Onderwerp Bijlage

1. Opening

2. Mededelingen / vaststelling agenda

20180926-00

3. Conceptnotulen Algemene Leden Vergadering SPiN van 25 september 2017

20180926-01

4. Bestuursverkiezingen

A. Roelien de Jonge, Voorzitter, is aftredend en niet herkiesbaar Het bestuur draagt Daniëlle de Jong voor als kandidaat.

B. Met het aftreden van Jeltsje Folmer als secretaris ontstond in 2017 een vacature. Het bestuur draagt Margaretha de Boer voor als kandidaat.

C. Door het aftreden van Rita Renkema als Website coördinator ontstond een vacature.

Het bestuur heeft besloten om de functies PR/Communicatie, Website coördinator en Social Media samen te voegen. Hiertoe draagt het bestuur twee kandidaten voor die samen de

gecombineerde functie Communicatie/Website en Social Media gaan vervullen. Alice Haitjema en Ylonka Postema.

D. Sintia Leidelmeyer is aftredend en herkiesbaar. Het bestuur stelt voor om Sintia te

herbenoemen. E. Functie Coördinator sponsoring, is nog steeds vacant en het bestuur doet een dringende

oproep aan de leden om zich te kandideren.

Volgens art. 9 sub 2 van de Statuten, kunnen leden ook kandidaten voor het bestuur aandragen. Daartoe dienen tenminste 10 leden 14 dagen voor de vergadering schriftelijk

opgave te doen bij de secretaris via: info@spin.nu

20180926-02

5. Jaarverslag SPiN 2017/2018 Bestuur

* Voorzitter

* Terugblik bijeenkomsten SPiN seizoen 2017/2018

20180926-03

20180926-04

6. Jaarverslag SPiN 2017/2018 Penningmeester (20180926-05)

nazending

7. Verslag kascommissie

mondeling

8. Samenstelling kascommissie seizoen 2018/2019

mondeling

9. Begroting 2018/2019

(20180926-06)

nazending

10. Voorstel contributieverhoging en wijziging facturering

20180926-07

11. Vastelling AVG - Privacy beleid SPiN * Privacy beleid SPiN

20180926-08 20180926-08a

12. Programma seizoen 2018/2019

20180926-09

13. Rondvraag en sluiting

Agenda

Onderwerp Algemene Ledenvergadering SPiN

Datum bespreking 26 september 2018

Nummer 20180926-00

Locatie Atlastheater van Wildlands, Raadhuisplein 99 te Emmen

Aanvang 19.00 – 19.30 uur

1

1. Opening Roelien opent de vergadering en heet iedereen welkom. We zijn blij met de grote opkomst van leden.

2. Mededelingen / vaststelling agenda

- Geen - De agenda wordt als voorgesteld aangenomen.

3. Conceptnotulen algemene ledenvergadering SPiN van 27 september 2016 - Namen aanpassen van aanwezigen.

4. Bestuursverkiezingen

Christha Luppens, Marjan Niewzwaag en Tieneke van der Meulen zijn aftredend en niet herkiesbaar.

Het bestuur draagt Ans Brouwer, Anke Zwerver en Jeltsje Folmer voor als nieuwe bestuursleden. De vergadering stemt in met hun benoeming. Ans wordt penningmeester, Anke wordt coördinator

bijeenkomsten en Jeltsje wordt secretaris.

Roelien bedankt de aftredende bestuursleden voor hun inzet en overhandigt een bon en bloemen. De nieuwe bestuursleden worden welkom geheten en we wensen hen veel succes en vooral plezier in hun

nieuwe functie.

Met de benoeming van de nieuwe bestuursleden is vooralsnog een mogelijk einde van SPiN, afgewend.

Echter is ook dit nieuwe bestuur nog te klein. Voor een volwaardig en goed functionerend bestuur moeten er nog drie vacatures worden ingevuld. Zo is de functie van coördinator sponsoring al twee

jaar vacant. Met name deze functie is bijzonder belangrijk voor SPiN, aangezien wij hiermee onze

gelden genereren die het mede mogelijk maken om de bijeenkomsten gratis toegankelijk te maken en de contributie laag te houden.

Het bestuur betreurt het dan ook dat er geen leden opstaan om zich voor deze functie te melden, zelfs niet wanneer de functie per regio wordt aangeboden. Dit om de inzet en tijd te beperken.

Zo zal de coördinator bijeenkomsten, Anke Zwerver, ondersteunt worden door leden in de regio’s Groningen, Karin Zegwaard, en Drenthe, Heleen Roetert Steenbruggen. Anke is binnen het bestuur en

richting Karin en Heleen de verantwoordelijke persoon, maar Karin en Heleen kunnen locaties bezoeken en afspraken maken.

Hierdoor wordt de taak van Anke verlicht in reiskosten en (reis)tijd.

Naast sponsoring zijn er ook nog vacatures voor coördinator Social media en Marketing &

Conceptverslag 20180926-01

Verslag van Algemene Ledenvergadering SPiN

Locatie Noorderpoort Boumaboulevard

Datum bespreking 25 september 2017

Nummer 2017-09-25

Deelnemers Bestuur: Roelien de Jonge (vz.), Marjan Niewzwaag, Christha Luppens, Tieneke

van der Meulen, Sintia Leidelmeyer, Rita Renkema Leden: Agnes Koetje, Alida de Haan, Anja Lomulder, Anke Zwerver, Ans Brouwer,

Berna Schouten, Caroline Hofwegen, Dineke Rekker, Erica Bronsema, Froukje de

Boer, Gerry Gaasendam, Heleen Roetert Steenbruggen, Hilja Smits, Hillie Diephuis, Ineke Cats, Jeltsje Folmer, Joyce Tijhof, Karin Zegwaard, Lydia Koers,

Marieke Dijkema, Menje Huiting, Mibeth Lyklema, Monica Lanenga, Roelie de Vries, Roelien Marissen, Sina Oosterhof, Stephanie Kooijman, Sybrig de Vries,

Wilma Roest

Afwezig Antoinette Riddering, Petra Bakker, Reinet Franke, Sandra Kruisman, Tamar Witkamp

Vastgesteld

2

Communicatie.

Het bestuur hoopt van harte dat leden hun verantwoordelijkheid zullen oppakken en zich alsnog zullen

melden voor het invullen van één van de vacatures.

5. Jaarverslag SPiN 2016/2017 Het jaarverslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

6. Jaarverslag Penningmeester Het jaarverslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

7. Verslag kascommissie

De kascommissie 2016/2017, Monica Lanenga en Fenny Dijkhuizen, hebben de boeken gecontroleerd en hebben geen omissies vastgesteld. De penningmeester wordt decharge verleend.

8. Samenstelling kascommissie seizoen 2017/2018 Kascommissie voor 2017/2018: Tieneke van der Meulen en Christha Luppens.

9. Voorstel tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement

Het bestuur stelt een wijziging voor van art. 7: Reiskostenvergoeding, door toevoeging van vergoeding

van kilometerkosten voor bestuursleden voor het bijwonen van SPiN-bijeenkomsten. Na stemming wordt het voorstel aangenomen met terugwerkende kracht per 1 september 2017.

10. Begroting 2017/2018

De begroting wordt, na bevredigende beantwoording van enkele vragen, door de vergadering vastgesteld.

11. Rondvraag - Karin: roept de leden op om suggesties voor locaties, voor zowel bijeenkomsten als voor sponsoring,

door te geven op info@spin.nu

- Heleen: Staat SPiN ook weer op de Promotiedagen NN? Nee, deze keer ivm de kosten, geen stand. Wel zullen we gaan flyeren.

12. Sluiting

Om 19.45 uur sluit Roelien de vergadering.

20180926-02

Rooster van aftreden SPiN Per 25 september 2017

Functie Naam Aanvang Einde 1ste termijn Einde 2de termijn Termijn Opmerkingen

Voorzitter Roelien de Jonge September 2012 September 2015 September 2018 2 Aftredend

Secretaris Jeltje Folmer September 2017 September 2021 1 Afgetreden

Penningmeester Ans Brouwer September 2017 September 2021 1

Coördinator bijeenkomsten Anke Zwerver September 2017 September 2021 1

Coördinator PR/Communicatie Vacant

Coördinator Sponsoring Vacant

Coördinator Social Media Vacant Tijdelijk ingevuld door Agnes

Koetje (adviserend bestuurslid)

Coördinator Website Rita Renkema September 2016 September 2019 1 Aftredend

Algemeen bestuurslid en

ledenadministratie

Sintia Leidelmeyer September 2015 September 2018 1 Herkiesbaar

20180926-03

Voorzitter

Onze vereniging seizoen 2017/2018 Het aflopen seizoen zijn er vijf bijeenkomsten georganiseerd. De inhoudelijke diversiteit van onze bijeenkomsten zorgde ervoor dat ze druk bezocht werden door de leden. Ook kwamen er veel introducees naar onze bijeenkomsten. Doordat secretaresses vaak solistisch werk verrichten merken wij dat dat veelal de reden is om lid te worden van SPiN. Het delen van praktische kennis en ervaringen is de motor voor onze bijeenkomsten. Secretaresses moeten zich blijven ontwikkelen zodat ze ook voor hun werkgever waardevol blijven. Tegenwoordig zijn er veel beroepen die met uitsterven worden bedreigd omdat we met zijn allen digitaliseren. Gelukkig zorgen onze menselijke skills ervoor dat we nog niet worden ingeruild voor een robot. Het seizoen 2017/2018 stond voor het bestuur in het teken van het vinden van nieuwe bestuursleden. Doordat mijn tweede bestuurstermijn afloopt moest het bestuur op zoek naar een nieuwe voorzitter. En die hebben we gelukkig gevonden! Ik heb met heel veel plezier bijgedragen aan het afgelopen seizoen en al de andere jaren. Ik wil langs deze weg de bestuursleden van SPiN enorm bedanken voor hun steun en inzet daarbij. En uiteraard wil ik de leden bedanken, die met al hun enthousiasme de bijeenkomsten bezochten. Als bestuur blijven we ons dan ook graag inzetten voor de vereniging. Dat is mede de reden waardoor onze vereniging nu al meer dan 26 jaar een succesvolle bijdrage levert aan het secretaressenetwerk. Bestuurszaken Door het uitvallen van onze secretaris en de openstaande vacatures heeft het bestuur in het afgelopen jaar haar taken minimaal kunnen uitvoeren. We zijn heel dankbaar dat Rita Renkema extra taken heeft gedaan zodat de belangrijkste zaken gewoon door konden gaan. De financiële resultaten van het afgelopen jaar met de bijbehorende toelichting vinden jullie in de bijdrage van Ans Brouwer. Het afgelopen seizoen hebben jullie weer vijf ‘SPiNnet’ exemplaren via de mail mogen ontvangen. In Anke Zwerver haar bijdrage treffen jullie een terugblik aan van onze vijf georganiseerde bijeenkomsten. Het afgelopen seizoen hebben we het zonder coördinator sponsoring moeten stellen. Rita heeft deze taak op zich genomen. Ik wil Rita bedanken voor haar inzet. Onze bedrijfspagina van Linked-In is in het afgelopen seizoen door Agnes Koetje beheerd. Wij zijn haar heel dankbaar dat zij ons heeft geholpen als aspirant bestuurslid. Vereniging en AVG Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe strenge privacyregels. Ook non-profitorganisaties moesten eraan geloven. In de praktijk roept deze nieuwe wet echter de nodige vragen op en bestaan er veel misverstanden. Mogen we in onze nieuwsbrief nog wel persoonlijke data vermelden? Of mag SPiN wel foto’s van de bijeenkomsten op de Website plaatsen? Verenigingen kunnen nu niet meer spontaan aan de slag. Maar slaan wij niet een beetje door? De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geeft aan dat het hier om een ingewikkelde nieuwe wet gaat. Er is nog veel onduidelijk en iedereen moet er dan ook even aan wennen. Verenigingen mogen wel gegevens verwerken en publiceren, mits ze daarvoor toestemming hebben gevraagd!

20180926-03

Vacatures Het komend seizoen zijn we nog dringend op zoek naar een coördinator Sponsoring. Dit is het derde achtereenvolgende jaar dat deze functie vacant is! Gelukkig hebben wij trouwe sponsoren die elk jaar weer hun sponsoring met ons voortzetten. Daar zijn wij uiteraard heel blij mee. Maar het is voor sponsoren heel prettig om een aanspreekpunt te hebben. We hopen dan ook van harte dat er leden zijn die zich willen melden om deze taak op zich te nemen. Op deze manier kunnen we er met elkaar voor een gezonde toekomst van SPiN zorgen. Het heeft enige moeite gekost om ook de andere vacatures vervuld te krijgen maar het is uiteindelijk gelukt door middel van Social Media. We hebben een nieuwe secretaris, een nieuwe voorzitter en maar liefst twee mensen voor communicatie, Social Media en Website! Samen Al met al hebben we weer een zeer succesvol jaar gehad, waar we met veel plezier op terug kunnen kijken. We gaan graag, samen met jullie, met veel enthousiasme het nieuwe SPiN-jaar in. Ik hoop jullie het komend seizoen weer te zien tijdens één van onze bijeenkomsten maar dan als lid. Graag tot ziens. Roelien de Jonge, voorzitter

Terugblik bijeenkomsten SPiN-seizoen 2017 – 2018 We kijken met veel plezier terug op een mooi seizoen, het 26e alweer! Weer zeer geslaagde bijeenkomsten georganiseerd met een goede opkomst en interessante workshops. Weer een aantal bijzondere locaties op de kaart gezet en tijd gehad om te netwerken. Dat alles is waar SPiN voor staat. Dat alles en nog meer, zoals gezelligheid, humor en samen leren. Helaas kon de nieuwjaarsbijeenkomst wegens te weinig aanmeldingen niet doorgaan. Daarnaast heeft het SPiN in maart 2018 een interessante training naar het Noorden gehaald, POWER Radicaal Digitaal. Vanwege de vele animo ontstond er een wachtlijst en is er voor gekozen om deze training nogmaals in september 2018 aan te bieden in Groningen. SPiN timmert aan de weg en hoe! We laten nu nog een keer alle bijeenkomsten van het afgelopen jaar voorbij komen. Veel plezier.

Jaarvergadering en etiquette quiz Locatie: Noorderpoort, Groningen Etiquette quiz: door docent Noorderpoort Datum: 25 september 2017 De start van het nieuwe seizoen was dit keer bij Noorderpoort Euroborg, bij de afdeling Gastvrijheid & Toerisme. We begonnen met een etiquette quiz, met interessante vragen en soms verrassende antwoorden. Vervolgens konden we aanschuiven voor een 3-gangen diner, compleet verzorgt door de studenten van dit leerbedrijf. We werden uitermate gastvrij ontvangen. Na het hoofdgerecht volgde de Algemene ledenvergadering met aansluitend de bekendmaking van de winnares van de etiquette quiz, Heleen Roetert Steenbruggen. De avond werd afgesloten met een heerlijk dessert.

20180926-04

2e bijeenkomst Locatie: FOOX Bergsma, Franeker Workshop: Tech Savvy assistent door Liane Duit van Bossers en Cnossen Datum: 21 november 2017 Op dinsdag 21 november 2017 waren we te gast bij één van onze sponsoren, FOOX Bergsma in Franeker. We werden hartelijk ontvangen door onze gastvrouwen Tjitske en Atty in het café van FOOX. Het was hier lekker smûk (op z’n Fries gezegd…). Na de heerlijke soep en broodjes kregen we een korte presentatie over het bedrijf met aansluitend een rondleiding door de kerstpakketten showroom. Vervolgens heeft Liane Duit van Bossers en Cnossen ons meegenomen in de digitale wereld waarin we leven en wat dit betekent voor ons als secretaresse. Erg interessant! Na afloop kregen we allemaal een goed gevulde goodiebag van FOOX mee naar huis.

3e bijeenkomst Locatie: Atlastheater Wildlands, Emmen Nieuwjaarsreceptie Datum: 17 januari 2018

Helaas heeft het bestuur de beslissing moeten nemen om de nieuwjaarsbijeenkomst bij het Atlastheater van Wildlands te annuleren vanwege te weinig animo, van zowel sponsoren als leden. In het volgende seizoen 2018-2019 gaan we alsnog naar Wildlands.

4e bijeenkomst Locatie: De Remonstrantse kerk, Groningen (Onderdeel van Bijzondere Locaties Groningen) Workshop: Storytelling door Erik Mathlener Datum: 22 maart 2018 Op 22 maart jl. waren we als SPiN te gast bij één van de locaties van BLG (Bijzondere Locaties Groningen), namelijk de Remonstrantse Kerk aan de Coehoornsingel te Groningen. Bijzondere Locaties Groningen is sinds een jaar sponsor van SPiN. Super leuk natuurlijk dat we nu al te gast

mochten zijn.

Met een goede routebeschrijving van de organisatie en een goede tom-tom (of een persoonlijke navigator die zéér bekend is in Groningen) werd de parkeergarage zonder veel moeite gevonden.

Buiten liet zich de locatie ook snel vinden, want een kerk valt wel op.

We werden ontvangen met koffie en een koekje met het logo van de kerk. Erg leuk!

Na de koffie opende voorzitster Roelien de bijeenkomst met een eigen verhaal. Ze vertelde over een bijenkoningin die op zoek is naar een opvolgster opdat haar volk niet ten dode zou zijn opgeschreven. Een mooi beeldend verhaal met een serieuze ondertoon, want voor de goede toehoorder was te horen dat er een nieuwe voorzitster voor SPiN moet komen om Roelien in september op te volgen en SPiN door kan gaan. Om in gesprek te komen met kandidaten deelde ze kussentjes uit. Hele speciale kussentjes. Of de uitstraling en de hulp van de kussentjes iets heeft

opgeleverd horen we misschien nog. Hopelijk wel!

Roelien haar opening was de inleiding voor de workshop van vanavond: storytelling.

Hiervoor te gast was Erik Mathlener. Hij zou ons meenemen in de wereld van 'verhalen-vertellen'. Maar eerst kregen we een rondleiding van de Remonstrantse Kerk van Esther Dingerdis en Annette van Santen, nadat we soep en heerlijke broodjes hadden genuttigd.

De Remonstrantse Kerk is al een oudje. Ze is gebouwd in 1883. In 2005/2006 is ze volledig verbouwd. Het interieur is een combinatie van strak en oud. Prachtig om te zien. De kerk wordt trouwens nog elke zondag als kerk gebruikt. De kerk heeft op de eerste en tweede verdieping naast vergaderuimten ook werkplekken. Hiervan maken o.a. BLG en Stichting oud Groninger kerken gebruik. De zalen in het oude gedeelte hebben hun charme behouden maar zijn wel van alle gemakken

voorzien.

De Remonstrantse kerk is een mooie locatie om in een aparte setting een vergadering te houden of een bijeenkomst. Naast de Remonstrantse Kerk heeft BLG nog een aantal bijzondere locaties in beheer. Lees op hun

website hier meer over.

Na de informatieve rondleiding kregen we een overhoring in de vorm van een quiz. Je had dus goed moeten opletten tijdens de rondleiding om de vragen correct te kunnen beantwoorden. Het bleek dat Linda Spaan het beste had opgelet en zij had dan ook alle vragen goed. Ze mocht een hele leuke

prijs, aangeboden door BLG, in ontvangst nemen.

Na de pauze was het dan de beurt aan Erik Mathlener om ons mee te nemen in de wereld van 'verhalen-vertellen'. Nu bleek ook waarom ons was gevraagd om een kussentje mee te nemen. Erik nodigde ons uit om rondom het scherm op de vloer te komen zitten. In deze setting begon hij ons een verhaal te vertellen. Hij legde naderhand uit wat de kracht is van een goed verhaal en waar een goed verhaal uit bestaat. Met een goed verhaal kun je overtuigen, je bedoeling overbrengen of een moeilijk/lastig onderwerp bespreekbaar maken. Met een goed verhaal kun je je toehoorders even afleiden en naar de door jou gewenste richting sturen. Kortom: een goed verhaal heeft heel veel kracht. Dit is dus storytelling. Een goed verhaal kan Versimpelen, Vertrouwen, oVertuigen. (Erik kon geen goede derde beginnend met een V vinden) Een goed verhaal bestaat uit een inleiding, dan de dip (de gebeurtenis), vervolgens de oplossing en tot slot een mooie afronding. Je mag bij een verhaal overdrijven. Dat zorgt voor kracht. Erik gaf hierbij wel aan om vooral bij jezelf te blijven en het overdrijven niet te overdrijven. Dit laatste

leidde tot veel gelach.

Al met al was het weer een hele leuke avond: heerlijk gegeten, mooie locatie gezien, leuke workshop gehad en weer een heleboel leuke en interessante mensen ontmoet.

5e bijeenkomst Locatie: Blokhuispoort, Leeuwarden Workshop: Leeuwarden / Fryslân, culturele hoofdstad 2018 Datum: 14 mei 2018 Leeuwarden is met Friesland de Culturele Hoofdstad van Europa in 2018! Een perfect moment om een bezoek te brengen aan de hoofdstad van Friesland. In één van de mooiste gebouwen van Leeuwarden, het voormalige huis van Bewaring, de Blokhuispoort, starten we de avond. De managing director van CH2018, John Bonnema, vertelt op enthousiaste wijze hoe het proces gelopen is om Culturele Hoofdstad van Europa te worden. Vervolgens worden we door Yvonne Hulleman van Merk Fryslân meegenomen in de diverse activiteiten die plaatsvinden in 2018 en welke mogelijkheden er zijn voor (bedrijfs)arrangementen. Hierna hebben we de wandelschoenen aangetrokken om zelf de historische highlights van Leeuwarden te kunnen aanschouwen onder leiding van een inspirerende stadsgids. Een geslaagde avond!

6e bijeenkomst Locatie: Museum De Buitenplaats, Eelde Workshop: taarten maken / schilderen Datum: 19 juni 2018 Op 19 juni 2018 hebben we het seizoen afgesloten met een culturele en creatieve bijeenkomst bij Museum De Buitenplaats in Eelde. Wederom een bijzonder mooie locatie. Een mooie opkomst van bijna 50 deelnemers! Genoten van heerlijke salades, mooi weer, cultuur en creativiteit! Na de maaltijd werd de groep gesplitst. Eén groep ging onder leiding van een enthousiaste vrijwilliger een wandeling door de schitterende museumtuin maken. De andere groep kon taartjes maken of kregen schilderles van een echte schilder. Na de pauze werd geruild. Na afloop kreeg iedereen de zelfgebakken taartjes en zelfgemaakte tekeningen mee naar huis. Het was een gezellige en informele avond!

1

Voorstel Het bestuur is voornemens de contributie voor lidmaatschap SPiN te verhogen. Tevens wordt met de verhoging een wijzigingsvoorstel gedaan voor de facturering van de contributie.

Met de volgende onderbouwing:

1) Verhoging - De laatste verhoging vond in 2015 plaats. Met de inflatie van de afgelopen drie jaar zijn de kosten voor het organiseren van onze bijeenkomsten hoger uitgevallen. Onze vereniging

wil daarbij de standaard van de bijeenkomsten met de workshops hoog houden om zo

de kwaliteit te behouden. Het bestuur stelt een verhoging voor van € 1,00. Het lidmaatschap komt hiermee dan op € 56,00 per jaar.

2) Wijziging facturering Huidige situatie: - Leden ontvangen in oktober via de mail een factuur die middels I-deal of bankoverschrijving

kan worden voldaan. In de praktijk komt het erop neer dat de helft van de contributie- gelden niet worden voldaan waardoor er betalingsherinneringen moeten worden verzonden.

Voor de penningmeester is dit een behoorlijke klus.

Nieuwe situatie - Leden ontvangen in oktober via de mail een factuur met de datum waarop de automatische afschrijving van de contributie gaat plaatsvinden. De leden geven een incassomachtiging af

voor de inning van de contributie.

Voorstel: Leden vullen een incasso formulier in. De penningmeester zorgt ervoor dat deze voor oktober worden verwerkt. De contributie seizoen 2018/2019 wordt middels een automatische

incasso geïnd.

Nb.: Leden zijn op persoonlijke titel lid van SPiN. In enkele gevallen stuurden wij de factuur rechtstreeks naar de werkgever. Ook daar constateren wij dat betaling niet altijd soepel

verloopt. Er zijn twee mogelijkheden of de werkgever geeft een incassomachtiging af of je declareert het contributiebedrag achteraf.

Be- handeling

Discussie Besluit Hamerstuk

Mededeling Presentatie Ter informatie

Besluiten 1) Contributieverhoging per 1 september 2018 naar € 56,00

2) Wijziging van facturering contributie voor leden.

Aanbiedingsformulier Datum bespreking 26 september 2018

Nummer/Agendapunt 20180926-07

Bijlage

Onderwerp Voorstel contributieverhoging en wijziging facturering SPiN-leden

1

Voorstel * Leden nemen kennis van het nieuwe Privacy beleid van SPiN. * Na de ledenvergadering wordt het nieuwe Privacy beleid op de Website van SPiN geplaatst

en tevens opgenomen in het huishoudelijk reglement.

* Met onze leveranciers wordt een Verwerkingsovereenkomst afgesloten.

De volgende tekst wordt op onze Website geplaatst:

SPiN en Algemene Verordening Gegevensbescherming:

Wij nemen uw privacy serieus. De leden hebben op 26 september 2018 deze documenten vastgesteld.

Voor de nieuwe privacywet zijn openheid en transparantie essentieel bij het verkrijgen en opslaan van persoonlijke gegevens.

Wat gaat er precies veranderen?

De belangrijkste feiten rondom de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), die de

nieuwe wet op de bescherming van persoonsgegevens aan ons vraagt, zijn:

Wij zijn volledig transparant over welke gegevens we van u gebruiken. Wij delen uw gegevens nooit met andere partijen voor commerciële doeleinden.

U heeft het recht om in te zien hoe wij uw data gebruiken.

U heeft het recht op vergetelheid (het volledig wissen van uw persoonlijk data). Uw gegevens zijn bij SPiN goed beschermd.

Voor een volledig overzicht van hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, verwijzen wij u

graag naar onderstaande privacyverklaring.

Be-

handeling

Discussie Besluit Hamerstuk

Mededeling Presentatie Ter informatie

Besluiten De leden nemen notie van het Privacy beleid van SPiN.

Opname in het huishoudelijk reglement van de vereniging.

Een Verwerkingsovereenkomst aangaan met onze leveranciers.

Aanbiedingsformulier Datum bespreking 26 september 2018

Nummer/Agendapunt 20180926-08

Bijlage

Onderwerp Voorstel Privacy beleid SPiN

AVG Privacy beleid SPiN

1. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Het Secretaresse Platform in Noord (SPiN) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In ons Privacy beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. SPiN houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: - Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn

verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy beleid; - Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal

nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; - Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van

uw persoonsgegevens; - Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging

van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; - Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering

van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; - Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en

deze respecteren. Als SPiN zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

20180926-08a

2. Verwerking van persoonsgegevens van leden of leveranciers

Persoonsgegevens van leden of leveranciers worden door Secretaresse Platform in Noord (SPiN) verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): - Administratieve doeleinden; - Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen; - Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht. Grondslag voor deze persoonsgegevens is: - De overeengekomen opdracht; Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan SPiN de volgende persoonsgegevens van u vragen: - Voornaam; - Tussenvoegsel; - Achternaam; - Telefoonnummer (zakelijk en/of privé); - E-mailadres; (zakelijk en/of privé) - Geslacht. Uw persoonsgegevens worden door SPiN opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: - Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

3. Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door Secretaresse Platform in Noord (SPiN)verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): - Het informeren van de leden d.m.v. nieuwsuitingen. Grondslag voor deze persoonsgegevens is: - Het inschrijving formulier Nieuwsbrief; Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan SPiN de volgende persoonsgegevens van u vragen: - Voornaam; - Tussenvoegsel; - Achternaam; - E-mailadres. Uw persoonsgegevens worden door SPiN opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

- Gedurende de periode dat men lid van SPiN is.

4. Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door SPiN verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): - Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten. Grondslag voor deze persoonsgegevens is: - Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn; Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan SPiN de volgende persoonsgegevens van u vragen: - Voornaam; - Tussenvoegsel; - Achternaam; - Telefoonnummer; - E-mailadres. Uw persoonsgegevens worden door SPiN opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: - Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/ lobbycontacten en/of geïnteresseerde.

5. Verwerking van persoonsgegevens van bestuursleden

Persoonsgegevens van bestuursleden worden door Secretaresse Platform in Noord (SPiN) verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): - Uitvoering geven aan bestuursfunctie gedurende het bestuurstermijn. Grondslag voor deze persoonsgegevens is: - Inschrijving Kamer van Koophandel. - Declaraties Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan SPiN de volgende persoonsgegevens van u vragen: - Voornaam; - Tussenvoegsel; - Achternaam; - Telefoonnummer; - E-mailadres; - Geboortedatum; - Kopie ID voor KvK; - BSN-nummer; - Bankgegevens. Uw persoonsgegevens worden door SPiN opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: Gedurende de periode dat men bestuurslid is en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

6. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: - Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma; - Het verzorgen van de (financiële) administratie; - Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Binnen de EU Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Minderjarigen Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Bewaartermijn Secretaresse Platform in Noord (SPiN) bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Beveiliging Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen; - Alle personen die namens het Secretaresse Platform in Noord (SPiN) van uw gegevens kennis

kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. - We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; - We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding

toe is; - Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of

technische incidenten; - We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen; - Onze bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van

persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Klachten Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Vragen Als u naar aanleiding van ons Privacy beleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op! Contactgegevens: Secretaresse Platform in Noord Postadres: Postbus 8134 9702 KC Groningen www.spin.nu email: info@spin.nu

PROGRAMMA SPIN 2018 – 2019 Namens het bestuur wil ik op voorhand iedereen bedanken die medewerking heeft verleend (of nog zal gaan verlenen) aan dit nieuwe seizoen. Evenals al onze sponsoren, want door hun support kunnen wij weer een mooi programma in elkaar zetten. Programmaoverzicht Hierbij vind je het overzicht met data van het SPiN-seizoen 2018-2019. Er is veel te doen in het komend seizoen: leuke acties, een groot secretaresse congres, workshops, aandacht voor jullie (onze leden) en onze sponsoren. Website SPiN De data staan vast en de locaties ook. Nog niet alle programma’s zijn 100% gereed en hier en daar wordt nog aan een programma gesleuteld. We houden jullie op de hoogte via de nieuwsbrieven en onze website. Wanneer je een uitnodiging voor een bijeenkomst in jouw mailbox vindt, dan is het programma helemaal rond. Het programmaoverzicht is natuurlijk terug te vinden op www.spin.nu; hier vind je ook de uitnodigingen en sfeerimpressies. We hopen jullie te zien op onze bijeenkomsten! Anke Zwerver Coördinator bijeenkomsten

20180926-09

Woensdag 26 september 2018 Dinsdag 20 november 2018

Woensdag 23 januari 2019

Jaarvergadering Workshop ‘Contentmarketing’

Nieuwjaarsbijeenkomst Kookworkshop

Zoals gewoonlijk beginnen we het seizoen met de Jaarvergadering

en dat houden we bij het Atlastheater in Wildlands.

De locatie presenteert zich door middel van een rondleiding door

het Atlastheater en daarnaast krijgen we een exclusive 4D-ride in

de Arctic 1 in Wildlands aangeboden.

Wildlands is meer dan een themapark voor een actieve en

avontuurlijke familiedag. In combinatie met het state-of-the-art

ATLAS theater annex congreslocatie is het een

fantastische locatie voor het organiseren van zakelijke en

particuliere activiteiten.

Contentmarketing behoort sinds kort ook tot jouw takenpakket. Je doet het er ‘gewoon even bij’. Af en toe een bericht op social media, een nieuwsitem op de website, een digitale nieuwsbrief. Maar wat is (goede) content eigenlijk? Waarom is het zo belangrijk? En hoe pak je het slim aan, zodat het jou zo min mogelijk tijd kost en het ook nog iets oplevert? Bij Hayema Heerd in Oldehove tref je een bijzondere vergaderlocatie. Niet ver van de stad Groningen ligt een gebied waar de tijd even stil lijkt te staan: het nationaal landschap Middag-Humsterland. Het fraaie landschap met de weilanden, mooie boerderijen en een kronkelend weggetje leiden naar een ideale plek voor een inspirerende vergadering, workshop of teambuilding

Deze avond staat in het teken van netwerken, samen koken en genieten. We worden ontvangen met een hapje en drankje en gaan vervolgens aan de slag met het maken van ons eigen tapas menu o.l.v. een ervaren kok van Lokaal 55. Lokaal 55 te Sneek is een prachtige, industriële plek, waar je gastvrij ontvangen wordt voor iedere gelegenheid, zakelijk of privé. In Lokaal 55 kun je vergaderen, lunchen, borrelen, dineren in het Grand Café, genieten van tapas of een barbecue in de tuin aan de Houkesloot, cupcakes maken of taarten decoreren, een kookworkshop of kookles op maat volgen of wijnen proeven in het Wijnlokaal. Aan de kade ligt een aantal schepen voor een heerlijk verblijf op en aan het water.

.

Locatie: Atlastheater Wildlands –

Emmen

Locatie: Hayemaheerd, Oldehove

Locatie: Lokaal 55, Sneek

Maart 2019

Maandag 13 mei 2019 Dinsdag 18 juni 2018

Bijeenkomst nntb

Workshop ‘Gastvriendelijkheid’

Afsluitende bijeenkomst

Nadere invulling volgt Nadere invulling volgt. Nader invulling volgt.

Locatie: Friesland

Locatie: De Bonte Wever, Assen

Locatie: Esonstad Lauwersoog