Integrale project- en resourceplanning succesfactor in dienstensector

Veel dienstverlenende organisaties die projecten uitvoeren, hebben nog steeds problemen met de verdeling

van mensen en middelen over hun project- en lijnactiviteiten. Mensen worden meer dan honderd procent

ingepland doordat de organisatie er niet in slaagt actuele informatie beschikbaar te stellen per afdeling,

vestiging of land. Tegelijkertijd is er geen actueel inzicht in kosten en voortgang. Een werkwijze die vanzelf­

sprekend onvoldoende is voor bedrijven die veel projecten uitvoeren met medewerkers die verschillende

achtergronden hebben en uit verschillende bedrijfsonderdelen moeten komen. Een geïntegreerde project­

en resourceplanning is dan ook een 'must', wil een projectorganisatie succesvol zijn. Softwareondersteuning

helpt daarbij.

n 2010 publiceerde de Aberd ee n Group de uitkomsten

van ee n onderzoek I naa r succesfactoren va n projec ten

in de djenstverlenende sector. De researc ho rganisa tie

interviewde vertegenwoordigers van 315 organisaties ove r

hun projeclrcsultaten e n de male waarin zij gebruikmaken

van projectmanagementsoftware. Op basis van de uitko m­

s te n van dit onderzoek s te ld e de Aberdeen Croup ee n

aantal karakte risti e ke n vast van orga ni sa ties die bovenge­

middeld presteerden op prOj ec tgebied. Deze 'bes t in

class'-organisaties slaagden e rin om 91 proce nt van de

proj ec te n op tijd of ee rde r op te leveren e n rondden 96

proce nt vao de projecte n binn en budge t af. Voor de

pro jecten di e niet binne n budget worde n afgerond . was de

ge midde lde ove rrun zeve n proce nt. Deze organi sa ti es

AUTEUR "11"

ma naging director van Oeltek Benelux.

ontwikkelaar en leverancier van geïntegreerde

lieten ve rde r een jaa rlijkse stijg ing van 37 proce nt in de

win s tgeve ndh e id van hun projecten zieh .

U L De o nde rzoeke rs van d e Abe rdee n G roup s te lde n vast dat

bijna drie kwart van de succesvolle organisati es so ftwa re

inzet voo r de integratie van proj ectplanning e n resourcc­

planning. Bij 57 proce nt van deze o rganisat ies zijn deze

oplossingen verpl aats t van d e desktop (lees: Excel) na ar

het nivea u van d e organisatie a ls geheel. Verder heeft 53

proce nt van de o rga ni sa ti es ze lf bes t practices voor

projec tma nage me nt gede fini ee rd e n gedocumentee rd.

Deze c ijfers geven aan dat e r du s meerwaarde is te

realise re n door he t in gebruik ne me n van een bed rijfs­

brede applicatie voor plannin g. sc heduling. managem e nt

en rappo rtage: en kostprijsberekening. En dit is nu precies

het te rre in va n Enterprise Resource Planning (ERP) voor

proj ec torgan isa ties .

E f:.VCEG [W A E De traditionele bedri jfsin.forillaliesystem en zijn vooral

gericht op de productie- en logist ieke activiteiten van

organisaties die werken me t l)ts ieke producte n. Softwaresy­

stemen ter o nde rsteuning van onder meer productieplan­

ning, route rIng van grondstoffen. halffabricaten en

e indproducte n, bill -of-materials en MRP-be rekeningen voor

materia a lbehoeften, Deze oplossingen zijn vee l minder

gesc hikt 0111 projec tgestuurde orga nisati es te ondersteunen

bij proj ec tman age ment. Da arom zijn e r de afgelopen jaren

specifiek voo r deze sector o ntwikkeld e sys temen op de

onderstenen van de hele projectcyclus. Voorbeelden van die

functionaliteit zijn: ondersteuning van projectstructuren

(WBS), projectbudgettering, uren- en onkostenregistratie,

bepaling van OHW-posities in projecten en project- en

resourceplanning die ~olledige geïntegreerd is met de finan­

ciële administratie van de organisatie.

Die integratie heeft in alle fasen van een project potentiële

meerwaarde. Dat begint al in de acquisitiefase. Iedere

projectorganisatie onderkent het belang van een goede

budgettering tijdens de acquisitie. Er zijn echter weinig

organisaties die gebruikmaken van de kennis die ze eerder

op dit vlak hebben opgebouwd. Een specifiek ERP-systeem

voor projectondersteuning helpt hierbij. door eerdere

budgetten en werkelijk gerealiseerde gegevens besch ikbaar

te stellen. Uiteraard is dit een uitstekend hulpmiddel bij het

maken van scherpe en tevens realistische begrotingen.

UITVOE NG In veel bedrijven ligt er een duidelijke scheiding tussen de

acquisitie en de uitvoering van een project. In veel gevallen

moet een financiële administratie een project na gunning

aanmaken, voordat medewerkers hun uren en kosten

kunnen boeken. Bij sommige organisaties gaan daar dagen

en soms zelfs weken overheen. Dat is onwenselijk en ook

onnodig, omdat dit met een geïntegreerd systeem feitelijk

met één druk op de knop mogelijk is. Alle informatie is

immers al in het acquisitieproces verzameld en beschreven

en dus eenvoudig om te zetten naar een concreet project­

plan, inclusief bijhorend budget, projectfasering en andere

relevante gegevens. Dit zorgt niet alleen voor tijdwinst maar

reduceert ook de foutgevoeligheid die onlosmakelijk

verbonden is met niet-geïntegreerde informatiesystemen.

Integralie met resourceplanning van de staande organisatie

is een ander wezenlijk onderdeel van een ERP-systeem voor

projectorganisaties. Projecten staan of vallen met voldoende

beschikbaarheid van de juiste medewerkers op het juiste

moment. Het maken van een juiste toekenning van de juiste

mensen aan een groot aantal trajecten is een complexe

puzzel en het onvolledig oplossen van deze puzzel kan een

organisatie veel geld kosten. Een verhoging van de gemid­

delde bezettingsgraad met één procent leidt in een bedrijf

met honderd factureerbare medewerkers al gauw tot een

toename van de omzet met tenminste honderdduizend euro.

Bij gelijkblijvende kosten is eenzelfde effect op de winst

voor belasting te verwachten.

De impact van resourceplanning gaat overigens nog verder.

Bij de projectmanager is immers op elk moment bekend of

er voldoende medewerkers 7.ijn om het project conform

afspraak uit te voeren. Hij of zij wordt dus niet achteraf >

r---------.-------------------.--------------------------------,----------------------------, ACTIONS CAPABILITIESPRESSURES ENABLERS

- Meer

concurrentie

- Lagere

prijzen

- Lagere

marges

- Vaststellen en implemente­

Jen van standaard project­

methodologie op basis van

best practices

- Investeren in technologie

voor het olldersteunen van

projecten

- Projectbeheer en projectuitvoering geïntegreerd

en gecoördineerd met klantenservice- en

delivery-organisatie

- Business development en projectmanagers

werken samen aan reële klantverwachting

- Beslissers worden in realtime op de hoogte

! gehouden van voortgang en kunnen meteen

ingrijpen bij verstoringen

- Realtime inzicht in alle kosten

- Continue monitoring van klanttevredenheid

- Projectplanning

- Projectmanagement en rapportering

- Projectkostencalculatie

- Samenwerkingstools

- Offertetraject

- Contractmanagement

- Workflow-automatisering

- Onderaannemerbeheer

- Documentmanagement

- Change management en controle

- Servicemanagement

I P/\CE-raamwerk: samenh.3Ilg 11(1 overzicht van mogrlijke actl~ L'n potenUele voordelen van tedJnulogl lruel hij liet (1.].lr e 'n i oger niveau til!

projeclactlvlleiten. (Bron: Ah, e<n Group, 2010)

> verrast omdat te weinig voortgang is geboekt als gevolg van

te weinig medewerkers. En mocht de planning aantonen dat

er behoefte is aan extra capaciteit, dan biedt de resource­

planning uitkomst door aan te geven welke andere mede­

werkers wel beschikbaar zijn.

Projectplanning kan dus niet zonder resourceplanning en

andersom. Het is niet mogelijk een goede resourceplanning

op te stellen zonder te weten welke activiteiten in welke

projecten een organisatie moet faciliteren. Ook kan een

onderneming geen goede activiteitenplanning maken als zij

niet weet of medewerkers van het juiste niveau beschikbaar

zijn om die planning ook te realiseren. De beschikbaarheid

van een module voor de resourceplanning binnen ERP biedt

hiervoor de vereiste informatie.

BIJZONDE. E UITO GINGfN In bijzondere si tuaties, zoals het huidige econo mische

klimaat, wordt het belang van ERP voor het projectmanage­

ment nog eens extra onderstreept. De marges staan onder

druk, waardoor professionele dienstve rleners extra scherp

moeten zi jn in hun projectuitvoering. Kleine marges laten

immers weinig ruimte voor het maken van fouten . In zo'n

situatie is het van belang dat een organisatie voortdurend

op de hoogte is van de actuele financiële stand van zaken in

elk van de projecten.

UP-TO OA E INFORMA~JEVOO JENI G Dit voorbeeld is nog verder door te voeren. Een effect van

het huiçlige economische klimaat is de teruggelopen

beschikbaarheid van kredietruimte. Het is daarmee voor

organisaties extra belangrijk om op hun werkkapitaal te

letien. In het geval van projecten op basis van nacalculatie is

het beschikken over up-to-date inzicht in gewerkte uren en

gemaakte onkosten essentieel voor een snelle en accurate

facturatie aan de klanten.

Een ERP-systeem zorgt voor een directe koppeling tussen

deze uren en onkosten en de facturatie aan de klanten . In

een project op basis van een vaste prijs geldt dat het

afronden van een bepaalde projectfase reden is voor

facturatie aan de klant. Zonder ERP-oplossing moet een ;;;1 i h·

ERP-oplossing is dit door de projec tmedewerkers zelf te

sturen op basis van voortgangsrapportages. Wanneer alle

activiteiten van een fase gereed zijn, krijgt de projectmana­

ger de melding dat de factuur verstuurd kan worden en leidt

een worknow tot het informeren van de financiële afdeling.

MWE k Is een specifiek voor projectorganisaties bedoeld ERP­

systeem zaligmakend? Nee, maar het is wel een heel goede

stap in de juiste richting. Het maakt projecten inzichtelijk

en zorgt ervoor dat de juiste informatie beschikbaar is om

tijdig beslissingen te kunnen nemen. Het helpt bij het

eenduidig vastleggen van alle informatie en zorgt voor

rappo rtage aan belanghebbenden. Het is een noodzakelijke,

maar geen allesbepalende voorwaarde voor succes. In het

eerder aangehaalde onderzoeksrapport van Aberdeen

Group presenteert het onderzoeksbureau een raamwerk

voor organisaties die hun projectactiviteiten naar een hoger

plan willen brengen. Dit PACE-raamwerk (zie tabel) biedt

een samenhangend overzicht van de acties die mogelijk zijn

en de potentiële voordelen van de inze t va n technologie.

·oeus EN ~lICHT Om een optimaal presterende projectenorganisatie te

realiseren, zijn focus en inzicht onmisbaar. Het is dus altijd

zaak om heldere doelstellingen te formuleren en te zorgen

voor inzicht in de planning en resources. Dit is vooral voor

grotere organisaties een uitdaging, omdat hier toch vaak in

kleine koninkrijkjes wordt gewerkt waarin lokale managers

zich richten op lokale resultate n. Met een omvattend

ERP-systeem is dit te voorkomen. Een ERP-systeem specifiek

voor projectenorganisaties helpt organisaties om sneller

beslissingen te nemen op basis van actuele gegevens e n

stuurinformatie. Afwachten hoe een project verlopen is en

of er daadwerkelijk geld mee verdiend is, is daarmee

verleden tijd. Realtime inzicht in de projecten komt hiervoor

in de plaats en daarmee een maximale kans op een

succesvol project. <

;

NOT[ 1 n ;,

~

1 n Voln d

I~