Altijd & overal VEILIG EN MAKKELIJK DE CLOUD.
23
Altijd & overal VEILIG EN MAKKELIJK WERKEN IN DE CLOUD.
Transcript of Altijd & overal VEILIG EN MAKKELIJK DE CLOUD.
Altijd & overal
VEILIG EN MAKKELIJK WERKEN IN DE CLOUD.
Veilig en makkelijk werken in de cloud
Inleiding
We nemen u mee naar de nabije toekomst. Exact één jaar na vandaag.
Het is een normale werkdag zoals alle anderen. U heeft een overleg
over een net nieuwe klant; u, uw teamleider, uw hoofd logistiek en de
verkoper. U zit gewoon op kantoor achter uw bureau. Uw hoofd
logistiek is vandaag op een congres in het buitenland. De teamleider
verwacht een loodgieter en werkt daarom vandaag vanuit huis. De
verkoper is ook niet op kantoor, hij heeft namelijk twee afspraken aan
de andere kant van het land en had nu nog een gaatje in zijn agenda.
Het gesprek verloopt zoals iedere andere vergadering. De teamleider
zoekt vanaf zijn HP laptop een beschikbare medewerker voor de nieuwe
opdracht. De verkoper slaat er op zijn telefoon wat facturen op na om te
kijken wat er bij andere klanten in rekening is gebracht voor
vergelijkbare opdrachten. He ht hoottp://ukfd logis.businessinsidertiek z .coekt onderom/salesftorusces-losten via zijn-4-hours
tablet in het ERP-systeem om inhoudelijke vragen te kunnen
beantwoorden van haar gesprekspartners. En u? U werkt vanachter de
iMac die zo mooi staat bij de inrichting van uw kantoor.
Ondanks dat de deelnemers aan het gesprek op vier verschillende
plekken zijn en vier totaal verschillende devices gebruiken, merkt u dit
niet. Afgezien van dat u naar een beeldscherm zit te kijken is het net of
uw gesprekspartners allemaal gewoon op kantoor zijn. En hoewel iedere
gesprekspartner een ander apparaat gebruikt, heeft iedereen toegang
tot de gegevens van uw bedrijf. Hoe dit kan? Uw bedrijf werkt in de
cloud.
01
Veilig en makkelijk werken in de cloud
Waarom de cloud?
De vergadering uit de inleiding had zonder toegang tot de cloud niet zo
goed kunnen verlopen. U had uw collega’s kunnen spreken, natuurlijk.
Maar aangezien de deelnemers geen toegang hadden gehad tot de
bestanden van uw bedrijf, had er een vervolgafspraak gemaakt moeten
worden. Dankzij de toegang tot de cloud waren de deelnemers in staat om
de benodigde bestanden gelijk te raadplegen. Er zijn echter nog veel meer
voordelen van het werken in de cloud. We zullen de belangrijkste
voorbeelden belichten.
1. Gegevens overal toegankelijkEen van de belangrijkste voordelen van het werken in de cloud is dat de
gegevens van uw bedrijf overal toegankelijk zijn. Dit zorgt ervoor dat uw
medewerkers een stuk flexibeler worden. Zo kunnen uw medewerkers op
alle plekken binnen uw kantoor werken.
Op deze manier kunnen specialisten uit verschillende afdelingen naast
elkaar gaan zitten als ze samen moeten werken. Dit stimuleert de
samenwerking en de creativiteit binnen uw bedrijf. Met de betere toegang
tot de gegevens kunt u uw klanten ook beter van dienst zijn. Uw consultants
kunnen vanuit het kantoor van de klant alle adviezen benaderen die eerder
aan andere klanten zijn uitgebracht.
2. Betere werk-privébalans vooruw medewerkersCloudtechnologie stelt uw medewerkers in staat om overal te werken. Als
de werkzaamheden het toelaten kunnen uw medewerkers zelfs vanaf hun
vakantieadres aan het werk. 02
Dit betekent niet alleen de tevredenheid van uw werknemers ten goede,
het zorgt ook voor een hogere productiviteit. Een advocaat die het liefst ’s
avonds haar pleidooien schrijft kan dit nu gewoon doen. Vanuit huis.
3. Voorspelbare & lagere kostenHet werken in de cloud is in veel gevallen voordeliger dan on-premise
oplossingen. U bespaart niet alleen op de hardware, maar er zijn ook
allerlei verborgen kosten waar u geen rekening meer mee hoeft te houden.
Denk hierbij aan training voor uw systeembeheerder of een contract met
een partij die uw systeembeheer doet als uw eigen beheerder afwezig is.
4. SchaalbaarDe grootte van uw bedrijf kan variëren. Soms heeft u extra medewerkers
nodig om een grote opdracht te kunnen doen. Als het economisch wat
minder gaat moet u misschien snijden in uw personeelsbestand. Als u
gebruik maakt van de cloud heeft u altijd voldoende servercapaciteit. Waar
tien nieuwe medewerkers voor uw bedrijf een grote impact hebben, is deze
impact voor een cloudprovider verwaarloosbaar.
5. Altijd in de luchtKunt u bij uw gegevens als de centrale server uitvalt? En hoe vaak ligt uw
systeem eruit in verband met updates? Als u overstapt naar de cloud zijn
deze risico’s verleden tijd. Datacenter zijn uitgevoerd met redundante
servers, back-up-faciliteiten en noodstroomvoorzieningen. Hierdoor zijn
uw gegevens altijd toegankelijk. En de updates? Zonder dat u het merkt
bent u over naar een nieuwe versie van uw besturingssysteem. De
continuïteit is gewaarborgd. 03
Veilig en makkelijk werken in de cloud
De bezwaren
De voordelen van het werken in de cloud zijn evident. Toch zijn er ook
belangrijke potentiële nadelen aan de cloud: Je bent afhankelijk van
internet.
Als u gebruik maakt van de cloud moet u altijd verbonden zijn met
internet. Sommige bestanden worden lokaal opgeslagen (bijvoorbeeld de
bestanden waar u als laatste in heeft gewerkt), maar alle ander e
bestanden zijn alleen te raadplegen als u verbinding heeft met het
internet. De noodzaak voor een goede SLA met uw internetprovider wordt
dus steeds groter.
Een ander bezwaar kan zijn dat u of uw medewekers binnen de cloud
werkplek niet de mogelijkheid heeft om zelf (eigen) s oftware te
installeren. Dit zorgt dan wel weer voor uniformiteit en daardoor betere
beheersbaarheid met als gevolg dat u altijd een optimaal werkende cloud
werkplek heeft. De vraag is of dit dus een nadeel is, of juist een voordeel.
04
https://www.hupra.nl/blog/let-op-valse-kpn-mail-met-virus
Veilig en makkelijk werken in de cloud
De mythes
De cloud is onveiligHet voelt onveilig om het beheer van de servers waar je bestanden op
staan over te laten een aan derde partij. Is de veiligheid wel
gegarandeerd? Kan er niets fout gaan waardoor mensen van andere
bedrijven toegang hebben tot mijn gegevens?
De gegevens van jouw bedrijf zijn binnen de cloud veiliger dan op jouw
eigen servers. De gegevens in de cloud zijn versleuteld opgeslagen. De
codes voor deze versleuteling worden op een andere locatie bewaard. En
ook die ‘sleutels’ worden weer extra goed afgeschermd door bijvoorbeeld
two-factor authenticatie te gebruiken. Zelfs wanneer iemand door alle
toegangscontroles breekt en fysiek toegang heeft tot het datacenter en
de server met uw bestanden, kunnen deze toch niet geopend worden. Dit
is in groot contrast met veel bedrijven waar de server gewoon openlijk
toegankelijk ergens in de kelder staat. En dan hebben we een
beveiligingsverschil, namelijk in de oplossingen zelf. Hoe staat het met het
niveau van de firewalls in uw eigen locatie? Een leverancier van cloud
werkplekken regelt dat allemaal voor u. En hoe staat het met
beveiligingsrisico’s die ontstaan omdat sommige applicaties nog niet
geüpdatet zijn of vergeten worden? Ook dat regelt de leverancier.
1.
05
Migreren naar de cloud is lastigIn de meeste gevallen is de overstap naar de cloud vrij eenvoudig te
maken. In de meeste gevallen sluit u ’s avonds u oude systeem af en logt u
de volgende morgen in op de cloud. Achter de schermen is er natuurlijk
wel wat meer nodig, maar u hoeft niet bang te zijn dat uw team een
tijdlang niet kan werken als gevolg van de overgang naar de cloud. Naast
uw huidige werkomgeving bouwen we de nieuwe cloud-omgeving op.
Deze wordt uitvoerig getest door een aantal gebruikers. Zijn de test goed
gegaan, dan zetten wij ’s avonds of in het weekend (wanneer niemand
meer aanpassingen doet aan de data) de data om en de cloudomgeving
live.
De cloud is langzaamDe redenering van veel mensen is: ‘de data in mijn computer moet van ver
komen, dus zal het er wel lang over doen’. Of misschien dat u een keer
eerder gewerkt hebt in de cloud en dat bij die leverancier de performance
erg tegen viel. De performance van cloudbased computersystemen doet
echter niet onder voor die van on-premise oplossingen. Nieuwe
technieken zorgen er bijvoorbeeld voor dat de routering van gegevens
aangepast wordt aan uw locatie. Hierdoor is de cloud op kantoor niet
langzamer, terwijl u vanuit buiten veel sneller kunt werken.
2.
060606
3.
Veilig en makkelijk werken in de cloud
De criteria
De mythes die hierboven benoemd zijn, zijn veelal algemene mythes
over de cloud. Vaak komen deze mythes ook voort uit een stuk onbegrip
of onduidelijkheid. De cloud an sich is een heel breed begrip, een cloud
werkplek daarentegen zal zich niet in het brede, publieke gedeelte van
de cloud begeven, maar in een afgeschermd deel. Meer over deze
verschillen leest u onder: De 3 smaken van de online werkplek: Public,
Private of Hybrid. (pagina 11)
Er zijn tientallen verschillende aanbieders van cloud werkplekken. Om
een goede keuze te kunnen maken, is het van belang om te weten waar
een goede cloud werkplek aan moet voldoen. Wij zetten de belangrijkste
criteria voor u op een rijtje.
Veiligheid & securityHet is tegenwoordig een van de ergste dingen die een bedrijf kan
overkomen; door een groot veiligheidslek komt uw bedrijfsinformatie op
straat te liggen. Een cloudwerkplek moet dan ook veilig zijn. Aan de
voorkant betekent dit dat er een goede beveiliging moet zijn met meer
dan alleen een gebruikersnaam en een wachtwoord. Aan de achterkant
moeten de gegevens versleuteld opgeslagen zijn. Een ander
veiligheidsaspect is dat de gegevens goed beschermd moeten zijn tegen
verlies. Dit betekent dat er goede back-upvoorzieningen moeten zijn.
GemakMedewerkers willen hun werk steeds meer op hun eigen manier doen. Om
die reden gaan veel bedrijven over op een bring your own device (BYOD)
beleid.
07
1.
2.
Medewerkers brengen dan hun eigen laptop of werken thuis vanaf een
eigen apparaat. De cloud stelt de medewerkers in staat om snel hun eigen
bestanden te benaderen, vanaf welke werkplek zij ook werken.
Medewerkers vinden het ook belangrijk dat zij snel hun systeem kunnen
gebruiken. Met Single Sign-On (SSO) hoeven medewerkers maar een keer
in te loggen om toegang te krijgen tot alle applicaties binnen dit account.
Opmerkelijk genoeg is dit ook nog veiliger. Medewerkers kiezen sterkere
wachtwoorden wanneer zij er maar een hoeven te onthouden.
Daarnaast wordt beveiliging vele malen sterker, wanneer er een
combinatie gemaakt wordt tussen iets wat een medewerker weet
(wachtwoord), een medewerker heeft (bijvoorbeeld zijn of haar
smartphone) of iets wat een medewerker is (bijvoorbeeld vingerafdruk).
Het maken van een combinatie van meerdere van deze manieren van
inloggen noemen we multi-factor authenticatie.
SnelheidUw medewerkers moeten hun werkzaamheden wel snel uit kunnen voeren.
Voor het e-mailen of voor het schrijven van een document is niet zoveel
snelheid nodig. Binnen de meeste bedrijven zijn er mensen die wel in de
weer zijn met grote datasets. Ook in die gevallen moet uw cloud snel
genoeg zijn.
08
3.
SchaalbaarheidBedrijven moeten snel kunnen inspringen op veranderingen. Dit betekent
dat u snel nieuwe medewerkers wilt kunnen aannemen. Deze
medewerkers gaan in mindere tijden weer iets anders gaan doen. Een
goed werkende cloudomgeving stelt u in staat om snel te kunnen
schakelen. Het aanmaken en afsluiten van accounts is razendsnel gedaan
en heeft geen verdere invloed op het functioneren van uw systeem. Ookal
verdubbelt uw bedrijf tijdelijk in grootte, u hoeft nooit iets met uw
hardware te doen.
BeschikbaarheidDe cloudomgeving moet altijd en overal beschikbaar zijn. 24 uur per dag.
Zeven dagen per week. Overal ter wereld.
09
5.
4.
De drie smaken van de online werkplek:
Public, Private of Hybrid
De ene vorm van cloudtechnologie is de andere niet. Welke soorten
cloudtechnologie zijn er en welke onderdelen beheert u zelf nog?
Er zijn drie soorten cloud te onderscheiden: de publieke cloud, de private
cloud en de hybride cloud. Hieronder worden zijn elk kort toegelicht.
De publieke cloudDe publieke cloud is een gedeelde cloud. De infrastructuur van een publieke
cloud is bezit van een commerciële aanbieder en staat op zijn locatie.
Tegen betaling kan iedereen van de publieke cloud gebruik maken.
Voorbeelden van een publieke cloud zijn Office 365 en Dropbox.
Deze soort cloud kent verschillende voor- en nadelen. Een voordeel van de
publieke cloud is dat u weinig investeringskosten heeft. U hoeft zelf geen
hardware aan te schaffen en u hoeft ook geen tijd te steken in het
ontwikkelen van een applicatie. Omdat de publieke cloud vaak veel
gebruikers heeft, zijn problemen in de applicatie snel opgelost. De grote
groep gebruikers resulteert ook in schaalvoordeel en dus goedkopere
licenties voor de gebruikers. De meeste publieke clouddiensten zijn
eenvoudig op te schalen, terug te schalen of op te zeggen. Vooral voor
organisaties waar het werknemersaantal schommelt door groei of
seizoenswerk is dit aantrekkelijk.
Er kleven ook een aantal nadelen aan de publieke cloud. De grootste
hiervan is de controle over uw gegevens. U heeft geen volledige controle
over uw bedrijfsdata. De kans is groot dat uw data opgeslagen is op een
server die in het buitenland staat. Uw gegevens vallen dan onder
buitenlandse wetgeving. Deze kan flink verschillen van de Nederlandse.
10
Daarnaast heeft u geen controle over de beveiliging van uw gegevens.
Als de publieke cloud een steek laat vallen, kan er een datalek ontstaan
waarvan de consequenties voor uw rekening zijn.
De private cloudDe private cloud is een infrastructuur die wordt geleverd voor een
specifieke organisatie en die niet op gedeelde hardware draait. De
infrastructuur kan beheerd worden door de organisatie zelf, door een
andere partij of door beiden. De private cloud kan op locatie bij de
gebruiker staan of in een datacentrum van een leverancier.
Voordeel van de private cloud is dat u volledige controle heeft over uw
cloudapplicaties. U kunt ze zelf ontwikkelen en goed werkend maken met
uw eigen ICT-systemen. U kunt zelf uw hardware kiezen en zelf bepalen
wanneer er back-ups gemaakt worden en waar deze opgeslagen worden.
Ook de veiligheid van uw bedrijfsdata ligt bij de private cloud volledig in
uw eigen handen. U bepaalt zelf wie toegang tot de data heeft.
Het nadeel van de private cloud is de hoogte van de investeringen. Aan
hardware hangt een prijskaartje, en daarmee bent u nog niet klaar. De
hardware moet om de zoveel tijd vervangen worden. Omdat u alles zelf
beheert, bent u ook verantwoordelijk voor het onderhoud van de servers
en applicaties.
11
12
De hybride cloudDe hybride cloud is een combinatie van een of meerdere private en
publieke clouds. Deze twee soorten clouds worden verbonden door een
technische oplossing. De gebruiker merkt niet of hij in de ene of de andere
omgeving werkt. Een voorbeeld van een hybride cloud is wanneer u
bedrijfsapplicaties in een private cloud combineert met Office 365.
De juiste combinatie tussen private en publieke clouds kiezen is niet
eenvoudig. Begin met het maken van een inventarisatie. Denk hierbij aan
veiligheid, betrouwbaarheid, kosten, waar de data opgeslagen wordt en
welke wet- en regelgeving hiervoor geldt.
De Hupra CloudDe Hupra Cloud is zowel als private of hybride cloud af te nemen. In de
Hupra Cloud heeft u niet alleen altijd een up-to-date besturingssysteem,
maar wij ondersteunen ook Microsoft Office. Op deze manier heeft u altijd
toegang tot uw e-mail via Outlook en tot onder andere Word, Excel en
Powerpoint. Ook kunt u in de Hupra Cloud standaard meerdere browsers
gebruiken.
Binnen de cloudomgeving kunnen wij vervolgens de software beschikbaar
stellen die specifiek is voor uw bedrijf of branche. Denk hierbij aan uw
planningssoftware, uw CRM of uw ERP. Deze software kunt u dus ook naar
eigen wens beheren.
13
Veilig en makkelijk werken in de cloud
Een migratie stappenplan
De overstap naar de cloud kan snel geregeld zijn. In een korte periode
kunt u de overstap maken naar de cloud. De voorbereiding op deze
overstap is echter belangrijk. Welke stappen moet u doorlopen om de
migratie naar de cloud zo succesvol en geruisloos mogelijk af te
ronden?
GebruikersDe gebruikers binnen uw organisatie zijn cruciaal voor het succes van
iedere verandering die u doorvoert. Dit geldt zowel voor kleine
noodzakelijke veranderingen zoals een kleine update aan een applicatie,
als voor grote veranderingen. Denk hierbij aan de overgang naar een
geheel nieuw besturingssysteem.
Concreet leidt dit tot de volgende stappen:
Wat willen de gebruikers?
Acceptatie van de gebruikers is belangrijk bij de overstap van de cloud.
Stel daarom vooraf de vraag wat de gebruikers binnen uw organisatie
willen. Waar willen zij aan het werk? Hoe zelfredzaam zijn uw
medewerkers? Op welke vlakken hebben zij ondersteuning nodig?
Wat gebruiken gebruikers?
Het is belangrijk om vooraf een lijst te maken met de applicaties die
binnen uw bedrijf worden gebruikt. Soms zijn er applicaties in gebruik op
een afdeling die niet door IT zijn geïnstalleerd. Desgewenst kan er een
onderverdeling aangebracht worden. Welke applicaties zijn essentieel en
welke zijn niet noodzakelijk?
14
Wat zijn de eisen van de gebruikers?
Naast de wat zachtere wensen van de gebruikers, zijn er ook hardere eisen
aan een cloudoplossing. Zo hebben medewerkers een bepaalde hoeveelheid
schijfruimte nodig om hun werk goed te kunnen doen. Daarnaast gebruiken
de medewerkers verschillende soorten devices. Zij moeten in staat zijn om
de cloud te benaderen vanaf al deze verschillende apparaten.
Bepaal het draagvlak
Soms verkoopt de cloud zichzelf omdat medewerkers graag vanuit elke
mogelijke locatie willen inloggen. In andere gevallen is de overgang naar de
cloud iets dat misschien weerstand oproept. Het huidige systeem werkt toch
goed? In dit geval is het verstandig om na te denken over de vraag hoe je
draagvlak verwerft bij de gebruikers. Veelgebruikte methoden om draagvlak
te verwerven zijn trainingen en communicatiecampagnes (bijvoorbeeld via
een e-mailnieuwsbrief of het intranet).
OrganisatieOok vanuit de organisatie zelf zijn er eisen voor een cloudoplossing. Niet
iedere cloudoplossing is zonder meer in ieder bedrijf te implementeren.
Waar moet een cloudoplossing vanuit de organisatie aan voldoen?
Aan welke randvoorwaarden moet een systeem
voor de organisatie voldoen?
Als bedrijf stelt u bepaalde eisen aan een cloudoplossing. Financiële dienst-
verleners moeten soms ingewikkelde berekeningen maken waarvoor veel
snelheid en schijfruimte nodig is. Medewerkers bij zakelijke dienstverleners
zijn veel onderweg en hebben dus vanaf mobiele apparaten toegang nodig
tot de systemen.
15
Wat is er nodig voor veiligheid?
Sommige branches hebben hun eigen eisen als het gaat om veiligheid. In
de zorg is de NEN 7510 een gouden standaard als het gaat om
informatieveiligheid. In andere sectoren zijn ISO-certificeringen op het
gebied van informatieveiligheid noodzakelijk om in aanmerking te komen
voor een opdracht. Denk hierbij als normen als de ISO 27001 of de ISO
9001.
Welke koppelingen en integraties zijn vereist?
Welke programma’s die onmisbaar zijn voor het voortbestaan van uw
organisatie gebruikt uw bedrijf? Deze programma’s moeten gekoppeld
aan of geïntegreerd worden in uw cloudoplossing. Bij sommige
webapplicaties is dit simpel; er is alleen een snelkoppeling nodig. In
andere gevallen is er maatwerk vereist.
Verschillen in rollen en toegangsrechten
Voordat u de overstap maakt naar de cloud is het verstandig om na te
denken over de verschillende rollen en toegangsrechten binnen uw
organisatie. Dit houdt in dat u definieert welke bestanden bepaalde
medewerkers moeten kunnen zien en welke programma’s zij moeten
kunnen draaien. In sommige gevallen zal dit een vertaling zijn van uw
huidige structuur, maar de overgang naar de cloud kan ook een
gelegenheid zijn om dit alles opnieuw in te richten.
16
Kies een leverancier met ervaring in uw branche
Niet iedere organisatie is hetzelfde. In sommige branches gelden andere
wetten en regels dan in andere. Ook de werkwijze en het personeel
verschillen van organisatie tot organisatie. Het maakt nogal uit of u digital
natives wegwijs moet maken in de cloud of oudere medewerkers die na
lange tijd eindelijk een beetje gewend zijn aan de oude systemen.
Het is dan ook van groot belang dat de projectleiding ervaring heeft in uw
branche. Op deze manier weet u niet alleen zeker dat uw oplossing
voldoet aan de wet- en regelgeving en de normen in uw branche. U kunt
er ook van op aan dat uw medewerkers op een goede manier worden
begeleid in de overgang naar de cloud.
LegacyIeder bedrijf heeft een legacy op het gebied van IT. Dit zijn
computersystemen die al lange tijd in gebruik zijn binnen uw bedrijf.
Vaak zijn er kosten gemaakt (zoals langlopende licentiekosten) of er is
geïnvesteerd in hardware. Hoewel deze legacy veel aandacht vereist, is
het eigenlijk nooit een barrière voor een overgang naar de cloud.
Welke applicaties kunnen niet naar de cloud?
Simpel gezegd kunnen eigenlijk alle applicaties naar de cloud. Soms wordt
gedacht dat het onmogelijk is omdat er bijvoorbeeld een eigen gebouwde
CRM-applicatie wordt gebruikt die lokaal draait, omdat de applicaties een
fysiek onderdeel hebben (bijvoorbeeld een barcodescanner), omdat er
heel veel maatwerk is geweest op een applicatie of omdat de leverancier
van de software simpelweg geen ondersteuning meer biedt.
Medewerkers brengen dan hun eigen laptop of werken thuis vanaf een
eigen apparaat. De cloud stelt de medewerkers in staat om snel hun eigen
bestanden te benaderen, vanaf welke werkplek zij ook werken.
Medewerkers vinden het ook belangrijk dat zij snel hun systeem kunnen
gebruiken. Met Single Sign-On (SSO) hoeven medewerkers maar een keer
in te loggen om toegang te krijgen tot alle applicaties binnen dit account.
Opmerkelijk genoeg is dit ook nog veiliger. Medewerkers kiezen sterkere
wachtwoorden wanneer zij er maar een hoeven te onthouden.
Daarnaast wordt beveiliging vele malen sterker, wanneer er een
combinatie gemaakt wordt tussen iets wat een medewerker weet
(wachtwoord), een medewerker heeft (bijvoorbeeld zijn of haar
smartphone) of iets wat een medewerker is (bijvoorbeeld vingerafdruk).
Het maken van een combinatie van meerdere van deze manieren van
inloggen noemen we multi-factor authenticatie.
SnelheidUw medewerkers moeten hun werkzaamheden wel snel uit kunnen voeren.
Voor het e-mailen of voor het schrijven van een document is niet zoveel
snelheid nodig. Binnen de meeste bedrijven zijn er mensen die wel in de
weer zijn met grote datasets. Ook in die gevallen moet uw cloud snel
genoeg zijn.
17
Het lijkt dat soms al snel klaar: een volledige stap naar de cloud is
onmogelijk. Zoals gezegd is dat een misverstand. Door het gebruik van
virtualisatie kunnen alle applicaties ondergebracht worden in de cloud.
Zaak is wel om dit goed te testen en te kijken of de investering het waard
is. U kan samen met uw leverancier werken aan een Proof-of-Concepts
om te ontdekken of er een goede business case van te maken is. Zo niet,
dan is het wijs om naar alternatieven te kijken of de applicaties in een
hybride vorm te gebruiken.
Alternatieven in de cloud
In sommige gevallen is de makkelijkste oplossing om over te stappen naar
een cloudapplicatie. Sommige bedrijven hebben een applicatie draaien
waarin de medewerkers hun uren registreren. In veel gevallen kan dit ook
prima gedaan worden via een online alternatief.
Applicaties ombouwen
Soms is er wat werk vereist om ervoor te zorgen dat een applicatie toch in
de cloud gebruikt kan worden. Een veelgebruikte oplossing is een soort
hybridesysteem. Hierbij blijft de oude applicatie bij u op locatie draaien.
Via een koppeling met de cloud is deze applicatie vervolgens overal te
gebruiken. Soms stelt een leverancier een kant-en-klare koppeling met
cloudsystemen beschikbaar. In andere gevallen is er maatwerk nodig.
SchaalbaarheidBedrijven moeten snel kunnen inspringen op veranderingen. Dit betekent
dat u snel nieuwe medewerkers wilt kunnen aannemen. Deze
medewerkers gaan in mindere tijden weer iets anders gaan doen. Een
goed werkende cloudomgeving stelt u in staat om snel te kunnen
schakelen. Het aanmaken en afsluiten van accounts is razendsnel gedaan
en heeft geen verdere invloed op het functioneren van uw systeem. Ookal
verdubbelt uw bedrijf tijdelijk in grootte, u hoeft nooit iets met uw
hardware te doen.
BeschikbaarheidDe cloudomgeving moet altijd en overal beschikbaar zijn. 24 uur per dag.
Zeven dagen per week. Overal ter wereld.
18
Bouw & InrichtingAls de voorgaande stappen allemaal zijn doorlopen is het moment
aangekomen waarop de bouw en de inrichting van de cloud kan
beginnen. Wat is er in dit stadium allemaal nodig om ervoor te zorgen
dat de overgang zo soepel mogelijk verloopt?
Hoelang duurt de bouw & inrichting?
Een van de belangrijkste facetten van de overgang naar de cloud is de
doorlooptijd van het project. Gebruikt uw bedrijf alleen maar een aantal
webapplicaties en Microsoft Office? Dan kan de inrichting in enkele dagen
klaar zijn. In andere gevallen duurt de overgang soms langer.
Kan er getest worden voor de livegang?
Wanneer u voor de eerste keer in de cloud gaat werken, wilt u natuurlijk
dat u een hele soepele transitie maakt. Om dit te bewerkstelligen kan er
parallel een omgeving gecreëerd worden waar een geselecteerde groep
gebruikers werkt en het uitprobeert. In zo’n testcloud zit wel uw echte
data, alleen wordt deze op dat moment nog niet bijgewerkt, dat gebeurt
in de definitieve versie.
Hoe gaat de overgang naar de cloud in zijn werk?
In de meeste bedrijven kan de overgang eenvoudig gemaakt worden.
Medewerkers loggen ’s avonds uit op de oude systemen en loggen de
volgende morgen weer in via de cloud. Op het moment van overgang
worden de laatste data toegevoegd (databases, bestanden, e-mail) en
wordt de oude omgeving dichtgezet.
De ene vorm van cloudtechnologie is de andere niet. Welke soorten
cloudtechnologie zijn er en welke onderdelen beheert u zelf nog?
Er zijn drie soorten cloud te onderscheiden: de publieke cloud, de private
cloud en de hybride cloud. Hieronder worden zijn elk kort toegelicht.
De publieke cloudDe publieke cloud is een gedeelde cloud. De infrastructuur van een publieke
cloud is bezit van een commerciële aanbieder en staat op zijn locatie.
Tegen betaling kan iedereen van de publieke cloud gebruik maken.
Voorbeelden van een publieke cloud zijn Office 365 en Dropbox.
Deze soort cloud kent verschillende voor- en nadelen. Een voordeel van de
publieke cloud is dat u weinig investeringskosten heeft. U hoeft zelf geen
hardware aan te schaffen en u hoeft ook geen tijd te steken in het
ontwikkelen van een applicatie. Omdat de publieke cloud vaak veel
gebruikers heeft, zijn problemen in de applicatie snel opgelost. De grote
groep gebruikers resulteert ook in schaalvoordeel en dus goedkopere
licenties voor de gebruikers. De meeste publieke clouddiensten zijn
eenvoudig op te schalen, terug te schalen of op te zeggen. Vooral voor
organisaties waar het werknemersaantal schommelt door groei of
seizoenswerk is dit aantrekkelijk.
Er kleven ook een aantal nadelen aan de publieke cloud. De grootste
hiervan is de controle over uw gegevens. U heeft geen volledige controle
over uw bedrijfsdata. De kans is groot dat uw data opgeslagen is op een
server die in het buitenland staat. Uw gegevens vallen dan onder
buitenlandse wetgeving. Deze kan flink verschillen van de Nederlandse.
19
SupportDe cloud draait. Uw medewerkers zijn tevreden. Maar het werk is nooit
helemaal af. Ook als de cloud draait zijn er nog allerlei zaken die
geregeld moeten worden. Denk aan updates en aan ondersteuning. Wat
moet u regelen om ervoor te zorgen dat alles als een zonnetje blijft
draaien?
Hoe is de ondersteuning geregeld?
Van tijd tot tijd zal er ondersteuning nodig zijn vanuit de cloudleverancier.
Het is belangrijk dat dit goed geregeld is. Kunt u eenvoudig een back-up
terug laten zetten als dit nodig is? Wat zijn de gevolgen van downtime van
de cloudservice? Dit soort dingen zijn van belang om de continuïteit van
uw bedrijfsvoering te garanderen.
Heeft u koppelingen gebouwd zodat bepaalde
legacy-applicaties kunnen blijven draaien?
Ook dan is het van belang om te weten wie deze koppelingen beheert.
Wijzigingen in de applicatie of in de cloudomgeving kunnen leiden tot
werkzaamheden aan deze koppelingen.
Hoe regelt u het beheer?
De beheerder van uw cloud werkplekken (vaak de leverancier) maakt voor
u nieuwe medewerkers aan en richten nieuwe rollen en mappen in. Het is
van belang dat u een goedlopend proces maakt zodat medewerkers snel
toegang hebben tot de programma’s en bestanden die zij nodig hebben
voor hun werk.
20
Hoe vaak vindt er een update plaats na de implementatie?
Na de implementatie is het noodzakelijk om de cloudomgeving regelmatig
te updaten. Denk hierbij aan patches die worden uitgebracht om
beveiligingslekken te dichten. Mochten er lichte verstoringen optreden
door dit soort werkzaamheden, dan zal uw leverancier u hier altijd vooraf
van op de hoogte brengen. Maar in het overgrote deel van de gevallen zal
een verstoring niet voorkomen, omdat updates gedaan kunnen worden op
de momenten dat de gebruikers niet actief zijn.
21
De overstap naar de cloud biedt vele voordelen voor uw onderneming.
De voordelen zijn niet alleen beperkt tot zaken als lagere en beter
inzichtelijke kosten. De cloud is makkelijk schaalbaar en eenvoudig te
beheren. Tegelijkertijd boekt u niet in op snelheid en is de veiligheid van
uw gegevens gegarandeerd. De medewerkerstevredenheid gaat ook
flink omhoog als medewerkers zelf kunnen bepalen hoe zij hun werkdag
indelen.
De overgang naar de cloud is minder ingrijpend dan veel organisaties
vermoeden. Advocatenkantoren en zakelijke dienstverleners hebben
bijvoorbeeld vaak relatief eenvoudige applicatielandschappen. Hierdoor is
het mogelijk om snel en geruisloos over te stappen naar de cloud. In
andere gevallen is er wel wat meerwerk nodig om applicaties die lokaal
draaien vanuit de cloud te kunnen benaderen.
De cloud biedt dus veel voordelen voor zakelijke en financieel
dienstverleners en advocaten en accountantskantoren. Wilt u weten hoe
de cloud uw onderneming verder kan helpen? Neem dan contact met ons
op voor een vrijblijvende demo of een adviesgesprek.
Veilig en makkelijk werken in de cloud
Aan de slag met de Hupra Cloud
Slimme oplossing. Veilig gemak.
Op zoek naar een passende oplossing?
Ga gerust naar hupra.nl/contact
0318 52 85 28 | [email protected]
