Native Consulting Adviseurs op het snijvlak van informatiemanagement, bedrijfsvoering en politiek

Impact van decentralisaties op informatiebeleid en ICT

Jan 2014, drs Kees van den Tempel, MBA

Wat houden de decentralisaties in?

De rijksoverheid heeft besloten tot de decentralisaties in het sociale domein. Achterliggende motivatie voor dit

besluit is enerzijds financieel gedreven, er moet namelijk bezuinigd worden, en anderzijds het streven naar een

meer geïntegreerde zorg. Dit heeft geleid tot een nieuwe participatiewet, de decentralisatie van een deel van

de AWBZ en de decentralisatie van de Jeugdzorg naar gemeenten.

Gemeenten staan voor een flinke bijna

tegenstrijdige opgave: enerzijds al deze

activiteiten integreren in de bestaande

bedrijfsvoering met minder geld dan voorheen

beschikbaar was, en tegelijkertijd dezelfde

kwaliteit van zorg blijven leveren. Bijkomend

complicatie is dat al deze taken open eind

regelingen zijn; je kan in november niet

stoppen met het leveren van zorg omdat het

geld voor dat jaar op is. En belangrijk om te

weten is dat het meeste geld besteed wordt

aan professionele zorg, dus vooral in de top

van de zorgpyramide moet bezuinigd worden.

Filosofie achter de decentralisaties

De filosofie achter de decentralisaties in het sociale domein bestaat uit drie onderdelen die is samengevat in

één slogan: één gezin, één plan, één regisseur.:

1. Doordat gemeenten integraal verantwoordelijk worden voor zorg, welzijn en onderwijs, zal men meer in

staat zijn om overzicht te krijgen op de situatie van één gezin of een cliënt. Door het betere overzicht kan een

escalatie van problemen voorkomen worden (vroegsignalering c.q. preventie)

2. Men introduceert het principe van Eigen Kracht; dit betekent dat er niet gekeken wordt wat cliënten en

gezinnen niet meer kunnen en waarbij eerder nog aanvullende zorg geregeld werd (compensatiebeginsel),

maar veel meer naar wat cliënten en gezinnen nog wel kunnen. Dit is een cultuurverandering die niet stopt bij

cliënten: ook zorgprofessionals, bestuurders, ambtenaren moeten in deze cultuurverandering mee

3. Tegelijkertijd wordt de oplossing voor cliënten en gezinnen meer gezocht in algemene voorzieningen dan in

maatwerk. Elke gemeente dient te beschikken over een lokale basis-zorg-infrastructuur, die bestaat uit

maatschappelijke partijen, (sport)verenigingen, buurtverenigingen, etc. om er voor te zorgen dat cliënten

minder snel doorstromen naar de duurdere professionele zorg.

Financiële- en zorg risico’s

De gemeente loopt een financieel risico

bij de invoering van de decentralisaties

in het sociale domein. De begroting van

elke gemeente zal voor meer dan 50%

gaan bestaan uit gelden bestemd voor

de sociale wetgeving. Het

inkomensdeel van de participatiewet is

duidelijk bestemd en niet verbonden

met de rest van de gemeentelijke

begroting. Maar de overige wetten

(jeugd, WMO, reintegratiedeel van de

participatiewet) worden gefinancierd

uit het Sociale deelfonds en staan in een open verbinding met de rest van de reguliere begroting. Aangezien de

sociale wetten allemaal open-eind-regelingen zijn, is er bij een grote zorgvraag de kans dat de reguliere

Native Consulting Adviseurs op het snijvlak van informatiemanagement, bedrijfsvoering en politiek

begroting aangesproken moet worden, met alle gevolgen van dien op de overige gemeentelijke

dienstverlening. Wanneer de budgetten niet toereikend zijn, loopt ook de kwaliteit van de zorg gevaar.

Wat is de globale ontwikkelopgave?

De filosofie achter de decentralisaties moet er voor zorgen dat de totale kosten omlaag gebracht gaan worden.

Kijkend naar de zorgpyramide betekent dit dat de gemeente er voor moet zorgen dat cliënten zo laag mogelijk

in de pyramide hun zorg ontvangen. Dienstverleners en betrokkenen in de top van de pyramide, maar ook in de

lichte- ondersteuningslaag moeten gemotiveerd worden om cliënten in een lagere laag terecht te laten komen,

waarbij nog steeds optimale zorg wordt

geleverd.

Het slimmer organiseren van de

gemeentelijke sociale taken wordt

aangepakt door een tweeledige

benadering:

- De mens- zorg en welzijn gerichte

benadering via wijkteams,

organiseren van basiszorg

infrastructuur, mantelzorg, eigen

kracht, loslaten en vertrouwen

implementeren in de hele keten.

- De technische benadering door alle

informatie rondom het gezin

compleet te krijgen waardoor een

betere regie en sturing mogelijk is.

Ook kan men door analyses o.a.

betere preventie mogelijk maken.

E.e.a wordt duidelijk gemaakt door de

activiteiten van de gemeente c.q. regio

uit te zetten in het bijgevoegde

kwadrant. Hieruit wordt snel duidelijk welke of ook de informatievoorziening de juiste aandacht krijgt binnen

de plannen van de gemeente. Eén gezin, één plan, één regisseur draait uiteindelijk voor een groot gedeelte

over de informatie op orde!

De Vijf kernvragen t.a.v. informatievoorziening

De informatievoorziening van de decentralisaties wordt daarmee bepaald door 5 vraagstukken:

1. Communicatie en informatie: Het betreft het informeren van burgers over de mogelijkheden die de

gemeente biedt. Denk hierbij aan de sociale kaart, regelhulp.nl, eigenkrachtwijzer, burgerinitiatieven, het

Centrum voor Jeugd en Gezin, gemeentelijke website, etc.

2. Intake, toegang en planning: Hoe krijgen we het dossier rondom één gezin compleet? Hoe leveren keten-

en maatschappelijke partners en gemeente gegevens aan? Hoe functioneert het e-loket of het

burgerportaal? Hoe gaat de regisseur werken met deze gegevens? Hoe zorgen we dat het keukentafel

gesprek vastgelegd wordt, alsmede de vraagverheldering,

3. Uitvoering en productlevering: Hoe gaat de gemeentelijke dienstverlening en uitvoering er uit zien? Met

welke backoffice-systemen worden de gemeentelijke producten geleverd? Welke rol heeft het KCC hier in?

Hoe wordt de informatievoorziening geïntegreerd in de gemeentelijke IT-architectuur?

4. Regie op regie: Sturing en verantwoording: Hoe zorgen we voor regie op de dienstverleners en de

regisseurs? Hoe worden kosten in de hand gehouden en de zorg geoptimaliseerd? Hoe leveren we cijfers

aan het Rijk t.b.v. de uitkering uit het gemeentefonds? Hoe krijgen we gegevens van onze ketenpartners?

Is de vraagkant (het Rijk) afgestemd op de aanbodkant?

5. Preventie: Analyse en vroegsignalering: Wanneer de gemeente beschikt over grote aantallen gegevens,

met welke analysetechnieken word preventie en vroegsignalering geïmplementeerd?

Voor verschillende vraagstukken moeten er tussen verschillende partijen afspraken gemaakt worden over de

uitwisseling van gegevens. Dit moet o.a. onderdeel zijn van het inkooptraject. Bij deze uitwisseling van

Native Consulting Adviseurs op het snijvlak van informatiemanagement, bedrijfsvoering en politiek

gegevens speelt ook de mate van detail een rol. Bijvoorbeeld bij een dossier van een gezin: is het genoeg om te

weten wie , wanneer, welke zorg levert, of moet er ook inhoudelijke detailinformatie aangeleverd worden.

De juiste informatiestrategie is afhankelijk van de doelstellingen die de gemeente heeft gesteld t.a.v. het

leveren van de zorg. Maar ook de overige bedrijfsvoering, de politieke koers etc beinvloeden deze, zoals

weergegeven in onderstaande afbeelding:

Risico’s en aandachtspunten voor de gemeente m.b.t. ICT

- Gemeenten moeten dezelfde taken uitvoeren met minder geld: dit vereist een scherp financieel inzicht en

prestatie indicatoren. Het ontbreken van sturing betekent minder zorg voor inwoners.

- Veel cijfers liggen bij ketenpartners (zorgverzekeraars, jeugdzorg), en zijn niet direct toegankelijk en up-to-

date. Het mogelijk ontbreken van afspraken hierover zorgt voor zorg- en financiële risico’s.

- Bij de inkoop van zorg moeten er direct afspraken gemaakt worden over informatieoverdracht (o.a. over

cliënten). Het ontbreken van dit punt, kan voor veel verstoringen zorgen in het totale proces.

- Het is van belang om lokale maatschappelijke partners de mogelijkheid te geven om signalen uit de

samenleving vast te leggen. Zonder dit is het dossier niet compleet wat leidt tot suboptimale zorg.

- De uitvoering van de decentralisatie-taken wordt gereguleerd door wetgeving gerelateerd aan

informatievoorziening: o.a. Wet op de Basisregistratie, Wet Eenmalige Uitvraag, Wet Elektronisch

Bestuurlijk Verkeer en de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Deze zijn vaak tegenstrijdig.

- Informatievoorziening is van belang voor de controle op doeltreffendheid, doelmatigheid en

rechtmatigheid naar de gemeenteraad, inspecties, ministeries, de regio en provincies.

- De overdracht van dossiers bij verhuizing van cliënten naar een andere gemeente moet geregeld worden.

- Regisseurs en zorgverleners moeten inzicht in digitale dossiers van cliënten hebben op locatie bij de cliënt.

De vraagstelling en de risico’s vragen om een prominente aanpak en de verbinding naar beleidsmedewerkers

sociale zaken, bestuurders en directie. De risico’s op slechte zorg of financiële tekorten zijn simpelweg te groot.