Actieplan raadscommunicatie 'De burger in beeld'...Communicatie is geen tovermiddel, maar: •...

Actieplan raadscommunicatie'De burger in beeld'

Actieplan raadscommunicatie gemeente Dordrecht

1. Inleiding

Het duale stelsel maakt het nodig om de gemeenteraad als bestuursorgaan duidelijker teprofileren. De verhouding tussen college en raad moet met het verdwijnen van het monismewinnen aan scherpte. Het is wenselijk om de beleidsbepalende, sturende en controlerende rol vande raad beter uit de verf te laten komen. Ook is er behoefte aan meer interactie tussengemeenteraad en lokale samenleving om daarmee de volksvertegenwoordigende rol van de raadtot uitdrukking te brengen. Tegelijkertijd wordt daarmee tegemoet gekomen aan de wens van deburger om meer in contact te komen met de lokale politiek. Om dit te bereiken, wil degemeenteraad in de gemeentelijke communicatie duidelijker over het voetlicht komen. Veel vandie communicatie is tot nu toe 'collegecommunicatie'. Het college neemt immers in de meesteopzichten het voortouw. De eigenstandige rol van de raad biedt mogelijkheden om degemeentelijke communicatie te verbreden en te versterken. Het is tijd om als raad actief met deeigen communicatie aan de slag te gaan.

De burger in beeldIn dit communicatieplan staan activiteiten beschreven die de raad dichter bij het publiek kanbrengen en vice versa. Het plan is getiteld 'de burger in beeld', omdat inzicht hebben in dewensen en verwachtingen van de burger een absolute voorwaarde is om als raad dichter bij demensen te staan. Benadrukt wordt dat alle voorgestelde communicatieactiviteiten gericht zijn opde communicatie van de raad als collectief. Namens de raad is de griffie verantwoordelijk voor deuitvoering van deze activiteiten. Partijpolitieke communicatie blijft een verantwoordelijkheid vande fracties. De griffie kan daarbij slechts in beperkte mate faciliteren. Gelet op de beperktbeschikbare personele communicatiecapaciteit ziet de griffie geen mogelijkheden om individuelefracties met een keuzemenu a la carte te bedienen.

Communicatieverkenning voor een duale raad'De burger in beeld' is gebaseerd op het eerder verschenen rapport 'communicatieverkenningvoor een duale raad'1. Dit rapport geeft de uitgangspunten en mogelijkheden in deraadscommunicatie weer. In het rapport wordt voorgesteld om de raadscommunicatiestapsgewijs uit te werken. Er worden zes aanbevelingen gedaan. De commissie B&M kon zichvinden in het groeimodeljsn gaf prioriteit aan de uitwerking van de volgende drie aanbevelingen:

• Basics in de communicatie op orde (logistiek op orde, basis informatiemiddelen zoalsinternet, huis-aan-huis-blad e.d. compleet).

• Het professionaliseren van het communicatief functioneren van de raad (communicatieveaantrekkelijkheid van commissie- en raadsvergaderingen, selectie van politiek-relevanteonderwerpen, wijze waarop debat gevoerd wordt, etc.).

• Werken aan de inhoudelijke boodschappen in de communicatie. Eén thema om uit tewerken, met één of beperkt aantal aansprekende middelen.

De commissie bepleit een praktisch communicatieplan. Zij stelt als voorwaarde dat individuelefracties zich in de uitvoering van het plan ruim voldoende moeten kunnen profileren. Decommissie wil vermijden dat de raad of commissies zich enkel als collectieve institutiespresenteren. De commissie heeft besloten dat een klankbordgroep bestaande uit de damesBecks, Van den Berg, Van den Bergh, de Smoker en de heer van Steensel bij de uitwerking vanhet communicatieplan wordt betrokken. De klankbordgroep en de communicatieadviseur van degriffie hebben op 09 september 2003 en 09 maart 2004 met elkaar gesproken over eerdereversies van het nu voorliggende plan. In de laatste bijeenkomst gaf de klankbordgroep aan dathet stuk een uitstekende basis biedt om discussie te voeren in de commissie Bestuur & Middelen.De conclusies die de leden van de klankbordgroep getrokken hebben en de alternatieven die zijhebben aangedragen, zijn in de lopende tekst in een kader gezet.

1 Dit rapport is opgesteld door adviesbureau Berenschot in opdracht van het presidium. In het rapport wordt verkend watde gevolgen van het duale stelsel zijn voor de communicatie van de raad van de gemeente Dordrecht.


2. De stem van de burger

2.1 Inleiding

Omdat de (lokale) overheid een organisatie is die wordt aangestuurd vanuit de democratie,behoort de burger, zijn wensen en zijn verwachtingen, in de communicatie centraal te staan,aldus de Commissie Toekomst Overheidscommunicatie (commissie-Wallage) in haar rapport 'Indienst van de democratie'.

Dat de politiek van en voor de burgers is, onderschrijft het gemeentebestuur van Dordrecht in hetmeerjarenbeleidsprogramma 2002 - 2006 (MJP), dat door de gemeenteraad is vastgesteld. Inhet MJP staat dat het gemeentebestuur beter wil luisteren naar Dordtenaren en meersamenwerking wil zoeken.

De lage opkomst bij de gemeenteraadsverkiezingen 2002 heeft duidelijk gemaakt dat hetgemeentebestuur nog onvoldoende luistert, onvoldoende zichtbaar is en onvoldoendedaadkrachtig optreedt. In opdracht van het gemeentebestuur heeft het Sociaal GeografischBureau (SGB) onderzocht waarom zo weinig kiesgerechtigde Dordtenaren een stem hebbenuitgebracht. De onderzoeksresultaten staan gepubliceerd in het rapport 'De stem van de burger'.Omdat dit rapport aanknopingspunten biedt voor de raadscommunicatie - het gaat onder anderein op wensen en verwachtingen van burgers t.a.v. communicatie - staan in paragraaf 2.2. enkeleonderzoeksresultaten beschreven.

2.2 Onderzoeksrapport 'de stem van de burger'

Slechts 48,5% van de kiesgerechtigde Dordtenaren bracht een stem uit bij de gemeenteraads-verkiezingen 2002. Het SGB heeft onderzoek gedaan naar verklaringen hiervoor. Hieronder volgteen beknopte weergave van de bevindingen die voor dit communicatieplan van belang zijn. Voorde volledige onderzoeksresultaten wordt verwezen naar het onderzoeksrapport 'de stem van deburger'.

2.2.1 Redenen om niet te stemmen

In 'de stem van de burger' concludeert het SGB dat het niet op de hoogte zijn van het Dordtsepolitieke nieuws de belangrijkste inhoudelijke reden was om niet te gaan stemmen. 33% van deondervraagden gaf aan te weinig te weten van de Dordtse politiek om te kunnen kiezen. 'Ik konniet' is een ander veelgenoemd antwoord (30%). Vooral jongeren, mensen met een lagerinkomen en allochtonen bleven weg.

2.2.2 Hoe kijken Dordtenaren tegen 'de politiek' aan?

Het SGB heeft ook onderzocht hoe Dordtenaren tegen de landelijke en gemeentelijke politiekaankijken. Er is aandacht besteed aan politieke interesse (het volgen van de politiek), politiekekennis (op de hoogte zijn van) en het belang van de politiek op het persoonlijke leven.

InteresseOp de vraag 'Ik volg de landelijke/gemeentelijke politiek nauwelijks' geeft 36% aan dat dit kloptvoor de gemeentelijke politiek. Dit is twee keer zo hoog wanneer het gaat om de landelijkepolitiek (17%). Er zijn duidelijk meer burgers geïnteresseerd in de landelijke politiek dan in delokale politiek. Afgaande op deze uitkomst ligt er een forse uitdaging om te proberen de inwonersvan Dordrecht meer te interesseren voor de gemeentelijke politiek. Onder jongeren (met name toten met 24 jaar, maar ook die tussen 25 en 34 jaar) en mensen met lagere inkomens is dedesinteresse in politiek het hoogst.


KennisOp de vraag 'ik ben goed op de hoogte van het landelijke/gemeentelijke politieke nieuws' geeft22% aan het hier mee eens te zijn met betrekking tot de Dordtse politiek. Ook hier verschilt hetpercentage een factor twee met het landelijke politieke nieuws (41 %). Senioren van 65 jaar enouder geven relatief vaak aan goed op de hoogte te zijn, jongeren relatief weinig. Wanneer dezeuitkomst (22% geeft aan goed op de hoogte te zijn van het lokale politieke nieuws) vergelekenwordt met de uitkomst op de vorige vraag (36% volgt niet of nauwelijks de gemeentelijkepolitiek, wat inhoudt dat een meerderheid dit wel doet) dan kan geconstateerd worden datburgers blijkbaar niet voldoende informatie tot zich krijgen of nemen om goed op de hoogte tezijn, ook al zijn inwoners daarin wel geïnteresseerd. Volgens het SGB-onderzoek zijn ouderen hetbest op de hoogte.

BelangOp de stelling 'de landelijke/gemeentelijke politiek heeft veel invloed op mijn persoonlijke leven'geeft 21 % aan dat dit het geval is. Dit is iets hoger dan bij de landelijke politiek (18%), maar hetverschil is niet groot. Er van uitgaande dat gemeentelijk beleid van directe invloed is op deleefomgeving (in brede zin) van inwoners kan gesteld worden dat dit percentage eigenlijk laag is.De vraag rijst of het gemeentelijk beleid wel voldoende zichtbaar is.

2.2.3 Hoe groot is de afstand tussen burgers en bestuur?

In 'de stem van de burger' is ook nagegaan of Dordtenaren een afstand/kloof tussen burgers enhet gemeentebestuur ervaren. 40% van de ondervraagden geeft aan dat politici te ver van hen afstaan en dat er onvoldoende contact is tussen hen en het gemeentebestuur. Onder jongeren enouderen is dit het hoogst. 36 % van de ondervraagden heeft suggesties genoemd om de afstandtussen burger en bestuur te verkleinen. Zij hebben - samengevat - de volgende ideeën:

• Meer de wijken in: burgers willen merken dat hun woonomgeving er toe doet en in beeldis bij het gemeentebestuur. Een roep om meer zichtbaarheid en aanwezigheid van hunvolksvertegenwoordigers.

• Meer luisteren en problemen serieus nemen: bestuurders, politici moeten meer luisterennaar wat we er onder inwoners leeft, ze moeten de problemen serieus nemen.

• Meer informatie geven: meer informeren over waar het bestuur mee bezig is. Men vraagtom meer brieven, krant en andere vormen van informatieverschaffing. Men wil beter opde hoogte zijn van overwegingen en keuzes van de gemeente. Men moet meer informatiegeven via Stadskrant, wijkkrant, huis-aan-huisbladen, Dordtenaar, brieven, persoonlijkecontacten, RTVD en internet.

• Meer invloed: bewoners betrekken bij het beleid via wijk/buurtbijeenkomsten,inspraakavonden, discussiebijeenkomsten of referenda.

2.3 Uitdagingen raadscommunicatie

Uit 'de stem van de burger' blijkt dat er nog een wereld te winnen is voor het gemeentebestuur.Kansen zijn er volop, zowel voor het college van burgemeester en wethouders als voor degemeenteraad, de fracties en de individuele raadsleden.

De gemeenteraad wordt uitgedaagd om door middel van communicatie:

• Meer zichtbaar te maken waar hij voor staat (taken en bevoegdheden).• Bewoners beter te informeren over raadsbesluiten en overwegingen en keuzes die

daaraan ten grondslag liggen.• Meer in contact te komen met bewoners en instellingen in de stad.• Bewoners meer te betrekken bij het beleid.


3. Doelgroepen

3.1 Primaire doelgroep

De inwoners van Dordrecht zijn de primaire doelgroep van de gemeenteraad. Vaak noemt men'de burger' als belangrijkste doelgroep van de gemeente(raad). Het is belangrijk te beseffen dat'de burger' bestaat uit individuen die horen tot verschillende doelgroepen. Mensen zijnbijvoorbeeld ondernemer, werknemer, werkloos, huiseigenaar, huurder, dakloos, allochtoon,autochtoon, milieuvervuiler, milieuactivist, recreant, consument, verkeersdeelnemer, verslaafde,ouder, (mantel)verzorger, patiënt, vrijwilliger, jong, oud, et cetera. 'De burger' is dus een persoondie verschillende belangen heeft die ook nog wel eens tegengesteld kunnen zijn. Mensenbegrijpen best dat hun belangen niet overeen hoeven te komen met de belangen van een ander.Belangrijk is om het volgende voor ogen te houden:

Communicatie is geen tovermiddel, maar:

• Mensen kunnen met behulp van goede communicatie politieke beslissingen begrijpen, ookal zijn ze het niet met de beslissingen eens.

• Mensen vinden het prettig om met behulp van goede communicatie bevestiging te krijgenvan besluiten waar ze het mee eens zijn.

• Mensen kunnen met behulp van goede communicatie sympathie krijgen voor genomenbeslissingen, ook al hebben deze niet hun voorkeur.

• Mensen zullen veelal niet met behulp van goede communicatie politieke beslissingen gaansteunen waar ze voorheen sterk op tegen waren.

Belangrijk bij het bepalen van doelgroepen is te weten wie belang heeft bij besluitvorming vanbepaalde dossiers. Het is vaak een klein percentage van de doelgroep dat daadwerkelijk actief isin het benaderen van de politiek. Dit zijn vaak mensen die een zeer groot belang hebben in hetdossier. Om een afgewogen politiek besluit te nemen is het echter ook belangrijk om de meningvan de overige belanghebbenden te kennen. De socioloog Gabriel van den Brink maakt in ditverband onderscheid tussen bedrijvige burgers (20%), berustende burgers (45%) en bedreigdeburgers (35%). Kenmerkend voor de groep bedrijvige burgers is hun grote belangstelling voor depublieke zaak en hun vertrouwen in mogelijkheden van burgers om zelf politieke invloed uit teoefenen. Berustende burgers hebben geen uitgesproken mening over democratie en politiek,volgen het politieke nieuws, maar nemen zelf niet deel aan het debat. Hun houding is vrijafwachtend; zij nemen pas initiatief als de politiek concreet hun persoonlijke belangen raakt. Degroep bedreigde burgers heeft weinig belangstelling voor de publieke zaak, heeft weinigvertrouwen in de politiek en vindt dat ze zelf (te) weinig invloed heeft op het beleid.

Om meer betrokkenheid bij de politiek te bewerkstelligen en zich te vergewissen van een breeddraagvlak voor een te nemen besluit, streven raadsleden ernaar om naast hun contacten met'bedrijvige burgers' ook inzicht te hebben in de mening van de groep 'berustende burgers' en degroep 'bedreigde burgers'. Uitgaande van deze ambitie moeten hiervoor instrumenten wordenontwikkeld.

3.1.1 Aandachtspunten in de communicatie

Aandachtspunten in de communicatie met de primaire doelgroep zijn:Herkenbaarheid raad als instituut, herkenbaarheid van fracties en hun standpunten daarbinnen,herkenbaarheid van proces van beleidsvorming (inspraak en interactie) en de resultaten van beleiden waar de burger voor welke vragen moet zijn.


3.2 Secundaire doelgroepen

Secundaire doelgroepen van de raad zijn maatschappelijke organisaties en bedrijven in Dordrecht,pers, het college, de ambtelijke organisatie en de mede-overheden (Drechtsteden, provincie, rijk).Hieronder worden de aandachtspunten in de communicatie met de verschillende secundairedoelgroepen aangegeven.

Maatschappelijke organisaties en bedrijven in Dordrecht:

• Aandacht voor herkenbaarheid raad als instituut, herkenbaarheid van fracties en hunstandpunten daarbinnen, herkenbaarheid van het beleidsvormingsproces (inspraak eninteractie) en de resultaten van beleid en antwoord op de vraag waarorganisaties/bedrijven voor welke vragen moeten zijn.

Pers:

• Communicatie is gericht op attenderen en informeren. Pers is intermediair om de primairedoelgroep te bereiken.

College:

• Communicatie is gericht op informatie-uitwisseling en overleg. Aandacht voor de wijzewaarop het college pro-actief informatie verschaft (informatieplicht), de raad actief omrelevante informatie vraagt (en de wijze waarop deze verschaft wordt, duidelijkheid vanvoortgangsrapportages, e.d.) en de rolverdeling in de communicatie naar buiten.

Ambtelijke organisatie:

• Communicatie is gericht op informatie-uitwisseling en overleg. Duidelijkheid van taken enverantwoordelijkheden van de griffie, richtlijnen voor aan te leveren stukken eninformatie, e.d.

Mede-overheden:

• Communicatie is gericht op informeren. Formele contacten lopen via het college.

3.3 Speciaal benoemde doelgroep

Uit 'De stem van de burger' blijkt dat vooral jongeren, allochtonen en mensen met een lagerinkomen vanwege hun geringe betrokkenheid bij de lokale politiek niet zijn gaan stemmen.Om op de langere termijn te bereiken dat meer Dordtenaren betrokken raken bij de lokale politiek,is het aan te raden extra aandacht aan deze bevolkingsgroepen te schenken. Als de raad één ofmeerdere van deze doelgroepen meer voor politiek wil interesseren en/of hen actioneel wilbetrekken bij bepaalde beslispunten, is het raadzaam dat de raad in ieder geval de doelgroepjongeren (16- 24-jarigen) aanmerkt als speciaal benoemde doelgroep van de raad. Jongeren zijnnamelijk het meest voor de politiek te winnen. Een deel van hen mag bij degemeenteraadsverkiezingen van 2006 voor het eerst gaan stemmen (en kan daarvoor nogenthousiast gemaakt worden door kennisoverdracht en vergroting van de betrokkenheid). Eenander deel mocht in 2002 al stemmen, deed dit niet, maar is wel te winnen voor de politiekomdat uit onderzoek blijkt dat leeftijd een van de variabelen is die het sterkst van invloed zijn opde opkomst bij verkiezingen: naar mate men ouder wordt, is men eerder geneigd te gaanstemmen. Tot de groep jongeren behoren ook allochtone jongeren, zodat de raad zich indirectook extra richt op de doelgroep allochtonen.


4. Streefdoelen raadscommunicatie 2004

Meten is weten! Om te kunnen beoordelen of de hierna voorgestelde communicatie-inspanningenhet gewenste effect sorteren, is het van belang om meetbare streefdoelen voor deraadscommunicatie te formuleren. Maar dit is lastig, omdat een nulmeting ontbreekt. 'De stemvan de burger' biedt weliswaar enig houvast, maar geeft de mening weer van burgers over eentoen nog monistisch gemeentebestuur. Vanwege het ontbreken van een nulmeting worden destreefdoelen raadscommunicatie 2004 niet geoperationaliseerd in meetbare deeldoelstellingen.Om dit in de toekomst wel te kunnen doen, is het verstandig om onderzoek te doen naar dewaardering en het bereik van de raadsbrede communicatie-inspanningen. Uit dit onderzoek moetblijken of de communicatie-acitiviteiten namens de raad (zie hoofdstuk 6) wel of niet moetenworden bijgesteld. Het onderzoek dient tevens als nulmeting op basis waarvan meetbaredoelstellingen kunnen worden geformuleerd. In opdracht van de raad komt de griffie met eenonderzoeksvoorstel.

Hoofddoelstellingen raadscommunicatie

1) Gemeenteraad verschaft goede informatie en communiceert beknopt en in begrijpelijketaal met Dordtenaren vóór, tijdens en na besluitvorming.

2) Gemeenteraad is zichtbaar, herkenbaar, en toegankelijk voor publiek.

3) Gemeenteraad gaat actief op zoek naar meningen, problemen en ideeën van Dordtenaren.

OPVATTING KLANKBORDGROEP

De klankbordgroep is van mening dat hoofddoelstelling 2 prioriteit heeften goed op orde moet zijn. Wat betreft de klankbordgroep moet dezedoelstelling verder uitgewerkt worden. De suggestie is om afzonderlijkedeelplannetjes te schrijven waarin wordt aangegeven hoe degemeenteraad meer zichtbaar, herkenbaar en toegankelijk kan wordenvoor bijvoorbeeld jongeren. Twee voorbeelden:

> Stuur jongeren die 18 jaar geworden zijn een brief waarin je henfeliciteert met hun verjaardag, met het feit dat ze voortaan mogenstemmen en waarin je hen uitnodigt om als 'gast van de raad' eenbepaalde raadsvergadering bij te wonen. Voorafgaand aan devergadering ontvangt een aantal raadsleden de 'gasten van deraad' en vertelt hen over het reilen en zeilen van degemeenteraad. Na afloop van de raad praten raadsleden informeelna met hun gasten.

> Biedt scholen / docenten maatschappijleer de mogelijkheidraadsleden uit te nodigen om tijdens een (maatschappij)les metleerlingen te praten over lokale politiek. Ga in gesprek metscholieren en hoor/leer van hen op welke manieren je degemeenteraad dichter bij de jeugd kunt brengen.


5. Communicatiestrategie gemeenteraad Dordrecht

In juni 2002 zijn de communicatiekaders van de gemeente Dordrecht vastgesteld. De raad zoektaansluiting bij deze kaders om de herkenbaarheid en geloofwaardigheid van de gemeente alsgeheel kracht bij te zetten. Concerncommunicatie is een belangrijk aandachtspunt in deze kaders,waarbij Dordrecht eenduidig, herkenbaar en betrouwbaar communiceert. De communicatiekadersgeven aan dat er aan de ene kant professionelere interactie met de stad moet komen, maar welover zaken die de burger concreet raken. Het coalitieakkoord, het MJP en de achtbeleidsprogramma's zijn hierbij de kapstok voor de communicatie. Met deze kaders in hetachterhoofd wordt in paragraaf 5.1 beschreven hoe we aan het werk gaan om te bereiken watwe voor ogen hebben. Beperking in boodschap, interactie en middelen zijn de kernpunten in destrategie.

5.1 Boodschap

Het is belangrijk dat de raad zelfdiscipline oplegt ten aanzien van de onderwerpen waarover hijcommuniceert. Een beperking in boodschappen komt de herkenbaarheid van de raad ten goede.De raad wordt voorgesteld om in 2004 actief te communiceren over de volgende onderwerpen:

• Vergaderschema's, procedures en besluiten (inclusief achtergronden van besluiten enmeer- en minderheidsstandpunten, zodat tegemoet gekomen wordt aan de wens van deburger om 'de verschillen' duidelijk te maken)

• Taken, werkzaamheden, bereikbaarheid gemeenteraad

Begroting, kadernota, interimnota en jaarrekening (communicatie over kaderstelling enresultaten)

Eén ambitie uit het MJP: de raad wordt voorgesteld om in 2004 actief te communicerenover één ambitie uit het MJP. In de daarop volgende begrotingsjaren kiest de raad jaarlijkseen andere MJP-boodschap waarover nadrukkelijk vanuit de gemeenteraad wordtgecommuniceerd.

In het MJP staan drie ambities: de leefbare stad, de aantrekkelijke stad en de unieke stad.Resultaten boeken met leefbaarheid staat volgens het MJP voorop, omdat de politiek opdeze manier het vertrouwen van de inwoners van Dordrecht kan herwinnen. Omdatcommunicatie volgend is aan beleid, wordt de raad voorgesteld om in deraadscommunicatie de ambitie 'leefbare stad' uit te werken. Daarbij gaat het om devolgende thema's:

Beheer van de stad.Veiligheid.Samen leven.Jongeren.



De klankbordgroep kan zich vinden in een aantal van de voorgestelde onderwerpen. Er worden tweekanttekeningen gemaakt:

Raadsbesluitenmeer- en minderheidsstandpunten mogen weergegeven worden, maar voor een toelichting op destandpunten moet ALTIJD verwezen worden naar de (woordvoerders van de) afzonderlijke fracties.

MJP-thema'sDe keuze voor de MJP-thema's is een politieke keuze. Een deel van de raad zal er belang bij hebben omin de raadscommunicatie met deze onderwerpen aan de slag te gaan, een deel ook niet. Daarnaast zetde communicatie vanuit het college al stevig in op deze thema's; men vindt het onverstandig als deraad dit nog eens dunnetjes zou overdoen.

De klankbordgroep vindt dat de aandacht in de raadscommunicatie niet exclusief naar de voorgesteldethema's moet uitgaan en doet de volgende suggesties:

> Communiceer in ieder geval over vergaderschema's, procedures, taken, werkzaamheden enbereikbaarheid van de gemeenteraad én n.a.v. inhoudelijke beschouwingen over de begroting,de kadernota, de interimnota en de jaarrekening.

> Leg voor het overige niet alles bij voorbaat vast. Bepaal de onderwerpen waarover je wiltcommuniceren aan de hand van de jaaragenda van de raad, de actualiteit en de activiteiten dieraadscommissies namens de raad verrichten (hoorzittingen werkbezoeken, vergaderen oplocatie). Betrek de commissievoorzitters bij de onderwerpkeuze.

> Maak het vullen van een raadspagina per maand geen doel op zich. Als er eens een maand watminder te vertellen is of helemaal niets (zomerreces) hoeft er niet per se een (hele) pagina teverschijnen.

5.2 Interactie met de stad

Om meer in contact te komen met bewoners en instellingen in de stad en om bewoners meer tebetrekken bij het beleid, zal de raad de interactie met de stad moeten opzoeken. Er dient eengoede balans gevonden te worden tussen interactie en inspraak met de stad en hetcommuniceren van resultaten. Een teveel aan interactie vanuit de raad (bovenop de interactie vanhet college) kan contraproductief werken. De burger wil wel inspraak, maar wil ook zien en horendat resultaten geboekt worden. Uitgaande van het uitwerken van de ambitie 'leefbare stad' lenende volgende onderwerpen zich in ieder geval voor interactie met de stad:

• Integratiekannen leven).• Vermaatschappelijking van de zorg.• Cameratoezicht (veiligheid).

Ook de onderstaande onderwerpen zijn geschikt voor interactie met de stad:

• Verkeersbeleid.• Toekomst en locatie van cultuurvoorzieningen.

Beide onderwerpen vallen onder een andere MJP-ambitie (verkeersbeleid onder aantrekkelijkestad en cultuurvoorzieningen onder unieke stad), maar zijn goed vanuit het perspectief leefbarestad te benaderen. Door een ander perspectief te kiezen dan het college doet, kan de interactievanuit de raad de interactie van het college versterken.


Namens de raad kan de raadscommissie die het onderwerp in portefeuille heeft het interactievetraject initiëren. Interactie kan op verschillende manieren vorm krijgen. Niet alleen door hethouden van hoorzittingen of expertmeetings, maar ook door te vergaderen op locatie, door hetdigitale stadspanel te raadplegen, door het houden van gesprekken tussen individuele raadsledenen hun achterban, et cetera.


Wat betreft de onderwerpkeuze geldt hetzelfde als gezegd is onder 5.1.Speel bij de onderwerpkeuze voor interactie in op de behoeften van de raadscommissies.Zoek geen interactie op namens de raad als geheel, maar doe dat onder de vlag van decommissies.

5.3 Middelen

5.3.1 Onderzoek naar bereik en waardering van diverse media

Een beperkt aantal professionele en duidelijke communicatiemiddelen vergroot de herkenbaarheidvan de raad. De kunst is uiteraard om voor de raadscommunicatie die communicatiemiddelen inte zetten die voor de Dordtse burger de belangrijkste media zijn om zich te informeren over hetgemeentelijke, politieke, nieuws. In maart 2002 heeft het SGB onderzoek gedaan naar 'het bereiken de waardering voor informatie van én over de gemeente onder de Dordtse bevolking'.

Uit dit onderzoek blijkt dat Dordtenaren goed bereikbaar zijn via de Dordtenaar, huis-aan-huisbladen en de Stadskrant (is inmiddels opgeheven en vervangen door een wekelijkse halvepagina Gemeentenieuws in de Stem van Dordt). Deze uitgaven krijgen ook een goedewaardering. Wijk- en buurtkranten zijn vooral voor ouderen, lager opgeleiden en allochtonenbelangrijke informatiebronnen. Men wil graag meer specifieke, persoonlijke informatie. Degemeentelijke website wordt relatief weinig gebruikt, maar wel goed gewaardeerd. De doelgroepjongeren is moeilijk te bereiken door de gemeente. Jongeren gebruiken vooral familie, vrienden enkennissen als informatiebron

5.3.2 Basis informatiemiddelen: Stem van Dordt, website én aansprekend 'jongerenmedium'

De in te zetten gemeentelijke media dienen elkaar aan te vullen en te versterken. Het is daaromvan belang te kiezen voor een mix van schriftelijke, digitale, audiovisuele en interpersoonlijkemiddelen, leder medium heeft een eigen specifieke waarde, bereikt een eigen doelgroepsegment,is eerder informerend, relationeel dan wel opiniërend of interactief en meer of minder geschiktvoor het communiceren van bepaalde boodschappen. Om het voor de burgers overzichtelijk tehouden, is het goed als de raad kiest voor één centraal schriftelijk medium en één centraaldigitaal medium.

De raad wordt voorgesteld om aansluiting te zoeken bij de pagina Gemeentenieuws in de Stemvan Dordt én bij de gemeentelijke website www.dordrecht.nl. Ten behoeve van deraadscommunicatie krijgt de gemeenteraad een aantal duidelijk vindbare pagina's op de websitevan de gemeente en worden jaarlijks twaalf pagina's in 'De Stem van Dordt' ingekocht. In bijlage1 staat beschreven hoe de maandelijkse pagina over de gemeenteraad van Dordrecht er zoukunnen uitzien. De beschrijving is ontleend aan de formule van de maandelijkse paginaRaadswerk van de Tilburgse gemeenteraad. Deze pagina viel eerder dit jaar in de landelijkeprijzen.

Aansprekend jongerenmediumGezien het gegeven dat jongeren moeilijk bereikbaar zijn met de gangbare gemeentelijke media, ishet aan te raden om een apart jongerenmedium te ontwikkelen waarmee de raad de doelgroep

Actieplan raadscommunicatie gemeente Dordrecht 10

jongeren structureel kan bereiken. De gemeenteraad kan bijvoorbeeld maandelijks freecardsuitgeven, die op zoveel mogelijk jongerenlocaties in de stad worden verspreid (scholen,sportclubs, uitgaansgelegenheden et cetera). Aan jongeren wordt gevraagd om de freecards teontwerpen. Zo wordt bereikt dat de kaarten in 'jongerenstijl' verschijnen en dat jongeren dekaarten aansprekend vinden. Op de achterzijde kan de raad maandelijks een wisselendeboodschap kwijt (een willekeurig voorbeeld: kom 'dan en dan' met ons praten over de toekomstvan bijvoorbeeld Bibelot). Ook kan op de achterkant verwezen worden naar de gemeentelijkewebsite en de raadspagina in het Gemeentenieuws voor nadere informatie. Omgekeerd kunnendeze media aandacht besteden aan de 'freecard van de maand'.

Uiteraard zijn er verschillende alternatieven voor de freecards te bedenken. Waar het om gaat isdat de raad een geschikt medium vindt om de doelgroep jongeren te bereiken. Het is verstandigom de doelgroep jongeren te betrekken bij de keuze van het medium. In opdracht van de raadkomt de griffie met een nader uitgewerkt voorstel.


De klankbordgroep is van mening dat er niet bij voorbaat een apart aansprekendjongerenmedium ontwikkeld hoeft te worden. De klankbordgroep denkt de jongeren tekunnen bereiken door te participeren in bestaande initiatieven (een les verzorgen in een klasop het vmbo bijvoorbeeld) of door jongeren als gast van de raad uit te nodigen (zoalsbeschreven in het kader op pagina 7). Zo kan er gehoord, geluisterd en geantwoord wordenen krijgt de politiek een gezicht.

5.3.3 Overige beschikbare middelen

Dat de gemeenteraad wordt voorgesteld om hoofdzakelijk via het Gemeentenieuws, de websiteen een aansprekend jongerenmedium te gaan communiceren, wil niet zeggen dat degemeenteraad geen andere communicatie-instrumenten kan gebruiken. De raad kan ookcommuniceren door middel van:

Schriftelijk• Persvoorlichting (zie ook paragraaf 6.3)• Posters, flyers, folders, bewonersbrieven• Wijk- en buurtkranten• Teletekst

Digitaal• Insite

Audiovisueel• Lokale radio en televisie

Face-to-face• Commissievergaderingen op locatie• Werkbezoeken• Representaties• Andere persoonlijke contacten dan wel contacten vanuit individuele en gezamenlijke

fracties met doelgroepen

Als de raad bepaalde doelgroepen voor de politiek wil interesseren en/of hen actioneel wilbetrekken, zal de raad naar andere communicatievormen moeten zoeken als blijkt dat dezenieuwe groepen niet met de beschikbare communicatiemiddelen worden bereikt. In bijlage 2 iseen voorbeeld uitgewerkt. Het betreft een manier om de doelgroep 'jongeren' met eenaansprekend, minder gangbaar middel te interesseren voor de politiek.


6. Inzet van middelen en activiteiten

6.1 Inleiding

In het voorafgaande is steeds gesproken over de communicatie van de raad. Dit is uiteraard eenfictie. De communicatietaken en -verantwoordelijkheden van de gemeenteraad liggen op vijfniveaus:

• De raad als geheel;• Raadscommissies;• Fracties;• Individuele raadsleden;• De raadsgriffie.

De communicatieadviseur bij de griffie adviseert, ondersteunt en voert uit voor de raad in zijngeheel en voor de raadscommissies. De communicatie vanuit de fracties is de eigenverantwoordelijkheid van de fracties. Invulling daarvan moet passen bij het eigen profiel.Individuele raadsleden en fracties kunnen wel voor advies bij de griffie terecht als het gaat ombijvoorbeeld praktische en procedurele informatie.

In dit hoofdstuk staat beschreven welke middelen en activiteiten in 2004 voor de raadsbredecommunicatie worden ingezet. Er wordt onderscheid gemaakt in publieksactiviteiten enpersactiviteiten. Omdat de pers zowel door de fracties als door de griffie wordt benaderd, is hetverstandig af te spreken wie de pers waarover informeert. In paragraaf 6.3 wordt hiertoe eenvoorstel gedaan. De publieksactiviteiten die in paragraaf 6.2 staan genoemd, worden namens deraad en/of de raadscommissies uitgevoerd door de griffie.

6.2 Pu blieksactiviteiten

Hieronder staat per communicatiedoelstelling beschreven welke middelen en activiteiten zullenworden ingezet om het geformuleerde doel na te streven:

Gemeenteraad verschaft goede informatie en communiceert beknopt en in begrijpelijke taal metDordtenaren vóór, tijdens en na besluitvorming:

Activiteiten PlanningMaandelijkse pagina Raadsnieuws in huis-aan-huis blad De Stem van Dordt: de paginaverschijnt iedere tweede woensdag na deraadsvergadering. Er wordt in ieder geval kortverslag gedaan van raads- en ofcommissievergaderingen met daarbij een korteweergave van de verschillende politiekestandpunten (meer- en minderheidsstand-punten) en achtergronden van besluiten. Verdero.a. aandacht voor (resultaten van)hoorzittingen, werkbezoeken e.d. enbasisinformatie over de (bereikbaarheid) vanraadsleden, commissieleden en fracties enbijzondere procedures (zoals spreekrecht). Zieverder bijlage 1.

Ten behoeve van de communicatie over debegroting (kaders) en de rekening (resultaten)worden twee extra pagina's in de Stem vanDordt ingekocht.

Start: april 2004

Daarna maandelijks m.u.v. de maanden juli enaugustus (zomerreces raad)

1 extra pagina in mei 2004 (rekening over2003)

1 extra pagina in november 2004 (begroting)


Wekelijks aankondigen van vergaderingen raaden raadscommissies (data, tijdstippen, locatiesen belangrijke punten), inclusief hetinspreekrecht op de Gemeentenieuws-pagina inde Stem van Dordt. Aankondigingen in 'de taalvan de burger' (agendapunten worden nietlanger integraal overgenomen).

Continu

Aankondigingen in de 'taal van de burger' vanafapril 2004

Wekelijks aankondigen van vergaderingen raaden raadscommissies (data, tijdstippen, locatiesen belangrijke punten), inclusief hetinspreekrecht op LOCOM-teletekst (pagina 240t/m 249). De aankondigingen worden zoveelmogelijk vertaald naar de 'taal van de burger'.Als er veel bespreekpunten zijn, worden dezebeknopt overgenomen in verband met debeperkte ruimte op de teletekstpagina's.

Continu

Aankondigingen in de 'taal van de burger' vanafapril 2004

Gemeenteraad is zichtbaar, herkenbaar, en toegankelijk voor publiek:

Activiteiten PlanningEen button /speld die raadsleden dragen als ze'in functie' zijn met daarop herkenbaar datiemand raadslid is van de gemeente Dordrecht,van welke partij men is en wat zijn/haar naamis.

Tweede kwartaal 2004

De raad krijgt onder de portal gemeenteraadeigen internetpagina's op www.dordrecht.nlOp deze pagina's is feitelijke informatiebeschikbaar: wie is wie, wat doet de raad,bereikbaarheid raadsleden inclusief links naarhet raadsinformatiesysteem voor vergaderdata,agenda's en doorklikopties naar websites vanlokale politieke partijen inclusief mogelijkhedenvoor interactieve modules (forum, chat, peiling).

Derde kwartaal 2004

Factsheets over de organisatie van hetgemeentebestuur (wat doet de raad, wat hetcollege), over de samenstelling enbereikbaarheid van de gemeenteraad, over desamenstelling, bereikbaarheid en portefeuille vande vijf raadscommissies (per commissie eenafzonderlijke factsheet). Deze factsheetskunnen bijvoorbeeld worden meegestuurd alsbelanghebbenden een kennisgeving ontvangenvan de behandeling van een bepaaldagendapunt in de betreffende raadscommissie.


Op basis van het (in ontwikkeling zijnde)mediabeleid van de gemeente Dordrecht, waarinde positie van RTV Dordrecht wordt verwoord,wordt de mogelijkheid onderzocht omraadsvergaderingen live op TV uit te zenden.Tevens wordt bekeken of i.s.m. de afdelingCommunicatie een gemeentelijk journaal op delokale/regionale televisie kan wordenuitgezonden.

p.m.


Afzenders van ingezonden brieven ontvangenbehalve een ontvangstbevestiging ook een briefwaarin staat welk gremium verantwoordelijk isvoor de beantwoording van de brief, in welkecommissie de brief besproken wordt (enwanneer), zodat afzender naarcommissievergadering kan komen.


Gemeenteraad gaat actief op zoek naar de meningen, problemen en ideeën van Dordtenaren:

ActiviteitenPeilingen op internetInteractief traject met maatschappelijkeorganisaties, burgers en/of experts rondom deonderwerpen voorgesteld in paragraaf 5.2.Wijkbezoeken, werkbezoeken raadscommissiesCommissievergaderingen op locatieRaadplegen digitaal stadspanelPilot 'gast van de commissie': actief uitnodigenvan gasten die voor de commissie van belangzijn. De gasten worden begeleid door twee'gastheer/gastvrouw' commissieleden.Pilot 'gast van de raad': uitnodigen van 6personen die in de maand voorafgaand de raad18 zijn geworden. Ze worden begeleid doortwee gastheer/gastvrouw' raadsleden.

PlanningPilot tweede kwartaal 2004Eerste kwartaal 2004

Periodiek en systematischNaar behoeftePilot derde kwartaal 2004Pilot derde en vierde kwartaal

Pilot derde en vierde kwartaal

2004

2004


RaadspaginaWat betreft de maandelijkse raadspagina in het Gemeentenieuws stelt de klankbordgroepvoor om - naast hetgeen verwoord staat in het kader op pagina 9- van de twaalf in te kopenpagina's er vier te wijden aan de cyclische processen: begroting, kadernota, interimnota enrekening, ledere fractie krijgt gelegenheid om op deze pagina's fractiestandpunten teverduidelijken (zoals in november 2003 gebeurd is n.a.v. de begrotingsbehandeling).

HuisstijlDe klankbordgroep vindt dat alle raadscommunicatiemiddelen ook qua verschijningsvormmoeten opvallen. Gepleit wordt om binnen de gemeentelijke huisstijl een eigen look and fee/1uitstraling voor de gemeenteraad te maken en deze consequent toe te passen.


6.3 Persactiviteiten

Wie onderhoudt welke perscontacten? Schrijft de griffie een persbericht over artikel 40-vragen ofdoet een fractie dat? En wie informeert de pers over de antwoorden op deze vragen? Zondervolledig te willen zijn, probeert de onderstaande tabel antwoord te geven op dit soort vragen.

Persberichten over:Raadsvergaderingen encommissievergaderingenWerkbezoeken raad en raadscommissies(Resultaten van) hoorzittingen raad enraadscommissies(Instelling) onderzoekscommissieLokale rekenkamerFractiestandpuntenFractie-activiteitenMoties en amendementenSchriftelijke vragen (art. 40 en 41)Antwoorden op schriftelijke vragenVoordragen nieuw raadslid / terugtredenraadslidBegroting, rekening, interimnota en kadernotaMJP-thema waarover raad actief gaatcommuniceren

Wie?griffie

griffiegriffie

griffie iLokale

.o.m. voorzitter onderzoekscommissierekenkamer

fractiefractiefractiefractie

die motie/amendement indientdie de vragen stelt

collegefractie

griffie i.o.m. afdeling Communicatiegriffie

Omdat de lokale pers aanwezig is bij raads-en commissievergaderingen worden in principe géénpersberichten verstuurd over commissiestandpunten en raadsbesluiten. Persberichten worden welverstuurd bij onderwerpen die landelijke media-aandacht genieten en bij onderwerpen waarmeede raad in zijn communicatie actief aan de slag wil gaan (zie hoofdstuk 5). Er worden ook geenpersberichten verstuurd over vergaderdata en agendapunten van raad en raadscommissies. Deplaatselijke pers ontvangt alle agenda's en vergaderstukken namelijk van tevoren.


7. Randvoorwaarden

Verder ontwikkelen communicatiebeleidDe griffie zal de raad ondersteunen met het verder ontwikkelen van zijn communicatiebeleid enwerkplannen. De griffie functioneert als initiatiefnemer, facilitator, voert de regie en draagt zorgvoor de uitvoering. Het spreekt voor zich dat een nauwe samenwerking met de fracties in zowelplanvorming als uitvoering belangrijk is.

Ontwikkelen voorlichtingsmaterialen, met daarbij indien nodig het uitbesteden aan derdenDe griffie ontwikkelt de 'raadscommunicatiemiddelen'. Gezien de beperkte capaciteit en debeschreven ambities zal waar mogelijk een en ander worden uitbesteed.

Samenwerken met de afdeling CommunicatieDe raad, B&W, de pers en het publiek zijn gebaat bij goede communicatie. Om verwarring tevoorkomen is het belangrijk goed met elkaar samen te werken. Uiteraard met respect vooreikaars bevoegdheden en vrijheden.

Contacten leggen met andere communicatieadviseurs andere gemeentenIn een opbouwstadium kan veel van elkaar geleerd worden. De communicatieadviseur van degriffie participeert in een landelijke werkgroep van raadscommunicatieadviseurs. Deze werkgroepkomt eens per kwartaal bij elkaar om ervaringen en ontwikkelingen met elkaar te bespreken endeskundigheid te delen.


8. Kostenraming

Voor de communicatie-advisering en uitvoering van voorlichtingsactiviteiten ten behoeve van deraad werkt op de griffie een communicatie-adviseur (0,6 fte). In het griffie-jaarplan 2004 iseen werkbudget € 8.500 voor communicatie opgenomen. Gezien de ambities in dit plan voor degemeenteraad, het grotere accent op zijn profilering, is het onmogelijk om alle voorgesteldecommunicatie-activiteiten binnen de beschikbare personele communicatiecapaciteit en hetbeschikbare budget uit te voeren. Hieronder wordt een voorzichtige raming gegeven van extrauitgaven die in 2004 nodig zijn om de voorgestelde activiteiten te kunnen uitvoeren.

Nulmeting communicatie-inspanningen

Raadspagina Stem van Dordt1 2 x per jaar, f uil colour

Button raadsleden2 metalen buttons per(burger)raadslid1 met magneetstrip, 1 metclipspeldprijs gebaseerd op 1steunkleurWebpagina's raad

Aanpassen site-onderdeelBestuur en Organisatie +bouwen nieuwe webpagina's

Inhoudelijk beheerwebpagina's raad

Gebruik digitale tools (chat.forum, peiling)

Aankondigingen raad- encommissievergaderingenpagina Gemeentenieuws

Afhankelijk vanonderzoeksmethode€7.500 -€ 15.000Opmaak en drukwerk(Stadsdrukkerij)€ 1750x 12

Fotografie4 foto's a € 70 x 1 2

Illustraties€ 2 5 0 x 12

Redactie6 uur x 12 x€ 69(inhuur via afdelingCommunicatie)of6 uur x 12 x € 85(externe inhuur)

57 (burger) raadsleden x2 x€ 9,50

Door E-team enmediateam afdelingComunicatie

4 uur x 40 weken x €69

Inbegrepen in gebruikcontent managementsysteem gemeentelijkewebsite1. 1. v. budget afdelingCommunicatie (totmaximaal € 7000).

€ 12.000 *

€21.000

€ 3.500

€ 3.000

€ 5.500-*

€ 1.155

-

€8.250

_

-


Factsheets

Interactieve trajecten

Werkbezoeken commissies

Commissievergaderingen oplocatiePilot gast van de raad

Pilot gast van de commissieSpeciaal jongerenmedium

SubtotaalMinus werkbudgetcommunicatie jaarplan griffie2004TOTAAL

t.l.v. budget concern

t. l.v. werkbudgettencommissie en raadt. l.v. werkbudgettencommissie en raadt.l.v. werkbudgettencommissie en raad

€ 54.405€ 8.500

-

-

-

-

pm

pmpm

€ 45.905

gemiddeld bedrag


Bijlage 1

Werktitel: Uw raad aan de praatMaandelijkse nieuwsrubriek over de gemeenteraad van Dordrecht

De gemeenteraad van Dordrecht wil door middel van diverse communicatie-instrumenten werkmaken van een betere profilering van de raad (zie hoofdstuk 1). Een van die instrumenten is eennieuwsrubriek in de vorm van een extra pagina Gemeentenieuws in de Stem van Dordt. Dit huis-aan-huis blad kent al wekelijks anderhalf a twee pagina's gemeentenieuws. Die zijn gereserveerdvoor nieuws vanuit het college en voor openbare bekendmakingen (waaronder de aankondigingenvan raaden commissievergaderingen).

De raadspaginaEen pagina met nieuws en achtergronden over de gemeenteraad mag niet zomaar de derdegemeentepagina worden. De bestaande pagina's zijn inmiddels een redelijk bekend fenomeen,mede dankzij de wekelijkse frequentie. Een pagina over de gemeenteraad moet duidelijk makendat die pagina exclusief is gewijd aan het doen en laten van die raad. Hij moet er dus zowelinhoudelijk als qua verschijningsvorm duidelijk uit springen. Temeer omdat deze pagina nietwekelijks maar maandelijks verschijnt. Dus heeft dit medium langere tijd nodig om herkenbaar teworden.

De raad aan het werkDe raadspagina is bedoeld om over het voetlicht te brengen waar de gemeenteraad zoal meebezig is. Daarbij leggen we de volgende accenten:

• Belangrijk nieuws uit de raadsvergadering. Niet alles is natuurlijk even interessant. Webeperken ons tot de grotere items die het grote publiek aanspreken. De berichtgevinggaat niet (alleen) over het raadsbesluit en het debat zelf. Daarover bericht immers deDordtenaar al daags na de vergadering. We belichten achtergronden of leggen nog eenshet waarom van een besluit uit;

• Belangrijk nieuws uit de commissies. Want daar staat natuurlijk al veel op de agenda'swat later in de raad zijn definitieve beslag krijgt. In de commissies kunnenbelangenvertegenwoordigers hun zegje doen.

• De gemeenteraad in de stad. We coveren de activiteiten van de raad in de stad.Bijvoorbeeld een hoorzitting of een werkbezoek aan een maatschappelijke organisatie.

• Raadsleden in de picture. We halen van tijd tot tijd raadsleden voor het voetlicht doormiddel van citaten uit debatten, korte quotes die hun stellingnamen verduidelijken of dooraandacht te besteden aan opvallende activiteiten of het voorstellen van nieuweraadsleden;

• We proberen interactie met de lezer op gang te brengen. Onder meer door, wanneer daaraanleiding toe bestaat, meningen rond grote issues te inventariseren;

• Aankondigingen van commissievergaderingen en de eerstvolgende raadsvergadering met- waar mogelijk- vermelding van de bespreekpunten. Vergaderingen waarvan de agendanog niet bekend is op de verschijningsdatum van de raadspagina, worden - zoals nugebruikelijk is- op de wekelijkse pagina openbare bekendmakingen aangekondigd.

• Rubriek waarin iedere fractie bij toerbeurt de gelegenheid krijgt iets te schrijven over dethema's uit de MJP-ambitie 'leefbare stad' (zie paragraaf 5.1).

• Bereikbaarheidsgegevens van raadsleden en fracties, inclusief verwijzingen naar websites.• Inspelen op communicatie-acties die gericht voor jongeren worden ingezet.

Een uitnodigende en publieksvriendelijke paginaDe maandelijkse pagina moet bij een breed publiek interesse opwekken voor het functioneren vande gemeenteraad. En er is meer. Men moet in de gaten krijgen dat die raad het op veel frontenvoor het zeggen heeft. Dat die er is om de bevolking te vertegenwoordigen. En dat je als burgerinvloed kunt uitoefenen op beleidsvoorbereiding en besluitvorming. Kortom, we moeten met de


pagina dicht tegen het lezerspubliek aankruipen. Dat betekent korte en gemakkelijk leesbareteksten met foto's en illustraties (cartoons, strips). Een pagina die uitnodigend oogt. Al met aleen medium met een lage drempel. Het bovenstaande betekent overigens niet dat de inhoud vande pagina uitsluitend wordt bepaald door feiten, gebeurtenissen en mensen die opvallen. Er zalook sprake moeten zijn van enig 'politiek evenwicht' in de redactie. De politieke verhoudingenzijn herkenbaar zonder dat ze richtinggevend hoeven te zijn. Ten slotte moet de pagina een linkleggen naar andere communicatiemiddelen die aandacht schenken aan het werk van de raad,zoals www.dordrecht.nl en de websites van de lokale politieke partijen.

De raadspagina in de praktijkWe schetsen in het kort welke werkzaamheden nodig zijn voor een maandelijkse productie van deraadspagina. De frequentie is gekoppeld aan de maandelijkse raadsvergadering. Deze vindt altijdplaats op dinsdag. In de daarop volgende week (woensdag) verschijnt de pagina. Die besteedtaandacht aan de afgelopen raadsvergadering en aan ander raadswerk uit de achterliggendeperiode. Maar er is tevens een vooruitblik naar de nieuwe maandcyclus die op het moment vanverschijnen van de pagina al weer in volle gang is. Ten behoeve van de paginaproductie zijn devolgende werkzaamheden nodig:

• Volgen van de actualiteit door raadplegen agenda's commissies en raad en B&Wbesluitenlijst en door informatie uit de raadscommissies en het presidium;

• Bijwonen van relevante onderdelen van vergaderingen en debatten;• Inlezen in of briefings over de meest relevante stukken;• Korte interviews;• Maandelijkse redactiebespreking;• Tekstproductie incl. correctieronde;• Fotografie;• Opmaak binnen ontwikkeld stramien inclusief correctieronde.

De volgende twee pagina's laten - verkleind- zien hoe de pagina van de gemeenteraad Tilburg eruit ziet.


aswerk

en voorstellen

Zttm 4<* In oe >m«< «t «miM*. b 1*1 «v*i«nfl iwMntfeo«fel»«wn.ttM«VMk««mo>4* Jur¥OMdMndMf.> stat dot •>

• ét

•mmt«>«elb«|«r«ril«*ratd«iiMi«infl«M cotmnktlc MattMlwaH •» 2C «tbruid•><Mnn*ffehM«ii.woi«tatOMnv«4«r hoeft flenoudcnovtr de t bte Mmttrac-flaoLlkA<k«cbMMnMlioi«d«wwp«n «uur In 4e «ad. Dot «AC «Mdgcnt «M

«or «c MMT «tiMdie»niiHlMlu fccitMtifcHd O moaeljt IMUMM «HJkM «n kuurten.*

kiMn<«rtewM4>fl«M<tng«nMdkn«i« mbste Maat*chapo4 of «rik u soccektydaMvfagen. M of nul 4*n met cemmtesfe-

gemeente Tilburg

IZuntjes opde. l bijveiligheid

d s werkUI Maandelijkse rubriek van de gemeenteraad van Tilburg / november 2003

ilIP i:?7j %7^:<^$m* K^ IfeftTt $ï$s3ïm *T'Jf M #} SM % Jl ffil Jfe *ƒ£ 11 P^ïW:%&£^ xKp .35 ?;v*ul ;p*Jl?^ JK^<wA . ~-<^^^^

!4ee«Mt4etti4sMii4eiaa4.0M«««iiwecr(«HM( Mlc cent w» tctfe «ver 4**. Met VOT nietsM fc heb*eii4e1i«MMVenxeirvc««(iei4«biir. l «f

"

fff tfH ffty «tffT mr fmtr mar «ft Dtn bcIctMcn wc eventueel ttn «nmc «Htvtf

Woensdag 19 novemberm praten met de raad

over leefbaarheidK^^SSa.? ièB fer* l. ^ ^ .si ^ ,, ^ ^1 .

«-.»-, («iiiira

fïlia</ praat op 24 novemberover nieuwe burgemeester

De «*4 fcestet «» 24 M

fcMfb4cffc**v wenso»MMiss^u«4cr»^4w4eliete«olKciMte(H«ce4u««9M

ken ca voert oespicUien met te. Die cMMiissie bestaat i«OMzüten wan 4e raadsfntxies.

uarkeertarief\ minder omhoog

> wat moeit» met het worstel *«i het

.| «go<MMen.Oielepe«iife- ,i «m vw »*(KfC^» lat ll faff(IM«erfw9eRMn4e li partKertarfC¥tit

f f*ii!4*l4evvfwgingvM

'

l en4a(4Ebinne«seM<erl «et nog hogere tarieven

tel eengezinswoningen bouwen in Nieuwe Warande- . • v * *• V *r • - - ^ i i ' " • :sf'*~* s • . "y,s--*.. ^ "- " ^ y ' •-- . ' - > " ' " ' " - " ' '•'1 • ' '

Bijlage 2: Voorbeeld van aansprekende 'jongeren communicatie'

Om jongeren te stimuleren deel te nemen aan de eerstvolgende gemeenteraadsverkiezingen, ishet idee ontstaan om jongeren ter gelegenheid van hun 18e verjaardag een CD-ROM te sturen diehen op een of andere manier stimuleert te gaan stemmen. Te denken valt aan een cd-rom meteen motiverende quiz. Om de quiz tot een goed einde te kunnen brengen, moeten de jongerenkennis nemen van voor hen relevante informatie voor Dordrecht. Deze kan worden gegeven metbehulp van korte teksten, filmpjes en foto's. De informatie moet zich niet beperken tot deverkiezingen en het gemeentelijk bestuur. Er kunnen ook andere Dordtse zaken aan de ordekomen, zoals historie, kunst, cultuur, natuur, evenementen en het uitgaansleven. Verbreding vande informatie haalt de CD- Rom uit de sfeer van de (bij jongeren toch niet zo populaire) politiek enbiedt daarnaast ook mogelijkheden voor gebruik voor andere doelgroepen. Om een idee te krijgenvan de richting die zo'n project uit zou kunnen gaan, is aan NIAM-TMS gevraagd een synopsis eneen offerte voor andere uitwerking en realisatie uit te brengen. Beide zijn in deze bijlageopgenomen.

Actieplan raadscommunicatie gemeente Dordrecht ^^ . 21

N l A M T M S

Synopsis jongerenproject

Cd-rom Rondje Dordt

Doelgroepen

- leerlingen in de examenklassen van het vmbo

- leerlingen in het Studiehuis (hoogste klassen van havo/vwo)

- jongeren van 18 jaar en ouder

Cd-rom

inhoud

Op de cd-rom maken de jongeren een virtuele tour langs 6 typisch Dordtse locaties. Een van deze

locaties is het Gemeentehuis, de overige 5 locaties worden in onderling overleg gekozen. Gezien

de doelgroepen denken we daarbij aan de volgende selectiecriteria:

- de locaties moeten representatief zijn voor het Dordtse aanbod aan cultuur, natuur, historie

en evenementen;

de inhoud moet aansluiten bij de belangstellingswereld van jongeren tussen 15 en 19 jaar én

bij de examenprogramma's voor vmbo en havo/vwo;

- de inhoud moet voldoende geïllustreerd kunnen worden met bestaand beeldmateriaal, bij

voorkeur met rechtenvrije dia's, graphics en korte videofragmenten,

pp elke locatie kunnen de jongeren meerdere bronnen raadplegen. Afhankelijk van het

beschikbare materiaal zijn dat slideshows, documenten en korte filmpjes. De informatie wordt

auditief aangeboden (ingesproken door bekende Nederlander), de leesteksten blijven beperkt tot

die onderdelen waarbij lezen functioneel is.

Elk bezoek aan een locatie wordt afgesloten met enkele quizvragen, er zijn diverse vraagtypen.

Goede antwoorden leveren (bonus)punten op. Na een fout antwoord volgt een hint met een

verwijzing naar de betreffende bron (slideshow, document, filmfragment). Het Rond/e Dordt

wordt beëindigd op het virtuele Gemeentehuis. Een goed resultaat bij de Quiz geeft daar toegang

tot een motiverend spel dat de jongeren vaker kunnen spelen en waarmee wellicht competitie

gespeeld kan worden.

Differentiatie informatie

Het is mogelijk differentiatie aan te brengen in de informatie, bijvoorbeeld door de leerlingen bij

de start van hun Rondje Dordt een niveau en/of leeftijd aan te laten geven en de informatie en

Synopsis jongerenproject 'rondje Dordï (150803) © NIAM-TMS h-v-

N l A M T M S

quizvragen daarop af te stemmen:

- examenklas vmbo,

- studiehuis havo/vwo,

- 18 jaar en ouder.

Vervolgactie

De einduitslag van de quiz (of het eindespel in het Stadhuis) speelt een belangrijke rol nij e

vervolgactiviteiten. Ook hier zijn weer veel mogelijkheden. De jongeren kunnen bijvoorbeeld met

het eindresultaat een plaats proberen te bemachtigen in een toptien op de website van de

gemeente. Ook kunnen er prijzen verbonden worden aan de einduitslag of aan verzamelde

bonuspunten. De beloning ligt bij voorkeur in het verlengde van de communicatiedoelstellingeri

voor het project en/of de inhoud van de bezochte locaties. Stel dat de gemeente met de cd-rom

niet alleen de verkiezingen en het werk van het gemeentebestuur onder de aandacht van de

jongeren wil brengen, maar ook de kracht van Dordrecht als evenementenstad. In dat geval

kunnen er vrijkaartjes te verdienen zijn of wellicht consumptiebonnen. Leerlingen in het

Studiehuis kunnen beloond worden met een toegangskaarten voor musea en misschien zelfs met

een mogelijkheid de burgemeester te interviewen voor de schoolkrant, een (profiel)werkstuk ofpresentatie.

Synopsis iongerenproiect'rondieDordt' (150803) ©NIAM-TMSb.v

N l A M T M S

Werkwijze en offerte

NIAM-TMS heeft jarenlange ervaring met de opzet en realisatie van multimediaprojecten. We

werken daarbij meestal in 3 fasen.

Fase 1: research, concept en offerte

In de eerste fase koppelen we de wensen van de opdrachtgever aan de behoeftes van de

doelgroep en de beschikbare middelen. In uw geval proberen we eerst, aan de hand van een

interview, inzicht te krijgen in de doelgroep(en) en in hetgeen u met dit project bereiken wilt.

Vervolgens maken we een analyse van de doelgroep(en) in relatie tot uw doelstellingen.

Wanneer u met het project ook leerlingen in het studiehuis wilt benaderen, bekijken we

bijvoorbeeld welke onderdelen van het Dordtse cultuuraanbod aansluiten bij het

examenprogramma voor de vakken ckv (culturele en kunstzinnige vorming) of geschiedenis.

Afgaand op onze eigen inschatting, uw website en de brochure Dit is Dordrecht (Gemeente

Dordrecht, afdeling Communicatie) zijn de mogelijkheden talrijk, ook met betrekking tot vakken

als Nederlands (het werk van Jan Eijkelboom) en biologie (de Hollandse Biesbosch, Weizigt).

Desgewenst houden we in dit kader ook korte interviewtjes met enkele docenten en leerlingen

over hun verwachtingen ta.v. de cd-rom.

Op basis van bovenstaande analyse ontwikkelt NIAM-TMS in samenspraak met de opdrachtgever

een concept voor de cd-rom. In de conceptfase wordt rekening gehouden met het door de

gemeente aan te leveren beeldmateriaal en de financiële mogelijkheden. Dat betekent dat we

tijdens de conceptontwikkeling zullen inventariseren welke afbeeldingen en videofragmenten we

willen gebruiken en dat we zullen begroten wat de kosten zijn voor de realisatie van ontbrekend

beeldmateriaal. Frequente tussentijdse terugkoppeling naar de opdrachtgever voorkomt dat de

gemeente voor onverwachte verrassingen komt te staan.

Het concept zal bestaan uit:

- inhoudelijke onderbouwing, met verwijzing naar eigen onderzoek (analyse en interviews);

- gedetailleerde beschrijving van de inhoud van de cd-rom;

- enkele voorbeeldteksten en voorbeeldvragen;

- een eerste schets van de vormgeving;

- een functioneel ontwerp.

Dit concept zal door ons worden gepresenteerd aan het presidium van de gemeente Dordrecht.

Synopsis jongerenproject 'rond/e Dordt'

Het concept gaat vergezeld van een gedetailleerde begroting met keuzemogelijkheden.

Kosten: 6.000 euro (ex BTW)

Fase 2: Voorbereiding

In de tweede fase van het project wordt

- het concept aangepast aan de wensen van de opdrachtgever,

- het definitieve budget vastgesteld,

- het beeldmateriaal verzameld of geproduceerd,

- de definitieve vormgeving ontwikkeld.

Ook worden in deze fase:

- teksten geschreven (deze worden in twee versies voorgelegd aan de opdrachtgever);

- afspraken gemaakt met mogelijke participanten over het vervolg van het project

(gemeentelijke instellingen, musea, scholen, jongerencentra).

Kosten: 10.000 - 20.000 Euro (indicatief)

Fase 3: Realisatie

In de laatste fase wordt het project gerealiseerd op basis van het functioneel ontwerp en de

verzamelde content. Het project wordt opgeleverd in een alfa en een bèta-versie. De alfa-versie

geeft een volledige indruk van de vormgeving en de werking van de cd-rom en zal door ons

worden gepresenteerd. De bèta-versie krijgt de gemeente zelf in handen en biedt de

\ : } mogelijkheid tot testen (inclusief try-outs onder jongeren). Met de opmerkingen wordt

uiteindelijk door ons de eindversie ontwikkeld.

Kosten: 30.000 - 50.000 Euro (indicatief)

Synopsis jongerenproject 'rondje Dordt' J150803) © NIAM-TMïh v

Actieplan raadscommunicatie 'De burger in beeld'...Communicatie is geen tovermiddel, maar: •...

Documents

Transcript of Actieplan raadscommunicatie 'De burger in beeld'...Communicatie is geen tovermiddel, maar: •...