1Secretariado Ok (1)

8/16/2019 1Secretariado Ok (1)

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Formando Vencedores

Secretariado

e

epartamento Pessoal



Apresentação A Via Educação se compromete a levar aos alunos detoda sua rede o que há de melhor em conteúdo, os melhoresprofissionais e os melhores trabalhos para uma fácilaprendizagem de sucesso. Contamos com material Próprio,desenvolvido por profissionais capacitados, que visam o que háde novo no mercado para levar o aluno ao ápice do

conhecimento.Contamos com uma Coordenação Pedagógica paraauxílio de professores, pais e alunos, além de um grupocapacitado de Gerentes a total disponibilidade de nossosclientes. Disponibilizamos de ótima infra-estrutura para ummelhor aproveitamento das aulas, com professorescapacitados, fazendo das mesmas, um momento agradávelaos nossos alunos.

Além da aprendizagem teórica, proporcionamos aprática através de projetos realizados em toda rede, ao mesmotempo, propondo ao aluno a flexibilidade de conhecer novaspessoas com interesses iguais e expandir o conhecimentoadquirido.

O maior objetivo da Via Educação é realizar os sonhosde seus alunos, entre eles, o de se tornar um Profissional

Capacitado para o Mercado de Trabalho.Nossa rede deseja a todos os que dela fazem parte,desde seus funcionários aos seus alunos, “muito brilho e

DiretoresKleber Cavinato

Denilson Cordeiro

sucesso”



ÍndiceSECRETARIADO

Módulo I: Secretária do FuturoO Surgimento da Profissão . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 4 As Mudanças na Atividade Assessorial . . . . . . . . pg. 4

Perfil Necessário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 5M a r k e t i n g P e s s o a l . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p g . 5Entrevista de Seleção . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 6Marketing Empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 7E x e r c í c i o s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p g . 8 Anotações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg.9Módulo II: Código de ÉticaExercícios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 11 Anotações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 12Módulo III: ComunicaçãoComunicação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 14Elementos Básicos da Comunicação. . . . . . . . . . pg. 14Língua Oral e Escrita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 14Problemas de Comunicação nas Empresas . . . . pg. 15Tratamento Direto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 15Tratamento indireto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 16Exercícios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 17 Anotações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 18Módulo IV: Comunicação ao TelefoneComunicação ao Telefone . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 20Conselhos Para se Fazer um Atendimento . . . . . pg. 20Interrupções . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 21Fortalecendo Relações . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 22Evite e Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 22 Atendimento Profissional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 23 A Comunicação com os Colegas . . . . . . . . . . . . . pg. 24 A Comunicação com os Clientes . . . . . . . . . . . . . pg. 24Exercícios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 25 Anotações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 26

Módulo V: Agenda A Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 28O que Incluir na Agenda Sobre seu Chefe. . . . . . pg. 28Como Organizar Viagens para seu Chefe. . . . . . pg. 29 A Pasta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 29 Anotações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 30Módulo VI: As Reuniões As Reuniões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 32Tipos de Reuniões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 32Como se Preparar para uma Reunião . . . . . . . . . pg. 33Como Dirigir uma Reunião. . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 33 A Ata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 33 Anotações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 35Módulo VII: Arquivos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 37

Conceitos e Definições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 37 Arquivo Numérico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 38 Arquivo Rotativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 38 Arquivo Alfabético. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 38 Arquivos Verticais de Fichas . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 39 Arquivos Horizontais. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 39 Arquivos Alfanuméricos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 39Tipos de Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 39 Anotações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 40Módulo VIII: Administração do TempoDetalhes para assessores e gerentes . . . . . . . . . pg. 42Soluções e Problemas na Adm. do Tempo. . . . . . pg. 42 Anotações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 45Módulo IX: CorrespondênciasTipos de correspondências . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 47

Ata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 47Modelos de Fechos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 48

Modelo de Ata. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 49 Atestado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 49Modelo de Atestado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 50

Aviso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 51

Modelo de Aviso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 51Comunicação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 52Circular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 52Modelo de Circular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 53Declaração . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 54Modelo de Declaração . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 55Edital. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 56Modelo de Edital. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 57Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 58Memorando . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 58Modelo de Memorando . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 59Ofício . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 60Modelo de Ofício . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 62Portaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 63Modelo de Portaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 63Procuração . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 63Modelo de Procuração . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 64Requerimento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 65Modelo de Requerimento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 65Comunicado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 66Modelo de Comunicado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 66Recibo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 67Modelo de Recibo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 67Telegrama. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 68Circulação e Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 69Correspondência Bancária . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 69Módulo X: Dicas Para o Sucesso da SecretáriaPostura Profissional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 73



ÍndiceDEPARTAMENTO PESSOAL

Módulo I: ADMISSÃO DE FUNCIONÁRIOSDocumentos Necessários. . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 80Documentos a Serem Preenchidos Pelo Empregador. . pg. 80

Contrato de Trabalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 81Jornada de Trabalho. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 82Salário Família . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 82Salário Maternidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 83Cartão de Ponto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 84Quadro de Horário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 84Vale Transporte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 84CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados). . . . . . pg. 84RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) . . . . . . pg. 85Módulo II: FOLHA DE PAGAMENTOFolha de Pagamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 87Vencimentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 87Faltas e Atrasos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 88 Adicional de Insalubridade . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 88 Adicional de Periculosidade . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 89Horas Extras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 89Trabalho Noturno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 89D e s c o n t o s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p g . 9 0Descontos para o Sindicato - Folha de Pagamento . . . pg. 91Descontos em Folha a Favor dos Sindicatos. . . . pg. 91Tabela de Contribuição Previdenciária (INSS). . . pg. 92Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) . . . . . pg. 92Tabela de Descontos de IRRF . . . . . . . . . . . . . . . pg. 92Cálculo dos Direitos que o Empregado Recebe em Folha. . . . . pg. 95Módulo III: BENEFÍCIOSFGTS: Fundo de Garantia Por Tempo de Trabalho . . . pg. 98Depósito do FGTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 98Férias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 98Período Aquisitivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 98

Período Concessivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 98Comunicação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 98P a g a m e n t o . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p g . 9 8Férias em Dobro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 98Férias Coletivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 99Remuneração Mensalista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 99 Abono de Férias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 99Pagamento de 1/3 Constitucional . . . . . . . . . . . . pg. 99Integração dos Adicionais . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 99Módulo IV: RESCISÃO DO CONTRATO DE TRABALHORescisão do Contrato de Trabalho. . . . . . . . . . . . pg. 101Direitos do Empregados nos Vários Tipos de Contrato . . . . . . . pg. 101Contrato por Prazo Indeterminado . . . . . . . . . . . . pg. 101Pedido de Demissão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 102Contrato por Prazo Determinado . . . . . . . . . . . . . pg. 103

Incidências de Encargos Sobre Rescisão . . . . . . pg. 103 Aviso Prévio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 104Demissão sem Justa Causa - Aviso Prévio Indenizado . . . . . pg. 104Demissão sem Justa Causa - Aviso Prévio Trabalhado . . . . . pg. 105Demissão por Justa Causa . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 106Pedido de Demissão com Cumprimento de Aviso Prévio. . . . . . pg. 107Pedido de Demissão com Solicitação de Dispensa de Aviso Prévio. . . . . . pg. 108Pagamento das Verbas Rescisórias . . . . . . . . . . pg. 109Seguro Desemprego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pg. 109



O Surgimento da ProfissãoA profissão de secretário (a) não tem sua origem muito conhecida. Pesquisas antigas revelam que o

antepassado do (a) secretário (a) era o Escriba - que dominavam a escrita, faziam as contas,classificavam os arquivos, redigiam as ordens, eram capaz de recebê-las por escrito e, por conseguinte,encarregados de sua execução. Por tanto, um profissional de atuação destacada em toda a Idade Antiga.

Já a origem da palavra secretário (a) vem do Latim secretarium que significa lugar retirado, conselho privado. Também temos, secretum que significa: lugar retirado, retiro, solidão, audiência secreta, particular, segredo, mistério.

Na Idade Média a função do secretário ficava restrita aos monges, cuja função era fazer cópias earquivos de documentos. Já na época da Revolução Industrial, ocorria na Inglaterra, a partir de 1760,instalou-se uma nova estrutura empresarial, onde novas funções como assessoria administrativa,fortaleceram o papel do profissional de secretariado.

As duas Grandes Guerras Mundiais modificaram a estrutura de mão-de-obra das indústrias que, atéentão, era predominantemente masculina, dando início a entrada de mão-de-obra feminina em funçõesadministrativas, uma vez que mão-de-obra masculina estava em combate.

A PROFISSÃO HOJE Uma das secretárias da Motorola em Edimburgo, na Escócia, é brasileira. Débora Zuin, de 25

anos, atende em seu escritório clientes e revendedores do Reino Unido e de Portugal. No tempo livre,ela cursa um mestrado em marketing, além de estudar inglês e espanhol. "Faço isso tudo porquesecretária executiva tem de investir na carreira, precisa conhecer bem o mundo dos negócios paracrescer na carreira".

Atualmente, secretário é muito mais que um anotador de recados e digitador. Entre suas tarefasestão: preparar reuniões setoriais e fazer a ponte entre vários setores. "Na verdade, ele funciona comoum assessor. Isso porque ele participa de todo o processo e toma decisões"

"Agora exige-se alguém criativo, inovador, que saiba antecipar problemas, propor soluções, quetenha visão geral da empresa e de suas necessidades. "Isso não quer dizer que as tarefas tradicionaissumiram do mapa. Atender o telefone, anotar recados, organizar a agenda do chefe, redigir e traduzirtextos ainda faz parte da rotina desse profissional. Servir cafezinho também.

A valorização de profissionais capazes de tomar decisões torna mais fácil a entrada dos secretáriosexecutivos no mercado.

As Mudanças na Atividade Assessorial

þ O QUE SE FAZIA ANTES:

l Datilografia

l Envio e recebimento de correspondências

l Previsão de Material

l Coordenação de viagens

l Atendimento telefônico e visitas

l Manutenção de Arquivos

l Agendamento de Reuniões

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þ O QUE É FEITO HOJE:

ŸAdministra Sistemas de informação;

ŸDigitaliza, digita e redige documentos;

ŸGerencia rotinas que são automatizadas;

ŸOrganiza agendas;ŸBancos de dados e outros;

ŸExecuta a coordenação de compras ;

ŸLicita materiais junto a fornecedores;

ŸBusca alternativas no mercado e administra custos;

ŸCoordena o fluxo de informações e documentos da empresa, endereçando quase sempre a quem de

direito;

ŸApoio logístico as reuniões de seus superiores;

ŸOrganiza os sistemas de dados e informações em arquivos eletrônicos e físicos.

PERFIL NECESSÁRIO

þ SÃO REQUISITOS BÁSICOS

Ÿ Rápido poder de adaptar-se às mudanças;Ÿ Capacidade para administrar relacionamentos e conflitos

com e entre clientes internos e externos;Ÿ Disposição para assumir papéis polivalentes (domínios deTécnicas de Secretariado);Ÿ Uma boa cultura geral;Ÿ Conhecimento de administraçãoŸ ComunicaçãoŸ Liderança

MARKETING PESSOAL

Saber se vender no mercado de trabalho requer uma boa dose de cuidado, pois a linha que separa

o marketing pessoal da super-exposição é muito tênue. Porém, uma coisa é certa: usado na medida,édeterminante para o sucesso. Mba, fluência em dois idiomas, experiência em grandes companhias eformação de primeira linha de nada adiantam se você não tem oportunidades de se mostrar, se as pessoas não falam sobre você. Acredite, é possível estar em evidência sem parecer exibido (a) e dar oseu recado sem ficar com fama de arrogante.

Não é somente a aparência que pode prejudicar o profissional. Normalmente, as pessoas que praticam marketing pessoal precisam tomar certos cuidados com a maneira como se comportam, umavez que um simples gesto pode eliminá-lo de um processo seletivo. Inês Perna, consultora sênior dadivisão Case Consultores do grupo Catho, afirma que várias atitudes podem prejudicar um profissional

em situações formais como reuniões, entrevistas de emprego, almoços e jantares de negócios. Algumasdelas são:

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Não estar adequadamente vestido com a formalidade que a situação exige; Não mascar chiclete; Falar sem olhar nos olhos do interlocutor; Ser arrogante e autoritário; Falar demais;Demonstrar ansiedade;

Fumar; Chegar atrasado ; Falar mal de ex-empregadores; Assediar o entrevistador; Invadir o espaço do entrevistador com palavras ou gestos;Colocar objetos na mesa do entrevistador;

Não desligar o telefone celular ou atendê-lo durante a entrevista.

Desvendando os Mistérios da Entrevista de Seleção

De todos os instrumentos utilizados em um processo seletivo, a entrevista de seleção éconsiderada a ferramenta mais importante. Por meio dela é possível identificar se o candidato possuiou não o perfil adequado ao cargo e à cultura da organização. A consultora do Grupo Catho, Patríciade Mônica Santos, explica que o profissional que procura uma nova colocação precisa ser um ótimovendedor durante as entrevistas; tem de transmitir uma impressão favorável e convencer oentrevistador a contratá-lo. Portanto, é imprescindível treinar-se para as entrevistas. “Caso não pratique, o candidato cometerá todos os tipos de erros. E mesmo sendo extremamente qualificado para o cargo, poderá não conseguir a vaga devido ao mau desempenho”.

Pra começar, prepare-se para responder a perguntas básicas e que, certamente, estão presentes emtodos os processos seletivos. São elas:

- Fale-me sobre seu maior sucesso profissional;- Mencione seu traço de personalidade mais marcante;- Quais os principais resultados obtidos em sua carreira?- Quais são suas ambições para o futuro?- O que você sabe sobre nossa empresa?- Por que você está procurando um cargo em nossa empresa?- Que qualificações você tem que o fariam ser bem-sucedido aqui?- O que é mais importante para você no trabalho?

þ E SEMPRE VALE LEMBRAR

Algumas atitudes são básicas, como chegar por volta de cinco ou dez minutos antes do horárioagendado e estar formalmente trajado. Terno de cor escura para os homens e tailler para as mulheresque, em especial, devem tomar o cuidado com acessórios chamativos. Estar sorridente e confiantetambém são fatores importantes.“É fundamental que o candidato vá para a entrevista tendo argumentos do porquê deve ser contratado por uma determinada empresa, ou seja, em que as suas qualificações podem contribuir para odesenvolvimento da organização, e não o contrário. Esse é o ponto central do selecionador. Nessemomento, realizar uma pesquisa sobre a empresa é um recurso indispensável, pois ajudará o profissional a demonstrar seu interesse pela empresa e, conseqüentemente, em fazer parte da mesma.”

Deve-se saber que uma entrevista de emprego não é um interrogatório, por isso, o candidato

também precisa contribuir para que se estabeleça um clima de conversa, fazendo perguntas pertinentes, daí a importância de se conhecer bem a empresa e a vaga em questão.”

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Durante a entrevista propriamente dita, o candidato deve evitar demorar a responder ou desviar oolhar do entrevistador sempre ou por muito tempo. É preciso manter uma postura correta, quedemonstre atenção e interesse. “Também não é adequado falar ou discordar exageradamente, ignorar perguntas, interromper o entrevistador, contar piada, ser emotivo, implorar pelo emprego e ficaragitado”.

De um modo geral, é importante apresentar-se formalmente, com uma postura agradável eaparentar calma e relaxamento. As regras da boa educação são bem-vindas e devem ser praticadascom todas as pessoas que encontrar na empresa. “Procure não chegar atrasado, dormir bem na noiteanterior e praticar exercícios físicos regularmente para manter um ar saudável. Neste momentoganhará o bom-senso, ou seja, mantenha o equilíbrio e nada de exageros em nenhum aspecto, seja naforma de vestir ou de falar. Lembre-se de manter um bom contato pessoal e de demonstrar seu realinteresse pela vaga, uma vez que a entrevista é o momento mais importante e decisivo no processo decontratação”.

MARKETING EMPRESARIAL

- Chefe, o senhor nem imagina o que me contaram a respeito do Silva. Disseram que ele... Nem chegou a terminar a frase, o chefe apartou:- Espere um pouco, Olavo. O que vai me contar já passou pelo crivo das três peneiras?- Peneiras? Que peneiras, chefe?- A primeira, Olavo, é a da VERDADE. Você tem certeza de que esse fato é absolutamenteverdadeiro?- Não. Não tenho não. Como posso saber? O que sei foi o que me contaram. - Então sua história jávazou a primeira peneira. Vamos então para a segunda p eneira que é a da BONDADE. O que vocêvai me contar, gostaria que os outros também dissessem a seu respeito?- Claro que não! Nem pensar, Chefe.- Então, sua história vazou a segunda peneira. Vamos ver a terceira peneira que é a UTILIDADE.

Você acha mesmo necessário me contar esse fato ou mesmo passá-lo adiante?- Não chefe. Passando pelo crivo dessas peneiras, vi que não sobrou nada do que iria contar - falaOlavo, surpreendido.- Pois é Olavo. Já pensou como as pessoas seriam mais felizes se todos usassem essas peneiras? - dizo chefe sorrindo e continua: - Da próxima vez em que surgir um boato por aí, submeta-o ao crivodessas três peneiras: VERDADE, BONDADE, UTILIDADE, antes de obedecer ao impulso de passá-lo adiante.

Na vida representamos diversos papéis: de filho (a), de pai/mãe, de empregado/patrão, etc. Emcada um deles devemos ter o bom senso de nos adequarmos conforme as normas e regras existentes.Para este conjunto de normas e regras é dado o nome de sociedade.

Uns dizem que as regras foram feitas para serem quebradas, mas que confuso seria se não astivéssemos para nos orientar!

ü Nunca beber, comer, lixar unhas, pentear-se ou maquiar no local de trabalho;ü Não ficar falando de assuntos pessoais, rir ou falar alto demais, nem cantarolar;ü Não usar linguagem imprópria, contar piadas ou fazer perguntas indiscretas;ü Não ler revistas ou jornais, fazer trabalho escolar em horário de trabalho;ü Não roer unhas, nem mascar chicletes;ü Não sentar-se sobre a mesa ou sem postura;ü Evitar o mau humor e falta de respeito, retrucando o que os outros dizem;ü Tenha HUMILDADE de perguntar o que não sabe: admita seus erros.

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1) Comente sobre o surgimento da profissão de Secretário (a).

2) Qual o perfil necessário para exercer esta função?

3) Comente sobre Marketing Pessoal.

4) Como deve se comportar em uma entrevista de emprego?

5) O que é Marketing Empresarial?

EXERCÍCIOS

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Módulo II

CÓDIGO DE ÉTICA

DO SECRETARIADO

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1) Divida a sala de aula em grupos, pesquise e apresente para sua turma oscapítulos do Código de Ética do Secretariado.

EXERCÍCIOS

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Módulo III

COMUNICAÇÃO

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COMUNICAÇÃO Na empresa, a escrita é coletiva, isto é, você não escreve em seu próprio nome, mas em nome da

companhia para a qual trabalha. Por isso, deve pensar não em "eu", mas em "nós". Mesmo nacomunicação interna, você deve considerar que se trata da empresa, interagindo verbalmente com seusfuncionários.

Apenas alguns relatórios ou notas serão assinados por você, correspondendo a um compromisso pessoal, mas a maioria dos documentos diz respeito à empresa e exigem que você respeite os posicionamentos da companhia diante dos fatos relativos à correspondência, porque você estátransmitindo uma mensagem no lugar de outrem: sua empregadora.

Isso exige de você um esforço duplo: ao mesmo tempo em que você precisa apropriar-se damensagem, colocando-se no lugar do locutor real, você não pode se esquecer do interlocutor, da outraempresa, preocupando-se com o modo como ele pensa, a forma como vai reagir ao conteúdo dotexto produzido por você e enviado por sua empresa.

É preciso lembrar ainda que o texto empresarial não reflete apenas o trabalho de quem o redigiu,ele reflete toda a empresa. É por isso que uma carta mal escrita, rasurada, mal formatada, sem clarezanem correção, por exemplo, representa uma empresa pouco confiável. Daí a importância de você se

preocupar com a clareza, concisão e correção ao redigir em nome de sua empresa, a fim de evitar umaimagem negativa dela.

þ VAMOS CONHECER OS ELEMENTOS BÁSICOS DA COMUNICAÇÃO:

Emissor: Aquele que emite a mensagem;Mensagem: Objeto da comunicação ou da transmissão;Receptor: Quem recebe a mensagem;Código: Todo sinal ou símbolo capaz de transferir a mensagem do emissor ao receptor. Ex: cor,som, desenho, gesto, palavra (falada ou escrita);Canal: O meio pelo qual a mensagem será enviada ao receptor;Informação: Conteúdo da mensagem emitida ou recebida que, para ser eficaz, depende de sua

originalidade.

þ LÍNGUA ORAL E LÍNGUA ESCRITA

Língua é um código que possibilita a comunicação. É um sistema de signos,combinações e sons, de caráter abstrato, utilizado na fala.

A fala é regida pelo uso consensual que os falantes fazem dos elementos dosistema. Ela é um ato do indivíduo que distingue combinações pelas quaisrealiza . A linguagem, por sua vez, é o meio que se utiliza para exprimir idéias,

desejos e sentimentos. A comunicação estabelece-se mediante o uso dalinguagem verbal (uso de palavras) ou não verbal (sinais, imagens, expressãocorporal, mímica). É, portanto, a linguagem, uma faculdade que possibilita ao

homem exprimir estados mentais. A linguagem utiliza-se da fala para transmitir pensamentos, ou seja, por intermédio de algo concreto,

veicula algo que não se toca, abstrato.São estreitos os laços entre pensamentos e linguagem. O homem pensa por meio da linguagem e a

linguagem existe por que há pensamento. A linguagem devolve-se com base no uso de um sistema, umcódigo de comunicação (a língua).

Vejam-se as diferenças entre língua e linguagem:

Ÿ A linguagem tem caráter universal;

Ÿ A língua é um sistema de signos, conjunto de potencialidades dos atos de fala;

ŸA linguagem pertence ao plano individual do vocabulário;

Ÿ A língua é uma instituição social pertencente a uma comunidade.

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Problemas de Comunicação nas EmpresasH á v á r i o s f a t o r e s q u e i m p e d e m a e f i c á c i a d e u m a m e n s a g e m .

Da parte do emissor podem ser considerados:

Ÿ Incapacidade verbal, oral ou escrita para expor o próprio pensamento;

Ÿ Falta de coerência entre os diversos fragmentos de frases ou de pensamento;

Ÿ Intromissão de opiniões, juízos e valores quando somente os fatos podem gerar soluções;

Ÿ Uso de termos técnicos desconhecidos do receptor;

Ÿ Imprecisão vocabular ou uso de frases longas para impressionar o leitor;

Ÿ Ausência de espontaneidade ou manifestação evidente de linguagem afetada;

Ÿ Acúmulo de pormenores irrelevantes;

Ÿ Excesso de adjetivos, advérbios e de frases feitas.

Por parte do receptor são empecilhos á comunicação:Ÿ Nível de conhecimento insuficiente para a compreensão da mensagem;ŸFalta de experiência;ŸFalta de imaginação;ŸAusência de atenção (distração);ŸFalta de disposição para entender.

Uma coisa importante para diminuir os problemas com a comunicação nas empresas, é a clareza deexpressão. O redator deve organizar suas idéias se quiser transmiti-las a terceiros. Se uma pessoa não pensa claramente, dificilmente conseguirá comunicar-se com eficácia e obter retorno positivo.

A clareza da exposição é obtida com a utilização de palavras simples. A comunicação escrita tem, ainda,outros obstáculos e inconvenientes. Como não se pode, por exemplo, explicar ao leitor todas as idéias que estão por trás do texto, é preciso contar com a colaboração e a inteligência do receptor. O maior obstáculo é que para

se comunicar, usa-se palavras nem sempre precisas, nem sempre significativas.Favorecem a efetividade da comunicação:ŸTer um objetivo em mente;

ŸTer informações suficientes sobre o fato;

ŸPlanejar a estrutura da comunicação a ser feita;

ŸConhecer o significado de todas as palavras necessárias;

ŸTratar do assunto com propriedade.

þ TRATAMENTO DIRETO Na comunicação escrita, quando o emissor se dirige ao receptor que ocupa um cargo ou exerce uma

função de maior ou menor importância na hierarquia estabelecida pela sociedade, tratamos o mesmo pelos pronomes de tratamento que seguem (tratamento direto):

Vossa Santidade: É usada para o Papa. Abreviatura: V.S. Vossa Excelência: É reservada a altas autoridades, exemplos: Presidentes, ministros, governadores,

prefeitos, oficiais, chefes, procuradores, secretários de estados etc. Abreviatura: V. Exa. Vossa Eminência: É usada para cardeais. Abreviatura: V. Ema. Vossa Excelência Reverendíssima: É usada para núncios, arcebispos e bispos. Abreviatura: V. Exa.

Revma.Vossa Reverendíssima: É o tratamento usado para religiosos (Padres, Pastores etc). Abreviatura: V.

Revma.Vossa Meritíssima: É usada para juizes, sempre por extenso.Vossa Magnificência: Usada para reitores. Abreviatura: V. Ma. Vossa Senhoria: É usada nos demais casos em que não exista intimidade. É muita usada na

correspondência comercial e bancaria. Abreviatura: V. S Você: É a forma de tratamento usada para os íntimos. Abreviatura: V.

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þ TRATAMENTO INDIRETO

É comum acontecer na comunicação que o emissor (dirigindo-se diretamente aoreceptor) faça referência a outras pessoas.

Sua Santidade Abreviatura: S.S.

Sua Excelência Abreviatura: S. Exa.Sua Eminência: Abreviatura: S. Ema.Sua Excelência Reverendíssima: Abreviatura: S. Exa. Revma.Sua Reverendíssima: Abreviatura: S. Revma.Sua Meritíssima.Sua Magnificência: Abreviatura: S. Ma.Sua Senhoria: Abreviatura: S. S a.

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EXERCÍCIOS

1) Comunicar-se através de sinais também é importante. Pense em algo relacionado a empresa edesenhe alguma coisa, passando uma mensagem através do desenho.

2) Como se abrevia e em que casos são usadas essas palavras?

Você:Senhor, Senhora:Vossa Senhoria:Vossa Excelência:

Sua Eminência:Sua Reverendíssima:Sua Santidade:Sua Senhoria:

3) Cite os 6 elementos básicos da comunicação e comente sobre cada um deles.

4) Diga com suas palavras o que é comunicação e sua importância para a Secretária ou Assessor.

5) No secretariado usamos dois tipos de linguagem Oral e Escrita; descreva os pontos fortes e fracos de cadauma.

6) Dos problemas que podem ocorrer na comunicação entre o Emissor e o Receptor, na grande maioria dasvezes, eles ocorrem por parte do Receptor. Cite-os.

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Módulo IV

COMUNICAÇÃO AO

TELEFONE

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A Comunicação ao Telefone

O telefone é um meio de comunicação bastante conhecido, e seu uso o transforma cadavez mais em substituto ou complemento das conversas pessoais, malas diretas, cartas e etc.

Entretanto, poucos usuários tiveram a oportunidade de refletir sobre as vantagens e

limitações desse instrumento. A única dificuldade do telefone é na descrição de objetos eimagens. O risco de não captar o estado de espírito e a reação do interlocutor é real. Essesobstáculos exigem da pessoa que trabalha ao telefone grande sensibilidade e tato para darcontinuidade ao diálogo.

Ao telefone, a tendência do ser humano é fantasiar. A mensagem verbal cresce emimportância no diálogo telefônico: tanto a competência nas informações quanto sintomasde má vontade, ignorância ou arrogância multiplicam seus efeitos, passando a ter um papel

vital na fixação da imagem da empresa. Muitas vezes, o telefone estabelece o primeirocontato entre o cliente e a empresa. Este pode vir a ser o último.

Há diversas formas das pessoas reagirem ao uso do telefone.

As que o detestam correm o risco de tratar mal seusinterlocutores ou não retornar recados. Há pessoas que se sentem protegidas pela impossibilidade de contato pessoal. Estas tendem a prolongar, desnecessariamente, os diálogos ou a serem agressivas ou íntimas em excesso. Com o advento do telemarketing, as possibilidades e uso do telefone se multiplicaram.

"QUANDO NÃO SE PODE FAZER O QUE SE DEVE, DEVE -SE FAZER O QUE SE PODE..."

Secretárias (os) , profissionais de telemarketing e atendentes devem estar sempre atentos ao tipo decomportamento que adotam ao telefone. Muitas gafes são cometidas quando as pessoas falam aoaparelho. Em alguns casos, os profissionais sequer sabem que estão se comportando de maneiraequivocada. Veja abaixo algumas gafes recorrentes:

þ CONSELHOS PARA SE FAZER UM ATENDIMENTO

· Pedir um minuto: você pode demorar mais que este tempo. Por esse motivo, peça ummomento;

· Trocar nomes: outra situação constrangedora é errar o nome da pessoa ou, simplesmente, ter de perguntar a todo o momento, porque se esqueceu. Ao atender, registre o nome da pessoa.

Escreva-o, se precisar;

· Não demonstrar atenção: coloque-se à disposição e mostre atenção. Cuidado com os "ham (s)"que, em excesso, podem ter efeito contrário, de que você não está entendendo nada nem seesforçando para ouvir a outra pessoa;

· Falar com outra pessoa: não grite nem converse com outra pessoa apenas colocando a mão nolocal onde se fala no telefone. Se quem está na linha escutar, a situação fica, realmente,muito desagradável;

· Não use gerúndio: hoje são bastantes freqüentes frases como ‘vamos estar enviando’. Fale

apenas "vamos enviar".

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7 - Quando você fala ao telefone, você é a empresa, por isso:

· Atenda rapidamente às ligações;· Planeje cada chamada;· Tenha sempre lápis e papel na mão;· Fale claro e pausadamente;· Fale com o fone próximo à boca;· Repita o nome da pessoa;· Evite expressões afetivas;· Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviço;· Não esqueça o telefone fora do gancho, deixando o interlocutor à espera;· Use palavras como "bom dia", "por favor", "às ordens...”, elas soam positivamente e deixam o

interlocutor mais à vontade.

8 - Lembre-se sempre:

· As seis palavras mais importantes são: ADMITO QUE O ERRO FOI MEU!· As cinco palavras mais importantes são: VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO!· As quatro palavras mais importantes são: QUAL A SUA OPINIÃO?· As três palavras mais importantes são: FAÇA O FAVOR!· As duas palavras mais importantes são: MUITO OBRIGADA!· A palavra mais importante é: NÓS.

A palavra menos importante: EU.

9 - Uma pessoa considera-se bem recebida, mesmo quando tem o não como resposta, se:

· Você ouve o que ela tem a dizer;· Você explica o motivo da resposta negativa;· Você a trata com delicadeza e respeito;· Você a encaminha para a área indicada;· Você justif ica o não atendimento e se coloca à disposição para atendê-la em outra ocasião.

Interrupções

Quando tocar uma segunda linha, peça para a pessoa que está na primeira esperar; atenda a outralinha, pedindo os dados da pessoa que ligou. "Nesse caso, também tem a questão da prioridade. Não

se deve deixar, por exemplo, um cliente esperando. Programe-se para ter atendimentos objetivos".Se alguém chegar enquanto estiver ao telefone, a prioridade é de quem está na linha. Sinalize para quea outra espere, mas não fique muito tempo no aparelho. "Em uma equipe entrosada, todas essassituações são minimizadas, porque uma pessoa ajuda a outra".

Com possíveis ruídos, é importante explicar ao interlocutor o que está acontecendo. Se for muito fortee se precisar pedir para repetir a todo o momento, o que possa prejudicar o entendimento dasinformações, o indicado é pedir para se falarem em um outro momento.

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FORTALECENDO RELAÇÕES

Ø Não critique, não condene e não se queixe; Ø Converse com as pessoas; Ø Chame -as pelo nome;-Ø

Aprenda a sorrir; Ø Saiba ouvir os outros; Ø Seja verdadeiro; Ø Aprenda a ser tolerante (certifique de que foi compreendido) Ø Deixe as pessoas crescerem, elogiando-as.

PARA UM ATENDIMENTO EFICAZ

• EVITE USAR FRASES BLOQUEADORAS:

BLOQUEADORAS FACILITADORAS

• POIS NÃO, ALÔ, PRONTO,DIGA, OI... • NOME DA EMPRESA, SEU NOME,CUMPRIMENTO.

• QQUUEEMM GGOOSSTTAAR R IIAA??,, DDEE OONNDDEE??,, PPOODDEE MMEE AADDIIAANNTTAAR R OO AASSSSUUNNTTOO??

• SSEEUU NNOOMMEE,, PPOOR R FFAAVVOOR R ??,, DDEE QQUUEE EEMMPPR R EESSAA EESSTTÁÁ FFAALLAANNDDOO?? QQUUAALL ÉÉ OO TTEEMMAA DDOO AASSSSUUNNTTOO??

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• N NOO MMOOMMEE N NTTOO N NÃÃOO SSEE EE N NCCOO N NTTR R AA.. EEUU PPOOSSSSOO AAJJUUDDAAR R ??

• IISSSSOO NNÃÃOO ÉÉ CCOOMMIIGGOO.. EEUU NNÃÃOO PPOOSSSSOO...... • SSÓÓ UUMM MMOOMMEENNTTOO VVOOUU EENNCCAAMMIINNHHAA--LLOO AA QQUUEEMM PPOODDEE AAJJUUDDAAR R ..

• EEUU N NÃÃOO PPOOSSSSOO FFAAZZEER R N NAADDAA.. • VVOOUU VVEER R OO QQUUEE PPOOSSSSOO FFAAZZEER R ..

•• NNÃÃOO CCOONNCCOOR R DDOO.. •• VVOOCCÊÊ NNÃÃOO EESSTTÁÁ MMEE EENNTTEENNDDEENNDDOO.. •• NNÃÃOO FFOOII IISSSSOO QQUUEE EEUU DDIISSSSEE......

• PPOOSSSSOO EEXXPPLLIICCAAR R NNOOVVAAMMEENNTTEE??..

• AAHHAA N N N N......AAHHAA N N N N......AAHHAA N N OOK K ......OOK K ......OOK K ...... TTAA......TTAA......TTAA......

• CCEER R TTOO,, SSIIMM,, CCOOMMPPR R EEEE N NDDOO,, CCOOR R R R EETTOO,, EE N NTTEE N NDDOO,, CCOOMM CCEER R TTEEZZAA......

• UUMM MMIINNUUTTIINNHHOO MMEEUU BBEEMM!!,, BBR R IIGGAADDAA EEUU.. DDEE NNAADDAA IIMMAAGGIINNAA!!

• UUMM MMOOMMEENNTTOO PPOOR R FFAAVVOOR R .. EESSTTAAMMOOSS AA SSUUAA DDIISSPPOOSSIIÇÇÃÃOO!! AA FFUUTTUUR R AA TTEECCNNOOLLOOGGIIAA AAGGR R AADDEECCEE AA SSUUAA LLIIGGAAÇÇÃÃOO..

þ EVITE E USE

UM MOMENTO POR FAVOR! ESTAMOS ASUA DISPOSIÇÃO. A VIA EDUCAÇÃOAGRADECE A SUA LIGAÇÃO, TENHA UMBOM DIA!

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Atendimento Profissional

ATENDENDO LINHAS TRONCO(LINHA EXTERNA)

• Empresa, Seu nome e um cumprimento. (BOM DIA, BOA TARDE e BOANOITE!)

Ex: Via Educação, Eliana, Bom dia! Em que posso ajudar?

Ø IDENTIFICANDO O CONTATO:• Qual o seu nome, por favor?• Qual a empresa que está falando? (*)• Qual o tema do assunto? (*)

(*) Perguntas feitas para cargos de liderança que necessitam dessas informações para atendimento.

ATENDENDO A RAMAIS (LINHA INTERNA)Departamento

v Departamento, nome e um cumprimento.Secretaria / Assessor

q (Faz a identificação do contato) e pergunta: Posso passar a ligação?O departamento responde, em caso positivo é só desligar o telefone que a ligação é transferida.

Em caso negativo, volta a ligação ao contato e explica a impossibilidade do atendimento.

REALIZANDO UMA LIGAÇÃO EXTERNA (a pedido do ramal)

• QUANDO NÃO SABE O NOME DO CONTATO:

Seu chefe pede uma ligação para um determinado lugar mas não informa com quem quer falar,então você faz a ligação e a transfere ao chefe assim que completada.q Cumprimento, Aqui é da Empresa, um momento por favor.v Deptº, nome, cumprimento.

q A sua ligação. Posso passar?

· QUANDO SABE O NOME DO CONTATO:Seu chefe pede uma ligação para um determinado lugar e lhe informa com quem quer falar, entãovocê faz a ligação e a transfere ao chefe assim que encontrado o contato.

q Cumprimento, Aqui é da Empresa, O Sr “X” quer falar com o Sr “Y”.

OBS: Só quando o Sr “Y” estiver na linha é que eu posso passar a ligação para o Sr “X”. q Um momento por favor o Sr “X” vai falar com o Sr.v Deptº , nome, cumprimento.

q A sua ligação. Posso passar?

ATENDENDO O CELULAR PROFISSIONALMENTE• Quando da empresa:

• Empresa, nome e cumprimento.• Quando de terceiros:

• Nome do dono, seu nome, cumprimento EX: Celular do Dr. João, Claudia bom dia. Em que posso ajudar?

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A Comunicação com os Colegas

þ ATENDIMENTO PROFISSIONAL

Não deixe sua posição de assessor trazer alguma antipatia.Seja simpático, atencioso, gentil com todos, independentemente

da função que exerçam; não permita que sua mesa seja a central da“Fofoca Press Corporation”.Facilite o relacionamento de todos com o seu executivo,

evidentemente, dentro das possibilidades favoráveis a ele.Por mais que você esteja crescendo na profissão e não consiga

parar de pensar o quanto você é maravilhosa, jamais tente aparecermais do que seus colegas. A verdadeira competição é entre você evocê. Quem fica tentando pisar nos outros, olha para baixo, e não

para o alto, que é o caminho a seguir.Criticar colegas na frente do chefe ou tentar ensiná-los como

fazer seu trabalho, só mostra a seu chefe o quanto você é venenoso.Quando alguém lhe pedir ajuda, dê de bom grado e explique tudo oque for necessário, isto fará com que você passe uma imagem decooperação e coleguismo. Porém, oferecer ajuda sem que estatenha sido pedida pode ter um efeito oposto.

þ A COMUNICAÇÃO COM OS CLIENTES

Os clientes de sua empresa são as pessoas mais importantes. Merecem toda a sua atenção, cortesia erespeito. Para eles, dedique todas as regras e técnicas da boa comunicação e respeito.

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1) Elabore um diálogo como se estivesse falando ao telefone, usando as seguintes situações:

EXERCÍCIOS

a) Atendendo ao telefone e pedindo para deixar recado, porque o diretor não está.

b) Atendendo ao telefone e passar o recado para o diretor.

c) Explicando que o diretor está em reunião.

d) Um vendedor insistente quer falar com seu chefe e ele está com outro vendedor.

e) Um representante de vendas, que é muito amigo do seu chefe, chega ao escritório;porém, seu chefe disse que não queria ser incomodado. O que você faria?

f) Atendendo ao telefone e passando a ligação para o diretor.

g) A esposa do diretor sabe que ele está na fábrica, mas ele pediu para não serincomodado. O que você faria?

2) Transforme as seguinte frases que estão na defensiva de forma que fiquem Receptiva: A. Você perdeu o ônibus, outro só amanhã.B. Seu credito foi negado, seu nome tá sujo.C. Ei, não pode conversar alto aqui.D. Senta aí na sala de espera e aguarde.

E. Você chegou atrasado, agora só quando o Dr. atender todo mundo que chegou no horário.F. Eu tenho certeza quem resolve sou eu, e não tem jeito o seu problema.G. Agora você trouxe a sua mãe pra assinar o contrato.

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Módulo V

AGENDA

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A AGENDAŸ Tenha duas agendas para compromissos, uma em sua mesa, outra na do seuŸ chefe. Nas duas você anotará todos os compromissos dele: reuniões,Ÿ entrevistas, telefonemas, etc. Isto manterá os dois perfeitamente informadosŸ das atividades do dia, evitará que ele a (o) chame a todo o momento paraŸ saber “o que vai fazer agora”, evitará que você precise entrar na sala a cadaŸ momento para saber “o que ou quem vem agora”.Ÿ Cabe ao assessor ou a secretária, abrir e conferir a agenda, registrandoŸ os aspectos e assuntos pendentes, tomando as providências que estiveremŸ diretamente sob sua jurisdição e levando aos diretores os demais problemas.Ÿ Na agenda de compromissos, anote as datas sociais que devem ser lembradasŸ por você e pelo seu chefe. Anote também os compromissos sociais dele de que você temconhecimento.Ÿ Faça da sua agenda de compromisso o seu “centro de informações”. Use as duas contracapas internas para colar as informações de extrema importância.

Ÿ Tenha todas as informações de que você precisa para o seu dia-a-dia, em cópias reduzidas.Ÿ Além da sua agenda, prepare para o diretor uma agenda com anotações dos assuntos urgentes ecompromissos que devem ser tratados durante o expediente, a fim de que suas atividades possam ser

programadas, fazendo as comunicações necessárias aos interessados.Ÿ Preparar com antecedência a agenda das reuniões da diretoria e providenciar todo o materialnecessário, assim como as convocações de assessores e demais pessoas que serão solicitadas. Evitar areunião improvisada, pois muitos dos problemas irão recair sobre a sua própria pessoa.Ÿ Caso a agenda seja manual, você terá de providenciar uma para você e outra para o seu diretor.Ÿ Se for computadorizada, todos os dados necessários para a diretoria deverão ser registrados, tanto noseu computador, como no computador da diretoria (os sistemas atuais são automáticos).Ÿ

A agenda deve estar sempre bem organizada e em dia.þ O QUE INCLUIR NA AGENDA? SOBRE O SEU CHEFE? TUDO! Ÿ Endereço, telefone residencial e celular;Ÿ Documentos como: RG, CPF, título de eleitor, Certificado deReservista; Passaporte com data de emissão e validade e demaisdocumentos relacionados ao emprego.Ÿ Agência e conta bancária, telefone dos bancos e nome dos gerentes.Ÿ Plano de Saúde de seu chefe, com todas as informações, carnês e datasde pagamento (caso não seja descontado direto na folha de pagamento) emédicos que o atendem.Ÿ

Informações de todos os cartões de crédito e o telefone do Atendimentoao cliente de cada cartão.Ÿ As apólices de seguro que ele tem.Ÿ Data e local de nascimento de cada membro da família. Procure saberalgo mais sobre estes, porque, fatalmente, será você quem vai escolher o

presente.Ÿ Datas de mudanças de cargo na empresa atual.Ÿ Credores e Devedores.Ÿ Registro de Ações, imóveis e propriedades, com a devida documentação.Ÿ Comprovantes de Imposto de Renda.Ÿ

Hotéis e Restaurantes.

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Os compromissos do dia devem estar numa agenda de mesa, bem maior que uma agenda de bolso que você deve ter para carregar por aí. Para marcar os compromissos de seu chefe por telefone, a ordem é a seguinte: O motivo do compromisso, o local, a data e a hora (sempre confirmar com os convoca-dos em questão). Caso precise marcar um compromisso por carta, você mesmo pode assinar a cartana ausência de seu chefe.

Tenha sempre em mãos os dados sobre sua empresa.

CadastroRazão Social

Nome FantasiaCNPJINSCRIÇÃOEndereçoCEPCaixa PostalE-mailTelefoneFax

þ COMO ORGANIZAR VIAGENS PARA SEU CHEFE

Procure analisar tudo antes de organizar a viagem. Seu chefe estásozinho ou acompanhado? Quando o dia da viagem ficar estabelecido, quaisos compromissos a confirmar? E a desmarcar? Será necessário o aluguel deum carro? Intérprete? O passaporte está OK? O cartão de crédito de seuchefe tem validade no exterior? Não se esqueça de que ele precisa de‘travelers checks’ e dinheiro na moeda corrente do país para onde vai.

A reserva da passagem de seu chefe, em caso de viagens de avião, deveser feita com 48 horas de antecedência. Não se esqueça da passagem devolta, se a data de retorno for determinada. Escolha com cuidado a

companhia pela qual seu chefe vai viajar. Estude as vantagens de cada uma,duração da viagem e o número de escalas.O hotel deve ser escolhido com o mesmo cuidado, atendendo às

necessidades de seu chefe. Confirme o tempo de permanência, o tipo doquarto e, se o seu chefe tiver alguma dieta especial, veja se a cozinha dohotel pode providenciar os pratos que ele pode comer. Sobre o carro, presteatenção a qual modelo ele pretende alugar e se será necessário um motorista.

þ A PASTA

Sabendo o itinerário de seu chefe, você poderá muito bem antecipar todos os documentos que eleirá precisar. O kit básico do chefe viajante é:

1- Documentos pessoais2- Confirmação de reservas3- O itinerário que você preparou (deixe uma cópia com você).4- Cheques de viagem, dinheiro e cartões de crédito.5- Todos os papéis necessários: cartas, memorandos, programas.6- Material para anotação: blocos, canetas e materiais específicos para afinalidade da viagem.7- Lista de conversão de fusos horários.

8- Telefones úteis em caso de necessidade.9- Observe a diferença de fusos horários com base no horário de Brasília.

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Módulo VI

AS REUNIÕES

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AS REUNIÕES

ŸPrepare a sala de reuniões;

Ÿ Não marque mais que três reuniões por dia, a não ser que seu chefeŸ assim o deseje;

ŸMantenha um intervalo de 30 minutos entre uma reunião e outra;Ÿ Não marque reuniões no final do dia;

ŸFaça um calendário das reuniões e conferências que os diretoresŸ devam participar e submeta à aprovação de cada um dos interessados;

ŸVerifique com antecedência se a sala e os equipamentos foramŸ providenciados para o dia e hora marcados; verifique, especialmente,Ÿ o equipamento audio visual;ŸVerifique se a agenda foi completada e distribuída com antecedência,Ÿ enviando os convites com larga margem de tempo; mantenha-se emŸ contato com as outras secretárias;

ŸVerifique se os convidados estão de acordo com a data e hora;

ŸControle rigorosamente sua agenda com a dele para evitar furos;ŸComunique com antecedência o dia e hora da reunião aos participantes. Se possível, faça por

escrito, para sua segurança;

ŸA sala deve ter uma temperatura agradável, deve estar arejada e ser clara;

ŸCinzeiros em quantidade suficiente;

ŸBlocos de papel, lápis e caneta para todos os participantes;

ŸEstabeleça uma rotina para servir água, refrigerante, chá e café, de tal modo que não prejudique oandamento das conversações. Não interrompa para anunciar visitas, telefonemas ou para colherinformações.

þ TIPOS DE REUNIÃO

Ÿ Seminário: consiste numa exposição verbal, feita para pessoas colocadas noŸ mesmo plano de igualdade. Os participantes devem ter conhecimento prévio doŸ assunto;

Ÿ Mesa Redonda: é preparada e conduzida por um coordenador, que podeŸ ser denominado dirigente e funciona como elemento moderador, orientando aŸ discussão para que ela se mantenha em torno do tema principal. Os participantesŸ dividem-se em defesa e ataque;

Ÿ Painel: É composto de dois grupos, um que assiste a exposição e outro que expõe um tema a serdebatido;

Ÿ Simpósio: é uma reunião de alto nível, que conta com a participação de especialistas.

Ÿ Conferência: é um modelo de reunião em que o expositor é colocado em plano elevado e, duranteŸ um tempo limitado, fala sobre determinado assunto. Nas empresas modernas,Ÿ que já dispõem de escritórios automatizados, pode-se encontrar salasŸ previamente preparadas para tele-conferências. Esse avanço agiliza asŸ reuniões, torna-as mais freqüentes e aumentam o número de participantes, umaŸ vez que não há necessidade das pessoas interromperem desnecessariamente.

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Os resultados de uma reunião estão diretamente ligados ao seu planejamento. Quanto

melhor preparação receber, melhor fluirá o seu desenvolvimento. Antes, porém,

analise se é necessário e oportuno fazer esta reunião. Um dos elementos mais

importantes de uma reunião é a Pauta de Reunião. Constitui uma ferramenta

básica para uma visão completa do tema e um delineamento positivo da reunião.

A elaboração da pauta de Reunião compete ao “dono” do objeto causador. Portanto,

é importante observar as seguintes normas na elaboração da Pauta.

Ÿ Objetivo da reunião: a necessidade de se fixar o objetivo da reunião decorre do fato de evitar o desvirtuamento do assunto a ser tratado

e inteirar os participantes a respeito.

Ÿ Material a ser utilizado: cópias de correspondências, de normas, de relatórios, etc., servirão de subsídios aos participantes,

propiciando a estes a familiarização com o assunto.

Ÿ Previsão do Tempo: o fator tempo deve ser previsto por assunto ou participantes, para evitar, dentre outros transtornos, decisões

precipitadas e alongamento das discussões em assuntos alheios ao objetivo da reunião (excesso de tempo).

Ÿ Local data e hora: evita atrasos e desencontros. Após a montagem da Pauta de Reunião, esta deverá ser encaminhada aos participantes,

a fim de certificar propósito do programa, possibilitando a estes uma melhor preparação para a reunião.

þ COMO SE PREPARAR PARA UMA REUNIÃO

COMO DIRIGIR UMA REUNIÃO

A condição de dirigir e/ou coordenar bem uma reunião é requisito básico para aquele que teráessa atribuição. Ao dirigente de uma reunião compete:

o Preparar a Pauta de Reunião;o Designar o secretário, ao qual caberá a elaboração da ata;.o Abrir a reunião, discorrendo sobre o objetivo da mesma;o Convocar a participação de todos do grupo;o Evitar que determinado participante monopolize o tempo e o assunto;

o Evitar conversa paralela, não pertinente ao assunto em discussão;o Controlar a intensidade de sentimentos nas discussões;o Controlar o tempo estabelecido em pauta;o Encerrar a reunião fazendo uma síntese dos assuntos tratados, estabelecendo

itens de ação (quem, o quê. quando). A ATA

A ata das reuniões não é um relato palavra por palavra do que foi dito na reunião.Hoje em dia ela pode ser bem mais resumida. Poupa-se tempo assim, para que nãohaja além da ata, um resumo da reunião a ser feito e enviado a todos os participantes. É comum que a ata da reunião anterior seja lida no início da reunião.Se a reunião for cansativa logo no começo, imagine como ficarão os ânimosquando assuntos mais críticos forem tratados.

Algumas dicas:Ÿ Não coloque a lista de participantes em primeiro lugar. Deixe o leitor centrar sua atenção no assunto da reunião;ŸDê uma idéia geral do assunto da reunião já no primeiro parágrafo. Hora e local podem ser relegados ao

segundo parágrafo;ŸTenha em mente que reuniões geralmente envolvem informação, discussão e decisões. Nem todas as reuniões

são organizadas, mas você tem que ser. Se a reunião se arrasta de tópico em tópico, você tem que impor umaordem no que vai registrar. Por exemplo, se dez itens foram discutidos, não basta enumerá-los de 1 a 10, vocêdeve encontrar similaridade entre os tópicos. Talvez cinco deles possam ser agrupados numa seção chamada“pendências”;ŸUse subtítulos. Quando você lê um artigo, seus olhos primeiro procuram o assunto principal e depois os

detalhes. Além dos subtítulos, use, negrito e letra em itálico para deixar seu documento mais agradável e fácil de

ler;ŸMantenha idéias paralelas. Por exemplo, se você tem de listar quatro observações que o Sr. Rodrigues

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fez durante a reunião, escreva da seguinte maneira: O Sr. Wagner Rodrigues: ‘ mencionou...relatou... explanou...solicitou’;ŸEvite excesso de detalhes. É seu trabalho separar o que é importante do que não é. Seja seletiva (o),

evitando os “ela disse que” ela mencionou...”Ninguém precisa ficar sabendo tudo o que foi dito durantereunião. Quando responsabilidades são delegadas e prazos determinados, tenha o cuidado de deixar

claro quem ficou responsável por tarefas e prazos”;ŸSepare fatos de opiniões. Fatos são indiscutíveis e objetivos; opiniões são visões pessoais.

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Módulo VII

ARQUIVOS

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ARQUIVOS þ CONCEITOS E DEFINIÇÕES

O arquivo possibilita uma rápida e ordenada classificação e localização,com a função vital de guardar e conservar, numa mesma ordem, todos os documentos, preservando as informações não só para consultas

imediatas, como também para consultas futuras, sendo assim, uma importante memória mecânica. Todo assessor ou secretária, não importa qual o tamanho de sua empresa, tem de arquivar boa porção de papéis. Mesmo se houver uma seção dearquivos, encarregada dessa tarefa, haverá sempre arquivos de seu chefe, arquivos confidenciais e arquivos de papéis da firma e bancários que são mantidos particulares.Como assessor ou secretária, você é responsável por seus próprios arquivos: ninguém lhe dirá onde

ou como arquivar os seus papéis; assim sendo, os diversos sistemas de arquivos deveriam ser-lhesfamiliares, de modo que você poderá escolher aquele que melhor sirva para as necessidades de seu

chefe.Em nossos contatos com assessores e secretárias, observamos que o arquivo é uma

das técnicas com as quais a maioria não gosta de atuar, nem de falar.Tais “preconceitos” com relação ao arquivo acreditam, vem da pouca atenção queele recebe das empresas em nosso País. Geralmente, os locais para a organizaçãodo arquivo são os mais desprezados.Os documentos acumulam-se e a (o) secretária (o) vê-se “perdida (o)”: o volume dedocumentos para analisar e arquivar é grande por que, sendo uma tarefa que ela nãogosta de fazer vai sempre adiando. Por estar sempre sendo adiada e não constar de

um planejamento diário, a tarefa relativa à documentação se acumula.

O desenvolvimento dos arquivos é bastante remoto, acompanhando ohomem por toda sua história. Durante longos séculos, os arquivos, que

tem várias definições, são representadas aqui:Ÿ Biblioteca- é um conjunto de materiais impressos, dispostos

ordenadamente para estudos, pesquisas e consultas.

Ÿ Biblioteconomia- é, para uns, a ciência e, para outros, a técnicaque ensina a organizar e administrar bibliotecas.

Ÿ Museu- é um lugar destinado ao estudo, à reunião e à exposição deobras e peças de valor, representando os diferentes campos doconhecimento humano.

Ÿ Arquivo- é toda coleção de documentos conservados, visando àutilidade que poderão oferecer futuramente. Dá-se o nome de arquivo

não só o lugar onde se guarda a documentação, como à reunião dedocumentos, visando à facilidade de encontra-lo, quando procurado.Surgiram, então os termos da palavra arquivo, com seus diferentessignificados:

Ÿ Arquivoconomia- é um conjunto de determinações econhecimentos para instalar, organizar e administrar os arquivos.

Ÿ Arquivologia- este termo tem sido usado não só no sentido dearquivoconomia, como também para definir estudos sobre os arquivosda Antigüidade.

Ÿ Arquivística- é a técnica de se organizarem os arquivos, isto é de

classificarem, guardarem, conservarem e localizarem os documentos,quando desejados.

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þ ARQUIVO NUMÉRICO

É o que dispõem, em seqüência numérica crescente, todas as pastas edocumentos. Obedecem sempre a mesma ordem de entrada. É consideradoindireto, pois sua consulta depende de um índice. Quando em um métodonumérico, as pastas possuírem projeção disposta em posições diferentes, asguias (índice) ainda constituem um auxílio para separar os grupos em pastasindividuais, facilitando a consulta. A anotação do índice poderá ser em dezenaou centena dos números das pastas arquivadas. Para cada uma será atribuídoum certo número que obedecerá a uma ordem crescente, “numérica crescente”.Este sistema poderá facilitar o seu trabalho, pois o número é mais fácil de selocalizar do que um subtítulo. Também, para o arquivo confidencial, o sistemade número seria mais discreto do que um objeto ou nome. Para auxiliar norearquivamento, costuma-se separar com um traço ou um número da pasta, aseguir o número e a ordem de entrada do documento na pasta.

6. Gerência de vendas.6.1 Política de vendas.(relatório)6.2 Cotas de vendas.7. Belmar turismo (agência de viagens)7.1 Hotéis Internacionais (catálogos)7.2 Hotéis nacionais

þ ARQUIVO ROTATIVO

Permite que os documentos fiquem dispostos de modo a girar em volta de um eixo, quer vertical, querhorizontal. Os mais usados são os rotativos de mesa. Armários rotativos manuais ou elétricos para pastassurpresas.

Os rotativos de mesa têm fácil transporte e têm indicadores de informações. Já o tipo armário possuiversatilidade e grande rapidez nas consultas, o que faz com que seja digno de nota configuração.

þ ARQUIVO ALFABÉTICO

Sistema de arquivar que faz uso do alfabeto para classificar as pastas, através doassunto, nome de funcionários, clientes, empresas, departamento, etc.

Arquivo alfabético é o sistema que com maior facilidade se ajusta a qualquer tipo deescritório.

A organização das guias e pastas são simples, o arquivo de documentos e asreferências são feitos diretamente nas gavetas ou armários, sem necessitar do auxilio deíndice para consulta, economizando tempo e custo.

Para classificar um arquivo alfabeticamente, deve-se seguir algumas regrasestabelecidas: No arqu ivo com nome de pess oas físi cas, encont ra- se prime iroo sobrenome e depois o nome.Ex: Silva, José Antônio da

No arquivo com nome de pessoas jurídicas,deve-se conservar o nome da empresa intacto.

Ex: José Antônio da Silva Cia LTDA

Na utilização de pronomes de tratamento, de títulos político, etc., deve-se colocar

no final do nome.Ex: Flaquer, Dr.

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þ ARQUIVOS VERTICAIS DE FICHAS

O Sistema de guias para os arquivos verticais de fichas pode ser o mesmo que seusa para os sistemas alfabéticos, geográficos e por assunto: ou se pode usar umacombinação de qualquer destes sistemas padronizados, inclusive os sistemasalfabéticos.

A ilustração mostra um arquivo vertical de fixa com um sistema alfabético deguias. Note – se que este arquivo inclui 5 guias separadas por dados do setor emque a secretária ou assessor trabalha e em ordem alfabética.

Este tipo de arquivo de fichas pode ser usado para conservar informações tais como nome,endereço telefone de clientes, fornecedores, funcionários e outros indivíduos em organizações que

prestam serviços.

ŸGuias especiais alfabéticas

ŸGuias especiais com nomes

ŸGuias especiais

ŸGuias alfabéticas principais

ŸGuias de fim

þ ARQUIVO HORIZONTALOs documentos ficam uns sobre os outros, em posição horizontal dentro do móvel arquivador. É um

sistema antigo, mas ainda utilizado em algumas repartições públicas, que amarram ou colocam osdocumentos em pacotes.

É muito usado na área de engenharia, pelo fato de os projetos serem feitos em folhas finas.

ARQUIVO ALFANUMÉRICO

Este arquivo procura utilizar as vantagens dos métodos alfabéticos e a rapidez e precisão dearquivamento do numérico. Inicialmente é necessário um planejamento prévio das divisões que se faráno alfabeto. A divisão é simples, não obedecendo a nenhum critério rigoroso. Por exemplo, as letras A eB podem ser divididas da seguinte forma: A a – A m – A n – A z – B a – B m – B n – B z.

Tem larga utilização em arquivos de catálogo de fornecedores.

þ TIPOS DE ARQUIVO

Arquivo corrente - ativos - dinâmicos - administrativos - 1ª Idade

Formado por documentos que são indispensáveis e essênciais à manutenção das atividades cotidianas,com alta frequência de consulta, que, portanto, devem ser arquivados em locais de fácil acesso e o mais

próximo possível do utilizador, servindo como ferramenta de apoio na tomada de decisões dasadmistrações.

Arquivo Intermediário - semi-ativo - 2ª Idade

Arquivamento transitório, assegurando a preservação de documentos que não são utilizados comfrequência, mas devem ser conservados, devidamente classificados e à disposição para consultas.

Arquivos Permanente - Inativo - Histórico - 3ª Idade

atividades realizadas, possuindo valor histórico. Sua função é conservar e disponibilizar para consulta

de documentos úteis para fins administrativos e pesquisas históricas, tornando-as acessíveis edisponibilizando os usuários a experiência adquirida com o tempo.

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Módulo VIII

ADMINISTRAÇÃO

DO TEMPO

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DETALHES PARA ASSESSORES E GERENTES

Ÿ No planejamento diário, é possível definir prioridades de trabalho e açõesem comum. A secretária ou assessor recebe, por exemplo, subsídios paratambém planejar o seu dia, definindo:

Ÿ Agenda do dia – gerente e assessor conferem as suas agendas, quando poderão perceber as folhas existentes. Neste momento, serão definidos oshorários, as entrevistas especiais, ou as necessidades que o gerente tem paradesenvolver tal agenda.

Ÿ Prioridades – o gerente poderá definir as prioridades para trabalhar dedatilografia, visitas, marcações de reuniões, ou quaisquer outras atividades. Isto

permite à secretária ou assessor programar-se. Ele não ficará o dia todo pulandode um trabalho para outro, sem conseguir realizar nada.

Ÿ Telefonemas – um dos grandes problemas do gerente está na quantidadede telefonemas que recebe ou faz. Um dos grandes problemas das secretárias edos assessores está em como filtrar as ligações para seu gerente. Assim, logocedo, os gerentes poderão comunicar às suas secretárias ou assessores se estarãodisponíveis para qualquer tipo de ligação naquele dia.

Soluções e Alternativas para os 12 Principais problemas na administração do tempo

1 – Atendimento / Entrevista sem horárioAquelas efetuadas sem prévia marcação, em que o chefe não está ciente do que vai contata-lo sobre oassunto.

Ÿ Habitue-se a iniciar o dia programado o seu tempo.

Ÿ Defina a programação do seu tempo de acordo com as necessidades

Ÿ Utilize a agenda semanal para atendimento de seus compromissos.

Ÿ Instrua as pessoas a comparecer aos compromissos com agenda previamente preparada.

Ÿ Evite radicalização na programação do seu tempo.

Ÿ O período de maior produtividade começa duas horas depois de iniciado o expediente.

2 – Inexistência de objetivos priorizados

Ÿ Problemas com priorizações dos seus principais objetivos / tarefas.

Ÿ Inicie o dia priorizando as tarefas importantes e urgentes.

Ÿ Concentre-se nas tarefas que trazem maiores resultados

Ÿ Pergunte à outra parte envolvida qual é a sua prioridade.

Ÿ Mantenha uma lista de coisas que podem ser resolvidas rapidamente.

Ÿ Verifique periodicamente com o superior o que é mais importante para ele.

3 – Atendimento irregular a subordinadosInadequação dos atendimentos da Equipe, quanto à distribuição de seu tempo junto aos subordinados.Critério não lógico para distribuição de tempo junto a equipe.ŸAtribua mais tempo para o subordinado que deseja executando a tarefa mais importante.ŸEstabeleça uma freqüência adequada para atendimento da sua Equipe.ŸAtenda a equipe conciliando a conveniência de ambas às partes.

ŸAproveite para discutir, nos atendimentos regulares, questões que estejam dificultando o desempe-Ÿnho do subordinado.

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4 – Atendimentos interrompidosAqueles cortados em seu transcurso para o surgimento inesperado de elemento estranho ou

não possível, (pessoas, documentos, telefonemas).

Ÿ Alerte a equipe para a importância da programação do próprio tempo e a conveniência deinterrupção freqüente.

Ÿ Sinalize nos momentos apropriados quando não puder ser interrompido.

Ÿ Atenda as pessoas de pé quando for interrompido desnecessariamente, comente sobre seu próximo compromisso.

Ÿ Evite que a entrada de um documento interrompa um atendimento.

Ÿ Não transforme em atendimento as reuniões.

5 – Atendimento sem filtragemAqueles efetuados diretamente pelo chefe, sem triagem inicial da secretária, do assessor ou de

outros auxiliares imediatos ou de outros agentes (portaria, recepção, etc).

ŸReceba pessoas somente após triagem, selecione os contatos.Ÿ Defina com quem deve ser tratado determinado assunto, delegue para outras pessoas assuntos

que não precisam ser tratados por você.Ÿ Lembre-se de que a portaria e a recepção podem ajuda-lo na triagem, procure evitar um meroencaminhamento de pessoas.

6 – Atendimentos telefônicosŸ Efetuar as ligações dentro de horários de sua conveniência.Ÿ Pense no que vai falar antes das ligações, vá direto ao assunto.Ÿ Alegue a existência de uma outra ligação, quando perceber que a ligação está se tornandoimprodutiva.Ÿ Evite desculpas padronizadas tipo: “está em reunião” quando não puder atender ao telefone.

Ÿ Considere o fax / Telex como alternativa ao telefone, é bem mais barato e registro tudo o quefoi combinado.7 – Reuniões não programadas.Ÿ Aqueles sem agenda prévia, sem hora para terminar, sem registro e/ou aquelas que ocorreminesperadamente.Ÿ Defina para reuniões e assuntos, o tempo e participantes, distribua previamente a agenda dereunião.Ÿ Não permita que se discutam itens não programados e evite interrupções durante a reunião.Ÿ Convoque somente pessoas que tenham atribuições a dar, não convoque o grupo quando pudertomar a decisão sozinha.Ÿ Defina as regras do jogo no início das reuniões, inicie e termine a reunião na hora marcada,reservem tempo no final da reunião para avaliar os resultados.

8- Ausência de delegaçãoConcentração de autoridade na figura do chefe, quando em quase tudo é decidido por ele

Ÿ Não confunda delegação com atribuição de tarefas

Ÿ Habitue a equipe a apresentar soluções para a resolução dos Problemas.

Ÿ Cuide para que não sejam delegadas somente as tarefas desagradáveis.

Ÿ Não delegue a que não puder ser controlado por você.

Ÿ Lembre-se de que não delegação implica diminuição de oportunidade de encerramento.

Ÿ Delegar é motivar, treinar e aumentar a iniciativa da equipe.

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9- Documento sem horário e/ou ordenamento

Ÿ Aquela recebida e despachada aleatoriamente, a qualquer momento do dia, durante o decorrer doexpediente e/ou aquela que chega ao chefe sem qualquer tipo de classificação ou definição de

prioridade.

Ÿ Estabeleça horário para recepção, redação e leitura da correspondência.

Ÿ Estabeleça um sistema interno de ordenada de circulação automática de correspondência, reunaa documentação por ordem de importância, por tipo e prioridade: instrua a equipe sobre isso.

Ÿ Determine que certos documentos já cheguem a você com itens relevantes, assinalados e com asdecisões já concluídas/sugeridas.

10-Documentação sem filtragem

Ÿ Aquela que chega ao chefe sem tratamento analítico ou exame quanto à prioridade da destinação.

Ÿ Instruir equipe/secretária ou assessor sobre aquilo que é desnecessário passar para outras pessoas

/chefes.Ÿ Concentre nos órgãos de linha o tratamento inicial das informações.

Ÿ Retenha os documentos que somente podem ser despachados pela sua esfera de decisão, e reveja periodicamente os mesmos.

12-Procrastinação

Ÿ É o hábito de adiar permanentemente as tarefas a executar.Para evitar este costume, adote osseguintes procedimentos:

Ÿ Execute as tarefas de acordo com sua importância e prioridade, e não porque seja ou nãoagradáveis

Ÿ Não deixe para amanhã que se pode se fazer hoje, lembre-se do custo do adiantamento.

Ÿ Estabeleça prazo para as tarefas, especialmente as desagradáveis, tarefas desagradáveis devemser realizadas no início do dia, divulgue este prazo à sua equipe isto será mais uma pressão sobrevocê.

Ÿ Divida a tarefa em partes e inicie a execução por aquela que ocupa mais tempo.Conheça mais o assunto cuja decisão está adiando, isto facilita a solução do problema.Evite o perfeccionismo, pois ele pode ser a causa da sua procrastinação. Lembre-se do

conceito de oportunidade.

E levado o número de documentos encaminhados, processados e liberados.Delegue aprovações meramente formais, a redação de minutas eassine correspondências somente quando entrar no mérito de seuconteúdo.Evite cópias excessivas de documentos e devolva aquelesrecebidos e que não lhe interessa.

Não mantenha duplo arquivo, aprenda a ler mais seletiva erapidamente.Ao escrever, lembre-se de que, o que é objetivo e conciso temmaior possibilidade de ser lido.

11- Excesso de documentação

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Módulo IX

CORRESPONDÊNCIAS

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Nos casos de erros constatados no momento de redigi-la, emprega-se partícula corretiva “digo”. Quando o erro for notado após a redação de toda a ata, recorre-se à expressão “em tempo”, que écolocada após todo o escrito, seguindo-se então o texto emendado: Em tempo: na linha onde se lê “bata”,leia-se “pata”. Os números são grafados por extenso. Quando ocorrem emendas à ata ou alguma contestação oportuna, a ata só será assinada depois deaprovadas as correções. Há um tipo de ata que se refere a atos rotineiros e cuja redação tem procedimento padronizado.Nestecaso há um formulário a ser preenchido.

A ata é redigida por um secretário efetivo. No caso de sua ausência, nomeia-se outro secretário (ad hoc)designado para esta ocasião.Ÿ Devem constar numa ata:ŸDia, mês ano e hora da reunião (por extenso).ŸLocal da reunião.ŸPessoas presentes (com respectivas qualificações).ŸDeclaração do presidente e secretário.

ŸOrdem do dia.ŸFecho.ŸAssinaturas de presidente, secretário e participantes.

þ MODELOS DE FECHOS

Nada mais havendo a tratar, o Sr. Presidente encerrou a sessão para o dia.....às......horase.......minutos, quando serão julgados os recursos em pauta. E para constar, lavrei a presente ata que

subscrevo e vai assinada pelo Senhor Presidente depois de lida.Brasília - DF, ...........de....................de 2012

a) Fulano de Tal . Presidente b) Fulano de Tal. Secretário

_____________________

Nada mais havendo a tratar, Fulano de Tal agradece a presença do Sr. Beltrano, do Sr XY, dasdemais autoridades presentes e declara encerrada a reunião, da qual eu, ......................Secretário em

exercício lavrou a presente ata, que vai assinada pelo Sr. Presidente e por mim.Brasília- DF,............de............de 2012.

a) Fulano de Tal, Presidente b) Fulano de Tal, Secretário

_________________________

A sessão encerrou-se às ......horas. Eu .........................................., Secretário em exercício, lavreitranscrevi e assino a presente ata.

Brasília- DF,.........de.........de 2012.a) Fulano de Tal, Presidente b) Fulano de Tal, Secretário

_________________________

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þ MODELO DE ATA

ATA N° 25/04 DA KW CONSTRUTORA LTDA

ATA DA ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIA DA KW CONSTRUTORA LTDA, aoscinco dias do mês de janeiro de dois mil e doze, na sede geral da empresa KW ConstrutoraLtda, situada na QNM 18 CONJ. A LOJA 28, na cidade de Ceilândia Centro – DF reuniu-seem Assembléia Geral e Ordinária ao s Acionistas da KW CONSTRUTORA LTDA,representando a totalidade do Capital Social e com direito a voto, para deliberarem amajoração do Capital Social, convidou o Senhor Presidente e a senhorita Ana Ma ria da Silva,

para exercer a função de secretária, após a leitura da ATA anterior, ficou estabelecido a pautade negociações sendo que, ficou decidido que o Capital Social seria majorado seria majoradoem R$ 25.000.000,00 (vinte e cinco milhões de reais), distribuído em ações nominais,colocado em votação nominal, a proposta foi aceita por unanimidade. Nada mais havendo atratar, o Senhor Presidente deu por encerrada a presente reunião, para a lavratura da presenteata que lida e achada conforme, vai assinada por todos os presentes.

Presidente Sr. WENDELL CAVINATO – Secretária: Ana Maria da Silva, Acionistas:

þ ATESTADO

É um documento fornecido a pedido do interessado por pessoa credenciada, declarando a ocorrência deum fato ou existência de uma situação.

O atestado escrito em papel (tamanho ofício), e compõe-se das seguintes partes: 1) Timbre: o timbre vem impresso no alto do papel e contém o nome do órgão ou da empresa.

2) Título: a cerca de 10 linhas do timbre e no centro da folha (aproximadamente 25 espaços linearesda margem), escreve-se a palavra atestado com todas as letras maiúsculas e sublinha-se.3) Texto: o texto do atestado se inicia a cerca de 4 linhas do título e contém:a)Indicação do (s) emissor (es);

b)verbo atestar no presente do indicativo, terceira pessoa do singular (no caso de um só emissor), oudo plural (no caso de mais de um emissor).c)Finalidade do documento: para fins escolares, para fins previdenciários, etc;d)Nome do interessado, e seus dados de identificação; e) Indicação do fato ou situação a seratestado.4)Localidade e data: a cerca de três linhas do texto escreve-se o nome da localidade e a data.5) Assinatura: a cerca de três linhas da localidade e data o emissor faz sua assinatura.

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MODELO DE ATESTADO

Via EuducaçãoDiretoria Administrativa

10 linhas

ATESTADO

4 linhas

Saulo Martins, Diretor Administrativo da Via Educação, atesta para fins de conclusão de cursoque, Ana Paula Silva, brasileira, solteira, portadora do CPF nº 111.222.333-44, concluiu nesta empresa

o Estágio Supervisionado no período de 05/01/2011 à 30/07/2011, totalizando a carga horária de 240horas, conforme exigência curricular do curso técnico de secretariado.

3 linhas

Brasília, 01 de agosto de 2011.

3 linhas

Saulo Martins

Diretor Administrativo

Formando Vencedores

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þ AVISO

É informação, comunicado de uma pessoa para outra. Burocraticamente, é um ofício de um ministroa outro. Uma forma conhecida de aviso é aquela em que empregado ou empregador comunica rescisãode contrato de trabalho.Constitui-se, portanto, o chamado aviso prévio.

É empregado no comércio, na indústria, no serviço público e na rede bancária.Serve para ordenar,cientificar, prevenir, noticiar, convidar.

O aviso significa economia de tempo. Se redigido em linguagem clara, favorece a eficácia dacomunicação.

þ MODELO AVISO

AVISO

Senhores Alunos.

Comunicamos que, por motivo de força maior o Prof. Anderson Rodrigues, estará impossibilitado dedar aula no próximo dia 20/04/2012, onde será substituído pelo Prof. Leonardo, sem prejuízo às aulas. Atenciosamente,

Wendell Cavinato Diretor

þ CERTIFICADO

Modalidade em que se atesta que se tem conhecimento adquirido, em razão do corpo ou funçãoexercidos. Confunde-se muitas vezes com certidão.

É o documento em se certifica algum fato de que se é testemunha. Certificar significa atestar, afirmar,asseverar. Muitos eletrodomésticos vêm acompanhados de um certificado de garantia, há também ocertificado de reservista ou alistamento militar.

þ MODELO DE CERTIFICADO

CERTIFICADO

Certificamos que o Sr. Marcos Antonio da Silva, freqüentou o curso de prevenção e Acidentes do Trabalho para membros da CIPA, realizado no período de 03 de Fevereiro à 04 de Junho do corrente Ano.

Brasília, 01 de Agosto de 2012.

VIA EDUCAÇÃO

_______________________ ________________________ DIRETOR INSTRUTOR

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þ COMUNICAÇAO

É o memorando cuja ciência deve ser tomada na mesma repartição em que é elaborado.Em uma única ou simples folha, todos os objetivos podem ser passados.Toda repartição costuma ter seu quadro de aviso, portanto deve ser anexada de forma que todos vejam e

comentem entre os colegas.

þ CIRCULAR

A circular é um documento reproduzido em vias de igual teor e dirigido a vários receptores: pessoas,órgãos ou entidades. Sua função é:a) Dar ciência de leis, decretos, portarias, resoluções, editais;b) Transmitir avisos, ordens, pedidos ou instruções. A circular compõem-se das seguintes partes:

1) Timbre: No alto do papel vêm impressos: nome do órgão, entidade ou empresa; endereço.2) Título e número: A cerca de três linhas abaixo do timbre, escreve-se a palavra circular, geralmenteno centro da linha, com todas as letras maiúsculas, seguida do número que lhe couber. Assim:

CIRCULAR Nº 17/20123) Data: Na circular, a data pode ser indicada das seguintes maneiras:

a) Após o número, põe-se uma vírgula, a preposição de e a data com todas as letras maiúsculas,ficando o conjunto (título, número e data) no centro da linha. Assim:

CIRCULAR Nº 22, DE 2 DE MARÇO DE 2012.b) Sob o título e número introduzidos pela preposição em (com inicial maiúscula) Assim:

CIRCULAR Nº 54/2012 Em 27 de abril de 2012c) Á direita da folha, na mesma linha do título e número, precedida do nome da localidade. Neste caso,

título e número se deslocam para a esquerda, podendo ser usada as abreviaturas de circular. Assim:

CIRC. 38/2012 Brasília, 26 de fevereiro de 2012

4) Ementa: A cerca de três linhas da data, escreve-se a palavra ementa e faz-se o resumo do teor dacircular. Assim: Ementa: Material de consumo Ementa: Decreto – Lei nº 1950/95

5) Invocação: A cerca de quatro linhas abaixo da ementa (se houver) ou da data, á esquerda, faz-se à

invocação de modo genérico, a fim de servir a todos os receptores. Assim: Excelentíssimo Prefeito: SenhorPrefeito: Meritíssimo Juiz: Prezado Senhor

6) Texto: A cerca de três linhas abaixo da invocação, inicia-se o texto.

7) Cumprimento Final: Iniciando novo parágrafo, mas sem numeração, escreve-se o cumprimento final.Contém a despedida com votos de apreço e/ou estima

8) Assinatura: A cerca de quatro linhas do cumprimento final, escreve-se o nome civil do emissor e sob eleo cargo ou função.

9) Anexos: Caso a circular seja acompanhada de outros papéis, escreve-se á esquerda e a duas linhas daassinatura a palavra anexo e a indicação desses papéis.

10) Iniciais: Na última linha útil do papel, á esquerda, escrevem-se as iniciais do redator e do datilógrafo,separadas por barra oblíqua.

52



þ MODELO DE CIRCULAR

3 linhas

CIRCULAR N° 019, DE 01 DE AGOSTO DE 2010.

3 linhas

EMENTA: Aplicação cláusula N° 3§1,2 de contrato.

4 linhas

Prezados Alunos,

3 linhas

À partir de 15 de agosto de 2010, efetivaremos o cumprimento da cláusula de N° 3§1,2 querege: caso haja inadimplência nos pagamentos, implicará na inscrição do responsável nos Serviços deProteção do Crédito (SPC – CDL – SERASA).

Ressaltamos que a única maneira de desenvolvermos uma política na busca pela qualidade, émantendo o rigor da lei.

Atenciosamente,

4 linhas

Wendell Cavinato

Diretor

53



þ DECLARAÇÃO

É a afirmação da existência ou não de uma situação de direito ou de fato. Pode exprimir opinião,conceito ou resolução ou ainda deixar registrado o testemunho do fato.

Juridicamente, a declaração tem valor de prova e por isso é necessário que a pessoa que assina tenhaliberdade de afirmativa (seja maior de idade). Uma declaração inverídica sujeita ao declarante as

punições previstas em lei. O termo declaração designa, também, em diplomacia, um documento assinado por um grupo de

pessoas que representam instituições. Exemplo disso é a Declaração Universal dos Direitos Humanos.Aprovada pela Assembléia Geral da Organização das Nações Unidas (ONU), a 10 de dezembro de 1948,estabelecendo os princípios de que todos os seres humanos são iguais em dignidades e direito.

Os exemplos mais comuns de declaração podem referir-se à pessoas físicas, como no caso de umhomem que perdeu seu talão de cheques e declara esse fato perante a um órgão oficial (delegacia de

polícia). Casos como esses podem exigir que a pessoa faça também uma declaração pública, em jornal, para que o fato não traga danos a ela e nem a instituições que emitiu o documento. O fato de uma pessoa possuir o mesmo nome que a outra, que teve o título protestado ou esteve sujeita a alguma sanção em seucrédito na praça, pode obrigar a primeira a publicar uma declaração de homônimo, afirmando que nada

tem a ver com a sanção aplicada à pessoa do mesmo nome. Também são comuns as declarações de pessoas jurídicas. Uma empresa pode, por exemplo, afirmar uma declaração notificando que já não conta com umadeterminada pessoa em seu quadro de empregados, fazendo cessar as atribuições que antescompreendiam a esses ex-funcionários (contatos, negociações, etc...).

Quando o órgão emissor pertence à esfera de serviço público, em geral é usada a designaçãoATESTADA em vez de declaração. O mesmo acontece com documentos médicos.

Normalmente as declarações são feitas em papel ofício, com ou sem timbre, e compõe-se de quatro partes.

1)Título: A palavra declaração, em letras maiúsculas ou minúsculas,no alto do papel.

2)Texto: Fato, situação ou resolução declarada. Pode-se mencionar a pessoa ou instituições a

pedido do qual é feita a declaração e a finalidade que o declarante pretende dar a ela. Se o declarantenão quiser especificar a finalidade, pode valer-se de uma fórmula de tipo “para os devidos fins”.3)Localidade e Data: Cidade, dia, mês e ano.4) Assinatura: Geralmente disposto sobre o nome digitado. Dependendo da finalidade da

declaração, pode ser necessário reconhecer firma em cartório.

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FAFUT - FACULDADE FUTURA DE ENSINO SUPERIOR

DECLARAÇÃO

Declaramos para os devidos fins, que o aluno LEONARDO CAVALCANTE GOMES, encontra-sedevidamente matriculado na FAFUT - Faculdade Futura de Ensino Superior, sob o registro de matrícu- – la nº 03221014, cursando o terceiro semestre do Curso de ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS,turno NOTURNO, no horário de 19h30’ às 23h, com inicio em 02 de Fevereiro de 2011, sendo esteautorizado pela Portaria n° 1.625 de 20 de junho de 2002, publicada no Diário Oficial da União em 21em 21 de junho de 2002.

Brasília, 28 de Janeiro de 2012.

________________________Ana Paula Silva

Secretária

FACULDADE FUTURA DE ENSINO SUPERIORQNM 18 Conjunto A Loja 28 – Ceilândia – DF

Tel: 3373-1791www.fafut.futura.com.br

MODELO DE DECLARAÇÃO

55



þ EDITAL

O edital é uma comunicação ou ordem, cuja finalidade é convocar, avisar ou informar . Para que não se possa alegar ignorância de sua mensagem, o edital é afixado em local público ou divulgado pela imprensaoficial (Diário oficial), ou por jornal de expressiva circulação.

Um edital compõe-se das seguintes partes:

1) Timbre: nome, endereço e logotipo impressos no alto da página.2) Título: a palavra EDITAL, escrita em letras maiúscula no centro da linha, a três linhas abaixo dotimbre. Coloca-se, em seguida, o número do documento e, separadas por barra (/), os dois algarismos

finais do ano em curso.EDITAL Nº 435/94

3) Ementa: assunto abordado pelo documento. Costuma-se escrevê-lo com todas as letrasmaiúsculas e logo abaixo do título, centralizando-o sempre que possível.

TOMADA DE PREÇOSCONCORRÊNCIA PÚBLICA

CONVOCAÇÃO PARA ASSEMBLÉIA-GERAL4)Texto: iniciados quatro linhas abaixo da emenda compõem -se basicamente da expressão do assunto

em pauta, podendo-se destacar em parágrafos ou itens por meio de números ou letras.5) Localidade e Data: são escritas duas linhas abaixo do texto, à esquerda ou à direita da página.

Presidente Prudente, 18 de Abril de 20116)Assinatura: escrita duas linhas abaixo da localidade e data, escrevendo o nome da pessoa

diretamente responsável pela expedição do editorial, apenas com as iniciais maiúsculas. A assinatura éfeita imediatamente acima do nome. Se o edital for publicado pela imprensa, a assinatura autografada seráomitida.

Bartolomeu SteinhegerDIRETOR DE MATERIAL

7)Visto: muitas vezes, por determinações internas do órgão, o edital precisa ser vistado por

funcionário hierarquicamente superior, diretor, coordenador ou presidente. Quando essa pratica fornecessária, escreve-se a três linhas abaixo da assinatura a palavra visto. Logo abaixo se escreve o nomecivil de quem deverá visar o documento (apenas as letras iniciais maiúsculas) e na linha seguinte o cargoque ocupa (todas as letras maiúsculas). A assinatura se faz acima do nome digitado.

Por vezes, o regulamento do órgão expedidor exige que, além dos elementos descritos acima, oeditorial contenha ainda um visto de funcionário hierarquicamente superior àquele que assumiu odocumento . Nesse caso a palavra é Vista como é escrito com inicial maiúscula, o nome do superior,somente com as iniciais maiúsculas: logo abaixo deste, escreve-se seu cargo ou função, com todas as

palavras maiúsculas.Há, ainda, os seguintes:

ŸDe abertura de concurso para provimento de cargos públicos

ŸDe ciênciaŸDe concorrênciaŸDe convocaçãoŸDe disponibilidadeŸDe habilitaçãoŸDe inscriçãoŸDe intimaçãoŸDe notícia (arrecadação de bens)ŸDe praça (leilão ou hasta pública)ŸDe proclamações

ŸDe publicaçãoŸDe resultado

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þ MODELO DE EDITAL

3 linhas

EDITAL N° 032/2011

ABERTURA DE PROCESSO SELETIVO

4 linhas

O Reitor da Faculdade Futura de Ensino Superior de Ceilândia, no uso de suas atribuições legais eestatutárias, torna público que se encontram abertas às inscrições para Seleção de Professor Substituto, portempo determinado, no período de 08/08/2011 à 14/08/2011 , especificadas no quadro abaixo, na forma dalegislação vigente.

ÁREA/N. DE VAGAS REGIME DETRABALHO

DEPARTAMENTO

Administração deEmpresas / Uma

40 horassemanais

Ensino Profissionalizante

Telemarketing / Duas 20 horassemanais Ensino Profissionalizante

Secretariado / Uma 40 horassemanais

Ensino Profissionalizante

Documentação necessária para inscrição: - Carteira de Identidade; curriculum vitae com comprovantes; diploma de Graduação e Histórico Escolar;comprovante da taxa de inscrição no valor de R$ 15,00 (quinze reais). A guia de pagamento deverá ser obtidana Internet em www.fafutbrasilia.com.br . Guia de recolhimento que dev erá ser paga nas agências do Bancodo Brasil. A taxa de recolhimento não será devolvida em nenhuma hipótese.Obs.: a documentação necessária deverá ser apresentada em cópia autenticada.

Horário das inscrições: 08:00 às 11:30 horas e das 14:00 às 17:00 hor as, nos Departamentos Didáticos.

A Seleção será constituída de prova de títulos e prova didática. O não comparecimento a qualquerdessas provas implicará em desistência da Seleção por parte do Candidato. A renumeração bruta para o cargo de Professor Substituto é de R$ 780,00.

2 linhas


2 linhasWendell Cavinato

Reitor

57



þ FAX Reprodução direta dos documentos por heliografia ou fotocópia.A instrução normativa n. º 4, de 9 de março de 1992, estabelece que o “fax (forma abreviada já

consagrada de fac-símile) é uma modalidade de comunicação que apenas recentemente passou a seradotada no serviço público. Por sua velocidade e por ser, em princípio, mais oneroso do que o telegrama, o

fax tenderá a substituir, em muitos casos, outras formas de correspondências, à medida que váriasrepartições públicas passarem a dispor de aparelhagem necessária.O fax deve ser utilizado sobre tudo para transmissão de mensagens urgentes e para envio antecipado de

documento.O fax, por sua natureza, necessita de formulários apropriados, em papel A4 (29,7cm em x 21cm). Uma

vez que a comunicação chega ao destinatário por via telefônica ficando o original do documento com oexpedidor.

þ MEMORANDO

O memorando é um documento de comunicação semelhante ao ofício, porém de confecção maissimples, exigindo menos requisitos, inclusive com relação ao tamanho do papel: Normalmente noformato in-octavo (21cm de largura X 15cm de altura).

O memorando pode ser:a)Interno, quando for dirigido à funcionários do mesmo órgão ou departamento.b)Externo, quando for dirigido à pessoas estranhas ao órgão.

Com o passar do tempo, o memorando vem-se apresentando sobre diversas formas. A que nos parece mais comum compõem – se de:

1) Timbre: O timbre do órgão aparece impresso no alto do papel, como ocorre com o papel doofício.

2) Código e Número: A três linhas abaixo do timbre e a esquerda do papel, escreve-se o código dosetor ou departamento emissor seguido do numero do memorando.DEF-44

036-523) Localidade e data: Na mesma linha do código e numero, porém a direita, escreve-se o nome dalocalidade e a data.

Natal, 15 de julho de 2004.Aracaju, 18/8/04.

4) Ementa: Na linha seguinte a do código e numero e também à esquerda, escreve-se a palavraementa, indicando-se em seguida o número do processo, ou protocolo ou do assunto.Ementa: Processo nº 417/8O-SERHEmenta: Aposentadoria.

5) Receptor: A duas linhas da ementa na mesma margem, escreve-se a palavra memorando, seguida de

p a r a , a c r e s c e n t a n d o - s e o t i t u l o d o r e c e p t o r .MEMORANDO para o Sr. Prefeito Municipal de Poços de Caldas.6) Texto: A cerca de 5 linhas abaixo, escreve-se a mensagem com os parágrafos numerados a partir do

primeiro. O texto aqui mais do que no ofício, deve ser sucinto.7) Cumprimento final: No memorando, excesso de cortesia é dispensável, bastando escrever a 2

linhas do texto a palavra saudações ou qualquer outra forma conveniente. Assim: Saudações

8) Assinatura: A três linhas do cumprimento final, digita-se o nome civil do emissor, indicando-se logoabaixo o cargo que ocupa, a assinatura se faz acima do nome digitado.

9) Anexo: Caso existam anexos, indica-se apenas a quantidade deles, o que é feito a esquerda e a 2linhas da assinatura.

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þ MODELO DE MEMORANDO

3 linhas

DLP - 019/2010 Brasília, 30 de agosto de 2010

2 linhas

Ementa: Emprego do português na correspondência oficial

2 linhas

Memorando para os Srs. Estagiários do Curso de Letras

5 linhas

Dando continuidade às ações desenvolvidas pelo projeto “De olho na língua” e tendo em vistaque os acadêmicos com bolsa de estudo, atuam em setores da Administração e desempenham

praticamente todas as atividades inerentes aos técnico -- administrativos, alertamos para empregoadequado da redação oficial e linguagem administrativa, bem como à implementação da identidadevisual da FAFUT.

Nossa intenção é proporcionar a aquisição de conhecimentos que lhe permitam melhordesempenho nas atividades a serem executadas em determinado setor, bem como garantir que asorientações repassadas a esse mesmo setor sofram solução de continuidade, e para tanto, segueorientações em anexo.

2 linhas

Atenciosamente,

3 linhas

Anderson RodriguesCoordenador

2 linhas

Anexo: 1(um)

59



þ OFÍCIO

O ofício é um documento escrito, usado para comunicação dos órgãos do serviço público. Porextensão, é usado também para fins não estritamente oficiais (comunicação de autoridade eclesiástica, declubes e associações), embora nesta acepção existam reservas de algumas correntes de opinião.

O ofício é escrito em papel tamanho oficial em uma só face da folha.Compõe-se das seguintes partes:

1)Timbre: O papel para ofício contém impresso no alto o símbolo (escudo, armas) e o nome do órgão público, do clube ou da associação.

2) Índice e número: A três linhas do timbre, escreve-se Ofício n. na margem esquerda, seguido donúmero do ofício, uma barra oblíqua e os dois últimos algarismos do ano. Assim: Ofício n. 38/2010.

Observações:a)A numeração dos ofícios recomeça a cada ano.b)Havendo num mesmo órgão mais de um departamento competente para expedir ofício, põe-se

antes do número as iniciais ou o código convencionado para o departamento que o expede. Assim: Ofício n. SUOV-87/2010.3)Data: Na mesma linha do índice e número, porém á direita, escreve-se o nome da localidade e a data

completa. Assim:Florianópolis, 29 de maio de 2004.

4) Ementa: A duas linhas da data, á esquerda, escreve-se a palavra. Ementa e faz-se o resumo doassunto a que se refere o ofício. Assim:Ementa: Solicitação.Ementa: Encaminha subsídios para análise.Ementa: Aposentadoria – Hilário Custódio da Silva.Ementa: Processo n. 5.073/2010

5) Invocação: A três linhas da ementa, escreve-se o cargo do receptor, precedido do tratamentoque convier. Assim:Senhor Secretário:Excelentíssimo Senhor Governador do Piauí.

6) Texto: A cerca de três linhas da invocação, começa o texto do ofício.

O texto pode conter:a)exposição, desenvolvendo a ementa para atingir o objetivo.b)apelo, quando for necessário sensibilizar o receptor e predispô-lo a agir conforme os desejos do

emissor.c)impulso, como forma de transformar a predisposição em ação.7) Cumprimento final: O cumprimento final constitui novo parágrafo e não recebe numeração.Contém a despedida com votos de apreço e/ou de estima. Assim:Sem mais, aproveito a oportunidade para externar a V.S.ª meu profundo respeito e consideração.

Nada mais havendo a tratar, apresentamos a V. Exa os votos de profícuo trabalho.8) Assinatura: A quatro linhas do cumprimento final, digita-se o nome civil do emissor com apenas as

letras iniciais maiúsculas, indicando logo abaixo o cargo que ocupa com todas as letras maiúsculas. Aassinatura se faz logo acima do nome digitado.

9) Anexos: Caso o ofício seja acompanhado de outros papéis, escreve-se à esquerda e a duas linhasda assinatura a palavra Anexo e a indicação desses papéis. Assim:

Anexo: Recibo de taxa.Anexa: Certidão de nascimento.

60



10) Endereço: Na parte inferior do papel, á esquerda e a cerca de duas linhas do anexo ou três daassinatura, escreve-se em linhas diferentes:

a)forma de tratamento exigida (apenas as letras iniciais maiúsculas);b)nome civil do receptor (todas as letras maiúsculas);c)cargo que o receptor ocupa (letras iniciais maiúsculas), precedido de DD. (abreviatura de

Digníssimo);d)nome do logradouro, número do prédio, setor, loja, sala etc;e)Código de Endereçamento Postal, cidade (todas as letras maiúsculas) e sigla da unidade de

federação.11) Iniciais: Na ultima linha útil do papel, á esquerda, escrevem-se as iniciais do redator do ofício e

as iniciais do ditador, separadas por barra oblíqua. Assim:ABJ/LMZNotas sobre o ofício

1.Cada ofício deve conter um único assunto.2.O número de linhas de separação entre as diversas partes do ofício pode ser alterado. O que

realmente importa é a disposição estética do escrito no papel.3.Caso o ofício seja longo, de modo que não caiba numa só folha, é praxe proceder-se desta

maneira:a)escrevem-se perto de dez linhas do texto na primeira folha, não havendo obrigatoriedade deinterrompe-lo em fim de parágrafo;b)indicam-se endereço e iniciais apenas na primeira folha, ocupando a posição normal de um ofíciocurto;c)a três linhas do timbre na folha de continuação, á esquerda, repete-se o índice e o número,acrescentando-se em seguida o número da folha. Assim:Ofício n. 38/95 – fl. 2.d)a duas linhas do índice e número, faz-se a continuação normal do texto seguido do cumprimento

final, da assinatura e da indicação de anexos, caso existam.4.O ofício deve ser digitado e impresso em duas vias, uma do arquivo do órgão emissor

(Correspondência Expedida).5.O ofício pode ter qualquer das disposições: bloco inteiro, bloco simples ou semibloco, sendo esta

disposição mais usual.6.Evidentemente, não se admite um ofício com borrões ou rasuras.7.Dobra-se o papel horizontalmente, de modo que se obtenham três partes iguais em forma de Z,

ficando visível à parte que contém o timbre.

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þ MODELO DE OFÍCIO

3 linhas

Ofício N.CRH – 032/2011


2 linhas

Ementa: Instrução N° 0010/2011

– CRH

3 linhas

Senhor(a) Diretor(a)

3 linhas

Segue anexo cópia da Instrução CRH – 0010/2011, que estabelece procedimentos para escolha e contratação deestagiários nas Unidades da FAFUT, os modelos dos documentos abaixo relacionados, já se encontramdisponíveis na secretária da FAFUT.

1.

Termo de Compromisso de Estágio

2.

Acordo de Cooperação

3.

Ficha de Inscrição

4.

Atestado de matrícula para fins de estágio.

5.

Plano de Estágio

6.

Atestado de Estágio

7.

Dados para inclusão do Estagiário na Apólice de Seguros

8.

Alteração no Termo de Compromisso de Estágio (período)

9.

Alteração do Termo de Compromisso de Estágio (carga horária)

10.

Ficha de desligamento.

Dúvidas poderão ser dirimidas junto a seção de Contratação Pessoal com Cristina.

Reiterando protestos de estima e apreço.

4 linhas

Atenciosamente,

REBECA CARVALHO RABELO

Coordenadora

2 linhas

Anexo: Instrução n.° 0010/2011

2 linhas

Ilmo. Sr. WENDELL CAVIN ATO

DD. DIRETOR

Cnb 02 LOTE 15 - FAFUT – Campus II70.010-004 – TAGUATINGA – DF

CAMPUS I QNM 18 CONJ. A LOTE 28

CEILANDIA - DF

62



þ PORTARIA

É um documento oficial que determina concessões de licença, requisições pessoais, imposição de penas discimplinares e atos ligados a vida do funcionalismo público, também fazem ordens de serviçosgerais.

ESTADO DO PARÁSECRETRIA DA ADMINISTRAÇÃO

Portaria Nº 1030, de 04 de Agosto de 2011

O secretário da administração, tendo em vista a que consta no processo Nº 243/04, da mesmasecretaria, concede ao oficial de justiça Leonardo Cavalcante Gonçalves, lotado no Tribunal de Justiçado Estado, 60 dias de licença para tratamento de saúde, a contar de 8 de julho nos termos do art 12/79do decreto - lei 45/1980.

Belém, 04 de Agosto de 2011Cristina Santiago de Carvalho

Secretária da Administração

Registre-se e publique-seBeltrano de talDiretor - Geral

þ MODELO PORTARIA

þ PROCURAÇÃO

A procuração é um documento através do qual alguém (pessoa, empresa ou órgão) concede a outrem poderes para agir em seu nome.

Às vezes em função de doença, de viagem ou de qualquer outro motivo, uma pessoa não podeexecutar certas decisões, às quais é juridicamente responsável, como vender um carro de sua propriedade,matricular-se na faculdade ou assinar cheques. Nesse caso, tem direito legal de conceder à outra pessoa,geralmente parente ou amiga da extrema confiança poderes para agir em seu nome. Essa concessão é feita

por meio de um documento denominado“Procuração”. A pessoa que passa a procuração, transmitindo os poderes, chama-se mandante outorgado ou

constituinte. A que recebe esses poderes é designada como mandatário, outorgado ou procurador. Este pode ainda passar a procuração a um terceiro, que será o substabelecido.

A procuração pode ser:a)Publica, quando lavrada por tabelião em livro de notas, sendo feito dele o traslado, que ficara em

poder do procurador;b)Particular, quando redigida do próprio punho ou datilografada, sem registro no livro de notas de

tabelião.c)Os poderes concedidos através da procuração podem ser;d)Gerais, quando o constituinte declara que são amplos, gerais, ilimitados;e)Especiais, quando o constituinte estipula no documento quais são os poderes. A procuração é escrita em papel tamanho ofício, podendo ser digitada em espaço 1 ou 2. Compõe-

se das seguintes partes: A procuração consta de cinco partes:1) Titulo: a palavra “Procuração”, com todas as letras maiúsculas, é escrita centralizada a três linhas

abaixo da margem superior do papel. Havendo continuação, o termo deve constar à esquerda e entre parênteses, nas folhas seguintes, com a devida numeração, separada por travessão (-).

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2) Textos: iniciado a quatro linhas abaixo do título, o texto engloba três itens essenciais:a)Dados do Mandante: nome, nacionalidade, estado civil, profissão, documentação, (em geral cédula

de identidade, ou RG, com a sigla do Estado da unidade que o expediu e cadastro de pessoa física) eendereço completo.

b)Dados do Procurador: após os dados do mandante, vem a frase: nomeia e constitui seu bastante procurador, e em seguida seus dados completos, como no item a.

c)Definição dos Poderes: depois dos dados do procurador, e precedida da preposição para, coloca-se aexplicitação dos poderes, gerais ou especiais, concedidas pelo mandante. Se o texto for muito longo,coloca-se abaixo da última linha, à direita, a palavra continua, entre parênteses.

3) Localidade e Data: três linhas abaixo do texto, à esquerda ou à direita, escrevem-se o nome dalocalidade, por extenso, e a data em que foi passada a procuração.

4) Assinatura: três linhas abaixo da localidade e data, vem a assinatura do mandante. Não hánecessidade de digitar seu nome, uma vez que já está bem evidenciado no início do documento.

5) Testemunhas: cinco linhas abaixo da assinatura, à esquerda, escrevam a palavra Testemunhas, cominiciais maiúsculas, e coloque dois pontos. Deixe um espaço de três linhas para assinatura da primeiratestemunha e escreva o nome completo desta,seu endereço, a sigla e o número de seu documento deidentidade, cada dado em uma linha.

þ MODELO DE PROCURAÇÃO

PROCURAÇÃO

Cristina Santiago, brasileira, solteira, secretária, portadora do RG nº 2.994.576 (DF), CPF

025.449.598-07, residente e domiciliado na QNM 40 Conjunto Z casa 03, Ceilândia - DF, nomeia econstituiu seu bastante procurador o Sr. Anderson Rodrigues de Oliveira, brasileiro, solteiro, professor, portador do RG nº 809.465 (DF), CPF 048.572.368-12, residente e domiciliado na QNM 04 conjunto Qcasa 13, Ceilândia - DF, para efetuar sua matrícula nos exames vestibulares do curso de CiênciasEconômicas da FAFUT - FACULDADE FUTURA DE ENSINO SUPERIOR, podendo preencher todosos formulários exigidos, recolher taxas, fazer as opções necessárias e retirar as instruções do candidato.

Ceilândia, 02 de Fevereiro de 2012.

ASSINATURA

TESTEMUNHAS:

Rebeca Carvalho RabeloQR 420 Conjunto 09 casa 05 Ceilândia - DFCPF 053.882.450-03

Ana Paula SilvaQR 502 conjunto 05 casa 04 - Ceilândia - DFCPF 004.874.659

64



þ REQUERIMENTO Meio específico para solicitação feita pelo indivíduo como subordinado real ou contingente.Recebe, também, a designação de petição. Dá-se nome de recurso à petição em segundo grau.Requerimento: Petição por escritos feitos pelas formas legais, na qual se solicita algo que é permitido por lei ou

que como tal supõe. É todo pedido que se encaminha a uma autoridade de serviço Público.Enquanto o Requerimento

é um veículo de solicitação sob o amparo da lei, a petição destina-se a pedido sem certeza legal ou sem segurançaquanto ao despacho favorável.

No meio jurídico, o requerimento é em geral escrito, quando feitos oralmente, devem ser tomada por termo,a não ser quando se referirem a pedidos de certidões ou em casos de atos não processuais.

São componentes de um requerimento:1)Invocação: forma de tratamento, cargo e órgão a que se dirige:Ilustríssimo Senhor:Diretor –Geral do Departamento de Pessoal do Ministérioda Educação e Cultura; Não se menciona no vocativo o nome da autoridade, não se coloca após o vocativo nenhuma fórmula de

saudação.

2)Texto: nome do requerente, sua filiação, sua naturalidade, seu estado civil, sua profissão e sua residência(cidade, Estado, rua e n. º). Acrescente-se, ainda, exposição do que deseja, justificativa (fundamentada em citaçõeslegais e outros documentos).

3)Fecho: em letras maiúsculas NESTES TERMOS PEDE DEFERIMENTO, ou NESTES TERMOS, PEDE DEFERIMENTO.ESPERA DEFERIMENTOAGUARDA DEFERIMENTOPEDE DEFERIMENTOTERMOS EM QUE PEDE DEFERIMENTO

4)Local e Data.5)Assinatura

Magnífico Reitor da FAFUT,

8 espaços

Rebeca Carvalho Rabelo, Professora Nível 4, abaixo assinado, vem requerer aVossa magnificência sua inscrição no concurso para Professor Substituto, doDepartamento de Ensino Profissionalizante, área de Secretariado, declarandoconhecer a aceitar as normas estabelecidas por esta instituição.

2 espaços

Nestes termos,

Pede Deferimento.

3 espaços

Brasília, 30 de janeiro de 2012.

3 espaços

Rebeca Carvalho Rabelo

þ MODELO DE REQUERIMENTO

65



þ COMUNICADO

É uma forma de se transmitir uma mensagem, para muitas pessoas de forma clara de modo que todosvejam e entendam. Como o próprio nome diz é um meio de comunicação.

Ele pode ser feito através da televisão, rádio, cartazes, quadro de avisos e outros meios de realização.Para um bom resultado, a elaboração tem que ser inteligente e chamativo, visando bem nos interesses

desta transmissão.Em uma única ou simples folha, todos os objetivos podem ser passados.Toda empresa costuma ter seu quadro de aviso, portanto deve ser anexada de forma que todos vejam

e comentem entre os colegas.

Exemplo:COMUNICAMOS AO SENHORES ALUNOS QUE, À PARTIR DO DIA 15 DE SETEMBRO DE 2011, NÃO MAIS SERÁ

PERMITIDA A PERMANÊNCIA DE TERCEIROS NAS DEPENDÊNCIAS DA ESCOLA, PARA ASSIM, ZELARMOS PELASEGURANÇA DE NOSSOS ALUNOS E A TRANQÜILIDADE DAS AULAS.

Porém, preste muita atenção ao ler o comunicado a seguir, para não passar a mensagem errada!

De: Diretor PresidentePara: Gerente

Na próxima sexta-feira, aproximadamente às 17:00 horas, o cometa Halley estará nesta área. Trata-se deum evento que ocorre a cada 78 anos. Assim, por favor, reúnam os funcionários no pátio da Fábrica, usandocapacete de segurança, quando eu explicarei o fenômeno a eles. Se estiver chovendo, não poderemos ver oraro espetáculo a olho nu, sendo assim, todos deverão se dirigir ao refeitório, onde será exibido o filme“Documentário sobre o Cometa Halley”.De: GerentePara: Supervisor

Por ordem do Diretor – Presidente, na sexta-feira às 17:00 horas, o cometa Halley vai aparecer sobre afábrica, a olho nu. Se chover, por favor, reúnam os funcionários, todos com capacete de segurança e osencaminhem ao refeitório, onde o raro fenômeno terá lugar, o que acontece a cada 78 anos.

De: SupervisorPara: Chefe de Produção

A convite de nosso querido Diretor, o cientista Halley, 78 anos, vai aparecer nú às 17:00 horas no refeitórioda Fábrica, usando capacete, pois vai ser apresentado um filme sobre o raro problema da chuva nasegurança. O diretor levará a demonstração para o pátio da Fábrica.

De: Chefe de ProduçãoPara: Mestre

Na sexta-feira às 17:00 horas, o Diretor pela primeira vez em 78 anos, vai aparecer nú no refeitório daFábrica, para filmar o Halley, o cientista famoso e sua equipe.Todo mundo deve estar lá de capacete, pois vai ser apresentado um show sobre a segurança na chuva. Odiretor levará a banda para o pátio da Fábrica.

De: MestrePara: Funcionários

Todo mundo nú, sem exceção, deve estar com os seguranças no pátio da Fábrica na próxima sexta-feira, às17:00 horas, pois o Sr. Diretor e o Sr. Halley, guitarrista famoso, estarão lá para mostrar o raro filme“Dançando na Chuva”. Caso comece a chover mesmo, é para ir pro refeitório de capacete na mesma hora.O show ocorre a cada 78 anos.

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AVISO GERAL

Na sexta-feira o chefe da Diretoria vai fazer 78 anos e liberou geral pra festa às 17:00 horas, no refeitório.Vão estar lá, pago pelo manda–chuva, Bill Halley e seus cometas. Todo mundo deve estar nú e de capacete,

porque a banda é muito louca e o rock vai rolar até o pátio, mesmo com chuva.

þ RECIBO

O recibo é um documento escrito em que alguém (pessoa ou firma) declara ter recebido algo aliespecificado. É mais comum o recibo que declara recebimento de dinheiro.

Não existe tamanho preestabelecido para o papel do recibo, que varia ao gosto do órgão ou daEmpresa. Entretanto, quando o recibo precisa ser redigido, são mais comuns o (tamanho oficial) e o in-octavo (15 cm de altura X 21 cm de largura) com o timbre do órgão ou da empresa.

O recibo constitui-se das seguintes partes:1) Título: no centro da folha escreve-se a palavra recibo com todas as letras maiúsculas.2) Número: há cerca de duas linhas do título e a margem esquerda do papel, faz-se à indicação do

número do recibo.

3) Valor: na mesma linha do número, porém a direita, escreve-se o valor do recibo.4) Texto: a cerca de três a oito linhas do número, começa o texto contendo todos os elementos datransação:

a) Declaração de recebimento b) Identificação do pagadorc) Especificação do que recebeu e suas características: quantia, objeto, etc.d) Motivo do recebimento: venda de prestação de serviços, salário, gratificação, etc.5) Data, a cerca de três linhas do texto, escreve-se o nome da localidade e a data completa.6) Assinatura, a cerca de duas linhas da data, escreve-se o nome do recebedor, que assinará logo acima

do nome digitado.7) Identificação do recebedor, logo abaixo da assinatura é necessário identificar melhor o recebedor.

Para tanto, indicam-se dele: endereço, CPF ou CNPJ.

2 linhas

Recibo

N° 0021/2010

R$ 450,00

3 a 8 linhas

Recebemos do Hotel FUTURA LTDA, estabelecido na Av. das Flores, 43, Inscrito sobCGC 52.437.880/0001-53, a quantia de R$ 450,00 (Quatrocentos e cinqüenta reais),referente ao aluguel do mês de agosto de 2005, do imóvel onde se encontra estabelecido.

3 linhas

Brasília, 30 de agosto de 2010

2 linhas

Rodrigo Firmino da SilvaGerente Financeiro

þ MODELO DE RECIBO

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þ TELEGRAMAO telegrama é um meio de comunicação usado para enviar mensagens escritas rapidamente. É uma forma de

correspondência que tem características próprias, a começar do papel: um formulário especial fornecido gratuitamente pelaEmpresa Brasileira de Correios e Telégrafos.

O emissor de telegrama deve observar o seguinte:

• custo do telegrama é proporcional ao número de palavras, a contar da indicação do receptor (destinatário).Assim:a) Cada palavra com até dez letras equivale a uma taxa b) Cada palavra com mais de dez letras equivale a duas taxas

• O código usado na transmissão de telegramas não possui: sinais de pontuação, acentos gráficos, trema, til, hífen, ç, barraoblíqua, aspas, parênteses, cifrão, etc.

• Em função do custo do telegrama, é preciso usar de certos estratagemas para reduzir-lhe o preço. Desde que não haja prejuízo para a clareza da mensagem.

Em função das facilidades do fax na transmissão de mensagens a cada dia tornando os telegramas são menosusadosFormato

Quanto ao formato, a carta comercial segue as seguintes orientações:1. Usa-se papel de 21x29,7 cm.2. Digita-se e imprimisse um só lado do papel.

3. 20 a 25 linhas por folha.4. 60 a 70 toques por linha.5. Margem direita: 2 cm; margem inferior;2 cm. .É toda correspondência interna ou externa da empresa, que não seja dirigidaa órgãos públicos e que não estejam incluídas no nível BANCÁRIO.

A correspondência tem por finalidade documentar situações da empresa, estabelecer relações entre pessoas e empresas, promover uma imagem da empresa. Avalie suas cartas: uma carta não pode ser avaliada da mesma maneira como se pesauma mercadoria.a) Qual o objetivo?b) Qual a mensagem?c) Qual a resposta pretendida?d) A carta é suficientemente clara?

e) Usei as palavras certas para expressar a idéia?f) Fui muito pessoal ao abordar o assunto?g) O desfecho foi muito brusco ou prolongado?

Você deve usar:

a) Construção de frases curtasb) Prefira sempre o simples ao complexo.c) Amplie o seu vocabulário.d) Use palavras que o seu leitor possa entender.e) Escreva como se fala.f) Exprima e não impressione. A correspondência interna da empresa ocorre através dos memorandos, notas ou comunicaçãointernas.

Sua finalidade é apenas registrar os assuntos, evitando que falhas da comunicação verbal cause problemas.Toda a comunicação informal do relacionamento diário é feita verbalmente. Já na escrita devemos nos deter no

estritamente necessário:a) O impresso padrão para a comunicação é o que diz: DE/PARAb) A data segue o mesmo padrão da correspondência externa, mas, sem colocar o nome do local, pois todo mundo já sabeonde estão.c) Não há necessidade de se colocar iniciais de redator, digitador.d) A referência do assunto deve seguir as mesmas observações para a comunicação externa.e) O texto deve ser o mais resumido possível, sem nenhum tipo de chavão.f) Não se utilizam expressões como “cordialmente”, “atenciosamente”.g) Não se utiliza carimbo em comunicações internas.h) O nome da pessoa que está enviando a comunicação já se encontra no cabeçalho, não há necessidade de repeti-lo naassinatura.

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CIRCULAR INTERNA

PARA: Sr. Ernesto (Custos Industriais) DE: João da Silva

N.º: 28/28 DATA: 13.06.04

ASSUNTO: Reembolso de despesas de viagens

þCIRCULAÇÃO E DOCUMENTOS

A circulação de documentos em empresa deve ser agilizada ao máximo. Uma mesma folha de papeldeve circular para cinco pessoas, no máximo. Um número maior que este atrasa consideravelmente oconhecimento do assunto tratado. Se for necessário circular para um número maior, reproduza odocumento e circule várias cópias dele.

Para a perfeita programação visual da correspondência, precisa-se:a) Conhecer perfeitamente a língua;

b) Conhecer e dominar as técnicas de estética;c) Conhecer seu equipamento e utilizar todos os recursos que ele oferece; ler o rascunho antes de

começar a digitar para correções que se façam necessários;d) Verificar o número exato de cópias de que necessitará;

e) Usar pastas de assinaturas;

þ CORRESPONDÊNCIA BANCÁRIA

É chamada de Correspondência Bancária: os cheques, nota promissória e duplicatas. Tal diferenciaçãoocorre simplesmente porque os estabelecimentos bancários insistem em não aceitar estes tipos dedocumentos se os mesmos estiverem escritos com determinados erros gramaticais.

Exemplo:

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SEIS ESTRATÉGIAS PARA CHAMAR A ATENÇÃO DO LEITOR:- Apresente o ponto principal no início. Assim, o objetivo do documento fica claro desde o

princípio*;- Utilize subtítulos descritivos, eles orientam a leitura do documento;- Seja claro, a falta de clareza compromete a compreensão de seu texto;

- Escreva com frases curtas, elas são fáceis de processar;- Empregue palavras simples, elas são facilmente compreendidas;- Utilize uma diagramação “arejada”, ela valoriza o seu texto.

Virtudes de um texto de redação oficialSeja conciso.

Redija um texto capaz de transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras.Para isso é necessário domínio do assunto e atenção na revisão.Seja impessoal.Evite marcas de impressões pessoais do tipo na minha opi nião. Lembre -se é em nome do serviço

público que você está falando.Esteja atento aos pronomes de tratamento.

Os pronomes de tratamento apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbalnominal e pronominal. Por exemplo embora se refiram à seg unda pessoa gramatical levam aconcordância para a terceira pessoa.Evite expressões artificiais.Respeito e impessoalidade pedem o uso de formas diretas e objetivas. Expressões em desusocomo Venho por meio desta, Tenho a honra de ou Cumpre -me informar que são artificiais e nãocabem em textos oficiais.Utilize corretamente os fechos.Além de arrematar o texto os fechos dos textos oficiais devem saudar o destinatário. Odocumento deve levar assinatura e identificação do cargo daquele que as expede.

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Módulo X

DICAS PARA O

SUCESSO DASECRETÁRIA

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POSTURA PROFISSIONAL

1 - Se o horário do expediente em seu trabalho já começou e, ao atender a um telefonema, a pessoa do outro lado perguntar pela sua chefia, nunca diga que o seu chefe, seu diretor, seu gerenteainda não chegou. A palavra ainda dá a entender que você, como secretária, também acha que seuchefe já deveria ter chegado. Impensadamente, a pessoa do outro lado irá confirmar o que você acaba

de dizer, ex.: ele ainda não chegou. Como secretárias, não podemos deixar transparecer que ele estáatrasado ou algo parecido.

2 - Um telefone, que não é o seu, está tocando insistentemente em algum lugar muito distante devocê. Desde que você tenha disponibilidade, atenda-o imediatamente.

3- Você pode aprender bastante sobre o trabalho, simplesmente observando. Preste atençãonaqueles que são considerados competentes. Só não caia na armadilha tão comum, de imitar o estiloda chefia. Isso pode comprometer seu estilo individual.

4 - O uso do tempo de seu chefe é o principal desafio da secretária e, para tanto, a iniciativa é

fundamental. "Meter o nariz onde não é chamada" pode ser sua chave do sucesso: nunca espere queseu chefe lhe diga o que fazer, faça antes; não espere que alguém lhe diga o que está acontecendo,

procure descobrir por si mesma; não espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe,ligue antes para ela; não espere vir alguém para explicar como usar aquele equipamento novo, leia omanual e aprenda sozinha; não espere seu chefe minutar a resposta ‘a carta que você acabou decolocar sobre a mesa dele, passe a carta com sua minuta em anexo; não deixe que ele lhe devolva seutrabalho com erros de datilografia, faça-o perfeito. Procure ir sempre além do que as suas atribuiçõese sua delegação permitem. Otempo de seu chefe vai render muito mais.

5 - Torne seus contatos com secretárias de outras empresas menos impessoal, identificando-as e

anotando o nome da interlocutora em cada nova situação. Associe o nome dessa secretária ‘a empresa

ou executivo que ela atende.

6 - Nunca diga amém a tudo que seu chefe disser. Não tenha receio de discutir com seu chefealgum assunto relacionado ao trabalho e do qual você discorde, desde que, obviamente, você tenha

base para isso. Lembre-se de que, para merecer respeito e ser realmente valiosa em sua função, é preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista.

7 - Se você precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reunião que temum telefonema urgente, não entre na sala falando alto, interrompendo, assim, a reunião. Faça oseguinte: escreva um bilhete, dizendo quem está no telefone e qual o assunto que deseja falar, e afrase: "O senhor pode atendê-lo?" Mostre a pasta aberta e leve-a de volta. Se o recado for para um

visitante, passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o "Presidente" da reunião, eele falará em voz alta ao interessado. Você aguarda a resposta e acompanha o visitante até o aparelho.Em ambos os casos, pode ter certeza de que você terá uma resposta imediata, e a sua presença será

bem notada e apreciada.

8 -Para secretárias principiantes:

a) Em seu escritório não poderá faltar:

·

dicionário de língua portuguesa e outros idiomas, se for o caso;

·

livro sobre gramática. Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o índice

remissivo, você encontrará soluções para muito dos problemas que dificultam a maioria dassecretárias;

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c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento, em busca de tudo o que a ajude a desempenharmelhor suas atividades.

9 - Para se ter sucesso no trabalho:

· Se você trabalha para uma empresa, trabalhe para ela, fale bem dela e defenda-a, pois vocêa representa.

· Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligência.· Se você é do tipo que precisa reclamar eternamente, condenar e encontrar erros, é melhor

repensar em suas atitudes.· Mas enquanto você fizer parte da instituição, não a condene.

10 - Procure manter um intercâmbio com as suas colegas de trabalho, encaminhando-lhes (e pedindo que elas lhe enviem) cópias e/ou recortes de artigos de jornais, revistas, boletins, etc. sobreassuntos de interesse para a sua profissão. "Dicas" sobre como evitar certos erros gramaticais,freqüentemente cometidos, são bastante úteis.

11 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisão dele, poupando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por você mesma comsegurança e eficácia.

12 -Se o seu chefe não estiver convencido de que você é de confiança e discreta, suasoportunidades de progredir serão mínimas. Não esqueça, também, de que a primeira impressão é permanente, e que uma indiscrição pode arruinar sua reputação.

Eis algumas sugestões de como demonstrar que você é de confiança e discreta:

· Sustente a política da firma.· Apóie a política de seu chefe.· Seja o amortecedor de seu chefe.· A vida particular de seu chefe é confidencial.· Aprenda a guardar segredos profissionais.

13- Os chefes estão sempre tão envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas, queformam em suas cabeças a idéia do que querem que providenciemos para eles. Mas ao nos passarem,geralmente vem tudo meio truncado. E quantas secretárias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo. Por isso utiliza a técnica do Feed-back, que consiste nele falar o que

quer, e repetir o que entendemos, lhe transmitir uma informação e ele repetir o que entendeu.14 - Manter uma postura profissional é muito importante numa empresa, por isso: Seja breve!

Seja sempre breve! Ao atender o telefone, identifique a empresa e/ou área em que trabalha. Diga seunome, cumprimentando com um "Bom Dia!", pois quando atender ao telefone em sua empresa,lembre-se de que você é a empresa para o cliente.

15 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone, dizem não às secretárias que exorbitam desuas funções. Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes, que o isolam dos clientes eaté dos amigos e que, talvez por excesso de zelo, criam entre o seu próprio chefe e as pessoas que o procuram, pelo telefone, mal-entendidos capazes de anular transações que vinham sendo mantidas

satisfatoriamente. Para um homem de negócios, o telefone é vital como meio de comunicação. É claroque cabe à secretária fazer uma triagem. Há porém, uma grande diferença entre fazer uma triagem e

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1Secretariado Ok (1)

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