Beste lezer,

Bijeenkomsten hebben verschillende doelen, zoals nieuwe ideeën

verzamelen, elkaar beter leren kennen, visievorming of vooral gewoon

samenzijn en even echt met de benen op tafel van gedachten wisselen. als

facilitator wil je graag je doel bereiken: een goed programma met passende

werkvormen helpt daarbij. Zo heb je kennismakingsoefeningen die goed

passen als de deelnemers elkaar totaal niet kennen of juist al enige tijd

samenwerken. En zo zijn er ook brainstormtechnieken die goed passen bij

grote groepen of juist effectiever zijn bij een kleine groep.

Tijdens de bijeenkomsten die ik afgelopen jaren heb gefaciliteerd, heb ik

allerlei werkvormen geprobeerd.Deze werkvormen zijn zelf bedacht, uit de

boekjes, gevonden op google, of getipt door andere facilitators. Mijn

favoriete werkvormen heb ik gebundeld in deze publicatie, speciaal voor de

deelnemers aan de training “Leren Faciliteren”. De werkvormen werken

vooral als inspiratie: dus gooi gerust je eigen sausje over een werkvorm

heen om deze helemaal te laten aansluiten bij jouw bijeenkomst. Als je

vragen hebt over de toepassing van een werkvorm; stuur mij gerust een

bericht. Ik help je graag verder.

Veel succes!

Anne-Marie info@foncc.nl

Wie deelt heeft altijd voldoende

InhoudHoofdstuk 1 Kennismaken 41. Onbekend Talent 52. Laatste foto 53. Nieuws van de week 54. Ochtendritueel 55. Elkaar voorstellen 66. Vijf Lijnen 67. Typisch Jij (voorwerp) 68. M&M’s 69. Bingo 710. Petje op Petje Af 711. Over de streep 712. Netwerk van gelijkheid 7

Hoofdstuk 2 Brainstormen 813. Open Space 914. Mindmap 915. Brainwriting 1016. De straat op 10

17. Door de ogen van andere organisaties 1018. Clichés negeren 1119. World Café 1120. Tijdreis 11

Hoofdstuk 3 Missie, visie, strategie 1221. Eisenhowermodel 1322. Dromen 1323. Cover story Canvas 1324. Swot 1425. Context Canvas 1426. Klantreis 1527. WHy, How, What? 1528. Persona’s 1629. Informele Organogram 16

Hoofdstuk 4 reflectie/ terugblik 1730. Schaal van 1 tot 10 1831. Advocaat van de duivel 1832. Retrospectie 18

33. Reflectiestappen 1934. Happy & Sad Smiley 1935. Reflectie met je hand 19

Hoofdstuk 5 Energizers 2036. Fruitmand 2137. Brain-snack (bananen) 2138. Flip-over race 2139. Post-it tikkertje 2140. Stoelendans 21

Hoofdstuk 6 Discussie/ Gesprek 2241. Lagerhuis-debat 2342. Vissenkom 2343. Denkhoeden 2344. Tafelgesprekken 2445. Stellingposters 2446. Casus discussie 2447. Groen of Rood? 2448. Zomergasten 2549. Tegenlicht meet-up 25

2

InhoudHoofdstuk 7 Kiezen 2650. Ranken (songfestival) 2751. Critrium Canvas 2752. COCD-BOX 2853. Quadrilemma 28

Hoofdstuk 8 Uitwerken 2954. Prototype 3055. Film 3056. Actielijst 3057. Moodboard 3158. Tekenaar 3159. Poster 31

Hoofdstuk 9 Presenteren 3260. Toneelstuk 3361. Petcha Kucha 3362. Doemscenario 3363. Journaal van de toekomst 33

64. Pitch 3365. Tedtalk 33

Hoofdstuk 10 Digitale tools 3466. Kahoot 3567. Padlet 3568. Mentimeter 3569. You Tube (film) 35

Hoofdstuk 11 Teambuilding 3670. Kernkwaliteiten spel 3771. Spinnenweb 3772. Heliumstick 3773. Groepsadem 3774. Leiden en Volgen 3875. Marsmellows en spaghetti 3876. Complimentencirkel 3877. Belbintest 3878. Ken-je-collega Quiz 38

Hoofdstuk 12 Anders vergaderen 3979. Stand-up 4080. Bull-shit knop 4081. Wandelvergadering 4082. Kookwekker 4183. Geen agenda 4184. Vergaderrollen 41

Hoofdstuk 13 Afsluiting 4285. Complimenten plakken 4386. Balletje 4387. Tips en Tops 4388. Fotokaarten 4389. Kaart aan jezelf 4390. Kampvuur 43

Extra’s 4491. t/m 99 Handige links 45100. Format draaiboek 46

3

Hoofdstuk 1. KennismakenStarten met een kennismakingsoefening in je bijeenkomst is om

meerdere redenen waardevol.

Elkaar leren kennen en begrijpen

De naam zegt eigenlijk al genoeg: met een kennismakingsoefening leer

je de andere deelnemers kennen. Dat is best handig voor zowel de

deelnemers als de facilitator; zodat je weet wie er in de ruimte is. Zelfs

als je weet dat alle deelnemers elkaar al kennen, is het nuttig om op te

warmen met een kennismakingsoefening. Vaak horen de deelnemers

toch weer nieuwe dingen over anderen, waardoor men elkaar beter

leert begrijpen.

Het ijs breken, gelijkwaardigheid en focus

Bovendien is een kennismakingsoefening een soort opwarmer.

Daardoor gaan deelnemers zich focussen op de plaats waar zij zijn.

Veel mensen vinden persoonlijk ‘de beurt’ krijgen om wat te vertellen

of om iets te laten zien best een beetje spannend. Door dat wel te

doen, breek je tussen de deelnemers het ijs , creëer je een setting van

gelijkwaardigheid en zorg je er voor dat zij met meer aandacht

deelnemen aan de bijeenkomst.

Kennismaken#1 Onbekend TalentHoe werkt het?

Ter voorbereiding maak je kaartjes waar de deelnemers hun naam en onbekend

talent op kunnen schrijven. Als de deelnemers de bijeenkomst inlopen, laat je

hen direct hun naam en onbekend talent op een kaart schrijven. (denk aan:

buikdansen, fileparkeren, cryptogrammen oplossen, koken, kitesurfen). Let op:

deze mogen ze niet aan de andere deelnemers laten zien. De facilitator verzamelt

en schudt de verschillende kaartjes. Vervolgens pakt de facilitator een kaartje van

de stapel en leest het onbekende talent voor. De deelnemers raden onderling om

wie dit gaat.

Verdiepende vragen die de facilitator kan stellen: vertel hier eens meer over?

komt dit talent ook van pas in je werk? Dit herhaalt de facilitator totdat alle

kaarten op zijn. Deze werkvorm is erg waardevol als de deelnemers zelf het

centrale onderwerp van de bijeenkomst zijn.

✓ Tijdsduur: 1,5 tot 2 minuten per deelnemer.

#2 Laatste fotoHoe werkt het?

Deelnemers stellen zich voor aan de hand van de meest recente foto die ze met

hun telefoon hebben gemaakt (of ontvangen). Resultaat: verrassende verhalen!

Als een deelnemer niet de laatste foto wilt laten zien; mag hij of zij natuurlijk ook

een andere recente foto kiezen.

✓ Tijdsduur: een halve minuut per deelnemer.

#3 Nieuws van de week Hoe werkt het?

Voorafgaand aan de bijeenkomst vraag je of deelnemers een artikel of bericht

willen meenemen dat hen de afgelopen week heeft geraakt (blij, boos, verbaasd,

nieuwsgierig, verward). Deelnemers stellen zich voor en vertellen aan elkaar kort

waar het nieuwsbericht over gaat. De facilitator vraagt specifiek waarom de

deelnemer het bericht gekozen heeft: welke emotie wordt opgeroepen?

Waarom is het onderwerp voor de deelnemer van belang?

✓ Tijdsduur: 2 tot 3 minuten per deelnemer.

#4 OchtendritueelHoe werkt het? Ongeacht het tijdstip waarop de bijeenkomst plaatsvindt; iedere deelnemer is opgestaan en aan zijn of haar dag begonnen. Een ochtendritueel geeft veel inzicht in mensen: Ben je een snoozer? (Wat) ontbijt je? Neem je de tijd? Moet je nog voor anderen zorgen? Deze werkvorm past vaak goed bij een groep die denkt elkaar al best wel te kennen. Als facilitator kun je de brug slaan met het werk: stel dat iemand moeite heeft om op te staan – betekent dat dan ook dat die persoon op het werk lastige dingen uitstelt? ✓ Tijdsduur: 2 minuten per deelnemer.

5

Kennismaken#5 Elkaar voorstellenHoe werkt het?

Deelnemers krijgen 1 minuut de tijd voor de volgende opdracht: schrijf 5

woorden op die iets over jou vertellen. Vervolgens vormen de deelnemers duo’s

en ruilen het papier met elkaar. De deelnemers gaan elkaar interviewen aan de

hand van de woorden (2 minuten per deelnemer).

Vervolgens stellen de deelnemers elkaar aan de groep voor op basis van wat zij

van de ander hebben onthouden. Buiten dat je elkaar leert kennen, oefen je

direct met luisteren en vragen stellen.

✓ Tijdsduur: 5 minuten + 1 minuut X het aantal deelnemers.

#6 Vijf LijnenHoe werkt het? Deelnemers krijgen een papier en een stift. Ze krijgen 3 minuten de tijd om met 5 lijnen een tekening te maken. Aan de hand van deze tekening stellen zij zichzelf voor. De tekening die ik ooit maakte: een halfvol glas wijn.

✓ Tijdsduur: 3 minuten + 1 minuut X het aantal deelnemers.

#7 Typisch jijHoe werkt het?

Laat de deelnemer vooraf een voorwerp meenemen dat iets over hem of haar

vertelt. Deelnemers stellen zich aan de hand van dit persoonlijke voorwerp voor.

✓ Tijdsduur: een halve minuut per deelnemer.

#8 M&M’s Hoe werkt het?

Neem een zak M&M’s mee en schrijf per kleur een vraag op. De vragen

presenteer je op een flip-over of een beamer. Deelnemers lopen om de beurt

naar de zak, pakken blind een M&M en beantwoorden de vraag die bij de kleur

hoort. Voorbeeld kennismakingsvragen:

Blauw: Wat wilde je vroeger worden als je later groot was?

Rood: Waar heb je afgelopen week hard om gelachen?

Oranje: Welke studie zou je nog wel eens willen doen als alles mogelijk was?

Bruin: Wie is voor jou een inspiratiebron?

Groen: Wat zou jij veranderen als je directeur van deze organisatie was?

Geel: Wat vinden je vrienden jouw grootste talent?

✓ Tijdsduur: een halve tot een hele minuut per deelnemer.

6

KennismakenDe volgende 4 kennismakingsoefeningen zijn bij uitstek geschikt voor grote groepen, waardoor je niet de tijd hebt om iedereen individueel aan het woord te laten.

#9 BingoHoe werkt het?

Maak op een a-4 een bingokaart (Raster van 5X5 vakken) en schrijf in ieder vakje

een activiteit of levensgebeurtenis. Bijvoorbeeld: bungeejumpen, alcoholvrij-zijn,

4 kinderen hebben, met de fiets naar werk gaan, etc.

De deelnemers lopen met hun kaart en een stift door de zaal en spreken andere

deelnemers aan: bijvoorbeeld “heb jij 4 kinderen?” Iedere keer als het antwoord

“JA” is mag de deelnemer het vakje aankruisen. Na een paar minuten zegt de

facilitator stop en kijk je wie de bingo heeft gewonnen: dus wie heeft de meeste

vakjes kunnen aankruisen. Zorg voor een prijsje!

✓ Tijdsduur: 10 minuten

#10 Petje op Petje afHoe werkt het? Bereid 7 tot 10 stellingen voor en neem voldoende petjes mee. Als je geen petjes hebt kun je de deelnemers ook gewoon steeds laten staan of zitten. Een voorbeeld: wie is vanmorgen met de auto gekomen? Petje op (of ga staan) als je niet met de auto bent gekomen, Petje af (of ga zitten) als je wel met de auto bent gekomen. Ook hierbij kun je tussendoor verdiepende vragen stellen. ✓ Tijdsduur: 10-15 minuten

#11 Over de streep Hoe werkt het?

Bereid een aantal prikkelende stellingen voor die met de deelnemers en het

thema te maken hebben. Zorg dat de ruimte leeg is en er zichtbaar een lijn is die

de ruimte in 2 vakken scheidt. Deelnemers starten allemaal aan 1 kant van de lijn

(het startvak). Lees als facilitator steeds een stelling voor en laat de deelnemers

verplaatsen over de lijn als de stelling voor hen van toepassing is. Tussendoor kun

je een verdiepende vraag stellen, zoals: waarom ben je over de streep gegaan?

Voorbeeld van een prikkelende stelling: “Ik weet niet waarom ik hier ben” of “Ik

heb andere ambities dan mijn huidige baan”.

✓ Tijdsduur: 10-15 minuten

#12 Netwerk van gelijkheidHoe werkt het? De deelnemers gaan gelijksoortigen zoeken en vormen daarmee een groep van maximaal 5 personen (niet meer én niet minder). Je introduceert als facilitator met een thema. Bijvoorbeeld: maak groepjes met deelnemers die hetzelfde hebben met huisdieren. Deelnemers zoeken elkaar op en je krijgt dan bijvoorbeeld: de kattenmensen, de hondenmensen, de huisdierhaters, de allergische etc. Je kunt de vraag ook direct koppelen aan het thema van de bijeenkomst. Gaat de bijeenkomst bijvoorbeeld over “handhaving in de binnenstad”, dan is het leuk om de volgende vraag te stellen: zoek 4 andere deelnemers die dezelfde regel hebben overtreden? Deze oefening kun je ook gebruiken als je groepjes moet vormen!✓ Tijdsduur: 5 minuten per vraag

7

Hoofdstuk 2. BrainstormenCreëer een veelheid aan mogelijke oplossingen

Veel groepsbijeenkomsten hebben als doel om de kennis van

aanwezigen te bundelen en samen tot een oplossing te komen voor

een vraagstuk. Brainstormen is een creativiteitstechniek met als doel

snel, veel nieuwe ideeën over een bepaald onderwerp of vraagstuk te

genereren. Een belangrijke voorwaarde hierbij is dat deelnemers hun

oordeel uitstellen en dus met een ‘open mind’ inbrengen wat in hen

opkomt. Er zijn heel veel verschillende manieren om ‘te brainstormen’.

Kies een werkvorm die past bij je doelgroep

In dit hoofdstuk presenteer ik acht brainstormtechnieken. Deze

technieken passen bij verschillende doelgroepen. Hierdoor kun je

kiezen welke techniek je in jouw bijeenkomst gaat toepassen, zodat je

passend bij de deelnemers zo veel mogelijk kans hebt om ideeën te

verkennen en ontwikkelen.

Brainstormen#13 Open SpaceHoe werkt het?

Tijdens een Open Space bijeenkomst komen deelnemers samen om hun

ervaringen over een bepaald thema te verkennen en te bediscussiëren. Een Open

Space bijeenkomst is eigenlijk een geperfectioneerde koffiepauze, maar dan met

veel mensen tegelijkertijd. Het geheim van een koffiepauze is namelijk dat de

gespreksonderwerpen niet georganiseerd zijn en dat de gespreksleden precies

datgene bespreken wat hun interesse heeft.

Vooraf is er een duidelijk vraag die centraal staat tijdens de bijeenkomst:

bijvoorbeeld “hoe kunnen we de verschillende zorgorganisaties beter met elkaar

laten samenwerken?”.

Bij aanvang van de bijeenkomst zitten de deelnemers in een hele grote cirkel. In

het midden liggen lege A-4 papiertjes en pennen. Aan de wand hangt een leeg

rooster met tijden en verschillende ruimtes waar later discussies kunnen

plaatsvinden: zie voorbeeld hieronder. De lege vakjes zijn zo groot als een A-4.

Vervolgens vraagt de facilitator aan de deelnemers om subonderwerpen voor te

stellen, die bij het hoofdthema passen en die zij absoluut willen bespreken. Dat

gaat als volgt: de facilitator zegt start en deelnemers mogen opstaan, hun

onderwerp benoemen, opschrijven en op het rooster plakken. De enige

voorwaarde voor het voorstellen van een vraag is dat de inbrenger zelf de

discussie daarover leidt en er notities van maakt voor degenen die er niet bij

kunnen zijn. Als de agenda vol is geeft de facilitator de deelnemers de tijd om te

kiezen aan welke discussie ze deel willen nemen. Na iedere ronde verzamel je de

notities en hang je die zichtbaar op (je kunt ook kiezen om deze direct digitaal uit

te werken).

Bij een Open Space bijeenkomst geldt de zogenaamde wet van de Twee Voeten:

Als je ergens bent waar je niets kunt leren of bijdragen, ga dan naar een plek waar

dat wel kan.

✓ Tijdsduur: kan variëren van 2 uur tot een hele dag (afhankelijk van aantal

mensen en rondes).

#14 MindmapHoe werkt het? Een mindmap is een groot vel waarop je alle associaties met een bepaald thema gezamenlijk formuleert. In het midden van de mindmap schrijf je het centrale onderwerp op en deze omcirkel je. Vervolgens schrijf je alle ideeën in praktische steekwoorden om deze kern heen, op een willekeurige plaats op het papier. Met lijnen kan je deze steekwoorden met de kern verbinden. Deze werkvorm is effectief met niet te veel deelnemers (3-6). Heb je meer dan 6 deelnemers? Maak dan meerdere groepen. ✓ Tijdsduur: 20-30 minuten9

Tafel raam Tafel met bloemen

Eet-kamer Kamer boven

9.30-10.30

10.45-11.45

Brainstormen#15 BrainwritingHoe werkt het? Brainwriting is een stille manier van brainstormen: hierdoor heeft iedere deelnemer evenveel inbreng (en dus niet alleen de deelnemers die het hardste roepen). Brainwriting wordt ook wel 6-3-5 methode genoemd, waarmee veel ideeën in korte tijd gegenereerd worden. Zes deelnemers, schrijven elk drie ideeën op een groot stuk papier. Dit papier geven zij aan de andere deelnemer, die vervolgens ook weer 3 ideeën op het papier schrijft en zich daarbij kan laten inspireren door de voorganger. Dit wordt 5 keer gedaan en deelnemers krijgen steeds 5 minuten de tijd per ronde. Hierdoor ontstaan op elk vel papier 18 ideeën. 6 x 18 maakt samen 108 ideeën die in minder dan een uur verzameld worden. In de laatste ronde kiest iedereen uit het volgeschreven blad de meest inspirerende ideeën. Daar omheen wordt een cirkel gezet. Deze methode kan ook in een andere setting, bijvoorbeeld 4-2-3, worden uitgevoerd. Heb je een grotere groep? Maak dan meerdere tafels. ✓ Tijdsduur: ongeveer 30 minuten

#16 De straat op!Hoe werkt het? Bepaal de doelgroep(en) waar het probleem waarover je wilt brainstormen voor van toepassing is. Bijvoorbeeld: de verhouding man/ vrouw in onze organisatie is erg ongelijk: we willen graag meer vrouwen bereiken bij onze werving en selectie. Deelnemers gaan vervolgens in tweetallen naar buiten en krijgen 45 minuten de tijd om zoveel mogelijk vrouwen te bevragen om zo inspiratie op te doen. Ze moeten dus een notitieblok en pen meenemen. Eenmaal binnen gekomen worden plenair de opbrengsten gedeeld. ✓ Tijdsduur: 1,5 uur

#17 Door de ogen van andere organisatiesHoe werkt het? Schrijf het probleem of de vraagstelling waarover je wilt brainstormen op een groot vel. Deelnemers gaan oplossingen voor het idee bedenken door te doen alsof ze werknemer zijn van een andere organisatie. De facilitator vraag eerst aan iedere deelnemer om na te denken over een organisatie die zij als inspiratiebron willen gebruiken. Dit mag ook een branche zijn. De deelnemers kiezen samen een organisatie die hen aanspreekt. De facilitator schrijft kenmerken van die organisatie op, en zorgt dat deze leesbaar zijn voor de deelnemers. Vervolgens bedenken de deelnemers zoveel mogelijk oplossingen, schrijven die op een post-it en plakken deze bij het probleem. Als de ideeën op zijn, kun je een nieuwe organisatie als inspiratiebron gebruiken. ✓ Tijdsduur: 10-15 minuten per organisatie

10

Brainstormen#18 Clichés negerenHoe werkt het? Veel problemen kennen zo hun clichés. Als je tijdens het brainstormen de clichés negeert, dan kun je wel eens tot verrassende oplossingen komen. Bijvoorbeeld: iedereen komt altijd te laat op vergaderingen en daar wil de afdeling wat aan doen. Het cliché is: op vergaderingen kom je op tijd. Deelnemers gaan vervolgens brainstormen over het vergaderproces, zonder dat te laat komen een issue is. Deze manier van ‘omdenken’ kan tot verfrissende ideeën zorgen. ✓ Tijdsduur: 20-30 minuten

#19 World CaféHoe werkt het? World Café is een brainstormwerkvorm die past bij een grote groep (vanaf 25 deelnemers). De ruimte waarin je brainstormt is groot, met verschillende tafels met 6 stoelen daaromheen. Bepaal vooraf subthema’s waarover je wilt brainstormen en plak deze thema’s op de tafels. Per tafel kunnen 5 deelnemers meedoen aan de brainstorm onder leiding van een gespreksleider. De gespreksleider zorgt dat deelnemers allemaal mee doen in het gesprek, dat ideeën worden opgeschreven en dat deelnemers worden aangemoedigd om voort te bouwen op elkaars ideeën. Het is handig om een wit papieren tafelkleed te hebben waar deelnemers op kunnen schrijven. Na maximaal 30 minuten kunnen de deelnemers wisselen van tafel en dus gespreksonderwerp. Aangekomen bij de nieuwe tafel worden zij weer verwelkomt door de gespreksleider en zien ze ideeën van hun voorgangers. Herhaal dit zo vaak als gewenst. De gespreksleiders koppelen na afloop de kern van de opbrengst terug. ✓ Tijdsduur: 2 uur tot een dagdeel.

#20 TijdreisHoe werkt het? Schrijf de vraag of het probleem waarover je wilt brainstormen op een groot vel. Maak kaarten met verschillende tijdvakken en bijbehorende kenmerken. Bijvoorbeeld: Prehistorie, Oudheid, Middeleeuwen, Renaissance, De Gouden Eeuw, De verlichting, Industrialisatie, Tijd van wereldoorlogen, Tijd van televisie en computers, en de Toekomst. Laat de deelnemers een kaart pakken en vervolgens ideeën bedenken hoe men in dat tijdperk het probleem zou oplossen. De ideeën worden op post-its geschreven en verzameld. Bij een grote groep kun je er ook voor kiezen om tafels met tijdperken te maken en men daarover te verdelen. Als de ideeën opgedroogd zijn, kun je wisselen. ✓ Tijdsduur: 15-20 minuten per tijdperk.

11

Hoofdstuk 3. Missie, Visie, Strategie“Als de visie ontbreekt verwildert het volk”

Een sterke missie en visie en bijbehorende strategie geven organisatie

richting en een kompas om het werk te organiseren en focus aan te

brengen. Er zijn verschillende technieken om het gesprek te voeren

met elkaar waardoor de koers of richting van een organisatie scherper

wordt.

De kracht van canvassen

In dit hoofdstuk presenteer ik negen werkvormen. Bij een aantal

daarvan wordt gebruik gemaakt van canvassen. Canvassen zijn grote

formats die helpen om gezamenlijk een volledig beeld te schetsen van

een bepaald onderwerp.

Missie, Visie, strategie#21 EisenhowermodelHoe werkt het? Eisenhower’s productiviteitsstrategie staat bekend als het Eisenhower Model. Het is een simpele manier om slim met levensdoelen, (lange-termijn) planning en (dagelijkse) taken om te gaan. Het draait daarbij allemaal om prioriteiten stellen, beslissingen maken en het verschil tussen dringend en belangrijk . Als je met een team focus in taken moet aanbrengen kun je dit model gebruiken en gezamenlijk de taken ordenen. ✓ Tijdsduur: minimaal 60 minuten

#22 DromenHoe werkt het? Laat alle deelnemers individueel hun droombeeld van de toekomst van het thema opschrijven (15 minuten). Alles is mogelijk, er zijn geen beperkingen. Daarna worden de droombeelden besproken en filtert de facilitators met de deelnemers de gemene deler: waartoe willen wij ons als groep/ organisatie verder ontwikkelen (10 minuten per deelnemer).

#23 Coverstory CanvasHoe werkt het? Met de Cover Story Canvas kun je jouw gewenste organisatie/ product/ dienst beeldend maken. Je maakt de cover van een magazine: 1. Teken of plak een coverfoto die er echt uitspringt.2. Benoem de headlines waardoor de lezer geboeid raakt. 3. Met wie is het diepte-interview over jouw succes (bijvoorbeeld een klant). 4. De bottomline: wat heb je allemaal bereikt volgens dit artikel? 5. Maak vervolgens de instagram foto’s, social media berichten en quotes over

jouw organisatie/ product/ dienst. Bij handige links achterin dit boek vind je een downloadlink naar de canvas. ✓ Tijdsduur 45 minuten

13

Urgent Niet urgent

Be

lan

grijk Het heeft de hoogste prioriteit en

kan niet wachten. DOEN

Het is belangrijk en mag niet vergeten worden. INPLANNEN

Nie

t b

ela

ngr

ijk

Het is niet noodzakelijk dat deze taak door jou/ het team wordt uitgevoerd.DELEGEREN

De taak kan van de lijst worden geschrapt.ELIMINEREN

Missie, Visie, strategie#24 SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threat) Hoe werkt het? De SWOT-analyse is een opsomming van kansen en bedreigingen in de markt (extern) en sterktes en zwaktes van de organisatie (intern). Je start met de externe analyse: welke kansen en welke bedreigingen extern hebben invloed op de organisatie (denk aan concurrentie, ontwikkelingen in de branche, demografische veranderingen, economische ontwikkelingen). Vervolgens doe je een interne analyse: wat is sterk aan je organisatie en wat is de zwakte van je organisatie (bijvoorbeeld kennis van medewerkers, procedures, marketing, financiën). Deze twee stappen geven al een aardig beeld van de organisatie en zijn omgeving, maar je kunt pas echt strategie bepalen als je de sterktes en zwaktes “confronteert” met de kansen en bedreigingen. Je kiest de 5 belangrijkste kansen en 5 belangrijkste bedreigingen voor de organisatie. Vervolgens kijk je per kans en bedreiging welke sterktes en zwaktes intern van invloed zijn. - De zwaktes die van invloed zijn op de bedreigingen moeten zo snel mogelijk

geëlimineerd worden. - De sterktes die van invloed zijn op de bedreigingen moet je benutten om je

te verdedigen tegen externe bedreigingen. - De zwaktes die van invloed zijn op kansen moet je verbeteren. Dit vraagt

soms om investeringen. - Sterktes die van invloed zijn op kansen moet je uitbouwen om het maximale

te bereiken.

✓ Tijdsduur: 1,5-2 uur

#25 Context CanvasHoe werkt het? Met de context canvas kun je de externe invloeden op je organisatie in beeld brengen. Deze tool kun je combineren of integreren in een SWOT analyse. Vanuit je externe analyse kun je namelijk bepalen wat je gewenste strategie wordt. Je maakt beeldend welke: demografische trends, wet-en regelgeving, economische ontwikkelingen, concurrentie, technologische ontwikkelingen, klantbehoeften en onzekerheden van invloed zijn op jouw organisatie. Bij handige links achterin dit boek vind je een downloadlink naar de canvas. ✓ Tijdsduur: 60 minuten

14

Kans Bedreiging

Ste

rke

Groeien Verdedigen

Zw

akte

Verbeteren Terugtrekken

Missie, Visie, strategie#26 KlantreisHoe werkt het? Met een klantreis breng je de beleving van de klant over jouw dienstverlening in beeld, waardoor je inzichten krijgt hoe je deze kunt verbeteren. Je pakt een groot vel, dat met name horizontaal breed is. Vervolgens breng je alle contactmomenten met de klant in chronologische volgorde in beeld en die schrijf van links naar rechts op het vel boven aan het vel (in vakken). Onder ieder contactmoment beschrijf je wat de klant ervaart en hoe de klant zich daarbij voelt. Zie hieronder een voorbeeld van Transavia. ✓ Tijdsduur: 60 minuten

#27 Why, How, What? Hoe werkt het? De Golden Circle is een denkmodel dat door Simon Sinek is ontwikkeld. Dit model is opgezet naar aanleiding van zijn onderzoeken naar het succes van demeest invloedrijke leiders en bedrijven ter wereld. Hij ontdekte dat succesvolle leider niet starten met het nadenken over het product of proces, maar over het “waarom”. Stap 1 is het omschrijven van de Why: wat geloof je als bedrijf/ wat drijft je?Stap 2 is het benoemen van het Hoe: hoe maak je waar je in gelooft waar?Stap 3 is het benoemen van de Wat: dit zijn de producten of diensten die je gaat verkopen om te bereiken waar je in gelooft. Met de deelnemers schrijf je per stap de inzichten op post-its en die plak je op de grote golden circle die op de muur hangt. ✓ Tijdsduur: 1,5-2 uur

15

Missie, Visie, strategie#28 Persona’sHoe werkt het? Persona’s kunnen helpen om de behoeften van jouw doelgroep of klant in beeld te brengen en daar dan weer je strategie op af te stemmen. Een persona is een levendig voorbeeld van een bepaalde doelgroep. Het is een omschrijving van een persoon, die symbool staat voor de rest van de doelgroep. Zowordt een abstracte groep mensen concreet gemaakt. Per persona omschrijf je het volgende: Je geeft een persona een naam (en verdere personalia) Behoefte: wat wil deze persoon echt Professioneel: Welke kansen ziet deze persoon en welke zorgen heeft hij/zij? Persoonlijk: Wat zijn persoonlijke doelen en issues van deze persoon?

✓ Tijdsduur: 20 minuten per persona

#29 Informele OrganogramHoe werkt het? Een organogram is een schematische weergave van de formele organisatiestructuur. Echter is het ook waardevol om in beeld te brengen hoe ‘de lijntjes echt lopen’.De facilitator neemt bij deze werkvorm de regie en gaat vragen stellen en gaat op basis daarvan voor de groep tekenen (flipover). - Wie horen bij het systeem? - Waar staan jullie zelf?- Is dit altijd zo geweest?- Waar zit de druk? (Wie of wat heeft het zwaar? Wie draagt er te veel of te

weinig?)- Wie werken met elkaar samen? Waar zit vertrouwen? (en waar niet)

De facilitator gaat tekenen op basis van wat hij of zij hoort (en is vrij in hoe hij of zij dat doet). Als de tekening klaar is worden nog slotvragen gesteld:- Wat wordt er niet gezien?- Wat is er nog niet gezegd?

De vragen en de oefening maken dat deelnemers vanzelf inzichten opdoen over de wijze waarop zij samen functioneren. De inzichten worden gedeeld en kunnen leiden tot een verandervoorstel.

✓ Tijdsduur: 1 uur.

16

Hoofdstuk 4. Reflectie/ Terugblik“Stilstaan is vooruitgaan”

Soms wil je met je teamgenoten, collega’s, samenwerkingspartners

even stilstaan en terugkijken hoe de afgelopen periode is verlopen.

Wat ging goed en wat moet echt beter? Door terug te kijken leer je

met elkaar en deel je inzichten die weer kunnen helpen om vooruit te

komen.

In dit hoofdstuk deel ik 6 werkvormen die je met een groep kunt

toepassen om samen terug te kijken of iets diepgaander de

reflecteren.

Reflectie/ terugblik#30 Schaal van 1 tot 10Hoe werkt het? In een ruimte maak je als facilitator letterlijk een lijn die een meetlat van 1 tot 10 voorstelt. Je kunt bijvoorbeeld een lijn van tape op de grond maken of twee uiterste muren aanwijzen als 0-punt en 10-punt. De cijfers staan voor rapportcijfers. Vervolgens maak je stellingen van de doelen die het team of de projectgroep vooraf had opgesteld. Bijvoorbeeld: in 2018 hebben we onze begroting op orde; in 2018 leggen we de focus op de doelgroep jongeren; in 2018 vergroten we onze kennis rondom digitalisering. De facilitator leest een stelling voor en vraagt de deelnemers om op de meetlat te gaan staan. Vervolgens vraagt de facilitator aan een aantal mensen waarom ze kiezen voor het rapportcijfer. Hierdoor ontstaan inzichten over waar men trots op is, waar niet en waar verschillen zitten. Sta maximaal 5 minuten stil bij 1 stelling. ✓ Tijdsduur: afhankelijk van aantal stellingen (voor de effectiviteit wordt niet

langer dan 30 minuten aangeraden, daarna kan het team bezinnen op de toekomst).

#31 Advocaat van de duivelHoe werkt het? De facilitator nodigt de groep uit om het succes van het traject, project, de samenwerking te delen. Het belangrijkste succes schrijft de facilitator op. Vervolgens wordt aan iedereen in de groep gevraagd om de advocaat van de duivel te gaan spelen. Iedereen bedenkt individueel een tegenargument voor het succes: was dit nu echt een succes of overwinning, hadden we het niet beter kunnen doen? De tegenargumenten worden gedeeld en leveren nieuwe kritische inzichten op. ✓ Tijdsduur: 30-45 minuten

#32 RetrospectieHoe werkt het? De Restrospective Zeester (zie onder) wordt veel door scrumteams gebruikt. Het is een werkvorm om samen met je team te reflecteren op de voortgang van een project of proces. De facilitator tekent een grote cirkel op een flipover met 5 taartpunten: meer, minder, starten, stoppen en doorgaan. Iedere deelnemer krijgt 5 gele post-its en schrijft per categorie een onderwerp op een post-it en plakt deze in de cirkel. Vervolgens worden de post-its per thema besproken en geclusterd als ze eigenlijk over hetzelfde onderwerp gaan. Per cluster bespreekt het team of ze invloed kunnen uitoefenen om het te onderwerp te veranderen of om te behouden. Het team plakt een groene post-it bij onderwerpen die ze willen en kunnen behouden en oranje post-its bij onderwerpen die ze willen en kunnen veranderen. Kies vervolgens als team 1 of 2 verander- en behoud onderwerpen waar het team zich de komende periode op kan focussen. ✓ Tijdsduur: 45-60 minuten

18

Minder

Starten

Stoppen

Doorgaan

Meer

Reflectie/ terugblik#33 ReflectiestappenHoe werkt het?

Een deelnemer die een belangrijke rol in het project of de samenwerking speelt,

heeft in deze werkvorm de hoofdrol. De andere deelnemers observeren. Dit

werkt het beste met minimaal 4 en maximaal 7 deelnemers. De facilitator nodigt

de hoofdrolspeler uit om te staan en geeft hem of haar een stapel met a-4

papiertjes en een stift. De ruimte is leeg omdat de hoofdrolspeler moet

bewegen. De andere deelnemers zitten aan de zijkant en noteren wat ze zien

gebeuren.

De facilitator vraagt om het startpunt van het project te benoemen, op te

schrijven en het a-4tje op de grond te leggen. Vervolgens beweegt de deelnemer

letterlijk naar de volgende fase die gezet is: dit kant recht vooruit zijn maar ook

terug of zijwaarts.

Bij de volgende stap legt de deelnemer wederom een a-4tje met de fase neer. Dit

wordt herhaald tot dat de deelnemer bij het eindpunt is. Het is belangrijk dat de

facilitator benadrukt dat het gaat om de beleving van de hoofdrolspeler. Vanaf

het eindpunt draait de deelnemer zich om en kijkt terug naar de stappen die hij

of zij gezet heeft. Wat valt hem of haar op? Vervolgens wordt aan de

observatoren gevraagd wat zij hebben gezien en wat ze juist gemist hebben

(welke stappen & welke emoties). Deze oefening vraagt om veiligheid en geeft

enorm veel inzicht.

✓ Tijdsduur: 1 uur

#34 Happy & Sad SmileyHoe werkt het? Teken een grote happy en grote sad smiley op flip-over papier en hang deze op (of leg op tafel). De deelnemers gaan eerst rondom de happy smiley staan en benoemen wat goed ging in het project, proces, de samenwerking, etc. De positieve punten schrijven deelnemers op een post-it en worden opgeplakt en daarna besproken. Nu gaan deelnemers wat kritischer terugkijken, door bij de sad smiley op te schrijven en plakken wat niet zo goed ging. Als de groep moeilijk loskomt, kun je als facilitator vragen stellen: wat kost energie, wat had anders gekund, waarin ben je teleurgesteld, wat had je eigenlijk gehoopt? De groep kan vervolgens leerdoelen opstellen. ✓ Tijdsduur: 40 minuten (20 minuten per smiley).

#35 Reflectie met je handHoe werkt het? Iedere deelnemer krijgt de opdracht om te reflecteren op het onderwerp met behulp van zijn of haar hand. Deelnemers kunnen zich 10 minuten voorbereiden. Daarna deelt iedere deelnemer plenair zijn of haar handreflectie. Duim: waar ben je/ zijn jullie goed in? Wijsvinger: richting- waar wil je naar toe? Middelvinger: waar heb je een hekel aan? Ringvinger: waar voel je je verbonden mee? Pink: waar zit de valkuil? ✓ Tijdsduur: 10 minuten + 2 minuten*aantal deelnemers

19

Hoofdstuk 5. EnergizersEnergieboost

Energizers zijn oefeningen die helpen om weer energie te krijgen.

Vooral na de lunch zakt de energie bij deelnemers aan bijeenkomsten

en trainingen vaak weg. De deelnemers hebben dan vaak een

oppepper nodig. Meestal hebben energizers een fysiek element in

zich, waardoor de deelnemers weer letterlijk in beweging komen.

Daarnaast ontstaat er met energizers vaak een sfeer van lachen en

ongedwongenheid. In dit hoofdstuk volgen mijn 5 favoriete energizers.

Een aantal is enorm actief, maar er zitten ook wat rustige bij die

misschien beter passen bij een doelgroep waarvoor energizers ver

buiten de comfort-zone liggen.

Energizers#36 FruitmandHoe werkt het?

Deelnemers zitten in een grote kring en krijgen allemaal een fruitnaam: kiwi,

banaan, appel of peer. 1 deelnemer start in het midden van de kring en moet een

stoel zien te bemachtigen. Daarvoor heeft hij of zij verschillende commando’s.

1. Hij roept een fruitsoort en iedereen met die fruitsoort moet opstaan en

wisselt van plek.

2. Hij roept meerdere fruitsoorten en alle deelnemers met die fruitsoorten

moeten wisselen van plek.

3. Hij roept fruitmand, en alle deelnemers moeten van plek wisselen.

Terwijl deelnemers wisselen van plek bij de commando’s, kan de deelnemer in

het midden een stoel bemachtigen. Er is ook nog een 4de optie: de deelnemer in

het midden loopt naar een willekeurige speler en die moet binnen 10 seconde 5

maal zijn eigen fruitsoort opnoemen. Lukt dit niet dan ruilen ze van plek en staat

er een nieuwe deelnemer in het midden.

#37 Brainsnack (Bananen)Hoe werkt het?

De facilitator schrijft in het volgende woord groot op een flipover:

BZEASNLAENTETENRS

De deelnemers krijgen de volgende opdracht: haal zes letters weg en welk woord

blijft dan over? De deelnemers moeten hun hersenen laten kraken, maar de

oplossing is simpeler dan je denkt.

BZEASNLAENTETENRS (ZESLETTERS haal je weg en BANANEN blijft over).

#38 Flip-over raceHoe werkt het? Verdeel de deelnemers in groepen van maximaal 5 deelnemers. Ieder team krijgt een flipovervel. Zorg dat de ruimte leeg is en er een startpunt en finish is waar minimaal 5 meter tussen zit. De teams strijden tegen elkaar en krijgen de opdracht om zo snel mogelijk met het hele team op de flipover naar de finish te komen. Teamleden mogen de grond niet raken.

#39 Post-it TikkertjeDeze energizer is erg fysiek. Deelnemers plakken 5 post-its op hun lijft. Ze krijgen 2 minuten de tijd om zoveel mogelijk post-its af te pakken van andere deelnemers en op hun eigen lijft te plakken. Degene met de meeste post-its na 2 minuten heeft gewonnen.

#40 StoelendansOuderwetse stoelendans! Pak zoveel stoelen als deelnemers -1. De facilitator zet de muziek aan en de deelnemers bewegen rondom de stoelen. Zodra de muziek uit wordt gezet moeten deelnemers een stoel veroveren door er op te gaan zitten. De deelnemer die geen stoel heeft, valt af. Er wordt een stoel weggehaald en de stoelendans wordt herhaald, net zo lang tot 1 deelnemer heeft gewonnen.

21

Hoofdstuk 6. Discussie/GesprekMet de benen op tafel

Veel bijeenkomsten hebben als doel om met elkaar het goede gesprek

te voeren over een bepaald thema. Bijvoorbeeld om er achter te

komen hoe stakeholders over een thema denken en belangen te

achterhalen. Of juist om met elkaar bepaalde kennis uit te wisselen.

Het doel is dan niet meteen om met een oplossing voor een probleem

te komen, maar vooral om met elkaar een vraagstuk of onderwerp

verder te verkennen. Het is belangrijk dat deelnemers ook de ruimte

krijgen om open te kunnen uiten hoe zij ergens over denken, wat ze

belangrijk vinden of om vragen te stellen. Een ‘benen op tafel’ setting,

waarbij je vanuit je hart kunt zeggen wat je vindt past bij een goede

discussie of een goed gesprek.

Het maakt een groot verschil of je een gesprek wilt voeren met een

groep van 5 of 50 personen. Daarom laat ik in dit hoofdstuk

verschillende werkvormen zien die passen bij verschillende

groepsgroottes.

Discussie/ gesprek#41 Lagerhuis-debatHoe werkt het?

Deze werkvorm is een vorm van debatteren. Je moet zorgen dat je vooraf een

prikkelende stelling hebt waarover de groep in discussie gaat. Vervolgens wordt

de groep verdeeld in voor- en tegenstanders. Ze krijgen met elkaar 10 minuten

de tijd om argumenten voor of tegen de stelling te bedenken. Daarna start het

debat waarbij de deelnemers letterlijk tegenover elkaar in een Lagerhuis

opstelling zitten. Als iemand een argument wilt inbrengen moet de deelnemer

gaan staan. De debatleider is objectief en zorgt dat beide partijen het woord

krijgen en elkaar laten uitpraten. Eventueel kun je met een jury werken die de

winnaar van het debat kiest.

✓ Tijdsduur: 20 minuten per stelling (inclusief voorbereiding van argumenten)

#42 VissenkomHoe werkt het?

Met de vissenkom kun je een discussie met een grote groep beheersbaar

organiseren. Deelnemers zitten in de zaal als observanten en voorin staat de

vissenkom waar maar 2 personen in kunnen. De vissenkom is niet letterlijk een

kom, maar bestaat uit 2 stoelen tegenover elkaar. Twee deelnemers starten in de

vissenkom en voeren een gesprek of discussie over het thema. Als een andere

deelnemer ook iets wil inbrengen, moet hij op naar de vissenkom toelopen, 1 van

de discussievoerders aantikken en afwisselen. Zo ontstaan er gesprekken met

steeds andere gesprekspartners en veel observanten.

✓ Tijdsduur: 30-45 minuten

#43 DenkhoedenHoe werkt het?

De Bono heeft een techniek ontwikkelt waar je gebruikt maakt van zes

denkhoeden. De hoeden hebben ieder een kleur en staan voor de wijze of

houding waarop je naar een probleem kunt kijken. Het leukste is als je bij deze

werkvorm letterlijk 6 gekleurde denkhoeden of petten hebt. Je maakt tafels met

zes deelnemers. Iedere deelnemer krijgt een hoed, zet deze op en leest de

instructie van de rol die bij de hoed past. Vervolgens wordt het thema

geïntroduceerd. Deelnemers krijgen de tijd om hun houding ten aanzien van het

thema voor te bereiden en vervolgens start het gesprek. Eerst geeft iedere

deelnemer zijn/ haar visie vanuit de denkhoed. Daarna start de groepsdiscussie.

Resultaat: het probleem of thema is van verschillende kanten belicht.

✓ Tijdsduur: 30-45 minuten

23

Ro

od

De rode hoed is gepassioneerd, emotioneel en voelt het leven vanuit het hart. Je reageert vanuit je gevoel en je hoeft geen argument te geven.

Gee

l

De gele hoed staat voor positief denken. Je benadrukt met deze hoed de voordelen en de positieve en zonnige kant.

Zwar

t

De zwarte hoed vertegenwoordigt de logisch-negatieve kant. Je toont waarom bepaalde dingen kunnen mislopen of niet werken. G

roen

De groene hoed staat voor originaliteit, creativiteit. Met deze hoed bedenk je alternatieve oplossingen of een andere kijk op het thema.

Bla

uw

De blauwe hoed staat voor beschouwend en controlerend denken. Deze hoed houdt het hele proces onder controle, evalueert wat bereikt is en de volgende stap moet zijn.

Wit

Deze hoed toont hoe je de dingen van uit een objectief standpunt kan bekijken. Je vergelijkt de informatie die voorhanden is zonder enig waardeoordeel te vellen.

Discussie/ gesprek#44 tafelgesprekkenHoe werkt het?

Tafelgesprekken zijn ideaal om met een grote groep een onderwerp te bespreken

en iedereen aan het woord te laten. In de ruimte staan voldoende (sta)tafels,

waaraan maximaal 5 deelnemers kunnen plaatsnemen. Onder leiding van een

gespreksleider gaan de deelnemers met elkaar in gesprek. Je kunt er voor kiezen

om de tafels verschillende deelonderwerpen te geven, waardoor de discussie of

het gesprek focus krijgt. Deze werkvorm lijkt erg op ‘world café’, maar in plaats

van brainstormen ga je nu het gesprek met elkaar aan. De gespreksleider kan de

hoofdpunten die besproken zijn opschrijven en later delen.

✓ Tijdsduur: 20-30 minuten per tafelgesprek

#45 StellingpostersHoe werkt het?

Verspreid in de ruimte hangen verschillende stellingen over het thema op posters

(of flipover vellen) (maximaal 6). Deelnemers worden verdeeld in groepen van

maximaal 7 en krijgen een stapeltje post-its en een stift mee. Iedere groep start

bij een andere poster. De facilitator vraagt om een cijfer op een post-it te

schijven tussen 1 en 5 over mate waarop de deelnemer het eens is met de

stelling (1= helemaal mee oneens en 5=helemaal mee eens). De deelnemers

plakken tegelijkertijd de rapportcijfers bij de stelling. Daarna volgt het gesprek,

waarin de deelnemers hun score toelichten. Na 10 minuten loopt de groep met

de klok mee naar de volgende poster, en herhaalt de werkwijze.

✓ Tijdsduur: 10 minuten per stelling/ maximaal 60 minuten.

#46 CasusdiscussieHoe werkt het? Bij een casusdiscussie ga je met een groep in gesprek op basis van een praktijkverhaal/ voorbeeld. De casus kun je voorlezen, laten vertellen door de ervaringsdeskundige of laten zien op een film. Vervolgens stelt de facilitator open vragen om het gesprek over de casus op gang te brengen. Wat zag je of hoorde je? Wat vind je daarvan? Wat vind je er goed aan? Wat kan beter of anders? Als de groep groot is kun je de werkvorm combineren met tafelgesprekken, waardoor deelnemers in kleinere groepen het gesprek met elkaar kunnen voeren. ✓ Tijdsduur: 45 minuten

#47 groen of RoodHoe werkt het?Ga met deelnemers aan tafel zitten en geef iedere deelnemer een rode en een groene kaart. De deelnemers krijgen stellingen voorgelegd. Stel dat het thema ‘werkdruk’ is, dan kunnen de volgende stellingen genoemd worden. “Ik krijg mijn werk altijd binnen mijn werktijd af”. “Als ik thuis ben bekijk ik nooit mijn werkmail”. Deelnemers moeten primair reageren, door direct na het benoemen van de stelling een rode of groene kaart omhoog te houden. Rood staat voor oneens, groen staat voor eens. Zo krijgt de gespreksleider direct een beeld van het gevoel ten aanzien van de stelling. De gespreksleider vraagt vervolgens om een toelichting. ✓ Tijdsduur: 10 minuten per stelling (maximaal 8 stellingen)

24

Discussie/ gesprek#48 ZomergastenHoe werkt het?

Het format van het tv-programma Zomergasten is zeer geschikt wanneer je een

bijeenkomst over een thema organiseert met een deskundige/ expert. Je laat de

deskundige niet een college geven over een onderwerp, maar veel meer in

interactie met publiek, aan de hand van fragmenten zijn of haar kennis delen.

De deskundige is dus de zomergast. Aan hem of haar wordt gevraagd om

beeldfragmenten mee te nemen die de basis vormen voor de kennis die de

zomergast gaat delen. Dus stel het thema is technologische ontwikkeling. De

zomergast neemt fragmenten mee, waarin bijvoorbeeld nieuwe technologieën

gepresenteerd worden. Na ieder fragment vraagt de gespreksleider aan de

zomergast om daar meer over te vertellen. Dit vraagt dus ook de nodige

voorbereiding van de gespreksleider en de zomergast. Tussentijds krijgen de

deelnemers de gelegenheid om aanvullende vragen te stellen. Deze werkvorm

kan een onderdeel zijn van een grote themabijeenkomst.

✓ Tijdsduur: 60 minuten

#49 tegenlicht Meet-upHoe werkt het? De tegenlicht meet-up is makkelijk te organiseren en helpt om nieuwe maatschappelijke thema’s te bespreken. Tijdens de meet-up kijk je eerst met elkaar een tegenlicht aflevering. Daarna ga je met de deelnemers in gesprek over de betekenis van de ontwikkelingen voor de deelnemers (organisaties, individuen, samenleving). ✓ Tijdsduur: 2 uur

25

Hoofdstuk 7. KiezenIene-miene-mutte

Een bijeenkomst die in het teken staat van brainstormen of

discussievoering levert vaak een veelheid aan denkwijzen en

oplossingsrichtingen op. De opdrachtgever of probleemeigenaar heeft

toch vaak het doel om met een concrete oplossing te komen, die ook

daadwerkelijk uitgevoerd gaat worden. In dit hoofdstuk deel ik

verschillende werkvormen die helpen om samen en actief keuzes te

maken in een groep.

Communiceer het vervolgproces

Als je deelnemers laat kiezen, dan moet je ook helder communiceren

wat het gevolg van de keuze is. Staat de gekozen oplossing ook

daadwerkelijk vast en moet iedereen zich er aan committeren? Of is

het slechts een scenario dat men nog verder gaat verkennen? En dan

spreekt het natuurlijk voor zich dat de opdrachtgever er ook op toeziet

dat het gecommuniceerde vervolgproces ook gevolgd wordt.

Kiezen#50 Ranken (songfestival)Hoe werkt het?

Schrijf alle keuzemogelijkheden op (of beam deze op een scherm). De

deelnemers krijgen een vel waarop zij punten moeten verdelen. De 3 beste

keuzemogelijkheden krijgen punten: de allerbeste 12, de tweede 10 en de derde

8 punten. (optioneel: ook de punten 7 t/m 1 scoren zoals bij het ‘echte’

songfestival, alleen dat kan erg veel tijd in beslag nemen). Deze oefening werkt

als de longlist niet langer dan 30 opties is. Daarnaast kun je werken met een

Excel-sheet, waardoor je de punten makkelijk kunt optellen. Vervolgens start de

uitslagronde! Iedere deelnemer komt naar voor en benoemt zijn top 3 van laag

naar hoog. Het leukste is als je live de puntentelling bijhoudt.

✓ Tijdsduur: reken 10 minuten voor het kiezen + een halve minuut per

deelnemers voor de uitslag.

#51 Criterium Canvas Hoe werkt het?

Zorg dat alle opties op een post-it staan en druk de design criterium canvas op A1

of A0 af. Deelnemers delen de keuzemogelijkheden vervolgens in:

- Must Haves: deze optie moeten we sowieso gaan doen = niet

onderhandelbaar.

- Should Haves: opties die erg wenselijk zijn.

- Could Haves: opties die interessant zijn, maar niet direct verbonden aan het

doel.

- Wouldn’t haves: opties die je absoluut niet wilt kiezen.

Als je veel deelnemers hebt, maak je groepen van maximaal 10 deelnemers en als

je veel keuzemogelijkheden hebt, verdeel je die over de groepen. Later breng je

de opbrengst samen. Bij handige links achterin dit boek vind je een downloadlink

naar de canvas.

✓ Tijdsduur: 30-45 minuten

27

Kiezen#52 COCD-BoxHoe werkt het?

De COCD-Box (centrum voor ontwikkeling van creatief denken), bestaat uit twee

assen. De verticale as staat voor de realiseerbaarheid van ideeën en de

horizontale as staat voor de originaliteit van ideeën. Zo ontstaan er 4 vlakken:

blauw: realiseerbaar en gewoon, rood: realiseerbaar en origineel, geel: origineel

maar nog niet realiseerbaar (en het vak links boven, maar dat is niet interessant).

Vooraf kiest de facilitator met de opdrachtgever met welke ideeën je naar afloop

aan de slag gaat (rood, geel of blauw). Na de brainstorm hangen alle ideeën

zichtbaar voor de deelnemers in de ruimte. Deelnemers gaan de ideeën af en

kiezen individueel een geel, rood en blauw idee en brengen deze naar de COCD-

box. Daarna bespreek je ideeën en bepaal je welke (maximaal 3) je verder gaat

uitvoeren. Bij handige links achterin dit boek vind je een downloadlink naar de

COCD-box

✓ Tijdsduur: 30 minuten

#53 QuadrilemmaHoe werkt het?

Je hebt 2 opties waaruit je wilt kiezen (een zgn dilemma). Bijvoorbeeld: optie A -

we maken een offline platform of optie B- we maken een digitaal platform.

Vervolgens zet de facilitator 2 stoelen tegenover elkaar die allebei voor een optie

staan. Nodig een deelnemer uit om op een stoel te zitten. De andere deelnemers

observeren. Hoe voelt optie A? Laat de deelnemer vervolgens verplaatsten naar

optie B. Hoe voelt optie B? Wat is het verschil? Vervolgens pak je 2 stoelen erbij:

optie C en D. Optie C staat voor A én B samen. Optie D staat voor geen van

beiden. Laat de deelnemer op optie C zitten en vraag naar zijn gevoel bij deze

optie. Vervolgens vraag je hoe optie D is. Als je merkt dat de deelnemer blijft

twijfelen, haal je 1 stoel weg. De reactie daarop, zegt vaak genoeg. Bespreek met

de deelnemers wat ze gezien hebben en doe eventueel de oefening met een

andere deelnemer.

✓ Tijdsduur: 10-15 minuten per deelnemer

28

A

B

C D

Hoofdstuk 8. UitwerkenHoe breng je de gedroomde werkelijkheid tot leven?

Na een discussie of brainstorm is in veel bijeenkomsten een moment

gereserveerd om de gedroomde werkelijkheid beeldend te maken.

Hierdoor krijgen deelnemers bijvoorbeeld een eerste indruk van het

effect of de werking van een oplossing voor een bepaald probleem.

Een uitwerking geeft vaak antwoord op de vragen: waarom, wie, wat,

waar, wanneer en hoe? Afhankelijk van de tijd die je met een groep

hebt kun je de uitwerking heel uitgebreid doen of kort houden.

Uitwerken#54 PrototypeHoe werkt het?

Het doel van een 3D prototype is om te onderzoeken hoe je idee eruitziet (vorm,

formaat, kleur etc.) en hoe het zou werken. Alles kun je gebruiken als

bouwmateriaal. Denk aan dingen zoals tape, paperclips, lijm, papier, hout,

elastiek, rietjes, koffiebekers, kartonnen dozen etc. Een prototype hoeft nog niet

te werken, het gaat erom dat deelnemers een ‘mockup’ maken van het idee. Dit

kan helpen om te begrijpen hoe het product of de dienst straks zal werken in de

praktijk. Als de gelegenheid er is, is het waardevol om het prototype voor te

leggen aan de gebruiker. Je doet dan eigenlijk een klein experiment waardoor je

test wat de gebruiker vindt, zodat je met de feedback je prototype weer kunt

verbeteren.

✓ Tijdsduur: 45-60 minuten

#55 FilmHoe werkt het?

Al je de mogelijkheid hebt om te filmen of direct toegang hebt tot een studio, kan

het gaaf zijn om deelnemers een film of animatie te laten maken over het

product of de dienst. De film of films kun je daarna direct tonen en je kunt ze

goed bewaren als opbrengst van een bijeenkomst.

✓ Tijdsduur: minimaal 60 minuten

#56 actelijstHoe werkt het?

Als je in de bijeenkomst ruimte maakt om de uitwerking van de bijeenkomst te

vertalen naar een actielijst, zet je direct stappen in het vervolgproces.

Deelnemers hebben met elkaar gesproken over een bepaald probleem en komen

tot een scenario dat ze verder willen verkennen/ uitwerken. Samen met de

deelnemers maak je een actielijst. Dat gaat als volgt: deelnemers krijgen post-its

en een stift. Deelnemers schrijven de vervolgacties op (1 per post-it), benoemen

die en plakken deze op een flip-over. Als alle acties genoemd zijn ga je samen

prioriteren. Je trekt een horizontale lijn in het midden van de flip-over. Welke

acties zijn urgent en welke niet? De urgente acties komen boven de streep en de

minder urgente acties onder de streep. Daarna ga je de urgente acties in

volgorde van tijd plakken: dus wat moet werkelijk eerst gebeuren, wat daarna,

etc. Als de prioriteitenlijst af is, koppel je namen achter de acties. Dit zijn de

deelnemers die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de actie.

Deze werkvorm werkt goed als de groep niet groter dan 12 deelnemers is.

✓ Tijdsduur: 30-45 minuten

30

1

2

3

4

Willem

Kees & Fien

Fien

Lennie

Uitwerken#57 MoodboardHoe werkt het?

Een moodboard is een visualisatie van een concept, idee, gedachte of gevoel. Het

is een hulpmiddel waarmee je keuzes kunt maken en waarmee je doel of wens

tastbaarder wordt: je verzamelt allerlei afbeeldingen en teksten die de sfeer en

inhoud van het doel dat je wilt bereiken, weergeven. En van die afbeeldingen en

teksten maak je een collage. Hieronder zie je een voorbeeld van de inrichting van

een kantoor.

Met een moodboard kunnen deelnemers hun doel in beeld brengen. Door te

visualiseren, krijgen deelnemers inzicht op de stappen die ze kunnen zetten om

het doel ook echt te realiseren. Zorg dat je voldoende tijdschriften, scharen,

grote vellen en lijm hebt om de moodboard te maken.

✓ Tijdsduur: 45-60 minuten

#58 TekenaarHoe werkt het?

Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om iemand in te huren die de uitwerking van

de bijeenkomst ter plekke maakt. Tegenwoordig zijn er veel (live) tekenaars die

direct de kern kunnen vertalen naar een gave tekening. Met deze tekening kun je

na afloop ook de mensen die niet aanwezig konden zijn informeren over het

resultaat. Bij handige links achterin dit boek vind je een links naar websites van live

tekenaars die mij aanspreken.

✓ Tijdsduur: gedurende de bijeenkomst; daarna 10-15 minuten voor de

presentatie van de tekening.

#59 PosterHoe werkt het?

Laat de deelnemers in groepen van maximaal 5 een poster maken van het

resultaat. Je kunt als facilitator kaders meegeven voor de poster. Bijvoorbeeld: de

poster laat in ieder geval zien wat het resultaat is en welk probleem daarmee

wordt opgelost. Een posteruitwerking wordt vaak gecombineerd met een

mondelinge presentatie.

✓ Tijdsduur: 30 minuten

31

Hoofdstuk 9. PresenterenIn een presentatie kan een deelnemer of een groep deelnemers

hetgeen dat zij in de bijeenkomst bedacht of besproken hebben

overbrengen naar andere deelnemers. Presenteren vinden veel

mensen van nature best spannend. Het toch doen leidt vaak tot een

gevoel van overwinning.

Het is waardevol om via presentaties deelnemers in zakelijke

bijeenkomsten kennis uit te laten wisselen. Ten eerste geeft het de

deelnemers de kans om iets duidelijk te maken, zonder daarbij

onderbroken te worden. Daarnaast kan de feedback achteraf bepaalde

ideeën versterken of vragen en zorgen wegnemen.

De belangrijkste tip die ik presentatoren kan meegeven is: welke vorm

je ook kiest, maak verhaal het niet vaag en zorg dat je de

kernboodschap zo krachtig overbrengt, dat deze blijft hangen.

#60 ToneelstukHoe werkt het?

Bij een toneelstuk brengen deelnemers iets over door het na te spelen i.p.v van

het alleen voor een groep te vertellen. Het voordeel is dat de deelnemers samen

presenteren (en niet 1 iemand naar voor schuiven), na moeten denken over

verschillende rollen (belanghebbenden) en inzicht krijgen in de werkelijkheid.

Geef als facilitator de deelnemers 15-20 minuten de tijd om het toneelstuk voor

te bereiden en strakke richtlijnen mee voor de duur van het toneelstuk.

✓ Tijdsduur: 20 minuten voorbereiden en 3-5 minuten speeltijd per groep.

#61 Pecha KuchaHoe werkt het?

Een pecha kucha dwingt tot creativiteit en to-the-point zijn. Bij een Pecha Kucha-

evenement presenteren de deelnemers een diavoorstelling van twintig

afbeeldingen in een totale tijd van 6 minuten en 40 seconden. Elke afbeelding

wordt precies 20 seconden getoond. Dat kun je instellen in powerpoint.

✓ Tijdsduur: 7 minuten per deelnemer (exclusief voorbereidingstijd).

#62 DoemscenarioHoe werkt het?

Laat de deelnemers presenteren dat we leven in 2030 en het idee (product of

dienst) niet is gerealiseerd. Wat zijn de vreselijke gevolgen?

✓ Tijdsduur: 3-5 minuten per presentatie.

Presenteren#63 Journaal van de ToekomstHoe werkt het?

De deelnemers presenteren hun verhaal, kennis, product of dienst in de vorm

van een journaal. Een presentator leidt het onderwerp in, stapt over naar een

correspondent die op locatie staat en met een gebruiker of belanghebbende in

gesprek is. Ook hier is het een voordeel dat de deelnemers samen presenteren,

na moeten denken over verschillende rollen en inzicht krijgen in de werkelijkheid.

✓ Tijdsduur: 20 minuten voorbereiden en 3-5 minuten speeltijd per groep.

#64 Pitch Hoe werkt het?

Een pitch, of, met de volledige naam “elevator pitch” is een boodschap van een

minuut. Het is de bedoeling dat de deelnemer binnen een minuut het idee, dienst

of product zo duidelijk brengt dat de andere partij op zijn minst zeer

geïnteresseerd is geraakt.

✓ Tijdsduur: 30 minuten

#65 TED-talkHoe werkt het?

Bij een TEDtalk-evenement is het presenteren de kern van de bijeenkomst. De

TEDtalk is ontstaan in Californië en bracht destijds mensen uit de wereld van

Technologie, Entertainment en Design samen om inzichten te delen. Deelnemers

krijgen de kans om de presentatie van hun leven over hun expertisegebied te

houden. Vaak worden deze gefilmd, zodat je ze terug kunt kijken.

✓ Tijdsduur: maximaal 18 minuten per deelnemer33

Hoofdstuk 10. Digitale ToolsBenut de telefoonverslaving!

Tegenwoordig heeft iedereen zijn telefoon op zak. Ook tijdens de

bijeenkomst die jij organiseert. Soms is dit ontzettend storend.

Tegelijkertijd kun je de telefoonverslaving ook benutten, door digitale

werkvormen in te zetten, waarbij deelnemers hun telefoon (of laptop)

moeten gebruiken.

Ik zet 4 digitale tools in de spotlight, omdat ik vind dat deze voor

iedereen uitvoerbaar zijn en je er verschillende dingen mee kunt doen,

zoals: een spel of quiz, brainstormen, stemmen of beoordelen.

#66 KahootHoe werkt het?

Kahoot! Is een webtool waarmee je makkelijk een quiz kunt doen met een groep.

Je maakt een (gratis) account aan via https://create.kahoot.it. Daar kun je een

quiz maken met 4 keuze-antwoorden. Voor iedere vraag kun je instellen hoeveel

bedenktijd er is. Ook is het mogelijk om afbeeldingen en filmpjes toe te voegen

aan de vragen. Tijdens de bijeenkomst kunnen deelnemers de quiz live maken. Jij

start in jouw account de quiz. De deelnemers surfen naar https://kahoot.it via

hun device en vullen de game-pin in die bij jouw quiz hoort. Als iedereen is

ingelogd start de quiz. Als de tijd om is verschijnt het juiste antwoord. Je kunt als

facilitator zelf doorklikken naar de volgende vraag, dus je bepaalt zelf het tempo.

✓ Tijdsduur: afhankelijk van omvang van de quiz

#67 PadletHoe werkt het?

Een Padlet is een online bord waar je tekst, documenten, foto's en links op kwijt

kunt. Je maakt een Padlet aan door een gratis account aan te maken via

https://padlet.com. Als je met een groep online wilt brainstormen kies je voor

een “muur”. Je geeft de muur een titel en bij de instellingen zorg je dat de muur

toegankelijk is voor iedereen. Je kunt bij instellingen ook de titel van de link

aanpassen. Deelnemers kunnen met hun device via de link terecht op de padlet

en hun berichten posten. Jij beamt de Padlet op een groot scherm en de digitale

brainstorm is gestart.

✓ Tijdsduur: 15 minuten

Digitale Tools#68 MentimeterHoe werkt het?

Mentimeter maakt het mogelijk om tijdens de bijeenkomst smartphones, tablets

of laptops op eenvoudige wijze in te zetten als stemkastjes. Handig als je

deelnemers wilt laten kiezen of beoordelen. Je voert een vraag of stelling in plus

een aantal antwoordmogelijkheden. Bijvoorbeeld: wat vond je van deze

bijeenkomst? A: goed, B: middelmatig, C: slecht. De deelnemers surfen naar de

link die de facilitator geeft. Zij krijgen de vraag en de antwoordmogelijkheden in

beeld en brengen hun stem uit. Per vraag kan slechts één stem worden

uitgebracht. De uitslag verschijnt in grafiekvorm op het scherm. Het gebruik van

Mentimeter is gratis. Je kunt je gratis registreren via https://mentimeter.com.

✓ Tijdsduur: 2 minuten per vraag

#69 YouTubeHoe werkt het?

In veel bijeenkomsten worden filmpjes (vaak via YouTube) gebruikt om een

verhaal te versterken of een onderwerp in te leiden. Als je filmpjes gebruikt is het

belangrijk dat je dat ook doelbewust doet. Anders is de film voorbij en hebben

deelnemers geen idee waarom ze keken en waarnaar ze keken. Dat gaat als volgt:

geef een korte introductie op het filmfragment en stel daarbij maximaal 3

denkvragen aan de deelnemers. Een vraag kan heel simpel zijn: wat valt jou

persoonlijk op in dit fragment? Laat de deelnemers de denkvragen opschrijven,

zodat ze ook echt met die bril gaan kijken. Hiermee vergroot je de effectiviteit

van het inzetten van film.

✓ Tijdsduur: afhankelijk van de lengte van het fragment35

Hoofdstuk 11. TeambuildingBouwen aan vertrouwen

Een team is een duidelijk te herkennen groep mensen, die in hun taak

of doelen afhankelijk zijn, met elkaar samenwerken en kennis

uitwisselen. Bij teambuilding gaat het om het bouwen van een band

tussen de teamleden, zodat men elkaar echt leert kennen en begrijpen

en de onderlinge vertrouwensband versterkt.

Teambuilding kun je uitbesteden, maar er zijn ook een hoop

werkvormen die je onder begeleiding van een facilitator zelf kunt

organiseren. Laat je inspirerende door de volgende 9 werkvormen.

#70 KernkwaliteitenHoe werkt het?

Maak of bestel kaartjes met kernkwaliteiten (bijvoorbeeld van Gerrickens of

Ofman). Verdeel de teamleden in groepen van maximaal 5 en leg een stapel

kernkwaliteiten omgedraaid op tafel. Om de beurt pakt een deelnemer een kaart

en die legt deze bij een andere deelnemer: niet bij zichzelf. Let op: deelnemers

moeten altijd kiezen. Bij wie past de kernkwaliteit het allerbeste? Geef bij het

uitdelen een korte toelichting. Als alle kaarten opgedeeld zijn bekijken de

deelnemers de ontvangen kaarten. Zijn de kwaliteiten herkenbaar, congruent,

verrassend?

✓ Tijdsduur: 30-45 minuten

#71 SpinnenwebHoe werkt het?

Gebruik voor deze werkvorm een grote bol wol of dun touw. Het doel van de

oefening is om connectie te maken. 1 deelnemer start en pakt de bol vast en stelt

een de vraag: ik zoek iemand die….Voorbeelden van vragen zijn: iemand die ook

de trein uit Breda pakt, iemand die ook graag samen luncht, iemand die ook 2

kinderen heeft, iemand die ook fan van Ajax is, etc. Het teamlid dat de connectie

kan maken gaat staan. De eerste deelnemer gooit de bol naar zijn teamlid,

waarbij hij wel het uiteinde vasthoudt. Vervolgens is het teamlid met de bol aan

de beurt en stelt een vraag. Een nieuw teamlid die raakvlakken herkent gaat

staan en zo ontstaat er uiteindelijk letterlijk een spinnenweb van raakvlakken.

✓ Tijdsduur: 20 minuten

Teambuilding#72 HeliumstickHoe werkt het?

Gebruik een stok of een meetlat van ongeveer 2 meter. Deelnemers (maximaal

10) krijgen de opdracht om samen de “heliumstick” naar de grond te laten

zakken. Er zijn 2 regels: je moet met beide wijsvingers contact houden met de lat

en je mag hem niet tussen je vingers klemmen. Als facilitator leg je de lat op de

vingers van de deelnemers die naast elkaar staan. Waarschijnlijk gaat de stok

omhoog i.p.v. omlaag, tot frustratie van de deelnemers. Dan ga je nabespreken:

Hoe communiceren ze met elkaar? Hoe gaat de besluitvorming? Hoe is de

rolverdeling, wie neemt bijvoorbeeld de leiding? Laat het de groep eventueel nog

eens proberen.

✓ Tijdsduur: 20 minuten

#73 GroepsademHoe werkt het?

Bij deze oefening gaat het om samenwerken, vertrouwen en non-verbale

communicatie. De deelnemers staan in een kring en houden hun adem in. Een

eerste persoon spreek de voornaam uit van één van de teamleden. Daarna hapt

hij weer naar adem om vervolgens zijn adem in te houden tot zijn voornaam

gekozen wordt door een ander team lid. De genoemde persoon spreekt op zijn

beurt een andere voornaam uit, hapt naar adem en houdt opnieuw zijn adem in,

totdat zijn voornaam weer genoemd wordt. Groepsleden die dringend behoefte

hebben aan lucht kunnen dit via lichaamstaal duidelijk maken. De bedoeling is dat

er een ademhalingsritme gevonden wordt voor de groep waarin iedereen

voldoende zuurstof krijgt. Meerder pogingen mogen genomen worden.

✓ Tijdsduur: 20 minuten37

#74 Leiden en volgenHoe werkt het?

Een duo heeft een groot vel papier en krijgt de opdracht om een huis, met 2

ramen, 3 bomen en 5 bloemen te tekenen. Het duo mag niet met elkaar

communiceren. Twee andere deelnemers observeren en letten op de

samenwerking. Wie neemt de leiding en wie volgt, of leiden beiden?

✓ Tijdsduur: 20 minuten

#75 Marshmallows en Spaghetti Hoe werkt het?

De teamleden bouwen in een groep van 6 in 18 minuten een zo hoog mogelijk

vrijstaand bouwwerk van ongekookte spaghetti, tape, een stuk touw en 1

marshmallow. De marshmallow moet op de top komen te staan. Het team met

het hoogste bouwwerk wint. Vervolgens reflecteer je met elkaar op de oefening:

wat vond je ervan, wat zou je anders doen, hoe ging de samenwerking, etc.?

✓ Tijdsduur: 30 minuten

#76 ComplimentencirkelHoe werkt het?

De teamleden staan in een grote cirkel. Steeds gaat een teamlid in het midden

staan. De andere geven oprechte complimenten. Deze oefening vraag om lef (in

het midden gaan staan) en openhartigheid.

✓ Tijdsduur: ongeveer 20-30 minuten (afhankelijk van aantal teamleden)

Teambuilding#77 BelbintestHoe werkt het?

Laat de teamleden vooraf de Belbintest maken, via:

https://www.thesis.nl/testen/test/belbin-test. Geef als

introductie een korte theoretische toelichting op de

teamrollen. Maak per teamrol kaarten met kwaliteiten en

valkuilen die bij de teamrol passen. Vervolgens vormen de

teamleden 3 groepen (zie cirkel). Laat deze groepen een

simpele, maar wel werkgerelateerde casus oplossen.

Daarna delen de groepen hun oplossing aan elkaar.

Wat valt op i.r.t. de teamrollen?

✓ Tijdsduur: 20 minuten

#78 Ken-je-collega QuizHoe werkt het?

Maak een (digitale) vragenlijst voor de teamleden met

uiteenlopende vragen zoals: wat wilde je vroeger worden,

wat is je favoriete (guilty pleasure) liedje, met welke

collega zou je willen ruilen, wat is je grootste blunder op

het werk, ect. Van de vragen en antwoorden maak je een

pubquiz, waarbij teamleden steeds moeten raden om wie

het gaat. Een muziekronde is leuk ter afsluiting.

✓ Tijdsduur: 60 minuten

38

(2) Mensgericht:

Voorzitter Brononder-

zoekerGroepswerker

(3) Inhoudsgericht

Plant

Monitor

Specialist

(1) Actiegericht:

Zorgdrager

Bedrijfsman

Vormer

Hoofdstuk 12. Anders VergaderenTraditionele vergaderingen

Het is 9.00 uur. De vergadering begint. “Bert en Merel komen wat

later, maar laten we maar beginnen.” Waar Suzan is weet de voorzitter

niet: “die zal wel niet komen dan”. De agenda is gisteren samen met

de notulen aan de deelnemers verstuurd. Het is zichtbaar dat niet

iedereen die mail gezien heeft. Het eerste punt is het vaststellen van

de notulen en actielijst, die Angela de secretaresse altijd maakt. Van de

10 acties zijn er 2 uitgevoerd, de overige blijven op de actielijst staan.

Maar wie is eigenlijk eigenaar van die acties en wat is de deadline? De

voorzitter gaat verder met het volgende agendapunten. “Het is 10 uur,

de punten die we niet hebben besproken schuiven door naar volgende

week. Zijn er nog punten voor de rondvraag? Nee, mooi.” En de week

daarop start het zelfde rideltje.

Het kan ook anders!

Volgens mij is het grootste probleem van vergaderingen, dat ze vaak

gewoontes worden. Vergaderingen met een vaste werkwijze, waarvan

niet iedereen de toegevoegde waarde herkent en waarvoor lang niet

iedereen zich echt verantwoordelijk voelt. Met de volgende

werkvormen kun je overlegmomenten anders insteken en de actie en

het verantwoordelijkheid gevoel vergroten.

#79 Stand-upHoe werkt het?

De stand-up wordt veel gebruikt bij Scrum en er zijn allerlei varianten denkbaar.

Een voorbeeld is de volgende. Zorg dat je in een ruimte de acties waar je met je

team aan werkt zichtbaar hebt hangen, inclusief actie eigenaar. Kom 2 keer per

week, niet langer dan 20 met alle teamleden samen. Je gaat met elkaar voor de

acties staan. Iedereen geeft kort antwoord op de volgende vragen: Wat heb ik

bereikt sinds de vorige stand-up? Wat ga ik tot de volgende stand-up bereiken?

Verwacht ik obstakels, en kan het team me daarbij helpen? Als deelnemers

raakvlakken zien en dieper het gesprek willen aangaan, dan doen zij dat buiten de

stand-up. Zo is iedereen in korte tijd op de hoogte van alle activiteiten en waar

iedereen mee bezig is. De facilitator zorgt dat de deelnemers de wijzigingen in de

actielijst toepassen.

✓ Tijdsduur: 20 minuten

#80 Bullshit knopHoe werkt het?

Wat vaak gebeurt in vergaderingen is dat deelnemers afwijken van de kern, het

doel of het agendapunt. Ze gaan te diep in op onderwerpen die voor dat moment

niet relevant zijn en de voorzitter grijpt niet direct in. Een bullshit knop kan daar

bij helpen. Spreek met elkaar regels af wanneer iemand op de bullshit knop mag

slaan. Als de knop wordt gebruikt, dan moet men ook direct het gesprek

afkappen en terug gaan naar het onderwerp van de agenda.

Anders Vergaderen#81 WandelvergaderingHoe werkt het?

Als je wandelend vergadert kom je met elkaar uit de setting van de werkplek en

ben je in beweging. Herkenbaar voor al pratend wandelen is dat je dat vooral in

duo’s kunt doen. Ga met alle vergaderdeelnemers naar buiten en ga in een kring

staan. Bepaal met het team wie elkaar moeten spreken en wat de onderwerpen

zijn. De deelnemers nemen zelf het initiatief en kiezen 2 gesprekspartners.

Daarna start de wandeling en gaan de duo’s (of trio’s) met elkaar in gesprek. Na

ongeveer 15-20 minuten wisselen deelnemers van gesprekspartner. Aan het

einde van de wandeling gaat het team weer in een kring staan en benoemt

iedereen zijn belangrijkste aandachtspunt en actiepunt.

✓ Tijdsduur: 60 minuten

40

#82 KookwekkerHoe werkt het?

Wil je actie in je overleg? Zet dan een kookwekker in. Hiermee bepaal je hoeveel

bespreektijd je per onderwerp hebt. Als de wekker afgaat, ga je direct door naar

het volgende onderwerp. Zo blijf je nooit te lang hangen, zorg je dat men sneller

besluiten moet nemen en dat alle punten ook aan de orde komen.

✓ Tijdsduur: zo lang de vergadering duurt.

#83 Geen agendaHoe werkt het?

Stuur een week voorafgaand aan het overleg een lege agenda naar de

deelnemers. Het fijnste werkt een cloud-document (google of office), zodat alle

deelnemers de wijzigingen kunnen zien. Tot 24 uur voor het overleg hebben de

deelnemers de tijd om agendapunten toe te voegen. Ze zijn dan ook direct

bespreekeigenaar van het punt. De organisator inventariseert hoeveel punten er

zijn en op basis daarvan wordt de vergadertijd vastgesteld. (Natuurlijk binnen een

maximum tijd die deelnemers beschikbaar hebben). Zijn er helemaal geen punten

aan de agenda toegevoegd? Dan komen de deelnemers ook niet bij elkaar.

Zo creëer je eigenaarschap en doorbreek je de gewoonte van ‘het standaard

overleggen’.

Anders Vergaderen#84 VergaderrollenHoe werkt het?

Vooraf deel je kaarten uit aan de deelnemers met verschillende rollen.

De voorzitter: die zorgt voor het proces, zoals het bewaken van de tijd en het

laten uitspreken van de deelnemers.

Meneer of mevrouw concreet: dit is de persoon die ingrijpt als geen besluiten

worden genomen, samenvat en vraagt “dus wat gaan we nu concreet doen,

of wat hebben we nu echt afgesproken”.

Relatiebeheerder: hij of zij let vooral op wat er werkelijke gebeurt tussen de

deelnemers. Lijkt iemand niet tevreden, is iemand enthousiast, bijt iemand op

zijn of haar lip. Deze persoon benoemt en checkt emoties.

De verslaggever: dit is degene die zorgt dat de belangrijkste punten worden

vastgelegd (in welke vorm dan ook). Deze persoon speelt dus vooral een rol

in samenspel met ‘meneer concreet’.

De Advocaat van de duivel: dit is de persoon die de kritische noot inbrengt

tijdens de vergadering.

De andere teamleden krijgen een kaart met: gewoon deelnemer.

Deel ieder overleg de kaarten opnieuw uit, waardoor rollen steeds wisselen.

✓ Tijdsduur: zo lang de vergadering duurt.

41

Hoofdstuk 13. AfsluitingElk einde is het begin van iets nieuws

Een groepsbijeenkomst, of seminar kun je niet abrupt afsluiten. Daar

moet je echt even de tijd voor nemen. De volgende aspecten zijn

belangrijk bij een afsluiting: (1) inkijk geven in het vervolgproces en de

terugkoppeling (hoe krijgen deelnemers achteraf nog informatie) (2)

deelnemers en betrokkenen bedanken en (3) zorgen dat deelnemers

met energie de bijeenkomst verlaten. Wat je moet voorkomen is dat

discussies opnieuw worden gevoerd. Dus nodig deelnemers daar in de

afronding ook niet direct toe uit.

In dit hoofdstuk sta ik vooral stil bij werkvormen die bijdragen aan

nummer 3: deelnemers energiek naar huis laten gaan. Dat gebeurt

vooral als je hen nog persoonlijk bewust laat stilstaan bij wat hun eigen

belangrijkste inzichten waren.

#85 Complimenten PlakkenHoe werkt het?

Als je in een kleinere groep met maximaal 15 deelnemers intensief hebt

samengewerkt is het waardevol om te benoemen wat je aan elkaar hebt

gewaardeerd. Iedere deelnemer krijgt post-its en een stift en plakt een

compliment op een andere deelnemer.

✓ Tijdsduur: 10 minuten

#86 BalletjeHoe werkt het?

Neem een (zacht) balletje mee. Dit balletje gooi je naar een deelnemer. Die

deelnemer geeft in 1 zin zijn of haar belangrijkste inzicht van de bijeenkomst mee

en gooit het balletje naar de volgende deelnemer. Als facilitator doe je ook zelf

mee: wat heb je van de deelnemers geleerd of wat gaf jou energie? (maximaal 20

deelnemers).

✓ Tijdsduur: 5-10 minuten

#87 Tips & TopsHoe werkt het?

Handig bij een grote groep. Hang 2 grote vellen op, 1 voor de tips en 1 voor de

tops van de bijeenkomst. Nodig deelnemers uit om voor vertrek hun tips en tops

op te schrijven.

✓ Tijdsduur: 5 minuten

Afsluiting#88 FotokaartenHoe werkt het?

Neem een kaartenset mee met foto’s (zie ook handige links) en leg deze

verspreid weg. Laat deelnemers een kaart kiezen die hun gevoel bij de

bijeenkomst omschrijft. Maak daarna een ronde waarin iedere deelnemer een

toelichting geeft. Dit werkt goed met maximaal 15 deelnemers. Je kunt eventueel

groepjes maken als er meer deelnemers zijn.

✓ Tijdsduur: 10-15 minuten

#89 Kaart aan jezelfHoe werkt het?

Geef alle deelnemers een ansichtkaart. Laat ze een kaart aan zichzelf schrijven

met voornemens na de bijeenkomst en natuurlijk de adresgegevens. Stuur

binnen een jaar op een willekeurig moment de kaart op.

✓ Tijdsduur: 10 minuten

#90 KampvuurHoe werkt het?

Alle deelnemers schrijven op een papier wat ze na de bijeenkomst zelf achter zich

gaan laten. Als het kan zorg je voor een echt kampvuur/ vuurkorf en anders

gebruik je een grote prullenbak. Deelnemers gaan om het vuur staan, lezen hun

voornemen voor, maken er een prop van en gooien deze in het kampvuur.

✓ Tijdsduur: 15 minuten

43

Extra’s Met dit E-book hoop ik je voldoende inspiratie te geven om jouw

bijeenkomst te voorzien van passende en toffe werkvormen. Als toetje

geef ik je nog wat handige links mee, naar onder andere download

links van verschillende formats of beelden.

Nummer 100 is het Programma Canvas van Foncc. Print deze groot uit

zodat je goed kunt brainstormen over alle onderdelen van jouw

bijeenkomst. Dit format kun je tevens gebruiken als draaiboek.

Veel succes!

Anne-Marie

Handige links

#91 Cover Story Canvas Downloadhttps://designabetterbusiness.tools/tools/cover-story-canvas

#92 Context Canvas Downloadhttps://designabetterbusiness.tools/tools/context-canvas

#93 design Criteria Canvas Downloadhttps://designabetterbusiness.tools/tools/design-criteria-

canvas

#94 COCD-BOX Downloadhttp://intrapreneur.nl/wp-content/uploads/2013/12/COCD-

matrix.pdf

Extra’s#95 Gratis beeldmateriaal voor je presentatiehttps://www.pexels.com/ (Foto’s)

https://www.flaticon.com/ (icoontjes)

#96 Filmfragmenten voor je bijeenkomsthttps://www.linkedin.com/groups/2679429/https://www.youtube.com/channel/UCWcgZnJNK-uVduoGTYbiygA (afspeellijsten)

#97 Fotokaarten https://ynnovate.it/product/brainboosters/https://www.thema.nl/waaier-picture-this/

#98 Tekenaar voor je bijeenkomsthttps://www.visueelvergaderen.nl/https://www.visualmarks.nl/

#99 FONCC: voor al je vragen ☺www.foncc.nl/contact

45

Programma Canvas www.foncc.nl

Fase Activiteit Facilitator Benodigdheden

0

Voor-

bereiding

Uitnodigen, agenda, locatie,

catering, materiaal etc.

1

Introductie

1a Inloop/ ontvangst

1b Welkom, programma

(hoofdlijnen + resultaat) en

huisregels

1c Kennismaken/ opwarmen

2

Kern

2a Werk/ of leersessie

2b Resumé van de opbrengst

3

Afsluiting

3a Bedanken & doorkijk naar

vervolg

3b Afsluiting met feedback

4

Nazorg

Berichtgeving achteraf

#100 Format draaiboek

46