Provincie Vlaams-Brabant Afsprakennota sociale media Maart 2013

Afsprakennota Sociale Media – provincie Vlaams-BrabantCommunicatiedienst - Provincieplein 1 3010 Leuven - info@vlaamsbrabant.be – Tel. 016-26 70 00

1. Wat verstaan we onder sociale media?Social Media zijn platformen waar gebruikers zonder of met weinig tussenkomst van een redactie, de inhoud verzorgen. Social Media zijn interactief, transparant, real time en draaien allemaal om interessante en relevante inhoud. Voorbeelden zijn: Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, Flickr, blogs, fora, etc.

2. Toegang tot sociale mediaDe diensten van de provincie Vlaams-Brabant kunnen sociale media gebruiken om hun communicatie met de verschillende stakeholders en bewoners uit te breiden en te versterken om zodoende de doelen vooropgesteld door de verschillende diensten te behalen en om de communicatie met de bewoners of de intermediaire organisaties te ondersteunen.

Provinciepersoneel en provinciale diensten mogen artikels en informatie publiceren, discussies opstarten en afhandelen, promotie maken voor activiteiten en activiteiten en mediamateriaal delen.

3. Beheer van sociale mediaNeem bij de opstart van nieuwe sociale mediakanalen contact op met de communicatiedienst.

Alle sociale media, gebruikt door de provincie, worden in kaart gebracht door de communicatiedienst. De communicatiedienst geeft daarbij ook technisch advies over het aanmaken en instellen van een account.

Bij misbruik of problemen kunnen de medewerkers contact opnemen met de communicatiedienst. Indien nodig wordt dit bekeken samen met de juridische dienst en/of de dienst organisatie en planning (klachtenbehandeling).

Ieder aangemaakt sociale mediakanaal heeft een eindverantwoordelijke. De eindverantwoordelijke besteedt minimaal wekelijks tijd aan de opvolging en het onderhouden van een sociaal mediakanaal.

Het gebruik van sociale media door de provincie Vlaams-Brabant gebeurt steeds in navolging van de wetten op de privacy en het eigendomsrecht. De gebruikers van sociale media binnen het provinciebestuur houden zich ook aan de gangbare gedragsregels zoals die door het provinciebestuur zijn geformuleerd.

De provincie Vlaams-Brabant behoudt zich het recht voor om alle inhoud op de sociale media die niet in overeenstemming zijn met de gedragsregels van het provinciebestuur te verwijderen.

4. Gebruik van sociale mediaElk sociale mediakanaal maakt heel duidelijk dat het beheerd wordt door de provincie Vlaams-Brabant en maakt ook het doel van het kanaal duidelijk in een korte omschrijving.

Neem de gebruiksvoorwaarden (zie hieronder) op in je sociale mediakanaal zodat je er bij discussie altijd naar kan verwijzen.

Waar mogelijk en zinvol, verwijst het sociale mediakanaal voor meer informatie naar de provinciale website (extra info, inschrijvingen, extra documenten, enz.)

Het moet mogelijk zijn voor de inwoners en organisaties om te reageren op berichten op de provinciale sociale media. Hierop mag worden gereageerd door de provincie mits het vragen of opmerkingen zijn van informatieve aard. Wanneer het gaat om klachten wordt de klager persoonlijk verder geholpen. Dit wordt ook zo vermeld op het sociale mediakanaal.

Bij discriminerende, aanvallende of polemiserende reacties of berichten wordt de plaatser van de reactie of bericht gewezen op de gebruiksvoorwaarden en wordt de reactie of bericht verwijderd.

1

Provincie Vlaams-Brabant Afsprakennota sociale media Maart 2013

Gebruiksvoorwaarden geldend voor provinciepersoneel en de inwoners: De volgende soorten inhoud worden verwijderd van het sociale mediakanaal:

Inhoud die hoegenaamd geen betrekking heeft op het onderwerp of doel van het sociale mediakanaal

Inhoud die kwetsende taal en schunnigheden bevat

Inhoud die aanzet tot discriminatie (ongeacht of dit op basis is van ras, geloof, huidskleur, leeftijd, geslacht, seksuele voorkeur, fysische of mentale toestand)

Inhoud die seksueel gekleurd is

Commerciële berichten

Politieke berichten (in zoverre dat het gaat over het bekendmaken en propageren van een politiek partijprogramma; socio-culturele activiteiten georganiseerd door partijen en/of gelieerde organisaties of verenigingen kunnen wel)

Inhoud die aanzet of allusie maakt op strafbare feiten

Inhoud die de publieke orde of veiligheid in het gedrang kan brengen

Inhoud die de wetgeving op de privacy overtreedt

Inhoud die de wetgeving op de auteursrechten overtreedt

Er hoeft op de sociale media niet op elke reactie of bericht te worden gereageerd. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de verantwoordelijke van sociale mediakanaal.

De frequentie waarmee wordt bericht op sociale media ligt bij de verantwoordelijke van het sociale mediakanaal. Probeer hier echter een regelmaat in te bouwen.

In zoverre dit mogelijk is wordt de huisstijl van de provincie overgenomen op de sociale mediakanalen. Dit betekent het gebruik van het logo en de huisstijlkleuren.

Maak gebruik van de flowchart: reageren op sociale media (als bijlage)

Afspraken over schrijfstijl: De aanspreekvorm die we gebruiken in sociale media is ‘je’ en ‘jij’

Vermijd dialect

Gebruik geen afkortingen of smileys

Gebruik niet te veel moeilijke woorden

Hou je zinnen kort en vermijd bijzinnen

Communiceren over de provincie Vlaams-Brabant in privécontextNaast het beheren van een werkgerelateerd sociaal-mediakanaal onderhouden mensen in sociale media ook in persoonlijke communicatie,relaties en vinden online dialogen plaats.

Mensen delen zaken die ze bezig houden, zowel werkgerelateerd als privé. Ze delen gemakkelijk verhalen, kennis en ervaringen en stellen vragen aan elkaar en aan overheden, organisaties en bedrijven. Dit gebeurt (meestal) op een heel transparante manier. Het gevolg van de transparantie van sociale media is dat medewerkers als privépersoon in privétijd als medewerker van de provincie Vlaams-Brabant herkenbaar zijn, waardoor hun doen en laten in privétijd bijdraagt aan het beeld dat over provincie Vlaams-Brabant wordt gevormd. Om onbedoelde en onvoorziene gevolgen van het gebruik van sociale media te voorkomen zijn daarom enkele richtlijnen nodig voor gebruik van sociale media door medewerkers buiten hun werktijd.

We staan achter jouw positieve bijdragen over de provincie op sociale media. Wanneer je één of meerdere sociale media profielen hebt, actief bent en uitspraken doet over het provinciebestuur, vermeld dan hierbij expliciet dat je werkzaam bent binnen de provincie Vlaams-Brabant en welke functie je bekleedt. Geef altijd aan dat je geen officiële woordvoerder bent voor de provincie Vlaams-Brabant.

Bij persoonlijke interactie via sociale media willen we je verzoeken geen obscene, discriminerende, kwetsende teksten of aanstootgevende foto’s, filmpjes en/of muziek te delen. Deze uitlatingen horen niet thuis op sociale media. We raden ook aan altijd een positieve houding aan te nemen.

Vergeet niet dat informatie die je op het internet plaatst voor een heel lange periode vindbaar is.

2

Provincie Vlaams-Brabant Afsprakennota sociale media Maart 2013

We verwijzen graag ook nog naar het aanpassen van je privacy-instellingen voor je sociale media profielen. Hiermee kan je heel nauwkeurig instellen wie je berichten te zien krijgt en wie niet.

Wanneer je vragen hebt over het gebruik van sociale media en de privacy-instellingen, kan je terecht bij de communicatiedienst.

5. Do’s en dont’sDeze lijst heeft als bedoeling nog eens onze basiswaarden en normen duidelijk te maken.

DO’s

Wees transparant, laat altijd weten wie je bent

Geef aan wat je rol is binnen het provinciebestuur

Communiceer in de ik-vorm

Wees relevant

Wees respectvol te allen tijde

Leef onze regels na

Hou het kort en simpel

Gebruik je gezond verstand

Hou rekening met auteursrechten

Hou rekening met de privacy van anderen

Neem een positieve houding aan

DON’Ts

Plaats geen spam

Vertel geen onwaarheden

Doe geen racistische uitlatingen

Zoek geen ruzie

Spreek niet namens de provincie Vlaams-Brabant

Verspreid geen interne informatie

Wees voorzichtig met uitspraken en berichten over politiek of maatschappelijk gevoelige thema’s

Vermijd jargon en juridisch taalgebruik

Laat je niet meeslepen in discussies

Publiceer niets waar je spijt van krijgt

Schelden en vloeken

Ga niet mee in iemands negativiteit

Beledig mensen niet

3

Provincie Vlaams-Brabant Afsprakennota sociale media Maart 2013

4