__________________________________________________________________________________ Doorontwikkeling van de informatiefunctie | Native Consulting • Voorstraat 88 • 4153 AN Beesd

Doorontwikkeling van de informatie functie

Wat verstaan we onder de i-functie van een gemeente?

Onder de informatie functie (i-functie) van een gemeente rekenen we alle activiteiten op het gebied

van de informatievoorziening, van gegevensbeheer tot strategisch informatiebeleid. Alles om de

informatievoorziening aan te laten sluiten bij de informatiebehoefte van de gebruikers en afnemers

(inwoner, ondernemer, medewerker, bestuur, raad, etc.).

Hieronder illustreren we in ‘rood’ de verschillende taken die daarbij ingezet worden aan de hand van

het 9-vlaksmodel voor informatiemanagement (Maes, 2003)1.

Figuur 1. Mapping van de informatie gerelateerde functies op het 9-vlaks model.

Dit figuur maakt duidelijk dat de i-functie bestaat uit strategische, tactische en operationele

activiteiten, rondom de i-kolom van het model. De i-functie faciliteert bestuurlijke, primaire en

ondersteunende processen in nauwe samenwerking met de ‘business’ (vraagzijde) en de ‘techniek’

(aanbodzijde).

Waardoor neemt het belang toe?

Het belang van de i-functie voor een gemeente wordt al langer onderkend en kent meestal al

verschillende rollen of functies binnen de organisatie. De papieren archieven worden afgebouwd,

digitale voorzieningen komen hiervoor in de plaats. Steeds meer producten worden via het digitale

kanaal aangeboden en verwerkt. De gemeenten beschikken daarvoor over gegevensbeheerders en

functioneel applicatiebeheerders die verantwoordelijk zijn voor een optimale inrichting van de

informatievoorziening, het bewaken van de kwaliteit van basis- en kernregistraties en het

ondersteunen van gebruikers bij hun vragen.

1 Maes, R. (2003). Informatiemanagement in kaart gebracht. In: Maandblad voor Accountancy en Bedrijfseconomie 77

(2003a) 11 p. 521-529.

Richten

Inrichten

Verrichten

Organisatie Informatie Technologie

CIO

Informatiemanager

Informatie architect

Systeem beheer

Contract manager

Gegevens beheer

Functioneel app. beheer

Teamleider I&A

Technisch app. beheer

CISO en FGB

Proceseigenaar

Gebruiker

Servicedesk

IT-manager

DatascientistICT architect

Afdelingshoofd

i-adviseur

__________________________________________________________________________________ Doorontwikkeling van de informatiefunctie | Native Consulting • Voorstraat 88 • 4153 AN Beesd

Tegelijkertijd zien we dat het belang van een goede informatievoorziening en daarmee de i-functie,

verder toe neemt als gevolg van:

• Toenemende outsourcing van vakapplicaties door leveranciers, waardoor de complexiteit

van het te beheren landschap toeneemt (Informatie architect);

• De ontwikkeling van de datagedreven gemeente, o.a. het beter benutten van

basisregistraties, bijvoorbeeld voor het identificeren van gestapelde problematiek en het

leggen van verbanden tussen interne en externe gegevens (Datascientist);

• Groei van het aantal ketenpartners waarmee informatie wordt uitgewisseld met name door

de drie decentralisaties, omgevingswet en groeiend aantal samenwerkingsverbanden;

• Meebewegen met de digitale transformatie en in het bijzonder het gebruik willen maken van

social media, big-data en smart city technieken en het vertalen daarvan naar het belang voor

de gemeente (CIO, Informatiemanager);

• Overheidsparticipatie vraagt een ambtelijke organisatie die in zijn geheel meer naar buiten is

gericht en waarvoor zowel technisch als op applicatiegebied nieuwe behoeften ontstaan;

• Heroriëntatie van dienstverleningsconcepten, resulterend in een heroriëntatie van digitale

en zaakgerichte procesafhandeling in generieke -en backofficesystemen (Informatie

manager);

• Bescherming persoonsgegevens tegen datalekken en oneigenlijk gebruik (doelbinding) (CISO

en FGB);

• Inzagerecht voor inwoners wie waarvoor zijn/haar gegevens gebruikt;

• Wet- en regelgeving ten aanzien van openheid van gegevens;

• Groei van het aantal koppelingen tussen applicaties (“eenmalig registreren, meervoudig

gebruik”) en met landelijke voorzieningen.

Een goede informatievoorziening wordt hierdoor meer en meer een onmisbaar onderdeel van het

functioneren van de gemeente. En door de snelle ontwikkelingen en de groei van de mogelijkheden

ook meer en meer een drijvende factor achter de veranderingen in de dienstverlening en de

bedrijfsvoering.

Welke verandering vraagt dit in de organisatie van een gemeente?

Vanwege bovenstaande ontwikkelingen zien we bij veel gemeenten dat de focus van het team I&A

verschuift van technisch beheer van de ICT-omgeving (“wij zijn van het ijzer”) naar informatiebeheer.

Veel gemeenten beschouwen het bezit en beheer van automatisering niet langer als kerntaak en

brengen dit onder bij een commerciële dienstverlener, gastgemeente of een shared service center

(SSC). Hetgeen uiteraard ook gevolgen heeft voor de A-medewerkers. Zij verhuizen vaak mee of

krijgen een ander takenpakket, waarbij het meer gaat om regievoeren op de partner en de

dienstverlenersovereenkomst dan het zelf uitvoeren van systeem en technisch beheer.

Het imago dat i-medewerkers ook van het “ijzer zijn” is hardnekkig en vaak een belemmering van de

informatieadviseurs om als een gelijkwaardige gesprekspartner gezien te worden door de afdelingen

in de organisatie. Dit is vaak zo gegroeid, de i-functie is immers later toegevoegd aan de

automatiseringsafdeling en heeft langzaam zijn eigen positie ingenomen. Vaak horen we de

opmerkingen dat de i-adviseur niet de taal van de gebruikers in de afdelingen of het management

spreekt en het allemaal moeilijk te begrijpen is. Door gebrek aan goede afspraken en een duidelijk

beeld van de taken en rollen van de i-functie(s) blijft dit in stand. Dit maakt de noodzaak voor de

opzet van governance omtrent de informatievoorziening (beleid, applicaties, budget, prioritering)

eens te meer duidelijk. Ook hebben i-adviseurs vaak een imago van “nee-zeggers” of “tegenhouders”

__________________________________________________________________________________ Doorontwikkeling van de informatiefunctie | Native Consulting • Voorstraat 88 • 4153 AN Beesd

en worden daarom door afdelingen liever niet of pas heel laat betrokken bij nieuwe plannen en het

onderzoeken van nieuwe applicaties of oplossingen. Dat “nee-zeggen” of “tegenhouden” komt vaak

voort uit onduidelijke afspraken over het beleid voor de informatievoorziening of

applicatielandschap (werken onder architectuur) en onduidelijkheden over de financiering. Maar al

te vaak wordt door een afdeling wel gezorgd voor een budget voor aanschaf en implementatie, maar

worden de kosten van gebruik, onderhoud en beheer vergeten en daarmee een probleem en

kostenpost voor de I&A afdeling.

Zoals in figuur 1 duidelijk is gemaakt zijn er diverse functies/rollen te onderkennen binnen de i-

functies van een gemeente. Sommige worden inmiddels als een volwaardige functie gewaardeerd en

ingevuld. Dit vaak gedwongen door wet- en regelgeving. Maar een groot deel van de functies, zijn

zeker bij de kleine en middelgrote gemeenten, geen fulltime baan en één van de rollen van een

medewerker. Op zich is dit geen groot probleem, mits het belang van de rol wordt ingezien en wordt

geborgd door een formele taakbelasting met bijbehorende uren. Ook zien we dat bij de kleinere

gemeente meerdere functies in één persoon verenigd worden: van strategische informatiemanager

tot i-adviseur en contractmanager. Als dan de taken en bevoegdheden niet goed uitgewerkt zijn

ontstaan er problemen in de uitvoering en wordt het moeilijk schakelen en laveren voor de

desbetreffende persoon.

De i-functie binnen de gemeente wordt dus breder en vraagt daardoor om andere competenties (o.a.

‘verbinden’, ‘analytisch vermogen’, ‘omgevingsbewustzijn’ , ‘politieke sensitiviteit’) en (domein)

kennis om een goede gesprekspartner te zijn voor de ‘business’, het management en vaak ook de

portefeuillehouder. Door de ontwikkeling van informatievoorziening naar een cruciale factor en de

snel gaande ontwikkelingen van ICT in de brede zin, wordt een proactieve en aanzwengelende inzet

van de i-adviseur verwacht. Niet meer wachten tot een afdeling komt met nieuwe wensen en ideeën,

maar het actief volgen van ontwikkelingen en die omzetten in ideeën voor verbetering van ofwel de

dienstverlening ofwel de interne bedrijfsvoering. Dit vraagt een verandering in houding van de klant

(de afdelingen, het MT en het college) en van de adviseur. Net als bij de adviseurs van P&O of

financiën moet het vanzelfsprekend worden dat de afdelingen de i-adviseur betrekken bij hun idee

en planvorming. Voor de i-adviseur moet het vanzelfsprekend zijn dat de gevolgen en mogelijkheden

van (externe) ontwikkelingen vertaald worden naar de gemeente en dat dit proactief wordt gedeeld

met het MT/college en de afdelingen.

Om de i-functie in haar kracht te zetten, is een governance-structuur onmisbaar. Dit zijn afspraken en

spelregels om grip te houden op een juiste uitvoering van de i-functie. Hierbij kan gedacht worden

aan de borging van ICT op directieniveau (bijv. CIO), een toetsingskader voor (toekomstige) i-

projecten, centraal versus decentraal I&A budget, integraal meerjarig informatiebeleidsplan met

jaarlijkse uitvoeringsplannen en andere afspraken m.b.t. verantwoording tijdens P&C cyclus.

Een herbezinning over de i-functie(s), de positie binnen de organisatie en hoe die in te richten en in

te vullen is daarom broodnodig. Maar hoe pak je dat aan en waar begin je? Hierbij zijn functies als

gegevensbeheerder en functioneel applicatiebeheerder vanwege het evidente belang en

duidelijkheid van de daarbij behorende taken eenvoudig uit te werken. Net als de functies die

ontstaan door wet- en regelgeving zoals de CISO en de FGB. Het ligt complexer bij de meer advies- en

beleidsgerichte functies zoals de CIO (alleen voor grote gemeenten), de informatiemanager en de i-

adviseur. De inhoud en de positie van deze functies moet juist door het groeiende belang van de

informatievoorziening duidelijk bepaald worden.

__________________________________________________________________________________ Doorontwikkeling van de informatiefunctie | Native Consulting • Voorstraat 88 • 4153 AN Beesd

Stappenplan

Om op gestructureerde wijze een toekomstbestendige i-organisatie, rekening houdend met eigen

ambitie en ontwikkeling maar ook de ontwikkelingen van buitenaf, op te zetten voor de gemeente is

door Native Consulting een stappenplan opgezet.

In onderstaand figuur zijn de stappen weergegeven:

Figuur 2. De stappen voor een toekomstbestendig i-team

Hieronder zijn de stappen nader uitgewerkt.

Vaststellen ambitie en toekomstbeeld van de gemeente

Trends en ontwikkelingen afzetten tegen bestaande visie(s) gemeente

Uitwerken i-Visie en vertalen naar IT-strategie

Wat moet er dan gedaan worden? Toekomstige SOLL-taken bepalen

Bepaling IST (cultuur, activiteiten) van het i-team

Bepaling cultuur, ontwikkelpotentie en samenhang van i-team

Bepalen FIT/GAP tussen huidige en gewenste situatie i-team

Ontwikkeling i-team bepalen (omvang, rollen, kennis, competenties)

Besluitvorming door MT

__________________________________________________________________________________ Doorontwikkeling van de informatiefunctie | Native Consulting • Voorstraat 88 • 4153 AN Beesd

Nr. Wat

1. Vaststellen van de ambitie van de gemeente

Doel: Vaststellen kernwaarden en uitgangspunten gemeente (workshop).

Voorbereiding: Archetype QuickScan in te vullen door de deelnemers en deskresearch.

Actie:

• Inspiratiesessie over de ontwikkelingen (technisch terrein, demografisch, economisch,

sociaal, politiek) en de noodzaak tot ontwikkelen van de informatiefunctie.

• Vaststelling van de positie van de eigen gemeente op basis van de Native Archetype

Scan.

• Resultaten opnemen in het adviesdocument doorontwikkeling informatiefunctie

gemeente.

Resultaat: Gedeeld inzicht in het belang van een goede informatievoorziening. Visualiseren

van de verschillen en inzicht en komen tot een gemeenschappelijk beeld over de

kernwaarden en ambities van de gemeente.

2. Vaststellen Trends en Ontwikkelingen

Doel: Vaststellen van de trends en ontwikkelingen (workshop).

Voorbereiding: Presentatie over de landelijke ontwikkelingen en trends (zoals Digitaal

2017, DA2020, Platform/Infrastructuur als een service, privacy en security). Doornemen

aangeleverde stukken betreffende visies van de gemeente.

__________________________________________________________________________________ Doorontwikkeling van de informatiefunctie | Native Consulting • Voorstraat 88 • 4153 AN Beesd

Nr. Wat

Actie:

• Presentatie over de landelijke en technische ontwikkelingen.

• Bespreken en vaststellen van de specifieke ontwikkelingen binnen de gemeente.

• Bespreken van de specifieke uitdagingen van de gemeente.

• Bespreken van de impact op de genoemde trends en ontwikkelingen binnen de

gemeente.

• Resultaten opnemen in het adviesdocument doorontwikkeling informatiefunctie

gemeente.

Resultaat: Gedeeld inzicht in de belangrijkste ontwikkelingen en trends en de impact

hiervan binnen de gemeente.

3. Krachtenveldanalyse IST team I&A

Doel: Vaststellen van de belangrijkste knelpunten die binnen de bestaande organisatie

worden ervaren op het gebied van informatie en automatisering.

Voorbereiding: Doornemen van documentatie I&A team, bespreking met team +

inventarisatie van de invulling van de huidige rollen en taken.

Actie:

• Interactieve sessie waarin de belangrijkste knelpunten en (gemiste) kansen worden

geïnventariseerd (vanuit het team en de organisatie).

• Vaststellen van de kansen waarop de gemeente zich kan ontwikkelen en wat dit voor

het team betekent.

• Resultaten opnemen in het adviesdocument doorontwikkeling informatiefunctie

gemeente.

Resultaat: Een gedeeld beeld op de beperkingen en uitdagingen binnen de huidige

organisatie van de gemeente.

4. Workshops: i-Visie en i-functie – een pressurecooker

Doel: Het verkrijgen van inzicht over de gewenste informatiefunctie vanuit de strategische

doelstellingen.

__________________________________________________________________________________ Doorontwikkeling van de informatiefunctie | Native Consulting • Voorstraat 88 • 4153 AN Beesd

Nr. Wat

Voorbereiding: Samenstellen en opstellen van de workshop, ophalen eerder opgestelde

besluit- en visiedocumenten.

Actie:

• Vaststellen van de doelstellingen en uitgangspunten van de i-Visie.

• Vertaling hiervan naar de invulling van de i-functie(s).

• Resultaten opnemen in het adviesdocument doorontwikkeling informatiefunctie

gemeente.

Resultaat: Een gedeeld beeld op de i-Visie en de i-functie(s) op hoofdlijnen.

5. Vaststelling stand van zaken (waar staan we nu?) met het I&A team

Doel: Verkenning en beeldvorming over informatiepositie van het I&A team.

Voorbereiding: Invullen van een Octogram door de deelnemers.

Actie:

• Vaststellen informatieprocessen en -functies die betrokken zijn binnen de uitwerking.

• De bestaande inrichting van de informatieprocessen en -functies.

• De positionering van de i-functies.

• Resultaten opnemen in het adviesdocument doorontwikkeling informatiefunctie

gemeente.

Resultaat: Bewustwording van de persoonlijke voorkeurstijlen en talenten en hoe die in te

zetten.

6. Procesvaststelling gewenste taken I&A formatie

Doel: Vastleggen van de gewenste processen als RACI.

Voorbereiding: Vaststelling gewenste taken, functies en rollen.

__________________________________________________________________________________ Doorontwikkeling van de informatiefunctie | Native Consulting • Voorstraat 88 • 4153 AN Beesd

Nr. Wat

Actie:

• Vaststellen van de betrokken bedrijfsprocessen.

• Vaststellen van de gewenste taken die in-huis uitgevoerd moeten worden of uitbesteed

moeten worden. Denk hierbij o.a. aan Cloud-ontwikkelingen, complexe tijdsintensieve

taken, opdrachtgeverschap, etc. Maar ook aan samenwerkingsverbanden en

ketenpartners.

• Koppelen van de functies en rollen aan de verantwoordelijkheden binnen de

bedrijfsprocessen in de vorm van een RACI-matrix.

• Resultaten opnemen in het adviesdocument doorontwikkeling informatiefunctie

gemeente.

Resultaat: Processen en functies in RACI formaat uitgeschreven.

7. Gewenste situatie - Vaststellen van de FIT-GAP - formatiecalculatie

Doel: Inzicht verkrijgen en vaststellen van de gewenste / noodzakelijke functies- en

competenties om de informatiefunctie naar de gewenste situatie te brengen.

Voorbereiding: Verwerken van de resultaten uit de workshops in een analyse.

Actie:

• Het beschrijven van de gewenste informatieprocessen en -functies (incl.

formatiecalculatie). De formatiecalculatie wordt uitgevoerd op basis van de benodigde

taken (zie vorige stap) en met behulp van een benchmark en op basis van de

inventarisatie van de huidige taken.

• Het beschrijven van de nieuwe functieprofielen (voor zover deze gaan afwijken)

inclusief (indicatieve) schaalindeling. (Hiervoor hebben we afstemming met de afdeling

P&O i.v.m. aansluiting op de door de gemeente gehanteerde beoordelings-

methodieken, functiehuis, functieboek, e.d.).

• Procesuitwerking als RACI model.

• Het beoordelen van de inhoud- en de kosten van de informatiefuncties in vergelijking

tot andere gemeenten (benchmark).

• De verwachte meerwaarde (kwalitatief) van de wenselijke inrichting boven de actuele

inrichting.

__________________________________________________________________________________ Doorontwikkeling van de informatiefunctie | Native Consulting • Voorstraat 88 • 4153 AN Beesd

Nr. Wat

• Resultaten opnemen in het adviesdocument doorontwikkeling informatiefunctie

gemeente.

8. Vaststellen van het groeipad

Doel: Gezamenlijk vaststellen hoe de ontwikkeling naar de gewenste inrichting van de i-

functies bereikt kan worden.

Voorbereiding: uitwerking van de gewenste situatie en FIT/GAP.

Actie:

• Presentatie van de gevonden resultaten.

• Discussie over de gevonden resultaten.

• Correcties van de gevonden resultaten (bijstellen beeld ‘gewenste situatie’.

• De wijze waarop de transitie naar de nieuwe informatiefunctie kan worden

gerealiseerd (scenario’s).

• Beschrijven van het meest wenselijke ontwikkelpad om te komen van de actuele

situatie tot de gewenste situatie (opleiding, cultuurverandering).

• Uitwerken van de bij de gemeente passende governance waarbij aandacht is voor

sturing en besluitvorming, planning en prioritering, budgetbeheer, bewaking

samenhang, etc.

• Uitgewerkte beschrijving van de kosten en baten (kwalitatief en kwantitatief) om te

komen van de actuele situatie tot de gewenste situatie.

• Resultaten opnemen in het adviesdocument doorontwikkeling informatiefunctie

gemeente.

Resultaat: Een gedeeld beeld van de wenselijke situatie en de wijze waarop dit bereikt gaat

worden.

9. Opstellen advies documenten en besluitvorming door het MT

Doel: MT en stakeholders informeren over resultaten, beantwoorden vragen.

Voorbereiding: Resultaten van het onderzoek en het advies op visueel aantrekkelijke wijze

presenteren.

Actie:

• Presentatie aan MT en stakeholders binnen de organisatie.

• Eventuele punten voor aanpassing vaststellen en verwerken.

• Planning en ontwikkelpad vaststellen.

Resultaat: Een geïnformeerd MT, resultaten afgestemd met stakeholders.

Heeft u vragen over de uitwerking van de stappen of iets anders uit dit artikel, neemt u dan contact

op met onze relatiemanager Krystle Koers (06-55172931) of via info@nativeconsulting.nl.

__________________________________________________________________________________ Doorontwikkeling van de informatiefunctie | Native Consulting • Voorstraat 88 • 4153 AN Beesd

Over Native Consulting Ontwikkelt mensen, gemeenten en ICT

Native is toonaangevend en vernieuwend in het verbeteren van

bedrijfsstrategie, bedrijfsvoering, informatievoorziening, ICT én de

bijbehorende operationele processen.

Native is praktisch en resultaatgericht en maakt gebruik van visualisaties om

ook directies, het college en de gemeenteraad in deze processen te

betrekken. De visualisaties zorgen voor verbinding en overzicht.

Native is onderscheidend in het delen van informatie en het verbinden van

haar klanten; door gemeenten voor gemeenten.

Kennis is verbinden!

Native Consulting BV

Adres: Voorstraat 88 • 4153 AN BEESD

Telefoon: 085-4012987

E-mail: info@nativeconsulting.nl

Website: www.nativeconsulting.nl

KvK nummer: 55703739

BTW nummer: NL851825412.B01

ABN-AMRO: NL86 ABNA 0591 8160 91