatie is dat kleine organisaties

dit eigenlijk niet nodig hebben

en genoeg hebben aan de versie

die Office 365 zelf biedt.

Tweedeling

Overigens circuleren er, vooral

bij de grotere bedrijven in de En-

terprise & Government-versie,

diverse soorten abonnementen:

E1 tot en met E4 voor reguliere

gebruikers en K1 en K2 voor

zogenaamde kioskmedewer-

kers die geen vaste werkplek en

geen kantoorfunctie hebben,

zoals verkopers, stewardessen

en andere ambulante functies.

Deze mensen consumeren

vooral informatie, en hebben

daarom niet de volledige suite

aan mogelijkheden nodig. Het

draait bij hen voornamelijk om

e-mailen en documenten lezen

op het intranet. De mailbox voor

deze medewerkers is 1 GB groot,

in tegenstelling tot de 25 GB die

reguliere gebruikers ter beschik-

king hebben.

Naast de tweedeling tussen de

K- en de E-abonnementen is er

ook een duidelijk verschil tussen

E1 enerzijds (voor Midsize Busi-

ness) en E3 en E4 anderzijds

(voor Enterprise & Govern-

ment). Binnen het E3 abon-

nement zijn de Office Client

toepassingen inbegrepen. E4

bevat integratie met telefonie

en de Office Client toepassin-

gen. Het aardige van die licentie

is dat de gebruiker Office op

vijf apparaten mag installeren,

bijvoorbeeld ook op zijn thuis-

pc. De afgenomen diensten van

Office 365 worden allemaal

beheerd vanuit het Microsoft

Online Services Dashboard.

Bij de E-abonnementen

kunt u gebruik maken van de

zogenaamde Active Directory-

synchronisatie, zodat gebruikers

uit de eigen Active Directory ook

bekend zijn in Office 365. Dat is

nog niet meteen hetzelfde als

Single Sign-On (SSO), maar

dat is de volgende stap. Moeten

gebruikers via SSO kunnen

inloggen, dan moet u Active Di-

rectory Federation Services 2.0

(ADFS) installeren in uw eigen

infrastructuur.

Exchange Online

Het kloppend hart van Office

365 is Exchange Online, met de

basisfuncties e-mail en agenda.

Exchange Online biedt alle

mogelijkheden van de reguliere

Exchange-server, van web-

mail tot e-mail en agenda op

uw mobiel. Gebruikers krijgen

standaard een mailbox van 25

GB, wat veel gebruikers zal aan-

spreken. De meeste bedrijven

houden de mailboxen van hun

gebruikers immers tussen 100

MB en 1 GB, waardoor ze hun

mail eerder zullen archiveren

naar de lokale schijf, met alle

nadelen van dien.

Het beheer verloopt via een

eenvoudige webinterface. Hierin

kunt u postvakken, distributie-

groepen en het adresboek voor

externe gebruikers beheren. Ook

kunt u de beveiliging regelen,

archiveringsregels instellen en

instellingen doen voor logging

en auditing. De beveiliging van

Exchange zelf wordt aange-

vuld door Exchange Online

Protection. Tot slot kunt u ook

telefoon en spraak instellen,

waaronder het apparaatbeleid

van toestellen die koppelen

met ActiveSync. Dit is allemaal

een stuk overzichtelijker dan de

Exchange-beheerconsole die u

krijgt als u zelf Exchange host.

Lync Online

Allerlei faciliteiten rond com-

municatie zijn verzameld in Lync

Online. De basis is een messen-

ger-applicatie die binnen het

bedrijf en met partners gebruikt

kan worden. U kunt echter ook

voice- en webcamchats voeren

via VoIP en online vergaderen

met groepen mensen. Daar-

naast kunt u ook uw desktop

delen met anderen, zodat u

bijvoorbeeld presentaties kunt

geven. Bij de duurdere abon-

nementen kunt u ook gebruik

maken van Lync-to-Phone,

waarmee u integreert met

regulier telefoonverkeer. Dat

werkt ook in vergaderingen,

“Het kloppend hart van Office

365 is Exchange Online, met de

basisfuncties e-mail en agenda.”

VersIe Van OffIce 365 DOelgrOepOffice 365 University studenten

Office 365 Home Premium consumenten

Office 365 Small Business Premium bedrijven met 1 tot 10 werknemers

Office 365 Midsize Business bedrijven met 11 tot 250 werknemers

Office 365 Enterprise & Government organisaties met meer dan 250 medewerkers

I 11

waardoor deelnemers aan

online meetings daarvoor niet

per se Lync nodig hebben. Lync

Online integreert met Outlook

en Exchange, waardoor u vanuit

Outlook kunt zien of mensen

beschikbaar zijn. En als u vanuit

een e-mail contact legt, wordt

ook het onderwerp van het

bericht meegenomen, zodat de

persoon die u oproept meteen

weet waarover u contact zoekt.

Ook integratie met Skype is

voorzien zodat alle Skype-ge-

bruikers ook zijn te contacteren.

SharePoint Online

Wie al bekend is met Share-

Point Enterprise Edition, zal snel

van start kunnen gaan met Sha-

rePoint Online. Dit een toepas-

sing die het toelaat om op een

efficientere manier met elkaar

samen te werken. Samen Wer-

ken op documenten, deze delen

met medewerkers zowel binnen

als buiten het bedrijf (drop-box

like functionality), team/pro-

ject sites om de samenwerking

in teams te ondersteunen en

de informatie overal en altijd

toegankelijk te maken. My Sites,

Business Connectivity Servi-

ces, Excel Services en InfoPath

Forms Services zijn maar een

paar van de onderdelen die u

gewoon tot uw beschikking

hebt. SharePoint was natuurlijk

al web-based, waardoor het

beheer van de omgeving niet

significant anders is dan bij een

eigen server. Wel is de scope

beperkt tot de eigen Site Col-

lection.

De extra functionaliteiten zitten

in de zoekcapaciteiten (FAST

Search), Business Intelligence

(PerformancePoint) en de mo-

gelijkheden om third-party tools

of eigen ontwikkelde compo-

nenten te installeren.

Office Web Apps

Zoals gezegd is Office Professi-

onal Plus een onderdeel van de

duurdere abonnementen.

Hebt u een eenvoudiger abon-

nement, dan kunt u Office uiter-

aard ook los aanschaffen

en gebruiken in combinatie met

Office 365. Een andere optie is

om Office Web Apps te gebrui-

ken. Office Web Apps zijn brow-

sergebaseerde varianten van

Outlook, Word, Excel, Power-

Point en OneNote. Natuurlijk

hebben die niet dezelfde moge-

lijkheden als de desktopversies,

maar ze bieden wel voldoende

functionaliteit voor het maken

en bewerken van simpele do-

cumenten. De Office Web Apps

zijn uitstekend geschikt voor

het nakijken en aanpassen van

documenten, maar kunnen niet

altijd de volledige rijkheid tonen

van complexe documenten die

met de desktopvariant gemaakt

zijn. Toch komt u in de browser

aardig in de buurt. Office Web

Apps werkt mooi geïntegreerd.

Mocht de weergave niet geheel

correct zijn, dan is er nog altijd

geen probleem, want onder de

oppervlakte blijft alle complexe

formattering bewaard. Office

Web Apps biedt ook een chat-

functie die aansluit op Lync. Die

werkt zonder beeld en geluid,

maar Office Web Apps is dan

ook niet bedoeld als een vol-

waardige vervanger van Office.

Overstappen?

Er zijn tal van redenen waarom

de overstap naar Office 365

voor een organisatie beslist het

overwegen waard is. Een hele

belangrijke is dat het gebruik

van Office 365 de zorgen om de

interne kantoorautomatisering

wegneemt. Als u als systeem-

beheerder al bekend bent met

Exchange, SharePoint en Lync,

dan weet u dat het aardig wat

inspanning kan kosten om

deze producten naadloos te

laten samenwerken. Daarnaast

moet u als systeembeheerder

ook nog eens zorgen voor de

onderliggende fysieke omge-

ving. Is er genoeg rekenkracht?

Is er genoeg schijfruimte? Zijn

de back-ups goed geregeld?

Dat zijn allemaal vragen die u

moet kunnen beantwoorden

en maatregelen die u moet

treffen als de continuïteit in het

gedrang komt. En dan is het up-

graden naar de nieuwste versie

van de verschillende producten

nog niet eens aan bod geko-

“Het gebruik van Office 365 neemt de zorgen om de interne kantoorautoma-tisering weg.”

handleiding

12 I

men. Zeker voor een complex

product als SharePoint is het

niet zo dat u gewoon eventjes

een server neerzet en klaar is

Kees. Afhankelijk van het aantal

gebruikers en de aangeboden

features kan uw serverinrichting

behoorlijk complex worden. Al

deze zorgen behoren met Office

365 tot het verleden.

Microsoft zorgt voor voldoende

capaciteit, back-ups enzovoort.

Daarnaast garandeert Microsoft

een hoge uptime van 99,9%

(minder dan zestien uur down-

time per jaar), veel meer dan

de gemiddelde organisatie kan

waarborgen. Als systeembe-

heerder hoeft u nauwelijks nog

stil te staan bij de infrastructuur

en de configuratie die nodig

is om alles soepel met elkaar

te laten werken, wat betekent

dat uw rol verandert. U kunt

gebruikers veel meer inhoudelijk

helpen en hen daarmee ook

stimuleren tot een beter gebruik

van de IT-middelen. Dat is vaak

een veel dankbaardere rol dan

nu, waarbij er eigenlijk alleen

maar aan de systeembeheerder

gedacht wordt wanneer het

systeem onderuit gaat.

Duurder?

Als er zoveel zorgen van u

weggenomen worden, groeit al

gauw het idee dat het wel veel

duurder zal zijn dan wanneer

u dezelfde producten zelf zou

hosten. Maar als u alle kosten

bij elkaar telt, is het eerder om-

gekeerd. Zelfs de meest uitge-

breide licentie (E4) kost €20,75

per gebruiker per maand, wat

neerkomt op €249 per jaar.

Daar zit het gebruik van Office

Professional Plus mee in op vijf

toestellen van de gebruiker (dus

bijvoorbeeld ook op zijn thuis-

pc). Voor de interne kosten

komt dit overeen met de licentie

voor Office Professional Plus, en

de Client Access-licenties voor

SharePoint Enterprise Edition,

Exchange Enterprise Edition en

Lync Enterprise Edition.

Als u dat bij elkaar optelt, komt

u al heel snel tot de conclu-

sie dat het vanuit de licenties

gezien alleen interessant is

om zelf te hosten als u bij het

upgraden versies overslaat. En

dan zijn hardware-, beheers-,

elektriciteits- en upgradekosten

nog niet eens meegerekend! Al-

leen al de hardware kan met 25

GB aan mailopslag per gebrui-

ker flink duurder uitkomen, als u

daar ook failover en back-up bij

rekent. Kortom, Office 365 is op

z’n minst het overwegen waard.

Overtuigen

Veel organisaties zijn terughou-

dend als het om de cloud gaat.

Dat is logisch, want u geeft een

deel van uw IT-infrastructuur uit

handen en u wordt afhankelijk

van een externe aanbieder. Toch

is die aanbieder in de meeste

gevallen in staat om een

betere kwaliteit te leveren dan

wanneer alles door uw eigen IT-

afdeling geregeld wordt. Tijdens

het implementatietraject zult u

de organisatie dan ook moeten

zien te overtuigen dat overstap-

pen naar clouddiensten een

positieve zaak is.

Voor een aanzienlijke groep

medewerkers, met name jon-

gere medewerkers, zal dit geen

probleem zijn. Zij maken privé

al gebruik van allerlei cloud-

diensten en vinden het zelfs

vreemd als een werkgever dat

tegenhoudt. Zij zien sneller de

voordelen. Het interne ‘verkoop-

traject’ richt zich in de praktijk

vooral op twee groepen: het

management en de IT-organi-

satie. Het management beseft

wel dat Office 365 niet alleen

een kostenbesparing is, maar

ook daadwerkelijk de kwaliteit

verbetert.

Wet- en regelgeving

Soms nog belangrijker dan de

kwaliteit van dienstverlening, is

dat bedrijven de zekerheid

hebben dat de wet- en regel-

geving nageleefd worden. Denk

bijvoorbeeld aan organisaties

die ISO 27001, SAS70 (of

SSAE 16) of SOX-compliant

moeten zijn. Ook daar biedt

Office 365 een antwoord op.

In IT-organisaties wordt de

migratie naar cloudoplos-

singen dikwijls als een bedrei-

ging gezien, en als een motie

van wantrouwen. Maar dat

aanvoelen is onterecht. Bij veel

organisaties draait het vaak

om een aantal systemen die de

core business ondersteunen,

en dat zijn meestal specialisti-

sche en soms zelf ontwikkelde

systemen. De focus van de

IT-organisatie moet altijd bij die

systemen liggen.

Het outsourcen van andere

elementen, zoals kantoorauto-

matisering, betekent dat de

IT-organisatie zich beter kan

focussen. Zoals al eerder

“Als systeem-beheerder hoeft u nauwelijks nog

stil te staan bij de infrastructuur en

de configuratie die nodig is om

alles soepel met elkaar te laten

werken.”

I 13

gezegd, verandert de rol van

de systeembeheerder wanneer

Office 365 ingezet wordt. Dit

zou u echter eerder als een kans

moeten zien dan als een bedrei-

ging. Doordat de complexiteit

van de kantoorautomatisering

vermindert, kan er meer aan-

dacht besteed worden aan de

core-systemen of aan andere

(business)taken in de IT-afde-

ling. Belangrijk is uiteraard wel

dat IT’ers opgeleid worden om

deze veranderde dienstverle-

ning te kunnen bieden.

Informatiebeveiliging

De hamvraag voor menig bedrijf

zal zijn: “Zijn mijn data wel

veilig?”. Nu zou u Office365

kunnen vergelijken met een vol-

ledig intern gehoste omgeving,

maar dat is niet realistisch. Of-

fice 365 biedt functionaliteit die

u alleen kunt leveren vanuit een

intern gehoste omgeving als

u die omgeving ook openstelt

van buitenaf. Juist die open-

heid is de toegevoegde waarde

van Office 365, omdat die een

samenwerking met derden

toestaat op een manier die niet

mogelijk is vanuit een gesloten

omgeving. De tijden dat er rond

uw interne netwerk een grote

dikke muur stond, zijn voorbij.

Firewalls hebben nog wel hun

nut, maar alleen om bepaalde

systemen zoals mainframes te

beschermen.

Beveiliging is in grote mate

verschoven van infrastructuur-

beveiliging naar informatiebe-

veiliging. U kunt er gerust vanuit

gaan dat de infrastructuurbe-

veiliging van Office 365 gigan-

tisch is. De kans dat iemand bij

de onderliggende servers komt,

is extreem klein. Wellicht een

pak kleiner dan bij een zelf ge-

hoste omgeving. Dat betekent

dat beveiliging bij Office 365

vooral gaat om de manier waar-

op u als organisatie de informa-

tiebeveiliging instelt. Dat geldt

natuurlijk niet alleen voor Office

365, maar voor alle informatie

die via het internet benaderbaar

is, of die nu vanuit het interne

netwerk gehost wordt of via de

cloud. Kortom, informatiebe-

veiliging is iets waarmee u als

organisatie zorgvuldig moet

omgaan, ongeacht of u Office

365 toepast of niet. Veilig-

heid gaat overigens niet alleen

over de toegang tot gegevens,

maar ook om wat er gebeurt

met uw data wanneer er zich

een catastrofe voordoet. Om

dataverlies in derglijke gevallen

te minimaliseren, maakt Office

365 verschillende kopieën en

back-ups van data, zowel in het

primaire datacenter als offsite

in een ander datacenter.

Voorbereiding

Wanneer de keuze gemaakt is

om Office 365 te gaan gebrui-

ken, zijn er een aantal randvoor-

waarden die ingevuld moeten

worden. De meest voor de hand

liggende is het netwerk, en dan

met name de verbinding met

het internet. Netwerkverkeer dat

voorheen intern bleef, moet nu

over de internetverbinding. Dat

betekent eerst en vooral een

grotere hoeveelheid internet-

verkeer, hetgeen een grotere

bandbreedte vereist. WAN-

accelerators kunnen u daarbij

helpen, maar kunnen bij een

verkeerde configuratie ook pro-

blemen opleveren. Bij firewalls

kan zich hetzelfde probleem

voordoen. Daarnaast kan het

ook meer eisen stellen op het

vlak van beschikbaarheid. Als

er in uw eigen omgeving al ap-

plicaties gehost worden die een

hoge beschikbaarheid vergen

voor uw klanten zal dit niet het

geval zijn, maar anders is het

belangrijk om vast te stellen wat

de beschikbaarheidseis wordt

van uw internetverbinding.

Conclusie

Als u alles bij elkaar bekijkt, is

Office 365 een indrukwekkend

samenspel tussen Microsofts

verschillende producten voor

kantoorautomatisering, die bo-

vendien allemaal via de cloud te

benaderen zijn. De implementa-

tie en het beheer zijn zeker voor

de meest voorkomende taken

makkelijk te doorgronden. Wat

organisaties en gebruikers met

Office 365 krijgen, is de kosten

absoluut waard, en al helemaal

als u dit afzet tegen de kosten

die u zou hebben om intern een

gelijkaardige infrastructuur in de

lucht te houden.

“De tijden dat er rond uw interne netwerk een grote dikke muur stond, zijn voorbij.“

14 I

negen tips

negen tips voor Office 365Office 365 is de online werkomgeving van Microsoft. Dankzij deze dienst kunt u altijd en overal aan uw documenten werken, en dat samen met anderen. Wij zetten u met deze tips op weg naar meer efficiëntie.

Bij elke Office 365-account

komt automatisch een eigen

website, zodat u snel bij

uw documenten geraakt.

Het gekozen domein krijgt

de vorm <gebruikers-

naam>@ <domeinnaam>.

onmicrosoft.com, waarbij u

tijdens de registratie zowel

de gebruikersnaam als de

domeinnaam kiest. U bereikt

uw websiteomgeving door

op de Office 365-pagina

helemaal bovenaan op

‘Startpagina’ te klikken, en

daarna op de link onder

‘Website’. Om de pagina

te bewerken, klikt u binnen

Office 365 op ‘Beheerder’

(weer helemaal bovenaan)

en daarna onder ‘Website’

op ‘Website bewerken’.

Eigen website

Tip 1

Hoewel u geen wonderen moet verwachten van

de Office 365-variant van

PowerPoint, is er toch best wat mogelijk. De

interessantste optie is volgens ons ‘SmartArt’,

voorgedefinieerde en professioneel ogende

‘autovormen’ die u volledig kunt aanpassen

aan uw eigen smaak. Om SmartArt te kun-

nen gebruiken, moet u een dia met minstens

een object aanmaken, bijvoorbeeld ‘Titel en

object’. Klik dan in het object op het pictogram

‘SmartArt’, helemaal links, waarna u in het Lint

een type en een stijl kunt selecteren. Door op

een ingevoegd SmartArt-object te klikken, kunt

u naar believen labels aanpassen, maar ook

onderdelen toevoegen of verwijderen.

Slimme vormen

Tip 2

Teamsite is de centrale spil van Office 365.

Niet alleen vindt u hier uw documenten terug,

u kunt ze ook van hieruit beheren. Klik op

een document, en er verschijnt een lint met

verschillende mogelijkheden. Zo kunt u onder

meer rechtstreeks uw collega’s mailen. Erg

praktisch is het berichtenveld, zelfs als u Of-

fice 365 niet in teamverband gebruikt. In dat

geval gebruikt u dit veld gewoon om herinne-

ringen te noteren of een eenvoudige ‘todo’-lijst

bij te houden. Tik een tekst in het veld onder

‘Berichten’ en klik daarna op ‘Bericht’ om de

tekst in de lijst van berichten en reminders te

plaatsen.

Berichten aan uzelf

Tip 3

SkyDrive Pro is een toepassing die toelaat om de docu-

menten gestockeerd in de cloud ook offline beschikbaar

te maken, voor die momenten dat u niet beschikt over

een internetconnectie). Daarnaast laat SkyDrive Pro

ook toe om samen te werken met collega’s, klanten en

partners op dezelfde documenten.

Gebruik SkyDrive Pro

Tip 4

I 15

We blijven nog even bij de

berichten in Teamsite. Als u

met meerdere mensen aan

één project binnen Office 365

werkt, dan kunnen zowel u als

uw medewerkers berichten

plaatsen. Er is maar één na-

deel: nieuwe berichten worden

niet automatisch getoond. Om

dat euvel te verhelpen, klikt u

op het naar beneden gerichte

driehoekje helemaal rechts

van het kopje ‘Berichten’.

Vervolgens klikt u op ‘Webon-

derdeel bewerken’. Er opent

weer een contextmenu, met

fors wat meer opties. Klik op

het plusje voor ‘AJAX-opties’

en schakel daaronder de optie

‘Asynchroon automatisch

vernieuwen inschakelen’ in.

Onder ‘Interval voor automa-

tisch vernieuwen (seconden)’

geeft u de gewenste verver-

Blijf bij de tijd

Tip 5

Bij Outlook 365 hoort ook een e-mailac-

count, maar hebt u al een eigen e-mailadres

of eentje via Gmail, dan kunt u die naadloos

integreren in het mailprogramma. Open

Outlook en klik rechtsboven op ‘Opties’ en

daarna op ‘Alle opties weergeven’. Klik dan

op ‘Verbonden accounts’ en op ‘Nieuw’.

Doorloop de wizard en vul de gevraagde

gegevens in. Ter controle wordt er een e-mail

verzonden naar de toegevoegde account.

Klik op de link, en vanaf dat moment lopen

alle berichten uit de toegevoegde accounts

via Outlook 365. Belangrijk: bij het toevoe-

gen van een Gmail-adres worden gebruik-

ersgegevens niet altijd juist geconfigureerd.

Kijk dat even na door de nieuwe account

te selecteren en dan op ‘Details’ te klikken.

Controleer of gebruikersnaam en wacht-

woord in orde zijn en pas ze eventueel aan.

Externe mailaccounts

Tip 6

Via uw Office 365-account kunt u ook

de zakelijke IM-dienst Lync gebruiken.

Die kunt u los op de desktop instal-

leren. U vindt hem onder ‘Startpagina’

en het kopje ‘Lync’. Volg de link ‘Lync

installeren’ en kies de gewenste versie

(32 of 64 bit). Na de installatie meldt

u zich aan met het e-mailadres dat u

ook gebruikt voor Office 365. Tot slot

worden er nog wat extra onderdelen

van Lync binnengehaald. Vervolgens

kunnen andere Office 365-gebruikers

met Lync op hun pc toegevoegd wor-

den aan de lijst met contactpersonen.

Zakelijk chattenTip 8

singsfrequentie op, met als

minimum 30 seconden. Klik

dan nog even op OK, en de

berichten die geplaatst wor-

den door personen waarmee

u Office 365 deelt, verschijnen

voortaan volautomatisch.

Is Office 365 niet bereikbaar of

loopt de site erg traag? Dan zou

het kunnen dat er onderhouds-

werkzaamheden bezig zijn. Bent

u van plan om op een bepaald

tijdstip aan een belangrijk docu-

ment te werken, controleer dan

even of er op dat moment geen

onderhoudswerkzaamheden in

het verschiet liggen. Klik onder

‘Beheerder’ op ‘Gepland onder-

houd’ in de menukolom links. Als

bepaalde onderdelen niet goed

werken, dan checkt u de status bij

‘Servicestatus’. In dit voorbeeld

StatuscheckTip 7

Werkt u met meerdere mensen aan een project,

maar bent u wel de beheerder? Dan kunt u

eenvoudig meerdere gebruikers aan uw eigen

Office 365-account toevoegen. Daarvoor klikt

u onder ‘Beheerder’ op ‘Gebruikers’. In de nieuw

geopende pagina klikt u op ‘Nieuw’ en vervol-

gens op ‘Gebruiker’. Het enige wat u nu nog moet

doen, is de wizard doorlopen.

Gebruikers toevoegenTip 9

blijken er wat problemen binnen Lync

te zijn op het gebied van beeld en ge-

luid, getuige de blauwe i-tekentjes en

het oranje pijltje. Klik erop, en u krijgt

meer informatie.

16 I

case

Arf & Yes

Rock-’n-roll op maat van Office 365

Toen het Gentse designbureau Arf & Yes een oplossing zocht die de vertrouwde en productiviteit van Microsoft Office moest com-bineren met de flexibiliteit en beschikbaarheid van software in de cloud, lag de oplossing voor de hand: Office 365. Twee jaar na datum heeft Arf & Yes zich deze overstap naar de cloud nog geen moment beklaagd.

Arf & Yes is geen

alledaagse kmo.

Dit Gentse desig-

nbureau ontwerpt

voornamelijk voor de tv- en

entertainmentwereld. Het heeft

een vijftiental vaste medewer-

kers in dienst en werkt verder

nauw samen met een aantal

freelancers. Al deze werkne-

mers werken zowel op kantoor

als op andere locaties.

Door de aard van het bedrijf

– bijzonder veel projecten in

binnen- en buitenland die de

aanwezigheid van de mede-

werkers vereisen – is een goede

communicatietool een absolute

noodzaak. Sommige medewer-

kers zien het kantoor zelden of

nooit, en dus moet de digitale

communicatie wel optimaal

verlopen.

Tevreden klant

Mede daarom werd twee jaar

geleden beslist om over te stap-

pen naar Office 365, de door

Microsoft gehoste en als een

dienst aangeboden productivi-

teitssuite. Arf & Yes was al jaren

een tevreden Microsoft-klant

en had dus alle vertrouwen in

deze overstap naar een volledig

extern gehoste versie van de

Office-software. “Voor ons was

dit geen bijzondere beslissing:

wij werkten al jaren samen

met Microsoft en zagen dit

dus als een vanzelfsprekende

volgende stap”, aldus Giovani

De Schampheleire, zaakvoerder

van Arf & Yes.

Nochtans waagden nog niet

veel bedrijven twee jaar geleden

deze stap. “Arf & Yes is dan

ook geen alledaags bedrijf”,

verklaart Bjorn Robbens, zaak-

voerder van ICT-partner BRO

Consulting: “Het bedrijf is wel

degelijk een buitenbeentje. Ik

zou ze zelfs rock-’n-roll durven

noemen: vandaag werken ze

in Londen, morgen in Tokio, ...

Het is een hectische business,

waarbij ze continu een beroep

moeten kunnen doen op hun

communicatie- en samenwer-

kingstools.”

Software as a Service

High-availability is hierbij een

topprioriteit – niet alleen voor

de Office-software trouwens,

maar ook voor de rest van de

ICT-infrastructuur. Maar Arf

& Yes wil zelf geen extra tijd

vrijmaken om die continue

beschikbaarheid te garande-

ren. Daarom was Office 365

voor hen de ideale oplossing:

een extern gehost en beheerd

platform met garanties rond de

uptime. Software as a Service

dus, maar dan wel met de ver-

trouwde interface en functiona-

liteit van Microsoft.

Office uit de cloud gebruiken,

betekent niet dat u ook alle

controle moet prijsgeven. Net

zoals voor de lokaal geïnstal-

leerde Microsoft-software

kunt u een beroep doen op uw

plaatselijke ICT-partner voor de

implementatie en ondersteu-

ning van de software. Zo ook

Arf & Yes, dat voor de migratie

van de lokale software naar de

cloud een beroep deed op BRO

Consulting, sinds jaar en dag

hun ICT-partner.

De migratie naar de cloud nam

zowat anderhalve week in

beslag, inclusief voorbereiding,

synchronisatie en eindcontrole.

“Naar onze normen een lang

traject,” herinnert Bjorn Rob-

bens zich, “maar de activiteiten

van Arf & Yes impliceren ook

bijzonder veel grote bestan-

den in de mailbox, waardoor

de gemiddelde grootte van

de mailbox per werknemer

vele malen groter is dan bij de

meeste andere klanten.”

De migratie verliep voor de

eindgebruiker volledig onge-

merkt: het overzetten van de

gegevens gebeurde ‘s avonds

of in het weekend, zodat de

medewerkers nooit enige

downtime hebben ervaren. Ook

sinds ze hun Office-software uit

de cloud afnemen, viel er geen

“Office 365 is de ideale

oplossing: een extern gehost en

beheerd platform met garanties

rond de uptime.”

I 17

noemenswaardige downtime

te melden. “En als er toch

downtime zou zijn, dan wordt

Arf & Yes daar financieel voor

gecompenseerd”, voegt Bjorn

Robbens eraan toe.

BRO Consulting blijft ook

instaan voor de ondersteuning

van de Microsoft-software. Als

er een mailbox toegevoegd of

verwijderd moet worden, of er

zijn andere ingrepen in de con-

figuratie vereist, kan Arf & Yes

hiervoor op BRO Consulting re-

kenen. Zo wordt cloudsoftware

nooit een ‘ver-van-mijn-bed-

show’: in geval van problemen

kunnen ze nog altijd terecht bij

de partner uit de buurt.

Beste van alle werelden

Met Office 365 krijgt Arf &

Yes nu alle voordelen in één

oplossing. De vertrouwde en

krachtige Office-software

wordt gecombineerd met de

vele voordelen van Software

as a Service. Office 365 wordt

extern gehost, waardoor Arf &

Yes zich geen zorgen hoeft te

maken over hardware, beheer

en ondersteuning en waardoor

de software van overal te ge-

bruiken is, zowel op kantoor als

op verplaatsing, in binnen- en

buitenland. Microsoft garan-

deert ook high availability, een

garantie die ze de voorbije twee

jaren probleemloos hebben

waargemaakt, met nauwelijks

of geen onbeschikbaarheid van

de software. Bovendien kan

Arf & Yes rekenen op uiterst

grote volumes per gebruiker,

meer bepaald 25 gigabyte per

mailbox. “Ook dat was een be-

langrijk argument voor Arf & Yes

met hun grote bestanden: als

je dat in je eigen infrastructuur

moet bewaren, heb je heel wat

capaciteit nodig”, merkt Giovani

De Schampheleire op.

En de flexibiliteit die de

cloudsoftware biedt, past ook

uitstekend bij de dynamische

werkomgeving van Arf & Yes,

voegt Bjorn Robbens er nog aan

toe: “Als een nieuwe medewer-

ker of tijdelijke freelancer de

software moet gebruiken, ma-

ken we eenvoudig een nieuwe

account aan. En wanneer die

tijdelijke kracht weer verdwijnt,

wordt de account moeiteloos

afgezet, waarna er niet langer

voor die extra gebruiker betaald

moet worden.”

Vertrouwen

Hiervoor kan Arf & Yes zoals

vanouds rekenen op de onder-

steuning van zijn vertrouwde

ICT-parter BRO Consulting, die

instaat voor de gemoedsrust

die een jong en dynamisch

bedrijf als Arf & Yes nodig heeft.

Een vertrouwde en betrouwbare

oplossing van de wereldleider

in productiviteitssoftware,

steeds beschikbaar voor alle

medewerkers waar ze ook zijn,

en geholpen door een partner

die het bedrijf en zijn behoeften

door en door begrijpt en onder-

steunt. Kortom, het beste van

alle werelden verenigd in één

oplossing.

“De flexibiliteit die cloudsoft-ware biedt, past uitstekend bij de dynamische

werkomgeving van Arf & Yes.”

Giovani De Schampheleire, zaakvoerder van Arf & Yes: ”wij werken al jaren samen met Microsoft en zagen Office 365 dus als een vanzelfsprekende volgende stap.”

installatiegids

18 I

Office 365 in vijf stappen

Praktische installatiegids voor de kmoOffice 365 is een compleet kantoorpakket in de cloud. U hoeft in uw bedrijf dus lokaal geen servers en clientsoftware te voorzien. Deze gids loodst u in vijf eenvoudige stappen door de procedure om de hele werkomgeving in te stellen en alle software te instal-leren.

Office 365-omge-

ving aanmaken

Office 365 staat in de

cloud, zodat u heel uw omge-

ving van kantoorsoftware en

productiviteitsdiensten kunt

bereiken via het internet. En

ook starten doet u in de cloud.

Surf naar Office365.be om

een proefabonnement van 90

dagen op te zetten.

Eerst en vooral moet u naast

enkele bedrijfsgegevens ook

een gewenst domein ingeven.

Dat is een uniek webadres dat

er uitziet als bedrijfsnaam.

onmicrosoft.com. Die domein-

naam wordt voortaan gebruikt

om uw Office 365-kantoorom-

geving in de cloud te bereiken,

zowel voor u als beheerder als

voor de gebruikers. Als u dat

wenst, kunt u deze domein-

naam later vervangen door uw

eigen domeinnaam.

Kies voor de Basic

Setup

Eens u van Office

365 een eigen om-

geving hebt aangemaakt, kunt

u beginnen met configureren.

In het admin center kiest u voor

de pagina ‘setup’. Daar kunt u

kiezen tussen twee manieren

om uw Office 365-omgeving

in te stellen. In een klein bedrijf

kunt u gerust voor de basis-

instellingen opteren. Die zijn

door Microsoft zelf uitgekozen,

zodat u snel aan de slag kunt

zonder al te veel aanpassingen

te moeten doen. Later kunt u

de instellingen altijd nog verder

verfijnen, wat betekent dat u

met een gerust hart voor de

basisconfiguratie kunt kiezen.

U voegt een domeinnaam toe

1stap

2stap

I 19

3stap

4stap

5stap

die de plaats inneemt van het

standaardadres bedrijfsnaam.

onmicrosoft.com. Verder maakt

u er ook gebruikersprofielen en

mailboxen in de cloud mee aan

en kunt u bestaande mailboxen

overzetten naar Office 365.

Gebruikers toevoe-

gen en licenties

toewijzen

Gebruikers toevoe-

gen kan op twee manieren:

individueel of in bulk. In de

beheertoepassing in de cloud

kunt u elke gebruiker afzonder-

lijk aanmaken door alle gege-

vens online in te voeren. Om

gebruikers in bulk aan te maken,

downloadt u een Excel-bestand

waarin u al uw gebruikers toe-

voegt. Dat ingevulde bestand

voert u dan gewoon terug aan

Office 365.

Migreer bestaande

mailboxen

De kans is groot

dat uw bedrijf nu

al een mailsysteem heeft en

dat elke gebruiker een heleboel

mails heeft die hij nog graag wil

gebruiken. U kunt de bestaande

mailboxen behouden en over-

zetten naar Office 365. Er zijn

drie mogelijke werkwijzen.

De makkelijkste migratie van

mailboxen is als u nu al een

Exchange Server in huis hebt. U

kunt de twee dan gewoon kop-

pelen, waarna Exchange alles

regelt met Office 365.

Twee andere manieren zijn het

migreren van een IMAP-mailbox

of het importeren van de PST-

bestanden. De IMAP-migratie

gebeurt van op een server,

de PST-bestanden staan op

de desktopcomputers van de

gebruikers zelf.

Zet de gebruikers

aan de slag

Als alle instellin-

gen gebeurd zijn,

kunnen gebruikers inloggen

op uw Office 365-omgeving in

de cloud. Van daaruit kunnen

ze zichzelf verder helpen. Ze

kunnen de webmail gebruiken,

maar ze kunnen er even goed

voor kiezen om Outlook lokaal

te installeren op hun computer.

Ze selecteren hun gewenste

software zelf en installeren die

op hun computer. Van licenties

hoeft u zich als administrator

niets aan te trekken, want die

zijn met Office 365 automatisch

geregeld. Ook de configuratie

van de clientsoftware komt

vanzelf in orde.

Uw medewerkers zullen wel een

woordje uitleg nodig hebben

voor ze aan de slag kunnen in

hun nieuwe kantooromgeving.

Maar ook daar heeft Microsoft

aan gedacht. In Office 365 staat

voor de beheerder een hele

welkomstkit klaar. Die bevat

standaardmails in verschillende

talen om gebruikers wegwijs

maken in hun nieuwe kantoor.

100 % Maria

EEN DOORSNEE DINSDAG Trein gemist, e-mail van het werk lezen op smartphone + Excel-graÀeken in real time bewerken samen met collega’s + Gegevens aanpassen met input uit Brussel + Videoconferentie met teams in Brussel, Antwerpen en Luik voor last-minute feedback + Link naar Ànaal document delen vanuit café + Reminder posten op newsfeed van het bedrijf

JE VOLLEDIGE WERKPLEK IN DE CLOUD Videoconferenties in HD / E-mail op bedrijfsniveau / Eenvoudiger IT-beheer / Chatten met je collega’s / Overal toegang tot je documenten / Je volledige

Office

Ontdek hoe je anders kan werken met Office 365 op Office365.com

Scan de tag en ontdek wat Office 365 nog meer kan.

Download de gratis scannerapp op http://gettag.mobi

Je hebt WiFi, een internetverbinding of een mobiel dataplan nodig om de tag te scannen (er kunnen kosten aangerekend worden). Een HD-ondersteunend toestel is vereist.

MSA100_COM_SMART BUSINESS GUIDE_MARIA_210x297_BENL.indd 1 12/02/13 15:00