VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIEDIENSTEN VAN DE LEIDEND AMBTENAAR DIENST COMMUNICATIE, MEDIA EN ICT

--------------

ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VAN LEVERINGEN

BESTEK NR. DLA/COM/11. 07

ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR DE LEVERING VAN EEN CONTENT MANAGEMENT SYSTEEM, 3 PORTAL SITES EN EEN MODEL WEBSITE VOOR DE VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE

Openingszitting op 12 december 2011 om 12.00 uur in het Administratiehuis Renaissance, Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel

A. ALGEMENE BEPALINGEN..........................................................................41. Begrippen..............................................................................................42. Voorwerp en aard van de opdracht.......................................................53. Duur van de overeenkomst...................................................................54. Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie...............................55. Indienen en openen van de offertes......................................................5

5.1 Indienen van offertes........................................................................65.2 Opening van offertes........................................................................6

6. Leidende dienst - leidend ambtenaar....................................................67. Beschrijving van de uit te voeren leveringen........................................78. Documenten van toepassing op de opdracht........................................9

8.1. Wetgeving.......................................................................................98.2. Documenten betreffende de opdracht.............................................9

9. Offertes.................................................................................................99.1. In de offerte te vermelden gegevens..............................................99.2. Geldigheidsduur van de offerte.....................................................129.3. Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden.........12

10. Prijzen...............................................................................................1210.1. Prijzen..........................................................................................1210.2. Prijsherziening............................................................................12

11. Waarborg en dienst na verkoop........................................................1312. Selectiecriteria - Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria.13

12.1. Selectiecriteria.............................................................................1312.1.1. Uitsluitingscriteria.....................................................................1312.1.2. Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver.............................................................................................1612.1.3. Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver.................................................................................1612.2. Regelmatigheid van de offertes...................................................1712.3. Gunningscriteria..........................................................................1712.3.1. Lijst van de gunningscriteria....................................................1812.3.2. Eindquotatie.............................................................................1812.3.3. Evaluatie...................................................................................18

13. Borgtocht...........................................................................................1914. Opleveringen – Keuring van de geleverde goederen........................2115. Uitvoering van de leveringen............................................................21

15.1. Termijnen en clausules................................................................2115.1.1 Termijnen..................................................................................2115.1.2. Uitvoeringsvoorwaarde.............................................................2215.2. Plaats waar de leveringen moeten worden uitgevoerd en formaliteiten.........................................................................................2215.2.1. Plaats waar de leveringen moeten worden uitgevoerd............2215.2.2. Evaluatie van de uitgevoerde leveringen.................................22

16. Facturatie en betaling van de leveringen..........................................2217. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen.......................................2318. Geschillen..........................................................................................23

B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN..............................................................231. Algemeen............................................................................................232. Huidige situatie...................................................................................24

2

3. Beschrijving ICT-omgeving..................................................................254. Voorwaarden en uitgangspunten........................................................25Algemeen................................................................................................26Prijzen en tarieven..................................................................................26Projectorganisatie...................................................................................27Acceptatieprocedure...............................................................................28Documentatie..........................................................................................33Eisen betreffende in te zetten personeel................................................33Opleverdatum.........................................................................................345. Eisen betreffende maatwerk en projectaanpak...................................34Algemene richtlijnen...............................................................................35Vragen betreffende Open Source............................................................36Maatwerk.................................................................................................36Meerwerk tengevolge van wijzigingen....................................................37Acceptatie van een wijziging...................................................................37Bedrijfsklare oplevering in productie-omgeving......................................37Bijkomende diensten door derden..........................................................38Projectaanpak..........................................................................................386. Eisen betreffende onderhoud..............................................................38Eisen betreffende correctief onderhoud..................................................387. Functionele en technische eisen.........................................................40Randvoorwaarden...................................................................................41Beheer.....................................................................................................51Modulariteit en integratie........................................................................57Functionaliteit en personalisatie.............................................................58

BIJLAGEN

I. KENMERKEN VAN DE TE REALISEREN WEBSITESI. 1 Globaal- VGC-portaalsites, een globale visie op de informatie architectuur & UX - 30 p.- Functioneel ontwerp (functionaliteiten voor contentbeheerders) - 5 p.- Oplijsting "datagegevens/databanken "- 3 p. en schemaI. 2 Jeugdportaal- VGC Jeugd Wireframes - 11 p.- Webconcept VGC Jeugdportaal - 22 p.I. 3 Onderwijsportaal- Webconcept VGC Onderwijsportaal (inclusief wireframes) - 45 p.I. 4 Gemeenschapscentra - Webconcept VGC - GC portaal (inclusief wireframes - omvat info voor portaal en individueel gemeenschapscentrum) - 45p

II. OFFERTEFORMULIER EN INLICHTINGENBLAD (5 pagina's)

3

BESTEK NR. DLA/COM/11. 07

ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR DE LEVERING VAN EEN CONTENT MANAGEMENT SYSTEEM (CMS), 3 PORTAL SITES EN EEN MODEL WEBSITE VOOR DE VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE (VGC)

A. ALGEMENE BEPALINGEN.1. BegrippenIn dit document worden de volgende specifieke begrippen gebruikt. Onder deze begrippen wordt verstaan:

1. Assets: Een ‘digital asset’ kan elke vorm van content of media zijn,

dat in een binair formaat beschikbaar is en gebruikt kan en mag worden voor publicatie. Digital assets zijn grofweg onder te verdelen in ‘tekstuele content’, beeldmateriaal en multimedia.

2. CMS: Een content management systeem (CMS) is een softwaretoepassing, meestal een webapplicatie, die het mogelijk maakt dat mensen eenvoudig, zonder veel technische kennis, documenten en gegevens op een internet site kunnen publiceren. Vaak zit hier werkstroomfunctionaliteit (workflow) in die het mogelijk maakt content te beoordelen en goed te keuren voordat deze gepubliceerd wordt.

3. Content: de feitelijke inhoud van een website. Onder content valt het geheel van teksten, afbeeldingen, video, geluid, documenten, formulieren, enz.

4. Contentbeheerder: persoon die verantwoordelijk is voor het beheer van bepaalde content.

5. Contentrepository: Database en waarin content en ‘digital assets’ worden opgeslagen. Waar in dit document de contentrepository wordt genoemd, doelt men meestal op de beheersinterface van de database.

6. Dagen: Kalenderdagen.7. Portal en portlets: Onder een portal verstaat de VGC een

webtoepassing die via een eenvormige gebruikersinterface toegang geeft tot een gevarieerd aanbod aan informatiebronnen. Aan de hand van het profiel van de bezoeker (uit het CRM) en de metagegevens van de content kan deze informatie gepersonaliseerd worden. Een portal kan samengesteld zijn met behulp van portlets: een venster in het portaal waarbinnen een stuk functionaliteit of content wordt getoond.

8. Projectleider: medewerker van de Inschrijver die de andere medewerkers van Inschrijver aanstuurt, contacten onderhoudt met de projectmanager van de VGC en verantwoording aflegt aan de Inschrijver

9. Projectmanager: vertegenwoordiger van de VGC, die de andere projectmedewerkers van de VGC aanstuurt, contacten onderhoudt met de projectleider van de Inschrijver en verantwoording aflegt aan de Stuurgroep en opdrachtgever

4

10. Repository: Een faciliteit voor het opslaan en beheren van digitale informatie (objecten) in een via internet toegankelijke vorm. Het is in wezen een 'digitale database'.

11. Stuurgroep: Overlegorgaan waarbinnen sturing word gegeven aan de realisatie van het globale project

12. Systeem: CMS inclusief het geheel van programmatuur, apparatuur en infrastructuur die noodzakelijk zijn voor de juiste werking van het CMS.

5

2. Voorwerp en aard van de opdracht.

Deze opdracht betreft de levering van een content management systeem, 3 portal sites en een model website voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Hiervoor wordt de procedure van de algemene offerteaanvraag gekozen.

Deze opdracht omvat één enkel perceel.

Dit is een opdracht volgens globale prijzen (K.B. 8 januari 1996, art. 86).

De globale forfaitaire prijs bedraagt maximum 192.000 EURO exclusief BTW.

3. Duur van de overeenkomst.

De opdracht begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de leverancier de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen en duurt tot op het ogenblik dat de opdracht volledig is uitgevoerd. De uitvoeringstermijn bedraagt maximum 10 maanden. De uitvoering van de leveringen voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn, in overeenstemming met punt 15.1.

4. Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie.

De aanbestedende overheid is de Vlaamse Gemeenschapscommissie, vertegenwoordigd door het College, bij delegatie, in de persoon van de leidend ambtenaar van de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie.

Bijkomende inlichtingen inzake de procedure en de inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden via het volgende e-mailadres: bestek_ICT@vgc.be

5. Indienen en openen van de offertes.

5.1 Indienen van offertes

De offertes worden vóór de opening van de offertes, schriftelijk ingediend (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) en opgezonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard.

De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht:

6

- de volledige identiteit van de aanbestedende overheid;- het nummer van het bestek;- de datum en het uur van de opening van de offertes.

Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen:- het woord «offerte» in de linkerbovenhoek;- het adres van de bestemmeling.

Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte

Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 105 van het KB van 8 januari 1996.

Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn.

De intrekking kan ook per telegram, telex of telefax worden medegedeeld voor zover:1° zij bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent, 2° en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, afgegeven bij de post ten laatste de dag die aan de zitting voor het openen van de offertes voorafgaat. Deze voorwaarde is niet van toepassing indien elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 quater van het KB van 8 januari 1996 worden gebruikt.

5.2 Opening van offertes

Op 12 december om 12.00 uur wordt in het Administratiehuis Renaissance, Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel, overgegaan tot de opening in openbare zitting van de offertes ingediend voor deze opdracht.

6. Leidende dienst – verantwoordelijke ambtenaar.

De leidende dienst in de zin van artikelen 1 en 2 van de algemene aannemingsvoorwaarden is de dienst Communicatie, Media en ICT van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht.

De verantwoordelijke ambtenaar is de deskundige-coördinator van de dienst Communicatie, Media en ICT, de heer Erik Hulsbosch.

7

Het mandaat van de verantwoordelijk ambtenaar bestaat uit:

a) de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering;b) de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring;c) het nazicht van de schuldvorderingen en facturen;d) het opstellen van de processen-verbaal;e) de opleveringen;f) het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de gunningsdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn.

8

7. Beschrijving van de uit te voeren leveringen.

InleidingDe VGC zoekt een nieuw fundament voor haar 3 portalsites:

- Jeugd- Onderwijs- Gemeenschapscentra.

De opdracht omvat niet het bouwen van de portaal voor Gezin omdat daarvoor reeds een opdracht gegund is. De site van Gezin zal wel, los van deze opdracht, in het nieuwe systeem geïntegreerd worden.

Met deze offerteaanvraag nodigt ze leveranciers uit om een aanbod te doen voor de levering van producten en diensten waarmee ze een stabiel platform wil realiseren voor communicatie en dienstverlening via het web.

De VGC zoekt een partner die in staat is om de gevraagde portals met bijhorend CMS te leveren met inachtneming van de volgende basiscriteria:

- Aantrekkelijk en uitnodigend. Een belangrijk aandachtspunt is het gebruiksgemak en aantrekkelijkheid van de portals. Bezoekers moeten een goed gevoel krijgen wanneer ze de VGC portals bezoeken.

- Een goede vindbaarheid van de informatie. Indien een bezoeker van een site de informatie waar hij/zij op zoek naar is niet (snel) kan vinden, maakt het immers weinig uit hoe waardevol die informatie is of hoe gebruiksvriendelijk de site is. Wanneer een bezoeker dit enkele keren ervaart, zal hij/zij zelfs definitief afhaken.

- Vergroten van de participatiegraad van de interne gebruiker in het proces van informatiebeheer. Met name functionaliteit voor het bijdragen en beheren van content aan de portals zal zeer laagdrempelig moeten zijn. Medewerkers van de VGC moeten over de nodige middelen beschikken om op een eenvoudige, intuïtieve manier de inhoud van de sites te bewerken.

- Uitstekende performantie. De door de bezoeker gevraagde informatie moet snel op het scherm getoond worden. Zowel de navigatie als het tonen van zoekresultaten mag gemiddeld nooit langer dan 5 seconden duren, zoniet haakt de bezoeker af.

- Integratie met gestructureerde data. De sites moeten gestructureerde informatie kunnen tonen die afkomstig is uit bestaande VGC databases.

- Informatie op maat. De VGC streeft naar het aanbieden van ‘informatie op maat’. Dit betekent onder meer dat informatie via internet op gepersonaliseerde wijze kan worden aangeboden. Ook wil de VGC zelfstandig nieuwe websites / portals kunnen maken, functionele onderdelen (‘portlets’) kunnen toevoegen en zeggenschap hebben over de look&feel, zodat ze sites een eigen identiteit kan geven. Informatie die in portlets wordt getoond, moet dynamisch op basis van metadata geselecteerd kunnen worden uit diverse bronnen.

9

- Beschikbaarheid van de sites. De websites van de VGC moeten 24/7 beschikbaar zijn voor de bezoeker. Het platform waarop de websites draaien moet dus bijzonder stabiel zijn en de continuïteit van de dienstverlening moet gewaarborgd zijn.

- Technische flexibiliteit. De VGC geeft de voorkeur aan een systeem dat zodanig ontworpen en ontwikkeld werd dat de portaalbeheerders in staat zijn om zonder hulp van technische specialisten bepaalde aspecten van een site aan te passen. Hierbij denken we bijvoorbeeld (niet exhaustief) aan het toevoegen of weglaten van een webpagina, het toevoegen of weglaten van contentobjecten op een pagina, het wijzigen van lettertypes, aanpassen van achtergrondkleuren, enz...

AchtergrondDe Vlaamse Gemeenschapscommissie bereidt momenteel enkele belangrijke nieuwe digitale communicatie-initiatieven voor. Het gaat over de ontwikkeling van portaalsites voor Brussel op de terreinen onderwijs, gemeenschapscentra en jeugd. Tegelijk wordt een nieuw model van webconcept voor de 22 gemeenschapscentra gemaakt. Al deze initiatieven naderen het einde van de voorbereidende (inhoudelijke en conceptuele) fase. Ze moeten evenwel nog omgezet worden in kwaliteitsvolle websites. Om dit succesvol te laten verlopen heeft de Vlaamse Gemeenschapscommissie nood aan een nieuw hedendaags Content Management Systeem.

Op termijn wenst de Vlaamse Gemeenschapscommissie eveneens de bestaande websites (in de eerste plaats www.vgc.be) grondig te verbeteren en de werkwijzen op het vlak van webontwikkeling- en onderhoud aan te passen aan hedendaagse standaarden. Daardoor zou ook de ondersteuning van webinitiatieven van diensten en instellingen van de VGC verbeterd kunnen worden. Verder is het niet aangewezen om verschillende webontwikkelingstools in 1 organisatie te gebruiken. Dit betekent dat het relevant is om tegelijk met de realisatie van de nieuwe portaalsites een stevige basis te leggen voor alle toekomstige VGC-webontwikkeling en –onderhoud.

De Vlaamse Gemeenschapscommissie opteert voor de open source webontwikkelingstool Drupal 7 als algemene technische achtergrond.

Uit te voeren leveringen

De opdracht bestaat uit de volgende luiken:A. Het tot stand brengen, leveren en implementeren van een nieuw technisch platform voor webontwikkeling en –onderhoud.B. Het effectief bouwen van enkele sites:- een onderwijsportaal;- een jeugdportaal;- een portaal voor gemeenschapscentra;- een modelsite (template) voor de gemeenschapscentra en 3 concrete invullingen daarvan.

10

Leveranciers worden gevraagd op basis van de in dit document beschreven specificaties een offerte uit te brengen.

Voor de verwerking van de onder luik B vermelde leveringen in zijn offerte, baseert de Inschrijver zich eveneens op de specificaties en modellen die beschreven zijn onder bijlage 1 “Kenmerken van de te realiseren websites”

De gunning vindt plaats op basis van de economisch meest voordelige aanbieding.

Op de websites zal niet enkel content uit het geleverde CMS worden getoond, maar ook informatie uit andere systemen (databases) of van externe websites. Het is belangrijk dat de software voldoet aan de gestelde functionele en technische eisen en zoveel mogelijk aan de genoemde wensen. In de rest van dit document zal de gevraagde software met de term ‘systeem’ worden aangeduid.

De VGC wenst een overeenkomst af te sluiten voor de levering van een systeem, het onderhoud hierop en een raamovereenkomst voor de duur van twee jaar met twee optionele verlengjaren aan te gaan voor uitbreidingen en aanpassingen aan het te leveren CMS.

De VGC zal alle grafische objecten leveren die nodig zijn voor de bouw van de sites. De aanbieder hoeft dus geen werkzaamheden in verband met grafisch ontwerp of ontwikkeling te voorzien.

In het kader van de opdracht is de VGC op zoek naar een partner die in staat is om de volgende producten en diensten te leveren.

Producteno CMSo 3 opgebouwde en werkende portaalsiteso 1 Site template die door alle 22 gemeenschapscentra gebruikt wordt

voor het opstellen van de individuele siteso 3 opgebouwde en werkende sites van 3 verschillende

gemeenschapscentra, op basis van de template, klaar om content toe te voegen (1 site zal volledig door de Inschrijver uitgewerkt worden, de twee andere zullen door VGC uitgewerkt worden onder begeleiding van de Inschrijver)

o Support en updates voor de periode van tenminste 2 jaar.

Diensteno Installatieo Configuratie, parametrering en uitbouw frameworko Implementatie van de siteso Opleiding

o Voor webmasters en ICT beheerderso “Train the trainer” opleiding voor contentbeheerders

o Projectbeheero Maatwerk.

11

o Support

8. Documenten van toepassing op de opdracht.

8.1. Wetgeving.

- De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten;

- Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken;

- Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken + bijlage : algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken;

- Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes;

8.2. Documenten betreffende de opdracht.

- Onderhavig bestek nr. DLA/COM/11. 07 met de bijlagen;- De goedgekeurde offerte.

9. Offertes.

9.1. In de offerte te vermelden gegevens.

De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 10 van de wet van 24 december 1993 en artikel 78 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 in verband met de onverenigbaarheden.

De inschrijver is verplicht het bij het onderhavig bestek gevoegde offerteformulier te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de conformiteit met het bij het bestek gevoegde offerteformulier te attesteren (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996).

De offerte, het offerteformulier en alle bijlagen worden opgesteld in het Nederlands.

Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de een of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte.

12

De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid.

De offerte wordt in 3 exemplaren bij het bestek gevoegd. Daarnaast wordt één digitale kopie op stick gevraagd. De digitale versie heeft exact dezelfde structuur als de papieren versie.

De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte :

- de eenheidsprijs/eenheidsprijzen in letters en in cijfers (excl. BTW);- het totaal bedrag van de offerte in letters en in cijfers (excl. BTW);- het bedrag van de BTW;- de handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te

ondertekenen;- de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent;- de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend;- het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de

Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers). Om uitsluiting van de door u aangeboden offerte te voorkomen, verzoekt de Aanbestedende overheid de inschrijvers met klem bij de invulling in ieder geval de hierna volgende nummering en indeling te volgen.

Tabblad

Omschrijving

1 Offerteformulier

Een volledig ingevuld offerteformulier moet u achter tabblad 1 bijvoegen.Het is NIET toegestaan de opmaak van het offerteformulier te wijzigen, anders dan in de bijlage zelf is aangegeven. Het door een inschrijver zelfstandig wijzigen van de opmaak van het formulier maakt de offerte onvergelijkbaar. Deze dient in dat geval terzijde te worden gelegd.

2 Overzicht voor de beoordeling van de selectiecriteria

De Inschrijver voegt hier zijn beschrijving als bijlage toe voor de onder hoofdstuk 12 (selectiecriteria – regelmatigheid van de offerte – gunningscriteria) van deel A (algemene bepalingen) van het bestek gevraagde informatie.

3 Voldoen aan in het bestek omschreven voorwaarden en eisen en beantwoorden aan in het bestek gestelde vragen en geformuleerde wensen

13

Tabblad

Omschrijving

In de hoofdstukken 4, 5, 6 en 7 van de Technische Voorschriften (deel B van dit lastenboek) zijn reeksen voorwaarden, eisen, wensen en vragen schematisch opgenomen. U dient dit gedeelte volledig in te vullen en als bijlage achter tabblad 3 bij te voegen. Eventuele aanvullingen moet u ook achter tabblad 3 bij te voegen.

4 Plan van aanpak inzake ontwikkeling, installatie, implementatie, conversie en opleiding

Dit plan van aanpak inzake implementatie dient duidelijk aan te geven welke werkzaamheden/activiteiten de Inschrijver zelf gaat uitvoeren en welke werkzaamheden/activiteiten door derden verricht moeten worden. Waar mogelijk, wordt gevraagd aan te geven wie die derden zijn.Het plan van aanpak is opgebouwd uit onderstaande onderdelen:

a) Beschrijving van te ontwikkelen onderdelen (maatwerk);b) Beschrijving van te implementeren onderdelen;c) Opleiding van VGC-medewerkersd) Planning en termijnen met daarin gedefinieerd de tijdstippen

waarop uiterlijk de onderdelen worden opgeleverd;e) Kwaliteitsplan;f) Testprocedureg) Acceptatieprocedure;h) Een tijd-/geld planning voor de projectfasen:

o Ontwerpo Constructieo Testo Acceptatieo Productie implementatieo Opleidingo Onderhoud

Het gedeelte onder c) over opleiding van VGC-medewerkers wordt uitgewerkt rekening houdend met de volgende elementen:1. Een opleiding voor webmasters en ICT beheerdersWebmasters moeten in staat zijn om de templates te beheren, met inbegrip van resources en portlets, en aan de hand daarvan een nieuwe site te maken en die aan te passen aan bijvoorbeeld de huisstijl (stylesheets aanpassen, lay-out, beelden, logo). Aantal webmasters: maximaal 5.ICT beheerders moeten de technische omgeving (infrastructuur en CMS framework) van het systeem begrijpen en kunnen beheren (parametrering van de toepassing, security, back-up/restore, desaster/recovery).

14

Tabblad

Omschrijving

Aantal ICT beheerders: maximaal 5

2. Een ‘train-the-trainer’ opleiding voor contentbeheerdersAantal deelnemers: maximaal 5

3. Een overzicht van de te nemen maatregelen op het vlak van interne organisatie en opleiding teneinde de werkzaamheden die de VGC dient uit te voeren, steeds met voldoende gekwalificeerde mensen effectief kan uitvoeren;4. Een overzicht van de door de Inschrijver te verzorgen opleidingen met gegevens over de planning en duur van de opleiding, het minimaal vereiste niveau van de deelnemers en de inhoud van de opleiding.

De gevraagde informatie volledig voorleggen en achter tabblad 4 bij te voegen. Eventuele aanvullingen betreffende het plan van aanpak dient u ook achter tabblad 4 bij te voegen.U wordt verzocht uw plan zo bondig mogelijk te formuleren. Waar mogelijk zaken in opsomming weer te geven.

5 Prijzen en tarievenDe Inschrijver geeft hier de volgende informatie:- De tarieven per profiel van verstrekkers van diensten; - De prijzen van onderhoudscontracten;- De globale forfaitaire prijs (maximum 192.000 EURO exclusief

BTW).

6 Demo account

Achter tabblad 6 kunt u de informatie verstrekken met betrekking tot het verzochte demo account

9.2. Geldigheidsduur van de offerte.

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes.

9.3. Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden.

De inschrijvers voegen bij hun offerte:- alle documenten gevraagd in het raam van de selectiecriteria en de

gunningscriteria (zie rubriek 12 hierna);- De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van

de ondergetekende(n) bewijzen15

10. Prijzen

10.1. Prijzen

Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO.Dit is een opdracht volgens globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. De globale forfaitaire prijs bedraagt maximum 192.000 EURO exclusief BTW.

De leverancier wordt geacht in zijn globale prijs alle mogelijke kosten die op de leveringen wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW.

10.2. Prijsherziening.

Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening mogelijk.

11. Waarborg en dienst na verkoop.

De aanbestedende overheid kan gedurende één jaar, te rekenen vanaf de dag van de voorlopige oplevering op de leveringsplaats, van de leverancier eisen dat hij op zijn kosten de producten binnen de gestelde termijn vervangt, wanneer ze gebreken vertonen die geen gebruik toelaten overeenkomstig de voorwaarden van de opdracht.

Op al de in vervanging geleverde producten wordt een nieuwe gelijkwaardige waarborgtermijn toegepast.

De inschrijvers mogen in hun offerte een langere waarborgtermijn voorstellen.

De waarborg is enkel van toepassing voor zover het product door de houder steeds als een “goed huisvader” werd behandeld.De leverancier moet in geval van een geschil terzake het bewijs leveren dat het product niet als een “goed huisvader” werd behandeld ; als hij dit bewijs niet levert zijn de modaliteiten inzake de waarborg beschreven in dit artikel van het bestek onverminderd van toepassing.

12. Selectiecriteria - Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria.

12.1. Selectiecriteria.

De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende kwalitatieve selectiecriteria.

Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de

16

offertes aan de gunningscriteria, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn.

12.1.1. Uitsluitingscriteria.

Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uistluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver vragen via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zal door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd.

Eerste uitsluitingscriterium.

§.1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien, blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes:

1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en

2° op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 2.500 EURO moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt.

Evenwel zelfs wanneer de schuld aan bijdragen groter is dan 2.500 EURO, zal de inschrijver in orde beschouwd worden indien hij, alvorens de beslissing tot het gunnen van de opdracht wordt genomen, aantoont dat hij, ten laatste daags voor de uiterste ontvangst van de offertes, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en § 2, 1° tot 8° en 10°, van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 26 van die wet, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar zijn en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 2.500 EURO na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdragen.

§ 2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver

17

1° voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is.

2° in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.

§.3. De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.

Tweede uitsluitingscriterium.

Wordt uitgesloten van deelname aan de gunningsprocedure:

De leverancier die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor:

1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek;

2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek;

3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;

4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Met het oog op de toepassing van dit uitsluitingscriterium kan de aanbestedende overheid, indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van een leverancier, de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze terzake nodig acht.

Derde uitsluitingscriterium.

De inschrijver mag niet in één van de volgende gevallen verkeren:

1° in staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale

18

wetgevingen en reglementeringen;

2° aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen.

Vierde uitsluitingscriterium.

De inschrijver mag niet bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn geweest voor een misdrijf dit zijn professionele integriteit aantast.

Vijfde uitsluitingscriterium.

De inschrijver mag niet bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken.

Bovendien, verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder :

1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957);2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948);3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949);4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958);5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).

Het niet-naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 43, 4° van het KB van 8 januari 1996. De hogervermelde voorschriften zijn van toepassing ongeacht de andere voorschriften opgenomen in het artikel 43 van het hierboven vermeld besluit.

Zesde uitsluitingscriterium.19

De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde BTW.

Zevende uitsluitingscriterium.

De inschrijver mag zich niet in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het raam van deze opdracht.

12.1.2. Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver.

De inschrijver moet tijdens één van de laatste drie boekjaren een voldoende totale omzet hebben gerealiseerd. Hij voegt bij zijn offerte een verklaring inzake de totale omzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren tenzij de totale omzet vermeld staat op de goedgekeurde jaarrekeningen die via het elektronisch loket kunnen worden geraadpleegd (dit zijn de jaarrekeningen neergelegd bij de Nationale Bank van België, opgesteld volgens het volledig boekhoudkundig schema, of volgens het verkort boekhoudkundig schema waarop de facultatieve vermelding van de gerealiseerde totale omzet ingevuld werd).

De inschrijver moet tijdens de laatste drie boekjaren een voldoende omzet inzake de activiteiten die rechtstreeks verband houden met de leveringen die in dit bestek worden beschreven, hebben gerealiseerd. Hij voegt bij zijn offerte een verklaring inzake deze omzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren.

De inschrijver dient tevens over voldoende financiële slagkracht te beschikken.

Deze financiële slagkracht zal worden beoordeeld op basis van de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren neergelegd bij de Nationale Bank van België. De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekeningen hebben neergelegd bij de Nationale Bank van België hoeven deze niet bij hun offerte te voegen, aangezien de aanbestedende overheid deze jaarrekeningen kan raadplegen via het elektronisch loket van de federale overheid.

De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekening van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben neergelegd, zijn verplicht om deze bij hun offerte te voegen. Deze verplichting geldt ook voor de jaarrekening die onlangs werd goedgekeurd en die nog niet bij de Nationale Bank van België werd gedeponeerd, omdat de wettelijk voorziene termijn voor het neerleggen ervan nog niet verstreken is.. Voor eenmanszaken dient een staat van alle activa en passiva door een accountant IDAC of een bedrijfsrevisor te worden opgesteld. Deze staat dient door een erkend accountant IDAC of door de bedrijfsrevisor,

20

naargelang het geval, voor echt te worden verklaard. Het document moet een recente financiële toestand weerspiegelen (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes). Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant IDAC of door de bedrijfsrevisor.

Voor de buitenlandse ondernemingen dienen tevens de goedkeurende jaarrekeningen van de drie laatste jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming bij de offerte te worden gevoegd. Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of organisme dat een soortgelijke functie in zijn land uitoefent.

12.1.3. Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver.

Eerste criterium inzake de bekwaamheid van de inschrijver.

De inschrijver dient over het volgende personeel te beschikken dat inzake studie- en beroepskwalificaties, aan de volgende vereisten voldoet:

- m.b.t. de projectleider: Minimum 5 jaar ervaring in ICT projecten Minimum 3 jaar ervaring in project management PMI of Prince2 certificaat is een voordeel

- m.b.t. de architect: Minimum 5 jaar ervaring in software ontwikkeling Minimum 3 jaar ervaring in technische analyses en ontwerpen van

webtoepassingen Grondige kennis van Drupal

- m.b.t. de programmeurs: Minimum 3 jaar ervaring in software ontwikkeling (bij voorkeur

webtoepassingen) Minimum 1 jaar full-time ervaring in Drupal

Bij zijn offerte voegt de inschrijver een lijst met de identiteit van het personeel dat aan deze vereisten voldoet, met opgave van de studie- en beroepskwalificaties waarover dit personeel beschikt.

Tweede criterium inzake de bekwaamheid van de inschrijver.

De inschrijver moet over voldoende referenties aan leveringen beschikken die werden uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar inzake de activiteiten die rechtstreeks verband houden met de leveringen die in dit bestek worden beschreven.

21

Indien het leveringen aan overheden betreft, worden de leveringen aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd. Indien het gaat om leveringen aan privaatrechtelijke personen worden de leveringen aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen, of bij ontstentenis, door een verklaring van de inschrijver.

12.2. Regelmatigheid van de offertes.

De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd.

Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.

12.3. Gunningscriteria.

Voor de keuze van de meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst.

Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen.

12.3.1. Lijst van de gunningscriteria.

De gunningscriteria in dalende rangorde van belangrijkheid, zijn de volgende :

1. Kwaliteit (65 %);2. Prijzen en tarieven (35 %).

12.3.2. Eindquotatie.

De quotaties voor de twee gunningscriteria zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft

22

nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat de impliciete verklaring op erewoord overeenkomt met de werkelijkheid.

12.3.3. Evaluatie

De evaluatie gebeurt door een beoordelingscommissie opgericht in de schoot van de VGC.

De evaluatie van de gunningscriteria gebeurt als volgt:

- Evaluatie van gunningscriterium 1 : kwaliteit

De score ‘kwaliteit’ wordt opgebouwd uit de verschillende deelaspecten als benoemd inonderstaande tabel. Op elk deelaspect is een score van 0 t/m 10 punten te behalen. Natoepassing van de wegingsfactoren is de totaalscore op ‘kwaliteit’ in het bereik 0 t/m 10punten.

Aspecten Weging Subweging1. Plan van aanpak 15%

a) Beschrijving van te ontwikkelen onderdelenb) Beschrijving van te implementeren onderdelenc) Opleiding van VGC-medewerkersd) Planning en termijnen met daarin gedefinieerd de tijdstippen waarop uiterlijk de geïmplementeerde onderdelen worden opgeleverde) Kwaliteitsplanf) Testproceduresg) Acceptatieprocedureh) Een tijd-/geld planning voor de projectfasen

2. Specifieke eisen, vragen en wensen van het lastenboek

75 %

a) Maatwerk en projectaanpak 45%b) Onderhoud en dienstverlening na oplevering

10%

c) Functionele en technische zaken 45%3. Demo 10%

Demo

23

Een groep van minimaal 3 webbeheerders zal in de demo-omgeving beheerscenario’s uitvoeren en de bruikbaarheid van het systeem beoordelen.De webbeheerders voeren in de beoordelingsprocedure o.a. de volgende (niet limitatieve ) lijst van taken uit:- Plaatsen, bewerken, publiceren en verwijderen van content en assets op webpagina’s met behulp van de aanwezige editors- Werken volgens- en inrichten van workflow- Beheren van de contentrepository- Beheren van de metadataset en labelen van content met metadata

Na de individuele beoordeling vindt een gezamenlijke beoordelingssessie plaats waarbij verschillen in beoordeling worden besproken en indien nodig bijgesteld. Het resultaat hiervan wordt overgemaakt aan de beoordelingscommissie.

Eindbeoordeling Kwaliteit

Ten behoeve van de eindwaardering van inschrijvers op het gehele subgunningscriterium 'Kwaliteit' zal de hoogste gewogen totaalscore een waardering van 10 punten krijgen. De eindwaarderingen van de overige inschrijvers zullen hieraan pro rata worden gerelateerd (normalisatie van de kwaliteitscore).

- Evaluatie van gunningscriterium 2

Het gunningscriterium “Prijzen en tarieven” is onderverdeeld in de volgende twee subcriteria.- De tarieven per profiel van verstrekkers van diensten (15 %)- De prijzen van onderhoudscontracten (15%)- De globale forfaitaire prijs (70%)

Eindbeoordeling prijsTen behoeve van de eindwaardering van inschrijvers op het gehele subgunningscriterium 'Prijs' zal de hoogste gewogen totaalscore een waardering van 10 punten krijgen. De eindwaarderingen van de overige inschrijvers zullen hieraan pro rata worden gerelateerd (normalisatie van de prijsscore).

13. Borgtocht.

De borgtocht bedraagt 5 % van het totaal bedrag, excl. BTW, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hogergelegen tiental EURO.

24

Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld.

De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).

De leverancier moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld:1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het

bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr 679-2004099-79) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.

Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van:

1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2° hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;3° hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare

instelling die een gelijkaardige functie vervult;4° hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de

Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

5) hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

25

Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bestek, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de leverancier en eventueel deze van de derde die voor rekening van de leverancier het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval.

De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de leverancier voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.

Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van de gunning van de opdracht.

De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bestek, op uitdrukkelijke vraag van de leverancier en op voorwaarde dat de leveringen zijn opgeleverd.

Indien de uitvoeringstermijn dertig kalenderdagen niet overschrijdt, is een borgtocht niet vereist.

14. Opleveringen – Keuring van de geleverde goederen.

De leveringen zullen nauwlettend worden opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende overheid.

15. Uitvoering van de leveringen.

15.1. Termijnen en clausules.

15.1.1 Termijnen

De leveringen moeten worden uitgevoerd binnen een termijn uit te drukken in kalenderdagen die de inschrijver verplicht in zijn offerte vermeldt. Deze termijn begint te lopen vanaf de dag die volgt op deze waarop de leverancier de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen. Aangezien de uitvoeringstermijn een aspect van het gunningscriterium “kwaliteit” is, zal het niet vermelden van deze termijn de substantiële onregelmatigheid van de offerte tot gevolg hebben. Alle dagen zonder onderscheid worden in de termijn gerekend. De uitvoeringstermijn bedraagt maximum 10 maanden.

De bestelbon wordt per aangetekend schrijven, per fax of op iedere andere manier die onomstotelijk toelaat de datum van versturing te bepalen, naar de leverancier verstuurd.

26

De opeenvolgende uitwisseling van briefwisseling eigen aan de bestelbon (en de levering) volgen dezelfde regels als deze voorzien voor de versturing van de bestelbon en dit telkens als één van beide partijen wenst een bewijs te hebben van zijn tussenkomst.

In geval van ontvangst van de bestelbon na de termijn van twee werkdagen, kan de leveringstermijn na schriftelijke aanvraag en verantwoording van de leverancier verlengd worden naar verhouding van de vastgestelde vertraging van de ontvangst van de bestelbon. Indien de bestellende dienst, na onderzoek van het schriftelijk verzoek van de leverancier, het geheel of gedeeltelijk gegrond vindt, laat deze hem schriftelijk weten welke verlenging van leveringstermijn aanvaard wordt.

In geval van duidelijk onjuiste of onvolledige inhoud van de bestelbon, welke elke uitvoering van de bestelling verhindert, verwittigt de leverancier onmiddellijk per schrijven de bestellende dienst opdat een oplossing voor een normale afhandeling van de bestelling gevonden kan worden. Indien nodig, vraagt de leverancier een verlenging van de leveringstermijn aan volgens dezelfde voorwaarden zoals voorzien in geval van laattijdige ontvangst van de bestelbon.

In ieder geval zijn de betwistingen eigen aan de bestelbon, die niet binnen de 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de datum van ontvangst van de bestelbon door de leverancier, niet meer ontvankelijk.

15.1.2. Uitvoeringsvoorwaarde

De inschrijver engageert zich, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisconventies van de IAO, zoals ze opgenomen zijn in punt 12.1.1 van dit bestek, te respecteren. Het niet respecteren van dit engagement kan, op basis van artikel 20, §1, 4° van de Algemene aannemingsvoorwaarden, bijgevoegd bij het Koninklijk Besluit van 26 september 1996, aanleiding geven tot de toepassing van maatregelen van ambtswege voorzien in § 6 van hetzelfde artikel en meer bepaald tot de eenzijdige verbreking van de opdracht.

15.2. Plaats waar de leveringen moeten worden uitgevoerd en formaliteiten.

15.2.1. Plaats waar de leveringen moeten worden uitgevoerd.

De leveringen zullen worden uitgevoerd op het volgende adres:

Vlaamse GemeenschapscommissieCommunicatie, Media en ICTEmile Jacqmainlaan 135,1000 Brussel

27

Het bezoek aan de plaats waar de leveringen zullen moeten worden uitgevoerd, gebeurt op de dag en het uur overeengekomen met de voormelde persoon.

15.2.2. Evaluatie van de uitgevoerde leveringen.

Indien tijdens de uitvoering van de leveringen abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de leverancier worden gemeld door middel van een fax of een e-mailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De leverancier is verplicht om niet conform uitgevoerde leveringen te vervangen door leveringen die overeenstemmen met deze die in dit bestek en in de offerte werden beschreven.

Op het ogenblik dat de leveringen zullen uitgevoerd zijn, zal een eerste evaluatie worden gemaakt van de kwaliteit en conformiteit van de uitgevoerde leveringen. Van deze evaluatie zal een proces-verbaal worden opgemaakt, waarvan het origineel exemplaar zal worden overgemaakt aan de leverancier. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde leveringen zullen door de leverancier moeten worden teruggenomen. Voormelde evaluatie dekt de verborgen gebreken niet.

16. Facturatie en betaling van de leveringen.

De leverancier zendt de facturen (in één exemplaar) en het proces-verbaal van oplevering van de leveringen (origineel exemplaar) naar het volgende adres:

Vlaamse GemeenschapscommissieDienst FinanciënEmile Jacqmainlaan 135,1000 Brussel

Enkel behoorlijk uitgevoerde leveringen mogen worden gefactureerd.

De betaling gebeurt binnen een termijn van 50 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum waarop de keuringsformaliteiten zijn beëindigd, voor zover de aanbestedende overheid tegelijkertijd in het bezit is van een regelmatig opgestelde factuur, alsook van de andere eventuele vereiste documenten.

De factuur dient te worden opgesteld in EURO.

17. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen.

De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Gemeenschap aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen,

28

evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben.

18. Geschillen.

Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.

De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De leverancier vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.

Artikel I. B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN.

1. Algemeen

De VGC zoekt een nieuw fundament voor haar 3 portalsites:- Jeugd- Onderwijs- Gemeenschapscentra.

De opdracht omvat niet het bouwen van de portaal voor Gezin omdat daarvoor reeds een opdracht gegund is. De site van Gezin zal wel, los van deze opdracht, in het nieuwe systeem geïntegreerd worden.

Met deze aanbesteding nodigt ze leveranciers uit om een aanbod te doen voor de levering van producten en diensten waarmee ze een stabiel platform wil realiseren voor communicatie en dienstverlening via het web . De opdracht omvat ook het opleveren van de opgebouwde en werkende 3 portalsites, een modelsite en 3 opgebouwde en werkende sites van verschillende gemeenschapscentra.

Het volume aan webbezoek per te realiseren portal wordt geraamd op 1000 unieke bezoekers per dag met in totaal 4000 pageviews per dag. Het volume aan webbezoek per website van een van de 22 gemeenschapscentra wordt voor de toekomst geraamd op gemiddeld 200 unieke bezoekers per dag met in totaal 800 pageviews per dag.

Leveranciers worden gevraagd op basis van de in dit bestek beschreven specificaties een offerte uit te brengen. Gunning vindt plaats op basis van de economisch meest voordelige aanbieding.

29

De Vlaamse Gemeenschapscommissie wenst in een latere fase eveneens de bestaande websites (in de eerste plaats www.vgc.be) grondig te verbeteren en te integreren in het platform dat na uitvoering van de opdracht omschreven in dit bestek, opgeleverd zal worden.

2. Huidige situatie

De huidige websites van VGC:

1. Sites gemaakt en onderhouden binnen het momenteel nog gebruikte Microsoft Content Management System (met updates door ongeveer een 30-tal webredacteurs verspreid over de verschillende diensten )

Hoofdwebsite: www.vgc.beMinisites :

www.stadskriebels.behttp://speelpleinen.vgc.be/http://uitleensportenspel.vgc.behttp://materieelverhuur.vgc.be

2. Statische html-sites (onderhouden door het centrale team “digitale communicatie”) met al dan niet een nieuwsmodule die een webredacteur zelf update (VGC-databank ):

www.woneninbrussel.behttp://stijlhandboek.vgc.behttp://www.stadspiratie.behttp://www.onderwijsinbrussel.behttp://www.inschrijveninbrussel.behttp://aximax.vgc.behttp://www.slimmezet.be/http://www.brusselrookvrij.be/

VGC-Scholen :http://clb.vgc.behttp://kasterlinden.vgc.behttp://zaveldal.vgc.be

3. Typesites gemeenschapscentra (statische sites onderhouden door digitale communicatie, met enkele modules die onderhouden worden door de gemeenschapscentra zelf zoals: homepage, kalender, nieuws en cursusaanbod. Deze gegevens zitten in een databank van de VGC en worden geüpdatet door de centra zelf) :

www.Gemeenschapscentra.behttp://kontakt.vgc.behttp://wabo.vgc.behttp://www.derinck.behttp://elzenhof.vgc.behttp://demaalbeek.vgc.be

30

http://everna.vgc.behttp://heembeek-mutsaard.vgc.behttp://deplatoo.vgc.be/http://dendam.vgc.behttp://dekriekelaar.vgc.behttp://dekroon.vgc.behttp://tennoey.vgc.behttp://tenweyngaert.vgc.behttp://delinde.vgc.be

4. Eigen sites van gemeenschapscentra (die hun site zelf maken en onderhouden) :

www.demarkten.behttp://www.dezeyp.behttp://www.essegem.behttp://www.nekkersdal.behttp://depianofabriek.vgc.behttp://vaartkapoen.vgc.behttp://op-weule.vgc.behttp://www.candelaershuys.be

Voor de vormgeving wordt gebruik gemaakt van ongeveer 3 verschillende templates (vgc.be, minisites en typesites voor de GC). Al de anderen zijn steeds individuele statische sites op maat.

3. De ICT-omgeving

Een beschrijving van de huidige ICT-infrastructuur is niet relevant voor deze opdracht.

In het lastenboek wordt geen hosting opgenomen, wel worden aan de Inschrijver de specificaties voor de hosting gevraagd.

4. Voorwaarden en uitgangspunten

De Inschrijver moet dit hoofdstuk ingevuld meesturen met de offerte.

In dit hoofdstuk worden de voorwaarden en uitgangspunten voor de te leveren onderdelen van het aanbestedingsdocument beschreven. Deze voorwaarden en uitgangspunten gelden als minimumeisen.

Aandacht!Offertes die niet in overeenstemming zijn met de hieronder beschreven minimumeisen kunnen door de Aanbestedende dienst van verdere evaluatie uitgesloten worden.

31

De volgende aspecten komen aan de orde:1. Algemeen2. Betreffende prijzen en tarieven3. Projectorganisatie4. Acceptatie en oplevering5. Documentatie6. Betreffende in te zetten personeel7. Oplevertermijn

Toelichting gehanteerde afkortingenE Eis Voorstellen die niet in overeenstemming zijn met de

onderstaande eisen (E) kunnen door de VGC niet in aanmerking worden genomen.

Vw Voorwaarde

Nummer waarnaar verwezen kan worden indien er een relatie tussen eisen bestaat.

Akkoord

Ja Als u Ja antwoordt dan betekent dit dat uw voorstel voldoet aan de gestelde eis.

Nee Als u Nee antwoordt dan betekent dit dat uw voorstel niet voldoet aan de gestelde eis.

AlgemeenVw Omschrijving eis E Akkoor

d(Ja/Nee)

10 Na de eerste acceptatie verkrijgt de VGC de beschikking over de broncode van eventueel maatwerk scripts en software, de Repository en de opgeleverde documentatie. de VGC verkrijgt het intellectuele eigendom van het systeem, voor zover dat niet verhinderd wordt doordat deze rechten niet door de Inschrijver kunnen worden overgedragen doordat standaardprogrammatuur is geleverd, waarvan de rechthebbende het eigendom niet wenst over te dragen

E

20 Indien de VGC niet de volledige toegang krijgt tot de broncode van de software dan dient de Inschrijver voor eigen rekening de broncode te deponeren bij Escrow en er zorg toe dragen dat de VGC toegang heeft tot die broncode.

E

30 Inschrijver gaat akkoord met de conceptovereenkomst.Toelichting: Het betreft de “definitieve” conceptovereenkomst, zoals vastgesteld en bijgevoegd.

E

32

Prijzen en tarievenVw Omschrijving eis E Akkoor

d(Ja/Nee)

10 De opgegeven prijzen en tarieven voor het te leveren CMS en de te bouwen de websites dienen vast te zijn. Deze prijs dient alle kosten te bevatten met betrekking tot het leveren en bedrijfsvaardig opleveren. Inschrijver dient de totstandkoming van deze prijs te laten zien door middel van een transparante begroting. Deze begroting laat een duidelijke opsplitsing gemaakt tussen het budget voorzien voor het tot stand brengen, leveren en implementeren van het nieuwe technische platform (A) en de ontwikkeling van de portaalsites (B).

E

20 Betaling van de diensten ten aanzien van de initiële levering, installatie, implementatie, conversie en de toekomstige aanpassingen vinden plaats in termijnen:

o de eerste termijn van 30% bij beschikbaarstelling in de testomgeving;

o de tweede termijn van 40% vindt plaats bij de eerste acceptatietest;

de derde en laatste termijn van 30% vindt plaats bij de voorlopige oplevering.

E

30 Voor het door de Inschrijver in te zetten personeel dient een opgave te worden verstrekt van de tariefstelling (per uur en per dag) per functieprofiel.

E

40 De tarieven dienen vast te zijn tot tenminste de looptijd van de eerste termijn van de raamovereenkomst (2 jaar).

E

50 Indien na het verstrijken van de in hoofdstuk voorwaarde 40 genoemde periode mocht blijken, dat er wijzigingen hebben plaatsgevonden in de loon-, materiaal- of reis- en verblijfkosten, dan kunnen deze wijzigingen aanleiding zijn voor een aanpassing van de overeengekomen tarieven voor het daarop volgende contractjaar. Hiertoe kan de Inschrijver tot uiterlijk 2 maanden vóór afloop van het desbetreffende contractjaar een voorstel bij de VGC indienen. Dit voorstel dient gespecificeerd te zijn naar de componenten die deze wijzigingen noodzakelijk maken en is niet hoger dan wat berekend wordt op basis van het indexcijfer. Hierbij wordt telkens het maandcijfer van de derde maand voor de datum van prijswijziging gehanteerd, waarbij het maandcijfer van de overeenkomstige maand voorafgaand aan de ingangsdatum van het contract wordt gesteld op 100%. De wijzigingen zijn

E

33

Vw Omschrijving eis E Akkoord(Ja/Nee)

van kracht, nadat de VGC hiermede schriftelijk heeft ingestemd.

60 Alle overige kosten als gevolg van nieuw ontstane risico’s, anders dan onder de rubriek “prijzen en tarieven” genoemd kunnen niet worden doorberekend aan de VGC.

E

ProjectorganisatieVw Omschrijving eis E Akkoor

d(Ja/Nee)

10 Binnen de totale projectorganisatie gelden de navolgende definities:

1) De VGC wordt als grootste belanghebber bij het projectresultaat beschouwd. De VGC is tevens budgethouder en voorzitter van de Stuurgroep.

2) De vertegenwoordiger van de Inschrijver is een vertegenwoordiger van het management van de Inschrijver. Hij is bevoegd om overeenkomsten aan te gaan en om medewerkers aan het project toe te wijzen.

3) De projectmanager (PM) is een vertegenwoordiger van de VGC, die de andere projectmedewerkers van de VGC aanstuurt, contacten onderhoudt met de projectleider van de Inschrijver en verantwoording aflegt aan de Stuurgroep en de opdrachtgever.

4) De projectleider (PL) is een medewerker van de Inschrijver die de andere medewerkers van Inschrijver aanstuurt, contacten onderhoudt met de projectmanager van de VGC en verantwoording aflegt aan de Inschrijver.

5) De VGC stelt de stuurgroep samen. De verantwoordelijke ambtenaar, de projectmanager en de projectleider maken in elk geval deel uit van de stuurgroep.

6) De opdrachtgever heeft belang bij en/of beïnvloedt het projectresultaat.

7) De Inschrijver heeft als organisatie de verantwoordelijkheid op zich genomen het door de VGC gewenste systeem te realiseren.

E

34

Vw Omschrijving eis E Akkoord(Ja/Nee)

8) Het project is een samenwerkingsverband waarin op basis van een overeenkomst tussen de VGC en de Inschrijver het in de projectopdracht overeengekomen resultaat binnen de overeengekomen randvoorwaarden wordt gerealiseerd.

20 Om aan de gestelde planning te kunnen voldoen geldt ten aanzien van de Inschrijver:

1) Inschrijver (deelnemers, partners, etc.) dient actief en constructief mee te werken aan de implementatie van het systeem.

2) Inschrijver dient voldoende personen en middelen vrij te maken voor ontwerp, realisatie, communicatie, beheer en dergelijke.

3) De projectorganisatie moet voldoende personen omvatten om de VGC waar nodig te ondersteunen en om eventuele tegenvallers op te vangen.

4) Besluiten moeten in overleg kordaat worden genomen.

E

30 Conflicten, die voortkomen uit onduidelijkheid over de projectopdracht kunnen in een overleg minimaal bestaande uit één vertegenwoordiger van de VGC en Inschrijver, PM en PL aan de orde worden gesteld, zodat het soepele en resultaatgericht functioneren van het project niet in gevaar komt. De uitkomst wordt voorgelegd aan de Stuurgroep.

E

40 Het projectoverleg waarin minimaal de PM en PL zitting hebben dient er voor zorg te dragen dat de resultaten en de inspanning van beide partijen goed op elkaar aansluiten. Minimaal eens per week dient dit overleg plaats te vinden.

E

Acceptatieprocedure

Voor ieder product dat in het kader van maatwerk wordt uitgevoerd is onderstaande van toepassing:

35

Vw Omschrijving eis E Akkoord(Ja/Nee)

10 Afspraken en documentatie voor acceptatie

Partijen kunnen overeenkomen dat voor de voorlopige oplevering, acceptatietesten plaatsvinden.Er is minstens één acceptatietest.De acceptatietesten hebben betrekking op zowel de initiële levering en implementatie alsmede de functionaliteiten die door middel van een aanpassingstraject zijn toegevoegd en worden opgesteld en vastgesteld in samenwerking met de VGC. Partijen maken uiterlijk 20 werkdagen voor implementatie in onderling overleg afspraken ten aanzien van het doel, de opzet, de werkwijze, de duur, de planning en de locatie met betrekking tot het uitvoeren van de eerste acceptatietest. De afspraken worden vastgelegd in een testplan. Het testplan bevat alle relevante informatie die de VGC nodig heeft om de acceptatietest uit te voeren. Inschrijver dient daartoe minstens 20 werkdagen voor de geplande datum van implementatie de concept-documentatie en het testplan aan de VGC te leveren.Voorafgaand aan het verstrekken van een opdracht wordt een Acceptatietermijn afgesproken. Deze is standaard 20 werkdagen tenzij de VGC bij omvangrijke opdrachten een langere termijn wenst af te spreken.Voorafgaande aan de eerste acceptatie kan de VGC verlangen dat er delen van het op te leveren Systeem d.m.v. deelacceptatietesten getest worden. Acceptatietesten vinden plaats in de door de Opdrachtgever ter beschikking gestelde testomgeving.

E

20 Werkzaamheden inschrijver bij Acceptatietesten

De acceptatietesten hebben betrekking op het volledige Systeem waar maatwerk deel van uitmaakt en wordt door de VGC opgesteld en vastgesteld. Indien voor de uitvoering van de acceptatietest de medewerking van Inschrijver wordt verlangd of Inschrijver werkzaamheden dient te verrichten, dan

E

36

Vw Omschrijving eis E Akkoord(Ja/Nee)

moeten de kosten van de te verlenen medewerking inbegrepen zijn in de aangeboden prijs.

30 Eerste Acceptatietest

Binnen de overeengekomen Acceptatietermijn na ondertekening van het bewijs van bedrijfsklare oplevering heeft de VGC het Systeem desgewenst met medewerking van Inschrijver aan de 1e acceptatietest onderworpen. De kosten van de door Inschrijver te verlenen medewerking moeten inbegrepen zijn in de aangeboden prijs

E

40 Acceptatietestverslag

Direct nadat een acceptatietest heeft plaatsgevonden, wordt daarvan door partijen een acceptatietestverslag opgemaakt, gedateerd en ondertekend. In dit verslag worden de eventuele gebreken vastgelegd die het Systeem (of een deel van) vertoont en voorts of het systeem (of een deel van) door de VGC is goedgekeurd, dan wel niet is goedgekeurd.Gebreken in het Systeem (of een deel van) die bij de acceptatietest blijken, worden ondergebracht in de volgende categorieën:

a) Gebreken die het gebruik van het Systeem onmogelijk maken of een zodanig nadelige invloed op (een deel van) het Systeem hebben dat het normale gebruik ervan in ernstige mate wordt verstoord;

b) Gebreken die weliswaar het gebruik van het Systeem als geheel, of essentiële functies daarvan, niet onmogelijk maken, maar die dat gebruik wel nadelig beïnvloeden;

c) De overige gebreken die aldus het gebruik van (het deel van) het Systeem slechts in lichte mate beïnvloeden.

E

50 Oplostijd gebreken a- en b-categorie Acceptatie

Indien bij de acceptatietest gebreken van de a)- en/of b)-categorie zijn gebleken, herstelt Inschrijver de gebreken binnen de 10 werkdagen en stelt Inschrijver het systeem opnieuw ter beschikking

E

37

Vw Omschrijving eis E Akkoord(Ja/Nee)

van de VGC om te testen. De VGC kan aan Inschrijver met betrekking tot daarbij nader aan te duiden gebreken van de b)-categorie een langere termijn voor herstel gunnen.

60 Oplostijd gebreken c-categorie Acceptatie

Gebreken van de c)-categorie zijn voor de VGC geen reden om het Systeem niet te accepteren. Zulke gebreken worden door Inschrijver zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval in de eerstvolgende versie van (het deel van) het Systeem of, als dit korter is, uiterlijk binnen drie maanden na acceptatie opgeheven.

E

70 Herkansing Acceptatie

Indien de VGC (het deel van) het Systeem niet bij de eerste uitvoering van de acceptatietest als bedoeld onder voorwaarde 30 heeft geaccepteerd, wordt uiterlijk binnen 10 werkdagen na de datum waarop acceptatietestverslag als bedoeld onder voorwaarde 40 is opgemaakt en ondertekend, de acceptatietest herhaald. In het acceptatietestverslag, dat van deze herhaalde acceptatietest wordt opgemaakt, wordt vastgelegd of de in het eerste acceptatietestveslag opgenomen gebreken zijn verholpen, of nieuwe gebreken zijn geconstateerd en - in geval van een eerdere onthouding van acceptatie - of (het deel van) het Systeem thans is geaccepteerd.

E

80 Ontbinding

Indien (het deel van) het Systeem na de herhaalde acceptatietest opnieuw door de VGC niet wordt geaccepteerd, is de VGC gerechtigd de overeenkomst – eventueel voorwaardelijk of gedeeltelijk - buiten rechte te ontbinden zonder dat daarvoor enige aanmaning of ingebrekestelling is vereist. Van deze bevoegdheid mag geen gebruik worden gemaakt indien Inschrijver kan aantonen dat de omvang van de niet verholpen gebreken en/of de tijd gemoeid met het herstel ervan zo gering is, dat een dergelijke ontbinding niet gerechtvaardigd is. De VGC kan Inschrijver

E

38

Vw Omschrijving eis E Akkoord(Ja/Nee)

toestaan de gebreken alsnog voor diens rekening te verhelpen.

90 Herstel gebreken

Indien Inschrijver, nadat deze daartoe door de VGC andermaal in de gelegenheid is gesteld om de gebreken te herstellen (zie onder voorwaarde 80, laatste volzin), niet binnen 5 werkdagen voldoet aan zijn verplichting tot herstel van gebreken, is de VGC, onverminderd zijn verdere rechten, waaronder die van ontbinding als bedoeld onder voorwaarde 80, bevoegd deze gebreken na voorafgaande kennisgeving op kosten van Inschrijver, hetzij zelf, hetzij door derden te doen verhelpen. Inschrijver is verplicht hieraan zijn medewerking te verlenen en alle daarvoor benodigde informatie op eerste verzoek te verstrekken.

E

100

Fatale termijn 1e Acceptatie

Indien het systeem door de VGC wordt geaccepteerd, geldt de datum waarop de desbetreffende prestatieverklaring is ondertekend, als de datum van eerste acceptatie. Indien niet binnen de overeengekomen acceptatietermijn na de implementatie, het systeem onderworpen wordt aan een acceptatietest, wordt het systeem tevens geacht te zijn geaccepteerd en geldt de dag volgend op de overeengekomen acceptatietermijn na implementatie als datum van acceptatie, tenzij het systeem niet binnen deze termijn aan een volledige acceptatietest onderworpen kon worden door oorzaken die aan de Inschrijver zijn toe te rekenen.

E

110

Ingang termijn voorlopige oplevering

Na het verstrijken van drie maanden, te rekenen vanaf tekening van de prestatieverklaring wordt de acceptatietest herhaald, waarbij, eventueel met bijstelling van de acceptatietest, vanuit de operationele situatie wordt getest.

E

12 Aanpassingen E39

Vw Omschrijving eis E Akkoord(Ja/Nee)

0Tot het moment van acceptatie, zoals bedoeld onder voorwaarde 100, worden wijzigingen in het Systeem als gevolg van aanpassingen als bedoeld in de raamovereenkomst in gezamenlijk overleg onderzocht op hun invloed op deovereengekomen specificaties. Afhankelijk van de resultaten van dit onderzoek worden de aanpassingen onverkort doorgevoerd of worden de overeengekomen specificaties aangepast en lost de Inschrijver gebreken op conform de bepalingen in de raamovereenkomst betreffende correctief onderhoud en ondersteuning en worden updates ter beschikking gesteld.

130

Geschillen aanpassingen

Indien partijen in gezamenlijk overleg niet tot een eenduidig oordeel komen over de invloed van aanpassingen op de overeengekomen specificaties dan onderwerpen de partijen het geschil aan een bindend advies.

E

140

Voorlopige oplevering

Binnen de overeengekomen Acceptatietermijn na het verstrijken van de termijn, als bedoeld onder voorwaarde 110, heeft de VGC het door Inschrijver geleverde systeem desgewenst met medewerking van Inschrijver aan de tweede acceptatietest onderworpen. De kosten van de door Inschrijver te verlenen medewerking moeten inbegrepen zijn in de aangeboden prijs.

E

150

Fatale termijn voorlopige oplevering

Indien de VGC binnen de onder voorwaarde 140 bedoelde termijn het systeem niet aan een acceptatietest heeft onderworpen, geldt het systeem als aanvaard tenzij de in hoofdstuk voorwaarde 40 onder c) bedoelde gebreken nog niet naar tevredenheid van de VGC zijn opgelost.

E

160

Voorwaarden voorlopige oplevering

Ten aanzien van de voorlopige oplevering is het

E

40

Vw Omschrijving eis E Akkoord(Ja/Nee)

gestelde onder voorwaarde 40 tot en met voorwaarde 90 van overeenkomstige toepassing.

170

Repository

De Inschrijver garandeert de juistheid en de volledigheid van de Repository en het systeem op grond waarvan de acceptatietest is opgesteld en uitgevoerd.

E

180

Waarborg

Inschrijver garandeert gedurende 12 maanden na de voorlopige oplevering de deugdelijke werking van het systeem en dat deze werking in overeenstemming is met alle aangegeven specificaties die ten grondslag liggen aan het project, en de gebreken in het systeem voor zijn rekening oplost.

E

DocumentatieVw Omschrijving eis E Akkoor

d(Ja/Nee)

10 Het Systeem dient te worden opgeleverd met de broncode van het maatwerk, een uitvoerige systeem-documentatie, een Repository, een installatiehandleiding en documentatie voor gegevensbeheer, applicatiebeheer en configuratiebestanden en een werkinstructie.

E

20 De Systeemdocumentatie bevat een nauwkeurige, begrijpelijke en volledige beschrijving van de werking van alle aspecten van het systeem. De documentatie wordt opgesteld in de Nederlandse taal. De documentatie heeft tot doel de VGC voldoende informatie te verschaffen over de volgende onderwerpen:

a) De werking van het Systeem en bijbehorende componenten;

b) De bediening van het Systeem en bijbehorende componenten;

c) Het onderhoud van het Systeem en bijbehorende componenten;

E

41

d) De installatie van het Systeem en bijbehorende configuratiebestanden

e) De onderbouw van het Systeem en de bijhorende componenten

Een totaaloverzicht van de op te leveren documentatie, met labeling van elk document, typering en beschrijving wordt bij de offerte gevoegd. Voorbeeldtemplates strekken tot aanbeveling.

Eisen betreffende in te zetten personeel

Vw Omschrijving eis E Akkoord(Ja/Nee)

10 De VGC hanteert de volgende minimum eisen ten aanzien van projectleider:

Minimum 5 jaar ervaring in ICT projecten Minimum 3 jaar ervaring in project

management PMI of Prince2 certificaat is een voordeel

E

20 De VGC hanteert de volgende minimum eisen ten aanzien van architect:

Minimum 5 jaar ervaring in software ontwikkeling

Minimum 3 jaar ervaring in technische analyses en ontwerpen van webtoepassingen

Grondige kennis van Drupal

E

30 De VGC hanteert de volgende minimum eisen ten aanzien van programmeur:

Minimum 3 jaar ervaring in software ontwikkeling (bij voorkeur webtoepassingen)

Minimum 1 jaar full-time ervaring in Drupal

E

OpleverdatumVw Omschrijving eis E Akkoor

d(Ja/Nee)

10 De oplevering van het nieuwe CMS en de 3 portalsites dient voltooid te zijn binnen de 10 maanden vanaf de dag na de kennisgeving van de

E

42

gunning.20 Vertragingen in de oplevering als bedoeld in

voorwaarde 10 die te wijten zijn aan Opdrachtgever dienen binnen 14 kalenderdagen na het optreden van de vertraging schriftelijk, met opgave van de consequenties voor de planning, gemeld te zijn aan Opdrachtgever.

E

30 Indien Opdrachtnemer kan aantonen dat de in voorwaarde 20 vermelde vertraging implicaties heeft voor de volledige oplevering als gemeld in voorwaarde 1 en dat de vertraging te wijten is aan Opdrachtgever dan wordt de opleverdatum opgeschoven met het aantal dagen opgelopen vertraging.

E

40 Indien Opdrachtnemer niet tijdig de vertragingen als bedoeld in voorwaarde 20 schriftelijk kenbaar maakt aan Opdrachtgever kan er geen beroep gedaan worden op voorwaarde 30.

E

5. Eisen betreffende maatwerk en projectaanpak

De Inschrijver moet dit hoofdstuk ingevuld meesturen met de offerte.

Met maatwerk worden alle activiteiten bedoeld die noodzakelijk zijn voor het bedrijfsklaar maken van het CMS en de gevraagde portalsites. In dit hoofdstuk worden de eisen betreffende maatwerk en eventuele aanpassingen van het CMS en de portalsites beschreven. Deze gelden als minimumeisen.

Aandacht!Offertes die niet in overeenstemming zijn met de hieronder beschreven minimumeisen kunnen door de Aanbestedende dienst van verdere evaluatie uitgesloten worden.

Toelichting gehanteerde afkortingen

E Eis Voorstellen die niet in overeenstemming zijn met de onderstaande eisen (E) kunnen door de VGC niet in aanmerking worden genomen.

Vw Voorwaarde

Nummer waarnaar verwezen kan worden indien er een relatie tussen eisen bestaat.

43

V Vraag De antwoorden op de vragen worden meegenomen in de kwaliteitsbeoordeling.

Algemene richtlijnenDe Inschrijver zal met “Core” en “Contributed” Drupal modules werken. Het gebruik van “Custom” modules is niet wenselijk.. De VGC vraagt een lijst met alle modules, met inbegrip van het type (Core, Contributed of Custom) en de versie (7, 6, …). Voor de custom modules is uitleg gewenst over het waarom en de verschillende implementaties met de voorgestelde oplossing.Modules die beschikbaar zijn in versie 7, moeten ook in versie 7 worden aangeboden.

De implementatie van het systeem moet voldoen aan best practices op het gebied vanbeheer en beveiliging. De hieronder genoemde items worden geacht daar niet aan te voldoen en zijn daarom niet toegestaan:

o Software waarbij de leverancier of producent een zogenaamde backdoor voor eigen gebruik heeft ingebouwd.

o Applicaties of services die alleen functioneren onder het Administrator account of waarvan door beheer het wachtwoord niet gewijzigd kan worden

o Applicaties gebaseerd op Microsoft SQL server die alleen functioneren wanneer ze gebruik maken van het SA account

o Software waarvoor het voor het correct functioneren noodzakelijk is om de default beveiligingsinstellingen van het Operating System, de webserver, firewall, applicatie server of database server te verlagen

o Applicaties die geen gebruik kunnen maken van een proxy server met authenticatie of gebruik maken van andere poorten dan 80, 443 of 21.

o Systemen die gebruik maken van LM authenticatieo Peer to Peer software die niet centraal te beheren iso Software die zichzelf of clients kan voorzien van updates, zonder dat

dit uit te schakelen is of die op enige andere manier in strijd is met het ITIL Release beheer proces

o Authenticatie mechanismen waarbij er geen beperking mogelijk is op het aantal foutieve inlog pogingen binnen een bepaalde tijd.

o Authenticatie mechanismen waarbij het wachtwoord niet gewijzigd kan worden, of in clear text verzonden wordt zonder deugdelijke vorm van encryptie. Bijvoorbeeld: http Basic Authentication zonder SSL, Telnet Software waarbij de wachtwoorden zonder encryptie worden opgeslagen binnen de applicatie

o Software die niet correct functioneert in combinatie met de door de leverancier van het Operating System, Webserver, Applicatie server of Database aanbevolen security patches.

44

o Software die niet correct functioneert in combinatie met een virusscanner of firewall

o Applicaties die niet netwerk aware zijn. De applicatie functioneert bijvoorbeeld niet met UNC paden of het is niet mogelijk om de data op het netwerk op te slaan in plaats van op de client.

o Applicaties of systemen die het netwerk bovenmatig belasteno Applicaties die geen mogelijkheid bieden om de locatie van de data in

te stellen.o Applicaties die alleen correct functioneren bij 1 bepaalde scherm

resolutie

Vragen betreffende Open Source

V Vragen inzake Open Source10 Onder welke juridische voorwaarden worden de verschillende

componenten van het CMS (zowel nieuwbouw als herbruikte, bestaande componenten) geleverd?Antwoord:

20 Onder welke voorwaarden krijgt de Opdrachtgever het volledige intellectueel eigendomsrecht (inclusief het auteursrecht) op alle nieuwbouw componenten, of worden deze beschikbaar gesteld onder een open source licentie?Antwoord:

30 Kunt u per component aangeven of, en zo ja, welke open source licentie of daarmee overeenstemmende licentie erop rust? Krijgt de Opdrachtgever het recht om het gehele CMS te kopiëren, te verspreiden en aan te (laten) passen? Zijn aan het CMS licentiekosten verbonden?Antwoord:

40 Kunt u in het geval van herbruikte open source componenten het beheer van aanvullende, nieuwbouw componenten onderbrengen bij het open source project, en zo ja, op welke wijze?Antwoord:

50 Is van alle componenten de broncode beschikbaar? Graag expliciet vermelden onder welke voorwaarden de broncode van de verschillende componenten beschikbaar is.Antwoord:

45

MaatwerkVw Omschrijving E/

VAkkoord(Ja/Nee)

10 Op basis van de functionele en technische eisen beschreven in hoofdstuk 7 van dit document en de bijlage I inventariseert de Inschrijver welk maatwerk voorzien is.

E + V

Toelichting20 De Inschrijver zal het functioneel ontwerp van de

portalsites dat door de Opdrachtgever samen met dit document wordt afgeleverd (bijlage I) als basis gebruiken voor het inschatten en begroten van deze aanbesteding. De Inschrijver zal bijkomende gedetailleerde functionele en/of technische analyses voorzien.Deze analyses moeten eveneens in de offerte opgenomen worden.

E + V

Toelichting30 De Inschrijver zal een vaste prijs opgeven voor al

het te leveren maatwerk. E

40 De offerte dient alle kosten tot en met definitieve acceptatie van het te implementeren CMS en portalsites te bevatten.Specifiek dienen de volgende aspecten onderdeel van de offerte uit te maken:

o Projectmanagement (planning en opvolging van de projectactiviteiten, scopebewaking, budgetbewaking, change management, issue management, rapportering)

o Alle werkzaamheden betreffende ontwerp en bouw van het CMS en de portalsites

o Alle testwerkzaamheden (voorbereiding, uitvoering, rapportering en correcties)

o Alle werkzaamheden in het kader van de acceptatietest

o Alle werkzaamheden betreffende in productiestellen

o Materiaal- en licentiekosteno Documentatieo Kennisoverdracht (opleiding)

E

50 Opdrachtgever is gerechtigd om de offerte ter toetsing voor te leggen aan een derde partij.

E

46

Meerwerk tengevolge van wijzigingen

Vw Omschrijving E/V

Akkoord(Ja/Nee)

10 Indien tijdens de uitvoering van het project door hernieuwde inzichten / situaties afgeweken wordt van het technisch en/of functioneel ontwerp dan kan meerwerk alleen in rekening gebracht worden indien voorafgaande aan de werkzaamheden er een afzonderlijk transparante begroting met een vaste prijs wordt ingediend bij Opdrachtgever.

E

20 Voor elke wijziging zal de Inschrijver een impactanalyse uitvoeren zodat eventuele gevolgen van de implementatie van de aanpassing(en) ten aanzien van het systeem (CMS of portalsites) geïdentificeerd kunnen worden.

E

30 Het meerwerk mag pas aanvangen nadat de Opdrachtgever (eventueel na toetsing bij derden) akkoord heeft gegeven op de meerwerkbegroting en de eventuele gevolgen van de wijzigingen formeel aanvaard heeft.

E

Acceptatie van een wijziging

Vw Omschrijving E/V

Akkoord(Ja/Nee)

10 De acceptatieprocedure als eerder beschreven is van toepassing op alle uit te voeren maatwerk en wijzigingen tenzij anders overeengekomen.

E

Bedrijfsklare oplevering in productie-omgevingVw Omschrijving E/

VAkkoord(Ja/Nee)

10 De voorlopige oplevering: Na succesvolle acceptatie in de Test & Acceptatie-omgeving is het maatwerk gereed voor implementatie in de productie-omgeving.

E

20 De definitieve oplevering: na een waarborgperiode van 12 maanden volgt een definitieve acceptatie door de VGC.

E

47

Bijkomende diensten door derden

Vw Omschrijving E/V

Akkoord(Ja/Nee)

10 Indien specifiek diensten van andere derden bijkomend ingeroepen worden dan wordt dit ook vermeld in de offerte met aangeven van :

- Identificatie van de derde partij- Waarom wordt beroep gedaan op die partij? - Wat houden die diensten in?- Wanneer worden ze uitgevoerd?

E + V

Projectaanpak

Vw Omschrijving E/V

Akkoord(Ja/Nee)

10 Een projectplan met aangeduide milestones maakt deel uit van de offerte.

E

20 Bij elke milestone wordt er duidelijk aangegeven welke de delivrables zijn, ook en in het bijzonder als het over documentatie of analyse gaat.

E

30 De Inschrijver doet ook een voorstel naar projectstructuur, projectcommunicatie en issue- of problemmanagement.

E

6. Eisen betreffende onderhoud

De Inschrijver moet dit hoofdstuk ingevuld meesturen met de offerte.

In dit hoofdstuk worden de eisen betreffende het onderhoud van het CMS systeem beschreven.

Aandacht!Offertes die niet in overeenstemming zijn met de hieronder beschreven minimumeisen kunnen door de Aanbestedende dienst van verdere evaluatie uitgesloten worden.

48

Toelichting gehanteerde afkortingen

E Eis Voorstellen die niet in overeenstemming zijn met de onderstaande eisen (E) kunnen door de VGC niet in aanmerking worden genomen.

Vw Voorwaarde

Nummer waarnaar verwezen kan worden indien er een relatie tussen eisen bestaat.

V Vraag De antwoorden op de vragen worden meegenomen in de kwaliteitsbeoordeling.

Eisen betreffende correctief onderhoudOpmerking: De Inschrijver mag voor het onderstaande een alternatief voorstel uitwerken.

Vw Omschrijving E/V

Akkoord(Ja/Nee)

10 In het geval van incidenten onderscheiden we 3 situaties:

a) Het incident is blokkerend en dient onmiddellijk te worden opgelost. Er is sprake van een hoge prioriteit.

b) Het incident betreft een beveiligingsprobleem. Het systeem is kwetsbaar voor aanvallen van buiten en binnen en dient onmiddellijk aangepast te worden ten einde de beveiligingsdreiging weg te nemen.

Alle incidenten die niet onder a) of b) vallen.

E

20 In het geval van een incident van de categorie a) als bedoeld in voorwaarde 1 dient de Inschrijver de navolgende response/oplostijden te realiseren:

1. Bevestiging ontvangst melding: binnen 30 minuten;

2. Terugkoppeling probleem: binnen 4 kantooruren na melding;

3. Probleemoplossing: binnen 16 kantooruren na melding

E

30 In het geval van een incident van de categorie b) als bedoeld in voorwaarde 1 dient de Inschrijver de navolgende response- /oplostijden te realiseren:1. Bevestiging ontvangst melding: binnen 4

kantooruren2. Probleemoplossing: binnen 48 kantooruren na

melding

E

40 In het geval van een incident van de categorie c) als bedoeld in voorwaarde 1 dient de Inschrijver de navolgende response- /oplostijden te realiseren:

E

49

Vw Omschrijving E/V

Akkoord(Ja/Nee)

1. Bevestiging ontvangst melding: binnen 24 kantooruren;

2. Probleemoplossing: binnen 5 werkdagen na melding tenzij anders overeengekomen;

50 Incidenten van de categorie b en c) als bedoeld in voorwaarde 1 dienen tijdens Kantooruren gemeld te kunnen worden.

E

60 Inschrijver dient alle updates en/of upgrades met goed gevolg te testen in de Test & Acceptatie omgeving

E

70 Inschrijver dient in staat te zijn om incidenten, voor zover mogelijk, doormiddel van remote beheer op te lossen.

E

80 De Inschrijver dient ten behoeve van incidenten van de categorie a) en b), als bedoeld in voorwaarde 1, op werkdagen tijdens Kantooruren ondersteuning te bieden bij het analyseren en oplossen van storingen.

E

90 Geef een exhaustieve lijst van de diensten die u onder de vorm van een onderhoudscontract kan aanbieden.

E + V

Antwoord:

100

Gelieve een voorstel uit te werken waarbij VGC na definitieve oplevering diensten op afroep kan vragen (bijvoorbeeld voor het uitvoeren van kleine aanpassingen)

E + V

Antwoord:

7. Functionele en technische eisen

De Inschrijver moet dit hoofdstuk ingevuld meesturen met de offerte.

In dit hoofdstuk worden de functionele en technische eisen, wensen en vragen ten aanzien van het aan te schaffen CMS/Portal systeem beschreven.

50

Aandacht!Offertes die niet in overeenstemming zijn met de hieronder beschreven elementen kunnen door de Aanbestedende dienst van verdere evaluatie uitgesloten worden.

Toelichting gehanteerde afkortingen

E Eis Voorstellen die niet in overeenstemming zijn met de geformuleerde eisen voldoen niet 100 %. Tenzij grondige en afdoende verantwoording daarvan door de Inschrijver, kan de VGC beslissen tot uitsluiting van verdere evaluatie van de offerte.

Vw Voorwaarde

Nummer waarnaar verwezen kan worden indien er een relatie tussen eisen bestaat.

W Wens De mate van voldoen aan de wensen wordt meegenomen in dekwaliteitsbeoordeling. Per wens dient u een zo bondig mogelijke(zo mogelijk als opsomming) toelichting te verstrekken op welkewijze u voldoet aan de wens.

V Vraag De antwoorden op de vragen worden meegenomen in de kwaliteitsbeoordeling.

Antwoord

U wordt verzocht zo kort en bondig mogelijk te antwoorden.

Akkoord Ja Als u Ja antwoordt dan betekent dit dat uw voorstel 100% voldoet aan de gestelde eis, wens of vraag.

Nee Als u Nee antwoordt dan betekent dit dat uw voorstel niet 100% voldoet aan de gestelde eis, wens of vraag.

Toelichting

Wanneer u het nodig acht, geef een beknopte, verklarende beschrijving om uw voorstel toe te lichten. Dit kan u doen zowel bij Ja- als bij Nee-antwoorden.

Randvoorwaarden

Vw Toegankelijkheid E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

10 Het systeem ondersteunt de W3C eisen voor browser onafhankelijkheid

E

Toelichting:

51

Vw Toegankelijkheid E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

20 Inhoud en vormgeving moeten steeds gescheiden zijn

E + V

Toelichting:

30 Het systeem mag geen overbodige en voor bepaalde browsers storende code genereren

E +V

Toelichting:

40 Het systeem heeft de beschikking over webbased interfaces voor de verschillende functionaliteiten, zoals editing en beheer, die platform- en browseronafhankelijk zijn.

E

Toelichting:

50 Het systeem moet beantwoorden aan het Anysurfer-label. De VGC wenst dit label te behalen.

E

Toelichting:

60 Het systeem ondersteunt ‘userfriendly’ urls. W + V

Toelichting:

70 De gebruikersinterface moet van het grafische type zijn (GUI interface) waarbij de functies zowel muisgestuurd kunnen verlopen als via klavier

E

Toelichting:

75 De website ondersteunt het gebruik van diverse webbrowsers door de bezoeker. De website ondersteunt in elk geval:

- Internet Explorer 6, 7, 8 en 9;- Firefox 3.5, 3.6 en 4.0;- Chrome 10, 11, 12 en 13;- Safari5.

E

Toelichting:

Vw Architectuur E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

80 Uit welke modules is het systeem opgebouwd. Geef voor elke module de classificatie (Core, Contributed, Custom)

V

52

Vw Architectuur E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

Antwoord:

90 Wat is de interactie met andere software componenten en infrastructuurlaag (webserver, clientserver, middleware, database, active directory, …).

V

Antwoord:

100

De VGC wenst naast de productie-omgeving ook een test- en acceptatieomgeving op te zetten. De architectuur moet erop voorzien zijn dat een geaccepteerde versie van het systeem van de testacceptatie omgeving naar de productie omgeving kan overgezet worden

E + V

Toelichting:

110

Vermeld de server- en netwerkarchitectuur die het systeem vereist.

V

Toelichting:

120

Geef de specificaties voor de server configuratie, software, het netwerk en andere noodzakelijke infrastructuur- en softwarecomponenten aan server zijde, rekening houdend met de volumes, aantal gebruikers en de gevraagde functionaliteiten

V

Toelichting:

130

Vermeld, indien u dit nodig acht, welke bijkomende specifieke onderdelen vereist zijn zoals fail-over systemen, redundante opstelling, load balancing.

V

Antwoord:

140

Welke databanken worden ondersteund? V

Antwoord:

150

Welke faciliteiten worden door het systeem verwacht op het vlak van mail server?

V

Antwoord:

160

Geef de specificaties waaraan de client PC’s van de back-office gebruikers (webmaster, contentbeheerder, goedkeurder) moeten voldoen?

V

53

Vw Architectuur E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

Toelichting:

170

In functie van de verschillende groottes van de gemeenschapscentra (GC) dient er in functie van het gebruik (aantal gebruikers, concurrent aantal gebruikers, gebruik van de software) een specificatiesheet te worden gegeven voor totale benodigde bandbreedte (up/down) per GC.

E

Toelichting:

180

Bijkomende producten derden:Indien specifieke software of hardware van derden bijkomend dient geïnstalleerd te worden dan wordt dit ook vermeld in de offerte met aangeven van :

- Identificatie en versie van het product- Het waarom, welke functionaliteit dekt het

product af?- Licentie politiek van het bijkomende

product- Kostprijs licentie – onderhoud- Is de component optioneel of noodzakelijk?

Indien optioneel, dan wordt deze ook bij de optionele onderdelen van de inschrijving vermeld.

V

Vw Archivering en versiebeheer E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

190

Geautomatiseerde archivering: na verloop van geldigheid van de content volgt automatisch opname in het archief. Bestanden (images, documenten, webpagina’s…) die nergens gepubliceerd worden, nergens een link hebben moeten kunnen opgelijst worden en verwijderd worden.Of bv. Een image-bestand die nergens een link heeft met een document kan gearchiveerd/verwijderd worden.Dit om te vermijden dat na enkele jaren een enorm aantal verouderde bestanden in het systeem blijven hangen.

W + V

Toelichting:54

200

Beschrijf de wijze waarop assets en content (al dan niet in de webcontext) door het systeem worden gearchiveerd

V

Antwoord:

210

Geautomatiseerd versiebeheer voor alle typen objecten

W + V

Toelichting:

220

Beschrijf de wijze waarop uw systeem versiebeheer doet en hoe versies met elkaar kunnen worden vergeleken.

V

Antwoord:

230

Welke mogelijkheden biedt het systeem om het archief na verloop van tijd op te kuisen?

V

Antwoord:

Vw Beveiliging en bedrijfszekerheid E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

240

Beschrijf de beveiligingsaspecten van uw systeem op de volgende punten:Gebruikersbeheer, Autorisatiebeheer, Authenticatiebeheer, Provisioning (implementatie rollen in objecten), Monitoring en auditing van wijzigingen in gebruikers, autorisaties en authenticaties.

V

Antwoord:

250

Het systeem is beveiligd tegen SQL injectie en Cross-site scripting.

E

Toelichting:

260

Beschrijf op welke wijze deze beveiliging gewaarborgd wordt

V

Antwoord:

270

De software garandeert dat elke transactie in zijn geheel wordt uitgevoerd of, ingeval van een fout, in het geheel niet wordt uitgevoerd. In het tweede geval krijgt de gebruiker een gepaste foutmelding op het scherm.

Dit betekent ook verrichtingen die zijn gekoppeld, ook samen worden doorgevoerd of in het geheel niet. De software werkt met andere

E

55

Vw Beveiliging en bedrijfszekerheid E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

woorden transactioneel.Toelichting:

280

De Inschrijver moet een geschreven procedure afleveren waarin de disaster – recovery verrichtingen zijn beschreven.

E + V

Toelichting:

290

De offerte moet vermelden welke back-up en restore faciliteiten er mogelijk zijn:

- Totale disaster recovery: vertrekkende van een basis infrastructuur omgeving terug de software up and running te krijgen met hergebruik van de meest recente correcte gegevens en met een minimaal verlies van gegevens (aangeven wat dit maximale verlies kan zijn).

- Andere backup-restore mogelijkheden.

Het gaat hier inzonderheid om de gegevensbestanden en de programma’s. Ze maakt het mogelijk om het systeem te herstellen in de staat waarin het zich bevond bij de laatsteback-up. De herstelling kan nodig zijn na een werkingsfout of een verkeerde manipulatie.

E + V

Toelichting:

300

De software moet voorzien in een back-up en restore procedure van:

o De CMS software: de laatste versie van de software moet op een gescheiden medium zijn aangebracht, zowel wat client-software als server-software betreft.

o De data: naast de actuele beveiligingsmogelijkheden qua infrastructuur voor het verzekeren van een correcte en stabiele data-opslag dient er een procedure voorzien, waarbij minimaal dagelijks back-up (optioneel online of offline) kan worden genomen via een automatische procedure

De restore procedure moet eveneens geautomatiseerd en gedocumenteerd zijn.Ook indien de procedure gebruik maakt van standaard functionaliteit die heden ten dage

E+V

56

Vw Beveiliging en bedrijfszekerheid E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

aanwezig is in database systemen, dan nog dient de procedure in zijn totaliteit te zijn geautomatiseerd of minimaal gedocumenteerd.Toelichting:

Vw Identificatie, authenticatie en autorisatie E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

310

Beschrijf welke authenticatie methoden uw systeem ondersteunt

V

Antwoord:

320

Beschrijf het autorisatiemodel van uw systeem V

Antwoord:

330

Autorisatie kan worden ingesteld per gebruiker of gebruikersgroep via een rol.

E + V

Toelichting:

340

Het systeem ondersteunt SSL E + V

Toelichting:

350

Het systeem ondersteunt SAML 1.1 & 2.0 E + V

Toelichting:

360

Ondersteunt het systeem authenticatie via eID V

Antwoord:

370

Het is mogelijk rollen en de daaraan gekoppelde autorisatieprofielen zelf te definiëren.

W + V

Toelichting:

380

Autorisatie kan worden ingesteld per content-type.

W + V

Toelichting:

39 Autorisatie zowel voor eindgebruikers als E + 57

Vw Identificatie, authenticatie en autorisatie E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

0 webmasters en webredacteuren op verschillende niveaus (repository, folder, item)

V

Toelichting:

400

Privacy wordt geborgd in het ontwerp van geautomatiseerde systemen door privacy enhancing technologies. Beschrijf de technologieën op privacy gebied van uw systeem.

V

Antwoord:

410

Per pagina kunnen de volgende autorisatiemogelijkheden worden toegekend aan een zelf gedefinieerde rol: raadplegen, toevoegen, wijzigen, verwijderen

W

Toelichting:

420

Per folder met assets in het systeem kunnen autorisatie rechten per rol worden ingesteld

W

Toelichting:

430

Beschrijf de mogelijkheden op Elektronische handtekening gebied van uw Portal/CMS systeem.

V

Antwoord:

Vw Scheduler E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

440

Het systeem biedt de mogelijkheid om bepaalde, langdurige activiteiten op een op voorhand bepaald tijdstip te laten opstarten. (bijvoorbeeld: versturen van gesegmenteerde mails, data synchronisatie, publicatie van goedgekeurde content)

E

Toelichting:

450

De scheduler mag de interactieve verwerkingen aan het scherm niet blokkeren.

E

Toelichting:

58

Vw Hosting en beheer E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

460

Beschrijf de minimum en de wenselijke voorwaarden voor infrastructuur (servers, basissoftware, configuratie, netwerk, databank)

V

Antwoord:

470

Maak een opsomming van specifieke eisen in verband met hosting

V

Antwoord:

480

Het systeem kan op afstand beheerd worden E + V

Toelichting:

490

Beschrijf welke beheerconstructies u kunt aanbieden

V

Antwoord:

495

Beschrijf de eisen inzake bandbreedte voor beheer/bezoekenAntwoord:

Vw Schaalbaarheid E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

500

Het systeem is schaalbaar E

Toelichting:

510

Beschrijf op welke manier het systeem schaalbaar is om groei van de websites / portals wat betreft contentvolume en groei van het aantal bezoekers op te vangen zonder performantieverlies.Wat is de impact op het vlak van hosting?

V

Antwoord:

520

Kunnen verschillende sites rond dezelfde content opgebouwd worden (content sharing)?

V

Toelichting:

59

Vw Portal en portlet integratie E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

530

JSR168 (JSR=Java Specification Request)(http://jcp.org/en/jsr/detail?id=168);

E + V

Toelichting:

540

Webservice SOAP/WSDL, Communicatie SOAP over HTTP

E + V

Toelichting:

550

Beschrijf met betrekking tot ondersteuning WSRP (of andere) de architectuur, de gebruikte componenten (WSRP, Block, View, eigen DRUPAL component) en de manier waarop externe informatie, die via een portlet (mogelijks via een WSRP producer) op een externe server beschikbaar is gesteld, binnen een CMS pagina of template kan worden geplaatst. Wat zijn de beperkingen en wat is de flexibiliteit binnen het CMS voor de plaatsing van die consumed portlet binnen een template.

E

Antwoord:

560

Het systeem heeft de mogelijkheid om het gebruik van valide (X)HTML af te dwingen

E

Toelichting:

570

Het systeem heeft de mogelijkheid om enkel valide XML (op grond van zelf vast te stellen schema's) te leveren

E

Toelichting:

Vw Metadata, Taxonomy en Thesaurus E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

580

Het systeem beschikt over een module (component) die het beheer van de Vocabulary (Taxonomy en Thesaurus) op een eenvoudige manier mogelijk maakt.

E + V

Toelichting:

590

Het thesaurusbeheer moet gekoppeld zijn aan het rechtenbeheer (enkel bevoegde gebruikers kunnen de thesaurus beheren)

E + V

Toelichting:60

600

Het systeem werkt zoveel mogelijk met gecontroleerde velden (velden met een keuzelijst om vervuiling te voorkomen)

E + V

Toelichting:

610

Het systeem biedt ondersteuning van gecentraliseerd metadata management (één metadata management voor de 3 sites)

E + V

Toelichting:

615

Het systeem biedt mogelijkheden voor een combinatie van centraal en decentraal management voor verschillende sites.

E + V

Toelichting:

620

Toegankelijk maken van metadata voor hergebruik door te allen tijde export mogelijk te maken van alle gegevens en de samenhang ervan in XML gestructureerd volgens een erkend metadata model (minimale eis : XML/ Dublin Core)

W

Toelichting:

630

Biedt het systeem de mogelijkheid tot inspelen op toekomstige evoluties zoals semantische web technologieën?

V

Antwoord:

640

Het systeem biedt de mogelijkheid om informatie over auteursrechten op te nemen in de metadata van de gekoppelde mediabestanden

W + V

Toelichting645

Beschrijf welke functionaliteiten en mogelijkheden er geboden worden inzake taxonomie en metadata.

V

Toelichting:

Vw Ondersteuning datatypes E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

650

Het systeem biedt de mogelijkheid om de volgende bestandstypes in te voeren en te beheren: platte tekst, rich text, afbeeldingen (jpg, gif, png, svg), PDF, ODF, MSWord, Excel, Flash, geluidsfragmenten (WMA, MP3, WAV),

E

61

Vw Ondersteuning datatypes E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

videofragmenten (MPG, flashvideo)Toelichting:

660

Het systeem kan streaming content beheren en hosten

V

Toelichting:

670

Het systeem kan bestanden in het oorspronkelijke bestandsformaat beschikbaar stellen

W + V

Toelichting:

Vw Documentatie E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

680

De software moet voorzien zijn van de nodige documentatie die al haar externe specificaties beschrijft. De documentatie moet onder gedrukte vorm en onder elektronische vorm kunnen worden afgeleverd.

E + V

Toelichting:

690

Het systeem moet zich gedragen zoals beschreven in de documentatie. Er moet eenduidige conformiteit tussen het systeem en de bijhorende documentatie bestaan. Het systeem moet beantwoorden aan haar expliciete doelstellingen, d.w.z. het mag geen functionaliteiten bevatten die niet gedocumenteerd zijn.

E + V

Toelichting:

700

De offerte vermeldt wat er bij implementatie aan standaarddocumentatie mag worden verwacht, met een representatief document of template per onderdeel (minstens 1 voorbeeldtemplate).

E + V

Toelichting:

710

Gebruikersdocumentatie is in de Nederlandse taal elektronisch beschikbaar en actueel met betrekking tot de laatste release van het systeem

E + V

Toelichting:62

Vw Documentatie E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

720

Onder welke vorm(en) is deze documentatie beschikbaar (PDF, HTML, Word, ...)

V

Antwoord:

730

Ontwikkelings-, beheer- en exploitatiedocumentie is in de Nederlandse of Engelse taal elektronisch beschikbaar en actueel met betrekking tot de laatste release van het systeem

E + V

Toelichting:

740

De exploitatiedocumentatie omvat de vereiste basisconfiguratie van de hardware en van de software om het programma te kunnen gebruiken, en eventueel met de algoritmen om de capaciteit van de configuraties te kunnen berekenen (centraal geheugen in functie van het aantal gebruikers, berekening van de schijfruimte in functie van de volumes)

E + V

Toelichting:

750

De exploitatiedocumentatie omvat de procedure die moet worden gevolgd voor het installeren van de software

E + V

Toelichting:

760

De exploitatiedocumentatie beschrijft de wijze waarop men na een incident kan terugkeren naar de normale toestand

E + V

Toelichting:

770

De exploitatiedocumentatie beschrijft de systeemopdrachten en -functies en de menustructuur

E + V

Toelichting:

780

De exploitatiedocumentatie beschrijft de wijze waarop de goede werking van het systeem op een regelmatige basis kan worden gecontroleerd

E + V

Toelichting:

790

De exploitatiedocumentatie bevat een duidelijke beschrijving van het datamodel met de relaties tussen de tabellen.

E + V

Toelichting:63

Vw Documentatie E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

800

Voor het gebruik en implementatie van interfaces met het systeem:

o Per interface beschrijving van de procedure

o Per interface beschrijving van de foutafhandeling

o Per interface beschrijving van de verwachte invoergegevens en beschrijving van de resultaten en/of de verwerking

E + V

Toelichting:

810

Gelieve als bijlage aan de offerte een exhaustieve lijst toe te voegen van alle documentatie die bij het systeem zal worden geleverd of tijdens het traject ontwikkeld inzake o.a.:- Functionele en content analyses- Technische analyses- Architectuur- Framework- Gebruikersdocumentatie- Exploitatiedocumentatie.

E + V

Antwoord:

Vw Rapportering en logging en statistische informatie

E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

820

Beschrijf de rapporteringsmogelijheden die het systeem biedt mbt aantal bezoekers, bezoekersgedrag, site content, storingen en beschikbaarheid

V

Antwoord:

830

Het systeem kan een overzicht geven van de objecten die niet gelinkt zijn.

E + V

Toelichting:

840

Ondersteunt het systeem Google Analytics? V

Antwoord:64

Vw Rapportering en logging en statistische informatie

E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

8502.1.1Genereren van diverse rapporten (in PDF- en MS

Office-formaat), waaronder : o overzichtslijst van geselecteerde objectfiches

met korte object-ID (vast te leggen bij configuratie) en 1 afbeelding

o detailfiche van een geregistreerd object met weergave van alle ingevulde velden alsook alle bijlagen die aan dit veld gekoppeld zijn (afbeeldingen, documentatie…)

o rapport op basis van velden geselecteerd door gebruiker

W + V

Toelichting:

860

Het systeem biedt een overzicht van de gedefinieerde gebruikers en de toegewezen autorizaties.

W + V

Toelichting:

Beheer

Vw Gebruikersgemak en efficiency E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

10 Het systeem is volledig beheerbaar via de web-browser (IE7 en later, Firefox, Chrome)

E

Toelichting:

20 De opbouw van de schermen moet hoe dan ook uniform zijn over alle modules van de software. Hierbij dient vooral te worden benadrukt dato Een knop (button) op een eenduidige

manier gedefinieerd is; het gebruik en het soort verwerking is maw. dezelfde doorheen de toepassing.

o Uniform gebruik van sneltoetsen, indien van toepassing

o De enige taal die wordt gebruikt op de schermen is het Nederlands, zowel voor de teksten op het scherm, als hoofdingen, foutmeldingen, …

o Overal op de schermen wordt hetzelfde lettertype gebruikt, afwijkingen hiervan

E + V

65

Vw Gebruikersgemak en efficiency E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

worden per categorie toegelichtToelichting:

30 Alle verwerkingen gebeuren in real-time, zonder tussenkomst van gespecialiseerd informaticapersoneel of derden. Elke verwerking die hieraan niet voldoet dient te worden vermeld. Indien er in het systeem een scheduler is voorzien dient er een overzicht gegeven te worden van de taken die automatisch uitgevoerd kunnen worden.

E + V

Toelichting:

40 De parametrering van de menu-, keuze- of navigatiestructuur per gebruikersrol (functies, procedures) kan worden ingesteld

E + V

Toelichting:

50 De parametrering van de schermopbouw (velden, knoppen) per gebruikersrol

W

Toelichting:

60 De mogelijkheid om rapporten op te bouwen op basis van zelf te maken queries (of queries die bewaard zijn)

W

Toelichting:

70 Het systeem biedt online functionaliteit om via zogenaamde ‘drill-thru’ faciliteiten een probleem te onderzoeken of opvragingen te verfijnen

W

Toelichting:

80 Het is mogelijk om objecten (resources, pagina’s, site-onderdelen) te kopiëren

W

Toelichting:

90 Het systeem biedt mogelijkheden voor het opzetten en beheren van meerdere portalen die wat betreft beheer, navigatiestructuur en presentatie gescheiden of uniform kunnen worden opgebouwd.

E + V

Toelichting:

100

Het systeem beschikt over uitgebreide functionaliteit om de contentrepository te

E + V

66

Vw Gebruikersgemak en efficiency E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

beheren (copy/paste, zoeken, zoeken en vervangen…)Toelichting:

110

Het systeem biedt de mogelijkheid om zoeken en vervangen toe te passen per veld, met de mogelijkheid om de gebruiker te laten bevestigen per gevonden item

W

Toelichting:

120

In de beheermodule is per contentitem / asset aangegeven waar het item wordt toegepast of welke relaties er met het item zijn gemaakt. Wanneer een contentitem of asset wordt aangepast/verwijderd worden de relaties/links automatisch bijgewerkt (W) of krijgt de gebruiker een melding (E)

W/E

Toelichting:

130

Beschrijf de mogelijkheden voor het beheer van de contentrepository.Assets worden automatisch in de contentrepository opgeslagen en geordend op een logische en gestructureerde manier, de assets moeten makkelijk teruggevonden kunnen worden via een zoekmodule

V

Antwoord:

140

Link checker : het systeem biedt de mogelijkheid om interne en externe links te checken.

W

Toelichting:

150

Het systeem biedt de mogelijkheid om automatisch een sitemap te genereren.

E + V

Toelichting:

155

Het systeem biedt de mogelijkheid om automatisch een broodkruimel te genereren.Toelichting:

160

Een webredacteur moet in staat zijn op een laagdrempelige wijze content aan een site toe te voegen, aan te passen en te verwijderen. Beschrijf op welk mogelijkheden van laagdrempelige contentcontributie standaard in het systeem aanwezig zijn en welke

E + V

67

Vw Gebruikersgemak en efficiency E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

mogelijkheden in de vorm van maatwerk kunnen worden geleverd:

o Webredacteur: kan pagina’s toevoegen en bewerken: tekst, afbeeldingen, documenten, video

o Webmaster: kan de lay-out en structuur van de site wijzigen

o Maatwerk door programmeurs: extra functionaliteit, modules, links met databanken, webservices, in bepaalde gevallen structuur en lay-out

Toelichting:

170

In alle soorten pagina’s waar beelden kunnen geuploaded worden moet bij de configuratie ervan voor de beelden (images) een vaste breedte en/of lengte (naargelang de pagina) kunnen ingesteld worden. De herschaling gebeurt automatisch bij het opladen, met een thumb en een groot beeld. De verhoudingen van het beeld moeten uiteraard ook behouden blijven. De grootte van het klein en groot beeld worden per pagina-sjabloon vastgelegd bij de configuratie ervan. De beelden moeten bewaard worden voor het web.

E + V

Toelichting:

180

Een webredacteur moet content in websites via de ‘voorkant’ kunnen toevoegen, wijzigen, verwijderen en publiceren

E + V

Toelichting:

190

Een webredacteur of groep van webredacteuren moet een overzicht ontvangen van aanpassingen van de content in websites en deze kunnen reviseren via de ‘voorkant’

E + V

Toelichting:

200

Een content goedkeurder moet de content in websites via de ‘voorkant’ kunnen publiceren

E + V

Toelichting:

210

Het is mogelijk om tijdens het Online editen van content, assets (foto, logo, videofragment) die nog niet in het systeem staan, rechtstreeks toe te voegen aan de tekst. De asset wordt wel

W

68

Vw Gebruikersgemak en efficiency E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

automatisch in de repository van het systeem opgeslagen. (enkel met bepaalde rechten)Toelichting:

220

Bij plaatsing van documenten kan worden aangegeven op welk moment het systeem de beheerder ervan moet verwittigen dat een bepaald document moet worden gecontroleerd op actualiteitswaarde

E + V

Toelichting:

230

De opmaakmogelijkheden moeten per sjabloon kunnen vastgelegd worden bij de configuratie door de webmaster. Lettertype, lettergrootte, kleur enz. worden door de sitebeheerder op siteniveau ingesteld, de webredacteur kan dit niet aanpassen.De webredacteur kan beperkte voorgedefiniëerde opmaakelementen op een gebruiksvriendelijke manier kiezen om de content aan te maken. (“css-class” kiezen of “paragraaf stijl” (h1, h2, p, lijst …)

E + V

Toelichting:

240

Het moet mogelijk zijn om van de content-pagina’s een “preview” te zien

E

Toelichting:

250

Het is mogelijk om tekst vanuit MS Word te plakken in een pagina, waarbij alle opmaakkenmerken worden verwijderd

E

Toelichting:

260

Het systeem biedt de mogelijkheid een duidelijke en inzichtelijke workflow aan de invoer van contentelementen te koppelen met daarin verschillende stappen, rollen en mogelijkheden tot goedkeuren of 'terugsturen', zodat een beheerder op elk moment de stand van zaken kan bekijken, en de verantwoordelijkheden voor content/opmaak/redactie e.d. goed zijn te verdelen

E

Toelichting:

270

Het systeem biedt inzicht in lopende en afgeronde zaken. Het systeem biedt de

E

69

Vw Gebruikersgemak en efficiency E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

mogelijkheid tot uitgebreide staging binnen de workflow. In ieder geval moet het mogelijk zijn de volgende fasen te ondersteunen: “Gepubliceerd”, “Ter goedkeuring”, “In herziening”, “In voorbereiding”. In elke fase is een previewmogelijkheid beschikbaar.Toelichting:

280

Welke procedure is in het systeem voorzien in het geval dat bepaalde content niet goedgekeurd is?

V

Antwoord:

290

Het systeem kan een rapport maken van alle content die wacht op goedkeuring (per goedkeurder/groep).

E

Toelichting:

300

Het is mogelijk om aan een gebruikersrol een specifieke workflow te koppelen.Beschrijf de mogelijkheden die het systeem biedt tav het definiëren van rollen, het inrichten van workflow en de stadia van publicatie.

W + V

Toelichting:

310

De Inschrijver zal VGC adviseren en ondersteunen bij het optimaliseren van het redactieproces en het mappen van processen en functies binnen het systeem.

W

Toelichting:

320

Het systeem biedt de mogelijkheid tot een HTML tag filter (zwarte lijst met niet te gebruiken HTML tags) per gebruikersgroep en beheerrol, in de editor omgeving

W

Toelichting:

330

Het systeem ondersteunt weblogs: een eenvoudige manier voor contentbeheerders om met regelmaat zeer kleine stukjes tekst (nieuwtjes/meningen) aan te bieden in een simpel format, met de mogelijkheid voor lezers om direct te reageren (direct tonen reactie, maken van threads waarin reacties op reactie mogelijk is)

W + V

Antwoord:70

Vw Gebruikersgemak en efficiency E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

340

Hoe kan content die van buiten het CMS wordt opgehaald, verrijkt worden? Het betreft hier informatie die via synchronisatie in CMS geladen wordt en die vóór de publicatie moet verrijkt worden. Welke mogelijkheden biedt het systeem?

E + V

Toelichting:

Vw Publicatie E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

350

Het systeem biedt de mogelijkheid om automatisch en handmatig content uit het CMS te publiceren en te beheren

E

Toelichting:

360

De getoonde gegevens op een scherm dienen steeds de actuele toestand van de gevalideerde gegevens in de databank te reflecteren

E

Toelichting:

370

Het systeem moet publicatie op het web kunnen bepalen op objectniveau

E

Toelichting:

380

Het systeem kan content publiceren op basis van publicatiedatum (begin en einddatum). Een publicatiedatum kan ook in het verleden of in de toekomst liggen

E

Toelichting:

390

Het is mogelijk om (een selectie van) nieuwsberichten die voor een bepaalde periode zijn gepubliceerd, automatisch in een nieuwsarchief te plaatsen.

E

Toelichting:

400

Bij de publicatie van meerdere content items op een pagina (of binnen een portlet) kan de chronologische volgorde worden ingesteld (Keuze om het nieuwste bericht of het oudste bericht bovenaan te plaatsen)

E

Toelichting:71

Vw Publicatie E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

410

Het moet mogelijk zijn om gepubliceerde pagina’s niet in de navigatie te laten verschijnen (hide when published)

E

Toelichting:

420

Content moet via XML-feeds (RSS) beschikbaar kunnen worden gesteld

E

Toelichting:

430

Mogelijkheid tot weergeven datum van laatste wijziging van gepresenteerde content

E

Toelichting:

440

Het is mogelijk meerdere RSSfeeds te definiëren W

Toelichting:

450

Het systeem biedt ondersteuning van “live bookmarking” in FireFox en IE browsers

W

Toelichting:

460

Het systeem kan dynamische overzichten genereren van hyperlinks naar ‘meest gezochte’ items en deze in een portlet presenteren

W

Toelichting:

470

Het systeem kan gesegmenteerde e-mails versturen op basis van de informatie uit de bezoekersprofielen en statistische gegevens over bezoekersgedrag.

W

Toelichting:

480

Beschrijf de mogelijkheden die de voorgestelde oplossing biedt inzake publicatie: synchroon, asynchroon; één platform, gescheiden platformen; mechanismen; realtime, delayed, planned; …

V

Toelichting:

Modulariteit en integratie

72

Vw Modulariteit en integratie E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

10 Het systeem ondersteunt de mogelijkheid om behalve in het eigen systeem ook in andere systemen te zoeken zoals de eigen databanken

W + V

Toelichting:

20 Het systeem voorziet dat (een deel van) de infrastructuur van de portal wordt gebruikt om services aan te bieden aan externe afnemers

E + V

Toelichting:

30 Het is mogelijk om de Google mini of Google enterprise zoek functionaliteit te integreren

V

Antwoord:

40 Het is mogelijk om elektronische betaling (via Ogone) te integreren. Bestaat hiervoor een ‘Contributed’ module?

V

Antwoord:

Vw Portlet ondersteuning E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

50 Portlets kunnen door de functioneel beheerder in de portalstructuur worden opgenomen. De portlets trekken hun gegevens uit het CMS of uit andere (interne en externe) systemen.Toevoegen, wijzigen en verwijderen van portlets is enkel mogelijk als je beheerrechten hebt.

E + V

Toelichting:

60 Portlets die content uit het CMS tonen, kunnen zo worden geconfigureerd dat selecties op basis van metadata, contenttype, publicatiedatum en ‘aantal hits’ uit het CMS worden gemaakt.Daarnaast kan de presentatie (hoeveelheid items, getoonde velden, sortering) per instantie van de portlet worden ingesteld door de beheerder.

E + V

Toelichting:

70 Integratie van externe webtoepassingen is mogelijk door portlets in te richten die binnen de portal een ander URL weergeven

E + V

73

Toelichting:

Vw Integratie met gestructureerde data en data uitwisseling

E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

80 Het systeem kan, op maat, data ophalen uit een SQL-Server database van de VGC en uit andere interne en externe databanken, en als gestructureerde content in een webpagina tonen.

E + V

Toelichting:

90 Beschrijf op welke manier het systeem de gegevens uit de database kan halen rekening houdend met het dynamisch karakter van de data, volumes en de wachttijden voor de bezoeker

V

Antwoord:

100

Biedt het systeem de mogelijkheid tot het vergroten van de bereikbaarheid van openbare overheidsinformatie voor burgers? Het gaat om databases waarvan de inhoud een openbaar karakter heeft en die bruikbaar zijn voor burgers en bedrijven. Het kan hierbij gaan over meetresultaten, statistische gegevens, adressen van instellingen, kaartmateriaal etc.

V

Antwoord:

110

Geef aan hoe het systeem omgaat met een gemeenschappelijke databank die door verschillende sites gebruikt wordt.Hoe wordt dat georganiseerd? Hoe wordt gemeenschappelijke content van een standaard boomstructuur beheerd (gemeenschappelijke pagina’s die vanuit verschillende websites benaderbaar zijn)

V

Antwoord:

120

Welke mechanismen gebruikt het systeem om rechtstreeks gegevens op te vragen uit een lokale databank enerzijds en uit een (remote) webservice anderzijds.

V

Antwoord:

130

Het systeem beschikt over een import-tool die minstens volgende formaten van

E + V

74

Vw Integratie met gestructureerde data en data uitwisseling

E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

importbestanden ondersteunt : ExcelXMLToelichting:

140

Het systeem biedt de mogelijkheid om binnen een selectie van objectfiches een leeg veld in te vullen in alle geselecteerde objectfiches (bulkinvoer)

W + V

Toelichting:

Functionaliteit en personalisatie

Vw Gebruikersregistratie E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

10 Het systeem biedt eindgebruikers (bezoekers van de site) de mogelijkheid zich te registreren

E + V

Toelichting:

20 Een bezoeker kan inloggen met zijn FaceBook of Netlog (de jongeren) profiel

E + V

Toelichting:

30 Mogelijkheid tot een gemeenschappelijk profiel over alle portal sites: een bezoeker neemt dezelfde profiel gegevens (o.a. contactgegevens en voorkeuren) mee over alle portal sites

E

Toelichting:

40 Beschrijf het bezoekersregistratieproces en onderliggende gegevensopslag (web CRM) van uw systeem.

V

Antwoord:

50 Het systeem biedt de mogelijkheid om bepaalde geregistreerde gebruikers toegang te weigeren

W + V

Toelichting:

60 Geregistreerde gebruiker kunnen een interesseprofiel aanmaken

E + V

75

Toelichting:

70 Het systeem kan geregistreerde gebruikers op basis van een lichte authenticatievoorziening (bvb op e-mailadres) informatie op maat verstrekken

W + V

Toelichting:

80 Het systeem kan geregistreerde gebruikers (bvb via email) verwijzen naar content die binnen hun interesseprofiel past. De match tussen de content en het profiel wordt gemaakt op basis van metadata

E + V

Toelichting:

90 Het systeem kan via portlets content laten tonen die binnen het interesseprofiel van een ingelogde gebruiker past

E + V

Toelichting:

100

Geregistreerde gebruikers kunnen zich abonneren op nieuws in elk bestandstype (tekst, video, afbeeldingen, geluid etc.)

W + V

Toelichting:

110

De antwoordtijden moeten aanvaardbaar zijn. Wanneer een gebruiker langer dan 5 seconden moet wachten op het resultaat van een actie (navigatie, zoeken, op een knop geklikt, eens...) dan moet het systeem een boodschap tonen zodat de gebruiker weet dat het systeem bezig is. Dit om te vermijden dat een gebruiker een bepaalde actie voor de tweede keer lanceert wanneer hij geen feedback van het systeem krijgt.

W + V

Toelichting:

Vw Functionaliteit en personalisatie E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

120

Het systeem biedt de mogelijkheid om op diverse websites een aparte nieuwsrubriek aan te bieden en daar een archief van bij te houden.Het systeem biedt de mogelijkheid om een nieuwsrubriek van een website door te “geven” aan de webredacteur van een andere website. Hier heeft hij de mogelijkheid om het nieuws

E + V

76

Vw Functionaliteit en personalisatie E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

volledig over te nemen of aan te passen aan eigen doelpubliek.Toelichting:

130

De webmaster kan met behulp van templates / sjablonen nieuwe websites (campagnesites/minisites, vb. Stadskriebels) creëren en de presentatie (look&feel) van diverse websites onafhankelijk besturen.

E + V

Toelichting:

140

Een geregistreerde bezoeker kan in beperkte mate de homepage van de portal site personaliseren zodat hij/zij zelf kan kiezen welke informatie op de homepage moet verschijnen.

W + V

Toelichting:

150

Geregistreerde bezoekers kunnen widgets toevoegen en/of weglaten

W + V

Toelichting:

160

Het systeem biedt de mogelijkheid om social media links te integreren (Facebook, Twitter, ...)

E + V

Toelichting:

170

Het systeem beschikt over een Sitemap. Een dynamisch overzicht van de hele website, een soort index die automatisch wordt gegenereerd op basis van de structuur van de website

E + V

Toelichting:

180

Het systeem biedt de mogelijkheid om meertalige websites te maken waarbij de verschillende taalversies van een pagina aan elkaar zijn gelinkt

W + V

Toelichting:

Vw Meta-data en Content classificatie E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

190

Beschrijf de mogelijke opties voor het toekennen van metadata aan content en assetshttp://drupal.org/project/metatag

V

77

Antwoord:

200

Het systeem biedt de beheerder de mogelijkheid om zelf contenttypen te definiëren.

E + V

Toelichting:

Vw Zoeken E/

W/VAkkoord(Ja/Nee)

210

Het systeem biedt uitgebreide mogelijkheden voor (fulltext) zoeken en ondersteunt de mogelijkheid om te zoeken op basis van metadata: zoeken over alle velden heen of op één bepaald veld

E + V

Toelichting:

220

Het systeem ondersteunt zoeken in PDF bestanden

W

Toelichting:

230

Beschrijf de mogelijkheden die het systeem biedt voor search-engine optimalisatie (SEO)http://drupal.org/project/seo_checklist

V

Antwoord:

240

Betreffende SEF/SEO, biedt het systeem: Mogelijkheid om de <title> tag te

personaliseren Mogelijkheid om de <meta> tags te

personaliseren Mogelijkheid om statische SEF URL’s aan te

maken 301 server re-direct ondersteuning

W + V

Toelichting:

250

Welke mogelijkheden biedt het systeem om zoekopdrachten te verfijnen, te verrijken (semantische verbanden/relaties)

V

Antwoord:

260

Het systeem biedt de mogelijkheid om beveiligde inhoud te doorzoeken

W + V

Toelichting:

270

Het systeem laat toe om de weergave van de zoekresultaten te personaliseren

W + V

Toelichting:78

280

Het systeem zal automatisch dubbele zoekresultaten ontdekken/verwijderen

W + V

Toelichting:

290

Het systeem biedt de mogelijkheid om de resultaten van meerdere zoekmachines / databronnen samen te voegen

W + V

Toelichting:

300

Het moet mogelijk zijn om zoekopdrachten te bewaren

W + V

Toelichting:

Vw Community / extranet E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

310

Het systeem biedt de mogelijkheid tot het afschermen van een (sub)site voor een beperkt aantal geregistreerde gebruikers

E + V

Toelichting:

320

Binnen dit 'extranet' is exclusieve toegang tot functionaliteit als fora, chat (W) en file upload / download faciliteit en wiki (E) voor de leden beschikbaar

W + V

Toelichting:

330

Het systeem biedt de mogelijkheid tot inrichten van een persoonlijke pagina voor de eindgebruiker met o.a. RSS feed, externe links, applicatietoegang, agenda.

V

Antwoord:

Vw Nieuwsbrieven E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

340

Het systeem biedt de mogelijkheid om nieuwsbrieven samen te stellen met content uit de contentrepository.

E + V

Toelichting:

350

Beschrijf zo grondig mogelijk hoe uw systeem een nieuwsbrief opbouwt

V

79

Vw Nieuwsbrieven E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

Antwoord:

360

Geregistreerde gebruikers kunnen zich abonneren op 1 of meerdere nieuwsbrieven

E + V

Toelichting:

370

Beschrijf welke mogelijkheden het systeem biedt voor het verzenden van nieuwsbrieven wat betreft: het beheren van de abonneegegevens, het toepassen van templates voor de presentatie van de nieuwsbrief en platform onafhankelijkheid mbt de client (mailprogramma) van de ontvangerhttp://drupal.org/project/newsletter Een gebruiker moet zich kunnen inschrijven en zijn gegevens aanpassen, uitschrijven (gelinkt aan profiel) via pagina’s die geïntegreerd zijn in de website.De webmaster moet een template kunnen aanmaken (html/css/images). De webredacteur moet de inhoud van de nieuwsbrief kunnen opstellen met een editor en de nieuwsbrief verzenden.De webredacteur moet selecties kunnen maken van doelgroepen op basis van leeftijd, locatie, …De webredacteur moet een rapporten kunnen raadplegen met opens, clicks, …De nieuwsbrief moet correct weergegeven worden in de meest gebruikte mailclients (outlook, mail for mac, thunderbird, gmail, hotmail,…er moet alternatief een tekstversie weergegeven kunnen worden en een link naar een online versie.Er moet altijd eerst een testversie kunnen bekeken worden alvorens te verzenden.

V

Antwoord:

Vw Diversen E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

380

Het systeem beschikt over de mogelijkheid om een webpagina en eventuele “lijstjes” netjes af

E + V

80

Vw Diversen E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

te drukken zonder overbodige opmaak (print css).Een afdrukfaciliteit die de mogelijkheid biedt om de gegevens om te zetten naar Microsoft Word, Microsoft Excel, Adobe PDF, tekstbestand en naar keuze op scherm, naar e-mail of naar printer. Hierbij verloopt het printerbeheer via de Windows-faciliteiten van de PCToelichting:

390

Binnen het systeem kan de webmaster webformulieren voor eenvoudige diensten (bijvoorbeeld inschrijving voor een evenement) aanmaken met tenminste tekstvelden voor input, meerkeuzelijst (selectielijst), selectievak, radio-button en verzending.Het systeem biedt ook de mogelijkheid om bepaalde controles via script uit te voeren op het formulier (zoals controle op een geldig e-mailadres, controle op de gelijkheid van twee velden, controle op tekst of getal, datumcontrole, enz.….)De lay-out van de formulieren moet zelf te bepalen zijn (= schikking van de velden, naast of onder mekaar,...).De output/export van de ingevulde velden moet terecht kunnen komen in de mail of in een databank met als output/rapportering een excel-bestand (voor verwerking achteraf).

E + V

Toelichting:

400

Het moet mogelijk zijn om een elektronische handtekening bij het verzenden van het formulier te vragen

W + V

Toelichting:410

Het moet mogelijk zijn om meerdere documenten (pdf, doc, Excel…) in te voegen in een gewone contentpagina. Deze documenten kunnen geuploaded worden van eender welke directory en worden in het systeem automatisch en op een gestructureerde manier bewaard. (zie ook alle andere soorten bestanden (images enz.)

E + V

Toelichting:

81

Vw Diversen E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

420

Het systeem biedt de mogelijkheid om meerdere imagegalleries te maken en op verschillende plaatsen binnen de site te publiceren. Bij een imagegallery kan men de foto’s niet kopiëren (zie fotogallery van bv. De Standaard online).Bij alle images moet de mogelijkheid bestaan om de fotograaf te vermelden, alsook “copy right”

E + V

Toelichting:

430

Afbeeldingen die worden toegevoegd aan de imagegallery kunnen door het systeem op maat worden gemaakt. De afmetingen van de foto’s in de fotogallery worden vastgelegd door de webmaster (configuratie).Alle foto’s binnen alle fotogalleries zullen dezelfde afmetingen hebben binnen de verschillende websites.

E + V

Toelichting:

440

Het systeem beschikt over een Nederlandstalige spellingcontrole

W + V

Toelichting:

450

Het systeem beschikt over een voorgedefinieerde producten- en dienstencatalogus

V

Antwoord:

460

Het systeem beschikt over een module voor het afnemen van evaluaties / enquêtes / polls

E + V

Toelichting:

470

Het systeem biedt de mogelijkheid om meerdere polls op te stellen met verschillende inhoud en werking

W + V

Toelichting:

480

Het systeem biedt de mogelijkheid om statistieken van de poll bij te houden en te presenteren

E + V

Toelichting:

490

Het systeem biedt de mogelijkheid tot 1-op-1 chatssessies tussen externe gebruiker en een

V

82

Vw Diversen E/W/V

Akkoord(Ja/Nee)

VGC-ambtenaar. Daarbij worden meerdere chats tegelijk ondersteundToelichting:

500

Het systeem beschikt over een Tell-a-friend functie. Een eenvoudig knopje onder artikelen waarmee een bezoeker een ‘friend’ op de hoogte kan stellen van de betreffende pagina via een e-mail (of een social media) vanaf de site

W + V

Toelichting:

510

Het systeem biedt de mogelijkheid om geregistreerde gebruikers producten te laten selecteren en bestellen in een webshop

V

Toelichting:

520

Binnen het systeem zijn WIKI's in te richten waarmee het mogelijk is om webdocumenten gezamenlijk te bewerken, waarbij publicatie door de gebruikers zelf kan geschieden (dus zonder via de standaard workflow te gaan).

V

Toelichting:

83

BIJLAGE I. KENMERKEN VAN DE TE REALISEREN WEBSITES

I. 1 Globaal- VGC-portaalsites, een globale visie op de informatie architectuur &

UX - 30 p.- Functioneel ontwerp (functionaliteiten voor contentbeheerders) - 5 p.- Oplijsting "datagegevens/databanken "- 3 p. en schemaI. 2 Jeugdportaal- VGC Jeugd Wireframes - 11 p.- Webconcept VGC Jeugdportaal - 22 p.I. 3 Onderwijsportaal- Webconcept VGC Onderwijsportaal (inclusief wireframes) - 45 p.I. 4 Gemeenschapscentra - Webconcept VGC - GC portaal (inclusief wireframes - omvat info voor portaal en individueel gemeenschapscentrum) - 45p

VORM: PDF-document

BIJLAGE II. OFFERTEFORMULIER EN INLICHTINGENBLAD

II.1 Offerteformulier

Vlaamse Gemeenschapscommissie Emile Jacqmainlaan 1351000 BRUSSEL

BESTEK DLA/COM/11.07

De firma

(volledige benaming)

met als adres:

(straat)

(postnr en gemeente)

(land)

Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer

en waarvoor Mijnheer/Mevrouw (*)

(naam)(functie)

gedomicilieerd op het adres

(straat)

Algemene offerteaanvraag voor de levering van een content management systeem, 3 portal sites en een modelwebsite voor de Vlaamse

Gemeenschapscommissie

1

(postnr en gemeente)

(land)

als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek COM 10/527 van de hiervoor omschreven levering vormende het ENIGE PERCEEL van dit document uit te voeren, tegen de hierondervermelde globale prijs, aangeduid in letters en in cijfers, uitgedrukt in EURO, exclusief BTW, van:

in letters en in cijfers in EURO

waarbij de BTW dient te worden gevoegd voor een bedrag van:

in letters en in cijfers in EURO

wat een globaal bedrag, inclusief BTW, geeft van:

in letters en in cijfers in EURO

In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen.

In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.

Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op

het rekeningnummer

IBAN

2

BIC

Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:

(straat)

(postnr. en gemeente)

( en F-nummer)

3

Gedaan:

Te op 2011

De inschrijver of gevolmachtigde:

(naam)(functie)

(handtekening)

GOEDGEKEURD,

<postnummer + plaats>,

<identiteit van de persoon bevoegd om de offerte goed te keuren>

<titel van de persoon bevoegd om de offerte goed te keuren>

4

NUTTIGE RAAD VOOR DE INDIENDING VAN DE OFFERTE

De offertes worden vóór de opening van de offertes ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) opgezonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard.

De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht :

- de volledige identiteit van de aanbestedende overheid- het nummer van het bestek;- de datum en het uur van de opening van de offertes.

Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen :

- het woord «offerte» in de linkerbovenhoek;- op de plaats waar het adres van de bestemming moet worden

vermeld:

Vlaamse GemeenschapscommissieCommunicatie, Media en ICTEmile Jacqmainlaan 1351000 Brussel

5

II.2 Inlichtingenblad

GELIEVE STRICT DE VOORSCHRIFTEN VAN ARTIKEL 89 VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 8 JANUARI 1996 NA TE LEVEN. DIT ARTIKEL VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 8 JANUARI 1996 BEPAALT HET VOLGENDE:

“De inschrijver maakt zijn offerte op en vult de samenvattende opmetingsstaat of de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorende model is.De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden.”

Aanduidingen op het offerteformulier.

- Voor een natuurlijke persoon die als inschrijver optreedt dient te worden vermeld: zijn naam, zijn voornaam, zijn hoedanigheid of beroep en zijn nationaliteit.

- Voor de vennootschappen aanduiden:“De firma ................................................................. (firmanaam of

benaming, vorm, nationaliteiten zetel) vertegenwoordigd door ondergetekende (naam, voornaam,

hoedanigheid)”.- Voor de verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid aanduiden:

“Ondergetekenden ......................................................... (voor partner van de tijdelijke vereniging: de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats, het volledige inschrijvingsnummer bij de Kruispuntbank van de ondernemingen van elke partner van de tijdelijke vereniging of het volledige inschrijvingsnummer bij de Kruispuntbank van de ondernemingen van de vereniging zelf, indien de tijdelijke vereniging ingeschreven is bij de Kruispuntbank van de ondernemingen, in tijdelijke vereniging voor onderhavige aanneming, verbinden zich hoofdelijk op hun roerende en onroerende goederen .......................................................”. Bovendien moet in de offerte vernoemd worden, diegene onder hen die ermede belast is de vereniging te vertegenwoordigen tegenover de aanbestedende overheid.- Voor de Belgische ondernemingen die personeel tewerk stellen moet het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de ondernemingen vermeld worden.

Alle bijlagen dragen volgende vermelding : “Om gevoegd te worden bij mijn offerte van ...................... en er integraal deel van uitmakend” (gevolgd

6

door handtekening en datum alsook de naam, voornaam en hoedanigheid van degene die ondertekent).

7