14/11/2019

1

Digital@De Lovie

Studiedag VIVO – Let’s get Digital

14/11/2019

1

De Lovie vzw

2

Bijkomende problemen (medisch, 

gedrag, fysiek)

Personen met een 

verstandelijke handicap

Welzijn maximaliseren

Zorg op maat

14/11/2019

2

De Lovie vzw

3

Vrijwilligers: 120

Personeel: 530 VTE Cliënten: 700

Vestigingsplaatsen: 30 in ruime Westhoek

WOONONDERSTEUNING

DAGONDERSTEUNING

INDIVIDUELE BEGELEIDING

ONDERWIJS/BEGELEID WERK

Bedoeling van deze sessie

4

14/11/2019

3

Digitaliseren? Waarom nu?

5

4 REALITEITEN

• Cliënt centraal & co‐creatie verwachting

• Complexere processen, big data & privacy

• Ecosystemen en samenwerkingen i.f.v. ondersteuningscirkels

• Nood aan innovatie & wendbaarheid

Succesfactoren voor digitale transformatie

6

* Digital Transformation PACT Report

14/11/2019

4

Digitaliseren = integreren

7

PEOPLE

8

14/11/2019

5

Fit4Digital

9

• Organizational Agility

• “When the rate of change inside an organization becomes slower than the rate of change outside, the end is near”. (dixit Jack Welch)

• Hoe bereiken? 

• Digital Agility: 4V Digital Leadership Model: Digital Champions

• Lean Agility: Lean Management & Veranderingskundigen: Sterrollen

• Hoe organiseren?Pilootprojecten (overkoepelend)

Experten (overkoepelend)

Voortrekkers (in alle groepen)

Alle medewerkers

4V Digital Leadership Model

10

* Vlerick Business School

Management ‐1 visie en gem. 

bedoeling

Project SPOCS –

implementatie/roadmap

Innovators –Scouting 

ExperiMentors– Testing/Omzetting

14/11/2019

6

Digital Champions

- Vigilant Champions

• Alert voor nieuwe digitale kansen en bedreigingen buiten de eigen organisatie

• Nieuwe tendensen duidelijk maken binnen de organisatie

• Anderen inspireren om anders/slimmer te werken

- Voyager Champions

• Zet de juiste mensen samen om ideeën te testen en om te zetten naar de praktijk

• Focusgroepen opzetten met een systematische aanpak 

11

Digital Champions

- Visionary Champions

• Visie en duidelijke richting voor de organisatie

• 1 richting

• Kernactiviteiten formuleren en partnerships aangaan

- Vested Champions

• Uitrollen naar de volledige organisatie

• Verantwoordelijk voor de roadmap en tijdige uitvoering

• Het overzicht bewaren

12

14/11/2019

7

Lean Sterrollen

13

VERANDERINGSKUNDIGEN

PROCESS

14

14/11/2019

8

Processen?

15

- Digitaliseren is geen doel op zich

• Digitaliseren van een bestaand proces is geen oplossing om “verspilling” tegen te gaan + het wordt moeilijker om dit naderhand nog aan te pakken 

• Processen = veel verborgen vormen van verspilling

- Lean‐aanpak:

1. Maak de activiteiten in het proces inzichtelijk met medewerkers die het werk uitvoeren (bv. value stream map, swimlane,… )

2. Bepaal welke activiteiten als waarde‐toevoegend  worden ervaren en waar de “verliezen” zitten of onnodige stappen

3. Prioriteer de verbeteracties – welke actie heeft een business case en zijn relevant i.f.v. digitalisatie?

4. Verbeter het proces – PDCA‐cirkel

Lean Agility en Verandering

16

14/11/2019

9

TECHNOLOGY

17

Traject De Lovie vzw

18

2018‐20202016‐20182014‐2015…‐2014

• 1978: eerste IT‐systeem

• Jaren ‘80: eerste netwerk

• Jaren ’90: eigen ontwikkelingen

• Jaren ‘00: Eerste geïntegreerde administratieve en zorgpakketten

• Jaren ‘00: Nieuw boekhoud‐ en voorraadpakket

• 2014: vernieuwing serverinfrastructuur, verbetering security, zekerheid,….

• 2014: vastleggen partnerships & SLA’s

• 2014‐2015: nieuw uurroosterpakket 

• 2014‐2015: Opstart lean‐trajecten

• 2016: Keuze nieuw boekhoud‐ en voorraadpakket –keuze voor koppeling aan CRM pakket

• 2017: Implementatie geïntegreerd ERP‐pakket Microsoft Dynamics CRM & Navision 

• 2018‐2019: Keuze nieuw administratief‐ en zorgdossier

• 2019‐2020: Implementatie geïntegreerd administratief‐ en zorgdossier

14/11/2019

10

Nieuw ondersteunend pakket

19

• Bestaande toepassing: major update of nieuw pakket?

• Start zoektocht nieuw pakket: samenwerking met 

Nieuw ondersteunend pakket

20

14/11/2019

11

Nieuw ondersteunend pakket

- Lastenboek en afgeleide vragenlijst

21

Lastenboek: 123 bladzijdenVragenlijst: 614 vragen

Interviews & procesbeschrijving key‐users

Leveranciers Long‐List

Nieuw ondersteunend pakket

- Shortlist en case demo 

22

Echte dataEchte workflowsDuidelijk kaderenVraag tot demonstratie van alle standaardfunctionaliteiten en aanduiding van maatwerk

14/11/2019

12

Nieuw ondersteunend pakket

- Vergelijkend verslag shortlist toepassingen• Upgrade bestaand pakket

• Pakket van de sector

• Pakket uit de profit

23

Nieuw ondersteunend pakket

- Keuze: 

24

14/11/2019

13

Nieuw administratief‐ en zorgdossier

- Bestaande toepassing end‐of‐life

- Start zoektocht nieuw pakket – samenwerking met andere voorzieningen

25

Overzicht zorgpakketten

Toetsingscriteria

Selectie pakketten

Afspraken keuzetraject

KERNGROEP: ADMIN/ZORG/IT

Nieuw administratief‐ en zorgdossier

- Beperkt lastenboek met basisprincipes

• Duidelijke keuze voor standaardoplossing 

• Beperken maatwerk i.f.v. onderhoud en complexiteit

• Duidelijke voorkeur voor een geïntegreerd pakket

• Bepalen van domeinen die vervat moeten zitten

• Afstappen van oude structuur

26

14/11/2019

14

Nieuw administratief‐ en zorgdossier

- Stap 1: Toepassingen long list – brede kijk• Voorziening – eigen toepassingen

• Toepassingen andere sectoren (bijzondere jeugdzorg, psychiatrie, WZC,…)

• Binnenland/buitenland

• Toepassingen voor profit‐organisaties/industrie (bv. koppeling met ERP‐pakket)

- Stap 2: Toetsing aan basisprincipes/lastenboek

27

Nieuw administratief‐ en zorgdossier

- Stap 3: Selectie van 14 toepassingen ter evaluatie 

- Stap 4: Afspraken keuzetraject• Volgen van een eerste demo in organisaties (niet door maar wel in 

aanwezigheid van de leverancier) door de kerngroep

• Vergelijkend evaluatieverslag door de kerngroep + knelpunten (bv. admin. luik)

• Shortlist 4 pakketten (mix geïntegreerd/niet‐geïntegreerd)

• Demo leverancier bredere groep van 20 sleutelpersonen over alle functieprofielen op basis van een casedemo en workflowsimulatie

• Finale evaluatie (incl. pricing) 

28

14/11/2019

15

Nieuw administratief‐ en zorgdossier

29

- Snelle ontwikkelingen dankzij platvorm LiCQuid

- ‘Vinger aan de pols’, dus steeds conform de wetgeving 

- Gemaakt met behulp van input uit de sector, tot op vandaag

- Samenwerkingen met toonaangevende voorzieningen

- Ondersteuning van begin tot … 

- Vlotte en kwaliteitsvolle implementatie 

INTEGRATION

30

14/11/2019

16

Integratie

- Aandacht voor stuurgroep/SPOCs/projectteams

- Continue samenwerking tussen ontwikkelaars en gebruikers

- Agile Scrum Methodiek

31

Nieuw administratief‐ en zorgdossier

32

14/11/2019

17

33

Let’s get 2 Work

34

14/11/2019

18

Alles start met 5 vragen…Bepaal uw strategie!

1. Is er nood aan verdere digitalisering binnen uw organisatie en wat zouden tussentijdse einddoelen (TO BE) kunnen zijn?

2. Wat is de stand van zaken op dit moment (AS IS)? 

3. Wat is het verschil tussen huidig en gewenst? Gaat het hier om verbeteren, vernieuwen of radicaal veranderen? (GAP)

4. Waar zit potentieel weerstand, blokkades en energie (individu, groep en organisatie)? (ENABLERS/BLOCKERS)

5. Wat zijn kritische succesfactoren op vlak van medewerkers, processen en technologie? (CSF)

35

Canvas oefening ‐ aanzet

36

14/11/2019

19

Bedankt! Vragen?

37