1

De tijd te snel af?

VSDV 18 september 2007

2

Waarom aan timemanagement doen?

Klassieke benadering-om effectiever en productiever te zijn

-om vervelende taken sneller af te handelen

-om gestructureerder te werken

3

Waarom aan timemanagement doen?

Vandaag steeds meer-om rustiger te staan in je job

-om meer vat op de dingen te hebben

-om bewuster om te gaan met tijd

-om je arbeidsvoldoening te vergroten

4

Wat is timemanagement? Goed leren omgaan met je tijd door je te

richten op je kernactiviteiten én je prioriteiten: je takenhiërarchie

Meer vat krijgen op elementen die voor afleiding en verlies van effectiviteit zorgen

Een goede planning maken die overzicht biedt, en je kernactiviteiten in het vizier houdt

Aandacht hebben voor je eigen werkritme Taken delegeren waar mogelijk

5

In deze vorming Weinig theorie Een aanzet geven tot reflectie bij eigen

tijdsbesteding: wat remt af, wat stimuleert?

Handvaten om je tijd onder de loupe te nemen en gericht te blijven op de essentie

Praktische en nuttige tips Uitwisseling van ‘goede praktijken’

6

Verhaal van de keien:

Welke keien wil jij zeker in je job? ( wat maakt voor jou je job de

moeite waard?)

7

‘Ik ben vandaag constant druk bezig geweest, en ik heb het gevoel dat ik niets

heb gedaan.’

8

STAMWaarom ben ik hier?Wat is mijn kernopdracht?

TWIJGEN:Welke taken dragen direct bij tot het realiseren van mijn doelstellingen?

Wat zijn mijn hoofdactiviteiten?

TAKKEN:Wat zijn mijn resultaatgebieden of objectieven?

Wat wil ik realiseren binnen welke termijn, met welk resultaat?

De (kerst)boom

BLAADJES:kleine taken

9

Keien versus kernresultaatgebieden

-Is er voldoende overeenstemming tussen wat je ‘wil’ en wat je ‘moet’?

10

De (kerst)boom lineair

KERNOPDRACHT

DOELSTELLINGEN

Hoofdtaken/activiteitenHoofdtaken/activiteitenHoofdtaken/activiteitenHoofdtaken/activiteiten

Hoofdtaken/activiteiten

Praktische bij-neventaken

Praktische bij-neventaken

Praktische bij-neventaken

Hoofdtaken/activiteitenHoofdtaken/activiteitenHoofdtaken/activiteiten

Praktische bij-neventaken

Praktische bij-neventakenPraktische bij-neventaken

11

Proactieve/Reactieve hoofdtaken Proactieve taken

de kerntaken die direct verband houden met de doelstelling die je wil bereiken

Reactieve taken

de courante dagdagelijkse routinetaken om dingen draaiend te houden

12

Het pareto-principe: 80/20 regel

Activiteiten Resultaten

80%

20%

80%

20%

Resulteert in

Focus triviaal

Focus essentie

20% van de activiteiten leveren 80% van de resultaten op!

13

Wat is je kernopdracht? Welke doelstellingen en kernactiviteiten hangen hiermee samen? Wat wil je bereiken?

Waar gaat je reële tijd naartoe? Wat valt op: P/R taken? 20-80 regel?

14

Plan dagelijks 20% van je tijd zorgvuldig, zodat 80% van je kernactiviteiten gerealiseerd isSpendeer 20% aan proactieve takenMaak je geen zorgen over de andere 80%Waak over die 20%.

15

De prioriteitenmatrix

BELANGRIJKHEID+ -

+

-

DR

ING

EN

DH

EID

Belangrijk én dringend

Niet dringend, niet belangrijkBelangrijk, niet dringend

Dringend, niet belangrijk

16

De prioriteitenmatrix: voorbeeldenBELANGRIJKHEID

+ -

+

-

DR

ING

EN

DH

EID

belangrijke problemen, crisis projecten met deadlines

40 %

uitnodigingen nieuwsbrieven doornemen,handleiding telefoontoestel

5 %

planning op lange termijnvoeling houden met wat leeft

pauzesinformeel leren

15 %

telefoontjes post en info doornemen dingen draaiend houden

‘zomaar’ bezoekjes40 %

18

De prioriteitenmatrix: evaluatieBELANGRIJKHEID

+ -

+

-

DR

ING

EN

DH

EID

Mensen die veel tijd besteden aan deze taken,worden gezien als heel

taakgericht

Mensen kiezen spontaanvoor deze taken

omdat ze weinig stressvolen weinig inspannend zijn

Mensen zijn geneigd deze taken op de lange baan

te schuiven omdat zeniet dringend zijn

Mensen die veel tijd bestedenaan deze taken willen voldoen

aan de verwachtingen van anderen

19

De prioriteitenmatrix: de juiste actieBELANGRIJKHEID

+ -

+

-

DR

ING

EN

DH

EID

Deze opdrachtenprioritair behandelen

Als er tijd over blijftDELLE

Deze taken concreetplannen en opvolgen

Kan je delegeren?Wat te plannen is, plannen

20

Stel prioriteiten en delegeer

A-taken

= dringende, moeilijke en belangrijke taken vereisen

een hoog energiepeil

B-taken

= nemen het grootste deel van de dag in

beslag

C-taken

= niet dringende onbelangrijke takenuitvoeren als er tijd

voor is

21

Je energiecurve

-5

-4

-3

-2

-1

0

1

2

3

4

5

6

7

8 u. 9 u. 10 u. 11 u. 12 u. 13 u. 14 u. 15 u. 16 u. 17 u. 18 u. 19 u.

Dieptepunt na de lunch: ideaal voor C-taken

Late voormiddag piek: ideaal voor A-taken Late namiddag piek:

ideaal voor B-taken

Energieniveau daalt: tegen eind van de dag

22

Wanneer ben jij het meest produktief (A-taken)?

Hoe probeer jij je op te laden in de werksituatie? Wat geeft je energie?

23

Je werk plannen

Elke werkdag zou een mix moeten zijn van A-, B- en C-taken.

Maak een realistische selectie van de taken die uit te voeren zijn zonder de werkdag te verlengen.

Stel een to do-lijst op en wissel periodes van sterke concentratie (A- taken) af met minder veeleisend werk (B- en C-taken).

Vergeet geen tijd te reserveren voor onverwachte gebeurtenissen (+ 10 tot 15% tijd erbij rekenen)

Sta 1 keer per week stil bij je tijdsbeheer (focus op je doelstellingen of 20% P-taken)

24

Is de opdracht dringend

EN belangrijk?

Is de deadline voor deze

opdracht vandaag?

Is er een deadline?

A – TAAK : doe deze opdracht

meteen

B – TAAK : bepaal een

realistische deadline en

plan de opdracht in je agenda

Is deze taak voor jou een

routineopdracht?

Is de opdracht dringend

OF belangrijk?

B – TAAK : plan de opdracht in

je agenda

C – TAAK : bepaal voor jezelf

wanneer je de opdracht

zal volbrengen

Schrap de opdrachten van

je to do-lijst

Bevordert deze taak de

efficiëntie van je werk?

Is het noodzakelijk dat je

deze opdracht volbrengt?

C – TAAK : bewaar de opdracht

voor als je tijd over hebt

JA

JA

JA

JAJA

JAJA

NEE

NEE

NEE

NEE

NEE

NEE

NEE

Houd een taak voor ogen bij het doorlopen van de matrix

Reflecties?

25

DATUM:

TIJD ACTIVITEIT DOELP/R

TE PLANNENACTIVITEIT

GESCHATTIJD

08030

       

 

0900         

0930         

1000         

1030         

1100         

1130         

1200         

TIJROVERS

26

b

27

1. Bepaal je doelen

Wat wil je bereiken? Focus je op wat ‘de klant’ wil Bepaal objectieven (SMART)

28

2. Bepaal (veranderings)doel

Huidige situatie

Verkennen opties

Wat behouden

Wat veranderen

Waarom

Welke opties zijn

mogelijk

Keuze

29

3. Maak je doelen uitvoerbaar

Wat wil je bereiken? Binnen welke tijdspanne? Wie is betrokken-verantwoordelijk? Wanneer evalueren of we goed

zitten? Wat is er nodig?

30

4. Implementeer je plan

Voer uit Stuur plan of de uitvoering bij

-als de acties doelgericht zijn-het doel is gewijzigd-onvoorziene problemen

31

Hoe tijdsefficiënt werk je?Via de zelfbeoordelingstest ontdek je hoe je doorgaans met je tijd omgaat, waar je tijdsverlinders liggen

Waar liggen je sterktes? Waar val jij spontaan op terug om bewuster je tijd te beheersen?

Waar liggen je tijdrovers? Heb je hier greep op? Hoe probeer je ermee om te gaan?

32

Tijdsverslinders Externe factoren

Onaangekondigd bezoek Telefoon en e-mail Vergaderingen die uitlopen Overvloed aan informatie Slordig bureau, zoeken naar dingen

33

Tijdsverslinders Interne factoren

Geen ‘neen’ kunnen zeggen en te veel willen doen

Uitstellen Verschuiving van of gebrek aan

prioriteiten Niet of slecht delegeren Besluiteloosheid Gebrekkige communicatie

34

De 4 D’s bij het behandelen van informatie DUMP: vraag je af wat je echt moet

bijhouden DELEGEER: beslis aan wie, geef uitleg

bij de taak, geef een duidelijke deadline en beloon

DOE LATER: als je een taak zelf wil/moet uitvoeren, beslis dan wanneer

DOE NU: deze (kleine) taken doe je beter onmiddelijk

35

Wat is volgens jou belangrijk bij delegeren (gasgevers)?

Welke hinderpalen ervaar je soms bij jezelf (gasremmers)?

36

Delegeren Bepaal duidelijk welke taken je wil delegeren

aan wie, tegen wanneer, waarom Schat capaciteit van de persoon én

complexiteit van de taak in, en pas ‘stijl’ aan Delegeer óók bevoegdheid en omkadering Besef dat de taak invloed heeft op de agenda

van de persoon. Bekijk samen de prioriteiten Spreek tijdslimieten af Geef waardering voor goede resultaten …

37

Briefwisseling en informatie Gooi alles meteen weg wat weg kan, of

traceer naar de juiste persoon Leg direct mappen aan om info in te klasseren Behandel alles wat vandaag antwoord of

opvolging nodig heeft (prioriteitenmatrix) Geef korte en snelle antwoorden Houd een map ‘interessant’ bij voor later

moment Klasseer e-mails in mappensysteem …

38

Bezoekjes en tussendoor overleg Plan je overlegtijd in en houd rekening met

lokatie + eigen productiviteit of werkrimte Zoek alternatieven om geïnformeerd te

zijn Je deur sluiten (afgesproken met collega’s) Ga naar bureau van de andere ipv

omgekeerd, indien overleg snel kan gaan Sta eventueel recht, wanneer het overleg

kort kan …

39

Werkgewoonten en organisatie Voorzie in een dagelijks routine voor

terugkerende zaken (post, telefoons, mails) Doe complexe dingen op momenten waarop

je het meest alert bent (energieverloop) Doe ding per ding en werk af Plan tijd om je tijdrovers te analyseren (hoe

vaak? te voorzien? vat op? alternatieven?) Stel geen onaangename taken uit Clean desk …

40

Planning Hanteer een voor jou gebruiksvriendelijke

manier om afspraken of taken te plannen en op te volgen

Schat de tijd realistisch in (+ 10% tot 15%) Houd rekening met 20-80 regel + je A-B-C

taken Houd een systeem bij om nog te plannen

zaken op te volgen Registreer je tijdsbestedig en check 20-80 Voorzie tijd voor pauzes, lunch, informeel

overleg

41

Vergaderen Voor de vergadering

-kies een passend tijdstip (routine, energieverloop)-bepaal de doelstelling-zijn er alternatieven voor de vergadering?-is het nodig dat jij erbij bent? alternatievenom geïnformeerd te blijven?-lees agenda vooraf en moedig anderen aan …

42

Tijdens de vergadering

-start en eindig op tijd-blijf bij de agenda-zorg dat er duidelijke afspraken zijn en een planning (wie, wat, wanneer)-evalueer de doelstelling-…

43

Inrichten van je werkruimte Gebruik geen losse post-itjes: ze zijn

niet overzichtelijk en gaan makkelijk verloren

Koop een agenda waar je graag mee werkt en zorg dat je hem steeds bij hebt

Leg op je bureau alleen die zaken waar je op dat moment mee bezig bent

Ruim elke dag op en vermijd dat post zich opstapelt

44

Leg documenten niet lukraak op stapels, maar gebruik een klasseersysteem

Klasseer geen nutteloze documenten, gooi ze meteen in de papiermand of in een ‘nog nodig?’-map

Leeg de ‘nog nodig?’-map regelmatig

45

Tot slot: in een notendop

Kernactiviteiten Kerstboom

Doelstellingen bepalen SMART

Focus op proactieve taken 80/20 regel van Pareto

Prioritaire opdrachten Prioiteitenmatrix

eerst aanpakken Energiecurve

Een persoonlijke planning PDCA + agenda

Delegeren Aandachtspunten

Praktische wenken Vergaderen, bureau, onderbrekingen,

routine

46

Samengevat Bekijk opdrachten vanuit de kerstboom en

de prioriteitenmatrix en orden je to do’s Maak een goede planning, rekening

houdend met je doelstellingen, je kernactiviteiten en je energieverloop

Analyseer waarom je soms tijd verliest of deadlines niet haalt, en beweeg jezelf tot verandering

Denk aan relevante praktische tips rond werkgewoonten, vergaderen, je energie, informatiebeheer, overlegmomenten,…

47

Wat leerde ik vandaag in het bijzonder?

Wat ga ik op een andere manier doen?

48

Je timemanagement optimaliseren Controleer regelmatig of je je

persoonlijk plan volgt Plan 1x/week een analyse van je

tijdsbeheer in. Na verloop van tijd:1x/maand

Zeg dus niet: ‘ timemanagement klinkt allemaal heel leuk in theorie, maar ik heb geen tijd om het in praktijk te brengen’…

49

Wees mild voor jezelf Maar ga er voor! Denk aan de 21-dagen regel Zoek steun Beloon jezelf