Kleos – implementatie btw Versie: januari 2014

AANKOOPFACTUREN

In tegenstelling tot de verkoopfacturen, die via de facturatiemodule worden aangemaakt, worden aankoopfacturen rechtstreeks in het aankoopjournaal geboekt.

Voor de verwerking in de BTW-aangifte dienen bijkomende parameters te worden geconfigureerd omdat de inkomende handelingen in verschillende roosters dienen te worden verwerkt, naargelang de aard.

Ook aankopen uit een andere EU-lidstaat of onder het regime "BTW ten laste van medecontractant" vergen speciale aandacht.

Bovendien dient er opgelet te worden met niet-aftrekbare BTW en aankopen die deels voor privé-gebruik zijn.

Mits een adequate configuratie kan de verwerking echter quasi volledig automatisch verlopen en zal Kleos een correcte BTW-aangifte kunnen genereren.

Dit hoofdstuk bevat 2 onderdelen:

Configuratie rekeningstelsel aankoop

Om het toewijzen van aankopen aan de juiste roosters van de BTW-aangifte te vergemakkelijken werden een aantal parameters op het niveau van het rekeningstelsel toegevoegd.

De werkwijze is niet dezelfde in de vennootschapsboekhouding als in de kasboekhouding.

Noot betreffende de voorgeschoten uitgaven (gerechtskosten): wanneer u zelf uitgaven voorschiet en hiervoor aankoopfacturen inboekt vallen die buiten het toepassingsgebied van de BTW, althans als ze voldoen aan de voorschriften van de BTW-circulaire van de FOD Financiën, nr 90-94.

Voor het boeken van deze "aankopen" worden dezelfde rekeningen gebruikt als beschreven bij de "verkopen", omdat deze rekeningen uiteindelijk gesaldeerd moeten raken. Zie voor de gebruikte rekeningen de pagina's over de configuratie van het rekeningstelsel bij verkoop, van de vennootschapsboekhouding of van de kasboekhouding.

Boeken aankoopfacturen

Als het rekeningstelsel juist is geconfigureerd zullen de bedragen correct worden verwerkt in de BTW-aangifte. U ziet trouwens tijdens de ingave in welk rooster de bedragen zullen terecht komen.

Bijzonder aandacht is vereist voor buitenlandse facturen en facturen waarbij de BTW verlegd is naar de medecontractant. Let er goed op het juiste BTW regime regime te kiezen:

nationaal: voor alle facturen die niet onder één van de 3 andere regimes vallen EU: voor facturen van een leverancier uit een andere EU-lidstaat waarbij verlegging van BTW

wordt toegepast

buiten EU: voor facturen van een leverancier gevestigd buiten de EU medecontractant nationaal: voor facturen van een Belgische leverancier waarbij de BTW is

verlegd (zoals bepaalde werken aan onroerende goederen)

Voor EU en medecontractant nationaal zal Kleos automatisch 2 bijkomende boekingen aanmaken (die u zal zien verschijnen onderaan in het ingavescherm) voor de BTW.

Kleos – implementatie btw Versie: januari 2014

AANKOOPFACTUREN REKENINGSTELSEL VENNOOTSCHAPSBOEKHOUDING

KOSTENREKENING VOORBEELD ALGEMEEN

Hieronder ziet u een voorbeeldconfiguratie van de rekening 612100 – “ Informaticaprestaties” die voor de meeste kostenrekeningen van toepassing is.

Klik op “Configuratie” – “Boekhouding” – “Rekeningstelsel”

Selecteer de boekhouding en het juiste boekjaar

Klik op “Nieuw” en neem alle parameters over zoals aangegeven

Let op de volgende instellingen, die verband houden met de BTW:

BTW-code: kies hier de code die overeenkomt met het tarief dat op dergelijke aankopen van toepassing is. Gewoonlijk is dat 21%, maar voor bv. voor boeken kan u dit instellen op 6%. Bij het inboeken van een aankoop zal Kleos automatisch de BTW voor u berekenen aan de hand van de gekozen code (maar u kan steeds manueel afwijken)

Categorie voor BTW-aangifte - nationaal: deze selectie bepaalt of het bedrag van de aankoop terecht komt in rooster 81, 82 or 83 van de BTW aangifte.

o 81: Handelsgoederen, hulp- en grondstoffen is normalerwijze niet van toepassing in een advocatenkantoor

o 82: Diensten en diverse goederen: dit zal de standaardinstelling zijn voor de meeste rekeningen

o 83: Bedrijfsmiddelen: enkel voor investeringsgoederen

Categorie voor BTW-aangifte - EU: wanneer u iets aankoopt in een andere EU-lidstaat, dient het bedrag ook in rooster 86 of 88 te worden opgenomen

o 86: Goederen (voluit: Intracommunautaire verwervingen verricht in België) o 88: Diensten (voluit: Intracommunautaire diensten met verlegging van heffing)

Bij twijfel adviseren wij u uw boekhouder te contacteren.

Kleos – implementatie btw Versie: januari 2014

AANKOOPFACTUREN REKENINGSTELSEL VENNOOTSCHAPSBOEKHOUDING

KOSTENREKENING NIET AFTREKBARE BTW Bij sommige aankopen is de BTW niet volledig aftrekbaar (=terugvorderbaar). In dit voorbeeld ziet u dat er een percentage (50%) is ingevuld, zoals van toepassing op autokosten.( 612500 Brandstof auto.)

Configuratie – Boekhouding – Rekeningstelsel

Selecteer de boekhouding en het juiste boekjaar

Klik op “Nieuw” en neem alle parameters over zoals aangegeven

Let wel: Kleos zal zelf geen percentage voorstellen. U dient dit manueel in te stellen. Er dient tevens aangegeven te worden op welke rekening de niet aftrekbare BTW moet worden geboekt (en dat kan zelfs apart voor facturen en creditnota's). Standaard zal Kleos dezelfde kostenrekening voorstellen, maar het staat u vrij een andere rekening te kiezen. Noot 1: dit mechanisme kan ook worden gebruikt door gemengd of gedeeltelijk belastingplichtigen voor wie de BTW op aankopen slechts gedeeltelijk aftrekbaar is. Gebruik dit enkel in overleg met uw accountant! Noot 2: het scherm bevat ook velden voor het configureren van privégebruik. Dit is niet van toepassing in een vennootschapsboekhouding

Bij twijfel adviseren wij u uw boekhouder te contacteren.

Kleos – implementatie btw Versie: januari 2014

AANKOOPFACTUREN CONFIGURATIE KASBOEKHOUDING

Vóór de invoering van de BTW waren advocaten-natuurlijke personen enkel gehouden tot het bijhouden van een financieel dagboek.

Ontvangen maar nog niet betaalde aankoopfacturen waren niet relevant en moesten dan ook niet in de boekhouding worden verwerkt.

Door invoering van de BTW moet nu echter ook een aankoopfactuurboek worden bijgehouden omdat de BTW op aankopen door de advocaat kan worden teruggevorderd, onafhankelijk of de factuur betaald is of niet.

Op het vlak van de directe belastingen wordt het belastbaar resultaat van de advocaat-natuurlijke persoon nog steeds mee bepaald door de werkelijk betaalde kosten, waar onbetaalde aankoopfacturen niet toe behoren.

Om dit boekhoudkundig te kunnen verwerken hanteert Kleos een stelsel van dubbele rekeningen:

in het factuurjournaal worden de kosten geboekt op tijdelijke rekeningen. Deze boekingen vormen de basis voor de BTW-aangifte. Omdat deze boekingen nog niet tot het fiscaal resultaat behoren (de advocaat mag ze immers nog niet aftrekken zo lang de bedragen niet betaald zijn) worden zgn. balansrekeningen gebruikt, van de klasse 4. Deze rekeningen worden gemerkt als zijnde "Extra-fiscaal"

bij de effectieve betaling van de factuur aan de leverancier, in het bank- of kasjournaal dus, worden deze bedragen door Kleos automatisch overgeboekt naar een definitieve rekening, die (meestal) tot de klasse 6 behoort, en dus het belastbaar resultaat beïnvloedt.

Door dit mechanisme slaagt Kleos er in zowel correcte BTW-aangiftes op te stellen, als u de juiste cijfers voor de belastingsaangifte te bezorgen, zonder dat u daarvoor bijkomende boekingen of berekeningen hoeft te doen.

Opmerking: om dit resultaat te bereiken dient u wel (éénmalig) het rekeningstelsel correct te configureren, wat, afhankelijk van het detail dat u wenst te bekomen, vrij complex kan zijn. U zou ook de configuratie zoals beschreven in de pagina over de vennootschapsboekhouding kunnen gebruiken. Deze is eenvoudiger want gebruikt geen dubbele rekeningen. Maar dan moet u desgewenst manueel het belastbaar resultaat corrigeren bij het opmaken van de belastingaangifte. Neem deze beslissing in overleg met uw accountant.

Op de volgende pagina's leert u hoe de verschillende soorten aankooprekeningen geconfigureerd dienen te worden

Kleos – implementatie btw Versie: januari 2014

AANKOOPFACTUREN REKENINGSTELSEL KASBOEKHOUDING KOSTENREKENING VOORBEELD ALGEMEEN

Voorbeeld: configuratie van de rekening 444121 - Informaticaprestaties (tijdelijk) U dient eerst de definitieve rekening aan te maken, omdat de tijdelijke eraan moet worden gekoppeld.

Configuratie – Boekhouding – Rekeningstelsel

Selecteer de boekhouding en het juiste boekjaar

Klik op “Nieuw” en neem alle parameters over zoals aangegeven

Dit is de configuratie van de tijdelijke rekening. Het is deze die in het aankoopjournaal wordt gebruikt en die dus de parameters bevat die verband houden met de verwerking van de BTW. Let vooral op de volgende instellingen:

BTW-code: kies hier de code die overeenkomt met het tarief dat op dergelijke aankopen van toepassing is. Gewoonlijk is dat 21%, maar voor bv. voor boeken kan u dit instellen op 6%. Bij het inboeken van een aankoop zal Kleos automatisch de BTW voor u berekenen aan de hand van de gekozen code (maar u kan steeds manueel afwijken)

Categorie voor BTW-aangifte - nationaal: deze selectie bepaalt of het bedrag van de aankoop terecht komt in rooster 81, 82 or 83 van de BTW aangifte.

o 81: Handelsgoederen, hulp- en grondstoffen is normalerwijze niet van toepassing in een advocatenkantoor

o 82: Diensten en diverse goederen: dit zal de standaardinstelling zijn voor de meeste rekeningen

o 83: Bedrijfsmiddelen: enkel voor investeringsgoederen

Categorie voor BTW-aangifte - EU: wanneer u iets aankoopt in een andere EU-lidstaat, dient het bedrag ook in rooster 86 of 88 te worden opgenomen

o 86: Goederen (voluit: Intracommunautaire verwervingen verricht in België) o 88: Diensten (voluit: Intracommunautaire diensten met verlegging van heffing)

Kleos – implementatie btw Versie: januari 2014

AANKOOPFACTUREN REKENINGSTELSEL KASBOEKHOUDING KOSTENREKENING VOORBEELD ALGEMEEN

Dit is de configuratie van de gekoppelde definitieve rekening 612100 - Informaticaprestaties.

Klik op “Configuratie” – “Boekhouding” – “Rekeningstelsel”

Selecteer de boekhouding en het juiste boekjaar

Klik op “Nieuw”

Neem alle parameters over zoals aangegeven

Aangezien deze enkel in de financiële journalen wordt gebruikt (via automatische overboekingen), en deze boekingen geen invloed meer hebben op de BTW-aangifte, worden er geen parameters die verband houden met de BTW ingevuld.

Bij twijfel adviseren wij u uw boekhouder te contacteren.

Kleos – implementatie btw Versie: januari 2014

AANKOOPFACTUREN REKENINGSTELSEL KASBOEKHOUDING

NIET AFTREKBARE BTW

Hieronder de schermen voor een voorbeeldconfiguratie voor de kostenrekeningen waarvan de BTW slechts gedeeltelijk aftrekbaar (=terugvorderbaar) is, zoals 444125 - Brandstof auto. U dient eerst de definitieve rekening aan te maken, omdat de tijdelijke eraan moet worden gekoppeld.

Klik op “Configuratie” – “Boekhouding” – “Rekeningstelsel”

Selecteer de boekhouding en het juiste boekjaar

Klik op “Nieuw” en neem alle parameters over zoals aangegeven

Het is deze die in het aankoopjournaal wordt gebruikt en die dus de parameters bevat die verband houden met de verwerking van de BTW. In het voorbeeld ziet u dat er een percentage (50%) is ingevuld, zoals van toepassing op autokosten. Let wel: Kleos zal zelf geen percentage voorstellen. U dient dit manueel in te stellen. Er dient tevens aangegeven te worden op welke rekening de niet aftrekbare BTW moet worden geboekt (en dat kan zelfs apart voor facturen en creditnota's). Standaard zal Kleos dezelfde kostenrekening voorstellen, maar het staat u vrij een andere rekening te kiezen. Noot: dit mechanisme kan ook worden gebruikt door gemengd of gedeeltelijk belastingplichtigen voor wie de BTW op aankopen slechts gedeeltelijk aftrekbaar is. Gebruik dit enkel in overleg met uw accountant!

Kleos – implementatie btw Versie: januari 2014

AANKOOPFACTUREN REKENINGSTELSEL KASBOEKHOUDING

NIET AFTREKBARE BTW Dit is de configuratie van de gekoppelde definitieve rekening 612500 - Brandstof auto.

Klik op “Configuratie” – “Boekhouding” – “Rekeningstelsel”

Selecteer de boekhouding en het juiste boekjaar

Klik op “Nieuw” en neem alle parameters over zoals aangegeven

Aangezien deze enkel in de financiële journalen wordt gebruikt (via automatische overboekingen), en deze boekingen geen invloed meer hebben op de BTW-aangifte, worden er geen parameters die verband houden met de BTW ingevuld.

Bij twijfel adviseren wij u uw boekhouder te contacteren.

Kleos – implementatie btw Versie: januari 2014

AANKOOPFACTUREN REKENINGSTELSEL KASBOEKHOUDING

PRIVÉGEBRUIK Hieronder de schermen voor een voorbeeldconfiguratie voor de kostenrekeningen gebruikt bij aankopen die deels voor privé-gebruik zijn bestemd. Een typisch voorbeeld zijn kosten ivm het gebouw waar de advocaat zijn kantoor heeft maar ook woont – voorbeeld : 444133 - Brandverzekering. NB: u dient eerst de definitieve rekening aan te maken, omdat de tijdelijke eraan moet worden gekoppeld. En voordien moeten de rekeningen bestaan waar het privé-gedeelte op zal worden geregistreerd

Klik op “Configuratie” – “Boekhouding” – “Rekeningstelsel”

Selecteer de boekhouding en het juiste boekjaar

Klik op “Nieuw” en neem alle parameters over zoals aangegeven

Het is deze die in het aankoopjournaal wordt gebruikt en die dus de parameters bevat die verband houden met de verwerking van de BTW. Naast de standaard parameters voor de verwerking van de BTW, wordt hier ook een percentage ingegeven voor het privé-gebruik. Dit percentage dient u te bepalen in samenspraak met de administratie en/of uw accountant. Er dient ook een rekening te worden opgegeven waar het privé-gedeelte van de kost en de BTW dienen worden op geboekt. Per definitie is dat geen kostenrekening (klasse 6) maar een balansrekening, bv. 489100/1. Deze laatste rekening dient eerst te worden gecreëerd (zie de laatste 2 schermen op deze pagina).

Kleos – implementatie btw Versie: januari 2014

AANKOOPFACTUREN REKENINGSTELSEL KASBOEKHOUDING

PRIVÉGEBRUIK Voor de configuratie van de gekoppelde definitieve rekening 613300 - Brandverzekering.

Klik op “Configuratie” – “Boekhouding” – “Rekeningstelsel

“Selecteer de boekhouding en het juiste boekjaar

Klik op “Nieuw” en neem alle parameters over zoals aangegeven

Aangezien deze enkel in de financiële journalen wordt gebruikt (via automatische overboekingen), en deze boekingen geen invloed meer hebben op de BTW-aangifte, worden er geen parameters die verband houden met de BTW ingevuld, noch dient er hier een privé gedeelte te worden bepaald. Enkel het beroepsmatige gedeelte zal immers naar die rekening worden overgeboekt.

Bij twijfel adviseren wij u uw boekhouder te contacteren.

Kleos – implementatie btw Versie: januari 2014

AANKOOPFACTUREN REKENINGSTELSEL KASBOEKHOUDING

PRIVÉGEBRUIK Hieronder de configuratie van de rekeningen die het gedeelte "privé-gebruik" zullen bevatten. Er zijn er ook 2 nodig: één voor de registratie in het aankoopjournaal en één voor de automatische overboeking naar het aankoopjournaal bij betaling.Er dient slechts één dergelijk stel rekeningen te worden aangemaakt. Maak de de tijdelijke rekening, voor het aankoopjournaal aan

Klik op “Configuratie” – “Boekhouding” – “Rekeningstelsel”

Selecteer de boekhouding en het juiste boekjaar

Klik op “Nieuw” en neem alle parameters over zoals aangegeven

Bij twijfel adviseren wij u uw boekhouder te contacteren.

Kleos – implementatie btw Versie: januari 2014

AANKOOPFACTUREN REKENINGSTELSEL KASBOEKHOUDING

PRIVÉGEBRUIK

Dit is de definitieve rekening (eerst aan te maken), voor de financiële journalen

Klik op “Configuratie” – “Boekhouding” – “Rekeningstelsel”

Selecteer de boekhouding en het juiste boekjaar

Klik op “Nieuw” en neem alle parameters over zoals aangegeven

Noot: het is ook mogelijk en soms nodig de parameters ivm privé-gebruik en niet-aftrekbare BTW te combineren, zoals bij kosten die verband houden met een auto die ook privé wordt gebruikt

Bij twijfel adviseren wij u uw boekhouder te contacteren.

Kleos – implementatie btw Versie: januari 2014

AANKOOPFACTUREN BOEKEN AANKOOPFACTUUR

Als het rekeningstelsel juist is geconfigureerd zullen de bedragen correct worden verwerkt in de

BTW-aangifte. U ziet trouwens tijdens de ingave in welk rooster de bedragen zullen terecht komen.

Bijzonder aandacht is vereist voor buitenlandse facturen en facturen waarbij de BTW verlegd is naar

de medecontractant.

Let er goed op het juiste BTW regime regime te kiezen:

nationaal: voor alle facturen die niet onder één van de 3 andere regimes vallen

EU: voor facturen van een leverancier uit een andere EU-lidstaat waarbij verlegging van BTW

wordt toegepast

buiten EU: voor facturen van een leverancier gevestigd buiten de EU

medecontractant nationaal: voor facturen van een Belgische leverancier waarbij de BTW is

verlegd (zoals bepaalde werken aan onroerende goederen)

Voor EU en medecontractant nationaal zal Kleos automatisch 2 bijkomende boekingen aanmaken (die

u zal zien verschijnen onderaan in het ingavescherm) voor de BTW.

Kleos – implementatie btw Versie: januari 2014

AANKOOPFACTUREN BOEKEN AANKOOPFACTUUR 21%

Selecteer de module “Boekhouding”

Selecteer onderdeel “Journalen” - “Aankopen” – “Facturen” (1)

Selecteer de boekhouding en het juiste boekjaar (2)

Klik op “Nieuw” (3)

In het veld registratiedatum vult u de datum in die gebruikt wordt voor de BTW-aangifte (4)

Type leverancier: voor buitenlandse facturen en medecontractant dient u hier de juiste keuze te maken. Deze informatie wordt overgenomen uit het profiel van de leverancier en kan daar standaard worden ingesteld (5)

Klik op “Boeking toevoegen” (6)

Kies de rekening waarop geboekt moet worden (7)

Vul het bedrag in van de boeking exclusief BTW. Kleos zal de BTW berekenen aan de hand van het tarief ingevuld in het rekeningstelsel. Links van het bedrag ziet u meteen in welk rooster van de BTW-aangifte dit bedrag wordt opgenomen (8)

Bij twijfel adviseren wij u uw boekhouder te contacteren. Video zie : http://www.screencast.com/t/XFMQRsDiD

Kleos – implementatie btw Versie: januari 2014

AANKOOPFACTUREN NIET AFTREKBARE BTW

VOORBEELD BOEKEN AANKOOP BRANDSTOF

Selecteer de module “Boekhouding”

Selecteer onderdeel “Journalen” - “Aankopen” – “Facturen” (1)

Selecteer de boekhouding en het juiste boekjaar (2)

Klik op “Nieuw” (3)

In het veld registratiedatum vult u de datum in die gebruikt wordt voor de BTW-aangifte (4)

Type leverancier: voor buitenlandse facturen en medecontractant dient u hier de juiste keuze te maken. Deze informatie wordt overgenomen uit het profiel van de leverancier en kan daar standaard worden ingesteld (5)

Klik op “Boeking toevoegen” (6)

Kies de rekening waarop geboekt moet worden (7)

Vul het bedrag in van de boeking exclusief BTW. Kleos zal de BTW berekenen aan de hand van het tarief ingevuld in het rekeningstelsel. Links van het bedrag ziet u meteen in welk rooster van de BTW-aangifte dit bedrag wordt opgenomen (8)

Na ingave van het totale bedrag zal Kleos automatisch bijkomende boekingslijnen toevoegen voor het niet aftrekbare gedeelte van de BTW

Bij twijfel adviseren wij u uw boekhouder te contacteren. Video zie : http://www.screencast.com/t/nCB2uMFNG

Kleos – implementatie btw Versie: januari 2014

AANKOOPFACTUREN PRIVÉ GEBRUIK

VOORBEELD BOEKEN AANKOOP ELECTRICITEIT Selecteer de module “Boekhouding”

Selecteer onderdeel “Journalen” - “Aankopen” – “Facturen” (1)

Selecteer de boekhouding en het juiste boekjaar (2)

Klik op “Nieuw” (3)

In het veld registratiedatum vult u de datum in die gebruikt wordt voor de BTW-aangifte (4)

Type leverancier: voor buitenlandse facturen en medecontractant dient u hier de juiste keuze te

maken. Deze informatie wordt overgenomen uit het profiel van de leverancier en kan daar

standaard worden ingesteld (5)

Klik op “Boeking toevoegen” (6)

Kies de rekening waarop geboekt moet worden (7)

Vul het bedrag in van de boeking exclusief BTW. Kleos zal de BTW berekenen aan de hand van het

tarief ingevuld in het rekeningstelsel. Links van het bedrag ziet u meteen in welk rooster van de

BTW-aangifte dit bedrag wordt opgenomen (8)

Na ingave van het totale bedrag zal Kleos dit herberekenen in functie van de parameter mbt

privégebruik en automatisch bijkomende boekingslijnen toevoegen.(9)

Bij twijfel adviseren wij u uw boekhouder te contacteren.

Video zie : http://www.screencast.com/t/ASr8oc9qSZXC

Kleos – implementatie btw Versie: januari 2014

AANKOOPFACTUREN PRIVÉ GEBRUIK EN NIET AFTREKBARE BTW

VOORBEELD ANDERE AUTOKOSTEN Selecteer de module “Boekhouding”

Selecteer onderdeel “Journalen” - “Aankopen” – “Facturen” (1)

Selecteer de boekhouding en het juiste boekjaar (2)

Klik op “Nieuw” (3)

In het veld registratiedatum vult u de datum in die gebruikt wordt voor de BTW-aangifte (4)

Type leverancier: voor buitenlandse facturen en medecontractant dient u hier de juiste keuze te

maken. Deze informatie wordt overgenomen uit het profiel van de leverancier en kan daar

standaard worden ingesteld (5)

Klik op “Boeking toevoegen” (6)

Kies de rekening waarop geboekt moet worden (7)

Vul het bedrag in van de boeking exclusief BTW. Kleos zal de BTW berekenen aan de hand van het

tarief ingevuld in het rekeningstelsel. Links van het bedrag ziet u meteen in welk rooster van de

BTW-aangifte dit bedrag wordt opgenomen (8)

Na ingave van het totale bedrag zal Kleos dit herberekenen in functie van de parameter mbt

privégebruik en niet aftrebare BTW en automatisch bijkomende boekingslijnen toevoegen.(9)

Bij twijfel adviseren wij u uw boekhouder te contacteren. Video zie : http://www.screencast.com/t/Iw9ZafBg