11DE HANZE INKOOPSEMINARCHAIN REACTION PRAKTIJKOPDRACHTEN

11DE HANZE INKOOPSEMINAR ldquoCHAIN REACTIONrdquo

Dit keer hebben we de traditionele posterpresentaties

vervangen door de studenten met een korte pitch een

toelichting te laten geven op hun opdracht en de poster

Alle deelnemers kregen zo een veel betere indruk van wat

de opdracht van de studenten was hoe ze deze hebben

uitgevoerd en wat het resultaat was Uit de evaluatie bleek

dat deze nieuwe aanpak zeer gewaardeerd werd door de

deelnemers Daar gaan we mee door

Nadeel is dat niet alle deelnemers alle posters kunnen zien

tijdens het seminar maar daar hebben we iets op gevonden

Net zoals vorig jaar hebben we de verhalen achter alle prak-

tijkopdrachten in dit e-book verzameld en stellen dit gratis

aan iedereen die interesse heeft beschikbaar Mocht u nog

vragen hebben of de studenten om andere redenen willen

benaderen dan kan dat want hun mailadressen vindt u

door te klikken op de naam van de student

Het Hanze Inkoopseminar was niet mogelijk zonder alle

bedrijven en instellingen die studenten de mogelijk-

heid bieden om interessante praktijkopdrachten uit te

voeren Daar is een hecht netwerk ontstaan Ook willen

wij het bestuur van de Kring Noord van de NEVI ook deze

keer bedanken voor de samenwerking en het beschik-

baar stellen van de prijs aan de winnaars van de Purchase

Promise Award

Als u dit boekje leest zijn wij gestart met de voorbereiding

van het 12de Hanze Inkoopseminar Wij ontvangen u graag

op 26 januari 2017 Veel leesplezier

Marius van der Woude en Gert Walhof

PS meer informatie zoals de presentatie van de gastspre-

kers Hans Bax en Jack van der Veen vindt u op wwwhanze

nlinkoopseminar

Het 11de Hanze Inkoopseminar lsquoChain Reactionrsquo stond in het teken van hoe inkopers

kunnen bijdragen aan maatschappelijke waarde en hoe de keten daarvoor een

middel is Uiteraard waren er ook de bekende onderdelen als de presentaties van

studenten met de resultaten van praktijkopdrachten en de competitie voor de NEVI

Purchase Promise Award

INHOUDSOPGAVE

Winnaars2016 Jouke Harmsma en Bart Linthorst

2015 Jantsje Elzinga en Baukje Renkema

2014 Marieke Arns en Alie Werkman

2013 Mathieu Lauer en Marco van der Honing

2012 Paulien van Houten en Floris Rutgers

2011 Danieumllla Bakker en Herman Top

2010 Rainier Wiering en Gerie Schonewille

2009 Fimke Jongejan en Gerben Bekema

2008 Alexander Visscher en Marlies Koopman

2007 Carla van der Woude en Astrid Wichers

2006 Esther Neeleman en Linda Onstenk

PURCHASE

PROMISE AWARDDe Purchase Promise Award wordt

jaarlijks tijdens het Hanze Inkoopse-

minar uitgereikt Het is een prijs voor

de studenten van de minor inkoopma-

nagement die de beste praktijkopdracht

hebben afgeleverd De Purchase

Promise Award is een initiatief van

de Hanzehogeschool Groningen ndash

Instituut voor Facility Management en

de Nevi Kring Noord-Nederland

11de Hanze Inkoopseminar ldquochain reactionrdquo

Regionale spendanalyse en analyse van de inkooptool

Succesvol implementeren

Adviesrapport Arbo inkoopproces Hanzehogeschool

Marktconformiteitsonderzoek

Opstellen van een nieuw inkoopbeleid voor WereldOuders

Onderzoek e-procurement tool

Inkooponderzoek Holdert

Een onderzoek naar mogelijke besparingen met betrekking tot de inkoop van zorgmaterialen

Praktijkopdracht De Noorderbrug Traject offerteaanvraag

Regiospend en handleiding inkoop-toolbox

Spendanalyse

Waarderen van inkoop binnen het MKB

Een onderzoek naar de spend van Noorderpoort die terecht komt in de regio

Huis voor de Gezondheid koerst op besparingen

lsquoSlim inkopen doen we samenrsquo

Het ontwikkelen van een bestelgids voor AkzoNobel Delfzijl

Inkoopanalyse Twentsche Kabelfabriek

Aanbesteding leerlingenvervoer Terra Winsum + Adviesrapport Spendanalyse Onderwijsgroep Noord

Spendanalyse amp contractregistratie- en beheer

WM Waarderen van Inkoop door MKB

Erkenningsregeling en nu

Gestandaardiseerde aanbestedingsdocumenten ndash Gemeente Haren

Onderzoek aanbesteden lsquowerkprojectenrsquo binnen schoolorganisaties

De inkoopfunctie van Vestal Woonservices

Spendanalyse ldquowake up callrdquo

Europese aanbesteding busvervoer voor CS Vincent van Gogh

Spend analyse Gasunie

De verschillende manieren van inkopen

Inkoopvolwassenheidsdashboard

Regionale Spend analyse Rijksuniversiteit Groningen

Het bevorderen van het regionaal inkopen

spend analyse Hanzehogeschool

Clustering van aanbesteding ICT inleen personeel bij de RDW

Inkoopbeleid en ndashtoolkit voor Trias jeugdhulp

Bestelgids maken en offertes beoordelen aan de hand van lsquorsquoStrategic Sourcing Methodologyrsquorsquo

Waarderen Inkoop MKB

Inkoopscan 2015 Ooststellingwerf

Europe as one common market

Sponsoren

Door op deze knop te klikken keert u terug naar de inhoudsopgaveDe studenten zijn te benaderen voor

vragen via de e-maillink in hun naam

) Deze onderzoeksrapporten werden genomineerd voor de Nevi Purchase Promise Award

gegevensnotatie van de verschillende systemen (ERP en

Management Informatie Systeem) en de specificatie en

ordening van gegevens tot knelpunten leidt Een oplossing

is de systeembouwers en de inkoop- en financieumlle afdeling

met elkaar in verbinding te stellen om zo tot eenduidige

definities en verwachtingen te komen

Daarnaast ligt er nog potentieel in het verbeteren van het

meten en beoordelen van leveranciersprestaties Hiermee

vallen op de lange termijn commercieumlle voordelen te

behalen Door de interne klanten bij de leveranciersbeoor-

deling te betrekken zal de verbondenheid met het huis en

de interne klanttevredenheid stijgen

REGIONALE SPENDANALYSE EN ANALYSE VAN DE INKOOPTOOL

In de periode van november 2015 tot en met januari 2016

is de spendanalyse en de analyse van de inkooptool uitge-

voerd De spendanalyse is uitgevoerd op basis van een

databestand verkregen bij de financieumlle afdeling Dit

bestand omvatte alle leveranciers van 2014 met het bijbe-

horende inkoopvolume De analyse van de spendtool is

uitgevoerd door veel interviews te houden met medewer-

kers van verschillende afdelingen

Van de totale spend in 2014 is 31 in de regio ingekocht

Binnen deze regiospend is het MKB het best vertegen-

woordigd met een percentage van 665 Verder is het

aantal A- en B-leveranciers erg laag en maakt het Martini

Ziekenhuis gebruik van een enorm aantal C-leveranciers

Een aanbeveling is dan ook om het aantal contractleve-

ranciers te verhogen om zo het totale aantal leveranciers

te verlagen Hierdoor kunnen aanzienlijke besparingen

gerealiseerd worden De productgroep waarin de grootste

winst te behalen valt is de groep lsquoGebouwen en gebouwge-

relateerde installatiesrsquo

De analyse van de inkooptool bleek erg uitdagend te zijn

mede door veranderingen binnen de inkooporganisatie

en de transitie die de afdeling meemaakt De algemene

conclusie die naar voren is gekomen is dat het verschil in

De aanleiding van dit onderzoeksrapport is de praktijkopdracht voor de minor

inkoopmanagement Diverse studenten van de minor hebben de regionale spend in

kaart gebracht voor leden van het Inkoop Platform Groningen (IPG) Het IPG bestaat

uit 15 (semi-) publieke organisaties uit de Stad en Provincie Groningen Binnen het

IPG werken zij samen op het gebied van inkoop met de nadruk op maatschappelijke

waarde Wij hebben dit gedaan voor het Martini Ziekenhuis en daarnaast bestond

de wens om de betrouwbaarheid van de huidige spendanalyse middels OBZ (ERP

systeem) en Cognos (Management informatie systeem) te onderzoeken

Joren MachielReinout Benninga

INHOUDSOPGAVE

Winnaars2016 Jouke Harmsma en Bart Linthorst

2015 Jantsje Elzinga en Baukje Renkema

2014 Marieke Arns en Alie Werkman

2013 Mathieu Lauer en Marco van der Honing

2012 Paulien van Houten en Floris Rutgers

2011 Danieumllla Bakker en Herman Top

2010 Rainier Wiering en Gerie Schonewille

2009 Fimke Jongejan en Gerben Bekema

2008 Alexander Visscher en Marlies Koopman

2007 Carla van der Woude en Astrid Wichers

2006 Esther Neeleman en Linda Onstenk

PURCHASE

PROMISE AWARDDe Purchase Promise Award wordt

jaarlijks tijdens het Hanze Inkoopse-

minar uitgereikt Het is een prijs voor

de studenten van de minor inkoopma-

nagement die de beste praktijkopdracht

hebben afgeleverd De Purchase

Promise Award is een initiatief van

de Hanzehogeschool Groningen ndash

Instituut voor Facility Management en

de Nevi Kring Noord-Nederland

11de Hanze Inkoopseminar ldquochain reactionrdquo

Regionale spendanalyse en analyse van de inkooptool

Succesvol implementeren

Adviesrapport Arbo inkoopproces Hanzehogeschool

Marktconformiteitsonderzoek

Opstellen van een nieuw inkoopbeleid voor WereldOuders

Onderzoek e-procurement tool

Inkooponderzoek Holdert

Een onderzoek naar mogelijke besparingen met betrekking tot de inkoop van zorgmaterialen

Praktijkopdracht De Noorderbrug Traject offerteaanvraag

Regiospend en handleiding inkoop-toolbox

Spendanalyse

Waarderen van inkoop binnen het MKB

Een onderzoek naar de spend van Noorderpoort die terecht komt in de regio

Huis voor de Gezondheid koerst op besparingen

lsquoSlim inkopen doen we samenrsquo

Het ontwikkelen van een bestelgids voor AkzoNobel Delfzijl

Inkoopanalyse Twentsche Kabelfabriek

Aanbesteding leerlingenvervoer Terra Winsum + Adviesrapport Spendanalyse Onderwijsgroep Noord

Spendanalyse amp contractregistratie- en beheer

WM Waarderen van Inkoop door MKB

Erkenningsregeling en nu

Gestandaardiseerde aanbestedingsdocumenten ndash Gemeente Haren

Onderzoek aanbesteden lsquowerkprojectenrsquo binnen schoolorganisaties

De inkoopfunctie van Vestal Woonservices

Spendanalyse ldquowake up callrdquo

Europese aanbesteding busvervoer voor CS Vincent van Gogh

Spend analyse Gasunie

De verschillende manieren van inkopen

Inkoopvolwassenheidsdashboard

Regionale Spend analyse Rijksuniversiteit Groningen

Het bevorderen van het regionaal inkopen

spend analyse Hanzehogeschool

Clustering van aanbesteding ICT inleen personeel bij de RDW

Inkoopbeleid en ndashtoolkit voor Trias jeugdhulp

Bestelgids maken en offertes beoordelen aan de hand van lsquorsquoStrategic Sourcing Methodologyrsquorsquo

Waarderen Inkoop MKB

Inkoopscan 2015 Ooststellingwerf

Europe as one common market

Sponsoren

Door op deze knop te klikken keert u terug naar de inhoudsopgaveDe studenten zijn te benaderen voor

vragen via de e-maillink in hun naam

) Deze onderzoeksrapporten werden genomineerd voor de Nevi Purchase Promise Award

gegevensnotatie van de verschillende systemen (ERP en

Management Informatie Systeem) en de specificatie en

ordening van gegevens tot knelpunten leidt Een oplossing

is de systeembouwers en de inkoop- en financieumlle afdeling

met elkaar in verbinding te stellen om zo tot eenduidige

definities en verwachtingen te komen

Daarnaast ligt er nog potentieel in het verbeteren van het

meten en beoordelen van leveranciersprestaties Hiermee

vallen op de lange termijn commercieumlle voordelen te

behalen Door de interne klanten bij de leveranciersbeoor-

deling te betrekken zal de verbondenheid met het huis en

de interne klanttevredenheid stijgen

REGIONALE SPENDANALYSE EN ANALYSE VAN DE INKOOPTOOL

In de periode van november 2015 tot en met januari 2016

is de spendanalyse en de analyse van de inkooptool uitge-

voerd De spendanalyse is uitgevoerd op basis van een

databestand verkregen bij de financieumlle afdeling Dit

bestand omvatte alle leveranciers van 2014 met het bijbe-

horende inkoopvolume De analyse van de spendtool is

uitgevoerd door veel interviews te houden met medewer-

kers van verschillende afdelingen

Van de totale spend in 2014 is 31 in de regio ingekocht

Binnen deze regiospend is het MKB het best vertegen-

woordigd met een percentage van 665 Verder is het

aantal A- en B-leveranciers erg laag en maakt het Martini

Ziekenhuis gebruik van een enorm aantal C-leveranciers

Een aanbeveling is dan ook om het aantal contractleve-

ranciers te verhogen om zo het totale aantal leveranciers

te verlagen Hierdoor kunnen aanzienlijke besparingen

gerealiseerd worden De productgroep waarin de grootste

winst te behalen valt is de groep lsquoGebouwen en gebouwge-

relateerde installatiesrsquo

De analyse van de inkooptool bleek erg uitdagend te zijn

mede door veranderingen binnen de inkooporganisatie

en de transitie die de afdeling meemaakt De algemene

conclusie die naar voren is gekomen is dat het verschil in

De aanleiding van dit onderzoeksrapport is de praktijkopdracht voor de minor

inkoopmanagement Diverse studenten van de minor hebben de regionale spend in

kaart gebracht voor leden van het Inkoop Platform Groningen (IPG) Het IPG bestaat

uit 15 (semi-) publieke organisaties uit de Stad en Provincie Groningen Binnen het

IPG werken zij samen op het gebied van inkoop met de nadruk op maatschappelijke

waarde Wij hebben dit gedaan voor het Martini Ziekenhuis en daarnaast bestond

de wens om de betrouwbaarheid van de huidige spendanalyse middels OBZ (ERP

systeem) en Cognos (Management informatie systeem) te onderzoeken

Joren MachielReinout Benninga

gegevensnotatie van de verschillende systemen (ERP en

Management Informatie Systeem) en de specificatie en

ordening van gegevens tot knelpunten leidt Een oplossing

is de systeembouwers en de inkoop- en financieumlle afdeling

met elkaar in verbinding te stellen om zo tot eenduidige

definities en verwachtingen te komen

Daarnaast ligt er nog potentieel in het verbeteren van het

meten en beoordelen van leveranciersprestaties Hiermee

vallen op de lange termijn commercieumlle voordelen te

behalen Door de interne klanten bij de leveranciersbeoor-

deling te betrekken zal de verbondenheid met het huis en

de interne klanttevredenheid stijgen

REGIONALE SPENDANALYSE EN ANALYSE VAN DE INKOOPTOOL

In de periode van november 2015 tot en met januari 2016

is de spendanalyse en de analyse van de inkooptool uitge-

voerd De spendanalyse is uitgevoerd op basis van een

databestand verkregen bij de financieumlle afdeling Dit

bestand omvatte alle leveranciers van 2014 met het bijbe-

horende inkoopvolume De analyse van de spendtool is

uitgevoerd door veel interviews te houden met medewer-

kers van verschillende afdelingen

Van de totale spend in 2014 is 31 in de regio ingekocht

Binnen deze regiospend is het MKB het best vertegen-

woordigd met een percentage van 665 Verder is het

aantal A- en B-leveranciers erg laag en maakt het Martini

Ziekenhuis gebruik van een enorm aantal C-leveranciers

Een aanbeveling is dan ook om het aantal contractleve-

ranciers te verhogen om zo het totale aantal leveranciers

te verlagen Hierdoor kunnen aanzienlijke besparingen

gerealiseerd worden De productgroep waarin de grootste

winst te behalen valt is de groep lsquoGebouwen en gebouwge-

relateerde installatiesrsquo

De analyse van de inkooptool bleek erg uitdagend te zijn

mede door veranderingen binnen de inkooporganisatie

en de transitie die de afdeling meemaakt De algemene

conclusie die naar voren is gekomen is dat het verschil in

De aanleiding van dit onderzoeksrapport is de praktijkopdracht voor de minor

inkoopmanagement Diverse studenten van de minor hebben de regionale spend in

kaart gebracht voor leden van het Inkoop Platform Groningen (IPG) Het IPG bestaat

uit 15 (semi-) publieke organisaties uit de Stad en Provincie Groningen Binnen het

IPG werken zij samen op het gebied van inkoop met de nadruk op maatschappelijke

waarde Wij hebben dit gedaan voor het Martini Ziekenhuis en daarnaast bestond

de wens om de betrouwbaarheid van de huidige spendanalyse middels OBZ (ERP

systeem) en Cognos (Management informatie systeem) te onderzoeken

Joren MachielReinout Benninga

Elias BerkanHarwin Sikkenga

AanbevelingenHet is de intentie dat een klant na de implementatie

beschikt over een compleet ingerichte omgeving en hier

zelfstandig mee uit de voeten kan Wij hebben de imple-

mentatiemethode van Negometrix naast de SIM3 methode

gezet Daarnaast hebben we de volgende aanbevelingen

vanuit het kwalitatief onderzoek opgesteld verwerk de

initiatiefase en een krachtenveldanalyse in de voorberei-

dingsfase breng de opleidingsbehoefte in kaart betrek de

interne klant bij de implementatie door het toekennen van

key-users en maak een handleiding Inkopers die wat verder

zijn op het gebied van ICT vinden Negometrix gebruiks-

vriendelijker Inkopers die niet zo ver in de ICT wereld

zitten vinden Commerce Hub of CTM gebruiksvrien-

delijker Dit hebben we als punt ter discussie opgesteld

omdat dit subjectief is

SUCCESVOL IMPLEMENTEREN

Wij hebben onderzoek gedaan naar het succesvol imple-

menteren van de aanbestedingssoftware Negometrix De

aanleiding van dit onderzoek is dat de Europese commissie

heeft bepaald dat per 2017 alle Europese aanbestedingen

verplicht volledig digitaal moeten Daarnaast wou Nego-

metrix ondervinden hoe professioneel zij implementeren

Er zijn nog steeds organisaties die via de ldquopapieren wegrdquo

aanbesteden Om deze potentieumlle klanten in de toekomst

te laten werken met Negometrix is het belangrijk dat er

een duidelijk en helder implementatieplan klaarligt

OnderzoeksmethodenOns onderzoek bevat een kwalitatief en kwantitatief

gedeelte In het begin hebben we veel theorie bestudeerd

over de betreffende onderwerpen Nadat we de theorie

bestudeerd hebben zijn we het veld in gegaan We hebben

door het hele land interviews gehouden met klanten en

niet klanten van Negometrix Dit kwalitatief onderzoek

hebben we als deelonderzoek verwerkt in het eindverslag

Tijdens de interviews wilden we voornamelijk achterhalen

wat de succesfactoren zijn bij een implementatie en in

hoeverre de interne klant betrokken is

ConclusieIn het kader van verandermanagement zijn we niet veel

belemmeringen tegengekomen bij klanten en niet-

klanten van Negometrix Uit de theorie die wij hebben

bestudeerd over inkoop en de organisaties die wij hebben

geiumlnterviewd kunnen we concluderen dat inkoop steeds

moderner en professioneler wordt In het onderzoek

hebben we eerst een veranderingsanalyse beschreven en

vervolgens verschillende implementatiemethoden Dit

kan Negometrix gebruiken bij nieuwe klanten en de

implementaties die in de toekomst gaan plaatsvinden

We hebben zes factoren opgesteld die belangrijk zijn voor

een succesvolle implementatie noodzaak consistentie

nabijheid sturing betrokkenheid en begeleiding in de

communicatie

Hoofdvraag welke aanbevelingen moeten worden gedaan om tot een

succesvolle implementatie van de aanbestedingssoftware te komen

Niels PlatSilvan Blokzijl

ADVIESRAPPORT ARBO INKOOPPROCES HANZEHOGESCHOOL

Het inkoopproces voor deze voorzieningen heeft veel

onduidelijkheden naar voren gebracht mbt aanbeste-

dingen overheadkosten en het interne proces Om het

inkoopproces te professionaliseren is daarom de volgende

hoofdvraag opgesteld lsquoHoe verloopt het Arbo inkoopproces binnen de Hanzehogeschool op het gebied van ergonomische voorzieningen en waar zijn eventuele verbeteringen mogelijkrsquo

OnderzoekHet onderzoeken van het huidige inkoopproces voor ergo-

nomische voorzieningen binnen de Hanzehogeschool was

geen eenvoudige opgave Met behulp van diepte-interviews

zijn inzichten uit het ergonomische inkoopproces verkregen

Ook hebben de interviews bijgedragen aan het inzicht van

de betrokken schakels Op de verkregen informatie zijn

vervolgens verschillende theorieeumln en modellen toegepast

Allereerst is een Spend analyse gemaakt om ingekochte

productgroepen en bijbehorende kosten te analyseren Uit de

Spend analyse kon de vraag omtrent het wel of niet Europees

aanbesteden beantwoord worden Ook is met behulp van

een Kraljic Matrix gekeken naar de huidige productcate-

gorie van ergonomische voorzieningen om vervolgens een

strategie voor de toekomst te bepalen

AdviesWij adviseren de Hanzehogeschool om het Arbo (inkoop)

budget nu centraal te gaan beheren waardoor bestaande

schakels buiten dit inkoopproces worden gelaten en er

minder overheadkosten worden gemaakt Vervolgens zou

een raamovereenkomst met meerdere Arbo leveranciers

in combinatie met een bestelprogramma uitweg bieden

Een raamovereenkomst in combinatie met een catalogus

(programma) biedt verschillende mogelijkheden Dit zorgt

namelijk voor verbeterde prijsafspraken vermindering van

risicorsquos en het delen van informatie Daarnaast biedt een

contract de mogelijkheid om afspraken en looptijden te

managen

Bij de huidige methode zou de Hanzehogeschool Europees

moeten aanbesteden Er worden namelijk ergonomi-

sche voorzieningen bestaand uit ICT en meubilair

ingekocht boven de drempelwaarde Maar momenteel is

de HG met een aanbesteding bezig voor meubilair wij

adviseren om ook het ergonomisch meubilair daarin mee

te nemen De ergonomische ICT voorzieningen mogen

zonder vaste contractvorm worden ingekocht Ook zijn er

mogelijkheden om de ICT voorzieningen onderhands- of

onderhands meervoudig aan te besteden

Stafbureau Personeel amp Organisatie (PampO) is een onderdeel van de Hanzehoge-

school Groningen De Arbo adviseur van PampO adviseert zowel preventief als curatief

medewerkers van de HG op het gebied van ergonomie Ergonomie is de interactie

tussen de mens en de ontworpen technische organisatorische omgeving Het gaat

om speciaal (ergonomisch) meubilair enof ICT voorzieningen waarmee lichamelijke

klachten verholpen moeten worden

MARKTCONFORMITEITSONDERZOEK

De gebruikte onderzoeksinstrumenten zijn deskre-

search quickscan en een benchmarkanalyse Allereerst

is er intern veel deskresearch gedaan Een deel van de

informatie was bij de organisatie al verloren gegaan

maar er zijn oude contracten facturen afspraken etc

teruggevonden Hierna is er een quickscan en een bench-

markanalyse gedaan De quickscan geeft antwoord op

de vraag of de prijzen die het cateringbedrijf hanteert

nog marktconform zijn De benchmarkanalyse geeft

antwoord op de vraag met welke cateraars andere verge-

lijkbare organisaties zaken doen en wat voor tarieven

deze cateraars hanteren

Het advies is om de opgevallen punten uit de aanbeve-

lingen te bespreken met de cateraar Het kan zijn dat de

cateraar een verklaring heeft voor eacuteeacuten of meerdere van de

conclusies In het gesprek moet wel duidelijk gestuurd

worden op een vermindering van de prijs omdat op

meerdere gebieden niet marktconform gescoord wordt

De volgende bevindingen moeten besproken worden

bull Het dalen van het aantal dagelijkse gebruikers

bull De prijzenstijging die hoger ligt dan de afspraken zoals

in het contract gemaakt

bull De personeelskosten Op hoeveel uur zijn deze berekend

en wat is het uurtarief

bull Waarom is de management fee zo hoog en wat valt er

allemaal onder deze fee

bull Te hoge opslagpercentages over de producten

Wanneer er een nieuw contract opgesteld wordt of wanneer

er aanvullende afspraken op het huidige contract volgen

dan wordt het volgende geadviseerd

bull Alle inkoopprijzen verkoopprijzen en alle afnames

aangeven bij elke kwartaalrapportage zodat hier geen

onduidelijkheid meer over is en ook geen discussie over

kan ontstaan

bull Bij alle onderdelen van de maandelijkse offerte (manage-

ment fee personeelskosten algemene kosten omzet)

marktconforme prijzen hanteren Een erg hoge manage-

ment fee is dan ook geen reden tot discussie meer

De doelstelling van de opdracht en het onderzoek is om te achterhalen of het contract

met de cateraar van het bedrijf marktconform is De resultaten van het onderzoek

kunnen gebruikt worden tijdens nieuwe onderhandelingen met de cateraar De doel-

stelling heeft tot de volgende centrale vraag geleid Is het huidige catering contract

nog marktconform of zou dit contract aangescherpt kunnen worden

Youri Brouwer

Jelmer Beukema

OPSTELLEN VAN EEN NIEUW INKOOPBELEID VOOR WERELDOUDERS

WereldOuders is in mei 2015 gehackt waardoor veel

bestanden verloren zijn gegaan onder andere de proce-

dures voor de inkoop In de maanden na de hack is

WereldOuders bezig geweest om allerlei procedures weer

in kaart te brengen maar ze waren nog niet aan de inkoop

toegekomen

De vraag vanuit WereldOuders was om een nieuw inkoop-

beleid op te stellen dat zowel op de korte als op de lange

termijn bruikbaar zou zijn

De hoofdvraag hiervoor is

lsquoHoe kan WereldOuders haar inkoopbeleid op de meest efficieumlnte en effectieve manier inrichten zodat deze op korte en lange termijn het meest succesvol kan zijnrsquo

De deelvragen zijn

1 Hoe is de huidige inkoopsituatie van WereldOuders

2 Wat is de gewenste inkoopsituatie

3 Met welke in- en externe factoren moet er rekening

gehouden worden bij het opstellen van een inkoopbe-

leid voor WereldOuders

4 Op welke verschillende manieren kan het inkoopproces

ingevuld worden om tot een inkoopbeleid te komen

Om deze vraag te kunnen beantwoorden zijn de huidige

en gewenste inkoopsituatie van WereldOuders in kaart

gebracht met behulp interviews en bestaande informatie

vanuit de organisatie Daarna zijn de interne en externe

factoren waar WereldOuders mee te maken heeft bij haar

inkoop in kaart gebracht Met behulp van het racewa-

genmodel is alle informatie gestructureerd Er is voor het

racewagenmodel gekozen omdat dit model alle stappen

omvat van een inkoopproces Daarnaast zijn er nog drie

ondersteunende processen die positief kunnen bijdragen

voor WereldOuders Aan de hand van deze informatie is er

een advies geschreven hoe WereldOuders haar inkoop het

beste kan gaan inrichten om weer overzicht op en structuur

in de inkoop te kunnen krijgen Met behulp van een

duidelijk stappenplan kan het gehele advies gemakkelijk

doorgevoerd worden Met de opgestelde inkoopprocedure

voor de medewerkers weet iedereen hoe er te werk moet

worden gegaan bij het inkopen van producten en diensten

WereldOuders is een goed doel dat zich inzet voor thuisloze kinderen in

Latijns-Amerika Ze zetten familiehuizen op in negen verschillende landen in Latijns-

Amerika Binnen de familiehuizen krijgen de kinderen onderdak eten verzorging en

een kans op onderwijs

Xandra MeijerinkMarije de Kruijf

ONDERZOEK E-PROCUREMENT TOOL

DoelstellingDe doelstelling van het onderzoek is om precies in kaart te brengen welke problemen het uitvoeren van de tool geeft in de praktijk Dit houdt in dat alle sterke en zwakke punten van de tool in kaart gebracht moeten worden Dit is een belangrijke stap binnen de grotere doelstel-ling van het opleveren van de tool zelf Dat is namelijk het opleveren van een tool die het mkb in staat moet stellen om op eenvoudige wijze advies te kunnen genereren over het al dan niet invoeren van e-procurement

Hoofdvraagbull Is de universele inkooptool in huidige vorm gereed voor

NEVI om in de markt te zetten

Deelvragenbull Geeft de tool relevante informatie voor het bedrijf

bull Is de drempel laag genoeg om de tool in te vullen

bull Houdt de tool voldoende rekening met externe factoren

die het advies van de tool kunnen beiumlnvloeden

bull Is het huidige platform de juiste voor deze tool

Aanbevelingenbull Wij adviseren om de inkoopvolwassenheid nadrukke-

lijker in de tool op te nemen Hierbij moet het als een

soort uitsluitingsgrond dienen voordat een bedrijf aan

e-procurement kan gaan doen

bull Wij adviseren om het in kaart brengen van het factuur-

proces anders in de tool te verwerken

bull Wij adviseren dat er meer ruimte moet zijn in de tool

voor eigen inbreng van het bedrijf

bull Ons advies is dat er iemand van buiten Landustrie

aanwezig is tijdens de beoordeling van de huidige

inkoopsituatie die een objectieve beoordeling kan

geven

bull Er zal een stappenplan gemaakt en toegevoegd moeten

worden aan het huidige Excel bestand

Wij adviseren om serieus te overwegen of een ander

platform niet meer geschikt is

De opdracht was tweeledig Aan de ene kant moest de tool getest worden aan de

andere kant moest worden onderzocht of het voor Landustrie aantrekkelijk is om

e-procurement in te voeren Het onderzoeksverslag is puur gebaseerd op het eerste

aspect Het tweede aspect is teruggekoppeld aan Landustrie via schriftelijke en

mondelinge rapportage

Vnlr Tom Folkersma Robert Jan Kooke (Bedrfijfsbegeleider) Marco Kolhoop

INKOOPONDERZOEK HOLDERT

We zijn begonnen met het analyseren van de centrale

inkoopafdeling van Treant en hebben tevens interviews

gehouden met medewerkers van deze inkoopafdeling

zodat we meer informatie kregen Hierdoor hebben we

meer inzicht gekregen in het inkoopbeleid van Treant

Vervolgens hebben we de uitgaven bekeken van Holdert aan

de verschillende zorgmaterialen deze hebben we gesor-

teerd en verdeeld in productgroepen zodat we een duidelijk

beeld kregen van de verschillende uitgaven Uiteindelijk

hebben we ook naar de logistieke aspecten gekeken

ConstateringenEnkele zaken konden beter Voorbeelden hiervan zijn

bull Er is weinig controle op de prijzen van bestelde

producten komen de prijzen van bestelde producten

overeen met de prijzen die in het contract staan vermeld

bull Holdert zou volgens het inkoopbeleid geen producten

mogen bestellen buiten het bestelprogramma om maar

hier controleerde de inkoopafdeling weinig op

bull Medewerkers van Holdert wordt weinig om hun mening

gevraagd over de verschillende producten

bull Veel producten worden weggegooid door het verstrijken

van de houdbaarheidsdatum

bull Doen van bestellingen en het sorteren van de binnenge-

komen producten per afdeling kost veel extra tijd

Belangrijkste aanbevelingenDe belangrijkste aanbevelingen

bull Betere communicatie tussen de inkoopafdeling van

Treant en woonwijkcentrum Holdert doormiddel van

bijvoorbeeld evaluatiegesprekken

bull Betere controle van de inkoopafdeling op de uitvoering

van het inkoopbeleid door de medewerkers

bull Betere controle of de prijzen van bestelde producten

overeenkomen met de prijzen die zijn afgesproken in

het contract dit kan door middel van het meerdere

malen per jaar vergelijken van de belangrijkste facturen

met de contracten met die leveranciers

bull Zuiniger omgaan met producten door medewerkers

hierop te wijzen en dit te controleren

bull Het aanschaffen van een scanapparaat dat ervoor zorgt

dat het bestellen van producten sneller gaat en die auto-

matisch de voorraad bijhoudt

bull Het sorteren van de producten in het magazijn zodat

de producten gesorteerd per afdeling binnen komen bij

Holdert

Holdert is een woonwijkcentrum in Emmen en is onderdeel van de Treant zorggroep

Voor woonwijkcentrum Holdert in Emmen hebben we een onderzoek gedaan naar

de mogelijke besparingen met betrekking tot de inkoop van zorgmaterialen Ter

afsluiting van dit onderzoek hebben we voor Holdert een adviesrapport opgesteld

Het doel van deze opdracht was dat Holdert met onze aanbevelingen euro10000- kan

besparen op de inkoop van zorgmaterialen voor het eind van 2016

Jos KerssiesTim Geesink

EEN ONDERZOEK NAAR MOGELIJKE BESPARINGEN MET BETREKKING TOT DE INKOOP VAN ZORGMATERIALEN

PRAKTIJKOPDRACHT DE NOORDERBRUG

De Noorderbrug is een zorginstelling voor mensen met

niet-aangeboren hersenletsel Deze zorginstelling is

verdeeld over heel Noord-Nederland Voor 3 vestigingen

binnen Leeuwarden komt eacuteeacuten nieuwbouwcomplex in de

plaats In dit gebouw komen 70 nieuwe woningen voor de

(bestaande) clieumlnten van de Noorderbrug Deze clieumlnten

hebben verschillende til- en hulpmiddelen nodig Bij til-

en hulpmiddelen kunt u denken aan tilliften voor clieumlnten

douchestoelen maar ook bijvoorbeeld wandbeugels

Onze opdracht was het in kaart brengen van de behoefte

en de daarvoor geschikte leveranciers Allereerst moesten

we de behoefte gaan bepalen Dit bleek gelijk al het

moeilijkste punt omdat het beoogde resultaat door

verschillende mensen moest worden beschreven namelijk

de afdeling facilitairinkoop de clieumlnt-cooumlrdinatoren en

medewerkers die met de hulpmiddelen werken Hiervoor

hebben we interviews afgenomen

De tweede belangrijke vraag was of De Noorderbrug

aanbestedingsplichtig is Na uitgebreid onderzoek is de

conclusie getrokken dat De Noorderbrug niet aanbeste-

dingsplichtig is Daarom is er gekozen voor een normale

offerteaanvraag volgens het principe van een meervoudig

onderhandse aanbestedingsprocedure

Wij zijn erin geslaagd de behoefte te beschrijven en

hebben hierop 8 verschillende leveranciers geselecteerd

die een uitnodiging ontvangen voor het indienen van een

offerte In deze offerteaanvraag hebben we een functioneel

programma van eisen beschreven Het beoogde resultaat

wordt aan de potentieumlle leverancier voorgelegd en het is

aan hem om met zijn visie en kennis de beste oplossing te

bieden

Voor onze praktijkopdracht van de minor inkoopmanagement kregen wij de kans

een onderzoek uit te voeren bij De Noorderbrug in Groningen Bij de Noorderbrug

hebben wij het aanbestedingstraject doorlopen voor de benodigde til- en hulp-

middelen

Jorrit HeidaKevin Goudbeek

TRAJECT OFFERTEAANVRAAG

WINNAARS NEVI PURCHASE

PROMISE AWARD

REGIOSPEND EN HANDLEIDING INKOOP-TOOLBOX

Voor het regiospend onderzoek werd er door meerdere

duorsquos onderzoek gedaan bij verschillende leden van het IPG

De regiospend die we gemaakt hebben voor de gemeente

bestond uit verschillende stappen

Allereerst hebben we door middel van een postcode-inde-

ling bepaald waar het (beiumlnvloedbare) inkoopvolume van

de gemeente terecht kwam Hierbij hebben we gebruik

gemaakt van een regio-indeling en per regio-groep de

totale spend bepaald De verschillende regio-groepen

waarin we onderscheid gemaakt hebben waren stad

Groningen provincie Groningen Friesland Drenthe en

overig Nederland Daarnaast is onderzocht bij welk type

bedrijven het inkoopvolume is weggezet MKB-bedrijven

en niet-MKB bedrijven

Om een zo betrouwbaar mogelijk beeld te scheppen

hebben we voor de regiospend ook verschillende verdie-

pingsslagen gemaakt Zo hebben we onderzoek gedaan

naar de gebruikte factuuradressen van leveranciers Komt

het gebruikte factuuradres namelijk overeen met de regio

waar bijvoorbeeld werkgelegenheid terecht komt Uit de

uitkomsten van dit onderzoek kwam naar voren dat er een

groter deel van de spend terechtgekomen is binnen de regio

dan in eerste instantie aangenomen Daarnaast hebben we

onderzoek gedaan naar het gebruik van onderaanneming

bij aanbestedingen Het is namelijk niet altijd duidelijk of

en in welke mate er gebruik gemaakt is van onderaanne-

ming hierdoor kan een vertekend beeld ontstaan in welke

mate het MKB gestimuleerd wordt bij aanbestedingen

Deze verdieping maakte duidelijk dat er meer gebruik

gemaakt is van MKB bedrijven bij aanbestedingen door

gebruik van onderaanneming

Naast het regiospend-onderzoek had de gemeente nog

een mooie opdracht voor ons liggen Door toenemende

vraag naar een professionalisering van de informatievoor-

ziening was de gemeente een verbetertraject lsquoToolboxrsquo

begonnen Bij een Toolbox moet gedacht worden aan een

totaaloplossing voor de verzameling en het beheer van alle

documenten die voor een inkoopafdeling belangrijk zijn

Denk aan voorbeeldcontracten aanvraag documenten

sjablonen leidraden bestekken etc Voor dit onderzoek

hebben we zowel intern als extern onderzoek gedaan

naar de mogelijkheden en draagvlak voor een mogelijke

Toolbox Resultaat van dit onderzoek is een startdocument

dat als leidraad gebruikt kan worden voor dit verbetertra-

ject

Wij hebben onze praktijkstage uitgevoerd bij de gemeente Groningen Tijdens de

stageperiode hebben wij twee verschillende onderzoeksprojecten uit mogen voeren

Het eerste onderzoek maakte deel uit van een overkoepelend onderzoek van het

Inkoop Platform Groningen en het lectoraat inkoopmanagement van de Hanzehoge-

school onderzoek naar spend in de regio van de Gemeente Daarnaast hebben we

onderzoek gedaan naar de mogelijkheden voor een inkooptoolbox voor de inkoop-

afdeling van de gemeente Groningen

Bart LinthorstJouke Harmsma

SPENDANALYSE

In het onderzoek hebben we onderzocht hoe de inkoop-

uitgaven van de provincie worden besteed Hierbij hebben

we vooral gekeken of de leveranciers van de provincie

regionaal zijn en of de leverancier onder het MKB valt

Daarnaast hebben we onderzoek gedaan naar het beleid

van de provincie waarbij we vooral hebben gekeken of het

bedrijf goed aansluit bij de gestelde doelen en de missie

en visie Vervolgens hebben we geprobeerd inzichtelijk

te krijgen welke wijze van aanbesteden is gebruikt bij de

aankopen van de provincie Groningen Ten slotte hebben

nog verder onderzoek gedaan naar het werkelijke adres van

de leveranciers waar zaken mee wordt gedaan Het komt

vaak voor dat bedrijven meerdere vestigingen hebben en

dat het adres dat bekend is bij de provincie Groningen het

factuuradres is en niet de vestiging waar zaken mee wordt

gedaan Hiermee hebben we een duidelijk beeld geschetst

en mag er ruim 17 miljoen euro extra aan de regio worden

toegerekend

Het opvallendste resultaat van de spendanalyse is dat

91 van de leveranciers waar de provincie zaken mee doet

een midden amp klein bedrijf is wat ontzettend positief is

Daarnaast is 61 van de leveranciers een regionaal bedrijf

We hebben deze resultaten gekoppeld en er kan geconclu-

deerd worden dat 51 van de leveranciers van de provincie

Groningen een regionale MKBrsquoer is

Naast deze spendanalyse hebben we voor de provincie

binnen de organisatie gekeken of er op basis van inkoop

nog verbeteringen te halen zijn Hiervoor hebben we eacuteeacuten

afdeling van de provincie uitgelicht De afdeling facilitaire

zaken is hiervoor uitgekozen Uit dit onderzoek is gebleken

dat er veel wordt gefactureerd binnen deze afdeling en er veel

shopgedrag plaatsvindt onder de C leveranciers Een aantal

verbeterpunten waar de provincie mee aan de slag kan

Wij hebben een spendanalyse gedaan bij de provincie Groningen Samen met andere

studenten van de minor inkoopmanagement hebben we hier in opdracht van het

Inkoop Platform Groningen (IPG) onderzoek naar gedaan Het IPG wil samen met

het lectoraat inkoopmanagement de toegevoegde waarde van inkoop aantonen De

uitkomsten van de onderzoeken bij de leden van het IPG en het lectoraat vormen

hiervoor de basis

Annelies HermanTitia Klinkenberg

WAARDEREN VAN INKOOP BINNEN HET MKB

Waarderen van inkoop binnen het MKB is opgezet omdat

er weinig tot geen informatie beschikbaar is over hoe

de inkoopfunctie wordt bekleed binnen het MKB De

modellen die men binnen de inkoopfunctie in een MKB

gebruikt zijn ontwikkeld voor bedrijven met een groot

aantal medewerkers WM wil met dit onderzoek instru-

menten ontwikkelen die op maat zijn gemaakt van het

MKB

Binnen het onderzoek zijn er 3 instrumenten ontwikkeld

bull LOOP

LOOP staat voor leveranciers order ontkoppel punt De

problematiek bij de LOOP is dat een bedrijf te intiem

wordt met de klant bij het orderproces Doordat de

klant steeds met nieuwe eisen komt worden de eisen

aan de leverancier ook steeds hoger Het is dan de vraag

of de leverancier daar nog aan kan voldoen Dit instru-

ment moet inzicht bieden wanneer het bedrijf tegen de

leverancier zegt ldquoDit bestel ik en er komen geen nieuwe

aanpassingen meer bijrdquo

bull Geiumlntegreerde BSC van de voorraad

De problematiek bij de geiumlntegreerde BSC van de

voorraad is dat de klant kan af haken op levertijd

Sommige hoog technologische componenten van een

leverancier kunnen een te lange levertijd voor de klant

als gevolg hebben Dit instrument moet inzicht geven

in de hoogte van de voorraad Er moet hier rekening

worden gehouden met de klantvraag en de capaciteiten

van de leverancier

bull Customer Company Supplier Fit

De problematiek bij de Customer Company Supplier Fit

is de innovatie-blokkade Heeft de leverancier de moge-

lijkheden om mee te blijven ontwikkelen En weet men

binnen het bedrijf wat een leverancier kan Dit instru-

ment moet inzicht bieden welke leverancier een juiste

match is met het bedrijf

In de periode februari rsquo16 ndash augustus rsquo16 zullen de ruwe

ontwerpen van de instrumenten worden getest en heront-

worpen tot een tastbaar product

In 2013 is het lectoraat Inkoopmanagement van de Hanzehogeschool Groningen

gestart met een driejarig onderzoek Het onderzoek waarderen van inkoop binnen

het MKB wordt gedaan in samenwerking met studenten van de Hanzehogeschool

Hogeschool Windesheim de Nederlandse Vereniging voor Inkoop (NEVI) en de Hanze

Ontwerpfabriek Het onderzoek had betrekking op het derde jaar het ontwerpen

van instrumenten om de inkoopfunctie van MK bedrijven te optimaliseren

Eline HesselingMeta Castelein

EEN ONDERZOEK NAAR DE SPEND VAN NOORDERPOORT DIE TERECHT KOMT IN DE REGIO

In de praktijk blijkt dat er voor MK-bedrijven belemme-

ringen zijn om deel te nemen aan aanbestedingen zoals

omvangrijke opdrachten disproportionele of onduidelijke

geschiktheidseisen hoge administratieve lasten langdu-

rige raamcontracten en gebrek aan kennis over aanbesteden

Volgens de grondbeginselen van het aanbestedingsrecht mag

de overheid geen enkel bedrijf voortrekken of uitsluiten dus

ook geen MKB-bedrijf Hoe kan een aanbestedende dienst

het MKB dan toch kansrijk betrekken bij aanbestedingen

(Pianoo Kansen voor het MKB 2014)

Door de doelstelling in de aanbestedingswet ontstaat er

een groeiende aandacht in de aanbestedingswereld voor de

positie van het MKB Zo besteedt ook het Inkoop Platform

Groningen (IPG) aandacht aan de kwestie Het IPG is een

samenwerkingsverband waar (semi) publieke organisaties

uit de stad en provincie Groningen aan deelnemen Eeacuten

van de hoofddoelstellingen van het IPG is gericht op de

maatschappelijke waarde die ook door goed inkopen kan

worden gerealiseerd

Het onderzoek dat voor u ligt is uitgevoerd in opdracht

van het IPG en maakt deel uit van een overkoepelend

onderzoek Dit (deel) onderzoek zal ingaan op de kwanti-

tatieve kant van het hoofdonderzoek Het hoofdonderzoek

heeft als hoofdvraag Wat is de impact van de (inkoop)spend van de leden van het IPG in de drie noordelijke provincies

Dit deelonderzoek bestaande uit een spendanalyse is

uitgevoerd in opdracht van het Noorderpoort Het Noor-

derpoort is een regionaal opleidingscentrum (ROC) van

algemeen bijzondere grondslag in de provincie Groningen

en in Assen Noorderpoort bestaat uit zeventien verschil-

lende scholen verspreid over het gehele werkgebied en telt

ca 14000 studentenleerlingen jaarlijks 1000 cursisten en

1430 medewerkers

Noorderpoort biedt

bull Reguliere middelbare beroepsopleidingen (Entreeop-

leidingen en niveau 2 tm 4)

bull Contractonderwijs (na- bij- en omscholing op mbo-

niveau)

bull Vmbo (in samenhang met onze mbo-opleidingen)

bull Educatie en inburgeringstrajecten

bull Voortgezet onderwijs (havo vwo) (Noorderpoort 2015)

De statutaire naam van Noorderpoort is de lsquoStichting voor

Beroepsonderwijs Volwasseneneducatie en Voortgezet

Onderwijsrsquo Zoals uit de naam blijkt is de rechtsvorm

een stichting Noorderpoort is gevestigd te Groningen en

wordt bestuurd door een tweehoofdig College van Bestuur

Het toezicht wordt uitgeoefend door de Raad van Toezicht

bestaande uit 8 personen (Jaarverslag 2014)

Het doel van het Noorderpoort is om zoveel mogelijk

spend in de regio terecht te laten komen Middels dit

onderzoek wil het Noorderpoort te weten komen of het

daarin slaagt

Het verbeteren van de toegang voor het MKB was een van de doelstellingen van de

Aanbestedingswet 2012 Daarnaast is het inkopen bij (lokale) MK-bedrijven in veel

coalitie- of bestuursakkoorden een belangrijk beleidsdoel

Koen van HettemaDavey Ottema

HUIS VOOR DE GEZONDHEID KOERST OP BESPARINGEN

Het Huis voor de Gezondheid is een huis waarin verschil-

lende gezondheidsfondsen met elkaar samenwerken met

als doel krachten te bundelen en een ontmoetingsplek te

zijn voor deze sector Voor het Huis voor de Gezondheid is

er een inkoopscan gedaan aan de hand van de inkoopge-

gevens van de afdelingen Alzheimer Nederland Diabetes

Fonds Fonds Psychische Gezondheid Longfonds stichting

Korrelatie Maag Lever Darm Stichting en Samen Sterk

Zonder Stigma

De doelen van deze inkoopscan zijn het verminderen van

de kosten het verbeteren van de efficieumlntie en het profes-

sionaliseren van de inkoopfunctie

Uit de crediteurenanalyse is naar voren gekomen dat er veel

wordt ingekocht buiten bestaande contracten om Maverick buying Het gevolg hiervan is dat de organisaties binnen

het Huis voor de Gezondheid extra kosten maken voor

deze aankopen omdat er in het contract een gunstiger

prijs (uit onderzoek is gebleken dat dit 10 goedkoper is) is

afgesproken Daarbij komen ook nog extra administratie-

kosten door extra facturen

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is een integrale

visie op duurzame bedrijfsvoering De goede doelen binnen

het Huis voor de Gezondheid hebben een voorbeeldfunctie in

de maatschappij Het is dus belangrijk dat er wordt gewerkt

met betrouwbare leveranciers die de lsquocore businessrsquo van de orga-

nisatie geen schade toebrengen Aan de andere kant neemt

het Huis voor de Gezondheid een aantrekkelijke positie

in voor leveranciers omdat zij op deze manier gekoppeld

worden aan de goede doelen Leveranciers die samenwerken

met goede doelen laten zo zien dat zij een bijdrage willen

leveren aan een verbetering van de maatschappij

De eerder gestelde doelen kunnen behaald worden door

een aantal aanbevelingen te implementeren binnen het

Huis voor de Gezondheid

bull Introductie van E-procurement E-procurement geeft de afdeling inkoop tijd om zich te

focussen op de strategische taken

bull Verlagen van administratiekosten door reduceren van facturen

Dit kan gerealiseerd worden door een maandelijkse

verzamelfactuur

bull Maverick buying voorkomen Door alleen binnen de bestaande contracten in te kopen

en controle te houden door inkoopbevoegdheden te

geven aan bepaalde medewerkers

bull Streven naar schaalvoordelen Door bepaalde inkooppakketten samen in te kopen

kan het Huis voor de Gezondheid schaalvoordelen

behalen Door bundeling van inkooppakketten

worden knelpunt producten interessant voor leveran-

ciers en kunnen deze ontwikkeld worden tot routine

producten

In Nederland zijn ongeveer 35000 goede doelen organisaties Deze organisaties

moeten voldoen aan de voorwaarde dat het algemeen belang wordt beoogd De

goede doelen liggen de laatste jaren flink onder vuur en misstappen worden breed

uitgemeten in de pers Het is van belang dat de goede doelen integer en transparant

handelen en hierbij betrouwbare en representatieve partners kiezen

Linzey HuitemaJinke Fokkema

lsquoSLIM INKOPEN DOEN WE SAMENrsquo

Het inkoopbeleid van IJsselheem moet opnieuw worden

vormgegeven Dit is nodig naar aanleiding van het gewij-

zigde organisatiebeleid Het organisatiebeleid is gewijzigd

omdat de omgeving van IJsselheem verandert Er is sprake

van een toenemende vergrijzing en ouderen blijven langer

thuis wonen Het nieuwe beleid zorgt voor een aantal wijzi-

gingen in de manier van werken Zo wordt er nu gewerkt

met zorgteams die veel eigen verantwoordelijkheid en

vrijheid krijgen bij de uitvoering van de werkzaamheden

De clieumlnt staat in het nieuwe beleid meer centraal Ook het

inkopen van producten en goederen valt onder de werk-

zaamheden van de zorgteams Het is voor de medewerkers

vaak nog onduidelijk en er is geen sprake van een duidelijke

rolverdeling De wens van de organisatie is om hiervoor een

heldere set werkafspraken op te stellen

Uit het onderzoek komt naar voren dat de inkoopfunctie

meer decentraal in de organisatie komt te liggen Er wordt

nu gewerkt met zorgteams die verantwoordelijk zijn voor

hun eigen taken en werkzaamheden Hieronder vallen

ook bepaalde inkooptaken Het vernieuwde inkoopbeleid

zorgt voor ondersteuning voor deze zorgteams

De inkoopfunctie komt door de wijzigingen meer in het

primaire proces te liggen Elke medewerker mag inkopen

doen in het belang van de clieumlnt Dit staat in verband met

de gedachtegang van Wouter Hart in zijn boek ldquoVerdraaide

organisatiesrdquo Hierin wordt uitgegaan van het doel

waarvoor een organisatieafdeling er is en creeumlert hierom-

heen duidelijkheid voor mens en proces

Geconcludeerd kan worden dat in de nieuwe situatie

de inkoop een vrijere rol krijgt binnen de organisatie

Hiervoor is het belangrijk om duidelijke werkafspraken

vast te stellen Zo is het belangrijk om in het inkoopbe-

leid aspecten op te nemen zoals organiseren van inkoop

verantwoordelijkheid zorgteams raamovereenkomsten en

samenwerken

In het handelen wordt verwacht dat de teams enkele rand-

voorwaarden en principes in acht nemen Zo moet de focus

zijn gelegd op slim inkopen dit houdt onder meer in het

bundelen van producten het maken van prijsafspraken

gebruik maken van raamovereenkomsten maatschap-

pelijk verantwoord inkopen en er moet gelet worden op

kwaliteit en wat de organisatie wil uitstralen

Het advies beslaat de volgende punten

bull Inkopen door middel van samenwerking(gecooumlrdineerd

inkopen)

bull Gebruikmaken van main- en lead buyers voor meer

structuur

bull Invoering pinpas voor administratieve verantwoording

bull Naar voren laten komen raamovereenkomsten

bull Kraljic- matrix adhv inkooppakketten

bull lsquoKnikkerbakrsquo voor zorgteams

In Nederland zijn ongeveer 35000 goede doelen organisaties Deze organisaties

moeten voldoen aan de voorwaarde dat het algemeen belang wordt beoogd De

goede doelen liggen de laatste jaren flink onder vuur en misstappen worden breed

uitgemeten in de pers Het is van belang dat de goede doelen integer en transparant

handelen en hierbij betrouwbare en representatieve partners kiezen

Tim IJpma(L) amp Aaron Boekhout(R)

HET ONTWIKKELEN VAN EEN BESTELGIDS VOOR AKZONOBEL DELFZIJL

In samenwerking met een ander koppel van de minor

inkoopmanagement zijn wij bezig geweest met het creeumlren

van eacuteeacuten universele bestelgids die een leidraad moet zijn

voor het personeel binnen AkzoNobel Delfzijl Een gids

die de weg volgens het proces van Van Weele bewandelt

en moet zorgen voor structuur en duidelijkheid In het

kader van het project ldquoEeacuten Delfzijlrdquo waarbij het gaat om

het centraliseren van processen en het aanbrengen van

structuur van de vier verschillende plants is ons gevraagd

om een bestelgids te creeumlren wat moet gaan zorgen voor

deze universaliteit en structuur binnen de inkoop De

hoofdvraag van het onderzoek is lsquorsquoHoe kunnen we op een

zo gebruiksvriendelijk mogelijke manier een vernieuwde

en complete bestelgids zowel hardcopy als digitaal voor

de inkoopafdeling van Akzo Nobel realiserenrsquorsquo

Vanuit een reorganisatie is er behoefte ontstaan vanuit de inkoopafdeling om een

bestelgids te maken voor alle nieuwe medewerkers met een bestelfunctie en die

geldend is voor alle lsquorsquoplantsrsquorsquo binnen AkzoNobel Delfzijl

Yirsan Bouman amp Jordy Jansema

INKOOPANALYSE TWENTSCHE KABELFABRIEK

Uit de resultaten is gebleken dat men voor de product-

groep Onderhoud meer dan 30 leveranciers heeft Door

dit te reduceren naar eacuteeacuten of twee leveranciers wordt het

veel overzichtelijker en kan dit kosten besparen Ook kan

men met eacuteeacuten of twee leveranciers voordelige afspraken

maken omdat men nu meer afneemt bij dezelfde leve-

rancier

Daarnaast heeft men voor de productgroep Koper juist

maar eacuteeacuten leverancier Als deze leverancier niet kan leveren

moet het productieproces stop gezet worden Dit levert

dus een enorm risico Door een andere leverancier achter

de hand te houden kan het productieproces altijd door

blijven gaan Ook is opgevallen dat de Twensche Kabelfa-

briek enorm veel C-leveranciers heeft Dit zijn er meer dan

1000 op een totaal van 1200 leveranciers Hierdoor moet

de financieumlle afdeling een groot aantal administratieve

handelingen verrichten om al deze leveranciers te betalen

Wanneer de producten en diensten die bij leveranciers

worden gekocht ondergebracht zullen worden bij leveran-

ciers waar op reguliere basis producten besteld worden zal

het aantal facturen afnemen De Twentsche Kabelfabriek

heeft deze aanbevelingen opgenomen en gaat de aanbeve-

lingen ook doorvoeren

De opdracht bij de Twentsche Fabriek was het maken van een gedegen inkoopana-

lyse om een startpunt te vormen voor een potentieel inkoopverbetertraject Er is een

inkoopanalyse gemaakt aan de hand van een aantal modellen De ABC-analyse is

gebruikt om te kijken naar het aantal leveranciers en hun inkoopvolume De commo-

dity-analyse is gebruikt om inzicht te krijgen in de productgroepen Daarnaast is er

gekeken naar de aanvragen per afdeling en het aantal facturen Aan de hand van de

resultaten zijn aanbevelingen gedaan aan de Twentsche Kabelfabriek

Lisanne KampRick Lunenborg

AANBESTEDING LEERLINGENVERVOER TERRA WINSUM + ADVIESRAPPORT SPENDANALYSE ONDERWIJSGROEP NOORD

De opdracht vanuit het IPG was om inzicht te krijgen in

de regionale spend van de IPG- leden kijkend naar het

MKB Het totale beiumlnvloedbare volume vanuit de organi-

satie bedroeg circa 30 miljoen Uit het onderzoek blijkt dat

59 van de uitgaven van Onderwijsgroep Noord worden

gedaan binnen de regio en de overige 41 buiten de regio

wordt gespendeerd Voor het onderzoek is gekeken naar

de 200 grootste leveranciers bij Onderwijsgroep Noord

Hiervoor is gekozen omdat deze meer dan 80 van het

inkoopvolume vertegenwoordigen Van de 200 grootste

leveranciers vallen er 119 leveranciers binnen de regio en de

overige 81 leveranciers vallen buiten de regio Een van de

aanbevelingen zou dan ook zijn om de focus te leggen op

deze 81 leveranciers

De tweede opdracht bestond uit het verzorgen van een

aanbestedingsdocument voor het leerlingenvervoer van

de stichting Terra te Winsum Hiervoor wordt op dit

moment een leverancier ingeschakeld maar uit onderzoek

is gebleken dat dit deel Europees aanbesteed dient te

worden terwijl het momenteel rechtstreeks wordt gegund

Hiervoor zijn wij gevraagd om een aanbestedingsdocu-

ment te ontwikkelen zodat deze op de markt gezet kan

worden Deze aanbesteding zal ook daadwerkelijk uitge-

voerd gaan worden in 2016

Onderwijsgroep Noord is de overkoepelende organisatie van de scholengemeen-

schappen AOC Terra het Dollard College en RSG de Borgen Voor Onderwijsgroep

Noord is in samenwerking met het Inkoop Platform Groningen (IPG) een spend-

analyse gemaakt Onderwijsgroep Noord wil zich graag vergelijken met andere

organisaties die lid zijn van het IPG op het gebied van regionale spend De tweede

opdracht bestond uit een aanbestedingsdocument voor de Europese aanbesteding

van het Leerlingenvervoer te Terra Winsum Deze aanbesteding zal ook daadwerke-

lijk uitgevoerd gaan worden in 2016

Danieumll DijkhuizenRob-Jan Kruit

SPENDANALYSE amp CONTRACTREGISTRATIE- EN BEHEER

Om deze reden is er een inkoopplan ontwikkeld met doel-

stellingen voor de korte- en de lange termijn Deze worden

gerealiseerd aan de hand van vier deelprojecten

1 Beleid amp procedures

2 Spendanalyse

3 Contractregistratie amp beheer

4 En volgend

De afgelopen weken hebben wij een spendanalyse uitge-

voerd en is de contractregistratie- en het contractbeheer

uitgevoerd volgens een procedure Deze procedure is

opgesteld in samenwerking met de bedrijfsbegeleider aan

de hand van de doelstellingen die gerealiseerd moeten

worden door het ZHA

De spendanalyse is niet volbracht Dit komt doordat de

gegevens die nodig zijn om de spendanalyse tot stand te

brengen niet beschikbaar zijn vanuit het ZHA

bull Er wordt aangeraden om de werknemers die over de

invoer en verwerking van de gegevens gaan voor-

lichting te geven over de juiste invoer en verwerking

Wanneer de werknemers niet in staat zijn om op de

gewenste manier gegevens in SAP te zetten zullen

er nieuwe werknemers gezocht moeten worden die

hiertoe wel in staat zijn

bull Daarnaast is het noodzakelijk dat de spendanalyse

uitgevoerd wordt om inzicht te krijgen in wie de grote

leveranciers zijn en waar de meeste uitgaven naartoe

gaan

Om het contractbeheer op orde te krijgen zijn alle

contracten vanuit de organisatie geregistreerd Dit is

gedaan door te kijken welke contracten momenteel

aanwezig zijn binnen de organisatie en welke contracten

opgevraagd moeten worden bij leveranciers Het is intern

onduidelijk hoe contracten geregistreerd en beheerd

moeten worden We raden dan ook aan om de procedure

lsquostappenplan contractbeheerrsquo aan te houden binnen de

inkoopafdelingen wanneer de contracten worden geregis-

treerd en beheerd

Daarnaast zijn er meerdere conclusies en adviezen gevormd

nav de geregistreerde contracten

bull In 8 weken tijd zijn er 118 contracten geregistreerd

bull De meeste contracten vallen onder de afdeling Facili-

tair Bedrijf

bull Contractmanagers en budgethouders zijn niet goed op

de hoogte van hun contracten Er wordt aangeraden om

hen te verplichten hier beter van op de hoogte te zijn

Dit zal een verhoogde efficiency binnen de organisatie

opleveren

bull Er zijn veel contracten die stilzwijgend worden

verlengd We raden aan om deze contracten te contro-

leren en te beoordelen of deze bewust of onbewust nog

doorlopen

bull Er zijn weinig RIN-contracten binnen het ZHA afge-

sloten Er wordt aangeraden om meer RIN-contracten

af te sluiten mits hierover contractbeheer wordt

toegepast Daarnaast raden we aan om verdere samen-

werking aan te gaan met onder andere het VUmc

De inkoopvolwassenheid van Ziekenhuis Amstelland (verder te noemen ZHA) is erg

laag Op dit moment is de inkoopafdeling nauwelijks in staat een bijdrage te leveren

aan de organisatiedoelstellingen

Nienke KuipersTom Kuvener

WM WAARDEREN VAN INKOOP DOOR MKB

MethodeVoor deze fase het ontwerpen van het ruwe instru-

mentarium is een hoofdvraag opgesteld met de daarbij

behorende deelvragen

Hoofdvraag Hoe kan op maat van het MKB een instru-

mentarium worden ontworpen waarmee de risicorsquos en

onzekerheden die spelen binnen het MKB worden gere-

duceerd ofwel verholpen en waarmee bij juist gebruik de

inkoopfunctie binnen organisaties wordt verbeterd en het

MKB de inkoopfunctie slimmer kan inrichten

Deelvragen1 Welke risicorsquos en onzekerheden spelen er binnen het

MKB

2 Welke inkooppatronenwaardeproposities zijn vanuit

de risicorsquos en onzekerheden te herkennen

3 Welke instrumenten reducerenverhelpen de risicorsquos

en onzekerheden die spelen binnen het MKB en die

gekoppeld zijn aan de waardepropositie van de MKBrsquoer

De deelvragen worden adhv literatuuronderzoek

MKB-bijeenkomsten en ontwerpsessies met de Hanze

ontwerpfabriek beantwoord

ResultatenJe moet als MKBrsquoer veel kennis hebben van de markt Ook

de leverancier moet over deze kennis beschikken en mee

kunnen met de ontwikkelingen Om als MKBrsquoer sterk te

staan op de markt dient de leverancier op het juiste moment

te worden betrokken Doordat ontwerp en uitvoering dicht

bij elkaar staan is het voor de MKBrsquoer moeilijk om overzicht

te houden in de kosten tijdens het gehele proces

Vanuit de risicorsquos en onzekerheden die spelen binnen het

MKB zijn duidelijk zichtbare waardeproposities en inkoop-

patronen te herkennen ldquoOperational Excellencerdquo ldquoProduct

Leadershiprdquo en ldquoCustomer intimacyrdquo

De koppeling van de risicorsquos en onzekerheden met de

waardeproposities schetst een duidelijk beeld van de proble-

matiek binnen het MKB Om hier een positief effect uit te

halen zijn er 3 instrumenten ontworpen

bull BSC voor de leveranciersmarkt

bull Scan Instapmoment Leverancier

bull Round Table Model

ConclusieEen instrumentarium op maat van het MKB dat ervoor

bedoeld is om de prestaties van de inkoopfunctie te verbe-

teren en de problematieken waarmee het MKB speelt

te verhelpen Door gebruik te maken van theoretisch

onderzoek casestudies bij bedrijven en MKB-bijeenkom-

sten is er invulling gegeven aan 3 instrumenten die zover

uitgewerkt zijn om toegepast te kunnen worden in een

testfase

Het WM-onderzoek startte in september 2013 Veel ondernemers vragen zich af hoe

inkoop bijdraagt aan hun bedrijfsresultaat Een goede inrichting van het inkoopproces

is van belang voor efficieumlntie en effectiviteit Hier speelt het WM-onderzoek op in

Waar begonnen is met de inventarisatie van inkooppatronen bij diverse MK-Bedrijven

en behoeftepatronen die uitgewerkt zijn tot risicorsquos en onzekerheden zijn wij in fase

3a gestart met het ontwerpen van 3 instrumenten op maat van het MKB

Jeroen LantingGerard Weening

ERKENNINGSREGELING EN NU

Waren goede doelen eerst verplicht om in het bezit te zijn

van een CBF-keurmerk momenteel dienen ze te voldoen

aan de erkenningsregeling Door het vervallen van het

keurmerk is het potentieumlle ledenbestand van Goede Doelen

Nederland gegroeid van 400 naar +- 16000

Het is voor Goede Doelen Nederland dan ook van belang

om te onderzoeken wat de behoeften van de nieuwe

doelgroep zijn Om dit goed in kaart te brengen is de

volgende probleemstelling opgesteld

Ontwerp een onderzoeksmethodiek voor Goede Doelen Nederland om inzichtelijk te krijgen op welke manier zij middels (collectieve) dienstverlening nieuwe en poten-tieumlle leden aan zich kan binden en behouden

Door middel van een stappenplan is de onderzoeksmetho-

diek omschreven In het stappenplan wordt aangegeven

op welke manier Goede Doelen Nederland het onderzoek

het best kan uitvoeren Het doorlopen hiervan geeft

inzicht in het profiel van potentieumlle leden Daarnaast zal

er worden gekeken naar de wensen van de goede doelen

ten opzichte van het huidige aanbod van diensten

Het inzichtelijk maken van de bovenstaande aspecten zal

door Goede Doelen Nederland gedaan worden door middel

van deskresearch interviews enquecircte bureauonderzoek

panelgesprekken en pilots

Door het onderzoek zal Goede Doelen Nederland inzich-

telijk krijgen welke diensten ze moeten aanbieden om

te voldoen aan de wensen van haar leden Het aanbieden

van de juiste diensten zal leiden tot een hogere afname en

grotere schaalvoordelen

Het inkoopvoordeel zal uiteindelijk resulteren in een

hoger percentage van de inkomsten dat wordt besteed aan

het maatschappelijk belang

Voor onze praktijkopdracht hebben wij een opdracht uitgevoerd voor Goede Doelen

Nederland Goede Doelen Nederland is de brancheorganisatie voor goede doelen

gevestigd in Nederland De opdracht is ontstaan door het veranderen van de lidmaat-

schap-voorwaarden

Matthijs le GrasJan-Albert Camphuis

GENOMINEERD VOOR NEVI PURCHASE

PROMISE AWARD

GESTANDAARDISEERDE AANBESTEDINGS- DOCUMENTEN ndash GEMEENTE HAREN

De behoefte vanuit de Gemeente Haren was ldquoHet

ontwikkelen van herbruikbare gestandaardiseerde aanbe-

stedingsdocumentenrdquo De beschikking over gedateerde

en zelfs het gebrek aan aanbestedingsdocumenten resul-

teert in de inhuur van externe adviesbureaus of het met

beperkte kennis zelf samenstellen van aanbestedingsdo-

cumenten Deze werkwijzen kosten veel extra tijd en geld

en komen de kwaliteit niet ten goede

Op het moment is er dus sprake een vicieuze cirkel

doordat het huidige kennisniveau wat betreft aanbesteden

beperkt is worden er externe adviesbureaus ingehuurd om

aanbestedingen op te stellen Hierdoor blijft het kennisni-

veau beperkt en zullen er wederom externe adviesbureaus

ingehuurd worden

Aan ons daarom de opdracht om herbruikbare gestan-

daardiseerde aanbestedingsdocumenten op te stellen die

gebruiksvriendelijk en juridisch correct zijn De volgende

documenten zijn opgesteld

bull Offerteaanvraag

bull Beoordelingsdocument

bull Handboek

bull Uitnodigingsbrief

bull Opdrachtbrief

bull Afwijzingsbrief

De focus hierbij ligt op een Offerteaanvraag die toepas-

baar is voor alle aanbestedingsprocedures

Om dit te kunnen bewerkstelligen hebben wij desk- en

fieldresearch gedaan naar welke elementen en inhoud in

een offerteaanvraag moeten worden opgenomen Om de

juridische correctheid te garanderen hebben wij de Aanbe-

stedingswet 2012 als uitgangspunt genomen Tevens is er

rekening gehouden met de Aanbestedingswet 2016 waarin

een aantal belangrijke wijzigingen worden doorgevoerd

Om het document zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken

en de juridische risicorsquos te beperken is zoveel mogelijk

inhoud van het document gestandaardiseerd De gebruiker

van het document hoeft alleen de aanbesteding-specifieke

gegevens in te vullen

Ter ondersteuning voor het invullen van de offerteaanvraag

hebben wij een handboek opgesteld Deze bevat uitleg voor-

beelden en voorschriften voor het gebruik van het document

Voor de beoordeling van aanmeldingen en inschrijvingen

op een aanbesteding hebben we beoordelingsdocumenten

opgesteld De interne gebruikers van dit document hoeven

alleen de opgestelde criteria de bijbehorende wegings-

factoren en de door de inschrijvers behaalde punten in

te vullen Het document rekent vervolgens automatisch

de behaalde scores uit Hierbij kan gekozen worden uit

verscheidene beoordelingsmethoden

Wanneer de medewerkers actief de door ons opgestelde

documenten gaan gebruiken zal het kennisniveau omtrent

het aanbesteden stijgen en wordt de vicieuze cirkel door-

broken De Gemeente Haren bespaart hierdoor veel kosten

in de vorm van tijd en geld en risicorsquos worden gereduceerd

De Gemeente Haren besteedt sinds kort meer aandacht aan het professionaliseren

van inkoop binnen de organisatie Hierdoor is ook de noodzaak ontstaan om effici-

enter aan te besteden Over het algemeen ontbreekt de benodigde expertise op het

gebied van aanbesteden Tevens zijn de huidige aanbestedingstemplates gedateerd

of ontbreken volledig Nieuwe templates dienen opgesteld te worden

Ralph Lingaard amp Koen Kuipers

ONDERZOEK AANBESTEDEN lsquoWERKPROJECTENrsquo BINNEN SCHOOLORGANISATIES

In ons onderzoek is er een antwoord gegeven op de vragen

lsquoIn hoeverre maken onderwijsorganisaties- en instellingen een afweging in de manier van aanbesteden van een lsquowerkrsquorsquo en lsquoIn hoeverre hebben onderwijsorganisaties- en instellingen behoefte aan de diensten van VanJoris om te helpen met die vraagstelling enof om tot de best passende aanbestedingsvorm te komenrsquoOm de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden is er

data verzameld Er zijn in totaal 11 organisaties benaderd

Met 8 van de 11 schoolorganisaties hebben wij een telefo-

nisch diepte-interview gehouden Door het gebruik van

theorie- en literatuuronderzoek en de informatie van de

respondenten is de data verzameld

Uit het onderzoek kwam naar voren dat de ondervraagde

schoolorganisaties over het algemeen nog traditioneel

aanbesteden als het om lsquowerkprojectenrsquo gaat Daarnaast

geven alle schoolorganisaties aan dat zij nadenken over

risicorsquos en de voor- en nadelen van een aanbestedingsvorm

voordat er een keuze wordt gemaakt voor een traditionele

of geiumlntegreerde manier van aanbesteden Wij twijfelen

eraan of dit in de praktijk wel genoeg wordt afgewogen Veel

schoolorganisaties zijn nog niet zo ver om door middel van

een geiumlntegreerde contractvorm aan te besteden Er liggen

zeker kansen voor VanJoris om deze markt te betreden

Aanbevelingen voor VanJoris

bull Met name bij geiumlntegreerde contracten vinden school-

organisaties het lastig om de vraagscope goed in kaart

te brengen Wanneer er voor een geiumlntegreerde vorm

wordt gekozen zal VanJoris de schoolorganisaties

adviseren bij het in kaart brengen van de vraagscope

Door het niet goed in kaart brengen van de vraag-

scope zal men in een verder proces erachter komen dat

er teveel zaken zijn benoemd of juist zijn vergeten

Hierdoor krijgt men vaak niet wat er werd gehoopt

bull VanJoris zal ervoor moeten zorgen dat alle betrokken

medewerkers van de schoolorganisatie achter de best

passende methode traditioneel of geiumlntegreerd staan

Alle betrokkenen bij de aanbesteding en bij de uitvoe-

ring moeten hierin vroegtijdig worden meegenomen

om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen

bull Het ontwikkelen van een schemamodel voor organi-

saties als hulpmiddel voor passend aanbesteden Dit

model kan gebruikt worden om stap voor stap tot de

best passende manier van aanbesteden te komen voor

diverse werkprojecten Voor VanJoris is het een methode

om makkelijker binnen te komen bij schoolorganisaties

bull Vervolgonderzoek naar knelpunten passend

aan be steden Uit ons onderzoek is gebleken dat school-

organi saties menen passend aan te besteden maar dit

wordt nog niet altijd in praktijk gebracht

In ons onderzoek hebben wij onderzocht of er behoefte is aan diensten van VanJoris

bij de doelgroep schoolorganisaties bij projecten die vallen onder lsquowerkenrsquoin de

pu VanJoris is een nieuw label dat is opgericht door PSI BV en HEMM De dienst-

verlening van VanJoris zal bestaan uit het adviseren van organisaties in de publieke

sector op het gebied van aanbesteding van werken en dan met name bouwprojecten

VanJoris zal helpen bij het zoeken naar een best passende aanbestedingsvorm

Anouk LoristAnouk Oosting

DE INKOOPFUNCTIE VAN VESTAL WOONSERVICES

Het doel van het project is het vinden van verbeteringen

voor de inkoopfunctie van Vestal Woonservices en met een

plan te komen om dit te implementeren Gedurende het

project zijn er verschillende analyses uitgevoerd om uit te

zoeken hoe de inkoopfunctie op dit moment er uitziet en

wat beter kan Zo is er in het begin van de opdracht een spen-

danalyse uitgevoerd om de belangrijkste leveranciers met

de belangrijkste productgroepen in kaart te brengen Uit

deze inkoopspend is ook naar voren gekomen dat er enkele

leveranciers zijn met veel facturen terwijl dit eventueel

gereduceerd kan worden Om het doel te bereiken zijn er

interne en externe analyses uitgevoerd en zijn de deelvragen

uitgewerkt Aan de hand van de resultaten hiervan is er

een gewenst inkoopbeleid geschetst zijn er doelstellingen

geformuleerd en is er een implementatieplan opgesteld

Conclusies1 Drie personen zijn inkoopbevoegd dus er wordt decen-

traal ingekocht

2 Regionaal inkopen staat voorop

3 Er zijn geen contracten met leveranciers

4 Er is nog geen inkoopbeleid

5 Er is nog geen systeem voor voorraadbeheer

6 Er zijn veel leveranciers voor dezelfde producten

7 Bouwmaterialen zorgen voor de meeste facturen

8 Cv radiatoren en onderhoud zorgt voor het grootste

inkoopvolume

9 Drie belangrijkste leveranciers qua facturen Warmte-

service Veendam van Neerbos bouwmarkten Kroon

10 Drie belangrijkste leveranciers qua inkoopvolume Vastgoed

management Warmteservice Veendam Werkmax

Aanbevelingen1 Laat eacuteeacuten iemand centraal inkopen Laat de technische

dienst aangeven wat ze nodig hebben voor de komende

opdrachten Vervolgens is eacuteeacuten iemand verantwoordelijk

voor de inkoop Waar er wordt ingekocht wat er wordt

ingekocht en hoe duur het is wordt dus de verantwoor-

delijkheid van eacuteeacuten iemand

2 Cluster de C-leveranciers Minder leveranciers voor

dezelfde producten zorgt voor een betere relatie met de

leveranciers Doordat je nu een grotere klant wordt van

deze leverancier zal je belangrijker worden voor hem

Dit kan zorgen voor kortingen en schaalvoordelen

3 Zorg voor een beter voorraadbeheer Zo heb je beter

zicht op de voorraad en waar alle producten blijven

Je zou eventueel kunnen zorgen voor een online voor-

raadsysteembeheer

Ga contracten aan met de grote leveranciers Dit zorgt voor

een betere relatie met de leverancier en zou kunnen leiden

tot kortingen

Vestal Woonservices is een organisatie die huurwoningen en appartementen

aanbiedt aan consumenten Bij het aanbod van deze woningen doet de organisatie

ook aan bijbehorende woonservices voor al het onderhoud De organisatie heeft

weinig ervaring als het gaat om inkoop Om als organisatie professioneler te worden

is er een basis nodig bij de inkoopfunctie zodat in de toekomst de inkoop geprofes-

sionaliseerd wordt Om deze basis te krijgen zijn er analyses uitgevoerd en zijn de

resultaten en aanbevelingen aangeboden aan Vestal Woonservices

Ties PalstraVincent Scheffer

SPENDANALYSE ldquoWAKE UP CALLrdquo

Huidige situatieNa het ontvangen en onderzoeken van alle factuurregels

zijn de niet-beiumlnvloedbare gegevens gefilterd en inkoop-

pakketten voor NHL opgesteld Met deze gegevens zijn

verschillende analyses als de ABC- Commodity- en Kraljic-

analyse uitgevoerd Hier zijn de volgende resultaten uit

gekomen

NHL maakt gebruik van erg veel kleine leveranciers

namelijk +2000 Binnen opdrachten van deze leveran-

ciers hebben we erg veel maverick buying geconstateerd

Dit brengt veel kosten met zich mee in de facturen- en

goederenstroom Ook liggen er kansen op het gebied van

schaalvoordelen

Oorzaak eacuteeacuten van het grote aantal leveranciers is dat de

inkoopafdeling geen sterk leveranciersbestand publiceert

Oorzaak twee en misschien nog wel de grootste boos-

doener is het decentrale inkoopbeleid Hierdoor is geen

controle op de contract compliance Vrijwel iedere mede-

werker is besteller binnen NHL Een budgethouder geeft

goedkeuring voor elke bestelling en wordt hierbij niet

aangestuurd oog te hebben voor NHLrsquos gewenste leveran-

ciers

OplossingAllereerst adviseren wij om als inkoopafdeling een sterk

leveranciersbestand neer te zetten met aantrekkelijke

contractvoorwaarden voor de interne klant

Dit leveranciersbestand moet NHL-breed bekend worden

door het publiceren van een product- en dienstencata logus

Deze PDC moet goed intern gecommuniceerd worden

Van belang is dat de product- en dienstencatalogus gehan-

teerd wordt De instituutsdirecteuren moeten controleren

of elke bestelling gedaan wordt binnen de contracten van

NHL

Doelstelling moet zijn om in 2016 een leveranciersreductie

te realiseren van 500 leveranciers

ResultaatDoor het hanteren van een sterk leveranciersbestand en

een product- en dienstencatalogus zal inkoop een groter

draagvlak binnen de organisatie krijgen De interne klant

van NHL moet weten welke contracten er beschikbaar zijn

Door het naleven van de contracten met leveranciers zal

de contract compliance verhogen En hiermee wordt het

aantal leveranciers drastisch verlaagd

Schaalvoordelen ontstaan door een reductie van de

goederen- en facturenstroom voor NHL Maar ook zijn er

minder kosten bij de leverancier en daarmee is er meer

kans op het realiseren van kortingen voor NHL

Voor de Noordelijke Hogeschool Leeuwarden is een spend-analyse uitgevoerd om

meer inzicht te verkrijgen in de uitgaven van NHL Dit met als doel inkoopvoordelen

te identificeren

Sjoerd PierikrsGerwin Hoekstra

EUROPESE AANBESTEDING BUSVERVOER VOOR CS VINCENT VAN GOGH

AanleidingOp dit moment heeft CS Vincent van Gogh geen over-

eenkomsten of contracten lopen met betrekking tot het

busvervoer van leerlingen Door het vele gebruik van het

busvervoer overschrijdt CS Vincent van Gogh het drempel-

bedrag van euro 209000- Deze inkoop omvat het busvervoer

van leerlingen voor dagtripjes en meerdaagse reizen Het

busvervoer van CS Vincent van Gogh zal om die reden

Europees worden aanbesteed

OnderzoeksmethodiekDoor middel van deskresearch hebben wij onderzoek

gedaan naar de gehele procedure van de aanbesteding

Gedurende de aanbesteding hebben wij aan de hand van de

juiste literatuur internetbronnen en het theoretisch kader

van de minor bepaalde keuzes gemaakt en onderbouwd

Door inzicht te hebben gekregen in de facturen van CS

Vincent van Gogh met betrekking tot het busvervoer is de

waarde van de opdracht geraamd op euro 300000 excl BTW

Vervolgens hebben wij aan de hand van diepte-interviews

de wensen en behoeften van de stakeholders betreffende

het busvervoer in kaart kunnen brengen Deze interviews

hebben plaatsgevonden op alle locaties van CS Vincent van

Gogh met daarbij behorende stakeholders Aan de hand

van de wensen en behoeften van de stakeholders hebben

wij een Programma van Eisen opgesteld

Beroepsresultaten Tijdens de stageperiode hebben wij ons erop gericht om

voorbereidingen te treffen met betrekking tot het Europees

aanbesteden van busvervoer Er is gekozen voor een niet-

openbare procedure Deze procedure bestaat uit twee

fasen Daarnaast is de keuze gemaakt voor een percelen-

indeling namelijk Perceel 1 Eendaagse reizen en Perceel 2

Meerdaagse reizen

De eerste fase van een niet- openbare procedure bestaat

uit het opstellen van een selectieleidraad Een selectie-

leidraad bestaat uit het opstellen van uitsluitingsgronden

geschiktheidseisen en selectiecriteria Aan de hand van

deze eisen zullen er maximaal vijf gegadigden doorgaan

naar de tweede fase

In de tweede fase van de aanbesteding is het Programma van

Eisen opgesteld Door interviews met verschillende stake-

holders te hebben gehouden zijn de wensen en behoeften

in kaart gebracht Tot slot dienen er gunningscriteria

opgesteld te worden om de uiteindelijke keuze te maken

voor de leverancier met de meest voordelige inschrijving

(EMVI) waaraan de opdracht gegund zal worden

Organisatie CS Vincent van Gogh is een scholengemeenschap voor het voortgezet

onderwijs met drie locaties twee in Assen en eacuteeacuten in Beilen De locaties Salland (750

leerlingen) Lariks (1350 leerlingen) en Beilen (600 leerlingen) hebben in totaal circa

2700 leerlingen

Wesley SannesKelly Dunnink

SPEND ANALYSE GASUNIE

De spend analyse is gemaakt over de periode november

2014 tot en met november 2015

Het doel is om een overzicht en advies te geven over de

spend per commodity code

De spend analyse begon met een Excelbestand van 26676

orders De orders van het Services team zijn hieruit gefilterd

en hebben de juiste commodity code gekregen

Aan de hand van de spend analyse is een ABC-analyse

gemaakt De verdeling tussen de A- B- en C-leveranciers

is

A-leveranciers 111

B-leveranciers 111

C-leveranciers 778

85 van de totale spend is single source ingekocht Deze

spend is verder onderzocht Een inkoper mag tot euro50000

single source inkopen volgens het intern beleid Bij 60

van de 118 leveranciers heeft Gasunie een spend boven

de euro50000 Bij vier leveranciers is het onbekend waarom

deze single source zijn ingekocht Hier is nader onderzoek

nodig

Bij het aanmaken van orders worden de afgesproken

commodity codes niet consequent gehanteerd Uit dit

onderzoek blijkt dat 82 van de orders een verkeerde

commodity code hadden Codes kunnen lastig worden

toegevoegd aan de lijst van door Gasunie gebruikte

commodity codes Commodity codes staan in verbinding

met de grootboekrekeningen Als een commodity code

wordt vervangen krijgt de nieuwe code een andere groot-

boekrekening Het gevolg is dat de administratie niet meer

klopt Het is gemakkelijker om de Nederlandse vertaling

te wijzigen In het adviesrapport is een nieuwe commodity

lijst opgenomen In de nieuwe lijst is het de bedoeling

dat een inkoper naar de Nederlandse vertaling kijkt De

Engelse titel blijft hetzelfde maar komt vaak niet overeen

met de Nederlandse vertaling De Nederlandse vertaling is

de dekkende definitie

ConclusieGasunie heeft een intern beleid dat strenger is dan de

Aanbestedingswet Vier leveranciers zijn niet ingekocht

volgens het intern beleid Gasunie is wel compliant voor

deze vier leveranciers

Gasunie heeft aan de Hanzehogeschool gevraagd of twee studenten een spend

analyse willen maken Deze spend analyse is gemaakt voor de afdeling procurement

van Gasunie specifiek voor het Services team Tot op heden heeft het Services team

nog niet de beschikking over een gestructureerde spend analyse over het geheel

van het Services team

Riemer SchreiberIris de Blecourt

DE VERSCHILLENDE MANIEREN VAN INKOPEN

Op dit moment heeft Lefier geen vaste leverancier voor

het leveren van elektrisch gereedschap voor de onder-

houdsdienst De gereedschappen zijn bedoeld voor alle

werkzaamheden die bij het maken repareren en installeren

van woningen komen kijken Het doel van het onderzoek

was om inzicht te krijgen op welke verschillende manieren

gereedschap kan worden ingekocht en welke mogelijkheid

Lefier de meeste waarde biedt Tijdens het onderzoek is er

niet alleen gekeken naar de leverancier die de laagste prijs

biedt maar ook naar aspecten als de kwaliteit duurzaam-

heid en service De centrale vraag van dit onderzoek luidt

Welke manier van inkopen van elektrisch gereedschap voor

de onderhoudsdienst levert Lefier de meeste waarde

Lefier kan het gereedschap op verschillende manieren

inkopen namelijk via koop lease huur huurkoop en

gebruikte producten kopen De voor- en nadelen van elke

manier zijn onderzocht en in kaart gebracht Vervolgens is

er onderzoek gedaan naar de beschikbare leveranciers en

hun inkoop- opties Om een betere vergelijking te kunnen

maken is er contact met vier leveranciers opgenomen Er

zijn vier aanvragen naar vier verschillende leveranciers

gestuurd In de aanvraag zijn vragen gesteld over de prijs

kwaliteit service duurzaamheid en is er gevraagd naar

het advies van de leveranciers Deze aspecten zijn punten

toegekend op basis van een weging die passend is voor

Lefier zijn inkoopbehoefte Tot slot hebben we de strategie

van Lefier bepaald door middel van de Kraljic-matrix Door

de strategie te bepalen werd zichtbaar welke manier van

inkoop het beste bij Lefier past

De conclusie is gebaseerd op het deskresearch het resultaat

van de aanvragen en het advies van de leveranciers Na de

uitkomsten geanalyseerd te hebben kwam de inkoopmo-

gelijkheid lsquokooprsquo met de meeste voordelen naar voren Om

deze reden adviseren wij de optie koop aan Lefier

Lefier is een woningcorporatie met ambities in Noord-Nederland De taak van Lefier

is om voor betaalbare woningen te zorgen en Lefier zet zich specifiek in voor mensen

met lage inkomens

Mirza SelimovicElisa Hiariej

INKOOPVOLWASSENHEIDSDASHBOARD

Vooraf hebben we in het plan van aanpak een beeld geschetst

van hoe het dashboard er uiteindelijk uit zou moeten zien

Het leek ons een goed idee om zowel de huidige situatie als

de gewenste situatie van volwassenheid te kunnen af lezen

zodat men inzicht krijgt waar de afdeling nog verande-

ringen kan doorvoeren

Om het dashboard van input te kunnen voorzien hebben

we interviews en enquecirctes uitgevoerd binnen de afde-

lingen van FM Van tevoren is een vragenlijst opgesteld die

zich richt op zeven kerngebieden die van toepassing zijn

bij inkoopvolwassenheid In totaal zijn er zorsquon 25 vragen

geformuleerd met elk vijf antwoordmogelijkheden Op

basis van deze antwoordmogelijkheden kunnen scores

toegerekend worden aan elk gebied

Al met al vonden wij deze periode bij Vitens erg leerzaam

Wij hebben veel opgestoken van onze collegarsquos binnen de

afdeling inkoop Deze collegarsquos betrokken ons bij de dage-

lijkse werkzaamheden zodat wij ook kunnen ontdekken

hoe de inkoopfunctie in praktijk wordt uitgevoerd Het

is mooi om te zien dat de praktijk op veel gebieden mooi

aansluit op de theorie en nog veel interessanter om te zien

dat de praktijk ook nog wel eens kan afwijken

In de afgelopen twee maanden hebben wij een praktijkopdracht uitgevoerd bij drink-

water-zuiveringsbedrijf Vitens Binnen de afdeling facilitair management hebben wij

onderzoek naar inkoopvolwassenheid gedaan Aan ons was de opdracht om een

dashboard te ontwikkelen dat de mate van inkoopvolwassenheid zichtbaar maakt

Het was voor ons een ware zoektocht om kwalitatieve gegevens te vertalen naar een

dashboard waar enkel kwantitatieve gegevens staan

Duy NguyecircnLeacuteon Smit

REGIONALE SPEND ANALYSE RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

De RUG wil graag de regionale economie stimuleren en met

name het MKB Daarom is er eerst onderzocht hoeveel van

de totale spend van de RUG uitgaat naar regionale onder-

nemingen Vervolgens is er onderzocht hoeveel van deze

regionale spend uitgaat naar MKB (midden-kleine bedrijven)

Ondernemingen met minder dan 250 werknemers worden

als MKB gezien De RUG is aangesloten bij het IPG (Inkoop

Platform Groningen) Het IPG vormt een samenwerking van

publieke organisaties uit Groningen Het doel van het IPG is

om stad en regio te versterken De RUG vindt leefbaarheid

in de regio erg belangrijk en is daarom ook aangesloten bij

het IPG Ook vindt de RUG het van belang dat midden en

kleine ondernemingen mee kunnen draaien in de economie

en groeimogelijkheden hebben

UitkomstenHet onderzoek heeft als hoofdvraag

In welke mate koopt de Rijksuniversiteit Groningen

regionaal in en in welke mate vinden deze inkopen daarbij

plaats bij het MKB

Uit het onderzoek is gebleken dat 5460 van de totale

spend uitgaat naar regionale ondernemingen Van de

totale spend gaat 2730 naar het MKB

De RUG koopt op dit moment relatief gezien al veel in

bij regionale ondernemingen Het percentage dat bij

niet-MKB bedrijven wordt ingekocht is wel hoger dan het

percentage dat wel bij MKB bedrijven wordt ingekocht Het

MKB kan meer gestimuleerd worden door het organiseren

van MKB dagen door opdrachten te clusteren of bijvoor-

beeld de gunningscriteria te vereenvoudigen zodat MKB

bedrijven hier goed op kunnen inschrijven

Voor de Rijksuniversiteit Groningen is er een regionale spend analyse uitgevoerd

Hierbij wordt gekeken hoeveel van de totale spend regionaal wordt uitgeven en

hoeveel daarvan naar het MKB gaat De provincies Groningen Drenthe en Friesland

vallen onder deze regio

Roeleke StaalElvira Smits

HET BEVORDEREN VAN HET REGIONAAL INKOPEN

Het Alfa-college is onderdeel van het Inkoopplat-

form Groningen (IPG) dit is eacuteeacuten van de redenen dat het

onderzoek is uitgevoerd Bij de overige leden van het IPG

is een soortgelijk onderzoek uitgevoerd De definities van

deze onderzoeken zijn gelijk waardoor alle gegevens met

elkaar te vergelijken zijn

De belangrijkste resultaten uit het onderzoek zijn

bull 45 van de uitgaven van het Alfa-college gaan naar de

regio

bull 64 van de uitgaven in Noord-Nederland gaan naar het

regionale MKB

bull De meeste uitgaven van het Alfa-college belanden

niet in de regio hierna komt het meeste terecht in de

provincie Groningen

bull De meeste leveranciers komen uit de provincie

Groningen waarvan het grootste aantal behoren tot

het klein MKB

bull De meeste leveranciers hebben een grootte van klein

MKB hierna volgt het midden MKB en daarna het groot

MKB De minste leveranciers zitten in de categorie

groot bedrijf

bull Wat betreft de onderaanneming blijkt dat er onder de

onderzochte bedrijven 15 terug vloeit naar de regio

Naast de spend analyse is er voor het Alfa-college onder-

zocht of categorie-management toegevoegde waarde heeft

bull Uit literatuurstudie is gebleken dat er 12 bespaard

kan worden wanneer categorie management goed

wordt uitgevoerd Dit weegt op tegen de extra kosten

en inspanningen die worden uitgevoerd Door het

invoeren van categorie management is het mogelijk om

de inkoop te bundelen en schaalvoordelen te creeumlren

Tijdens de minor Inkoopmanagement hebben wij de mogelijkheid gekregen om een

spend analyse te doen voor het Alfa-college te Groningen De spend analyse hebben

wij uitgevoerd met de cijfers uit het jaar 2014

Tim TerpstraRick Ronde

SPEND ANALYSE HANZEHOGESCHOOL

Hiervoor is onderzocht hoeveel van de inkoopuitgaven

terecht komt bij het midden- en kleinbedrijf (MKB) in

Noord-Nederland Omdat de Hanzehogeschool zelf werkt

met cursusjaren is er ook een spend analyse gemaakt over

het cursusjaar 20142015 met een verdiepingsvraag naar

de kwaliteit van de verstrekte opdrachten aan het MKB in

Noord-Nederland

Vanuit de crediteurenadministratie zijn twee Excelbe-

standen opgeleverd met alle facturen van het boekjaar

2014 en het cursusjaar 20142015 De bestanden zijn stap

voor stap gecontroleerd op onjuistheden zodat er is

gewerkt met valide gegevens Nadat het bestand is opge-

schoond is er onderzocht welke facturen beiumlnvloedbaar

en niet beiumlnvloedbaar waren In de rest van het onderzoek

is alleen verder gewerkt met het beiumlnvloedbare inkoop-

volume omdat hierop door de inkoopfunctie van de

Hanzehogeschool gestuurd kan worden op de resultaten

Vervolgens zijn de facturen ingedeeld in productgroepen

Voor de spend analyse in opdracht van de Hanzehoge-

school is ook onderzocht hoe de inkoopuitgaven zijn

verdeeld over de verschillende schools en staf bureaus van

de Hanzehogeschool Hierna zijn de leveranciers ingedeeld

in bedrijfsgroottes zodat bepaald kon worden of de

bedrijven vallen binnen het kader van het MKB Hierdoor

kon bepaald worden hoeveel van het inkoopvolume terecht

komt bij het MKB Vervolgens zijn de facturen ingedeeld

in drie regiorsquos Noord-Nederland Rest van Nederland

Buitenland Binnen de regio Noord-Nederland is nog een

onderverdeling gemaakt in de stad Groningen provincie

Groningen Friesland en Drenthe

In opdracht van de Hanzehogeschool is ook onderzocht

wat de kwaliteit is van de verstrekte opdrachten aan het

MKB in Noord-Nederland Om de kwaliteit te bepalen is

gekeken naar vier criteria namelijk duur van het contract

waarde van de opdracht betalingstermijnen en wat voor

soort opdrachten worden uitbesteed

Dit onderzoek heeft antwoord gegeven op de vraag in

hoeverre de Hanzehogeschool een partner is van het MKB

in de regio Noord-Nederland

Er zijn voor de Hanzehogeschool Groningen twee spend analyses gemaakt Eeacuten

over het boekjaar 2014 in opdracht van het Inkoopplatform Groningen (IPG) en eacuteeacuten

over het cursusjaar 20142015 in opdracht van de Hanzehogeschool zelf De spend

analyse in opdracht van het IPG is onderdeel van een groter onderzoek naar regio-

spend en maatschappelijk toegevoegde waarde van de leden van het IPG

Marijn SteenhuisenArnout Terpstra

CLUSTERING VAN AANBESTEDING ICT INLEEN PERSONEEL BIJ DE RDW

Uit deskresearch blijkt onder andere dat inkoopsamen-

werking in de publieke sector een goed streven is omdat er

sprake is van

bull Bedrijven zonder eacutechte concurrentie

bull Bedrijven met een (nagenoeg) gelijke inkoopbehoefte

een gezamenlijk belang en een publieke verantwoor-

dingsplicht

Er worden door F Schotanus verschillende voor- en

nadelen genoemd die optreden bij verschillende vormen

van inkoopsamenwerking Zo kunnen er lagere prijzen

en transactiekosten komen maar wordt de complexiteit

hoger en is er het risico dat de samenwerking mislukt

Het snelwegmodel is een model dat handvatten geeft

om samenwerking vorm te geven Er wordt aan de RDW

geadviseerd de lsquokonvooirsquo-stijl van dit model te hanteren

Deze stijl betekent dat iedere betrokken partij evenveel

bijdraagt aan de samenwerking Dit zodat iedere partij een

evenwichtige bijdrage levert op minimaal de kosten en het

denkwerk Door dit evenwicht in stand te houden creeumler je

een gezamenlijke visie

Op basis van de analyse van interviews onder de IPG-leden

zijn de onderzoekers van mening dat een inkoopsamen-

werking zeker kan slagen wanneer er rekening gehouden

wordt met de randvoorwaarden Er dienen echter vooraf

duidelijke afspraken gemaakt te worden en de gehele

samenwerking dient transparant te geschieden

Geadviseerd wordt niet te beginnen met een gezamen-

lijke aanbesteding van ICT-inleen omdat dit een complexe

aanbesteding is die kritiek is voor bedrijfsvoering van het

RDW Dat wil zeggen dat als de aanbesteding mislukt de

RDW haar bedrijfsproces (tijdelijk) niet kan voortzetten (of

gedwongen is onrechtmatig in te kopen) Het belangrijkste

aspect van de aanbevelingen is het door de onderzoekers

ontwikkelde stappenplan Dit stappenplan geeft een goed

handvat aan de RDW om in de toekomst te toetsen of er

een inkoopsamenwerking mogelijk is Stap voor stap kan

er worden getoetst of de samenwerking met de beoogde

partij(en) haalbaar is

Een gezamenlijke aanbesteding van ICT-personeel-inleen

is mogelijk binnen het IPG Het advies aan de RDW

is om dit pas te doen als er meer ervaring is opgedaan

met inkoopsamenwerkingen het liefst samen met de

beoogde samenwerkingspartners Dit zorgt namelijk voor

vertrouwen in de samenwerking en dit draagvlak zorgt

voor een samenwerking met aanzienlijk minder weerstand

van alle betrokken partijen zowel intern als extern Het

vormen van een strategische alliantie kan een goed middel

zijn om samenwerking te bevorderen

Bij het ICT-Bedrijf van de RDW hebben wij onderzoek gedaan naar de mogelijk-

heden van inkoopsamenwerking op het gebied van het inlenen van ICT personeel

De hoofdvraag van het onderzoek luidt lsquoWat zijn de mogelijkheden voor de leden van

het Inkoopplatform Groningen (IPG) om samen de inleen van ICT personeel aan te

besteden en wat zijn hiervoor de randvoorwaardenrsquo

Luc van den BergKwame Hammond

INKOOPBELEID EN ndashTOOLKIT VOOR TRIAS JEUGDHULP

Voordat het inkoopbeleid en -handboek gevormd

kunnen worden is er een inkoopscan uitgevoerd Deze

analyse werd op zowel kwantitatief als kwalitatief vlak

uitgevoerd Uit de kwantitatieve analyse bleek dat enkele

bedrijven te veel factureren en dat er mogelijkheden zijn

voor bundeling wat uiteindelijk kan leiden tot bespa-

ringen

De kwalitatieve analyse leidde tot inzichten in de huidige

situatie van de inkooporganisatie van Trias De inkoop

van Trias is decentraal georganiseerd wat inhoudt dat

iedere afdeling zijnhaar eigen inkoop verzorgt Daarom

is iedere afdeling afzonderlijk geanalyseerd op inkoopni-

veau volgens het vier-fasenmodel van Burt

Uit de analyse van inkoop binnen de afdelingen bleek dat

de inkoop van Trias het gemiddelde niveau van 2 heeft

ook wel de mechanische functie genoemd Dit houdt in

dat de inkoop vooral gericht is op het sluiten van trans-

acties met oog voor de meer commercieumlle aspecten

Inkopers orieumlnteren zich op de markt en zijn op zoek

naar lage prijzen Deze aspecten zie je ook duidelijk terug

binnen Trias De verschillende inkopers zijn wellicht niet

geschoold maar gaan gestructureerd te werk en proberen

alles op een professionele manier uit te voeren Er kan dus

geconcludeerd worden dat er een basis ligt voor profes-

sionele inkoop die verder ontwikkeld kan worden met de

geformuleerde aanbevelingen

Op basis van de informatie uit de inkoopscan

bedrijfservaringen en het organisatiebeleid is er een

inkoopbeleid ontwikkeld Dit beleid dient als gedrags-

lijn voor de inkopers en een kader waarin zij kunnen

functioneren Voortvloeiend uit het beleid is het inkoop-

handboek ontwikkeld dat gebaseerd op het inkoopproces

van Van Weele concrete inkoopstappen weergeeft en tips

daarbij geeft

Uiteindelijk kan geconcludeerd worden dat de professio-

nalisering van een inkooporganisatie binnen een bedrijf

niet van dag op nacht voltooid is Door middel van het

beleid is echter een goed kader gevormd die richting zal

geven aan verdere inkoopontwikkelingen Met de komst

van het inkoophandboek is de inkoop voorzien van theo-

retische handvatten die zullen helpen bij activiteiten

Trias jeugdhulp is een organisatie die jeugdhulp verleent In deze branche hebben de

laatste tijd veel veranderingen plaats gevonden In verband met deze veranderingen

is het voor Trias van belang geworden dat zij de inkoopfunctie professionaliseren

Deze professionalisatie is gezien het budget en de middelen niet zomaar gedaan De

vraag vanuit Trias is daarom ook om een inkoopbeleid en ndashhandboek te ontwikkelen

die inkoopmedewerkers kunnen ondersteunen in hun activiteiten om op die manier

de professionalisatie te stimuleren

Christiaan van den EijkelVincent Groothaar

BESTELGIDS MAKEN EN OFFERTES BEOORDELEN AAN DE HAND VAN lsquorsquoSTRATEGIC SOURCING METHODOLOGYrsquorsquo

Samen met een ander duo van de minor inkoopma-

nagement hebben wij gewerkt aan het opstellen van een

vernieuwde volledige en gebruiksvriendelijke bestelgids

AkzoNobel heeft een aantal fabrieken in Delfzijl staan

die vroeger apart georganiseerd en aangestuurd werden

Vanaf vorig jaar heeft AkzoNobel een project gestart

ldquo1Delfzijlrdquo waarbij alle 4 fabrieken onder eacuteeacuten site Indus-

trial Chemicals komen te vallen De hoofdvraag van het

onderzoek is lsquorsquoHoe kunnen we op een zo gebruiksvrien-

delijk mogelijke manier een vernieuwde en complete

bestelgids zowel hardcopy als digitaal voor de inkoopaf-

deling van Akzo Nobel realiserenrsquorsquo

Wij mochten kennis maken met een interne methode van

AkzoNobel om offertes van brandstoffen en smeermid-

delen te beoordelen Deze methode bestaat uit een aantal

fasen

bull 100-A Spend analyse huidige inkooppraktijken toekom-

stige bedrijfs benodigdheden geschiedenis

bull 100-B Business intelligence levermarktketen analyse prijs-

analyse kostenanalyse leveranciersanalyse portfolio

analyse kijk vanuit de leverancier Porters 5 waardestra-

tegieen en SWOT- analyse

bull 100-C Strategy setting samenvatten stap 100-B en bepalen

zoekstrategie

bull 200-A Commercial assessment RFx proces en evaluatie

vorostellen

bull 200-B Prepare for negotiation voorbereiding op onderhan-

deling

bull 300-A Business agreement onderhandeling uitvoeren

bull 300-B Implementation implementatieplan

bull 400 Periodic review periodiek nachecken

Bij deze methode gaat het er niet om uitgebreid onderzoek

te doen en alle gevonden informatie op te slaan Alleen

relevante informatie voor de beoordeling wordt vastgelegd

Conclusies amp aanbevelingen bestelgidsbull Voorheen gemaakte bestelgidsen waren niet meer

actueel en kon niet meer gebruikt worden om het

inkoopproces van oa de werkvoorbereiders te stroom-

lijnen

bull Opmaak van de bestelgids is geactualiseerd

bull De nieuwe bestelgids is een levend document dat elk

moment aangepast kan en zal worden

bull In het kader van het 1Delfzijl-project zijn een aantal

inkoopprocedures de bijbehorende taken en verant-

woordelijkheden en dergelijke inhoudelijk aangepast

bull Een aanbeveling is om de implementatie van de bestel-

Vanuit een reorganisatie is de behoefte ontstaan vanuit de inkoopafdeling om een

bestelgids te maken voor alle nieuwe medewerkers met een bestelfunctie geldend

voor alle lsquorsquoplantsrsquorsquo van AkzoNobel Daarnaast wordt binnen AkzoNobel gebruik

gemaakt van de Strategic Sourcing Methodology bij het beoordelen en analyseren

van offertes Deze methode is tijdens de praktijkopdracht uitgewerkt op basis van

offertes voor brandstoffen en smeermiddelen

Michel van der VeenMarcella de Vries

WAARDEREN INKOOP MKB

Het eerste jaar van het onderzoek draaide om het herkennen

van inkooppatronen In jaar 2 werd de behoefte aan onder-

steuning van de inkooppatronen onderkend Jaar drie bestaat

uit twee delen namelijk de design- en developmentfase De

studenten hebben geparticipeerd in de designfase Deze

fase bestaat uit het ontwerpen van inkoopinstrumenten

In totaal zijn er negen instrumenten tot stand gekomen

op basis van de inkooppatronen en de waardeproposities

van Treacy en Wiersema het doel van deze instrumenten

is om risicorsquos en onzekerheden te elimineren De studenten

hebben zich bezig gehouden met de volledigheidschecker

standaardisering voorraad en de value-waste analyse

VolledigheidscheckerDe volledigheidschecker is gericht op het verminderen

van faalkosten Operational Excellence is de bijbeho-

rende waardepropositie Dit instrument gaat uit van twee

soorten checks namelijk beschrijving van het ideale

product en te sourcen producten Door het ideale product

te beschrijven kan een ondernemer vaststellen uit welke

componenten het product of dienst bestaat Dit wordt

omgezet naar een checklist De checklist wijst vervolgens

uit of dit matcht met de klantwens Vervolgens worden de

te sourcen producten in kaart gebracht De ondernemer

vraagt zichzelf nu af welke componenten uit de eigen

voorraad komen of worden ingekocht bij een toeleveran-

cier Door dit in kaart te brengen kan de ondernemer

vaststellen waar en wanneer iets gesourced (besteld) moet

worden Hierdoor dalen de faalkosten Het prototype is

uiteindelijk in de vorm van een spread sheet uitgewerkt

Standaardisering voorraadDe gebruikers van dit instrument streven de waardepropositie

product leadership na Het risico van te hoge voorraadkosten

wordt geminimaliseerd Door een vragenlijst te beant-

woorden ontstaat er inzicht in waar componenten van een

product gestandaardiseerd kunnen worden De resultaten

van de vragenlijst worden weergegeven in een matrix Op

deze manier kunnen componenten en producten vergeleken

worden Zo dalen de monitoringkosten van de voorraad en

worden de voorraadkosten uiteindelijk lager

Value-waste analyseOperational Excellence is de waardepropositie die aan

dit instrument gekoppeld is Bij de Value-waste analyse

worden de activiteiten en verbindingen in relatie tot de te

realiseren waarde geanalyseerd Dit wordt gedaan aan de

hand van een aantal vragen gebaseerd op de theorie van

Eisenhower

bull Welke activiteiten voegen direacutect waarde toe voor de

klant

bull Welke activiteiten voegen niet direct waarde toe (maar

zijn wel noodzakelijk in de bedrijfsvoering) en hoe

kunnen deze activiteiten tot een minimum geredu-

ceerd worden

bull Welke activiteiten voegen helemaal geen waarde toe en

kunnen daarom geeumllimineerd worden

Tijdens de praktijkstage van de minor Inkoopmanagement hebben de studenten deel

mogen uitmaken van het WM-onderzoek (Waarderen van Inkoop door het MKB) Het

onderzoek bevindt zich in het derde en laatste jaar Het doel is om instrumenten te

ontwikkelen die MK-bedrijven helpen om de inkoop te professionaliseren Tijdens

onze stage stond het onderzoek naar prototypen van de instrumenten centraal

Nick AbbasDiane van der West

INKOOPSCAN 2015 OOSTSTELLINGWERF

Uitkomsten Het totale inkoopvolume in 2015 is euro 62091034- Ten

opzichte van 2014 is dit met euro 11500000- gestegen Tijdens

het onderzoek is naar voren gekomen dat per 1 januari

2015 landelijk is vastgesteld dat alle gemeenten zelf verant-

woordelijk zijn geworden voor de WMO- begeleiding

(Wet Maatschappelijke Ondersteuning) en de Jeugdwet

Daardoor is met name de hoofdcategorie Sociaal Domein

enorm gestegen met euro 6800000- Een ander belangrijk

aspect voor de gemeente is het lokaal en regionaal inkopen

Dit jaar bedraagt het lokaal inkoopvolume euro 4424971- een

daling ten opzichte van 2014 maar een stijging ten opzichte

van 2013 Het aantal lokale leveranciers ten opzichte van het

voorgaande jaar is toegenomen met 60 leveranciers dit is

een stijging van 265 De gemeente heeft voor euro 2681456-

regionaal ingekocht bij 123 leveranciers Dit inkoopvolume

is gestegen met eacuteeacuten miljoen euro ten opzichte van 2014 In

totaal werd er voor euro 7106427- lokaal en regionaal ingekocht

in 2015 Een stijging van euro 436488- ten opzichte van 2014

In 2015 had de gemeente 1506 leveranciers die samen 7568

facturen hebben verstuurd 43 van deze leveranciers levert

voor minder dan euro 1000- aan de gemeente Ooststellingwerf

Aanbevelingen bull Facturen verminderen Het aantal facturen dient verlaagd worden door middel

van verzamelfacturen Hierbij valt te denken aan eacuteeacuten

factuur per kwartaal Dit geldt voor meer leveranciers

die nu staan geplaatst in de top 25 van leveranciers die

de meeste facturen leveren aan de gemeente Wanneer

de gemeente Ooststellingwerf meer aandacht gaat

besteden aan met name deze top 25 kan hier in de

toekomst op zowel tijd als geld bespaard worden

bull Leveranciers onder de euro 1000 reduceren Hierbij dient onderzocht te worden of het aantal leve-

ranciers in deze categorie te reduceren valt aangezien

deze leveranciers nu veel werk met zich meebrengen

qua inboeken van de facturen contractbeheer en het

onderhouden van het contact Wanneer het aantal van

deze leveranciers verminderd wordt dan kan het aantal

facturen dalen

bull De WMO-begeleiding en de Jeugdwet meer lokaal inkopen

Voor de toekomst liggen hier kansen om het lokale

inkoopvolume en percentage omhoog te krijgen

wanneer er meer diensten die onder de hoofdcategorie

Sociaal domein lokaal worden ingekocht

bull Proces van de inkoopscan versnellen Het rubriceren kan efficieumlnter worden door secuurder

te werken bij het verwerken van de facturen Wanneer

bij het verwerken van de facturen een factuur al

Het opstellen van een inkoopscan geeft inzicht in de inkoopactiviteiten en aanbeste-

dingen van de gemeente Ooststellingwerf Dit geeft de gemeente de mogelijkheid

om vergelijkingen te maken ten opzichte van de jaren 2013 en 2014 en een overzicht

van de inkoopgegevens laat zien of gestelde doelen zijn behaald Daarnaast staat

transparantie voor de gemeente hoog in het vaandel Daarom wordt de inkoopscan

openbaar gepubliceerd op de website zodat geiumlnteresseerde burgers en leveran-

ciers ook de gegevens kunnen bekijken

Anke VisserHester Snijder

GENOMINEERD VOOR NEVI PURCHASE

PROMISE AWARD

EUROPE AS ONE COMMON MARKET

Het veldonderzoek is gedaan vanuit het oogpunt van de

leverancier Via tedeuropaeu is er gezocht naar tenders uit

elf verschillende landen en van daaruit hebben we gepro-

beerd om digitaal een offerte in te dienen Er zijn drie

verschillende onderdelen van het digitale proces onder-

zocht

1 De tender website(het registeren en zoeken naar docu-

menten)

2 De mogelijkheid tot vraag amp antwoord

3 Het digitaal indienen van de offerte

Om de drie bovenstaande onderdelen te onderzoeken zijn

er 20 platformen onderzocht en beoordeeld Dit is gedaan

de hand van een beoordelingsschema In dit schema

wordt elk platform beoordeeld aan de hand van 14 vragen

waarvan de antwoorden gestandaardiseerd zijn

Het belangrijkste resultaat uit het onderzoek is dat in

45 van de gevallen het niet mogelijk is te registreren op

een aanbestedingsplatform Dit kwam voornamelijk door

onbekende certificaten en datavelden en zeer gebruikson-

vriendelijke platformen

Onze belangrijkste aanbeveling is dan ook om richtlijnen

op te stellen voor inkoopplatformen Een maximum aan

datavelden of een standaard pakket aan documenten die

gevraagd mogen worden zou het digitaal inkopen al verge-

makkelijken Het vastlopen op certificaten die alleen in het

land van het platform te krijgen zijn zou het inschrijven

op een aanbesteding niet mogen belemmeren Bovendien

wordt op deze manier het idee van eacuteeacuten gemeenschappelijke

Europese markt niet nageleefd

Vanaf 2016-18 zal het in Europa verplicht zijn om gebruik te maken van digitaal aanbe-

steden volgens de Europese aanbestedingsrichtlijn 201424EU Iets wat eerder een

papieren proces was gaat tegenwoordig veelal via digitale tender platformen De

reden van de Europese Commissie voor het digitaliseren van het inkoopproces is

voornamelijk het makkelijker en transparanter maken van dit proces De hoofdvraag

van dit onderzoek is lsquoHoe makkelijk of moeilijk is het voor Europese leveranciers

om digitaal een offerte in te dienen in een ander Europees landrsquo Met dit onderzoek

willen wij de problemen van digitaal aanbesteden in kaart brengen en kijken hoe het

vergemakkelijkt zou kunnen worden

Martijn WaalkesJanne Wolf

ldquoBij de Hanze staan ze met 1-0 voor Tijdens de Inkoopminor worden studenten bewust gemaakt van het belang van een professionele houding en professioneel gedrag Een perfecte start van hun carriegravererdquo

Benefit opgericht in 1997 is deacute specialist voor tactische

en strategische inkoopvraagstukken Met een frisse blik

gaan we aan de slag Eerlijk gezegd zijn we van alle markten

thuis We werken dan ook in vele sectoren varieumlrend van

zakelijke dienstverlening tot productiebedrijven en alle

denkbare overheid- en semi-overheidsinstellingen

Speciaal voor starters hebben wij het Benefit Talentont-

wikkelprogramma (BTO) een traineeship dat gericht is op

een snelle ontwikkeling van jouw professionele carriegravere

Je volgt een aantrekkelijk ontwikkeltraject van vakgerichte

inkooptrainingen tot intensieve coaching bij de ontwikke-

ling van soft skills en persoonlijke effectiviteit Daarnaast

werk je bij eacuteeacuten van onze toonaangevende opdrachtgevers

aan jouw inkoopcarriegravere

Voor meer informatie kun je terecht bij

Noortje Bruggeman

RecruiterBenefit

Hullenbergweg 355

1101 CP Amsterdam

wwwbenefitnl

twitter benefitinkoop

LinkedIn httpsnllinkedincominnoortjebruggeman

CBP is een inkoopadviesbureau dat met ongeveer 25 mede-

werkers en 75 freelance professionals een specialist is op

het gebied van inkoop en aanbesteden binnen de (semi)

overheid CBP heeft al voor vele organisaties een inkoop-

functie opgezet waar inkoopadvies en het opzetten van een

strategisch inkoop- en aanbestedingsbeleid een belangrijk

onderdeel van uitmaken

Daarnaast kent CBP tal van activiteiten op het gebied van

inkoop en Europees aanbesteden Deze bestaan voorna-

melijk uit het organiseren en begeleiden van (Europese)

aanbestedingsprocedures ondersteuning in het maken

van planningen programmarsquos van eisen aankondigingen

het samenstellen van aanbestedingsdocumenten onder-

steuning bij het beoordelen van offertes en het opstellen

van contracten Ook wanneer u tijdelijk een inkoper

inkoopadviseur of aanbestedingspecialist wilt inhuren

dan kunt u terecht bij CBP

CBP kenmerkt zich als een inkoopadviesbureau met zeer

veel kennis en ervaring bij met name de overheid maar

ook in het bedrijfsleven verlenen wij onze diensten op

een persoonlijke professionele wijze U ervaart dat onze

professionals zowel op de inhoud als op het proces en de

relatie een duidelijke toegevoegde waarde voor uw organi-

satie leveren

Heeft u vragen Wilt u meer informatie Neem gerust

contact op Bel +31(0)553 680 816 of kijk op wwwcbpnl

Bezoekadres Zonnedauw 3 7322 EA Apeldoorn

Postadres Postbus 4350 7320 AJ Apeldoorn

Telefoonnummer 055-3 680 816

Faxnummer 055-3 680 810

E-mail infocbpnl

Betrouwbare beschikbare en gebruiksvriendelijke software

dat is waar het om gaat Negometrix biedt dit

In de afgelopen 15 jaar is Negometrix uitgegroeid tot een

van de meest gebruikte e-tender applicaties en heeft de

functionaliteiten uitgebreid met onder andere contract

management

Negometrix maakt digitaal inkopen en contract manage-

ment eenvoudiger eenduidiger en efficieumlnter

Interesse in een carriegravere bij Negometrix Wij bieden

leergierige ambitieuze starters de kans snel verantwoorde-

lijkheid te nemen en te werken in grote projecten met

diverse organi saties Neem een kijkje bij onze stand of

spreek ons aan

Adres Rijnzathe 4 3454 PV De Meern

Website wwwnegometrixcom

PSI is heacutet inkoopadviesbureau voor de publieke sector

Onze praktische specialisten helpen u met inkopen en

aanbesteden Of het nu gaat om een simpele vraag of

een complex traject Door kritisch te zijn en lef te tonen

behalen we samen met u de beste resultaten

Inkoop is sexy eacutecht waar Het aanbestedingsvakgebied is alleen nog steeds onbekend Naast het uitvoeren van projecten proberen wij daarom ook jong inkooptalent te enthousiasmeren voor de publieke sector Zo hebben we op dit moment een afstudeerder en bieden we prak-tijkopdrachten aan voor de inkoopminor

wwwpsi-inkoopnl

Wipstrikkerallee 95 8023 DW Zwolle

Mathenesserdijk 404a 3026 GV Rotterdam

Number one in connecting professionalsWil jij samen met vakgenoten het verschil maken bij toon-

aangevende organisaties Dan willen we jou graag leren

kennen Yacht is de organisatie van en voor professionals

Wij bieden opdrachten die uitdagen bij inspirerende

organisaties Voor tijdelijk of voor vast Werken via Yacht

betekent toegang tot ons netwerk In dit netwerk ontmoet

je professionals die net zo zijn als jij Om kennis en erva-

ringen te delen Om samen verder te komen Sluit jij je bij

ons aan wwwyachtnl

ColofonUitgave van de Hanzehogeschool Groningen ndash

Lectoraat Inkoopmanagement

Jaar 2016

Redactie Miranda Zantingh

Opmaak Canon Nederland

Aan deze uitgave kunnen geen rechten worden

ontleend De Hanzehogeschool Groningen het

Lectoraat Inkoopmanagement en de studenten

zijn niet aansprakelijk voor de inhoud nog voor de

juistheid van de gegevens Vermenigvuldiging is

toegestaan onder uitdrukkelijke voorwaarde van

vermelding van bron en auteur(s)

HA

NZ

E-1

6_0

139