ANNEX F Administratieve Procedures Hierbij geniet verbale communicatie de absolute voorkeur. Wanneer...

Click here to load reader

  • date post

    19-Jan-2020
  • Category

    Documents

  • view

    2
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of ANNEX F Administratieve Procedures Hierbij geniet verbale communicatie de absolute voorkeur. Wanneer...

  •                

      Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen  |  +31 (0)20 666 23 45   

       

    ANNEX F ‐ Administratieve Procedures   

    Generieke Administratieve Procedures bij  Uitvoeringsovereenkomsten           

  •                  

      Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen  |  +31 (0)20 666 23 45   

     

    ANNEX F ‐ Administratieve Procedures  

    Generieke Administratieve Procedures bij  Uitvoeringsovereenkomsten                                  Opdrachtgever  Projectbureau Zuidasdok Zaaknummer  31088539      Opgesteld door  Mischa van Saus  Verificatie  Joost Vlek, Hjalmar Helmink Autorisatie  Hylke Lieshout  Vrijgave  Peter den Dekker  Datum  18‐01‐2018  Documentnummer  ZPA‐INS‐7833  Revisienummer  2  Status  Definitief        Niets uit dit drukwerk/bestek mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van drukwerk,  fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van  ZuidPlus, noch mag het zonder een dergelijke toestemming worden gebruikt voor enig ander werk dan  waarvoor het is vervaardigd.     

  •  

      ANNEX F – Administratieve Procedures    ZPA‐INS‐7833  |  Revisienr. 2  |  18‐01‐2018 

    Documenthistorie    Revisie  Datum  Status  Toelichting 0  11‐01‐18  Concept  Ter verificatie discipline 1  18‐01‐18  Definitief  Eerste Vrijgave                              

  •  

      ANNEX F – Administratieve Procedures    ZPA‐INS‐7833  |  Revisienr. 2  |  18‐01‐2018 

    Inhoud 

    1  Inleiding  1  2  Communicatie  2 

    2.1  Algemeen  2  2.2  Nummering van correspondentie  3  2.3  Besprekingsverslagen  4  2.4  Technische vragen  4  2.5  Tekenbevoegdheid  5 

    3  Zekerheden en verzekeringen  6  3.1  Zekerheden  6  3.2  Verzekeringen  6 

    4  Rapportage en besprekingen  8  4.1  Dagrapportage  8  4.2  Voortgangsrapportage  8  4.3  Besprekingen  9  4.4  Risico management  10 

    5  Meer‐ en Minderwerk proces  11  5.1  Modificaties  11  5.2  Meer‐ en minderwerk Overeenkomst  15 

    6  Opneming, oplevering en close‐out  16  6.1  Opneming en Oplevering  16  6.2  Evaluatie  16  6.3  Close‐Out, Vrijwaring en laatste betaling  16 

    Bijlage 1.  Overzicht van toepasselijke formulieren  B1 

       

  •  

      ANNEX F – Administratieve Procedures  |    Pag 1    ZPA‐INS‐7833  |  Revisienr. 2  |  18‐01‐2018  van 16 

    1 Inleiding 

    In dit document worden algemene administratieve procedures beschreven betreffende de communicatie  tussen ZuidPlus en Opdrachtnemer.  ZuidPlus kan aanvullende instructies geven betreffende specifiek voor  deze Overeenkomst te volgens procedures gedurende de looptijd van de Overeenkomst.  Opdrachtnemer voert  zijn communicatiecoördinatie uit conform deze instructies van ZuidPlus.    Gedurende de uitvoering van deze Overeenkomst worden alle mededelingen, tekeningen, specificaties en  overige gegevens, berekeningen of gegevensindieningen opgesteld in het Nederlands.  Andere talen mogen  slechts bij uitzondering, zoals bepaald door ZuidPlus, worden gebruikt. 

  •  

    Pag 2  ANNEX F – Administratieve Procedures  |  Communicatie  van 16  ZPA‐INS‐7833  |  Revisienr. 2  |  18‐01‐2018 

    2 Communicatie 

    2.1 Algemeen 

    Informele correspondentie en uitwisseling van informatie is vormvrij. Hierbij geniet verbale communicatie de  absolute voorkeur.    Wanneer over rechten en/of plichten uit de Overeenkomst wordt gecommuniceerd, wordt overgegaan tot  formele correspondentie in de vorm van (i) e‐mail, (ii) brieven of (iii) besprekingverslagen. Documenten  worden uitgewisseld onder begeleiding van een transmittal.    Routine correspondentie zal in beginsel per e‐mail zijn. Brieven zullen te allen tijde vooruitlopend op de fysieke  verzending worden gescand en per e‐mail worden verstuurd. De per e‐mail verstuurde scan van de brief zal  worden gezien als de formele brief en fysieke verzending is daarom in beginsel niet vereist.    Formele correspondentie zal alleen geschieden tussen daartoe door de partijen aangewezen personen.    De toon van correspondentie zal bondig en zakelijk zijn.    Alle formele correspondentie tussen ZuidPlus en Opdrachtnemer wordt zowel door ZuidPlus als door  Opdrachtnemer voorzien van een uniek nummer.    In correspondentie wordt steeds 1 onderwerp behandeld, opdat correspondentie efficient kan worden  afgehandeld en afgesloten. Voor meerdere onderwerpen wordt daarom afzonderlijke correspondentie  gevoerd.    De onderwerp omschrijving zal eenduidig en specifiek zijn.    Lange e‐mail strings in formele correspondentie zullen worden vermeden. Bij het beantwoorden van een  eerdere formele e‐mail, wordt een nieuw correspondentie nummer gebruikt. Uit de tekst van de  beantwoordende e‐mail zal duidelijk blijken welke e‐mail beantwoord wordt, door middel van verwijzing naar  onderwerp en datum van ontvangst.    Wanneer informeel, verbaal of per e‐mail, afspraken zijn gemaakt of afstemming is gevonden, wordt dit altijd  door 1 van de partijen middels formele correspondentie vastgelegd en/of bevestigd. 

       

  •  

      ANNEX F – Administratieve Procedures  |  Communicatie  Pag 3    ZPA‐INS‐7833  |  Revisienr. 2  |  18‐01‐2018  van 16 

    2.2 Nummering van correspondentie 

    Bij Opdracht krijgt Opdrachtnemer een 3‐letterige afkorting (i.e. ‘TAG’) toegekend. Voor ZuidPlus is deze  afkorting ZPA. Opdrachtnemer zal deze TAG gebruiken om zijn correspondentie herkenbaar te maken.    Nummers van e‐mails, brieven en transmittals zullen opvolgende zijn.   Voor besprekingsverslagen zullen afzonderlijk worden geregistreerd.  

      Figuur 1: Voorbeeld correspondentie registratie    2.2.1 E‐mails, brieven en transmittals    Voor de nummering van correspondentie door Opdrachtnemer geldt het navolgende.    KXXXX‐  UITV‐  TAG‐  EML‐  XXXX  ; Onderwerp van correspondentie                   4‐cijfering opvolgende volgnummer van correspondentie, door 

    Opdrachtnemer te bepalen.                                    

    EML staat voor E‐mail, BRF voor brief en TML voor transmittal.                                      TAG betreft de afkorting van de afzender welke door ZuidPlus wordt 

    vastgesteld. Voor ZuidPlus is dit ‘ZPA’.                                    

    UITV staat voor uitvoeringsfase.                                      KXXXX betreft het overeenkomstnummer, zoals door ZuidPlus 

    bepaald.                     2.2.2 Transmittals  Transmittals zijn vormvrij.     Door ZuidPlus  Documenten worden aan Opdrachtnemer overgedragen middels een “Contract Document Transmittal‐ formulier” (CDT‐formulier) van ZuidPlus. Opdrachtnemer dient ontvangst van documenten te bevestigen door  navolging van de op het formulier genoemde vereisten en door ondertekening en retournering van het  formulier.     Door Opdrachtnemer  Documenten dienen aan ZuidPlus te worden overgedragen met een correspondentienummer van  Opdrachtnemer, zoals vermeld in Artikel 2.2.1 van deze procedure.    Na de Kick‐off meeting geeft ZuidPlus aan welke items van Annex A – Bijlage A3 ‘Documenten en Data  toezeggingen’ naar de Werklocatie moeten worden gestuurd in plaats van naar van het kantoor van ZuidPlus.   Een exemplaar van het door Opdrachtnemer overgedragen document (zonder bijlagen) moet ook worden  doorgestuurd naar ZuidPlus op de Werklocatie, ter attentie van de Ontwerpleider.    In de transmittal wordt tenminste het volgende per document vastgelegd: 

  •  

    Pag 4  ANNEX F – Administratieve Procedures  |  Communicatie  van 16  ZPA‐INS‐7833  |  Revisienr. 2  |  18‐01‐2018 

     Document nummer   Document type (bijv. Tekening, rapport, etc.)   Document omschrijving   Status van het document   Revisie nummer   Datum van uitgifte   Reden van overdracht (ter informatie, ter review, ter goedkeuring, etc.)   Aantal kopieën en format (digitaal, hardcopy)   Document formaat (A4, A3, A0, etc.)   Aantal pagina’s. 

     

    2.3 Besprekingsverslagen 

    Naast formele en informele mededelingen tussen ZuidPlus en Opdrachtnemer zijn gedurende de looptijd van  de Overeenkomst frequente formele routine besprekingen nodig om voortgang van de communicatie te  waarborgen en die vast te leggen voor de toekomst. Besprekingen kunnen wanneer nodig worden gepland om  problemen te bespreken en op te losse