Anemoon project
description
Transcript of Anemoon project
Anemoon project
Overleg met kredietbeheerders
6 januari 2000
Anemoon projectK.U.Leuven
AGENDA
• Inleiding
• De nieuwe processen in vogelvlucht
• Autorisaties en delegaties
• Alternatieven voor interne werkorganisatie
• Zelf aan de slag met SAP
• Rapportering m.b.t. kredieten
Anemoon projectK.U.Leuven
RECHTSPERSOON K.U.LEUVEN
UITROL FINANCIEN EN AANKOOP
UniversitairZiekenhuis
SCOPE ANEMOON PROJECT
Uitrol op 24 januari 2000
UitgesteldWanneer dan wel ?
Uitrol opnieuw inplannenLRDOvergang midden in
een boekjaar niet evident
Scope wijzigt NIET !!!
Anemoon projectK.U.Leuven
LRD UITROL FINANCIEN EN AANKOOP
Recente beslissingen• Aparte divisiestructuur niet verweven met K.U.Leuven structuur• Autorisaties op basis van subdivisies (staat verkeerd in de bevraging, aangepaste lijsten niet verstuurd omwille van de beslissing tot uitstel)
Dossiers met meerdere projectleiders scheppen verwarring bij het delegeren van autorisaties
LRD dossiers dienen erg confidentieel behandeld• Huidige uitgewerkte autorisatieprincipes in SAP onvoldoende ?• Moet LRD hiervoor zelf een service aanbieden ?
Anemoon projectK.U.Leuven
AGENDA
• Inleiding
• De nieuwe processen in vogelvlucht
• Autorisaties en delegaties
• Alternatieven voor interne werkorganisatie
• Zelf aan de slag met SAP
• Rapportering m.b.t. kredieten
Anemoon projectK.U.Leuven
AGENDA
• Inleiding
• De nieuwe processen in vogelvlucht
• Autorisaties en delegaties
• Alternatieven voor interne werkorganisatie
• Zelf aan de slag met SAP
• Rapportering m.b.t. kredieten
Anemoon projectK.U.Leuven
bestelling aanmaken
Leverancier
Universitaire eenheid
Financiële diensten
BESTELLING DOOR UNIVERSITAIRE EENHEID
Anemoon projectK.U.Leuven
leverancier kiezen
Leverancier kiezen uit gemeenschappelijk K.U.Leuven-bestand
Anemoon projectK.U.Leuven
overzicht bestelling
omschrijving bestelling
Leverancier
Anemoon projectK.U.Leuven
krediet invoeren
RubriekKrediet
Anemoon projectK.U.Leuven
bestelling aanmaken
Leverancier
Universitaire eenheid
Financiële diensten
factuur scannen en registreren
factuur
opstellen
Bestelling door universitaire eenheid
Anemoon projectK.U.Leuven
HET NIEUWE FACTURENBUREAU
Anemoon projectK.U.Leuven
inbox centraal
Anemoon projectK.U.Leuven
gescande factuur
Anemoon projectK.U.Leuven
overzicht factuur
Anemoon projectK.U.Leuven
Leverancier
Universitaire eenheid
Financiële diensten
factuur scannenen registreren
factuur
opstellen
factuur goedkeuren
bestelling aanmaken
Bestelling door universitaire eenheid
Anemoon projectK.U.Leuven
inbox decentraal
Anemoon projectK.U.Leuven
overzicht factuur
Anemoon projectK.U.Leuven
gescande factuur
Anemoon projectK.U.Leuven
beslissingsstap
Anemoon projectK.U.Leuven
betalingsopdracht
aanmaken
factuur scannen en registreren
factuur betalen
directe aankoop
Leverancier
Universitaire eenheid
Financiële diensten
factuur
opstellen
DIRECTE AANKOOP zonder bestelling
Anemoon projectK.U.Leuven
AGENDA
• Inleiding
• De nieuwe processen in vogelvlucht
• Autorisaties en delegaties
• Alternatieven voor interne werkorganisatie
• Zelf aan de slag met SAP
• Rapportering m.b.t. kredieten
Anemoon projectK.U.Leuven
AUTORISATIES
TAKENMENSEN OBJECTEN
behoeften formulerenbestelbonnen makenfacturen registrerenfacturen goedkeuren
facturen betalenleveranciers aanleggen
artikels aanleggen...
1200 kredietbeheerders
550 decentrale admini-stratieve
medewerkersbeleidsverantwoor-
delijken centrale
administratieve diensten
...
14000 kredietenbestelbonnen
facturenkostenplaatsen
financieringsbronnen
leveranciersklanten
...
AUTORISATIE ?Wie mag wat, waarmee ?
...... ...
Anemoon projectK.U.Leuven
DECENTRALE AUTORISATIES KREDIETEN
BASISAUTORISATIE
De kredietbeheerder krijgt automatisch autorisatie voor al
zijn/haar kredieten
DELEGATIEAUTORISATIE
De kredietbeheerder kan delegeren naar
administratieve medewerkers indien gewenst (zie bevraging)
STRUCTURELEAUTORISATIE
Autorisaties beleidsverantwoordelijkengoedgekeurd door Gebu
later
24/1
24/1
Anemoon projectK.U.Leuven
MAPPEN MET AUTORISATIES IN SAP ?
PROFIEL=toelating om set van taken op set van objecten uit
te voeren
MILJOENEN COMBINATIES !
ONBEHEERSBAAR ONDERHOUD !
ONTRANSPARANT !
TAKEN(transacties)
OBJECTEN(kredieten)
MENSEN(gebruikers)
Anemoon projectK.U.Leuven
TWEE SOORTEN PROFIELEN
TAAKPROFIEL=
toelating om set van taken uit te
voeren
OBJECTPROFIEL=
toelating om met een set van kredieten te
werken
Anemoon projectK.U.Leuven
TWEE SOORTEN PROFIELEN
TAAKPROFIEL=
toelating om set van taken uit te
voeren
OBJECTPROFIEL=
toelating om met een set van kredieten te
werken
Anemoon projectK.U.Leuven
OBJECTPROFIEL = KREDIETPAKKET
kredieten
krediet pakketten
Manueel bij elknieuw krediet ?
AutomatischHOE ?
Anemoon projectK.U.Leuven
Een kredietpakket =een verzameling van kredieten die
1. dezelfde kredietbeheerder hebben
EN 2.
tot dezelfde organisatorische eenheid behoren EN 3.
van dezelfde kredietsoort zijn
INHOUD OBJECTPROFIEL
Anemoon projectK.U.Leuven
1. DEZELFDE KREDIETBEHEERDER
LRD
EEN PERSOON OF EEN FUNCTIE
EEN DIVISIEHOOFD OF EEN PROJECTLEIDER
Elk krediet heeft maar 1 kredietbeheerder DUS elk krediet zit maar in één pakket.Aparte pakketten als persoon en als bekleder van een functie.
Er is altijd een divisie hoofd en er kunnen meerdere projectleiders zijn DUS een krediet kan in meerdere pakketten voorkomen (kan tot verwarring leiden bij delegaties)
Anemoon projectK.U.Leuven
2. DEZELFDE ORGANISATORISCHE EENH.
LRD
EEN KOSTENPLAATS
EEN SUBDIVISIE
Aparte pakketten voor elke kostenplaats
Aparte pakketten voor elke subdivisie
Anemoon projectK.U.Leuven
3. DEZELFDE KREDIETSOORT
Projecte
n
Tijd
Inkomsten
storting
Uitgaven
Tijdvoors
chot
rapportering
Beperkte duur
LRD
“Vlottende” rekeningen
Onbepaaldeduur
Inkomstenen uitgaven
LRD
Top-down
Overh
eid
stoela
gen
Tijd
Jaarlijks
Inkomsten
Uitgaven
Anemoon projectK.U.Leuven
TWEE SOORTEN PROFIELEN
TAAKPROFIEL=
toelating om set van taken uit te
voeren
OBJECTPROFIEL=
toelating om met een set van kredieten te
werken
Anemoon projectK.U.Leuven
Slechts één taakprofiel voor de decentrale administratie
• bestellingen aanleggen
• betalingsopdrachten aanleggen
• facturen goedkeuren
• leveranciers voorstellen
• kredietrapporten raadplegen
•...
INHOUD ENIGE TAAKPROFIEL
Anemoon projectK.U.Leuven
DECENTRAALTAAKPROFIEL
STANDAARD AUTORISATIE
KREDIETPAKKETA
KREDIETPAKKETB
KREDIETPAKKETC
• Elke kredietbeheerder krijgt automatisch alle pakketten waarvan hij/zij kredietbeheerder is
• De administratieve medewerker krijgt de pakketten waarvoor de respectievelijke kredietbeheerders toelating hebben gegeven
Anemoon projectK.U.Leuven
Alle kredieten van professor Govers op
de afdeling fysische enregionale geografie
van de soort projectkredieten
Alle kredieten van professor Govers
Alle kredieten van de afdeling
fysische en regionalegeografie
Alleprojectkredieten
van de K.U.Leuven
VOORBEELD
Anemoon projectK.U.Leuven
Afwijkendesamenstelling
kredietpakket ?Afwijkend
taakprofiel ?
DECENTRAALTAAKPROFIEL
KREDIETPAKKETA
KREDIETPAKKETB
KREDIETPAKKETC
AFWIJKINGEN ?????
Beide zijn, mits een aantal beprekingen, technisch mogelijk !Afwijkingen slechts
zeer uitzonderlijk toestaan,anders onbeheersbaar en vol tegenstrijdigheden !
Anemoon projectK.U.Leuven
AFWIJKINGEN KREDIETPAKKETTENStandaardgeneratie kredietpakketten
krediet pakketten
kredietenAutomatisch
Manuele invoer kredietpakkettenNieuwe kredieten komen niet automatisch in
kredietpakketDUS ook manueel onderhoud kredietpakketten
Vermijden !
Anemoon projectK.U.Leuven
AFWIJKINGEN TAAKPROFIEL1 decentraal takenpakket
Geen tegenstrijdigheden mogelijk in toekennenBevordert procesintegratie (volledige proces door 1
persoon)Meer flexibiliteit in werkorganisatie
DECENTRAALTAAKPROFIEL
Meerdere decentrale takenprofielen
Bijvoorbeeld:TAAKPROFIEL 1excl. saldo’s en
rapporten kredietenProf. X
TAAKPROFIEL 2incl. saldo’s en
rapporten kredieten Prof. Y
Ziet nu ook hier saldo’s en rapporten
maar dat wil prof. X niet ?
Tegenstrijdigheden mogelijk, ontransparantPerformantieproblemen ?
Deontologieadministratievemedewerker !
Anemoon projectK.U.Leuven
GEGEVENSCONVERSIE
Gegevens inhuidige
systemen
SAP
Invoer vrij centraal
Inzagerecht decentraal vrij
beperkt
Gemeenschappelijk systeemInvoer aan de
bronDraagt bij tot kwaliteit v.d.
gegevens
Gegevensopkuis• In huidige systemen
in de mate van het mogelijke• In SAP
Door alle betrokkenen
Ook continu proces
Andere logicaComplexe
omzettingen
24/1
Anemoon projectK.U.Leuven
Paswoord moet geheim blijven !!!
Please enter your password
MATHI ...
USERID’S EN PASWOORDENUserid moet persoonlijk blijven !!!
Self-service toepassingen
Basis autorisaties en beveiliging U0002000
OUDE SITUATIEVignetten achter slot en
grendelEN
handtekeningencontrole ?
NIEUWE SITUATIELogging userid bij elke
bewerkingSluitend indien userid’s persoonlijk blijven en
paswoorden geheim blijven
Anemoon projectK.U.Leuven
AGENDA
• Inleiding
• De nieuwe processen in vogelvlucht
• Autorisaties en delegaties
• Alternatieven voor interne werkorganisatie
• Zelf aan de slag met SAP
• Rapportering m.b.t. kredieten
Anemoon projectK.U.Leuven
DECENTRALE WERKORGANISATIE
1. Met volledige of gedeeltelijke delegatie van het administratieve werk
naar medewerkers
2. Zonder administratieve medewerkers:
zelf aan de slag in SAP
Anemoon projectK.U.Leuven
LEGENDE voor schema’s
WIE? In SAP Niet in SAP
administratievemedewerker
krediet-beheerder
Anemoon projectK.U.Leuven
BA
FACTUUR MET BESTELBON Kredietbeheerder werkt NIET met SAP
creëert bestelling
tekent bestelbon
ontvangt factuur
behandelt factuur(controleren en wijzigen)
afdrukken en wachten
volgt op a.h.v.rapportering
document tekenen
stuurt factuur naar CFD
Anemoon projectK.U.Leuven
C D
FACTUUR MET BESTELBON Kredietbeheerder werkt met SAP
creëert bestelling
tekent bestelbon
ontvangt factuur
behandelt factuur(controleren en wijzigen)
volgt op a.h.v.rapportering
behandelt factuur (controleren en wijzigen)
stuurt factuur naar CFD
stuurt door naar KBH
Anemoon projectK.U.Leuven
B C
BETALINGSOPDRACHT
A
creëert betalingsopdracht
tekent factuur- document
volgt op a.h.v.rapportering
stuurt factuur naar CFD (met betalingsopdrachtnr.)
creëert betalingsopdracht
stuurt factuur naar CFD (met betalingsopdrachtnr.)
Anemoon projectK.U.Leuven
AGENDA
• Inleiding
• De nieuwe processen in vogelvlucht
• Autorisaties en delegaties
• Alternatieven voor interne werkorganisatie
• Zelf aan de slag met SAP
• Rapportering m.b.t. kredieten
Anemoon projectK.U.Leuven
ZELF AAN DE SLAG MET SAP
• Draaiboek:
http://www.kuleuven.ac.be/admin/sap@kuleuven
Anemoon projectK.U.Leuven
draaiboek 1
Anemoon projectK.U.Leuven
draaiboek 2
Anemoon projectK.U.Leuven
ZELF AAN DE SLAG MET SAP
• Draaiboek:
http://www.kuleuven.ac.be/admin/sap@kuleuven• “Zandbak”: systeem: ‘opleiding’
client: 401user: zandbakpaswoord: anemoon
• Decentrale administratieve medewerker(opleiding: 5 halve dagen vòòr 24/01/2000)
• Minimale opleiding voor kredietbeheerders(februari 2000: 2 halve dagen ?)
Anemoon projectK.U.Leuven
AGENDA
• Inleiding
• De nieuwe processen in vogelvlucht
• Autorisaties en delegaties
• Alternatieven voor interne werkorganisatie
• Zelf aan de slag met SAP
• Rapportering m.b.t. kredieten
Anemoon projectK.U.Leuven
RAPPORTERING KREDIETEN
NU
• 2-wekelijks• papier of mainframe• alleen chronologisch• alleen per krediet
Papieren kredietuitreksels
VANAF 24/01/2000
• up-to date, ook verbintenissen
• dynamisch, volgens verschillende invalshoeken
• link naar gescande beeld factuur
• afdrukken ter plaatse mogelijk volgens standaard layout
• aftap naar desktop voor eigen analyses/overzichten
On-line consultatie in SAP
Anemoon projectK.U.Leuven
RAPPORTERING: verschillende dimensies
• Rubriek:Decentrale kostensoort, om de kosten volgens aard op te volgenmet eigen waardetabel per eenheid
• Vrij tekstveld: • Voor extra informatie of opmerkingen • Voor het opvolgen van tijdelijke activiteiten
• Krediet:Wanneer voor een bepaalde activiteit of persoon een bepaaldstrikt budget voorzien is en hierop beschikbaarheidscontrole zinvol/nodig is.
• Grootboekrekening: (kostensoort van centrale boekhoudplan):Zijn vastgelegd in het decreet op de Vlaamse universiteiten en wordt ingevoerd door de centrale financiële diensten.
CEN
TR
AA
LD
EC
EN
TR
AA
L
Anemoon projectK.U.Leuven
lijst rapporten
Anemoon projectK.U.Leuven
projectrapport
Anemoon projectK.U.Leuven
topdown EUR
Departement X
Afdeling C
Afdeling B
Afdeling A
Afdeling D
Anemoon projectK.U.Leuven
topdown BEF
Departement X
Afdeling C
Afdeling B
Afdeling A
Afdeling D
Anemoon projectK.U.Leuven
topdown EUR
Departement X
Afdeling C
Afdeling B
Afdeling A
Afdeling D
Anemoon projectK.U.Leuven
detail standaard
Anemoon projectK.U.Leuven
drilldown bestelling
Anemoon projectK.U.Leuven
drill down detail kop
Anemoon projectK.U.Leuven
gescande beeld
Anemoon projectK.U.Leuven
detail standaard
Anemoon projectK.U.Leuven
detail volgens rubrieken
Anemoon projectK.U.Leuven
export naar Excel
Anemoon projectK.U.Leuven
ONDERSTEUNING NA 24/01/2000
• U kan in eerste instantie altijd terecht bij het implementieteam van uw faculteitof in het geval van technische problemen bij uw lokale netwerkbeheerder.
• Op de financiële diensten is een helpdesk opgericht die ondersteuning biedt bij meer inhoudelijke financiële problemen (via tel. 4545).
• Daarnaast staat ook het ganse Anemoon team klaar om ondersteuning te bieden waar nodig, (via [email protected]).