@sbeerendonk

Thoughtsoncollaboration.com

s.beerendonk@silverside.nl

Agenda

• 3G adoptie aanpak

• Problemen bij projecten

• Wat kan er slimmer?

• Het scenario ‘Slimmer samenwerken in een project’

• Fases in een project

• Inrichting project site en gereedschap

• Demo

Wat / Waarom

Waarom gaan we dit doen?Hoe helpt mij dit bij mijn werk? Functies en mogelijkheden

adoptie

6

Over budget en tijd?

Wat kan er slimmer?

expertise deadlines communicatie rapportages notities

real-time documenten sjablonen nieuws dashboard

Altijd overal up-to-date informatie

Ik werk op dit moment met …

Omdenken

Samenwerken in een project omdenken

Hoe werken we nu samen?

Hoe kunnen we dus gaan samenwerken?

Scenario Slim samenwerken in een project

Een scenario biedt handvatten om het werken met Office 365 praktisch toepasbaarte maken. Hierdoor haalt elke medewerker eruit wat erin zit voor het werk dat voor hen belangrijk is.

Het gereedschap is slechts het middel dat de groep gebruikt. Medewerkers kunnen pas slimmer samenwerken in een project wanneer ze hun huidige werkwijze gaan ‘omdenken’.

Bij slim samenwerken in een project is het noodzakelijk een combinatie te maken van het nieuwe gereedschap en bijbehorend gedrag en afspraken.

Betrokkenen

De project manager De kenniswerker De mobiele werker

Mijn team moet over tijdige en juiste informatie beschikken, zich kunnen focussen op wat belangrijk is, en zelfstandig effectief en efficiënt werken. Een project manager moet bovenop deadlines en doelen zitten, en hiervan gemakkelijk rapportages kunnen maken.

Ik heb een omgeving nodig waar ik goed informatie en stukken kan vinden. Project leden moeten duidelijkheid hebben wat er te doen is, en wanneer. Ze moeten benodigde documenten of sjablonen en formulieren handig en snel kunnen vinden. Project leden moeten kunnen brainstormen, communiceren, en samenwerken aan documenten, soms ook real-time.

Ik wil eenvoudig, met één overzichtelijke app toegang hebben tot alle informatie en taken die ik nodig heb, en up-to-date blijven ,óók onderweg.

Mijn rol is …

Format van een scenario

Doelgroepproject teamProject manager, Assistent, Kenniswerker, Mobiele werker

DoelMet Office 365 kunnen we slimmer samenwerken in een project. Projecten zijn overzichtelijker, en beter haalbaar binnen budget en tijd.

Verander noodzaak• e-mail en bestanden chaos• Mobiele toegang (BYOD)• Informatie altijd/overal nodig• Duidelijke project voortgang en rapportages

gemakkelijk in beeld• Minder tijd beschikbaar (krimp) voor data

verwerking• Juiste expertise vinden

WIIFM• Geen gezoek meer, altijd alle informatie up-to-date;• Altijd alle documenten bijeen, altijd de laatste versie; • Directe koppeling met je Outlook agenda en taken; • Duidelijk overzicht van de taken en de status; • Minder administratieve rompslomp;• Toegang met mijn mobiel.

WIFIU• Alle informatie centraal geborgd;• Beter lessen trekken uit afgesloten projecten; • Tijdsbesparing door meer efficiëntie; • Snelle onboarding nieuwe projectleden;• Beveiligde toegang;

BeschrijvingWe werken met 3 fases: Vind werk, Doe werk,Update werk.

Werk afsprakenWe werken met duidelijke afspraken en komen deze na en voeren taken op tijd uit. We weten hoe we het gereedschap optimaal kunnen gebruiken.

GereedschapTeam site met Documenten, Taken, Agenda, OneNote (desktop/mobiele app), Outlook ,tablets, harmon.ie voor Outlook en mobiel.

Stoppen met / Gaan doenGeen documenten e-mailen. Alle project documenten digitaal en centraal delen.Taken houd je bij en voer je uit.Geen Excel spreadsheets die in e-mail conversaties verstopt zitten, en individuele takenlijsten op ieders eigen laptop en vele tijd

SCENARIO BESCHRIJVING

Fases in een project

X

maak een project siteDe Project Manager richt de project site geheel naar wens in en maakt een keuze voor benodigde project functionaliteit:

De inrichting van een project site

• Pagina’s

– Dashboard: één gemakkelijk overzicht

– Openstaand werk

– Mijn werk

– Rapportage

• Apps met verschillende weergaven en metadata

• Sjablonen: Project Statement, Inkoop order, Project rapportage, Presentatie Silverside

• DocumentenMeta data kolommen: Document type, Fase

• Gedeelde Project agenda, gesynchroniseerd met OutlookVergaderingen en Vakanties

• Gekoppeld OneNote notitieblok voor vergaderingen, werk notities en feedback

• Nieuws, Aankondigingen lijst

• Forum Discussie lijst

• Taken en Issues lijst• Meta data kolom: Categorie (Project, Technisch, Proces),

Fase (Initiatie, Planning, Uitvoering, Afsluiting)• Synchroniseren met Outlook deelnemers

Apps

Maak een route

Werk

Ritme

Voortgang en rapportage

• Project voortgang controleren

• Team vergaderingen

• Bijwerken site

• Rapportage naar stakeholders

Sluit

• Sluit de project site

• Registreer ‘geleerde lessen’

• Enquête vragen

• OneNote notitieblok voor persoonlijke feedback

• Maak een project site sjabloon

X

Altijd overal up-to-date informatie

Demo site

Activiteit Door wie

Overzicht van de project site , met dashboard Iedereen

Een document toevoegen aan bibliotheek, met sjablonen Iedereen

Nieuwe taak en issue Project manager

Waarschuwingen instellen op lijsten en bibliotheken

Takenlijst weergaven voor openstaand/achterstallig Project manager

Mijn werk pagina, en Taken lijst ‘Mijn werk’ weergave Kenniswerker

Open werk pagina, en Takenlijst ‘Openstaande taken’/’Achterstallige taken’

Project manager

Een enquête invullen Kenniswerker

Demo Outlook

De harmon.ie plugin gebruiken voor: Door wie

• Lijsten bekijken• Taak toevoegen• Issue toevoegen• Document of e-mail toevoegen, met sjabloon en bestaande

slepen• Metadata wijzigen bij taak/issue/document

Kenniswerker

• Overzicht openstaande Taken en Issues Project manager

harmon.ie mobile

Mobiel werken met documenten

Taken volgen

Taken volgen

Taken maken of wijzigen

Issues volgen

Werken met Issues

Wat kun je verder verwachten?

• Nog 1 ebook:

– Slimmer verkopen

• Workshop (in oktober)

– Iedereen aan het werk met Office 365!In de workshop ga je zelf aan de slag om voor jouw werk een scenario in Office 365 op te zetten, waarbij je gebruik gaat maken van al het gereedschap dat hierbij van toepassing is, zowel op een PC als met mobiele apps.

BEDANKT VOOR JULLIE AANDACHT

@sbeerendonk

Thoughtsoncollaboration.com

s.beerendonk@silverside.nl