MT RENDEMENT 4-201212

S

op zoek naar wat u drijft en dat werkelijk realiseren

Kwestie van kiezen Voelt u zich onrustig, bent u snel afgeleid, heeft u een gebrek

aan concentratie en bent u snel moe? Voelt het soms alsof alle

informatie die tijdens een werkdag op u afkomt u belemmert

om resultaten te bereiken? Vraagt u zich op het einde van de

dag wel eens af wat u nu eigenlijk bereikt heeft? Misschien

heeft u nog net geen burn-out, maar heeft u ook gewoon last

van de overvloed aan informatie die u op een dag krijgt. Met

‘The 5 Choices to Extraordinary Productivity’ van Franklin-

Covey gaat u op zoek naar wat u drijft en helpt u dat werkelijk

te realiseren.

Steeds meer medewerkers zijn zo druk

met het wegwerken van de wervelwind

aan informatie dat ze nergens anders

meer aan toekomen. Dit leidt tot grote

frustraties en uiteindelijk vaak tot burn-

out-achtige klachten. Zoals u op pagina 13

van MT Rendement 3-2012 heeft kunnen

lezen, steeg het aantal gevallen van burn-

out in Nederland in 2011 met 11%. De

mens is zo langzamerhand dus de beper-

kende factor geworden in een wereld met

ongekende technologische mogelijkhe-

den. Het wordt daarom steeds belangrij-

ker dat u het unieke talent en de bijdrage

van uzelf en uw medewerkers weet te

ontdekken en dat u dit kunt vertalen naar

buitengewone resultaten. De Vijf Keuzes

van FranklinCovey helpen u daarbij.

Uitsmijter

Onderzoek van FranklinCovey bij

350.000 mensen wereldwijd toont aan

dat gemiddeld 70% van een werkdag ver-

loren gaat aan problemen, crisissen en

activiteiten die niet echt bijdragen tot de

prioriteiten van de organisatie. Het komt

erop aan die 70% te heroveren! Eén van

de sleutels tot buitengewone productivi-

teit zit hem dan ook in bewust te kiezen

waarin u uw beste aandacht en energie

investeert en door daarbij alleen te kiezen

voor acties waarin u de meest waardevol-

le bijdrage levert.

Hersenonderzoek toont aan dat multi-

tasking geen effectieve oplossing is voor

de overdonderende hoeveelheid informa-

tie en taken die u overspoelt. Hoewel de

creatieve capaciteit van het menselijke

brein grenzeloos is, is de toegangspoort

tot datzelfde brein erg beperkt. Slechts

één of twee dingen kunnen tegelijkertijd

via die poort naar binnen. U kunt daarom

het best een goede uitsmijter aan die

poort zetten, die alleen de echte VIP’s

binnenlaat. Hoe beter de instructies zijn

die u de uitsmijter geeft over welke infor-

matie hij wel en niet mag binnenlaten,

hoe beter u zult presteren.

Cruciaal

Het maken van optimale keuzes is dus

cruciaal, en gelukkig kunt u dat leren. Als

u werkelijk wilt realiseren wat u drijft en

energie geeft, komt het er in de eerste

plaats op aan niet automatisch op schijn-

baar dringende zaken in te gaan. U moet

zorgvuldig onderscheid maken tussen

uiterst belangrijke, belangrijke en minder

belangrijke prioriteiten.

U moet zaken niet sneller willen afhande-

len, u moet de juiste zaken afhandelen. U

investeert dan alleen uw tijd, aandacht en

energie in die acties die dat echt verdie-

nen. U beslist en kiest voor een reactieve

werkwijze die gedreven wordt door drin-

gende zaken of voor een proactieve werk-

wijze waarbij u bewust actie onderneemt.

Plan bijvoorbeeld elke week dertig minu-

ten in uw agenda om uw belangrijkste

rollen, dromen en doelen te visualiseren.

MANAGEMENT

De Vijf Keuzes die u kunt makenDe zogenoemde Five Choices to Extra-

ordinary Productivity bestaan uit de vol-

gende punten:

1 Doe wat belangrijk is, reageer niet op

wat dringend is.

2 Ga voor buitengewoon, neem geen

genoegen met gewoon.

3 Plan de grote brokstukken (Big

Rocks), sorteer geen grind.

4 Beheers je technologie, laat die jou

niet beheersen.

5 Versterk je vitaliteit, voorkom een

burn-out.

Steek energie in

de zaken die voor

u prioriteit hebben

MT RENDEMENT 4-2012 13

De sleutel is niet om te bepalen welke

taken in uw agenda prioriteit hebben,

maar om uw prioriteiten te agenderen.

Superman

Om die keuze te kunnen maken, zult u

eerst duidelijk moeten krijgen waaruit

dat ‘uiterst belangrijke’ voor u nu precies

bestaat. U moet helder formuleren wat u

drijft, motiveert en inspireert. Met deze

informatie kunt u namelijk de uitsmijter

aansturen. U creëert dus in feite een

nieuw beeld van uzelf. Daarbij hoeft u

zich niet te beperken tot uw eigen taak-

of functiebeschrijving. U hoeft geen

superman te worden, maar een beeld van

uzelf dat verder gaat dan ‘het alledaagse’

heeft een enorme motiverende en inspi-

rerende kracht. U kunt uw rol bijvoor-

beeld ook zien als katalysator in plaats

van gewoon als manager. En als u dit

beeld voor uzelf helder heeft, kunt u uw

uitsmijter effectief aansturen.

Agenda

Om dit buitengewone beeld van uzelf

werkelijkheid te laten worden, heeft u

een goede planningsmethode nodig. U

moet zich bewust zijn van uw eigen visie

en de week die voor u ligt. Creëer in uw

agenda ruimte voor creativiteit en belang-

rijk projectwerk. In uw rol als manager

kunt u uw medewerker opleiden zodat hij

voortaan zelfstandig kan functioneren;

als katalysator wilt u dat belangrijke

managementartikel lezen en als expert

wilt u die cruciale presentatie voorberei-

den. Verbind aan al die acties en taken

een specifieke datum en tijd. Hoe speci-

fieker de instructie aan uw brein, hoe

beter. Op die manier verhoogt u de kans

dat u de taken ook echt zult uitvoeren. U

houdt zich namelijk niet langer bezig

met het sorteren van grind, maar u pikt

de grote brokstukken (Big Rocks) eruit. U

steekt dus energie in de zaken die voor u

prioriteit hebben.

Overdonderd

Ondanks de vorige stappen is het tegen-

woordig lastig om niet alsnog overdon-

derd te worden door alle elektronische,

digitale en virtuele afleiding. Elke e-mail

pop-up, sms of tweet kost u waardevolle

mentale energie. De technologie zou u

echter moeten helpen om u te richten op

de allerbelangrijkste prioriteiten en de

minder belangrijke zaken buiten te slui-

ten. Het tegenovergestelde is echter het

geval.

Het gaat er namelijk niet om hoeveel

mails u kunt verwerken, maar om de

waarde van de mails voor uw team, orga-

nisatie en klanten. Om de toestroom van

informatie onder controle te houden,

kunt u uw dag beginnen met het nalopen

van uw eigen agenda (proactief) en niet

met het openen van uw mailbox waarin

het vooral gaat om de prioriteiten van

anderen (reactief). Gebruik mailfilters en

-regels om routineklussen te automatise-

ren. Blokkeer ook regelmatig tijd voor

diep en geconcentreerd nadenken en heb

de moed om alle verstorende technologie

en communicatiemiddelen even uit te

zetten.

Neuzen

Heeft u de keuzes voor uzelf gemaakt,

dan kunt u die manier van werken vervol-

gens ook introduceren aan uw team en

aan de rest van de organisatie. Als alle

neuzen dezelfde kant op wijzen, is het

makkelijker om doelgericht te werken. U

zult uw doelen dan sneller kunnen reali-

seren. Ga dus in gesprek met uw mede-

werkers en bepaal samen wat nu echt

waardevol is voor de organisatie en met

welke activiteiten u beter kunt stoppen.

Erik Roger, Practice Leader ‘Productivity’ bij

FranklinCovey Benelux, tel.: (033) 453 06

27, e-mail: e.roger@franklincovey.nl,

www.franklincovey.nl

Bij het afvinken van ‘to-do’-lijstjes komt er

dopamine vrij. Dit geeft u een prettig

gevoel. Omdat u dat prettige gevoel

opnieuw wilt ervaren, gaat u op zoek naar

snelle succesjes.

Diep Lijstjes maken, indelen en afwerken

brengt u dus in een reactieve, impulsieve

modus. En dat kunt u missen als kiespijn.

Time management is al lang niet meer de

Lijstjes en mail zijn niet goed voor uw hersenen

oplossing voor de complexe problemen

van deze tijd. Ook blijkt uit onderzoek

van Professor Cliford Nass van Stanford

University dat door te veel telefoontjes,

mails, tweets en andere afleidingen het

deel van de hersenen dat u gebruikt voor

creatief en diep nadenken aangetast

wordt en het uw IQ verlaagt. Sluit dus

regelmatig alle digitale communicatie-

middelen af, zodat u creatief en diep na

kunt denken.

Fysiek en mentaal scherp blijvenNaast het stellen van prioriteiten, moet

u uw brein ook actief, fit en helder hou-

den. U zult daarom gedurende uw werk-

dag regelmatig moeten bewegen. Houd

bijvoorbeeld lopend een meeting, doe

uw werk staand en neem de trap in

plaats van de lift. Neem een power-nap

rond drie uur in de middag. Dit ver-

hoogt uw productiviteit met 35% en cre-

ativiteit met 40%. Let ook op uw eten

door bijvoorbeeld cafeïne en energie-

drank te vermijden. Deze kunnen u tij-

delijk een boost geven, maar nadat ze

zijn uitgewerkt is de dip juist zo groot.

Dit zijn slechts enkele manieren om

uzelf fysiek en mentaal scherp te hou-

den gedurende de dag.Blokkeer tijd om

geconcentreerd

na te nadenken