2

Gezamenlijk Perspectief:Gezamenlijk Perspectief:

Proma BV levert:• Projectleider• Voorzitter• Notulist• Projectteam

Opdrachtgever levert:• Mensen met materiekennis (indien aanwezig)

Uitzendbureau:• Vult het projectteam aan waar nodig.

3

Gezamenlijk Perspectief:Gezamenlijk Perspectief:

Project bevat:• Fasen• Mijlpaalproducten

FasenIedere fase bestaat uit een aantal activiteiten die door medewerkers in de rol van een projectfuntie worden uitgevoerd.; Één medewerker per activiteit heeft de eindverantwoordelijkheid.

MijlpaalproductenElke fase wordt afgesloten met een mijlpaalproduct welke goedgekeurd moet worden door de opdrachtgever.

4

Gezamenlijk Perspectief:Gezamenlijk Perspectief:

Activiteiten:• kunnen resources nodig hebben vanuit de opdrachtgever• kunnen resources nodig hebben van buitenaf• Er is een begin- en een einddatum per fase en voor het hele project.

5

Probleemstelling:Probleemstelling:

Het probleem is: Projecten worden niet goed geleid en er is geen standaard proces wat wordt gevolgd. Fouten worden niet bijgehouden.

Dit beïnvloedt: De klant, de projectleden en toekomstige klanten.

De impact hiervan is: Projecten lopen ongestructureerd er zijn geen overzichtelijke rapportages voor de klant op te leveren. Omdat er geen goede evaluatie is van de problemen kunnen deze niet worden voorkomen in nieuwe projecten.

Een succesvolle Een goed Project Management Systeem om oplossing zou zijn: projecten te kunnen beheersen en optimaliseren.

6

De eisen aan en de grenzen van het project:De eisen aan en de grenzen van het project:

• Het te leveren eindproduct dient een document te zijn aan de hand waarvan het uiteindelijke managementtool gebouwd kan worden.

• De managementtool zal opgebouwd zijn uit een relationele database (MS access) voorzien van eenvoudige GUI.

• Met behulp van de nieuwe tool moet voorzien kunnen worden in de informatiebehoeften

7

De context waarin de opdrachtgever het systeem zal gebruiken:De context waarin de opdrachtgever het systeem zal gebruiken:

In het verleden en nu nog steeds worden er bij deze bouwondernemingen projecten uitgevoerd die na uitvoering als ‘zepers’ aangemerkt worden, waarmee dan bedoeld wordt dat de baten van het project lager waren dan de kosten. De voornaamste oorzaken voor deze zepers zijn dat de projecten niet professioneel opgezet worden, de registratie niet betrouwbaar en onvolledig plaats vindt en er daardoor onvoldoende mogelijkheden zijn om het management van deze bouwondernemingen te informeren over de stand van zaken met betrekking tot lopende en afgeronde projecten. Vanwege de onbetrouwbare en onvolledige informatie worden vaak verkeerde beslissingen genomen.

8

De Belanghebbende:De Belanghebbende:

De tool zal betrekking hebben op het Oosten van Brabant aangezien de bouwondernemingen aldaar deze projectmanagement tool gezamenlijk laten ontwikkelen. Het zal dus ook om gebruik intern gaan en is geen algemeen product.

De Gebruikers:De Gebruikers:

De gebruikers zijn de medewerkers van Proma BV. De projectleiders en de projecleden. Proma bestaat uit meerdere bouwondernemingen die samen de krachten gebundeld hebben op het gebied van projectmanagement.

9

De Belanghebbenden- en gebruikersbehoeften:De Belanghebbenden- en gebruikersbehoeften:

Zowel Proma als de opdrachtgevende organisatie hebben behoefte aan de volgende informatievoorziening:

• Welke medewerkers met hun projectfunctie werken in welke activiteiten en fasen van een geselecteerd project?• Wie zijn voorzitter, projectleider, notulist van een geselecteerd project?• Wie vervullen in welke projecten de rol van projectleider?• Wie vervullen in welke projecten de rol van voorzitter?• In welke projecten (fasen en activiteiten) werkt een geselecteerde medewerker en in welke projectfunctie?• Welke projecten hadden al klaar moeten zijn en hoeveel dagen zijn ze al te laat?• Welke activiteiten van een geselecteerd project waren niet op tijd klaar?• Welke activiteiten van een geselecteerd project zijn inactief gemaakt en welke activiteiten zijn gedurende

de uitvoering toegevoegd?• Welke projectmedewerkers zijn voor een geselecteerde projectfunctie ingezet.• Wat zijn de geplande kosten per fase van een geselecteerd project en wat zijn de geplande kosten van het

hele project?• Welke resources worden in een geselecteerd project gebruikt en voor hoeveel uren (gepland en werkelijk)• Wat zijn de geplande en de werkelijke kosten per fase en activiteit met totalen per activiteit, per fase en het totale project?• Op welke datum moet een geselecteerd project afgerond zijn?

10

Beknopte Glossary:Beknopte Glossary:

UML: Unified Modeling Language. Dit is een notatietechniek die gebruikt wordt bij Object Georiënteerde Software Engineering.

RUP: Rational Unified Process. Dit is een systeemontwikkelingsmethodiek die iteratief/incrementeel is.

VUD: Vereenvoudigd Unified Document. Dit is een groeidocument ten behoeve van projectmanagement.

ERD: Entiteiten Relatie Diagram. Diagram wat relaties vastlegt en uiteindelijk gebruikt wordt in de vorm van tabellen in Access voor de vormgeving.

11

Oude situatie:Oude situatie:

• Projecten zijn zepers

• Onbetrouwbare registratie

• Onvolledige registratie

• Onvoldoende mogelijkheden om het management van de bouwondernemingen te informeren. Over de stand van zaken van de lopende en afgeronde projecten.

• Verkeerde beslissingen ivm onbetrouwbare en onvolledige informatie.

12

Behoefte:Behoefte:

• Meer Projectmatig werken

• Samenwerking tussen verschillende kleinere bouwondernemingen (Samen staan ze sterker)

• Professioneel uitvoeren van projecten.

• Planning en werkelijkheid correct en waarheidsgetrouw registeren

• Projectleiders en het management vd opdrachtgevers voorzien van correte stuurinformatie.

• Nemen van de juiste beslissingen op basis van de juiste informatie

13

Informatiebehoeften:Informatiebehoeften:

Zowel Proma als de opdrachtgevende organisatie hebben behoefte aan de volgende informatievoorziening:

• Welke medewerkers met hun projectfunctie werken in welke activiteiten en fasen van een geselecteerd project?

• Wie zijn voorzitter, projectleider, notulist van een geselecteerd project?

• Wie vervullen in welke projecten de rol van projectleider?

• Wie vervullen in welke projecten de rol van voorzitter?

• In welke projecten (fasen en activiteiten) werkt een geselecteerde medewerker en in welke projectfunctie?

• Welke projecten hadden al klaar moeten zijn en hoeveel dagen zijn ze al te laat?

14

Informatiebehoeften:Informatiebehoeften:

•Welke activiteiten van een geselecteerd project waren niet op tijd klaar?een geselecteerd project afgerond zijn?

• Welke activiteiten van een geselecteerd project zijn inactief gemaakt en welke activiteiten zijn gedurende de uitvoering toegevoegd?

• Welke projectmedewerkers zijn voor een geselecteerde projectfunctie ingezet.

• Wat zijn de geplande kosten per fase van een geselecteerd project en wat zijn de geplande kosten van het hele project?

• Welke resources worden in een geselecteerd project gebruikt en voor hoeveel uren (gepland en werkelijk)

• Wat zijn de geplande en de werkelijke kosten per fase en activiteit met totalen per activiteit, per fase en het totale project?

• Op welke datum moet een geselecteerd project afgerond zijn?

15

Gewenste opzet:Gewenste opzet:

• Wanneer een bouwonderneming een bouwproject wil starten, benadert zij Proma om het project in te richten.

• Proma levert de projectleider, de voorzitter en de notulist van het projectteam.

• De opdrachtgever levert mensen met materiekennis zoals: constructeurs, architecten, opzichters, metselaars, timmervaklieden enz.

• Wanneer de opdrachtgever onvoldoende mensen aan kan leveren met materiekennis, worden deze met een tijdelijk contract aangetrokken via een uitzendbureau.

• Voor ieder project wordt een projectteam samengesteld waarvoor Proma de voorzitter, notulist en de projectleider levert.

• De overige projectteamleden zijn van de bouwonderneming of komen via een uitzendbureau.

16

Gewenste opzet:Gewenste opzet:

• Ieder project is verdeeld in fasen en aan het einde van iedere fase wordt een mijlpaalproduct opgeleverd dat door de opdrachtgever (bouwonderneming) goedgekeurd moet worden alvorens men met de volgende fase kan beginnen;

• een project kan een eigen fasering hebben.

• Iedere fase bestaat uit een aantal activiteiten die door medewerkers in de rol van een projectfunctie worden uitgevoerd;.

• één medewerker per activiteit heeft de eindverantwoordelijkheid.

• De projectfuncties (bv. architect, constructeur, tekenaar, opzichter) zijn niet voor ieder project dezelfde; bovendien kunnen er projectfuncties vervallen en kunnen er projectfuncties bijkomen (hetzelfde geldt ook voor fasen en activiteiten).

• Bij activiteiten kunnen resources nodig zijn (bouwkraan, stenen, bekistingsmateriaal, steigermateriaal, cement enz.).

17

Gewenste opzet:Gewenste opzet:

• Sommige resources hebben de bouwondernemingen zelf; andere moeten gekocht of moeten gehuurd worden.

• Activiteiten kennen een begin- en een einddatum; hierdoor hebben de fasen en dus het gehele project ook een begin- en een einddatum

18

19

20

In het Oosten van Brabant zijn een aantal bouwondernemingen actief die zich bezig houden met het bouwen van woonhuizen die het resultaat zijn van plannen van projectontwikkelaars.

Voor Proma:Voor Proma: Projecten worden niet professioneel opgezet , de registratie is niet betrouwbaar en onvolledig en daardoor zijn er onvoldoende mogelijkheden om het management van deze bouwondernemingen te informeren over de stand van zaken met betrekking tot lopende en afgeronde projecten. Vanwege de onbetrouwbare en onvolledige informatie worden vaak verkeerde beslissingen genomen.

21

De bouwondernemingen hebben de handen ineen geslagen en hebben besloten om gezamenlijk een organisatie op te richten die de bouwondernemingen gaat ondersteunen bij het uitvoeren van projecten.

Na Proma:Na Proma: • De eerste fase van een project is voor ieder project een plan van aanpak. Gedurende deze fase worden de andere fasen vastgesteld en wordt per fase bepaald welke activiteiten er uitgevoerd moeten worden waarna de activiteiten met begin- en einddatum per fase in volgorde gezet zodat ook de volgorde van de fasen vaststaat.

• De volgende stap is dat er een projectleider, een voorzitter en een notulist wordt benoemd.

22

Na Proma:Na Proma: • Hierna worden medewerkers in een projectfunctie en resources aan activiteiten gekoppeld. Tevens dient bepaald te worden hoeveel uren per medewerker per activiteit gepland worden, welke resources gekocht, welke gehuurd en welke uit eigendom van de bouwonderneming worden gebruikt. Bij huur en bij gebruik uit eigen middelen moet het geplande aantal uren opgegeven worden, bij koop het koopbedrag. Bovendien wordt per medewerker aangegeven of deze deel uitmaakt van het projectteam. Een projectteam bestaat uit 5 á 7 personen terwijl er in het project meerdere medewerkers betrokken kunnen zijn. Per projectfunctie geldt een uurtarief; ook voor te huren resources en resources uit eigen middelen geldt een uurtarief. • Wanneer het plan van aanpak goedgekeurd is, gaan de activiteiten van het project van start.

23

KlassendiagramKlassendiagram::

24

Entity Relation DiagramEntity Relation Diagram::

25

Constraints:Constraints: