Digitale Agenda 2020

Doe-dag Zwolle9 februari 2017

Sessie Terugmelden stap-voor-stap

2

GHoe

Wat

Invloeden van buiten de gemeente

Inwoners & ondernemers

De organisatie van de gemeente

Markt & ketenpartners

Gemeenten in de informatiesamenleving

Wet- en regelgevingTechnologische innovaties

Verwachtingen van de overheidMaatschappelijke trends

Afspraken over standaardisatieInvulling aan opdrachtgeverschap

BedrijfsvoeringStructuur & cultuur

3

Stappenplan terugmelden1. Binnengemeentelijk gebruik

Basisregistraties2. Breng processen in kaart3. Bedenk welke interne procedure

handig is4. Bedenk welke voorziening passend is

voor wie5. Initieer gemeentebreed aandacht voor

het onderwerp

4

Binnengemeentelijk gebruik• In hoeverre is gebruik basisregistraties

gemeengoed?

• Hoe faciliteert de organisatie het gebruik?

5

Clusteren en classificeren processen

Onderzoeken Geautomatiseerde koppeling

Handmatig overnemen

Periodieksynchroniseren

Lage frequentie

Hoge frequentieG

erin

ge om

vang H

oge omvang

6

clusterenkoppelen

producten en processen

overnemen synchro-niseren

uitwerken implementatie scenario’s

generieke implementatie(80%)

specifieke implementatie (20%)

Een implementatie aanpak

7

Gemeenten Plateau 1 Plateau 2 Plateau 3 Plateau 4Werkplek - werken vanuit de eigen functie Afdeling - werken vanuit de eigen afdeling Organisatie - werken binnen de gehele

organisatieKeten - werken binnen de gehele keten

gegevens zijn van medewerkers gegevens zijn van afdelingen gegevens worden vanuit de bron (her)gebruikt binnen de gemeente

gegevens worden binnen de keten vanuit de bron (her)gebruikt

Bestuur Visie en Missie Er is geen beeld van hoe het gebruik van gegevens dienstbaar kan zijn aan het bereiken van doelen. Een verband tussen binnengemeentelijk gebruik van gegevens en gedeelde miss ie, visie en doelen van de organisati e ontbreekt. Er is geen gedeelde missie en visie op het gebruik van gegevens in de organisatie.

Het gebruiken van gegevens gebeurt vooral vanuit het optimaliseren van processen binnen een afdeling. Organisatiedoelstellingen zijn een optelsom van afdelingsplannen evenals het verband met binnengemeentelijk gebruik.

Vis ie en miss ie van hergebruik van gegevens is gericht op het organisatiebreed bruikbaar zijn van informatie voor alle beleidsvelden en dienstverlening en is integraal onderdeel van de visie op informatievoorziening.

De vis ie op informatievoorziening is gericht op het vergroten van toegevoegde waarde in de keten; gegevens worden aan alle ketenpartners ontsloten. Ketendoelstellingen worden leidend bij het inrichten van de gegevenshuishouding van de gemeentelijke organisatie.

Strategie en doelen Strategie en doelen zijn gericht op het zo goed mogelijk doen van je eigen werk en het gebruik van gegevens die je daar voor nodig hebt.

Doelen zijn afdelingsgeoriënteerd en vastgelegd in afdelingsplannen. Het optimaliseren van gegevenskwaliteit is geen onderwerp op de agenda, anders dan de wett elijk voorgeschreven audits.

Doelstelling is informatie, volgens afgesproken kwaliteitseisen vanuit de daarvoor aangewezen gegevensbron, beschikbaar te hebben voor gebruik binnen de gehele organisatie.

Zijn gericht op het versterken van de samenwerking met ketenpartners en zijn afgeleid van de ketendoelstellingen.

Zelf doen of samenwerken/uitbesteden

Zelf doen tenzij samenwerken aantoonbaar meerwaarde oplevert voor de activiteit en/of de medewerker. Verschillende soorten samenwerkingen zijn mogelijk.

Als wordt samengewerkt of uitbesteed, is dat ingegeven door de inhoud van het werk.

Er is sprake van integraal gegevensbeheer en -gebruik in de organisati e. Binnengemeentelijk gebruik heeft een volwaardige positi e gekregen binnen de organisatie, a l dan niet in samenwerking met andere organisaties.

De regierol is belegd in de keten en de gemeente is zich bewust van haar eigen rol in de keten en handelt daarnaar.

Structuur Op zichzelf staande werkeenheid/afdeling houdt zich bezig met bronhouderschap van wettelijk voorgeschreven registraties.

Gebruik en beheer van gegevens is geen managementaangelegenheid.

Er is sprake van gebruikersautonomie. De gebruiker bepaalt waarvoor en wanneer welke gegevens gebruikt worden, hoe hij ze inwint en vastlegt.

Verantwoordelijkheid voor gebruik en beheer van informati e is belegd bij de vakafdeling.

Hergebruik van gegevens is functioneel onderdeel van de vakafdeling. Er zijn binnen de afdeling afspraken gemaakt over de verdeling van verantwoordelijkheden voor eenmalige inwinning, beheer, opslag en meervoudig gebruik van informati e.

Verantwoordelijkheid voor (her)gebruik van gegevens is integraal onderdeel van het management. Er wordt gestuurd op gebruik en kwaliteit van gegevens.

De verantwoordelijkheid voor de gegevenskwaliteit is in de organisatie belegd.

De gemeente vertaalt, de in de keten gemaakte afspraken over het beheer en gebruik van gegevens, door in haar eigen informatiestructuur, -architectuur en processen.

Medewerkers en competenties Het beheer van gegevens wordt gezien a ls onderdeel van het vakinhoudelijke werkproces. Het beheer van wettelijk voorgeschreven registraties wordt gezien als verlengstuk van het vakinhoudelijk werkproces. Afspraken over competenties zijn niet vastgelegd.

Bij deskundigen is kennis over het gebruik van gegevens in hun eigen werkprocessen aanwezig en vice versa. De applicati ebeheerder is tevens gegevensbeheerder

Gegevensbeheer is een afdelingsoversti jgende functie. Een functi eprofiel gegevensbeheer is beschreven en wordt gebruikt in de organisatie. (her)Gebruik van gegevens is onderdeel van de beoordelingscyclus van medewerkers. Management stuurt op basis van resultaatgericht inzetten van gegevens. Medewerkers vertrouwen op de kwaliteit van gegevens van hun collega's .

Kennis en inzicht in behoeften van ketenpartners. Gericht op verbinding en samenwerking.Er is vertrouwen in de kwaliteit van gegevens van ketenpartners.

Management van processen Het proces van inwinnen en beheer van (dezelfde) gegevens wordt op meerdere plekken in de organisatie uitgevoerd.

Gegevens van wettelijke registraties worden aanbodgericht toegankelijk gemaakt voor de organisati e.

(her)Gebruik van gegevens staat ten dienste van het opti maliseren van het werkproces binnen vakafdelingen.

'Zaakgericht werken' binnen een afdeling wordt vormgegeven. Veelal ingegeven vanuit de mogelijkheden van een functionele applicatie.

Proces van (her)gebruik en beheer van gegevens is afgestemd op de behoefte van de gehele organisati e.

Geheel vraaggericht. In de werkprocessen wordt afgestemd op de koppeling van informatie over subjecten, objecten, zaken en documenten. Burgers/ondernemers wordt inzicht geboden in de over hen geregisteerde gegevens.

(her)Gebruik en beheer van gegevens zijn afgestemd op processen in de ketens. Met partners in de keten wordt structureel aan verbeteringen van de dienstverlening en de processen gewerkt waarbij gebeurtenissen en signalen als trigger fungeren.

Management van gegevens: L=gegevenslandschap, C=gegevenscatalogus, K=Kwaliteit, A=Afspraken

L: Geen integraal overzicht in gegevenslandschap: gegevenseilanden. C: gebruik landelijke cata logi, geen eigen cata logus. K: wettelijke audits, kwaliteit wordt bepaald door functi e/feitelijk werk. A: geen kwaliteitscriteria , geen formele afspraken.

L: Gegevens basisregistraties krijgen een 'aparte' behandeling, met name op afdelingsniveau. C: Gegevenswoordenboeken op afdelingsniveau, a l dan niet geïncorporeerd in een vakapplicatie. Vaak zijn de gegevenswoordenboeken afgeleid van de landelijke cata logi. K: Kwaliteitseisen en - meti ng op afdelingsniveau, soms op procesniveau. Eerste ervaringen met afstemming van gegevens op afdelingsniveau. Voorzichtige verbetervoorstellen gericht op efficiency binnen de afdeling door hergebruik van gegevens. A: Richtlijnen hergebruik gegevens op afdelingsniveau, voorzichtige planmatige aanpak.

L: Planmati g en organisatiebreed is gegevensmanagement geborgd. Gegevens zijn beschikbaar ter inzage voor bedrijven en burgers. Er is verbinding van gegevens tussen en van vakspecifieke afdelingen, metadata worden verzameld en gebruikt. In de organisati e wordt bedrijfsmatig gestuurd op gegevens (planning en control). C: Organisati ebrede catalogi voorzien van metadata. K: planmatig en gestructureerde sturing op gegevenskwaliteit. A: afspraken zijn vastgelegd en worden nageleefd.

L: Planmati g en ketenbreed is gegevensmanagement geborgd. Gegevens zijn beschikbaar ter inzage voor bedrijven en burgers en onder (wett elijke) voorwaarden voor ketenpartners. Burgers en bedrijven beginnen bewust te worden van eigenaarschap van gegevens. Er is verbinding van gegevens tussen en van ketenorganisaties, metadata wordt verzameld en gebruikt. In de keten wordt bedrijfsmati g gestuurd op gegevens (planning en control). C: Ketenbrede cata logi voorzien van metadata. K: planmati g en gestructureerde sturing in de keten op gegevenskwaliteit. A: afspraken zijn vastgelegd en worden nageleefd in de keten. Met partners in de keten zijn afspraken gemaakt over het gebruik en beheer van (meta)gegevens en nageleefd.

Systemen en technisch beheer Elke basisregistrati e heeft zijn eigen applicatie (elk wetje eigen pakketje). Technisch beheer is veelal belegd bij systeembeheer. Er gelden geen specifieke afspraken tussen vakafdeling en systeembeheer. Autorisatie en informatiebeveiliging zijn ingericht volgens wettelijke eisen van basisregistrati es. Informati ebeveiliging wordt vaak ad hoc opgepakt.

Basisregistrati esystemen en beheersystemen zijn gekoppeld, al dan niet met behulp van een gegevensmagazijn. Technisch beheer wordt afgestemd met gebruik en wordt incidenteel vastgelegd in dienstenniveau afspraken over beveiliging en restore. Autorisaties zijn vastgelegd op applicatieniveau. Dit is een van de hoofdtaken van de applicati ebeheerder. Informati ebeveiliging wordt iets meer gestructureerd opgepakt veela l vanuit applicati ebeheer.

De inrichting van het ICT-landschap is voorzover mogelijk GEMMA-georiënteerd. Vormgeven van het gegevensmanagement is leidend bij het inrichten van de mid-office omgeving. Metagegevens worden organisatiebreed geregistreerd. De eindgebruiker ziet het onderscheid niet meer tussen gegevens uit basisregistraties, kerngegevens en gegevens uit specifieke applicati es. Er zijn organisatiebrede service-level afspraken over het beheer van de relevante registraties gemaakt inclusief centra le terugmeldvoorziening die daadwerkelijk gebruikt wordt. Alle systemen mbt geo- en gegevens relevante NUP-bouwstenen zijn geimplementeerd. Autorisati e-schema's zijn organisatiebreed ingericht. Informatiebeveiliging maakt onderdeel uit van organisati ebreed ris icomanagement.

De inrichting van het ICT-landschap is voorzover mogelijk NORA-georiënteerd. Aansluiting wordt gezocht met ketenpartners. Vormgeven van het gegevensmanagement is leidend bij het inrichten van de mid-office omgeving Metagegevens worden ketenbreed geregistreerd. De eindgebruiker ziet het onderscheid niet meer tussen gegevens uit basisregistraties, kerngegevens en gegevens uit specifieke ketenapplicati es. Er zijn kentenbrede service-level afspraken over het beheer van de relevante registrati es gemaakt inclus ief centra le terugmeldvoorziening die daadwerkelijk gebruikt wordt. Alle ketensystemen mbt geo- en gegevens relevante NUP-bouwstenen zijn geimplementeerd. Autorisatie-schema's zijn organisatiebreed ingericht in afstemming met de keten. Informati ebeveiliging maakt onderdeel uit van organisatiebreed risicomanagement met aandacht voor informatiebeveiliging in de keten. Zo lang wet- en regelgeving in de keten niet geborgd is, zullen ketenpartners met elkaar sturing geven aan het ICT-landschap in de keten.

Standaarden Informati emodellen en gegevensmodellen van basisregistrati es worden gebruikt. Elke basisregistratie heeft zijn eigen standaard (gegevensmodel, informatiemodel). De meerwaarde voor aansluiti ng op een landelijk infrastructuur voor gegevensuitwisseling wordt nog niet herkend en erkend. Synchronisatie van gegevens komt ad hoc en s lechts beperkt voor.

Informati emodellen en gegevensmodellen worden op applicati eniveau met elkaar in verband gebracht. Eerste ervaringen worden opgedaan met het Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens (RSGB). Synchronisatie van gegevens vindt op applicati eniveau plaats. Het gegevensmagazijn is 'a fnemer' van de gegevens van de apllicatie. In de markt wordt gevraagd naar standaarden conform bestekteksten. Er vindt echter nauwelijks of geen toets ing op het gebruik van de standaard plaats. Digikoppeling, Digilevering en Digimelding worden op afdelingsniveau ingezet.

Informatiemodellen en gegevensmodellen worden organisatiebreed op elkaar afgestemd. RSGB is leidend voor de hele organisati e. Synchronisatie van gegevens is organisatiebreed ingeregeld. Het centraal gegevensmagazijn is de bron voor hergebruik van gegevens door alle afnemende (vak)applicaties. In de markt wordt gevraagd naar standaarden conform bestekteksten. Tevens vindt toets ing en sturing plaats op het werkend zijn van de standaard. Digikoppeling, Digilevering en Digimelding worden organisati ebreed en integraal ingezet.

Informati emodellen en gegevensmodellen worden in de keten op elkaar afgestemd. Ketenstandaarden zijn behoudens gemeentelijke standaarden leidend voor de hele organisatie. Ketenbreed zijn er afspraken gemaakt over synchronisati e van gegevens binnen geldende wet-regelgeving van de betreffende keten. In de markt wordt gevraagd naar ketenstandaarden conform bestekteksten. Tevens vindt toetsing en sturing plaats op het werkend zijn van de standaard in de keten. Gebruik van Digikoppeling, Digilevering en Digimelding worden ketenbreed op elkaar afgestemd.

Sub-aspectAspect

Organisatie

Informatie

8

Gerede twijfel

Terugmelden op basisregistraties gebeurt bij gerede twijfel over de juistheid van een gegeven.

1. Er is een sterk vermoeden dat een (authentiek) gegeven onjuist is,

2. dat vermoeden is gebaseerd op kennis en kunde uit de eigen processen en klantendoelgroep, en

3. de afnemer van gegevens uit de basisregistratie weet wat de definitie is van een gegeven uit de registratie. Hij kan dus beoordelen of twijfel aan de juistheid ervan terecht is.

8

9

Breng processen in kaart• Bij welke processen wordt het meest

teruggemeld? • Op welke processen denk je dat het meest

teruggemeld zou moeten worden?• Op welke gegevens, anders dan die uit

basisregistraties, zou je willen dat medewerkers ook terugmelden?

• Welke medewerkers constateren verschillen in gegevens?

• Zijn er procesafspraken met samenwerkingspartners over het terugmelden bij gerede twijfel bij een gegeven uit een basisregistratie?

10

‘De praatplaat’

GegevensmakelaarCIR

Module:Civision Integraal

Raadplegen

Civision Makelaar gegevens (CMG)

Leverancier: PinkRoccade

Beheer bij informatiemanagement

LV WOZ

Kadaster

RSIN

Bijv. belastingdienst

NHR

KVK

• HR Inzien (KvK.nl + inlogcode) MENS-

APPLICATIE• HR Dataservice bevraging:

Koppelen door vraag-antwoord

APPLICATIE-APPLICATIE• HR berichtenservice:

Leveren Kvk naar gemeente

(bv:wijz..)• Terugmelden (Digimelding)

Producten:

Sleutel: KVK of

vestigingsnr

BAG

BRP

Cbb CBB

Belastingen WIZ

CSAM

bedrijfsgegevens

ondernemersloket

FinancieënMaatschappelijke

ontwikkeling (subsidies)

Sportzaken (verhuur)

gebiedsontwikkeling

Vergunningen

E-suite/zgw Corsa/DMSDocinfo

WaboOpenbare

werken

2

1Technische koppeling

procesmatig

Meeste bedrijfsgegeven

s

HR dataservicebevraging

Bevraging

mutatieabonnement

11

Welke interne procedure is handig

• Een centraal meldpunt bij gegevensbeheer

• Een coördinator per domein of per basisregistratie

• Maatwerk voor elk proces

• Een combinatie van …

12

Welke voorziening is passend• Centraal punt (mailadres, formulier)

• Individuele toegang tot terugmeldvoorziening basisregistratie

• Een (GIS)applicatie of functionaliteit in standaard software

• ….

13

14

Initieer gemeentebreed aandacht

• Communiceer over proces, procedure en voorzieningen

• Zorg voor bewustwording over terugmelden

• Blijf informeren totdat terugmelden vanzelfsprekend is

• Zorg voor bestuurlijk draagvlak

15

Afsluiting

16

Meer weten?

• www.DA2020.nl• kom op 5 april a.s. naar het Congres Digitale Agenda 2020 – Samen organiseren. Aanmelden en programma ziewww.da2020.nl/congres.

• volg ons op twitter: @KINGgemeenten en/of LinkedIN