6. Digitale Overdracht Deelnemergegevens

1digitale overdracht deelnemergegevens

FUNCTIONEEL ONTWERP

DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS

2 digitale overdracht deelnemergegevens


in dit deel van de encyclopedie vindt u het functionele ontwerp van de digitale overdracht van deelnemergegevens.

dit ontwerp geeft inzicht in de gewenste functionaliteit. dit staat los van de onder-steuning daarvan door een concreet ict-systeem. de hier beschreven functionaliteit kan uiteindelijk worden gerealiseerd als onderdeel van een ander ict-systeem of als één of meer aparte ict-systemen.

Beschrijvend en technisch gedeeltedit document bestaat naast de inleiding uit twee delen. een beschrijvend gedeelte, waarin u in verhaalvorm het gemaakte ontwerp kunt lezen en een technisch ge-deelte, waarin alle use cases, activiteitendiagrammen, functies en werkopdrachten staan weergegeven.

in het beschrijvend gedeelte wordt u door de belangrijkste ‘delen’ van ons ontwerp geloodst. daarin wordt beschreven hoe het proces in elkaar zit en welke uitgangs-punten bij het ontwerpen zijn gehanteerd. tevens is aangegeven waar zich de keu-zemogelijkheden en vrijheidsgraden voor de onderwijsinstellingen bevinden.

het beschrijvende gedeelte bestaat uit drie delen. ieder deel omvat een apart onderdeel van het ontwerp en heeft betrekking op een onderdeel van het proces van overdracht van deelnemergegevens. elk deel valt uiteen in een aantal use cases. aan het begin van het deel wordt via een overzichtsplaat duidelijk gemaakt waar u zich bevindt binnen het totaal aan use cases.

in elk deel geven we onder de overzichtsplaat in beknopte vorm de uitgangspunten en keuzes weer die aan het ontwerp ten grondslag liggen. daarna volgt een beschrij-ving van de use cases. dat is een beschrijving van het proces vanuit het perspectief van een gebruiker van het systeem.na het lezen van alle delen hebt u een indruk gekregen van de onderdelen waaruit het model bestaat, dat de grondslag vormt voor het functioneel ontwerp van de digitale overdracht deelnemergegevens.

mocht u daarin geïnteresseerd zijn dan kunt u in het technische gedeelte de gede-tailleerde uitwerking van de use cases lezen. het technisch gedeelte bestaat uit een ‘platte’ export van de triple a-wiki.

INLEIDING

use case

use case buiten dit ontwerp

werkopdracht

door de tijd getriggerd

document als resultaat

Legenda:


Inleiding 3 Beschrijvend en technisch gedeelte 3

Beschrijvend gedeelte 5

Deel I: Digitale overdracht deelnemergegevens via een Centraal Uitwisselingspunt (CUP) 6 Uitgangspunten en keuzes 6 Uitwisseling deelnemergegevens 7 Het Centraal Uitwisselingspunt (CUP) 7 Het importeren van een dossier via het CUP 8 Het export van een dossier naar het CUP 9 Andere berichten van het CUP 9

Deel II: Digitale overdracht deelnemergegevens tussen instellingen onderling (AAA) 11 Uitgangspunten en keuzes 11 Directe uitwisseling tussen instellingen 12 Exporteren van een dossier ten behoeve van een andere instelling 12 Importeren van een dossier van een andere instelling 12

Deel III: Uitwisseling begeleidingsdossier 13 Uitgangspunten en keuzes 13 Uitwisseling begeleidingsdossier 14 Verstrekken begeleidingsdossier(-items) 14 Verwerven begeleidingsdossier(-items) 15

Technisch gedeelte 17

INHOUDSOPGAVE


BESCHRIjVEND GEDEELTE


1 Zie www.eldvo.nl

DEEL I: DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS VIA EEN CENTRAAL UITwISSELINGSPUNT (CUP)

Uitgangspunten en keuzes - de uitwisseling van deelnemergegevens vindt bij voorkeur plaats via een centraal

Uitwisselingspunt (cUP) en niet rechtstreeks tussen instellingen onderling- het electronische leerdossier (eld)1 zoals dat op dit moment in ontwikkeling is, is

uitgangspunt voor het ontwerp, maar niet de enige mogelijkheid


Uitwisseling deelnemergegevensde uitwisseling van gegevens tussen onderwijsinstellingen bestaat uit een tweetal dossiers:1. overdrachtsdossier2. Begeleidingsdossier (begeleidingsgegevens)

We spreken hier over dossiers. voor de volledigheid benadrukken we dat het gaat om een tweetal processen waarbij uitwisseling van gegevens van een deelnemer tussen onderwijsinstellingen centraal staat. in dit functioneel ontwerp modelle-ren we het externe aspect van het begeleidingsdossier, gericht op de uitwisseling. Bij het uitwerken van het primaire proces wordt meer aandacht besteed aan het interne aspect van het dossier, gericht op de begeleiding en de interne administra-tieve en logistieke processen.

het overdrachtsdossier is een digitaal dossier dat tussen onderwijsinstellingen wordt uitgewisseld, met daarin door de onderwijsinstelling gewaarborgde gegevens over de deelnemer en zijn loopbaan. het dossier kent een aantal gegevenssets die gevuld worden vanuit de (kern-)registratie van de onderwijsinstelling op het moment van overdracht. het overdrachtsdossier bevat op hoofdlijnen de volgende gegevenssets:- identiteitsgegevens van de deelnemer- leerloopbaangegevens- summatieve resultaten- indicaties benodigde begeleiding- BPv en stage

het eld zoals dat op dit moment in ontwikkeling is, is uitgangspunt voor het ont-werp dat is beschreven in deel i. in deel ii beschrijven we een alternatieve vorm die is gebaseerd op rechtstreekse uitwisseling tussen instellingen.

Uitwisseling van onderdelen van het begeleidingsdossier tussen instellingen is beschreven in deel iii.

Het Centraal Uitwisselingspunt (CUP)voor de uitwisseling van het overdrachtsdossier zijn er twee scenario’s gemodel-leerd. een scenario waarbij er sprake is van een cUP (beschreven in deel i), en een scenario waarin het overdrachtsdossier direct tussen instelling kan worden uitgewis-seld (beschreven in deel ii).


een cUP is een centrale, landelijke voorziening waarlangs de uitwisseling van het overdrachtsdossier plaatsvindt. instellingen communiceren in zo’n geval dus niet met elkaar, maar met het cUP. instellingen die bij dit cUP zijn aangesloten melden de bij hen ingeschreven deelnemers bij dit punt aan en leveren het overdrachts-dossier aan als een deelnemer de instelling verlaat. andere aangesloten instellin-gen kunnen het overdrachtsdossier dan bij het cUP opvragen. het afhandelen van bezwaar tegen plaatsing van het overdrachtsdossier en de doorverwijzing op het moment dat een dossier (nog) niet beschikbaar is kan ook via het cUP lopen.

de uitwisseling via een cUP heeft nadrukkelijk de voorkeur, omdat via een dergelijk punt zowel de technische uitwisseling, de logistiek van berichten als de bescher-ming van privacy centraal en uniform geregeld kan worden. hoewel er bewegingen zijn voor het realiseren van een dergelijk uitwisselingspunt (eld) is dat uitwisselingspunt nu nog niet beschikbaar. de hieronder beschreven werkwijze beschrijft de situatie waarin dit uitwisselingspunt beschikbaar is. dit ontwerp is zo veel mogelijk in lijn gebracht met specificaties zoals opgesteld ten behoeve van het eld.

Het importeren van een dossier via het CUPals onderdeel van de intake van een deelnemer wordt er gecontroleerd of er voor deze deelnemer een dossier beschikbaar is bij het cUP. dat zal het geval zijn wan-neer een deelnemer afkomstig is van een instelling die ook is aangesloten op het cUP. deze instelling zal het dossier naar het cUP hebben geëxporteerd op het mo-ment dat de deelnemer die instelling heeft verlaten. door het dossier te importeren wordt de kernregistratie (aan-)gevuld wordt met de gewaarborgde identiteits- en leer-/loopbaangegevens van de deelnemer zoals die door de voorgaande instelling zijn geëxporteerd naar het cUP.

Wanneer de deelnemer vervolgens een verbintenis met de instelling aangaat, wordt er een plaatsingsbericht naar het cUP gestuurd, om aan te geven dat de betreffen-de deelnemer nu op deze instelling is ingeschreven en dat daar nu de meest actuele deelnemergegevens beschikbaar zijn.

Wanneer bij de intake blijkt dat er (nog) geen dossier op het cUP beschikbaar is kan het zijn dat wel (vanwege een plaatsingsbericht) bij het cUP bekend is van welke instelling de deelnemer afkomstig is. in dat geval zal via het cUP een verzoek tot export van het dossier aan die instelling worden gedaan. Zodra het dossier be-schikbaar is zal het CUP daarvan een notificatie afgeven en kan het dossier alsnog worden geïmporteerd.


om er zeker van te zijn dat de meest actuele gegevens worden geïmporteerd kan een instelling ervoor kiezen om bij het maken van de verbintenis nogmaals het dos-sier van het cUP te importeren.

Het exporteren van een dossier naar het CUPals een deelnemer zich aanmeldt bij een vervolgopleiding of zich uitschrijft, zal de instelling de gewaarborgde identiteit- en loopbaangegevens uit de kernregistratie exporteren naar het cUP. Zo kan de toekomstige instelling, wanneer de deelnemer zich daar voor een intake meldt, beschikken over de meest actuele identiteit- en loopbaangegevens van de deelnemer.

als een instelling een overdrachtsdossier van een deelnemer heeft geëxporteerd naar het CUP, wordt daarvan een notificatie gezonden naar de deelnemer. De deelnemer kan het overdrachtsdossier vervolgens inzien bij het cUP (via een self-service systeem) of via de instelling die het dossier heeft aangeleverd. gedurende een in te stellen periode na plaatsing van het dossier bij cUP is de deelnemer in de gelegenheid om via het cUP kenbaar te maken bezwaar te hebben tegen het verspreiden van het dossier. als er bezwaar wordt gemaakt zal het dossier weer van het cUP worden verwijderd. als er buiten die periode bezwaar wordt gemaakt, dan kan alleen de broninstelling het dossier bij het cUP verwijderen en moet de deelne-mer dit dus bij de instelling die het dossier heeft aangeleverd kenbaar maken.

als een instelling een dossier heeft aangeleverd aan het cUP, moet er een moge-lijkheid zijn voor de deelnemer of ouder om het dossier in te zien, omdat niet elke deelnemer of ouder over internettoegang of een digid beschikt. in dat geval wordt het dossier weer opgevraagd van het cUP en kan de leerling of ouder het dossier op de instelling inzien of toegestuurd krijgen.

Andere berichten van het CUPop het cUP kunnen berichten zijn klaargezet voor een instelling. deze berichten kunnen door de instelling op elk gewenst moment worden opgevraagd. vooralsnog worden drie typen berichten onderkend: een bericht dat een eerder niet beschik-baar dossier nu wel beschikbaar is, een melding van bezwaar, of een verzoek om het dossier van een bepaalde deelnemer aan te leveren.

Zoals al eerder gezegd wordt voor elke deelnemer een plaatsingsbericht verstuurd aan het cUP op het moment van inschrijving. als vervolgens een andere instelling een verzoek doet voor een dossier, en dat dossier blijkt niet beschikbaar te zijn, dan kan op basis van het plaatsingsbericht een verzoek worden klaargezet voor de instelling waar deze deelnemer is ingeschreven.


als vervolgens die andere instelling een dossier heeft aangeleverd, kan er een noti-ficatie worden klaargezet voor de instelling die om dat dossier had gevraagd.tenslotte kan het zijn dat een deelnemer of ouder bezwaar heeft gemaakt bij cUP. als dat bezwaar wordt gemaakt na de wettelijke termijn, dan kan het dossier alleen nog verwijderd worden door de aanleverende instelling. om dat kenbaar te maken kan het cUP een melding van bezwaar klaarzetten voor die instelling.in al deze drie gevallen worden er dus berichten klaargezet voor een bepaalde in-stelling. deze instelling moet periodiek opvragen welke berichten er klaar staan, en de daarbij passende actie ondernemen.


Uitgangspunten en keuzes- rechtstreeks uitwisseling van een overdrachtsdossier tussen instellingen onderling

is een alternatief voor uitwisseling via het cUP. Wanneer het cUP functioneert is dit alternatief overbodig

- rechtstreeks export en import van een overdrachtsdossier kan alleen met expli-ciete goedkeuring van de deelnemer

DEEL II: DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS TUSSEN INSTELLINGEN ONDERLING (AAA)


Directe uitwisseling tussen instellingener zijn twee scenario’s gemodelleerd. naast het scenario waarbij er sprake is van een centraal Uitwisselingspunt (cUP) is er een scenario gemodelleerd waarbij in-stellingen onderling in staat worden gesteld op een generieke en eenvoudige wijze deelnemergegevens met elkaar uit te wisselen. op het moment dat er een centraal uitwisselpunt actief wordt, vervalt dit scenario.

Exporteren van een dossier ten behoeve van een andere instellingals een deelnemer zich aanmeldt bij een vervolgopleiding of zich uitschrijft, kan de instelling ervoor kiezen direct een dossier aan te maken dat rechtstreeks met an-dere instellingen kan worden uitgewisseld. ook kan de instelling ervoor kiezen om dit pas te doen als er om zo’n dossier wordt gevraagd.

in beide gevallen kan er pas daadwerkelijk worden uitgewisseld als een andere instelling een verzoek daartoe heeft gedaan, en als dit verzoek vervolgens expliciet is goedgekeurd door de betreffende deelnemer of zijn wettelijk vertegenwoordiger.

Importeren van een dossier van een andere instellingWanneer bij de intake van een deelnemer blijkt dat deze afkomstig is van een instelling waarmee rechtstreeks uitwisseling mogelijk is, dan kan een verzoek bij die instelling worden ingediend voor het aanleveren van een dossier. als gevolg daarvan zal er bij die andere instelling een procedure worden gestart om dit dossier met goedkeuring van de deelnemer beschikbaar te stellen.

Zodra het dossier beschikbaar is, zal daarvan een bericht worden verstuurd en kan het dossier worden geïmporteerd. omdat er geen centraal uitwisselingspunt is, zal er tussen de instellingen onderling een voorziening voor uitwisseling moeten zijn.

dit zorgt ervoor dat de kernregistratie (aan-)gevuld wordt met gewaarborgde iden-titeits- en leer-/loopbaangegevens van de deelnemer.


Uitgangspunten en keuzes- De groepen en items waaruit het begeleidingsdossier bestaat zijn flexibel en kun-

nen per instelling verschillen- Uitwisseling van items uit het begeleidingsdossier kan alleen met expliciete goed-

keuring van de deelnemer

DEEL III: UITwISSELING BEGELEIDINGSDOSSIER


Uitwisseling begeleidingsdossier ter ondersteuning van het primaire proces is er een begeleidingsdossier. dit dos-sier bevat deels gegevens die ook in het overdrachtsdossier zitten, en items die ter ondersteuning of verklaring (kunnen) dienen. Ook specifieke zorggegevens zijn een onderdeel van het begeleidingsdossier.

de opbouw en inrichting van het begeleidingsdossier zal per instelling sterk ver-schillen. daarnaast zijn de gegevens in het begeleidingsdossier wat meer priva-cygevoelig dan die in het overdrachtsdossier. Wij gaan daarom uit van een hele algemene opbouw van een begeleidingsdossier die instellingen vrij laat om hun begeleidingsdossier in te richten zoals zij dat zelf willen. deze algemene opbouw ziet er als volgt uit: - itemgroepen

het dossier is ingedeeld in itemgroepen, zoals bijvoorbeeld Zorg, resultaten, inci-denten en afspraken. dit is een groepering van gelijksoortige begeleidingsitems; dit vormt de (instellingsspecifieke) hoofdindeling van het begeleidingsdossier

- Begeleidingsitems in elke itemgroep zit een aantal begeleidingsitems, zoals bijvoorbeeld een dys-lexieverklaring, leerplichtverklaring, mentorgesprekverslagen etcetera. elk bege-leidingsitem heeft een aantal kenmerken, waaronder:

• Een klassificatie die aangeeft welk type item het betreft, zoals een document, overeenkomst, product van de deelnemer etcetera.

• een attachment dat verwijst naar een electronisch beschikbaar document. dit is het feitelijke document in het begeleidingsdossier

deze opbouw is de basis voor de uitwisseling van onderdelen van het begeleidings-dossier los van de specifieke inrichting van het begeleidingsdossier binnen de instel-ling zelf.

Verstrekken begeleidingsdossier(-items)Wanneer een andere instelling of andere externe partij (items uit) het begeleidings-dossier van een bepaalde deelnemer wil ontvangen, dan moet daarvoor een verzoek worden ingediend bij de instelling waar de deelnemer is ingeschreven. de instelling zal dit verzoek dan aan de betreffende deelnemer moeten voorleggen, inclusief de specifieke items waarom is gevraagd. Deze toestemming moet voor elk nieuw ver-zoek opnieuw worden gegeven.

als de toestemming is gegeven door de deelnemer, dan kan er een export worden gemaakt van de betreffende items uit het begeleidingsdossier. in de meeste geval-len zal dit een eenvoudige export zijn van een aantal groepen van documenten.


deze groepen komen overeen met de itemgroepen in het begeleidingsdossier. daar-naast wordt er een inhoudsopgave meegestuurd.naast deze eenvoudige export wordt ook voorzien in de mogelijkheid om recht-streeks items uit het begeleidingsdossier uit te wisselen tussen instellingen. het formaat waarin de ene instelling een dossier exporteert kan zodanig zijn dat een andere instelling dat direct kan importeren. voor deze uitwisseling geldt wel ge-woon de procedure van aanvragen en vervolgens goedkeuren door de deelnemer.Zodra het begeleidingsdossier beschikbaar is wordt er een notificatie gestuurd naar de aanvrager. Deze kan met de gegevens van die notificatie (bijvoorbeeld een toe-gangscode voor een download-site) het gevraagde begeleidingsdossier downloaden.

Verwerven begeleidingsdossier(-items)vanuit het aanmeldingsformulier, intakegesprek en/of tijdens de begeleiding kan blijken dat het noodzakelijk is aanvullende gegevens van een deelnemer op te vragen bij een andere instelling of andere externe partij. in dat geval wordt er een verzoek gericht aan de instelling waarvan de deelnemer afkomstig is. deze instelling zal dan de procedure doorlopen voor het verstrekken van items uit een begeleidingsdossier zoals hiervoor beschreven. Zodra de notificatie is ontvangen dat het begeleidingsdossier beschikbaar is, kan het begeleidingsdossier worden gedownload.

het vervolgens verwerken van het begeleidingsdossier in de eigen administratie is niet altijd eenvoudig. er zal veelal een verschil zijn in de itemgroepen die binnen een instelling worden onderscheiden. de ontvangende instelling zal dus de items uit het begeleidingsdossier van een andere instelling opnieuw moeten ordenen naar de eigen structuur.


Inleiding 18

USE CASES, ACTIVITEITENDIAGRAMMEN EN OPSOMMING fUNCTIES 20Import overdrachtsdossier 20Export overdrachtsdossier 26Verwijderen overdrachtsdossier van CUP 30Tonen overdrachtsdossier 33Verzenden plaatsingsbericht CUP 35Opvragen berichten CUP 37Import overdrachtsdossier tussen Triple A-instellingen 39Export overdrachtsdossier tussen Triple A-instellingen 42Verstrekken begeleidingsdossier(-items) 45Verwerven begeleidingsdossier(-items) 48

fUNCTIES 51Maak bericht 51Verzend bericht 54Ontvang bericht 55Selecteren gewenste dossiers 57Verwerk bericht 59Samenstellen lijst deelnemernummers 62Kennisgeving deelnemer export overdrachtsdossier 63Tonen overdrachtsdossier als PDf 64Tonen berichten CUP 66Vastleggen exportverzoek overdrachtsdossier 67Ophalen bericht overdrachtsdossier 70Verwerk bericht in KRD-AAA 71Tonen gegevens overdrachtsdossier 73Markeren accordering deelnemer 74Maak bericht-AAA 76Vastleggen exportverzoek begeleidingsdossier 77Accordering exportverzoek begeleidingsdossier 80Maak bericht begeleidingsdossier 82Ophalen bericht begeleidingsdossier 84Inlezen bericht begeleidingsdossier 86Verwerken bericht begeleidingsdossier 88

INHOUDSOPGAVE


TECHNISCH GEDEELTE


in dit technische gedeelte van het functioneel ontwerp van de digitale overdracht van deelnemergegevens vindt u de gedetailleerde uitwerking van de use cases, werkopdrachten, activiteitendiagrammen en functies, zoals opgesteld in de werk-bijeenkomsten met de deskundigen van de onderwijsinstellingen. in dit technische gedeelte vindt u een kopie van de informatie die door deze deskundigen is vastge-steld in de wiki.

Onderstaand figuur geeft de samenhang van de use cases voor de digitale over-dracht van deelnemergegevens weer.

een use case beschrijft het van buitenaf zichtbare gedrag van het systeem, vanuit het perspectief van de gebruiker. een use case heeft een concrete aanleiding en een concreet resultaat, en beschrijft de processtappen van gebruikers van het systeem die moeten leiden tot dit concrete resultaat. de use cases zijn daarmee de eenhe-den van functionaliteit vanuit de gebruiker gezien. het totaal aan use cases geeft antwoord op de vraag ‘wat moet het systeem ondersteunen?‘

INLEIDING


voor de beschrijving van een use case is een standaard format gebruikt dat is afge-leid van de binnen UML (Unified Modeling Language) gangbare manier van beschrij-ven. dit format wordt hieronder weergegeven.

Naam Naam van de use case

Aanleiding De concrete aanleiding, voorwaarde of omstandigheid waarindeze use case start

Actoren De actoren (rollen) die betrokken zijn in de uitvoering van dezeuse case

Doel Het doel (van de actoren) met deze use case

Beschrijving van de acties

Resultaat Het concrete resultaat van deze use case voor de gebruiker

Beschrijving van de achtereenvolgende acties/stappen dieworden uitgevoerd om te komen van de aanleiding naar hetresultaat

Frequentie Het aantal keer dat deze use case naar verwachting wordtdoorlopen

een use case staat niet op zichzelf. er liggen vaak verbanden tussen de verschil-lende use cases, omdat het resultaat van de ene use case vaak de aanleiding is voor een andere. deze verbanden noemen we werkopdrachten. een werkopdracht behelst niet het overdragen van gegevens, maar meer het initiëren van een andere use case. in nevenstaand procesmodel zijn de use cases in samenhang gebracht door werkopdrachten tussen de use cases te tekenen door middel van pijlen.

vervolgens zijn de use cases nog een stap dieper uitgewerkt in een activiteiten-diagram. in een activiteitendiagram wordt de beschrijving van de acties gemodel-leerd zodat de logica van het proces preciezer is gedefinieerd en duidelijk is onder verantwoordelijkheid van welke actor een activiteit wordt uitgevoerd. er is per use case één activiteitendiagram gemaakt.

onder de activiteitendiagrammen is per use case een opsomming van functies ge-maakt. dit zijn de functies die het systeem moet bieden om het beschreven proces te kunnen ondersteunen. onder functies worden hier concrete onderdelen van een ict-systeem verstaan, zoals schermen of rekenfuncties.

de laatste paragraaf van dit technisch gedeelte geeft een meer gedetailleerde be-schrijving van de geïnventariseerde functies. om tot deze functies te komen wordt uitgegaan van de activiteiten in de activiteitendiagrammen. voor elke activiteit (of enkele opeenvolgende activiteiten) wordt vastgesteld welke ict-functies nodig zijn om de betreffende activiteit uit te voeren. Zo ontstaat een verzameling functies die nodig is om de use case te ondersteunen.

Leeswijzervoor uw leesgemak worden in dit technisch gedeelte de volgende symbolen in de kantlijn gebruikt:

Wanneer het een use case betreft

Wanneer het een activi-teitendiagram betreft

Wanneer het een functie betreft


Bij het verwerken van de aanmelding en bij het ingaan van de verbintenis contro-leert het systeem of er een overdrachtsdossier beschikbaar is bij het CUP op basis van het sofinummer/burgerservicenummer. Dit zorgt ervoor dat de kernregistratie (aan-) gevuld wordt met gewaarborgde identiteit- en leer-/loopbaangegevens van de deelnemer.

Use caseAanleiding - Bij de verwerking van de aanmelding (en bij het aangaan van een verbintenis)

kan gebruik worden gemaakt van gegevens in een recent overdrachtsdossier dat mogelijk beschikbaar is bij het cUP. dit gebeurt middels de werkopdracht import overdrachtsdossier bij intake of import overdrachtsdossier bij verbintenis.

- van het cUP is een bericht ontvangen dat naar aanleiding van een eerder verzoek het overdrachtsdossier van een deelnemer beschikbaar is. middels de werkop-dracht import overdrachtsdossier op verzoek van cUP wordt de import gestart.

- Bij een gestapelde hoeveelheid (aanmeldingen, verbintenissen) wordt in één keer de dossiers van het cUP gehaald. deze handeling is alleen van toepassing als er sprake is van schooljaargebonden onderwijs.

Actoren - de administratief medewerker - de deelnemer - het cUP

Doel de kernregistratie (aan)vullen met gewaarborgde identiteit- en leer-/loopbaangege-vens van de deelnemer.

Beschrijving acties 0. de administratief medewerker initieert het proces om één of meerdere over-

drachtsdossiers met het cUP uit te wisselen. 1. er wordt een selectie gemaakt van alle deelnemers waarvan het overdrachtsdos-

sier moet worden ingelezen. dit kan zijn: 1a. de administratief medewerker activeert een verzoek om van een deelnemer

(aan de hand van de deelnemersleutel (Bsn, osn)) een import te doen van een overdrachtsdossier dat aanwezig is bij het cUP

IMPORT OVERDRACHTSDOSSIER

USE CASES, ACTIVITEITENDIAGRAMMEN EN OPSOMMING fUNCTIES


1b. de administratief medewerker activeert een verzoek om van een aantal deelne-mers (aan de hand van een lijst met deelnemersleutels) een import te doen van het meest recente overdrachtsdossier die aanwezig zijn bij het cUP

in het geval van situatie 1a er wordt een verzoek aan het cUP verzonden voor een overzicht van aanwezige overdrachtsdossiers van de betreffende deelnemer. het cUP geeft in dat geval: - (a) een overzicht van aanwezige overdrachtsdossiers, of - (B) een melding dat er geen (recent) dossier beschikbaar is - (c) een melding dat het geen bekende sleutel is - (d) eventueel: • een melding dat het dossier nog in de bezwaarperiode (met vermelding van de

termijn) is en nog niet vrijgegeven mag worden • een melding dat het maximaal aantal aanvragen voor een dossier of voor een

deelnemer is overschreden.

indien er dossiers zijn (a): - de administratief medewerker selecteert een overdrachtsdossier en activeert de

import van dat specifieke dossier

indien er geen (recent) dossier is (B): - (opt. de administratief medewerker activeert het verzoek om een (recent) over-

drachtsdossier te leveren) - het systeem doet een verzoek aan cUP om een (recent) overdrachtsdossier op te

vragen bij de vorige school

indien er een andere melding komt (c, d): - geen verdere activiteit

in het geval van situatie 1b het betreft nu een groep deelnemers. er wordt nu geen selectie op aanwezige overdrachtsdossiers bij het cUP gedaan, maar er wordt vanuit gegaan dat van elke deelnemer het meest recente dossier wordt gevraagd. voor elke deelnemer wordt een verzoek aan het cUP verzonden om het meeste recente overdrachtsdossier te leveren. het cUP geeft in dat geval per verzoek: - een bericht met het meest recente overdrachtsdossier


- een foutmelding • (e) van een deelnemer is er geen dossier • (F) deelnemersleutel onbekend • (g) dossier nog in bezwaarperiode • (h) maximaal aantal aanvragen bereikt

indien (e) doet (door administratief medewerker geïnitieerd) het systeem een ver-zoek aan cUP om aan “oude” school een exportverzoek te doen. indien (F, g, h) geen actie.

2. het systeem controleert van elk ontvangen overdrachtsdossier of de digitale handtekening klopt

3. vervolgens worden het ontvangen overdrachtsdossier verwerkt in het kernregis-tratiesysteem

Resultaat het resultaat is dat de kernregistratie is aangevuld met de gegevens uit het overdrachtsdossier (of er is niets gebeurd)

Frequentie 1. éénmaal per student bij de verwerking van de aanmelding 2. éénmaal per student bij de activatie van de verbintenis 3. éénmaal per student als cUP bericht heeft gezonden.

Relatie met het Functioneel Ontwerp ELD deze use case correspondeert met de volgende use cases uit het Functioneel ontwerp eld, versie 1.0, 18 mei 2007. - 3.4.4. het ophalen van eld’s door een ‘nieuwe’ school - 3.4.5. opvragen eld-overzicht per leerling - 3.4.7. het ophalen van een bepaald eld door een ‘nieuwe’ school - 3.4.8. aanvragen van een eld (als eld niet beschikbaar is) door een ‘nieuwe’

school - 3.4.11. ontvangen melding beschikbaarheid dossier na aanvraag door ‘nieuwe’

school


Werkopdrachten

Overige opmerkingen - gegevens in het overdrachtsdossier hebben de cardinaliteit x, y waarbij x aan-

geeft of het gegeven verplicht deel uitmaakt van de verzameling (1 = verplicht, 0 = niet verplicht) en y aangeeft hoe vaak het gegeven voor mag komen in de set. indien het gegeven 1 maal mag voorkomen, wordt bij de import het gege-ven in de kernregistratie niet overschreven maar genegeerd (de kernregistratie is leading)[er kan hier nog onderscheid worden gemaakt of het veld in de kernregis-tratie gevuld is door een importproces of door een eigen invoerproces; alleen een gegeven uit een importproces mag worden overschreven door een gegeven door gegeven met een nieuwer versiekenmerk]. indien het gegeven meerdere keren mag voorkomen wordt bij de import het gegeven aangevuld.

- gegevens die bij import niet worden opgenomen in de kernregistratie vallen bui-ten de scope van ons proces. een (andere) onderwijsinstelling zal op basis van de in de archiefverplichting gestelde voorwaarden in staat zijn om van uitgeschreven deelnemers een export van het overdrachtsdossier te verzorgen.

- voor de controle van de elektronische handtekening wordt verwezen naar een standaard functie.

- Bij de use case Intake moet bij het verwerken van de aanmelding de actie “import overdrachtsdossier“ toegevoegd worden.

- Bij de use case Verbintenis moet bij het ingaan van de verbintenis de actie “im-port overdrachtsdossier” toegevoegd worden.


Activiteitendiagram


functiesBij: individuele import overdrachtsdossier- initiëren individuele import overdrachtsdossier • maak bericht (verzoek dossieroverzicht) • verzend bericht (verzoek dossieroverzicht) • ontvang bericht (dossieroverzicht)- selecteren van gewenste overdrachtsdossier(s) • selecteren gewenste dossiers • maak bericht (verzoek dossierbericht) • verzend bericht (verzoek dossierbericht) - ontvang bericht-cUP • ontvang bericht (dossier) - verwerk het ontvangen bericht • verwerk Bericht (dossier)

Bij: batch import overdrachtsdossier- samenstellen lijst deelnemernummers - voor elk element van de lijst: • maak bericht (verzoek dossierbericht) • verzend bericht (verzoek dossier bericht) • ontvang bericht (dossierbericht of Foutmeldingsbericht) • verwerk Bericht (dossierbericht of Foutmeldingsbericht)


Als een deelnemer zich aanmeldt bij een vervolgopleiding of zich uitschrijft, zal de instelling de gewaarborgde identiteit- en loopbaangegevens uit de kernregistratie exporteren naar het CUP. Zo kan de toekomstige instelling beschikken over de meest actuele identiteit- en loopbaangegevens van de deelnemer.

Use caseBij de beschreven use case wordt alleen rekening gehouden met gegevens die uit de kernregistratie komen en niet met de gegevens die uit het ongedefinieerde deel van de registratie komen. de gegevenssets van de kernregistratie die in aanmer-king komen voor export dienen nog gedefinieerd te worden. Hierbij dient men rekening te houden met de eld-standaard en de ims-liP-standaard.

Aanleiding - de start van de aanmeldingsperiode van een mogelijke vervolgopleiding. deze

handeling is alleen van toepassing zolang er nog sprake is van schooljaargebon-den onderwijs. in dit geval wordt er een groot aantal overdrachtsdossiers tegelijk opgevraagd.

- de uitschrijving van de deelnemer. in dit geval wordt er één individueel over-drachtsdossier opgevraagd.

- het verzoek van de deelnemer tot export van een overdrachtsdossier. dit vindt voornamelijk plaats als een deelnemer eerder bezwaar heeft gemaakt. Zodra de gegevens zijn gewijzigd kan weer een nieuwe export worden verzocht.

- een ontvangen verzoek van het cUP om een export te leveren.

Actoren - de administratief medewerker, - de deelnemer, - de systeemfunctie - het cUP

Doel de gewaarborgde identiteit- en loopbaangegevens uit de kernregistratie exporteren naar het cUP om de toekomstige instelling in de gelegenheid te stellen te beschik-ken over de meest actuele identiteit- en loopbaangegevens van de deelnemer.

ExPORT OVERDRACHTSDOSSIER


Beschrijving acties - de administratief medewerker initieert het proces om één of meerdere over-

drachtsdossiers met het cUP uit te wisselen. - er wordt een selectie gemaakt van alle deelnemers waarvoor een export gemaakt

dient te worden. dit kan zijn: • een verzameling deelnemers die naar vervolgonderwijs doorstroomt. dit vindt

plaats bij de start van de aanmeldingsperiode van een mogelijke vervolgopleiding. • Bij de uitschrijving van de deelnemer • er is middels de werkopdracht export overdrachtsdossier op verzoek van cUP

een verzoek binnengekomen om een overdrachtsdossier van een bepaalde deel-nemer beschikbaar te stellen.

- voor de geselecteerde deelnemers wordt een exportbericht van het overdrachts-dossier gemaakt.

- elk exportbericht van het overdrachtsdossier wordt voorzien van een elektronische handtekening.

- het exportbericht wordt verzonden aan het cUP. het cUP stuurt per dossier een bevestiging als het bericht correct is ontvangen en de elektronische handtekening akkoord is.

- de deelnemer en/of ouder wordt op de hoogte gesteld van het feit dat het over-drachtsdossier is uitgewisseld met het cUP. hierbij wordt ook aangegeven dat bezwaar gemaakt kan worden, en wat daar de procedure voor is.

Resultaat het resultaat is dat het cUP is gevuld met het overdrachtsdossier samengesteld uit onze kernregistratie.

Frequentiein principe éénmaal per deelnemer, bij het verlaten van de instelling. mogelijk vaker als er een verzoek wordt gedaan door het cUP.

Werkopdrachten


Relatie met het Functioneel Ontwerp ELD deze use case correspondeert met de volgende use cases uit het Functioneel ont-werp eld, versie 1.0, 18 mei 2007. - 3.4.3. Klaarzetten van eld’s door een “oude” school in het lsP-eld - 3.4.10. ontvangen verzoek voor klaarzetten eld

Overige opmerkingen Bij de use case uitschrijven moet de actie export overdrachtsdossier toegevoegd worden.

Activiteitendiagram


functiesBij: individuele export overdrachtsdossier- maak bericht (dossierbericht) - verzend bericht (dossierbericht) - ontvang bericht (Bevestigingsbericht) - verwerk Bericht (Bevestigingsbericht) - Kennisgeving deelnemer export overdrachtsdossier

Bij: batch export overdrachtsdossier- samenstellen lijst deelnemernummers - voor elk element van de lijst • maak bericht (dossierbericht) • verzend bericht (dossierbericht) • ontvang bericht (Bevestigingsbericht) • verwerk Bericht (Bevestigingsbericht) • Kennisgeving deelnemer export overdrachtsdossier


Als een instelling een overdrachtsdossier van een deelnemer klaarzet bij het CUP, wordt daarvan ook een notificatie gezonden naar de deelnemer. De deelnemer kan het overdrachtsdossier inzien bij het CUP (via een selfservice systeem) of via de dossierleverende instelling. Gedurende een in te stellen periode na plaatsing van het dossier bij CUP is de deelnemer in de gelegenheid om via het CUP kenbaar te maken bezwaar te hebben tegen het verspreiden van het dossier. Buiten die periode kan alleen de broninstelling het dossier bij het CUP verwijderen en moet de deelnemer dit dus bij de broninstelling te kennen geven.

Use caseAanleiding - verzoek van cUP om een overdrachtsdossier te verwijderen (binnen bezwaarter-

mijn) - verzoek van een deelnemer om een overdrachtsdossier te verwijderen (binnen of

buiten bezwaartermijn)

Actoren - de administratief medewerker - de deelnemer - het cUP

Doel overdrachtsdossier van de deelnemer uit cUP verwijderen

Beschrijving acties - de administratief medewerker krijgt een bericht dat een overdrachtsdossier moet

worden verwijderen: • uit een bericht van cUP (er is op de site bezwaar gemaakt) • direct van de deelnemer. - Bij een verwijderingsverzoek kan een aanpassingsverzoek zijn. daarmee geeft de

deelnemer te kennen dat de bronschool na het aanpassen van bepaalde gegevens het dossier opnieuw kan exporteren naar cUP.

- de administratief medewerker vraagt een overzicht op van de aanwezige over-drachtsdossiers van een deelnemer bij het cUP.

VERwIjDEREN OVERDRACHTSDOSSIER VAN CUP


een aantal mogelijkheden: - het cUP stuurt het overzicht. - het cUP meldt dat er geen dossiers van deelnemer zijn - het cUP meldt dat de school niet gerechtigd is om een dossier terug te trekken

omdat het afkomstig is van een andere school - de administratief medewerker selecteert het te verwijderen overdrachtsdossier- het systeem geeft een verwijderingsopdracht aan cUP

Resultaat het resultaat is dat het bepaalde overdrachtsdossier bij het cUP niet meer beschik-baar is.

Frequentie incidenteel. slechts voor een zeer beperkt aantal deelnemers.

Werkopdrachten

Relatie met het Functioneel Ontwerp ELD deze use case correspondeert met de volgende use cases uit het Functioneel ont-werp eld, versie 1.0, 18 mei 2007. - 3.4.9. terugtrekken van een eld door een ‘oude’ school.


Activiteitendiagramvoor deze use case is geen apart activiteitendiagram ontwikkeld, omdat we ons voor deze use case baseren op het Functioneel ontwerp eld, versie 1.0, 18 mei 2007.

functies- maak bericht (verzoek dossier-overzicht bericht) - verzend bericht (verzoek dossier-overzicht bericht) - ontvang bericht (dossier-overzicht bericht) - selecteren gewenste dossiers - maak bericht (verzoek verwijderen overdrachtsdossier) - verzend bericht (verzoek verwijderen overdrachtsdossier) - ontvang bericht (Bevestigingsbericht) - verwerk Bericht (Bevestigingsbericht)


Als een deelnemer of ouder niet de beschikking heeft over internettoegang of een DigID, dan kan inzage van het dossier worden gevraagd bij de instelling. In dat geval wordt het dossier opgevraagd van het CUP en kan de leerling of ouder het dossier op de instelling inzien of toegestuurd krijgen.

Use CaseAanleiding een leerling/ouder vraagt inzage in het eigen dossier, omdat leerling/ouder geen beschikking heeft over een browser of digid+.

Actoren - deelnemer/ouder - administratief medewerker - centraal Uitwisselingspunt (cUP)

Doel het downloaden van een overdrachtsdossier in pdf-formaat en voor inzage beschik-baar stellen aan leerling/ouder.

Beschrijving acties - een administratief medewerker start op verzoek van een deelnemer of ouder het

proces om een overdrachtsdossier dat met het cUP is uitgewisseld, in te zien - er wordt een verzoek aan het cUP gedaan voor een overzicht van beschikbare

dossiers van de betreffende deelnemer - het cUP levert het overzicht, en het overzicht wordt getoond van het beschikbare

overdrachtsdossier op het cUP - Uit dit overzicht wordt het gewenste dossier geselecteerd, en voor dat dossier

wordt een verzoek gedaan aan het cUP om een PdF-versie van dat dossier te leveren

- het cUP levert het gevraagde dossier - afhankelijk van de situatie of wens van de deelnemer of ouder, kan het dossier

worden ingezien op de instelling, of worden afgedrukt. eventueel wordt het dos-sier aan de deelnemer of ouder per post verstuurd.

Resultaat het overdrachtsdossier is in PdF-formaat beschikbaar zodat de deelnemer/ouder deze kan lezen/inzien.

TONEN OVERDRACHTSDOSSIER


Frequentie incidenteel.

Werkopdrachten geen

Relatie met het Functioneel Ontwerp ELD deze use case correspondeert met de volgende use cases uit het Functioneel ont-werp eld, versie 1.0, 18 mei 2007. - 3.4.5. opvragen eld-overzicht per leerling - 3.4.6. het ophalen van een bepaald eld in PdF-formaat door een school


functies- initiëren tonen overdrachtsdossier in PdF • maak bericht (verzoek dossieroverzicht) • verzend bericht (verzoek dossieroverzicht) • ontvang bericht (dossier-overzicht) - selecteren van gewenste overdrachtsdossier(s) • selecteren gewenste dossiers • maak bericht (verzoek dossier in PdF-formaat) • verzend bericht (verzoek dossier in PdF-formaat) - ontvang bericht-cUP • ontvang bericht (dossier in PdF-formaat) • tonen overdrachtsdossier als PdF


Alle deelnemers die bij een instelling zijn ingeschreven, moeten worden aangemeld bij het CUP. Het doel hiervan is, dat bij het CUP bekend is welke deelnemer is inge-schreven bij een op het CUP aangesloten instelling. Wanneer een andere instelling een dossier opvraagt, kan via het CUP een verzoek worden gedaan bij de instelling waar de deelnemer is ingeschreven. Het plaatsingsbericht wordt voor elke deelne-mer verstuurd op het moment van inschrijving.

Use caseAanleiding een deelnemer of een aantal deelnemers is middels een verbintenis ingeschreven bij de instelling. het is een keuze van de instelling om voor elke deelnemer direct bij het maken van de verbintenis een plaatsingsbericht te sturen, of deze te verzamelen en periodiek te verzenden.

Actoren - administratief medewerker - centraal Uitwisselingspunt (cUP)

Doel aanmelding van de plaatsing van een deelnemer bij het cUP, zodat het cUP weet - Welke deelnemers bij een school zitten die is aangesloten op het cUP - Bij welke school een bepaalde deelnemer is geplaatst. als een andere school het

overdrachtsdossier van deze deelnemer wil op te vragen, terwijl dit dossier niet op het cUP beschikbaar is, dan is bij het cUP bekend aan welke school het cUP het verzoek moet sturen om een export van het overdrachtsdossier te doen

Beschrijving acties - de administratief medewerker initieert het proces om één of meerdere plaatsings-

berichten met het cUP uit te wisselen. dit kan eventueel ook automatisch, direct na het aangaan van een verbintenis.

- er wordt een selectie gemaakt van alle deelnemers waar een plaatsingsbericht voor gemaakt dient te worden. dit kan zijn:

• een groot aantal deelnemers dat zich in korte tijd (bijvoorbeeld in een aanmel-dingsperiode) heeft ingeschreven.

• een enkele deelnemer die zich (tussentijds) heeft ingeschreven

VERzENDEN PLAATSINGSBERICHT CUP


- voor de geselecteerde deelnemers wordt een plaatsingsbericht aangemaakt - voor elke afzonderlijke deelnemer wordt een plaatsingsbericht verzonden aan het

cUP. het cUP stuurt per plaatsingsbericht een bevestiging als het bericht correct is ontvangen.

Resultaat verzonden plaatsingsbericht aan cUP.

Frequentie eénmaal per ingeschreven deelnemer.

Werkopdrachten

Relatie met het Functioneel Ontwerp ELD deze use case correspondeert met de volgende use cases uit het Functioneel ont-werp eld, versie 1.0, 18 mei 2007. - 3.4.1. melden van plaatsen van leerlingen op de school aan het lsP-eld - 3.4.2. melden individuele leerling buiten reguliere aanvang studiejaar om


functies- samenstellen lijst deelnemernummers - voor elk element van de lijst • maak bericht (Plaatsingsbericht) • verzend bericht (Plaatsingsbericht) • ontvang bericht (Bevestigingsbericht) • verwerk Bericht (Bevestigingsbericht)


Op het CUP kunnen berichten zijn klaargezet voor de instelling. Deze berichten kun-nen door de instelling worden opgevraagd. Vooralsnog worden drie typen berichten onderkend: een bericht dat een eerder niet beschikbaar dossier nu wel beschikbaar is, een melding van bezwaar of een verzoek om het dossier van een bepaalde deel-nemer aan te leveren.

Use caseAanleiding de controle op klaarstaande berichten bij het cUP wordt periodiek, bijvoorbeeld dagelijks, gedaan.

Actoren - administratief medewerker - centraal Uitwisselingspunt (cUP)

Doel het ophalen van berichten voor de instelling die op het cUP klaarstaan in de post-bus en het eventueel in gang zetten van de bijbehorende actie(s).

Beschrijving acties - de administratief medewerker verzoekt aan het cUP om klaarstaande berichten

door te zetten; - de klaarstaande berichten worden van het cUP opgehaald en ingelezen. - de berichten worden getoond aan de administratief medewerker; - de medewerker handelt de verzoeken af op een van de volgende manieren. • indien het een verzoek betreft om een overdrachtsdossier van een bepaalde

deelnemer klaar te zetten, dan wordt middels de werkopdracht export over-drachtsdossier op verzoek van cUP het exporteren van dat betreffende over-drachtsdossier gestart.

• indien het een melding van bezwaar betreft, dan wordt middels de werkop-dracht verwijder overdrachtsdossier op verzoek van cUP het verwijderen van het overdrachtsdossier op het cUP gestart

• indien het een melding betreft dat een eerder niet beschikbaar overdrachtsdos-sier nu wel beschikbaar is, dan wordt middels de werkopdracht import over-drachtsdossier op verzoek van cUP het importeren van dat betreffende over-drachtsdossier gestart

OPVRAGEN BERICHTEN CUP


opmerking: het bovenstaande is als een grotendeels handmatig proces beschreven. het is denkbaar dat dit proces zonder tussenkomst van de administratief medewerker geheel automatisch verloopt. in dat geval wordt het proces periodiek (bijvoorbeeld dagelijks) gestart en wordt per ontvangen bericht automatisch de bijbehorende actie gestart. het is een keuze van de instelling om te bepalen welke mate van menselijke controle op dit proces gewenst is.

Resultaat Berichten zijn ontvangen en de bijbehorende actie is gestart.

Frequentie afhankelijk van het aantal verzoeken, naar verwachting maar voor een beperkt percentage van het totaal aantal deelnemers.

Werkopdrachten

Relatie met het Functioneel Ontwerp ELD deze use case correspondeert met de volgende use cases uit het Functioneel ont-werp eld, versie 1.0, 18 mei 2007. - 3.4.12. ophalen berichten uit de postbus


functies- maak bericht (verzoek klaarstaande berichten) - verzend bericht (verzoek klaarstaande berichten) - ontvang bericht (Klaarstaande berichten) - tonen berichten cUP


Deze use case maakt uitwisseling mogelijk tussen Triple A-instellingen zonder gebruik te maken van een CUP. Bij het verwerken van de aanmelding en bij het ingaan van de verbintenis met een deelnemer afkomstig van een Triple A-instelling controleert het systeem of er een overdrachtsdossier beschikbaar is. Dit zorgt ervoor dat de kernregistratie (aan-) gevuld wordt met gewaarborgde identiteit- en leer-/loopbaangegevens van de deelnemer.

Use casedit is de Use case die uitwisseling mogelijk maakt tussen triple a-instellingen zon-der gebruik te maken van een cUP. de gegevenssets van de kernregistratie die in aanmerking komen voor export dienen nog gedefinieerd te worden.

Aanleiding - Bij de verwerking van de aanmelding blijkt dat de potentiële deelnemer afkomstig

is van een triple a-instelling. dit is een 1e import voor aanvulling van de kernre-gistratie met de gegevensset van het overdrachtsdossier.

- het bereiken van de ingangsdatum van de verbintenis. dit is een 2e import voor aanvulling van de kernregistratie met de gegevensset van het overdrachtsdossier.

Actoren - de administratief medewerker

Doel de kernregistratie (aan)vullen met gewaarborgde identiteit- en leer-/loopbaangege-vens van de student.

Beschrijving acties - vaststellen of deelnemer van andere triple a-instelling afkomstig is

in de eerste plaats zal moeten worden vastgesteld of de betreffende deelnemer afkomstig is van een andere triple a-instelling. alleen in dat geval kan er eventu-eel een rechtstreekse import van een overdrachtsdossier worden gedaan.

- verzoek indienen tot verstrekken overdrachtsdossier aan andere instelling de instelling doet een verzoek aan de andere triple a-instelling tot het verstrek-ken van het overdrachtsdossier van de betreffende deelnemer.

IMPORT OVERDRACHTSDOSSIER TUSSEN TRIPLE A-INSTELLINGEN


als gevolg van dit verzoek zal de andere instelling een bericht klaarzetten waarin het overdrachtsdossier is opgenomen, zoals beschreven in de use case export overdrachtsdossier-aaa. dat zal alleen het geval zijn, als de leverende instelling daarvoor expliciet goedkeuring heeft gekregen van de betreffende deelnemer.

- Ontvangst notificatie Zodra het bericht klaarstaat, zal dit worden gemeld aan de aanvragende instelling.

- ophalen en verwerken klaargezet bericht indien het overdrachtsdossier beschikbaar is gesteld door de leverende triple a- instelling, wordt door de administratief medewerker de import gestart. deze import wordt verwerkt zodat tijdens de intake de al bekende gegevens niet meer hoeven te worden ingevoerd en een aantal, voor de begeleiding relevante gege-vens ook al beschikbaar is.

- Bericht niet beschikbaar indien er geen overdrachtsdossier beschikbaar is gesteld door de leverende triple a-instelling kan er eventueel worden gekozen voor een import via het cUP. in dat geval wordt de use case import overdrachtsdossier gestart middels de werkopdracht import overdrachtsdossier bij ontbreken overdrachtsdossier-aaa.

Resultaat het resultaat is dat de kernregistratie is aangevuld met de gegevens uit het over-drachtsdossier.

Frequentie - éénmaal per student bij de verwerking van de aanmelding - éénmaal per student bij het activeren van de verbintenis

Werkopdrachten

Naam werkopdracht

Import overdrachtsdossier bijontbrekenoverdrachtsdossier-AAA

Naar use case

Import overdrachtsdossiertussen Triple A-instellingen

Van use case

Intake

Import overdrachtsdossier bijontbrekenoverdrachtsdossier-AAA

Import overdrachtsdossiertussen Triple A-instellingen

Verbintenis maken


Activiteitendiagram

functies- initiëren import overdrachtsdossier-aaa - ontvang bericht-aaa - verwerk Bericht in Krd-aaa


Als een deelnemer zich aanmeldt bij een vervolgopleiding of zich uitschrijft, zal de instelling de gewaarborgde identiteit- en loopbaangegevens uit de KRD klaarzetten. Zo kan de toekomstige instelling beschikken over de meest actuele identiteit- en loopbaangegevens van de deelnemer.

Use casedit is de use case die uitwisseling mogelijk maakt tussen triple a-instellingen zonder gebruik te maken van een cUP. de gegevensset uit de kernregistratie die in aanmerking komt voor export dient nog gedefinieerd te worden. Deze gegevens-set is mogelijk groter dan de gegevensset die via het cUP zal worden uitgewisseld, omdat het hier twee triple a-instellingen betreft. Bij deze directe vorm van uitwisseling tussen twee instellingen dient de deelnemer (of wettelijk vertegenwoordiger) toestemming te geven voor de export (bij directe uitwisseling is dit bij het cUP geregeld).

Aanleiding een andere instelling heeft het verzoek gedaan tot het verstrekken van een export van het overdrachtsdossier van een bepaalde deelnemer.

Actoren - de administratief medewerker- de deelnemer - de verzoeker van een andere instelling

Doel de gewaarborgde identiteit- en loopbaangegevens uit de kernregistratie op verzoek van een (toekomstige) instelling beschikbaar stellen, zodat deze instelling over de meest actuele identiteit- en loopbaangegevens van de deelnemer beschikt. het betreft hier de uitwisseling tussen twee triple a-instellingen.

Beschrijving acties - indienen van het exportverzoek door andere instelling

een andere instelling doet een verzoek (eventueel via een self service functie) tot het aanleveren van het overdrachtsdossier van een bepaalde deelnemer. de aanvrager (inclusief e-mailadres), de aanvragende instelling en de betreffende deelnemer worden vastgelegd

ExPORT OVERDRACHTSDOSSIER TUSSEN TRIPLE A-INSTELLINGEN


- inzage en accordering door deelnemer nadat een verzoek is ingediend door een andere instelling wordt de deelnemer daarvan op de hoogte gesteld. de deelnemer heeft vervolgens inzage in zijn eigen overdrachtsdossier en de aanvragende instelling, en kan de export accorderen op de volgende manier:

• de deelnemer krijgt een overzicht van de categorieën van gegevens die in zijn overdrachtsdossier zitten en kan dit inzien. dit overzicht kan schriftelijk zijn ver-strekt, of via het systeem toegankelijk zijn

• de deelnemer geeft expliciet aan akkoord te gaan met het beschikbaar stellen van deze gegevens aan de andere instelling

- aanmaken van het bericht het overdrachtsdossier van de betreffende deelnemer wordt in de vorm van een uitwisselingsbericht klaargezet op een zodanige manier dat deze vanaf die plek geautomatiseerd kan worden opgehaald en ingelezen, uitsluitend door de aanvra-gende instelling.

- Notificeren verzoekende partij dat bericht klaar staat Wanneer het bericht is aangemaakt wordt de aanvrager gemeld dat het klaar-staat. de aanvrager kan het bericht vervolgens ophalen bij de instelling. dat proces is beschreven in de use case import overdrachtsdossier-aaa.

- ophalen bericht door aanvrager de aanvrager van de export van het overdrachtsdossier haalt het bericht op met behulp van een voorziening die daarvoor bij de leverende instelling is ingericht.

Resultaat het overdrachtsdossier van de betreffende deelnemer staat klaar zodat deze geïm-porteerd kan worden door een andere triple a-instelling.

Frequentie 1 keer per deelnemer die vertrekt naar een andere triple a- instelling.

Opmerkingen de exacte gegevenssets van de kernregistratie die in aanmerking komen voor export dienen nog gedefinieerd te worden.

Werkopdrachten geen.


Activiteitendiagram

functies- initiëren export overdrachtsdossier-aaa - maak bericht-aaa


Vanaf dit punt vervalt het onderscheidtussen CUP en AAA situatie. Uitwisseling van begeleidingsdossier(gegevens) is altijd tussen instellingen onderling en alleen met uitdrukkelijke toestemming vande deelnemer.

Als een externe partij aangeeft gegevens uit het begeleidingsdossier van een deel-nemer te willen ontvangen, moet de deelnemer/verzorger daar toestemming voor verlenen. Vervolgens worden de gegevens verstrekt.

Use caseeen externe partij geeft te kennen informatie te willen ontvangen uit het begelei-dingsdossier van de deelnemer.

Aanleiding - door een externe partij worden (delen van) het begeleidingsdossier van een deel-

nemer opgevraagd.

Actoren - deelnemer/ouder (in verband met toestemming) - externe partij (vervolgopleiding, gemeente etcetera) - interne partij (medewerker)

Doel verschaffen van het begeleidingsdossier aan externe partijen.

Beschrijving acties - registreren van het verzoek tot verstrekking van (items uit het) begeleidings-

dossier een andere instelling doet een verzoek (eventueel via een selfservice-functie) tot het aanleveren van bepaalde items uit het begeleidingsdossier van een bepaalde deelnemer. de aanvrager (inclusief e-mailadres), de aanvragende instelling en de betreffende deelnemer worden vastgelegd.

- verwerken verzoek (aanvinken van benodigde items) vervolgens wordt vastgesteld welke items uit het begeleidingsdossier gewenst zijn. hierbij kan worden gekozen uit een vaste set itemgroepen, waaronder ook de zorggegevens. in het geval van een selfservice mogelijkheid kan de aanvrager zelf de gewenste itemgroepen selecteren, in de andere gevallen interpreteert de instelling de vraag en selecteert de van toepassing zijnde itemgroepen.

VERSTREKKEN BEGELEIDINGSDOSSIER(-ITEMS)


- inzage en accordering door deelnemer nadat een verzoek is ingediend, wordt de deelnemer daarvan op de hoogte gesteld. de deelnemer heeft vervolgens inzage in de gevraagde itemgroepen, en de aanvragende instelling. de deelnemer kan het verzoek accorderen, waarbij hij per itemgroep toestemming kan geven voor de uitwisseling van die gegevens.

- aanmaken van het bericht afhankelijk van de verzoekende instelling wordt een uitwissellingsbericht of een leesbaar bericht aangemaakt. dit bericht bevat een index met de geselecteerde itemgroepen, met in elke groep een lijst met items. deze items kunnen bestaan uit een aantal informatievelden en een gekoppeld document. de gekoppelde docu-menten zijn als een bijlage aan het bericht gekoppeld. in het geval van een triple a-instelling is dit een Xml-bericht dat geautomatiseerd kan worden ingelezen. in het geval van een niet-triple a-instelling, zal het een leesbare index zijn met een bijbehorende set documenten.

- Notificeren verzoekende partij dat bestand klaar staat Wanneer het bericht is aangemaakt wordt de aanvrager gemeld dat het klaar-staat. de aanvrager kan het bericht vervolgens ophalen bij de instelling.

Resultaat de relevante begeleidingsgegevens staan klaar om op een Beveiligde manier te kunnen worden gedownload.

Frequentie voor verbintenis 0 tot ca 2/3 keer. na verbintenis incidenteel (0 tot 1 keer per jaar).

Werkopdrachten geen.


Activiteitendiagram

functies- vastleggen exportverzoek Begeleidingsdossier - accordering exportverzoek Begeleidingsdossier - maak bericht Begeleidingsdossier - ophalen bericht Begeleidingsdossier


Vanuit het aanmeldingsformulier, intakegesprek en/of tijdens begeleiding kan blij-ken dat het noodzakelijk is aanvullende gegevens van een deelnemer op te vragen bij een externe partij. Hiertoe moet een verzoek tot het verstrekken van zorggegevens aan een externe partij worden gericht en indien nodig de toestemming van deelnemer of zijn/haar verzorger. Bij ontvangst van de zorggegevens moeten deze geschikt worden gemaakt voor intern gebruik.

Use casevanuit het aanmeldingsformulier, intakegesprek(ken) en/of tijdens de begeleiding blijkt dat het noodzakelijk is om aanvullende gegevens op te vragen bij een externe partij.

Actoren - deelnemer/ouders - externe partij • vb. docenten/decanen/mentoren van toeleverende scholen • vb. begeleiders van hulpverleningsorganisaties • vb. leerplicht - interne partij (dossierbeheerders) • vb. intakers - trajectbegeleiders roc - aoc • vb. medewerkers deelnemersadministratie

Doel het verwerven van items voor het begeleidingsdossier van externe partijen (voor-namelijk andere instellingen).

Beschrijving acties - verzoek tot verstrekken van gegevens aan andere instelling

de instelling doet een verzoek aan een andere instelling tot het verstrekken van bepaalde items uit het begeleidingsdossier van een bepaalde deelnemer. als gevolg van dit verzoek zal de andere instelling een bericht klaarzetten, waarin het gevraagde deel van het begeleidingsdossier is opgenomen. Zodra het bericht klaarstaat zal dit (waarschijnlijk) worden gemeld aan de aanvragende instelling.

- ophalen klaargezette bestand

afhankelijk van de voorzieningen bij de andere instelling kan het bericht daar wor-den opgehaald of wordt het per email verzonden.

VERwERVEN BEGELEIDINGSDOSSIER(-ITEMS)


- verwerken bericht met begeleidingsdossier(items). dit kan op twee manieren plaatsvinden, afhankelijk of het een andere triple a-instelling betreft of niet.

• triple a-formaat: in dit geval kan het bericht automatisch worden ingelezen en wordt het begeleidingsdossier van de betreffende deelnemer aangevuld met de gegevens en documenten in het aangeleverde dossier.

• non triple a-formaat: in dit geval wordt het bericht handmatig verwerkt. een medewerker analyseert de inhoud van het bericht ik besluit welke gegevens op welke wijze worden verwerkt in het begeleidingsdossier. het beheren van het begeleidingsdossier maakt onderdeel van de Begeleiding en is hier buiten scope.

Resultaat - Begeleidingsdossier van de deelnemer is aangevuld met de extern verkregen

items. Frequentie voor verbintenis 0 tot ca 2/3 keer. na verbintenis incidenteel (0 tot 1 keer per jaar). Werkopdrachten

Naam werkopdracht

Import begeleidingsdossier bijintake

Naar use case

Verwervenbegeleidingsdossier(-items)

Van use case

Intake

Import begeleidingsdossier bijmonitoren voortgang

Verwervenbegeleidingsdossier(-items)

Monitoren voortgang


Activiteitendiagram

functies- inlezen Bericht Begeleidingsdossier - verwerken Bericht Begeleidingsdossier


Ondersteunt use cases- Use case: import overdrachtsdossier • activiteit: initiëren import overdrachtsdossier (verzoek dossieroverzicht bericht

en verzoek dossier bericht)

- Use case: export overdrachtsdossier • activiteit: maak cUP bericht uit Krd (dossierbericht)

- Use case: verwijderen overdrachtsdossier van cUP • activiteit: maak bericht (verzoek dossier-overzicht bericht) • activiteit: maak bericht (verzoek verwijderen overdrachtsdossier bericht)

- Use case: tonen overdrachtsdossier • activiteit: maak bericht (verzoek overdrachtsdossier bericht) • activiteit: maak bericht (verzoek dossier in PdF formaat bericht)

- Use case: verzenden plaatsingsbericht cUP • activiteit: maak bericht (Plaatsingsbericht)

- Use case: opvragen berichten cUP • activiteit: maak bericht (verzoek klaarstaande berichten)

Doeleen bericht aanmaken dat verstuurd kan worden naar het cUP.

functiesoortniet-interactief

Korte beschrijvingop basis van het onderwijsnummer van een deelnemer en het soort bericht wordt er een bericht gemaakt dat verzonden kan worden naar het cUP. Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerkingInvoer- onderwijsnummer van de deelnemers waarvoor bericht aangemaakt moet worden - aanduiding van type bericht dat moet worden aangemaakt • Plaatsingsbericht

fUNCTIES

MAAK BERICHT


• dossierbericht • verzoek dossier bericht • verzoek export dossier oude school bericht • verzoek dossier in PdF-formaat bericht • verzoek dossier-overzicht bericht • verzoek klaarstaande berichten bericht • verzoek verwijderen overdrachtsdossier

- afhankelijk van het soort bericht een aantal aanvullende gegevens, zoals de iden-tificatie van het gewenste overdrachtsdossier.

Uitvoer- Bericht dat naar het cUP kan worden verzonden.

Proces1. de standaardgegevens voor een bericht aan het cUP worden bepaald. • Afzender (identificatie van de school) • Geadresseerde (identificatie van het CUP) • Identificatie van het berichttype • Versie van de gebruikte berichtdefinitie • Uniek referentienummer • datum en tijd informatie

2. de voor het bericht benodigde gegevens worden geselecteerd uit de kernregis-tratie. afhankelijk van het bericht worden de voor dat bericht relevante gegevens geselecteerd:

Plaatsingsbericht - Identificatie van de school (BRIN-code) - Identificatie van de deelnemer (Onderwijsnummer) - Identificatie van de opleiding(en) (Nu nog de CFI-Elementcode van de opleidings-

richting, in de toekomst wellicht het verbintenisgebied)

dossierbericht - het volledige leerdossier, bestaand uit basisgegevens, schoolloopbaan, leerresul-

taten, begeleiding, stage en overige gegevens - de data van aanvang en einde van de bezwaarperiode - een digitale handtekening verzoek dossier bericht - Identificatie van de deelnemer (Onderwijsnummer)


- Identificatie van het gewenste leerdossier (dossiernummer). Dit is optioneel, als dit niet gespecificeerd is wordt het meeste recente dossier gevraagd

- Aanduiding van de gewenste status van het leerdossier (definitief, voorlopig of willekeurig)

verzoek export dossier oude school bericht - Identificatie van de deelnemer (Onderwijsnummer)

verzoek dossier in PdF-formaat bericht - Identificatie van de deelnemer (Onderwijsnummer) - Identificatie van het gewenste leerdossier (dossiernummer). Dit is optioneel, als

dit niet gespecificeerd is wordt het meeste recente dossier gevraagd - Aanduiding van de gewenste status van het leerdossier (definitief, voorlopig of

willekeurig)

verzoek dossier-overzicht bericht - Identificatie van de deelnemer (Onderwijsnummer)

verzoek klaarstaande berichten bericht - aanduiding van de gewenste status van de berichten (alleen nieuw of alle)

verzoek verwijderen overdrachtsdossier- Identificatie van de deelnemer (Onderwijsnummer) - Identificatie van het leerdossier dat dient te worden verwijder(dossiernummer)

3. de geselecteerde gegevens worden gestructureerd conform het afgesproken berichtformaat met het cUP

4. het bericht wordt klaargezet voor verzending middels de functie verzend bericht

GegevensZie gegevensset en Functioneel ontwerp eld, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).


Ondersteunt use cases- Use case: import overdrachtsdossier • activiteit: initiëren import overdrachtsdossier (verzoek dossieroverzicht bericht

en verzoek dossier bericht)

- Use case: export overdrachtsdossier • activiteit: verzen bericht cUP (dossierbericht)

- Use case: verwijderen overdrachtsdossier van cUP • activiteit: verzend bericht (verzoek dossier-overzicht bericht) • activiteit: verzend bericht (verzoek verwijderen overdrachtsdossier bericht)

- Use case: tonen overdrachtsdossier • activiteit: verzend bericht (verzoek dossier-overzicht bericht) • activiteit: verzend bericht (verzoek dossier in PdF-formaat bericht)

- Use case: verzenden plaatsingsbericht cUP • activiteit: verzend bericht (Plaatsingsbericht)

- Use case: opvragen berichten cUP • activiteit: verzend bericht (verzoek klaarstaande berichten)

Doelhet daadwerkelijk verzenden van een bericht naar het cUP, nadat het is aange-maakt in de functie maak bericht.


Korte beschrijving- in de functie maak bericht is een bericht aangemaakt voor het cUP - er wordt verbinding gemaakt met het cUP en het bericht wordt verzonden. - er wordt een ontvangstbevestiging ontvangen van het cUP.

Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerkingInvoer- Bericht dat is aangemaakt door de functie maak bericht-cUP. dit is een van de

volgende typen berichten.

VERzEND BERICHT


• Plaatsingsbericht • dossier bericht • verzoek import bericht • verzoek export dossier oude school bericht • verzoek dossier in PdF-formaat bericht • verzoek dossier-overzicht bericht • verzoek klaarstaande berichten bericht • verzoek verwijderen overdrachtsdossier

Uitvoer- ontvangstbevestiging van het cUP • indien succesvol: ontvangstbevestiging • indien niet succesvol: vastleggen foutmelding in een logbestand

Procesdeze functie wordt gestart, zodra er een bericht is aangemaakt door de functie maak bericht. 1. het aangemaakte bericht wordt aangeboden aan het cUP, door een service van

het cUP aan te roepen.

2. er wordt gewacht totdat het cUP een bevestigingsbericht terugstuurt, middels de functie ontvang bericht

• als er een bevestigingsbericht wordt ontvangen is er geen actie nodig • als er binnen een bepaalde periode geen bevestigingsbericht wordt ontvangen,

of er wordt een foutbericht ontvangen, dan wordt dit gelogd zodat er actie op kan worden ondernomen


ONTVANG BERICHT

Ondersteunt use cases- Use case: import overdrachtsdossier • activiteit: initiëren import overdrachtsdossier (dossieroverzicht bericht) • activiteit: ontvang bericht cUP (dossier bericht)

- Use case: export overdrachtsdossier • activiteit: verzend bericht cUP (Bevestigingsbericht)


- Use case: verwijderen overdrachtsdossier van cUP • activiteit: ontvang bericht (dossieroverzicht bericht) • activiteit: ontvang bericht (Bevestigingsbericht)

- Use case: tonen overdrachtsdossier • activiteit: ontvang bericht (dossieroverzicht bericht) • activiteit: ontvang bericht (dossier in PdF-formaat bericht)

- Use case: verzenden plaatsingsbericht cUP • activiteit: ontvang bericht (Bevestigingsbericht)

- Use case: opvragen berichten cUP • activiteit: ontvang bericht (Klaarstaande berichten)

Doelhet naar aanleiding van een verzonden verzoek ontvangen van een bericht van het cUP. het initiatief gaat altijd uit van de instelling, dus er wordt alleen een bericht ontvangen in reactie op een verzoek van de instelling.

functiesoortniet-interactief.

Korte beschrijvingmiddels de functie verzend bericht is er een verzoek gedaan aan het cUP. als reac-tie op dat verzoek wordt een antwoord verstuurd door het cUP. afhankelijk van het type verzoek is dit een van de volgende berichten. - Bevestigingsbericht - Foutmeldingsbericht - dossier bericht - dossier in PdF-formaat bericht - dossier-overzicht bericht - Klaarstaande berichten bericht

Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerkingInvoergeen.

uitvoereen van het cUP ontvangen bericht


Procesde functie wordt gestart nadat middels de functie verzend bericht een bericht is verzonden aan het cUP, waarop een antwoord wordt verwacht.

- naar aanleiding van een Plaatsingsbericht, dossierbericht, verzoek export dossier oude school bericht en verzoek verwijderen overdrachtsdossier wordt een Bevesti-gingsbericht ontvangen

- naar aanleiding van een verzoek dossierbericht wordt een dossierbericht (in Xml) ontvangen

- naar aanleiding van een verzoek dossier in pdf-formaat bericht wordt een dos-sierbericht (in PdF) ontvangen

- naar aanleiding van een verzoek dossier-overzicht bericht wordt een dossier-overzicht ontvangen

- naar aanleiding van een verzoek klaarstaande berichten bericht wordt een Klaar-staande berichten bericht ontvangen

1. het bericht wordt ontvangen van het cUP, als reactie (respons) op de service waarmee een bericht is verzonden.

2. het bericht wordt opgeslagen zodanig dat het kan worden verwerkt. 3. de functie verwerk bericht wordt aangeroepen zodat het bericht wordt verwerkt.


SELECTEREN GEwENSTE DOSSIERS

Ondersteunt use cases- Use case: import overdrachtsdossier • activiteit: initiëren import overdrachtsdossier - Use case: verwijderen overdrachtsdossier van cUP • activiteit: selecteren gewenste dossiers

- Use case: tonen overdrachtsdossier • activiteit: selecteren gewenste dossiers


Doelhet maken van een keuze uit de beschikbare dossiers van een bepaalde deelnemer, ten behoeve van daarop volgende acties (zoals het importeren, verwijderen of tonen van een dossier.

functiesoortinteractief.

Korte beschrijvingnadat van het cUP een overzicht van beschikbare dossier van een bepaalde deel-

nemer is ontvangen, wordt dit overzicht getoond. - Uit het getoonde overzicht kan één bepaald dossier worden geselecteerd - voor het betreffende dossier wordt de vervolgactie gestart (importeren, verwijde-

ren of tonen)

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfacevan een deelnemer zijn alle beschikbare overdrachtsdossiers opgevraagd bij het cUP.

interface-elementen: - een beperkt aantal kenmerken van de deelnemer worden getoond, alleen ter

informatie (1) - van deze deelnemers wordt de lijst van beschikbare overdrachtsdossiers getoond,

bestaande uit een dossiernummer, de datum waarop het dossier aan het cUP is aangeboden, en de naam van de instelling waar het dossier van afkomstig is (2)

- elke dossier bevat een mogelijkheid om dat dossier te selecteren (3) - er is een mogelijkheid om voor het geselecteerde dossier de bijbehorende actie te

starten. Controles door ICT-systeemcontroles bij interface-element 3: - er kan slechts één dossier worden geselecteerd

controles bij interface-element 4: - er moet (minstens) één dossier geselecteerd zijn

Acties door ICT-systeemacties bij interface-element 2: - sorteren: de initiële sortering is op dossiernummer, dit kan worden gewijzigd naar

datum of instelling


- Filteren: Er kan worden gefilterd op datum of instelling waar het dossier van afkomstig is

acties bij interface-element 3: - initieel is het meest recente dossier geselecteerd. er kan een andere dossier wor-

den geselecteerd. de selectie van het eerdere dossier vervalt dan.

acties bij interface-element 4: - eén van de volgende acties kan worden gestart, afhankelijk van de context waarin

de functie is gestart: • starten van de import van het betreffende dossier (functie maak bericht (ver-

zoek dossierbericht)) • starten van het verwijderen van het betreffende dossier (functie maak bericht

(verzoek verwijderen overdrachtsdossier)) • starten van het als PdF-tonen van het betreffende dossier (functie maak bericht

(verzoek dossier in PdF-formaat))

Gegevens- Beschikbare dossier per deelnemer - Voor de verschillende berichtdefinities, zie gegevensset en Functioneel Ontwerp

eld, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).

VERwERK BERICHT

Ondersteunt use cases- Use case: import overdrachtsdossier • activiteit: verwerk bericht in Krd (dossierbericht) - Use case: export overdrachtsdossier • activiteit: verzend bericht cUP (Bevestigingsbericht)

- Use case: verwijderen overdrachtsdossier van cUP • activiteit: verwerk bericht (Bevestigingsbericht)

- Use case: tonen overdrachtsdossier • activiteit: verwerk bericht (dossier-overzicht bericht) • activiteit: verwerk bericht (dossier in PdF-formaat bericht)


- Use case: verzenden plaatsingsbericht cUP • activiteit: verwerk bericht (Bevestigingsbericht)

- Use case: opvragen berichten cUP • activiteit: verwerk bericht (Klaarstaande berichten)

Doelhet verwerken van een ontvangen bericht, bijvoorbeeld door de inhoud van het bericht te verwerken in de kernregistratie.


Korte beschrijvingnadat een bericht is ontvangen van het cUP moet dit verwerkt worden. de verwer-king bestaat uit het verwerken van de gegevens in het bericht in de kernregistratie deelnemers en/of het klaarzetten van gegevens uit het bericht voor de volgende stap in de verwerking.

Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerkingInvoereen ontvangen bericht. Uitvoerafhankelijk van het type bericht één van de onderstaande: - Bijgewerkte gegevens in de kernregistratie - vastgelegd dossier in bestandsvorm (PdF) - vastgelegde foutmelding (in logbestand) - (tijdelijke) geregistreerd overzicht met dossiers - (tijdelijke) geregistreerd overzicht met berichten

Procesde verwerking start als middels de functie ontvang bericht een bericht is ontvangen van het cUP.

1. het bericht wordt gecontroleerd, en er wordt vastgesteld om welk type bericht het gaat

2. afhankelijk van het type bericht wordt de bijbehorende actie uitgevoerd.


- Bevestigingsbericht • in de registratie van verzonden berichten wordt aangegeven dat het bericht

(waaraan in het bevestigingsbericht wordt gerefereerd) is bevestigd. - Foutmeldingsbericht • in de registratie van verzonden berichten wordt aangegeven dat het bericht

(waaraan in het foutbericht wordt gerefereerd) niet is bevestigd. • er wordt een melding gemaakt in een logbestand

- dossier bericht • de inhoud van het dossier wordt verwerkt in de kernregistratie deelnemers • De identificerende gegevens van het dossier (dossiernummer) en datum/tijd

van de verwerking worden gerigistreerd, zodat kan worden vastgesteld welk(e) versie(s) van dossier(s) van een bepaalde deelnemer zijn verwerkt in de kernre-gistratie

- dossier in pdf-formaat • het PdF-bestand wordt uit het bericht gehaald • het PdF-bestand wordt tijdelijk opgeslagen zodat het kan worden opgepakt

door de functie Tonen overdrachtsdossier als PdF

- dossier-overzicht de lijst van beschikbare dossiers wordt geregistreerd, zodat deze kan worden ge-toond door de functie selecteren gewenste dossiers

- Klaarstaande berichten • de lijst met beschikbare berichten wordt geregistreerd, zodat deze kan worden

getoond door de functie tonen berichten cUP

GegevensZie gegevensset en Functioneel ontwerp eld, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl). Opmerkinghet verwerken van berichten vindt altijd plaats per bericht. Berichten zonder dos-sier worden verwerkt in een log. Bij het verwerken van een individueel bericht, dat niet ontstaan is uit een batch-opdracht, is het wenselijk om een melding van een ‘bericht zonder een dossier’ te verwerken tot een melding op het scherm.


SAMENSTELLEN LIjST DEELNEMERNUMMERS

Ondersteunt use cases- Use case: import overdrachtsdossier- Use case: export overdrachtsdossier

Doelmaken van een lijst van deelnemernummers waarop een batch-actie moet worden uitgevoerd.


Korte beschrijvingdit is een interactieve functie waarmee één of meerdere deelnemers kunnen wor-den geselecteerd.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfacehet scherm bestaat uit de volgende drie onderdelen.

- Zoeken en tonen deelnemer(s) (1) • er kunnen een aantal zoekcriteria worden opgegeven (onderwijsnummer, naam,

woonplaats, verbintenisgebied) • alle deelnemers die aan de zoekcriteria voldoen worden getoond. • Bij elke geselecteerde deelnemer is er de mogelijkheid om deze te markeren

voor verwerking

- tonen geselecteerde deelnemers (2) • elke deelnemer die is in het zoekgedeelte wordt gemarkeerd wordt in deze lijst

opgenomen • Bij elke deelnemer is er de mogelijkheid om deze uit de lijst te verwijderen

- starten van de verwerking (3) • voor elke deelnemer is de lijst van te gemarkeerde deelnemers wordt de ver-

volgactie gestart middels een link/button.

ControlesGeen specifieke interface-controles, anders dan de autorisaties.


Actiesacties bij interface-element 1: - starten van de zoekacties (de zoekactie wordt op basis van de criteria gestart, en

de gevonden deelnemers worden getoond) - markeren van een deelnemer(de betreffende deelnemer wordt op het scherm

gemarkeerd) - Bevestigen van de markering (alle gemarkeerde deelnemers worden overgebracht

naar de lijst met gemarkeerde deelnemers (interface-element 2)

acties bij interface-element 2: - verwijderen van een deelnemer uit de lijst met gemarkeerde deelnemers

acties bij interface-element 3: - starten van de activiteit. de vervolgactie wordt gestart voor elke markeerde

deelnemer die in de lijst met gemarkeerde deelnemers (interface-element 2) voorkomt.


KENNISGEVING DEELNEMER ExPORT OVERDRACHTSDOSSIER

Ondersteunt use cases- Use case: exporteren overdrachtsdossier • activiteit: verzend Bericht-cUP

Doelals er een export van het overdrachtsdossier naar cUP is gegaan wordt de deelne-mer geïnformeerd over het feit dat zijn overdrachtsdossier is verzonden.


Korte beschrijvinger wordt een bericht aan de deelnemer gestuurd • dit bericht wordt indien mogelijk per email aan de deelnemer verzonden • als elektronisch verzenden niet mogelijk is, dan wordt een brief afgedrukt zodat

deze per post kan worden verzonden.


Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerkingInvoergeen

Uitvoer- Bericht aan de deelnemer dat er een overdrachtsdossier export is gedaan

Proceshet proces start naar aanleiding van het feit dat een overdrachtsdossier is ver-stuurd aan het cUP. Zodra er een Bevestigingsbericht van het cUP is ontvangen wordt de brief aangemaakt en verzonden.

1. aanmaken van de tekst aan de deelnemer. hierin wordt het volgende vermeld: • de mededeling dat het overdrachtsdossier is verstrekt aan het cUP, en op welke

datum • Waar/hoe het overdrachtsdossier is in te zien (op het cUP, en als dat niet moge-

lijk is bij de school) • de procedure om bezwaar te maken • de duur van de bezwaarperiode

2. verzenden van de tekst aan de deelnemer • verzending bij voorkeur per email, als het e-mailadres van de deelnemer bij de

instelling bekend is • als dat niet mogelijk is wordt een brief afgedrukt die kan worden verzonden per

post

Gegevensde data m.b.t. de bezwaarperiode worden afgeleid uit de data die in het bevesti-gingsbericht zijn opgenomen. Zie gegevensset en Functioneel ontwerp eld, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).

TONEN OVERDRACHTSDOSSIER ALS PDf

een bepaald dossier is opgehaald van het cUP in PdF-formaat. met deze functie kan dat dossier worden getoond in PdF-formaat en eventueel worden afgedrukt. deze functie wordt gestart direct na het opvragen van het PdF-dossier van het cUP, of direct vanuit een scherm met deelnemergegevens in de kernregistratie.


de deelnemer hoeft dus niet meer te worden geselecteerd. het PdF-bestand is al middels de functie verwerk Bericht klaargezet.

Ondersteunt use cases- Use case: tonen overdrachtsdossier

Doelhet tonen van een van cUP ontvangen PdF met het overdrachtsdossier als inhoud.


Korte beschrijvingGebruikersinterfaceals deze functies wordt gestart, is de deelnemer al geselecteerd en het dossier is al in PdF-formaat beschikbaar. de gebruikersinterface betreft een scherm waarop het dossier in PdF-formaat wordt getoond en eventueel kan worden afgedrukt.

interface-elementen: - tonen van het dossier in PdF-formaat (1) - afdrukken van het dossier in PdF-formaat (2) Controles door ICT-systeemcontroles bij interface-element 1 en 2: - er dient een PdF dossier van de betreffende deelnemer beschikbaar te zijn

Acties door ICT-systeemacties bij interface-element 2: - afdrukken van het PdF-dossier

Gegevensdossier in PdF-formaat conform de eld-gegevensset. Zie gegevensset en Functio-neel ontwerp eld, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).


Ondersteunt use cases- Use case: opvragen berichten cUP • activiteit: Berichten tonen • activiteit: Berichten afhandelen

Doelals er een bericht met klaarstaande berichten van het cUP is ontvangen, worden deze berichten getoond en kan de bijpassende actie worden ondernomen. dit bete-kent dat de functies behorende bij de Use cases import overdrachtsdossier, export overdrachtsdossier of verwijderen overdrachtsdossier van cUP kunnen worden gestart.


Korte beschrijvinger is een bericht Klaarstaande berichten van het cUP ontvangen. deze functie toont deze berichten en geeft de gebruiker de mogelijkheid de bijbehorende actie te starten.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfacemiddels de functie verwerk Bericht (Klaarstaande bericht) zijn de klaarstaande berichten die van het cUP zijn ontvangen, ingelezen. deze functie biedt een scherm waarop deze klaargezette berichten kunnen worden getoond en de bijbehorende actie (indien nodig en gewenst) kan worden gestart.

interface-elementen: - de door het cUP klaargezette berichten (de inhoud van de postbus) wordt in een

overzicht getoond (1) - indien gewenst kan elk bericht in meer detail getoond worden (2) - de bij het bericht behorende actie kan worden gestart (3)

Controles door ICT-systeemcontroles bij interface-element 3. - alleen de bij het type bericht behorende actie kan worden gestart.

TONEN BERICHTEN CUP


Acties door ICT-systeemacties bij interface-element 3 - Wanneer het een bericht betreft m.b.t. de aanwezigheid van een dossier, waarvoor

door deze instelling een bericht verzoek export dossier oude school is gedaan, dan kan de import van dat dossier worden gestart.

- Wanneer het een bericht betreft m.b.t. een verzoek export oude dossier oude school van een andere school, dan kan de export van dat dossier worden gestart.

- Wanneer het een bericht betreft, waarin het schakelpunt verzoek een bepaald dossier te verwijderen, dan kan het verwijderen van een overdrachtsdossier wor-den gestart


VASTLEGGEN ExPORTVERzOEK OVERDRACHTSDOSSIER

Ondersteunt use cases- Use case: export overdrachtsdossier-aaa • Activiteit: Identificatie verzoek(er) • activiteit: vaststellen deelnemer • activiteit: indienen exportverzoek overdrachtsdossier-aaa • Activiteit: Verzenden notificatie verzoek aan Deelnemer

Doelhet verwerken van het verzoek van een andere triple a-instelling om het over-drachtsdossier van een deelnemer beschikbaar te stellen.


Korte beschrijvingeen andere triple a-instelling doet een verzoek om het overdrachtsdossier van een deelnemer beschikbaar te stellen. de identiteit van de verzoeker moet vastgelegd zijn/worden (in een gekoppeld up to date crm-systeem). het verzoek kan gericht zijn aan een administratief medewerker die vervolgens het verzoek afhandelt (zo nodig worden de gegevens van de verzoeker vastgelegd). het verzoek kan ook door de andere instelling door een geautoriseerd self-service systeem direct ingevoerd worden (als de identiteit van de verzoeker al vaststaat). van het verzoek wordt vastgelegd:


- de gegevens van de betreffende andere triple a-instelling - in ieder geval moet bekend zijn het e-mailadres waar de notificatie naar toe ge-

zonden kan worden. - het sleutelgegeven van de deelnemer waarover het verzoek gaat

als het verzoek is vastgelegd krijgt de deelnemer een berichtje dat er een verzoek tot export van zijn overdrachtsdossier is gedaan, en dat hij (of ouder/verzorger) dit verzoek moet accorderen.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterface- Identificatie verzoeker • indien de administratief medewerker het verzoek afhandelt: ◦ scherm om gegevens verzoekende externe partij op te roepen vanuit crm. (1) ◦ relevante bekende gegevens worden getoond • indien externe partij verzoek doet via self-service systeem: ◦ externe partij logt in (2)

- Identificatie betreffende deelnemer • sleutelveld kan ingevuld worden (3) • scherm met deelnemergegevens wordt getoond

- vastleggen inhoud verzoek (4) • datum verzoek • reden verzoek • vastleggen gegevens / verzoek bevestigen Controlescontroles bij interface element 1: - verzoeker moet als relatie (in crm) bekend zijn - e-mailadres is verplicht

controles bij interface element 2: - inlogautorisatie

controles bij interface element 3: - deelnemer moet bekend zijn

controles bij interface element 4: - geen


Actiesacties bij interface element 1: - selectie identiteit verzoeker uit crm-systeem - indien verzoeker niet aanwezig aparte functionaliteit activeren om gegevens ver-

zoeker in crm-systeem te brengen.

acties bij interface element 2: - inloggen verzoeker in self-service systeem. check of identiteit van verzoeker

bekend is.

acties bij interface element 3: - invoer deelnemersleutel - tonen inhoud van het overdrachtsdossier van de betreffende deelnemer

acties bij interface element 4: - Bevestigen invoer - Bericht zenden aan deelnemer

GegevensGegevensset: Identificatie verzoekerattributen: - gebruikersnaam - Wachtwoord - naam verzoeker - naam instelling

gegevensset: verzoekattributen: - id-verzoek - id-aanvrager - deelnemersleutel - datum verzoek - reden van het verzoek - gemarkeerde itemgroepen begeleidingsdossier gegevensset: relatiedit betreft een relatie in het relatiebeheersysteem/crm voor deze set zijn de volgende attributen relevant: - id-relatie - naam instelling - e-mailadres


Ondersteunt use cases- Use case: export overdrachtsdossier-aaa • activiteit: importeren overdrachtsdossier-aaa

Doeleen andere triple a-instelling de mogelijkheid bieden om het door hem aange-vraagd overdrachtsdossier op te halen.


Korte beschrijvingeen andere triple a-instelling heeft een overdrachtsdossier van een bepaalde deelnemer aangevraagd. Zodra dit dossier daadwerkelijk is klaargezet (middels de functie maak bericht-aaa) dan heeft de aanvragende instelling daar een notificatie van gekregen. middels deze functie kan de aanvragende instelling het bericht daad-werkelijk ophalen.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfacedit is een download functie of -site waarop aanvragers van een andere triple a-instelling een klaarstaand overdrachtsdossier kunnen ophalen.

Functionaliteit: - inloggen op de download site (1)

dit is een standaard wachtwoordcontrole voor een gebruiker van een andere triple a-instelling die is geautoriseerd om een overdrachtsdossier aan te vragen en op te halen.

- selecteren klaargezet bestand (2) er wordt een overzicht gegeven van de bestanden die voor deze gebruiker (vaak de contactpersoon van de gehele instelling of een hele opleiding binnen de instel-ling) klaarstaan.

- autorisatie voor het betreffende bestand (3) Wanneer de gebruiker een bepaald bestand heeft geselecteerd, kan gevraagd worden om een specifieke code ter beveiliging van dat specifieke bestand. Deze code is opge-nomen in de notificatie met m.b.t. dit dossier die de aanvrager heeft ontvangen.

- het ophalen (downloaden) van het bestand (4) een button of link waardoor het ophalen/downloaden daadwerkelijk wordt gestart.

OPHALEN BERICHT OVERDRACHTSDOSSIER


Controlescontroles bij interface-element 1: - standaard wachtwoordcontrole

controles bij interface-element 3: - dit is een optionele controle die het mogelijk maakt om een extra code/wacht-

woord te koppelen aan een op te halen bestand. Deze code is dan in de notificatie kenbaar gemaakt, en zorgt ervoor dat alleen de gebruiker die de notificatie heeft ontvangen het bestand kan ophalen.

Actiesacties bij interface-element 2: - de mogelijkheid om één van de beschikbare dossiers te selecteren en het autori-

seren van dit bestand en het ophalen daarvan te starten

acties bij interface-element 4:- de mogelijkheid om het ophalen daadwerkelijk te starten. het bestand wordt dan

overgebracht naar de omgeving van de andere instelling zodat het daar kan wor-den verwerkt zoals beschreven in de use case import overdrachtsdossier-aaa.

Gegevensoverdrachtsdossier bestaande uit de volgende categorieën gegevens - Basisgegevens - schoolloopbaan - leerresultaten - Begeleiding - stage - overige gegevens

deze gegevensset omvat tenminste ook alle gegevens van het eld.

VERwERK BERICHT IN KRD-AAA

Ondersteunt use cases- Use case: importeren overdrachtsdossier-aaa • activiteit: controle aanwezigheid gegevensset aaa • activiteit: verwerk Bericht in Krd-aaa


Doelactualiseren van gegevens in de kernregistratie op basis van de gegevens in een overdrachtsdossier dat middels de functie ophalen bericht overdrachtsdossier is opgehaald bij een andere triple a-instelling.

functiesoortniet-interactief.

Korte beschrijvingomdat dit bericht van een andere triple a-instelling afkomstig is, kan dit bericht au-tomatisch worden verwerkt. deze functie leest het ontvangen bericht in en verwerkt de daarin aanwezige gegevens op de juiste plek in de kernregistratie.

Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerkingInvoer- Bericht overdrachtsdossier

Uitvoer- overdrachtsdossier verwerkt in de kernregistratie - statusoverzicht van de verwerking (foutmelding)

Proces- controle bericht

het ontvangen overdrachtsdossier bericht wordt gecontroleerd op de juiste be-richtstructuur en eventuele consistentieregels.

- verwerken bericht het bericht wordt verwerkt in de kernregistratie. velden die in de kernregistra-tie al een waarde hebben worden daarbij niet overschreven, maar vermeld in het statusoverzicht. de gegevens worden verwerkt in de identiteitgegevens, loop-baangegevens en summatieve resultaten van de deelnemer.

Gegevensoverdrachtsdossier bestaande uit de volgende categorieën gegevens - Basisgegevens - schoolloopbaan - leerresultaten - Begeleiding - stage - overige gegevens deze gegevensset omvat tenminste ook alle gegevens van het eld.


Ondersteunt use cases- Use case: inzage en accordering overdrachtsdossier door deelnemer • activiteit: Bekijken inhoud overdrachtsdossier

Doelhet tonen van de inhoud van het overdrachtsdossier dat kan worden uitgewisseld met een andere triple a-instelling, zodat de deelnemer kan beoordelen of hij daar-mee akkoord gaat.


Korte beschrijvingde deelnemer kan via een self-serviceomgeving of een portaal de inhoud van zijn eigen overdrachtsdossier inzien.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceeen scherm waarop voor de deelnemer inzichtelijk is welke informatie zich in zijn eigen overdrachtsdossier bevindt en eventueel uitgewisseld zou kunnen worden met een andere (triple a-)instelling.

User-interface elementen: - een overzicht van de verschillende onderdelen waaruit zijn overdrachtsdossier

bestaat (1) • Basisgegevens (w.o. adres en inschrijving) • schoolloopbaan • leerresultaten • Begeleiding • stage • overige gegevens Bij elk van deze gegevens is gemarkeerd of deze gegevens daadwerkelijk ook

aanwezig zijn, en of zij onderdeel uitmaken van een (eventuele) export van het dossier naar een andere instelling.

- Per onderdeel de mogelijkheid om in te zoomen op de detailinformatie, voor zover deze beschikbaar is. (2) niet elk onderdeel kent een mogelijkheid om de detailinformatie te zien.

- een mogelijkheid om de accorderingsfunctie te starten (3)

TONEN GEGEVENS OVERDRACHTSDOSSIER


Controlesalgemeen - een deelnemer kan uitsluitend zijn eigen dossier inzien - mutatie van gegevens is in deze functie niet mogelijk

Actiesactie bij user-interface element 1: - elke onderdeel heeft de mogelijkheid om een optie “details” te activeren, waar-

mee een vervolgscherm met detailinformatie wordt getoond

actie bij user-interface element 3: - de mogelijkheid om het vervolgscherm te starten, waarop de deelnemer zijn ak-

koord kan registreren middels de functie markeren accordering deelnemer Gegevensoverdrachtsdossier bestaande uit de volgende categorieën gegevens - Basisgegevens - schoolloopbaan - leerresultaten - Begeleiding - stage - overige gegevens


MARKEREN ACCORDERING DEELNEMER

Ondersteunt use cases- Use case: inzage en accordering overdrachtsdossier door deelnemer - activiteit: markeren accordering deelnemer

Doelnadat de deelnemer zijn dossier heeft kunnen bekijken, aangeven of hij met de export daarvan naar een andere (triple a-) instelling akkoord gaat.



Korte beschrijvingmiddels de functie tonen gegevens overdrachtsdossier heeft de deelnemer zijn dos-sier kunnen bekijken. dit scherm geeft hem de mogelijkheid om akkoord te geven op de export daarvan aan een andere triple a-instelling.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceeen scherm waarop de inhoud van het te exporteren dossier is samengevat (in categorieën), met de mogelijkheid om akkoord te geven op de export.

User-interface elementen - tonen van (een beknopte opsomming van) de inhoud van het overdrachtsdossier

en een korte uitleg van het doel van de export daarvan (1) - de mogelijkheid om aan te geven daarmee akkoord te gaan en deze keuze vast te

leggen (2)

Controlescontroles bij user-interface element 1: - de deelnemer moet altijd tonen gegevens overdrachtsdossier hebben doorlopen

voordat de accordering kan plaatsvinden - er zijn geen mutaties mogelijk

controles bij user-interface element 2: - de keuze om akkoord te gaan staat altijd “uit”, ook als eerder akkoord is gegeven.

de deelnemer moet expliciet akkoord geven. Actiesacties bij user-interface element 2: - aanvinken van het akkoord en opslaan van de keuze.

Gegevensgegevensset: accorderinggegeven: accorderingattributen: - id-verzoek - akkoord deelnemer per item j/n - ID-Deelnemer (notificatie)


Ondersteunt use cases- Use case: exporteren overdrachtsdossier-aaa • activiteit: maak bericht uit overdrachtsdossier-aaa uit Krd • Activiteit: Verstuur notificatie exportbericht aan verzoeker

Doeleen bericht met overdrachtsdossier genereren en klaarzetten zodat de aanvragende instelling deze kan ophalen.


Korte beschrijvingeen export van het overdrachtsdossier van een deelnemer wordt alleen gemaakt naar aanleiding van de aanvraag van een andere triple a-instelling en vervolgens goedkeuring van de export door de deelnemer. Pas na deze goedkeuring wordt het bericht daadwerkelijk gemaakt en wordt de aanvragende instelling op de hoogte gesteld van het feit dat het bericht klaar staat.

Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerkingInvoer- een door de deelnemer geaccordeerd exportverzoek overdrachtsdossier-aaa Uitvoer- exportbericht overdrachtsdossier-aaa - signaal aan de verzoeker bij de andere triple a-instelling dat het bericht klaar

staat

Proces- selecteren van de relevante gegevens

alle relevantie gegevens voor het overdrachtsdossier-aaa bericht van de betref-fende deelnemer worden geselecteerd

- aanmaken van het bericht er wordt een standaard overdrachtsdossier -aaa bericht aangemaakt waarin deze gegevens op een gestructureerde manier zijn opgenomen. dit bericht is zodanig gestructureerd dat het door elke triple a-instelling kan worden ingelezen in de eigen kernregistratie.

MAAK BERICHT-AAA


- Plaatsen bericht op downloadlocatie het bericht wordt op een locatie neergezet zodat deze kan worden opgehaald door de betreffende andere triple a-instelling. dit is adequaat beveiligd zodat alleen de aanvragende instelling de gegevens kan ophalen middels de functie ophalen bericht overdrachtsdossier

- Verzenden notificatie Er wordt een notificatie aan de aanvragende instelling gestuurd waarin staat dat het bericht klaarstaat, en hoe dit kan worden gedownload. eventueel zijn hier inloggegevens of een speciale code aan toegevoegd ter beveiliging.

Gegevensoverdrachtsdossier bestaande uit de volgende categorieën gegevens - Basisgegevens - schoolloopbaan - leerresultaten - Begeleiding - stage - overige gegevens


VASTLEGGEN ExPORTVERzOEK BEGELEIDINGSDOSSIER

Ondersteunt use cases- Use case: verstrekken Begeleidingsdossier(items) • Activiteit: Identificatie verzoek(er) • activiteit: vaststellen deelnemer • activiteit: selecteren itemgroep(en) Begeleidingsdossier • Activiteit: Notificatie verzoek aan Deelnemer

Doelhet verwerken van het verzoek van een externe partij om een set van items uit itemgroepen uit het begeleidingsdossier van een deelnemer beschikbaar te stellen.



Korte beschrijvingeen externe partij doet een verzoek om items uit itemgroepen uit het begeleidings-dossier van een deelnemer beschikbaar te stellen. de identiteit van de verzoeker moet vastgelegd zijn/worden (in een gekoppeld up to date crm-systeem) het verzoek kan gericht zijn aan een administratief medewerker die vervolgens het verzoek afhandelt (zo nodig worden de gegevens van de verzoeker vastgelegd). het verzoek kan ook door de externe partij door een geautoriseerd self-servicesys-teem direct ingevoerd worden (als de identiteit van de verzoeker al vaststaat).

van het verzoek wordt vastgelegd: - de gegevens van de aanvragende partij - In ieder geval moet bekend zijn het e-mailadres waar de notificatie naar toe

gezonden kan worden. - het sleutelgegeven van de deelnemer waarover het verzoek gaat - de selectie van de benodigde itemgroepen uit het begeleidingsdossier.

als het verzoek is vastgelegd krijgt de deelnemer een berichtje dat er een verzoek tot export is en dat hij dit verzoek moet accorderen. afhankelijk van de leeftijd van de deelnemer: ouders/verzorgers moeten accorderen.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterface- Identificatie verzoeker • indien de administratief medewerker het verzoek afhandelt: ◦ scherm om gegevens verzoekende externe partij op te roepen vanuit crm. (1) ◦ relevante bekende gegevens worden getoond • indien externe partij verzoek doet via self-servicesysteem: ◦ externe partij logt in (2)

- Identificatie betreffende deelnemer • sleutelveld kan ingevuld worden (3) • scherm met deelnemergegevens wordt getoond

- vastleggen inhoud verzoek (4) • datum verzoek • reden verzoek • scherm met itemgroepen uit het begeleidingsdossier met per groep aanvink-

bare checkbox om itemgroepen te selecteren • vastleggen gegevens/verzoek bevestigen


Controlescontroles bij interface element 1: - verzoeker moet als relatie (in crm) bekend zijn - e-mailadres is verplicht

controles bij interface element 2: - inlogautorisatie

controles bij interface element 3: - deelnemerrecord moet bekend zijn

controles bij interface element 4: - geen

Actiesacties bij interface element 1: - selectie identiteit verzoeker uit crm-systeem • indien verzoeker niet aanwezig aparte functionaliteit activeren om gegevens

verzoeker in crm-systeem te brengen. acties bij interface element 2: - inloggen verzoeker in self-servicesysteem. check of identiteit van verzoeker

bekend is. acties bij interface element 3: - invoer deelnemersleutel - tonen itemgroepen uit begeleidingsdossier acties bij interface element 4: - selecteren van de gewenste items - invoer overige noodzakelijk velden - Bevestigen invoer - Bericht zenden aan deelnemer

GegevensGegevensset: Identificatie verzoekerattributen: - gebruikersnaam - Wachtwoord - naam verzoeker - naam instelling


gegevensset: Begeleidingsdossiergegeven: Begeleidingsitemgroepattributen: - titel itemgroep

gegevensset: verzoekattributen: - id-verzoek - id-aanvrager - deelnemersleutel - datum verzoek - reden van het verzoek - gemarkeerde itemgroepen begeleidingsdossier

gegevensset: relatiedit betreft een relatie in het relatiebeheersysteem/crm voor deze set zijn de volgende attributen relevant: - id-relatie - naam instelling - e-mailadres

ACCORDERING ExPORTVERzOEK BEGELEIDINGSDOSSIER

Ondersteunt use cases- Use case: Verstrekken Begeleidingsdossier(items) • activiteit: accorderen export

Doelhet verkrijgen van een akkoord van de deelnemer (of ouders/verzorgers) voor het verstrekken van bepaalde items uit het begeleidingsdossier naar een externe partij.

functiesoortinteractief.

Korte beschrijvingeen verzoek van een externe partij om items uit itemgroepen van het begeleidings-dossier van de deelnemer te verstrekken is kenbaar gemaakt aan de deelnemer. de deelnemer kan via een self-service bij een verzoek per item aangeven of het geëxporteerd mag worden.


Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterface- een overzicht met export verzoeken (1)

er kunnen meerdere exportverzoeken ter accordering aan de deelnemer zijn voor-gelegd. hiervan wordt een overzicht gegeven.

- Overzicht van een specifiek exportverzoek (2) als de deelnemer een verzoek opent verschijnt een overzicht met items in de reeds door de aanvrager aangevinkte itemgroepen. hier kan de deelnemer zien om welke gegevens is gevraagd.

- eventueel uitvinken van items (3) de deelnemer kan items die niet geëxporteerd mogen worden uitvinken. (er kan er ook voor gekozen worden om de deelnemer elk item expliciet te laten aanvin-ken om ze exportabel te maken).

- het accorderingstotaal wordt bevestigd (oK-button) (4) de deelnemer bevestigt zijn keuze, op basis waarvan de daadwerkelijke export van deze gegevens mogelijk is.

Controlesalgemeen - een deelnemer kan uitsluitend zijn eigen begeleidingsdossier inzien - mutatie van gegevens is in deze functie niet mogelijk

Actiesactie bij user-interface element 2: - elke onderdeel heeft de mogelijkheid om een optie “details” te activeren, waar-

mee een vervolgscherm met detailinformatie wordt getoond

Gegevensgegevensset: accorderinggegeven: accorderingattributen: - id-verzoek - akkoord deelnemer per item j/n - ID-Deelnemer (notificatie)


Ondersteunt use cases- Use case: Verstrekken Begeleidingsdossier(items) • activiteit: maak Bericht export Begeleidingsdossier • Activiteit: Verstuur Notificatie Exportbericht naar Verzoeker

Doelhet samenstellen van het bericht met de door een externe partij opgevraagde set van items uit itemgroepen uit het begeleidingsdossier.


Korte beschrijvinghet systeem stelt aan de hand van de uitkomst van de functie Accordering export-

verzoek Begeleidingsdossier een bericht samen. - Er wordt een notificatie verzonden naar het e-mailadres dat bij de verzoeker hoort.

Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerkingInvoereen door de deelnemer geaccordeerd exportverzoek overdrachtsdossier-aaa, be-staande uit- gegevens verzoeker (e-mailadres) - de geselecteerde items uit begeleidingsdossier Uitvoer- exportbericht begeleidingsdossier - Signaal (notificatie) aan de verzoeker dat het bericht klaar staat

Proces- selecteren van de relevante gegevens

alle relevante gegevens voor het bericht van de betreffende deelnemer worden geselecteerd, rekening houdend met de gevraagde items die door de deelnemer zijn geaccordeerd

- aanmaken van het bericht hierbij wordt onderscheid gemaakt in een triple a-bericht (dat in dezelfde struc-tuur weer geïmporteerd kan worden) en een niet-triple a-bericht (dat handmatig behandeld moet kunnen worden).

MAAK BERICHT BEGELEIDINGSDOSSIER


• triple a-bericht: ◦ van de index wordt een Xml-bericht gemaakt ◦ de aan de index gekoppelde documenten worden als attachment aan het be-

richt gekoppeld.

• niet-triple a-bericht: ◦ een gezipt bestand met daarin: - de index in leesbaar formaat. - de bijbehorende documenten (gestructureerd naar de indeling van de index).

- Verzenden notificatie Er wordt een notificatie naar het e-mailadres behorende bij de verzoeker gestuurd waarin staat dat het bericht klaarstaat, en hoe dit kan worden gedownload. even-tueel zijn hier inloggegevens of een speciale code aan toegevoegd ter beveiliging.

- het bericht wordt klaargezet het bericht wordt op een locatie neergezet zodat deze kan worden opgehaald door de aanvrager. dit is adequaat beveiligd zodat alleen de aanvragende instelling de gegevens kan ophalen middels de functie Ophalen bericht Begeleidingsdosssier

Gegevensgegevensset: Bericht begeleidingsdossierGegeven: Identificatie Deelnemer- Burgerservicenummer - naW-gegevens - etcetera

gegeven: Begeleidingsitem(s)- titel item - item groep - classificatie (set van aanpasbare classificatiegegevens) • zorgitem • leerbeperking • thuissituatie • etcetera - eventueel verwijzing naar set van documenten - eventueel notitie - (eigenaar item)


gegevensset: aanvragergegeven: aanvragerattributen: - verwijzing naar bekende relatie (waarin: naW, naam instellingen etc. beschikbaar is) - e-mailadres - gebruikersnaam en Wachtwoord voor toegang tot download site

OPHALEN BERICHT BEGELEIDINGSDOSSIER

Ondersteunt use cases- Use case: verstrekken Begeleidingsdossier(items) • activiteit: ophalen exportbericht

Doelophalen van een bericht Begeleidingsdossier door een andere instelling wat op hun verzoek door ons is klaar gezet.

functiesoortinteractief

Korte beschrijvinger is een verzoek door een andere instelling gedaan voor een Begeleidingsdossier van een bepaalde deelnemer. We hebben een notificatie aan de andere instelling gestuurd dat het bericht Begeleidingsdossier klaar staat. met deze functie kan de andere instelling dit Begeleidingsdossier bij ons ophalen. een andere instelling heeft (onderdelen van) het begeleidingsdossier van een bepaalde deelnemer aangevraagd. Zodra het bericht daadwerkelijk is klaargezet (middels de functie Maak bericht Begeleidingsdossier) dan heeft de aanvragende in-stelling daar een notificatie van gekregen. Middels deze functie kan de aanvragende instelling het bericht daadwerkelijk ophalen.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfacedit is een download functie of -site waarop aanvragers van andere instellingen een klaarstaand begeleidingsdossier kunnen ophalen.


Functionaliteit: - inloggen op de download site (1)

dit is een standaard wachtwoordcontrole voor een gebruiker van een andere instel-ling die is geautoriseerd om begeleidingsdossiers aan te vragen en op te halen.

- selecteren klaargezet bestand (2) er wordt een overzicht gegeven van de bestanden die voor deze gebruiker (vaak de contactpersoon van de gehele instelling of een hele opleiding binnen de instel-ling) klaarstaan.

- autorisatie voor het betreffende bestand (3) Wanneer de gebruiker een bepaald bestand heeft geselecteerd, kan gevraagd worden om een specifieke code ter beveiliging van dat specifieke bestand. Deze code is opgenomen in de notificatie m.b.t. dit dossier die de aanvrager heeft ont-vangen.

- het ophalen (downloaden) van het bestand (4) een button of link waardoor het ophalen / downloaden daadwerkelijk wordt gestart.

Controlescontroles bij interface-element 1: - standaard wachtwoordcontrole

controles bij interface-element 3: - dit is een optionele controle die het mogelijk maakt om een extra code/wacht-

woord te koppelen aan een op te halen bestand. Deze code is dan in de notificatie kenbaar gemaakt, en zorgt ervoor dat alleen de gebruiker die de notificatie heeft ontvangen het bestand kan ophalen.

Actiesacties bij interface-element 2: - de mogelijkheid om één van de beschikbare dossiers te selecteren en het autori-

seren van dit bestand en het ophalen daarvan te starten

acties bij interface-element 4:- de mogelijkheid om het ophalen daadwerkelijk te starten. het bestand wordt dan

overgebracht naar de omgeving van de andere instelling zodat het daar kan wor-den verwerkt zoals beschreven in de use case Inlezen bericht Begeleidingsdossier.


Gegevensgegevensset: Begeleidingsdossiergegeven: index begeleidingsitems- titel item - classificatie (set van aanpasbare classificatiegegevens) • zorgitem • leerbeperking • thuissituatie • etcetera - eventueel verwijzing naar set van documenten - eventueel notitie - (eigenaar item)

relatie met: - documenten (relatie: documenten bij begeleidingsitem)

gegeven: documentenKenmerken: - meta-data van het document (auteur, datum, type etcetera) - document zelf

gegevensset: Bericht Begeleidingsdossierals het een bericht van een andere triple a-instelling is, dan is het een bericht zoals gedefinieerd in de functie: maak bericht Begeleidingsdossier

INLEzEN BERICHT BEGELEIDINGSDOSSIER

Ondersteunt use cases- Use case: verwerven Begeleidingsdossier(items) • activiteit: inlezen bericht Begeleidingsdossier

Doelhet geautomatiseerd inlezen van een Begeleidingsdossier dat van een andere triple a-instelling is ontvangen.

functiesoortniet-interactief


Korte beschrijvinghet bericht is afkomstig van een andere triple a-instelling en is middels de functie ophalen bericht Begeleidingsdossier opgehaald. omdat dit bericht van een andere triple a-instelling afkomstig is, kan dit bericht automatisch worden verwerkt. deze functie leest het ontvangen bericht in en verwerkt de daarin aanwezige gegevens in het begeleidingsdossier van de betreffende deelnemer. deze functie betreft het geautomatiseerd inlezen van een bericht Begeleidingsdos-sier dat afkomstig is van een andere triple a-instelling. in het geval van een bericht afkomstig van een niet-triple a-instelling wordt het bericht verwerkt middels de functie verwerken Bericht Begeleidingsdossier.

Beschrijving achtergrond verwerking Invoer- het bericht Begeleidingsdossier zoals opgehaald in de functie ophalen bericht

Begeleidingsdossier

Uitvoer- een aangevulde lijst begeleidingsitems - documenten en additionele velden toegevoegd aan Begeleidingsdossier - statusoverzicht van de verwerking

Proces- controle bericht

het ontvangen bericht Begeleidingsdossier wordt gecontroleerd op de juiste be-richtstructuur en eventuele consistentieregels.

- verwerken bericht het bericht wordt verwerkt in het begeleidingsdossier van de betreffende deel-nemer. het begeleidingsdossier bestaat uit een aantal begeleidingsdossier-items (zoals zorg, thuissituatie, leerbeperking); elk item bevat een aantal vaste velden en een verzameling documenten. velden die al een waarde hebben of documenten die al bestaan worden daarbij niet overschreven, maar vermeld in het statusover-zicht.

• de index wordt ingelezen in de lijst begeleidingsdossier-items • de gestructureerde informatie (vaste velden bij het betreffende item) wor-

den bij het betreffende begeleidingsdossier-item geregistreerd • juiste plaats in het begeleidingsdossier toegevoegd






VERwERKEN BERICHT BEGELEIDINGSDOSSIER

Ondersteunt use cases- Use case: verwerven Begeleidingsdossier(items) • activiteit: verwerken Bericht Begeleidingsdossier

Doelverwerken van een Begeleidingsdossier dat van een andere niet triple a instelling is ontvangen.







VERwERKEN BERICHT BEGELEIDINGSDOSSIER

Ondersteunt use cases- Use case: verwerven Begeleidingsdossier(items) • activiteit: verwerken Bericht Begeleidingsdossier

Doelverwerken van een Begeleidingsdossier dat van een andere niet triple a instelling is ontvangen.


Korte beschrijvinghet betreft hier een bericht dat niet afkomstig is van een triple a-instelling, en dus niet automatisch verwerkt kan worden. de gebruiker kan het aangeleverde bericht openen, bekijken en op de door hem gewenste manier verwerken in het Begeleidingsdossier. deze functie gaat over het bekijken van het bericht en de mogelijkheid om deze gegevens voor verdere ver-werking te gebruiken. het verwerken van deze informatie in het Begeleidingsdossier zal plaat moeten vinden in de daarvoor bestemde functies. deze functie betreft het handmatig verwerken van een bericht Begeleidingsdossier dat afkomstig is van een niet-triple a-instelling. in het geval van een bericht afkom-stig van een triple a-instelling wordt het bericht verwerkt middels de functie inle-zen bericht Begeleidingsdossier.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceFunctionaliteit: - er wordt een gestructureerd overzicht getoond van de inhoud van het bericht (1)

dit overzicht toont de begeleidingsdossier-items waaruit het dossier is opge-bouwd, zoals zorg, thuissituatie, leerbeperking etc. deze indeling kan tussen instellingen verschillen.

- de inhoud van (een deel van) het begeleidingsdossier wordt getoond (2) de inhoud van een geselecteerd begeleidingsdossier-item wordt getoond, bijvoor-beeld de lijst met documenten in het zorgdossier, of de documenten met betrek-king tot de thuissituatie. deze documenten kunnen hier ook worden geopend.

- selecteren en overnemen van informatie (3) een document of een deel van de informatie worden geselecteerd en door middel van een andere functie van het systeem worden opgenomen in het Begeleidings-dossier

Controlesin de gehele functie mogen geen mutaties gedaan worden.

Actiesacties bij interface-element 1:- een begeleidingsdossier-item kan worden geselecteerd en geopend


acties bij interface-element 2: - Een specifiek document kan worden geopend met de bijbehorende (kantoor)

applicatie(s).

acties bij interface-element 3: - een andere functie (onderhouden Begeleidingsdossier) van het systeem wordt

parallel opgestart. - de optie om bepaalde gegevens of een heel document over te hevelen van het

bericht Begeleidingsdossier naar de functie onderhouden Begeleidingsdossier.

Gegevensgegevensset: Bericht begeleidingsdossierGegeven: Identificatie Deelnemer- Burgerservicenummer - naW-gegevens - etc.

gegeven: Begeleidingsitem(s)- titel item - item groep - classificatie (set van aanpasbare classificatiegegevens) • zorgitem • leerbeperking • thuissituatie • etcetera - eventueel verwijzing naar set van documenten - eventueel notitie - (eigenaar item)

gegevensset: aanvragergegeven: aanvragerattributen: - verwijzing naar bekende relatie (waarin: naW, naam instellingen etc. beschikbaar is) - e-mail-adres - gebruikersnaam en Wachtwoord voor toegang tot download site

triple a, eerste druk 2009 Tekst en tekstredactie: triple a, Zoetermeer fotografie: Beeldsmaak amersfoort Vormgeving en opmaak: linda van drie, amersfoort, Opmaak: sonja Kamer, amersfoort Druk: drukkerij Wilco, amersfoort

op het gebruik van dit materiaal is een creative commons licentie van toepassing. ga naar http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/nl/ om deze licentie te bekijken.

COLOfON

Triple A ontwerp & onderzoek Paletsingel 30 2718 NT zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl

6. Digitale Overdracht Deelnemergegevens

Documents

Transcript of 6. Digitale Overdracht Deelnemergegevens