Project Hydreco: snelheid leidt tot tevreden aanvrager

Een case manager bij de gemeente, één aanspreekpunt bij de aanvrager, goed vooroverleg en flexibiliteit – die voordelen van de Wabo-aanpak kwamen in een Brabants ervaringsproject goed naar voren. Ondanks enkele tegenvallers verliepen aanvraag en verlening uiteindelijk snel en vloeiend.

Hydreco realiseert samen met moederbedrijf Brabant Water in Eindhoven een energie uitwisselingstation ofwel warmtewisselaar, om warmte en koude te kunnen leveren aan kantorenpark Diepenvoorde. Daarbij horen voorzieningen en leidingen tussen het station, de ruwwaterleiding en het kantorenpark. Op 10 juni 2009 zijn de benodigde vergunningen en meldingen ingediend, gecombineerd in één aanvraag. Op 7 augustus 2009 zijn de gevraagde vergunningen verleend en de ontvangen meldingen gepubliceerd. Hiermee is het voortraject afgerond en kan de realisatiefase beginnen.

Case manager viel in de smaakBij de gemeente Eindhoven fungeerde Jan Willem Baveld als case manager voor de behandeling van de vergunningaanvraag. Ook deze functie is een ‘pilot’: Bavelds rol, zijn bevoegdheden en verantwoordelijkheden waren nog niet helemaal uitgewerkt. “Je moet je organisatie goed op poten hebben om als case manager duidelijke afspraken te kunnen maken met collega’s van andere werkvelden, en om commitment te krijgen,” zegt Baveld. Voor vergunningen buiten het werkveld bouwen moest hij uitzoeken wat de interne procedures zijn en welke informatie nodig was.

Door het werken met een case manager had Hydreco één duidelijk aanspreekpunt bij de gemeente. Daardoor werden alle zaken bij de gemeente ook goed afgestemd, merkte Hans Vromans, projectleider namens Brabant Water. “Als aanvrager wil je zo snel mogelijk weten: wanneer is de vergunningprocedure afgerond en kan ik met de realisatie beginnen? De gemeente Eindhoven kon daar nu nog niet direct antwoord op geven. Voor Hydreco/Brabant Water is deze datum belangrijk omdat het een go / no go punt is in de hele projectplanning. Wij hebben er daarom alles aangedaan om de volledige aanvraag zo snel mogelijk te kunnen indienen. Daarvoor moet je inschatten wanneer je alle informatie paraat hebt – maar een ontwerp ontwikkelt zich constant, wat gevolgen kan hebben voor de aanvraag. In overleg met de gemeente konden we bekijken hoe we met wijzigingen in het project konden omgaan.”

Daarbij is het belangrijk dat ook de aanvrager een case manager inzet, vindt Baveld. “Snelle communicatie is heel belangrijk, om te checken welke gevolgen veranderingen hebben. Voor ons is het makkelijk dat er bij de aanvrager ook maar één aanspreekpunt is voor alle vragen en informatie. Brabant Water beaamt dit en geeft aan dat zij dit zeker als belangrijke tip uit het ervaringsproject heeft meegenomen.

Vooroverleg: erg belangrijkMari Oerlemans van Hydreco benadrukt het belang van het vooroverleg. Ook volgens Baveld was het vooroverleg erg belangrijk voor het verdere verloop van het proces. “Daardoor konden we als gemeente de verwachtingen managen en hadden we één aanspreekpunt bij de aanvrager. Het proces is goed verlopen.” In elk geval kreeg de gemeente een duidelijk beeld van het project en de samenhang tussen de verschillende toestemmingen.

Volgens de betrokkenen is het ook handig dat alle benodigde informatie tegelijk aanwezig is. “Je ziet meteen wat er gaat gebeuren, qua omvang en gevolgen,” zegt

Baveld. Vooral de samenhang in de informatie is voor hem een voordeel. “Wil die aanvrager alleen bomen kappen of is er ook nog een doel?”

Toch lukte het door de breedte van het werkveld niet direct om alle benodigde toestemmingen te benoemen. Zo kwamen eventueel nodige onderzoeken naar archeologie en flora en fauna tijdens het vooroverleg niet direct naar voren als aandachtspunten. Tijdens de bestemmingplantoets bleek dat deze onderzoeken wél nodig waren voor het verkrijgen van de aanlegvergunning, wat veel extra tijd kost. “Dat waren potentiële show stoppers,” zegt Vromans nu. “Het was wel even schrikken.” Door aanvullende gegevens en een toelichting te geven bleek het achteraf onnodig om de volledige onderzoeken uit te voeren en kon men het vergunningtraject zonder vertraging voortzetten.

Op basis van deze ervaring wil de gemeente in het vervolg duidelijke afspraken maken met de adviserende afdelingen, en zo voorkomen dat er achteraf nog informatie op tafel moet komen die tot vertraging kan leiden.

Opstellen aanvraag: flexibiliteitDe uitwerking van de plannen voor het project veranderde tijdens het aanvraagtraject. Door de goede communicatie met de gemeente was snel te overleggen over de gevolgen. Vromans stelde de flexibiliteit bij de gemeente erg op prijs: “Zo waren er nieuwe tekeningen nodig door een opmerking van de welstandscommissie over het gevelontwerp. Maar het proces is daardoor niet vertraagd; dat was heel prettig.” Brabant Water en Hydreco zouden in het vervolg wel graag duidelijke voorwaarden meekrijgen voor de aanvragen en meldingen. Een koppeling van een lijst met gemeentelijke en provinciale eisen aan het omgevingsloket online staat bovenaan hun verlanglijstje. Opvallend is dat bijna niemand een duidelijk overzicht heeft van álle regels waaraan een project moet voldoen. Zo werd pas tijdens het traject duidelijk dat een bouwbord moest voldoen aan de voorwaarden uit de provinciale landschapsverordening. Verder had Brabant Water voorafgaand aan het ervaringsproject een ‘inbreekvergunning’ gekregen voor werk aan de openbare weg, maar werd niet verteld dat er voor de werkzaamheden ook een aanlegvergunning nodig was. Tijdens het vooroverleg voor het ervaringsproject kwam wel direct naar voren dat een aanlegvergunning nodig was. Vromans: “Dat feit kwam wel meteen aan het licht. Dat kun je dan in het vervolg gelijk meenemen. Het proces komt niet stil te liggen.” Met de invoering van de Wabo, in samenhang met de Wet samenhangende besluiten, zouden dit soort misverstanden tot het verleden moeten behoren.

Opstellen vergunning: nu nog ‘los’De gemeente heeft nu één document ontvangen met de informatie voor alle benodigde meldingen en losse vergunningen. Baveld: “Dat zijn nu nog losse vergunningen, en dat is lastig als je de informatie compleet wilt houden.” Maar als de aanvraag straks digitaal wordt ingediend via Omgevingsloket Online, voorziet Baveld een mogelijke oplossing voor deze situatie. Van belang daarbij is dat de informatie ook digitaal te behandelen en te beoordelen is. “Dan heeft iedereen altijd alle informatie.”

Tevreden over snel verloopZowel aanvrager als gemeente zijn tevreden over het snelle en vloeiende verloop van de vergunningaanvraag en –verlening. Voor een deel komt dat door het feit dat dit een Wabo-ervaringsproject was. “Daardoor heeft het project de nodige extra aandacht gekregen,” zegt Vromans. “Dat hield de doorlooptijd ook kort.” Baveld ziet een belangrijke oorzaak in de interactiviteit van de procedure. “Als gemeente kun je

de aanvrager veel beter vertellen wat de bedoeling is. Bovendien kun je sneller schakelen als ook de aanvrager een case manager heeft ingezet.

Volgens Baveld is de Wabo zeker ‘handiger voor de klant’. “In het begin kost de Wabo-aanpak meer tijd, maar als ’t eenmaal loopt bespaar je tijd. Je investeert tijd om later tijd te winnen.” Ook Oerlemans (Hydreco) is heel tevreden. “Het ging nu echt sneller.”

Groenvoer Journalistiek en Communicatie, Jaap Rodenburg