1 Analyse van de interne werking van de bibliotheek.

1

Analyse van de interne werking van de

bibliotheek

2

WELKOM!Analyse van de interne werking van de bibliotheek

ANALYSE VAN DE INTERNE WERKINGVAN DE BIBLIOTHEEK

WELKOM!

3

Welkom!

• Heeft u er al eens aan gedacht om stil te staan bij de interne werking van de bibliotheek?

• Wil u daarbij een opbouwend advies krijgen waar u praktisch mee aan de slag kan?

• Hecht u belang aan de betrokkenheid van alle medewerkers in dit traject?

4

In deze workshop

• Laten we u proeven van de analyse van de interne werking van de bibliotheek

• Uitgevoerd door consultants van WIVO

• In opdracht van WINOB, provinciebestuur West-Vlaanderen

5

Wat doet WIVO?

• Vorming, opleiding, training• Selectie• Consulting• Coaching

6

Missie van WIVO

• WIVO WIL: de openbare besturen helpen om een modern en harmonisch

personeelsbeleid uit te bouwen kwalitatieve oplossingen bieden in Human Resources en

organisatieontwikkeling

• WIVO WERKT: op vraag van de klant en garandeert resultaat vanuit een sterke, theoretische onderbouw en volgt met een open blik de

nieuwste ontwikkelingen op

• WIVO GARANDEERT: een sterk geloof in het potentieel en de groei van mensen, teams en

organisaties dat de consultants vertrouwelijk en ethisch handelen

7

Even opwarmen

8

Even opwarmen

9



BOUWSTENEN

10

Analyse van de interne werkingVijf bouwstenen of aandachtspunten van een

bibliotheekwerking: • strategie• structuur en werkorganisatie• organisatiecultuur en omgangsvormen• mensen• resultaten

sterktes waar men binnen de bibliotheek verder op kan bouwen

verbeterpunten waar de bibliotheek aan kan werken en waar men zelf voldoende invloed op heeftverbeteringen die de bibliotheek zelfstandig kan

aanvatten verbeteringen waarvoor men externe ondersteuning kan

zoeken

11

Strategie

Structuur en werkorganisa

tie

Organisatie-cultuur en

omgangsvormen

Mensen

Resultaten

12

Strategie: definitie

• Het aandachtsgebied strategie gaat over de doelstellingen van de bibliotheek en de manier waarop men die tracht te bereiken.

• Een goede strategie gaat zowel over de buitenkant van de bibliotheek (wat willen we bereiken) als over de interne organisatie van de bibliotheek (welke structuur, cultuur, mensen, middelen hebben we nodig om de gewenste resultaten te behalen).

13

Structuur en werkorganisatie: definitie

• Het aandachtsgebied structuur en werkorganisatie gaat over de organisatie-structuur, taakverdeling, werkprocessen en communicatie.

• Kern van de zaak is hoe de activiteiten in de bibliotheek georganiseerd zijn en welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden de medewerkers hebben.

14

Organisatiecultuur en omgangsvormen: definitie

• Het aandachtsgebied cultuur en omgangsvormen gaat over vraag hoe mensen met mekaar omgaan.

• Het gaat hier over de zachte of informele vorm van omgangsvormen.

• In essentie gaat het om de basiswaarden van de bibliotheek.

15

Mensen: definitie

• Het aandachtsgebied mensen gaat in hoofdzaak over het managen van competenties (kennis en vaardigheden).

• Daarbij denken we enerzijds aan hoe de bibliotheek kennis en vaardigheden verwerft en verankert.

• Anderzijds gaat het ook over de persoonlijke ontwikkeling en loopbaanontwikkeling van de organisatie.

16

Resultaten: definitie

• Het aandachtsgebied resultaten gaat over wat de werkzaamheden van de organisatie hebben opgeleverd.

• Hier gaan we op zoek naar hoe de medewerkers dit beleven.

17



STAPPEN

18

Stap 1: startvergadering met de bibliothecaris

• We maken een planning op en leggen afspraken vast:– uitwerken verloop van het traject – overlopen schriftelijke vragenlijst– bepalen van geïnterviewden en andere te

betrekken actoren– informatie verzamelen (beleidsplan,

jaarverslag, brochures,…)

19

Stap 2: infosessie voor alle medewerkers

• We informeren over het verloop van het traject:– info over project: aanpak, doelstellingen…– toelichten en verdelen schriftelijke vragenlijst

20

Stap 3: vragenlijsten

• De medewerkers vullen individueel een vragenlijst in en dienen deze in bij de bibliothecaris (in gesloten omslag).

• De bibliothecaris bezorgt de vragenlijsten aan WIVO.

• WIVO verwerkt de vragenlijsten en baseert op deze resultaten de vragen voor de volgende stap.

21

Stap 4: interviews

• De bibliothecaris en de medewerkers hebben een gestructureerd individueel of groepsgesprek met een consultant van WIVO.

22

Stap 5: observatie

• De consultants van WIVO observeren de werkzaamheden in de bibliotheek tijdens de openingsuren.

23

Stap 6: advisering en rapportering

• WIVO verwerkt de informatie uit de interviews en observaties en formuleert adviezen.

• Het rapport bespreken we eerst individueel met de bibliothecaris en stellen we tot slot van het traject voor aan alle medewerkers.

24



RESULTATEN

25

23 bibliotheken gingen de uitdaging aan

• Anzegem• Avelgem• Beernem• Blankenberge• Damme• De Haan• Deerlijk• Diksmuide• Harelbeke• Ichtegem

• Ingelmunster• Kortemark• Kortrijk• Kuurne• Lendelede• Menen• Meulebeke• Staden• Tielt• Waregem• Wervik• Wevelgem• Zwevegem

Mooie resultaten• Fierheid op zichtbare mooie resultaten• Ondernemende bib die inpikt op nieuwe trends• En deze op een kwaliteitsvolle manier weet te integreren en te verankeren binnen de werking• Afwegen van inspanningen en rendement

Open, coöperatieve houding• Basis voor brede publiekswerking• Mix in aanbod• Toegankelijkheid en laagdrempeligheid staan centraal• Goede verstandhouding en afstemming met beleid• Verder uitbouwen constructieve samenwerking op vlak van geïntegreerde beleidsplanning met

cultuurdienst

Voorbeelden van adviezen: strategie

27

Strategisch de focus scherp te houden op een brede publiekswerking• Bereiken van moeilijkere doelgroepen (allochtonen, middelbare scholenwerking)• Persoonlijk contact

Meer uitpakken met troeven en realisaties

Denkoefening over de verdere digitalisering van de bib

Voorbeelden van adviezen: strategie

Voorbeelden van adviezen: structuur en werkorganisatie

Informeel en formeel communiceren én meer systematiek in de werkorganisatie en interne communicatie•Veel informele communicatie•Valkuil: zaken gaan verloren; e-mail als communicatiemiddel volstaat vaak niet•Manieren om informatie zo optimaal mogelijk te delen: balieboek of logboek, infomapje per medewerker, webmailtoepassing zodat iedereen informatie op PC terugvindt•Afspraken via e-mails: leidt tot versnipperde communicatie•Meer vanuit een structurele invalshoek en systematische manier informatie bijhouden (gedeeld systeem)•Interne communicatie = zaak van iedereen•Personeelsvergadering: meer inzetten als sterkte door frequentie/duur te verhogen en/of werken in kleinere groepen(creatieve werkvormen, cf. bibliotheekweek)

29

Voorbeelden van adviezen: organisatiecultuur en omgangsvormen

Een goede sfeer en samenhorigheid•Aangenaam (samen)werken•Respect en waardering voor mekaars eigenheid en talenten•Een mensgerichte leidinggevende

Veranderingen in het team bespreekbaar maken•Bespreekbaar stellen van spanningen•Voorbereiden terugkomst medewerker•Individueel gesprek met bibliothecaris: wederzijdse verwachtingen•Indien nodig, een groepsgesprek: samen werken aan een teamgeest voor de toekomst

30

Voorbeelden van adviezen: mensen

Een nieuwe blik op verantwoordelijkheden (1)• Herverdelen van verantwoordelijkheden:

• Tegengaan van afschermen van taken• Competentieontwikkeling stimuleren• Van deelgebieden naar oplijsting deeltaken/verantwoordelijkheden• Herverdelen van deze deeltaken/verantwoordelijkheden

• Flexibel omgaan met verantwoordelijkheden• Aan bod laten komen op overleg• Laten roteren• Bij nieuwkomer totale taakverdeling herbekijken• Nieuwe domeinen bespreken in functioneringsgesprekken• Nieuwe domeinen bespreken op het overleg

31

Voorbeelden van adviezen: mensen

Een nieuwe blik op verantwoordelijkheden (2)• Opvolgen van verantwoordelijkheden

opvolging aangepast naargelang competenties en situatie:• Weinig ervaring: kort-op-de-bal aansturing (nieuwkomers, nieuwe

taken, andere werkwijze) geleidelijk meer afstand• Ruime ervaring: responsabilisering, geen detailcontrole (organisatie

activiteiten, inrichten filiaal, routinematige taken)

32

Voorbeelden van adviezen: resultaten

Behouden• Grote klantentevredenheid: snel inspelen op

vragen, hulpvaardig, ongedwongen sfeer• Interessante activiteiten

Bereiken• Resultaten in team te bespreken, samen te

evalueren en te zoeken naar alternatieven• Zoeken naar sterkere lokale verankering

1 Analyse van de interne werking van de bibliotheek.

Documents

Transcript of 1 Analyse van de interne werking van de bibliotheek.