Anemoon project Overleg met kredietbeheerders 6 januari 2000.

Anemoon project

Overleg met kredietbeheerders

6 januari 2000

Anemoon projectK.U.Leuven

AGENDA

• Inleiding

• De nieuwe processen in vogelvlucht

• Autorisaties en delegaties

• Alternatieven voor interne werkorganisatie

• Zelf aan de slag met SAP

• Rapportering m.b.t. kredieten


RECHTSPERSOON K.U.LEUVEN

UITROL FINANCIEN EN AANKOOP

UniversitairZiekenhuis

SCOPE ANEMOON PROJECT

Uitrol op 24 januari 2000

UitgesteldWanneer dan wel ?

Uitrol opnieuw inplannenLRDOvergang midden in

een boekjaar niet evident

Scope wijzigt NIET !!!


LRD UITROL FINANCIEN EN AANKOOP

Recente beslissingen• Aparte divisiestructuur niet verweven met K.U.Leuven structuur• Autorisaties op basis van subdivisies (staat verkeerd in de bevraging, aangepaste lijsten niet verstuurd omwille van de beslissing tot uitstel)

Dossiers met meerdere projectleiders scheppen verwarring bij het delegeren van autorisaties

LRD dossiers dienen erg confidentieel behandeld• Huidige uitgewerkte autorisatieprincipes in SAP onvoldoende ?• Moet LRD hiervoor zelf een service aanbieden ?


AGENDA

• Inleiding







bestelling aanmaken

Leverancier

Universitaire eenheid

Financiële diensten

BESTELLING DOOR UNIVERSITAIRE EENHEID


leverancier kiezen

Leverancier kiezen uit gemeenschappelijk K.U.Leuven-bestand


overzicht bestelling

omschrijving bestelling

Leverancier


krediet invoeren

RubriekKrediet


bestelling aanmaken

Leverancier



factuur scannen en registreren

factuur

opstellen

Bestelling door universitaire eenheid


HET NIEUWE FACTURENBUREAU


inbox centraal


gescande factuur


overzicht factuur


Leverancier



factuur scannenen registreren

factuur

opstellen

factuur goedkeuren

bestelling aanmaken

Bestelling door universitaire eenheid


inbox decentraal


overzicht factuur


gescande factuur


beslissingsstap


betalingsopdracht

aanmaken

factuur scannen en registreren

factuur betalen

directe aankoop

Leverancier



factuur

opstellen

DIRECTE AANKOOP zonder bestelling


AGENDA

• Inleiding







AUTORISATIES

TAKENMENSEN OBJECTEN

behoeften formulerenbestelbonnen makenfacturen registrerenfacturen goedkeuren

facturen betalenleveranciers aanleggen

artikels aanleggen...

1200 kredietbeheerders

550 decentrale admini-stratieve

medewerkersbeleidsverantwoor-

delijken centrale

administratieve diensten

...

14000 kredietenbestelbonnen

facturenkostenplaatsen

financieringsbronnen

leveranciersklanten

...

AUTORISATIE ?Wie mag wat, waarmee ?

...... ...


DECENTRALE AUTORISATIES KREDIETEN

BASISAUTORISATIE

De kredietbeheerder krijgt automatisch autorisatie voor al

zijn/haar kredieten

DELEGATIEAUTORISATIE

De kredietbeheerder kan delegeren naar

administratieve medewerkers indien gewenst (zie bevraging)

STRUCTURELEAUTORISATIE

Autorisaties beleidsverantwoordelijkengoedgekeurd door Gebu

later

24/1

24/1


MAPPEN MET AUTORISATIES IN SAP ?

PROFIEL=toelating om set van taken op set van objecten uit

te voeren

MILJOENEN COMBINATIES !

ONBEHEERSBAAR ONDERHOUD !

ONTRANSPARANT !

TAKEN(transacties)

OBJECTEN(kredieten)

MENSEN(gebruikers)


TWEE SOORTEN PROFIELEN

TAAKPROFIEL=

toelating om set van taken uit te

voeren

OBJECTPROFIEL=

toelating om met een set van kredieten te

werken


OBJECTPROFIEL = KREDIETPAKKET

kredieten

krediet pakketten

Manueel bij elknieuw krediet ?

AutomatischHOE ?


Een kredietpakket =een verzameling van kredieten die

1. dezelfde kredietbeheerder hebben

EN 2.

tot dezelfde organisatorische eenheid behoren EN 3.

van dezelfde kredietsoort zijn

INHOUD OBJECTPROFIEL


1. DEZELFDE KREDIETBEHEERDER

LRD

EEN PERSOON OF EEN FUNCTIE

EEN DIVISIEHOOFD OF EEN PROJECTLEIDER

Elk krediet heeft maar 1 kredietbeheerder DUS elk krediet zit maar in één pakket.Aparte pakketten als persoon en als bekleder van een functie.

Er is altijd een divisie hoofd en er kunnen meerdere projectleiders zijn DUS een krediet kan in meerdere pakketten voorkomen (kan tot verwarring leiden bij delegaties)


2. DEZELFDE ORGANISATORISCHE EENH.

LRD

EEN KOSTENPLAATS

EEN SUBDIVISIE

Aparte pakketten voor elke kostenplaats

Aparte pakketten voor elke subdivisie


3. DEZELFDE KREDIETSOORT

Projecte

n

Tijd

Inkomsten

storting

Uitgaven

Tijdvoors

chot

rapportering

Beperkte duur

LRD

“Vlottende” rekeningen

Onbepaaldeduur

Inkomstenen uitgaven

LRD

Top-down

Overh

eid

stoela

gen

Tijd

Jaarlijks

Inkomsten

Uitgaven


TWEE SOORTEN PROFIELEN

TAAKPROFIEL=

toelating om set van taken uit te

voeren

OBJECTPROFIEL=

toelating om met een set van kredieten te

werken


Slechts één taakprofiel voor de decentrale administratie

• bestellingen aanleggen

• betalingsopdrachten aanleggen

• facturen goedkeuren

• leveranciers voorstellen

• kredietrapporten raadplegen

•...

INHOUD ENIGE TAAKPROFIEL


DECENTRAALTAAKPROFIEL

STANDAARD AUTORISATIE

KREDIETPAKKETA

KREDIETPAKKETB

KREDIETPAKKETC

• Elke kredietbeheerder krijgt automatisch alle pakketten waarvan hij/zij kredietbeheerder is

• De administratieve medewerker krijgt de pakketten waarvoor de respectievelijke kredietbeheerders toelating hebben gegeven


Alle kredieten van professor Govers op

de afdeling fysische enregionale geografie

van de soort projectkredieten

Alle kredieten van professor Govers

Alle kredieten van de afdeling

fysische en regionalegeografie

Alleprojectkredieten

van de K.U.Leuven

VOORBEELD


Afwijkendesamenstelling

kredietpakket ?Afwijkend

taakprofiel ?


KREDIETPAKKETA

KREDIETPAKKETB

KREDIETPAKKETC

AFWIJKINGEN ?????

Beide zijn, mits een aantal beprekingen, technisch mogelijk !Afwijkingen slechts

zeer uitzonderlijk toestaan,anders onbeheersbaar en vol tegenstrijdigheden !


AFWIJKINGEN KREDIETPAKKETTENStandaardgeneratie kredietpakketten

krediet pakketten

kredietenAutomatisch

Manuele invoer kredietpakkettenNieuwe kredieten komen niet automatisch in

kredietpakketDUS ook manueel onderhoud kredietpakketten

Vermijden !


AFWIJKINGEN TAAKPROFIEL1 decentraal takenpakket

Geen tegenstrijdigheden mogelijk in toekennenBevordert procesintegratie (volledige proces door 1

persoon)Meer flexibiliteit in werkorganisatie


Meerdere decentrale takenprofielen

Bijvoorbeeld:TAAKPROFIEL 1excl. saldo’s en

rapporten kredietenProf. X

TAAKPROFIEL 2incl. saldo’s en

rapporten kredieten Prof. Y

Ziet nu ook hier saldo’s en rapporten

maar dat wil prof. X niet ?

Tegenstrijdigheden mogelijk, ontransparantPerformantieproblemen ?

Deontologieadministratievemedewerker !


GEGEVENSCONVERSIE

Gegevens inhuidige

systemen

SAP

Invoer vrij centraal

Inzagerecht decentraal vrij

beperkt

Gemeenschappelijk systeemInvoer aan de

bronDraagt bij tot kwaliteit v.d.

gegevens

Gegevensopkuis• In huidige systemen

in de mate van het mogelijke• In SAP

Door alle betrokkenen

Ook continu proces

Andere logicaComplexe

omzettingen

24/1


Paswoord moet geheim blijven !!!

Please enter your password

MATHI ...

USERID’S EN PASWOORDENUserid moet persoonlijk blijven !!!

Self-service toepassingen

Basis autorisaties en beveiliging U0002000

OUDE SITUATIEVignetten achter slot en

grendelEN

handtekeningencontrole ?

NIEUWE SITUATIELogging userid bij elke

bewerkingSluitend indien userid’s persoonlijk blijven en

paswoorden geheim blijven


AGENDA

• Inleiding







DECENTRALE WERKORGANISATIE

1. Met volledige of gedeeltelijke delegatie van het administratieve werk

naar medewerkers

2. Zonder administratieve medewerkers:

zelf aan de slag in SAP


LEGENDE voor schema’s

WIE? In SAP Niet in SAP

administratievemedewerker

krediet-beheerder


BA

FACTUUR MET BESTELBON Kredietbeheerder werkt NIET met SAP

creëert bestelling

tekent bestelbon

ontvangt factuur

behandelt factuur(controleren en wijzigen)

afdrukken en wachten

volgt op a.h.v.rapportering

document tekenen

stuurt factuur naar CFD


C D

FACTUUR MET BESTELBON Kredietbeheerder werkt met SAP

creëert bestelling

tekent bestelbon

ontvangt factuur

behandelt factuur(controleren en wijzigen)


behandelt factuur (controleren en wijzigen)

stuurt factuur naar CFD

stuurt door naar KBH


B C

BETALINGSOPDRACHT

A

creëert betalingsopdracht

tekent factuur- document


stuurt factuur naar CFD (met betalingsopdrachtnr.)

creëert betalingsopdracht

stuurt factuur naar CFD (met betalingsopdrachtnr.)


AGENDA

• Inleiding







ZELF AAN DE SLAG MET SAP

• Draaiboek:

http://www.kuleuven.ac.be/admin/sap@kuleuven


draaiboek 1


draaiboek 2


ZELF AAN DE SLAG MET SAP

• Draaiboek:

http://www.kuleuven.ac.be/admin/sap@kuleuven• “Zandbak”: systeem: ‘opleiding’

client: 401user: zandbakpaswoord: anemoon

• Decentrale administratieve medewerker(opleiding: 5 halve dagen vòòr 24/01/2000)

• Minimale opleiding voor kredietbeheerders(februari 2000: 2 halve dagen ?)


AGENDA

• Inleiding







RAPPORTERING KREDIETEN

NU

• 2-wekelijks• papier of mainframe• alleen chronologisch• alleen per krediet

Papieren kredietuitreksels

VANAF 24/01/2000

• up-to date, ook verbintenissen

• dynamisch, volgens verschillende invalshoeken

• link naar gescande beeld factuur

• afdrukken ter plaatse mogelijk volgens standaard layout

• aftap naar desktop voor eigen analyses/overzichten

On-line consultatie in SAP


RAPPORTERING: verschillende dimensies

• Rubriek:Decentrale kostensoort, om de kosten volgens aard op te volgenmet eigen waardetabel per eenheid

• Vrij tekstveld: • Voor extra informatie of opmerkingen • Voor het opvolgen van tijdelijke activiteiten

• Krediet:Wanneer voor een bepaalde activiteit of persoon een bepaaldstrikt budget voorzien is en hierop beschikbaarheidscontrole zinvol/nodig is.

• Grootboekrekening: (kostensoort van centrale boekhoudplan):Zijn vastgelegd in het decreet op de Vlaamse universiteiten en wordt ingevoerd door de centrale financiële diensten.

CEN

TR

AA

LD

EC

EN

TR

AA

L


lijst rapporten


projectrapport


topdown EUR

Departement X

Afdeling C

Afdeling B

Afdeling A

Afdeling D


topdown BEF

Departement X

Afdeling C

Afdeling B

Afdeling A

Afdeling D


topdown EUR

Departement X

Afdeling C

Afdeling B

Afdeling A

Afdeling D


detail standaard


drilldown bestelling


drill down detail kop


gescande beeld


detail standaard


detail volgens rubrieken


export naar Excel


ONDERSTEUNING NA 24/01/2000

• U kan in eerste instantie altijd terecht bij het implementieteam van uw faculteitof in het geval van technische problemen bij uw lokale netwerkbeheerder.

• Op de financiële diensten is een helpdesk opgericht die ondersteuning biedt bij meer inhoudelijke financiële problemen (via tel. 4545).

• Daarnaast staat ook het ganse Anemoon team klaar om ondersteuning te bieden waar nodig, (via [email protected]).

Anemoon project Overleg met kredietbeheerders 6 januari 2000.

Documents

Transcript of Anemoon project Overleg met kredietbeheerders 6 januari 2000.