1. ShareNet
De informatiespecialist maakt
het plaatje compleet
Raymond Snijders
Senior informatiebemiddelaar, Windesheim

2. Even voorstellen
Raymond Snijders
Senior informatiebemiddelaar
Student- en Onderwijsservices Windesheim
Blog: www.rsnijders.info/vakblog
Twitter: twitter.com/rsnijders
Op dit werk is een Creative Commons Licentie
van toepassing.
3. Wat is ShareNet?
4. Kortom, een erg technisch project
5. Wat moeten mensen
die verstand hebben van boeken
nu met ShareNet?
6. Even inzoomen op ....
Documenten en bestanden van Novell directories naar ShareNet
7. Documenten in ShareNet
Een andere manier van werken met documenten
8. Voor ShareNet
Persoonlijk -> van en voor jezelf op de eigen netwerk schijf
Afdelingsdocumenten -> beschikbaar en bedoeld voor collegas op een groepsdirectory
Maar

Overgecompliceerde rechtenstructuren op de groepsschijven 9.Samen (kunnen) werken aan documenten bleek gecompliceerd 10.Extreem uitgebreide mappenstructuren 11.Geen zoekmogelijkheden 12.2 TB aan data die voor 80% verouderd was

Ongestructureerd!
13. Document management plan
Analyse van alle groepsdirectories
Grootste gemene deler destilleren
Vertalen naar een inrichtingsmodel voor document bibliotheken op ShareNet
14. Document management plan

Persoonlijke documenten / Project documenten / Afdelingsdocumenten 15. Afwijkende document bibliotheken en omgevingen voor te onderscheiden type document 16. Verlaten van mappenstructuren 17. Introductie van kenmerken meegeven aan documenten 18. Verplicht gebruik van kenmerk categorie 19. Introductie tags en tagcloud

Maar hoe migreren we de documenten van de oude naar de nieuwe omgeving?
20. Hoe en wat vertellen we onze klanten?
21. Samen met de gebruikers

Alle medewerkers kregen een eigen usb stick voor backup 22. Backups van groepsdirectories aanbieden aan elke afdeling 23. Opschonen van alle niet gebruikte documenten conform eigen definities. Migratieplan per afdeling. 24. Uitleg, handleidingen en presentaties over nieuwe werkwijze met documenten op ShareNet op zowel MySite, TeamSites als MyDepartment

Niet alles ging zoals gehoopt

Mapjes worden erg gemist 25.Aan elk document kenmerken hangen wordt als erg veel werk beschouwd en dus.. 26.Tags worden slechts sporadisch gebruikt 27.Zoekfunctie werkt nog niet optimaal 28.De vereiste cultuuromslagis onderschat 29.Mensen houden hun oude vertrouwde werkwijzen vast, tegen wil en dank

Maar er is ook veel goed nieuws
30. Veel (groepen) collegas kijken nu voor het eerst hoe ze echt met documenten (samen) willen werken
De rol van informatiespecialisten in een groot ICT project is duidelijk geworden
Het belang van document management en het laten aansluiten op de eigen werkprocessen begint te dagen
De vraag vanuit Schools en diensten om ondersteuning door informatiespecialisten wordt luider. Dit vereist wel een nieuwe aanpak! Cultuuromslag aan beide zijden
31. Ook een ICT project is pas compleet
als je de informatiespecialist niet vergeet
32. Bedankt voor de aandacht. Nog vragen?
Raymond Snijders
Sr. Informatiebemiddelaar
rgj.snijders@windesheim.nl
rsnijders@gmail.com
rsnijders.info/vakblog
twitter.com/rsnijders
33. Credits voor de fotos

http://www.sxc.hu (diverse fotos zonder naamsvermelding licentie) 34. http://www.flickr.com/photos/misterian/3749440309/ 35. http://www.flickr.com/photos/dalager/2613031994/ 36. http://www.flickr.com/photos/lamentables/2216559607/ 37. http://www.flickr.com/photos/cindy47452/1624383308/ 38. http://www.flickr.com/photos/phill_dvsn/3771483293/