Nieuwsbrief

ALEPH

Zonnig weer

Achter de schermen

Eigenlijk had ik deze bijdrage ‘Onder de motorkap’ willen noemen, maar de ‘motorkap’ van ons nieuwe bibliotheeksysteem zit al lang dicht. Bij SARA in de Watergraafsmeer staan drie nieuwe servers te zoemen (voor productie, voor test en voor reports) en daar hebben we niet veel omkijken meer naar. Het gaat dezer dagen vooral om de inrichting van het systeem. Om technische zaken als: welke velden moeten worden geïndexeerd zodat er op gezocht kan worden? Of om configuratiekwes-ties: als ik op deze knop druk moet dáár een bon uitgeprint worden. Maar het kan ook om pure vormgeving gaan: welke pictogrammen gebruiken we voor de verschillende materiaalsoorten? Dit zijn slechts drie voorbeelden. Een geïntegreerd bibliotheeksysteem als Aleph biedt zó veel mogelijkheden voor inrichting en aanpassing dat de afdeling Bibliotheeksystemen aan alle uitstaande verzoeken de handen vol heeft. Ter illustratie: in het ‘issue tracking’ systeem van de afdeling (JIRA) stonden begin deze week (29 juni) ruim 80 nog openstaande ‘issues’ en bijna 10 nieuwe. Natuurlijk niet allemaal even ingrijpend of belangrijk, maar toch. Het goede nieuws is dat het punt waarop het aantal opgeloste kwesties groter is dan het aantal openstaande ook ongeveer deze week bereikt is. Het einde begint dus in zicht te komen. Van begin af aan was duidelijk dat niet alle issues vóór STP kunnen worden afgehandeld, daarom worden ze geprioriteerd: wat per se vóór STP af moet krijgt voorrang. Ondertussen zijn we in de periode van de eerste acceptatietest aanbeland. Het is aannemelijk dat uit de tests van de verschillende Aleph-modules nieuwe nog onontdekte kwesties naar voren komen die wij, al dan niet samen met Ex Libris, zullen moeten oplossen. En dat maakt uiteindelijk de weg vrij voor een succesvolle ‘switch to production’.

Zo vlak voor die veelbesproken STP-dag beginnen we ook weer vooruit te kijken, naar de periode waarin Aleph ‘ons’ bibliotheeksysteem is geworden. Daarbij denken we aan de vele kleine en minder kleine dingen die we nog aan Aleph willen verbeteren maar ook aan nieuwe functionaliteit die mede dankzij Aleph mogelijk wordt. Heel dichtbij is de realisatie van zelfbediening op basis van RFID wat niet alleen een verbetering is voor onze klanten maar ook een belangrijke efficien-cyslag voor het UB-‘bedrijf ’. Iets verder weg is de mogelijkheid om niet alleen handmatig records uit het GGC te ontlenen (‘look up’) maar ook batchgewijs en om rechtstreeks vanuit Aleph records te kunnen ‘uploaden’ naar het GGC. Ook nog wat verder weg is de verdere automatisering van de besteladministratie, en dan vooral van het zakelijke berichtenverkeer met leveranciers, waardoor ook de rol van het papier kan worden teruggedrongen (e-mail, EDI).

Tenslotte kijken we ook voorbij Aleph, naar zaken die noodzakelijkerwijs zijn blijven liggen maar over enkele maanden weer opgepakt kunnen worden. Updates van de digitale bibliotheek, introductie van een ‘recommender service’ en een vooronderzoek naar een geïntegreerde zoekvoorziening voor álle digitale informatie zijn zo maar enkele voorbeelden van potentiële projecten in het ‘post-NBS’ tijdperk.

Marc van den Berg

Foto’s van de maand

Vlnr. Martin Feijen en Erik Bastiaanse tijdens de Aleph borrel van 17 juni in het Museumcafe - De professorenkamer (C005); tijdens het project vertoeven Martin Feijen en Lea Brinckman zich hier

Aleph Nieuwsbrief 03juli 2009

Een ‘Aleph-cadeau-borrel’

Een roos als blijk van waarderingHet harde werken mag beloondEen cadeautje om van te genieten in momenten van ontspanningDank je wel voor je inzet en enthousiasme in het Aleph project!

Martin, Erik en Lea

Een borrel, een cadeau, een groots project.Het Aleph project heeft wat mensen aan het werk gezet en nadert bijna zijn voltooiing. Daarom vonden wij, het projectteam – Martin, Erik en Lea – dat het tijd werd voor een bedankje en een verzetje. Er is hard gewerkt, er wordt hard gewerkt maar soms is het tijd voor ontspanning en mag er ook plezier gemaakt worden. Dus vond op 17 juni een Aleph borrel plaats in het Museumcafe ter gelegenheid van de inzet en het enthousiasme van medewerkers tijdens het gehele project.

De beloning mag duidelijk zijn; een nieuw bibliotheek systeem dat naar verwachting verbeteringen in de workflow zal aanbrengen, meer technische mogelijkheden biedt en tevens een vernieuwde webcatalogus op zal leveren. Maar als een uiting van onze waardering voor de projectmedewerkers gaven wij een extra beloning; een borrel, een badsetje met massageroller (waarvan de gebruiksaanwijzing nog zoek is) en een roze roos.

Wij als project management vonden het een geslaagde activiteit, wederom bedankt voor jullie enthousiasme!

Lea Brinckman

Link naar UBA-EVoor de online versie van de Aleph nieuwsbrief:

http://diensten.uba.uva.nl/blogs/uba-e-informatie/

Staat u nog niet op de UBA-L lijst? Mail naar:

functioneelbeheer-uba@uva.nl

ALEPH

6 t / m 1 2 a u g u s t u s

GESLOTENuitleenbalies van alle bibliotheeklocaties van de UvA

i.v.m. ingebruikname nieuwe UvA-catalogus

WEL MOGELIJK boeken inleveren •

gebruik van studieplekken •

Kijk voor meer informatie op: www.uba.uva.nl

Algemeen emailadres Aleph & Aleph Helpdesk

Voor algemene vragen over Aleph (het NBS project) of vragen gericht aan de Aleph Helpdesk mail naar:

nbs-ub@uva.nl

Volgende maandDe laatste loodjes voor de finish..

Moduletrainingen: ‘Aleph training verhaaltje’

De afgelopen weken is door een groep HvA en UvA medewerkers hard gewerkt om de Aleph Circulation training voor

alle betrokken medewerkers te organiseren. Op maandag 29 juni startte de eerste 2-daagse training; de laatste training zal gehouden worden op donderdag 16 en vrijdag 17 juli. Voor de medewerkers

die deze moduletrainingen niet hebben kunnen bijwonen, volgt nog een “bezemklas” in augustus.

Hoewel van te voren veel reacties kwamen dat twee hele dagen misschien wat veel zou zijn voor een uitleen training, bleek

tijdens de training dat dit echt wel nodig was om de basis van het systeem aan te leren. Niet dat Aleph nou zo’n moeilijk

systeem is, maar het biedt wel heel veel mogelijkheden. Ook is de workflow heel anders dan we in ons huidige systeem gewend zijn.

De trainingsgroepen waren samengesteld uit deelnemers van verschillende UvA en HvA locaties. Dit maakte de training heel

interactief en de medewerkers hebben op deze manier ook meer inzicht gekregen in elkaars werkzaamheden, wat weer leidt tot meer

begrip voor bepaalde keuzes en instellingen in het systeem. Er zijn ook leuke nieuwe contacten onstaan

tussen UvA en HvA medewerkers, zowel bij de trainers als bij de deelnemers. Dat heeft het NBS project dus nu al als voordeel

opgeleverd!

Bepaalde handelingen in Aleph riepen tijdens de training soms vragen op en zorgden zo nu en dan voor stevige discussies. Alle

vragen en opmerkingen zijn natuurlijk meegenomen naar de pro-jectgroep, die nog steeds bezig is met het perfectioneren van de

productie omgeving. Want het is natuurlijk wel de bedoeling dat alle medewerkers straks goed uit de voeten kunnen met het nieuwe

systeem. Ook de na afloop uitgedeelde quiz leverde bij het opnoemen van de juiste antwoorden toch wel wat ohhhs en

ahhhs op. Misschien aardig om te vermelden dat de trainers in eerste instantie ook niet allemaal alle vragen goed hadden…

Hoewel nog niet iedereen de training gevolgd heeft, kan toch al wel gezegd worden dat deze goed verlopen is. Hoewel de eerste groepen

nog wat opstartprobleempjes hebben meegemaakt, is al uit de evaluatieformulieren gebleken dat de deelnemers

behoorlijk tevreden zijn. Ook gaven de meeste cursisten aan klaar te zijn om zelfstandig verder te kunnen met Aleph. Alle

deelnemers kunnen nu nog naar hartelust oefenen op de testomgeving, met de inlog die zij bij de training hebben

ontvangen. Al het oefenmatieraal staat op de USB stick die iedere cursist bij de training heeft ontvangen.

Op de testomgeving kan en mag alles uitgeprobeerd worden. Vragen en /of opmerkingen zijn natuurlijk altijd welkom bij de

trainers, zodat straks Aleph geen geheimen meer voor ons heeft als we in augustus overgaan op productie.

Loes Kors-Smit

Eindredactie & vormgeving: Lea Brinckman Contact: l.brinckman@uva.nl

We gaan het halen!

Nog een week of vijf en dan ..STP, the Switch To Production. Voor mij als projectleider van het Aleph project is dat geen vraag maar een gegeven. Maar is dat voor iedereen zo? Ik denk het niet. Daarom wil ik in deze Aleph Nieuwsbrief even stilstaan bij de manier waarop we STP gaan halen.

Als datum voor STP is 13 augustus gekozen. Op die dag gaat ’s morgens het nieuwe Aleph systeem open voor alle interne en externe gebruikers. Het systeem is dan voldoende volledig wat betreft functionaliteit en voldoende robuust om erop te kun-nen vertrouwen. Alles werkt en alle normale bedrijfsprocessen worden ondersteund: bestellen, catalogiseren, zoeken, uitlenen, verlengen, betalen enz.

Ik hoor je al denken “ja, maar er zal vast nog wel het een en ander niet werken”. Ja, dat zal zeker het geval zijn. Elk nieuw systeem heeft de eerste dagen en weken een aantal kinderziektes en daar moeten we doorheen. Het is zeker niet zo dat we dingen die niet goed werken even terzijde schuiven omdat we STP willen halen. Verre van dat. De eerste acceptatietest is afgerond op 2 juli en de uitkomsten worden gebruikt om problemen die naar voren zijn gekomen samen met Ex Libris op te lossen. Een tweede ac-ceptatietest zal plaatsvinden van 21-23 juli. De conversie van de LBS database zal dan ook volledig en correct zijn afgerond. Op het moment dat ik dit schrijf zitten twee projectleden in de trein op weg naar Keulen om daar de laatste conversiezaken met Ex Libris te bespreken en op te lossen.

We gaan niet over een nacht ijs want als de conversie goed is en alle functies van het systeem ook goed werken zijn we er nog niet: de snelheid van het systeem moet ook goed zijn. Daarom gaan we op 21 juli ook nog een stresstest doen om daarmee te controleren of we de gewenste snelheid halen. Intussen werkt de afdeling Bibliotheeksysteem gestaag door om de functionaliteit van het systeem zo goed mogelijk voor elkaar te krijgen. Marc van den Berg gaat hier dieper op in.

Kortom: er wordt nog heel veel gedaan door heel veel mensen voordat we gaan zeggen dat “het” goed genoeg is. En ik ben uiteindelijk ook niet degene die de beslissing neemt of we op 13 augustus inderdaad gaan starten met Aleph. Dat doet de Stuurgroep op basis van de adviezen van het projectteam. Ik kan wel vol vertrouwen zeggen dat alle lichten op dit moment op groen staan en dat ik verwacht dat we STP gaan halen. Ik zeg dat vooral omdat ik zie dat er een zeer competent en enthousiast projectteam staat wat er alles aan doet om dit mogelijk te maken. Met elkaar levert dit team echt eengeweldige prestatie.

Daarom: we gaan het halen!

Martin Feijen

Het Aleph logo voor UvA en HvA (op USB stick)

ALEPH