Evenementencommissie RCU Zwolle

Even voorstellen

Begin en werving

• Commissie opgestart door huidige coördinator in 2010

• Werving leden via vrijwilligerscentrale en website• Ad-hoc vrijwilligers

Wat houdt lid van evenementencommissie in?

• Vrijwilliger• Gemiddeld 8 uur per maand• Staat achter visie UNICEF• Bedenken, organiseren en uitvoeren

evenementen• Marketing en PR• Fondsenwerving • Flexibel in eigen inbreng

Achtergrond leden

• Enthousiaste vrijwilligers• Verschillende leeftijden, achtergronden en

vaardigheden• Netwerk

Wat doen we?We organiseren evenementen en activiteiten om:• Fondsen voor UNICEF te werven• De naamsbekendheid van UNICEF in onze RCU te

vergroten

Hoe doen we dat?• Door aan te sluiten bij bestaande evenementen• Door zelfstandig evenementen te organiseren

Een aantal voorbeelden op een rij…

UNICEF Stadshagen Run

Opbrengst: € 1.750,-

Zwolle Culinair

Opbrengst: € 2.000,-

Benefietdiner

Opbrengst: € 2.700,-

HighTea

Opbrengst: € 1.100,-

Kinderkunst

Opbrengst: € 700,-

Benefietconcert

Opbrengst: € 2.000,-

Hoe gaan we te werk als evenementencommissie?

• 1x per jaar brainstormsessie • Iedere 6 weken vergadering met hele commissie• Regelmatig e-mailcontact• In projectgroepen werken• Ogen open houden voor mogelijke projecten

Hoe gaan we te werk per project?

• Samenstellen projectgroep• Vergaderen• Projectplan schrijven• Aan de slag: taken verdelen • Regelmatig overleg • Draaiboek voor organisatie op de dag zelf• Evaluatie

Hoe ziet een projectplan eruit?

• Doelstelling• Verwachte opbrengsten en verwachte kosten• Doelgroep• Wanneer & Waar• Programma• Marketing• PR-plan• Sponsorplan• Planning

Tips & Trics

• Alles begint met goede en enthousiaste vrijwilligers

• Eigen netwerk • Sponsoring: juiste partijen benaderen• PR: contacten onderhouden• Social Media inzetten• Gebruik lokale activiteitenkalenders• Maak een ruime planning• Evenementen voor diverse doelgroepen

Wat hebben we inmiddels geleerd?

• Sponsoren gericht benaderen • Sponsoren beperkt incalculeren • Deelname evenementen uit eigen netwerk• Voorwaarden vastleggen derden • Bijverkoop • Beter onderzoek naar slagingspercentage • Tijdige planning marketing en verkoop• Go no-go moment bepalen • Goede kosten-baten analyse maken • Logistieke planning

Toekomstdoelen

• Meer deelname buiten netwerk• Een goed business event organiseren• Meer samenwerking met omliggende

evenementencommissies • Groeien met leden en opbrengsten • Evenementen op herhaling

Trots!

• UNICEF• Deelnemers en donateurs• Op onze leden• Veel op eigen kracht • Groeien • Jullie