Gebruikershandleiding - TOOL2MATCH · aangemaakt. In het tweede gedeelte wordt uitgelegd hoe het...

Verzorgd door: Primatch HR Groep

TOOL2MATCH

Gebruikershandleiding

Gebruikershandleiding tool2match 2019

1

Inleiding

Tool2match is een volledige cloud oplossing en voorziet in een zestal behoeftes omtrent de werving

en selectie processen binnen bedrijven. Binnen de ontwikkeling heeft het werving en selectie proces

altijd op één gestaan. In het ontwikkelteam zijn werving en selectie professionals opgenomen met

bij elkaar ruim 40 jaar ervaring in werving en selectie en HR.

Tijdens het creëren van deze gebruikershandleiding hebben wij het doel voor ogen gehad dat een

beginnende gebruiker van tool2match de software snel doorheeft en deze handleiding uitsluitend

nodig is ter aanvulling en niet als startpunt. Ervaren gebruikers van tool2match kunnen deze

handleiding gebruiken als naslagwerk.

De handleiding is zo opgebouwd dat alle schermen van de software afzonderlijk van elkaar worden

besproken. Zo behandelt hoofdstuk 1 alle basisfunctionaliteiten van tool2match. In hoofdstuk 2 tot

en met 5 worden de vier hoofdschermen van tool2match uitvoerig besproken (dit zijn: Vacatures,

Database, Rapporten en Jobsite beheer). Hoofdstuk 6 biedt een gedetailleerde uitleg van alle

algemene instellingen in tool2match en in hoofdstuk 7 worden de functionaliteiten van ‘het account’

toegelicht. Tot slot behandelt hoofdstuk 8 hoe het beoordelen van een kandidaat in zijn werk gaat.

** LET OP Afhankelijk van het rechtenniveau dat aan jouw gebruikersaccount is gekoppeld, is het

mogelijk dat niet alle schermen die in deze handleiding worden besproken, zichtbaar zijn.


2

Inhoudsopgave 1. De eerste keer inloggen .................................................................................................................. 5

1.1 Inloggen .................................................................................................................. 5

1.2 Wachtwoord aanpassen ......................................................................................... 5

1.2.1 Handtekening toevoegen ................................................................................................... 6

1.3 Goed om te weten; de verschillende rechtenniveau’s ............................................ 6

2. Vacatures ......................................................................................................................................... 8

2.1 Aanmaken nieuwe vacature/procedure ................................................................. 8

2.1.1 Algemene vacature instellingen ........................................................................................ 8

2.1.2 Weergave instellingen ...................................................................................................... 13

2.2 Vacatureoverzicht .................................................................................................17

3. Database ........................................................................................................................................ 18

3.1 Zoeken in de database ..........................................................................................18

3.1.1 Kandidaat toevoegen vanuit de database ....................................................................... 19

3.2 Kandidaten handmatig toevoegen ........................................................................19

3.3 De Database opschonen ........................................................................................21

3.3.1 Selectiecriteria instellen .................................................................................................. 22

3.3.2 Bericht naar de kandidaten ............................................................................................. 23

3.3.3 Bevestigen van de opschoonactie .................................................................................... 23

3.3.4 Data exporteren ................................................................................................................ 24

3.3.5 Huidige onderhoudsinstellingen ..................................................................................... 24

4. Rapporten ...................................................................................................................................... 25

4.1 Algemene statistieken ..........................................................................................25

4.1.1 Leeftijd opbouw ................................................................................................................ 25

4.1.2 Aantal kandidaten ........................................................................................................... 25

4.1.3 Reacties per vacature ....................................................................................................... 26

4.1.4 Google analytics ............................................................................................................... 26

4.2 Conversie en performance ....................................................................................27

4.2.1 Conversie per wervingskanaal ........................................................................................ 27

4.3 Verbruik ................................................................................................................28

4.4 Salarischecks ........................................................................................................28

5. Jobsite beheer ............................................................................................................................... 29

5.1 Algemene instellingen ..........................................................................................29

5.1.1 Volgorde vacatures op jobsite .......................................................................................... 29

5.1.2 Algemene jobsite instellingen .......................................................................................... 29

5.1.3 Algemene jobsite instellingen integrated jobsite ........................................................... 30

5.1.4 Tekstuele instellingen ...................................................................................................... 31


3

5.1.5 Social Media ..................................................................................................................... 32

5.2 Kleuren banner en lettertypes .............................................................................32

5.2.1 Kleur- en lettertype instellingen ..................................................................................... 32

5.2.2 Banner jobsite instellen ................................................................................................... 32

5.3 Overige instellingen ..............................................................................................33

5.3.1 Over ons pagina ................................................................................................................ 33

5.3.2 Google analytics code ....................................................................................................... 33

6. Algemene instellingen / Settings ................................................................................................. 35

6.1 Vestigingen beheren .............................................................................................35

6.2 Werknemers beheren ............................................................................................35

6.2.1 Nieuwe werknemer toevoegen ......................................................................................... 35

6.2.2 Bewerk gegevens van een bestaande werknemer .......................................................... 36

6.3 Emailsjablonen beheren .......................................................................................37

6.4 Bedrijfslogo instellen ............................................................................................38

6.5 Afwijsredenen beheren .........................................................................................39

6.6 Tags/Trefwoorden beheren ...................................................................................39

6.7 Jobboards beheren ................................................................................................40

6.8 Sollicitatiefasen voor kandidaten die in behandeling zijn ...................................41

6.9 Branches beheren .................................................................................................41

6.10 Functiecategorieën beheren .................................................................................41

6.11 Vacature-categorieën beheren ..............................................................................42

6.12 Functietitels beheren ............................................................................................42

7. Account .......................................................................................................................................... 44

7.1 Berichten ...............................................................................................................44

7.2 Wachtwoord wijzigen ............................................................................................44

7.3 Mijn profiel beheren / Handtekening ...................................................................44

7.4 Juridisch / Handleiding ........................................................................................44

8. Kandidaten in tool2match ............................................................................................................ 45

8.1 Hoe vind ik de kandidaten binnen een procedure? ..............................................45

8.2 De kandidaat kaart openen ..................................................................................46

8.2.1 Algemene functionaliteiten ............................................................................................. 46

8.2.2 Persoonlijke gegevens ...................................................................................................... 47

8.2.3 CV en Motivatiebrief ........................................................................................................ 48

8.2.4 Beoordelingen ................................................................................................................... 49

8.2.5 Preselectievragen ............................................................................................................. 50

8.2.6 Open vragen ..................................................................................................................... 50

8.2.7 Notities/Discussie ............................................................................................................. 50


4

8.2.8 Tags bij deze kandidaat ................................................................................................... 50

8.2.9 Faseverandering van kandidaat ..................................................................................... 51

8.2.10 Statushistorie van kandidaat ...................................................................................... 51

8.2.11 Verzonden berichten naar kandidaat ......................................................................... 51

8.3 De verschillende wervingsfases ............................................................................52

8.3.1 Nieuw ................................................................................................................................ 52

8.3.2 Shortlist ............................................................................................................................ 53

8.3.3 In behandeling .................................................................................................................. 54

8.3.4 Uit database ..................................................................................................................... 55

8.3.5 Af te wijzen ....................................................................................................................... 55

8.3.6 Afgewezen ......................................................................................................................... 59

8.3.7 Aangenomen ..................................................................................................................... 60


5

1. DE EERSTE KEER INLOGGEN In dit hoofdstuk wordt behandeld welke stappen je onderneemt tijdens de eerste keer inloggen in

tool2match.

1.1 Inloggen Van de beheerder van de tool2match omgeving heb je via de mail inloggegevens toegestuurd

gekregen. Let op: deze mail met inloggegevens kan in je ongewenste mail terecht zijn gekomen.

Navigeer naar de website die staat vermeld in de mail. Vul vervolgens op de daarvoor bestemde

velden je gebruikersnaam en wachtwoord in en druk op de rode pijl. Na het inloggen word je direct

doorgestuurd naar de openingspagina binnen tool2match.

1.2 Wachtwoord aanpassen Het is verstandig om, nadat je voor het eerst bent ingelogd, een nieuw en persoonlijk wachtwoord

aan te maken. Om wijzigingen in je account te maken, klik je rechtsboven in het blauwe

navigatievenster op het icoontje van een poppetje (zie onderstaande afbeelding).

Je maakt een nieuw wachtwoord aan door in het kader ‘Wachtwoord wijzigen’ de drie roodgekleurde

vakken in te vullen en te klikken op de button ‘Wachtwoord wijzigen’. Wanneer het wachtwoord is

aangepast verschijnt er een groene balk met “Het wachtwoord is aangepast ” ter bevestiging.


6

1.2.1 Handtekening toevoegen

Voeg nadat je voor het eerst bent ingelogd ook direct je handtekening toe. Op die manier voorkom

je dat kandidaten mogelijk een mail ontvangen zonder afsluiting.

Klik rechtsboven in het scherm op het blauwe poppetje om naar je profielinstellingen te gaan.

Tijdens het invullen van je handtekening hoef je geen afsluiting zoals ‘Met vriendelijke groet’ in te

geven, dit wordt namelijk al automatisch in de e-mail verwerkt.

**TIP Houd de handtekening simpel met alleen relevante contactinformatie. Overbodige

informatie zoals logo’s of data van beurzen of evenementen verhogen de kans dat je bericht niet

goed wordt bezorgd bij de kandidaat.

Indien je toch een logo aan je handtekening wil toevoegen, kan dit door in je handtekening het

mergeveld [logo] in te voeren (zie onderstaande afbeelding). Hiervoor dient wel eerst een

bedrijfslogo aan de tool2match omgeving te worden gekoppeld.

1.3 Goed om te weten; de verschillende rechtenniveau’s Afhankelijk van de rechten die in tool2match aan jouw account verbonden zijn, zullen niet alle

functionaliteiten vanuit tool2match voor jou zichtbaar en/of bewerkbaar zijn. Het is dan ook

mogelijk dat niet alle informatie die in deze handleiding staat, relevant voor je is.

In tool2match maken we namelijk onderscheid tussen de volgende vier rechtenniveau’s:

• Beheerder(s): Beheerders kunnen de gehele tool2match omgeving van de organisatie

inrichten en beheren. Voor beheerders zijn dan ook alle functionaliteiten en alle procedures

zichtbaar en bewerkbaar.

• Recruiter(s): Recruiters hebben de mogelijkheid alles binnen een bepaalde

sollicitatieprocedure te beheren.

• Selectiecommissie: Een lid van de selectiecommissie kan alle kandidaten in een

procedure inzien en deze beoordelen. Selectiecommissieleden kunnen geen aanpassingen

maken in de tool2match omgeving.

• Stakeholder(s):

Daarnaast kunnen alle gebruikers los van elkaar rechten krijgen op de volgende drie

functionaliteiten:

• Inzien van de kandidatendatabase;

• Beheren van de jobsite instellingen;

• Bekijken van de rapporten pagina.


7

Indien je jezelf beperkt voelt in jouw rechtenniveau en/of handelingen niet volledig kan uitvoeren,

mag je dit aangeven bij de beheerder van jouw tool2match omgeving. Deze kan het rechtenniveau

voor je aanpassen.


8

2. VACATURES Onder het tabblad vind je alle vacatures die op dit moment in behandeling zijn of in behandeling

zijn geweest. Daarnaast heb je hier de mogelijkheid een nieuwe vacature aan te maken. Je komt

terecht in dit scherm door links boven in het scherm op ‘Vacatures’ te klikken (zie onderstaande

afbeelding).

In het eerste gedeelte van dit hoofdstuk zal worden behandeld hoe een nieuwe vacature kan worden

aangemaakt. In het tweede gedeelte wordt uitgelegd hoe het vacatureoverzicht geïnterpreteerd

mag worden.

2.1 Aanmaken nieuwe vacature/procedure Om een nieuwe vacature aan te maken in tool2match, klik je op het tabblad ‘Vacatures’. Je klikt

vervolgens op de blauwe button Nieuwe Vacature.

Je komt nu op de pagina terecht waar je alle algemene vacature instellingen gaat instellen en

vervolgens de weergave instellingen (zie onderstaande afbeelding).

In onderstaande paragrafen wordt stap voor stap uitgelegd hoe je een vacature aanmaakt. Hierbij

wordt eerst het tabblad ‘Algemene vacature instellingen’ met alle onderliggende kaders besproken

en vervolgens het tabblad ‘Weergave instellingen’.

2.1.1 Algemene vacature instellingen

Op de pagina ‘Algemene vacature instellingen’ staan een aantal kaders die verplicht ingevuld

moeten worden om een vacature aan te maken en een aantal kaders die optioneel zijn. In

onderstaande paragrafen komen alle kaders die op deze pagina staan aan bod.

2.1.1.1 Algemene instellingen

In het kader ‘Algemene instellingen’ heb je de mogelijkheid de algemene informatie van een

vacature in te vullen. Deze velden zijn ook op de jobsite zichtbaar, waardoor kandidaten tijdens het

sollicitatieproces meer informatie over de vacature kunnen vinden. De functienaam is verplicht om

in te vulden, de overige velden zijn optioneel maar worden wel aangeraden. Vergeet niet op de

button ‘Opslaan’ te klikken.

De volgende instellingen kunnen worden ingevuld:

• Functienaam: Vul de titel van de vacature in. De functienaam wordt getoond op de jobsite

en wordt automatisch ingevuld bij mail correspondentie.

• Interne referentie: Vul de referentie in die in jullie organisatie wordt gebruikt voor deze

vacature. Deze informatie wordt niet getoond aan de kandidaat.

• Full-time/Part-time: Geef aan of de functie, part-time of full-time invulbaar is.

• Contract vorm: Geef aan of het een contract is voor bepaalde tijd, onbepaalde tijd of op

freelance basis.

• Uren per week: Geef aan voor hoeveel uur de functie is ingeschaald.


9

• Max. afstand (km): Geef de maximale afstand van de woonplaats van de kandidaat tot

werklocatie voor de functie aan.

• Vestiging/afdeling: Geef aan op welke vestiging deze vacature speelt (zie paragraaf 6.1).

• Vacature-categorie: Selecteer de vacature-categorie (deze functionaliteit is enkel

mogelijk wanneer dit door de Primatch consultant voor je is ingericht, zie paragraaf 6.12)*.

• Opleidingsniveau: Selecteer hier het opleidingsniveau van de vacature.

• Branche: Selecteer de branche waarin je bedrijf /vestiging actief is (zie paragraaf 6.9).*

• Functiecategorie: Selecteer de functiecategorie van de vacature (zie paragraaf 6.10).*

• Functietitel: Selecteer de functietitel van de vacature. De functietitel is pas zichtbaar

nadat een functiecategorie is geselecteerd (zie paragraaf 6.11).*

• Min. bruto salaris en max. bruto salaris: Geef hier de bandbreedte weer waar tussen

het salaris kan liggen. Geef dit als geheel bedrag in. Dus: €50.000 als 50000.

• Salaris per?: Geef aan of het min. en max. salaris per jaar, per maand, of per uur is.

*Instelbaar en aanpasbaar in de bedrijfsinstellingen-pagina indien je beheerder rechten hebt.

**LET OP Hoe meer velden worden ingevuld, hoe meer informatie een kandidaat krijgt over de

vacature. Dit verhoogt de conversie. De kwaliteit van de reacties zal (in het algemeen) ook

toenemen naar mate er meer velden zijn ingevuld.

2.1.1.2 Publicatie instellingen

Zet een vacature online (publiceren), offline of archiveer hem via de publicatie instellingen. Dit

kader vind je terug onder de algemene vacature instellingen van een vacature (zie onderstaande

afbeelding).

De volgende instellingen kunnen worden ingevuld:

• Aangemaakt op: Dit is de datum waarop de functie is aangemaakt in het systeem. Deze

datum kan niet worden aangepast of verwijderd.

• Publiceren op: Dit geeft aan op welke datum de vacature automatisch mag worden

gepubliceerd.

• Offline halen op: Dit geeft aan op welke datum de vacature automatisch offline mag

worden gehaald.

• Notificatie e-mail naar recruiters: Stel in hoe vaak tool2match jou moet informeren

over de status van deze procedure. Let op! Deze e-mail frequentie geldt voor alle

medewerkers die recruiters rechten hebben. Uiteraard kun je gedurende het proces deze e-

mail notificatie aanpassen.

• Opslaan knop: Sla wijzigingen altijd op, anders worden deze niet doorgevoerd.

• Nu publiceren en offline zetten: Hiermee activeer of deactiveer je de vacature op je

jobsite en daarmee het sollicitatieformulier. Als je een vacature offline zet, kunnen

kandidaten niet meer reageren en is de link naar het sollicitatieformulier verbroken. Let


10

er dus op bij inzet van externe media dat deze media ook inactief is alvorens je de vacature

offline zet!

• Preview: Voordat je de vacature daadwerkelijk publiceert, heb je door middel van deze

knop de mogelijkheid om nog een laatste keer te controleren hoe de vacature zichtbaar is

op de jobsite.

• Dupliceren: Dupliceer de vacature door op deze knop te drukken.

• Archiveren: Een vacature kan alleen gearchiveerd worden als er geen kandidaten meer

in een actieve fase zitten. Actieve fases zijn: Nieuw, Shortlist, In behandeling of Af te

wijzen.

** LET OP Publiceer een vacature pas wanneer hij volledig is ingericht en dus alle onderstaande

stappen/paragrafen zijn doorlopen. Indien je een vacature niet publiceert, zal de vacature niet op

de jobsite zichtbaar zijn en hebben kandidaten niet de mogelijkheid te reageren op een vacature.

2.1.1.3 Sollicitatiefasen aanpassen per procedure

Omdat elk recruitmentproces een andere invulling heeft, zullen ook de sollicitatiefasen voor

verschillende procedures niet hetzelfde zijn. Dit kan bijvoorbeeld verschillen in het aantal

gesprekken en het doen van een assessment of meeloopdag.

Iedere organisatie zal daar haar eigen rode draad in hebben. In dit kader kunnen daarom de

sollicitatiefasen per procedure worden aangepast. Indien je de sollicitatiefasen in het algemeen wil

aanpassen zodat deze aanpassing bij iedere vacature doorgevoerd wordt, kijk dan naar paragraaf

6.8.

Je kunt de grijze pijltjes gebruiken om een fase naar boven of beneden te verschuiven.

Wil je een fase helemaal verwijderen? Gebruik dan het rode kruisje. Om een nieuwe fase toe te

voegen aan deze procedure kun je op het blauwe plusje drukken en de betreffende fase toevoegen

door op het groene vinkje te klikken (zie bovenstaande afbeelding).

**LET OP De eerste en laatste fase van het proces zijn standaard ingevuld en dus ook verplicht.

De eerste fase is altijd ‘CV bekeken’ en de laatste fase is altijd ‘Aanbieding gedaan’. Daar tussen

zijn verschillende opties mogelijk zoals in bovenstaande afbeelding.


11

2.1.1.4 Recruiters

Rechtsboven in de algemene vacature instellingen vind je het kader ‘Recruiters’. Recruiters zijn

een belangrijk onderdeel van de procedure van een vacature. Zo zal de volledige mail

correspondentie met kandidaten uit naam van de desbetreffende recruiter zijn en heb je als

recruiter de mogelijkheid alle processtappen en instellingen van deze procedure aan te passen.

Zodra je een vacature aanmaakt, word jij automatisch de recruiter van deze functie. Je herkent een

recruiter doordat een asterisk (*) achter de naam van de gebruiker staat. Indien een andere

gebruiker van tool2match recruiter mag zijn voor deze functie, verwijder je jezelf eerst d.m.v. het

rode kruisje achter je naam. Vervolgens type je de naam van de juiste persoon in en selecteer je

deze persoon in het openslaande menu.

**LET OP Er kunnen meerdere recruiters aan eenzelfde procedure worden gekoppeld. Er is echter

maar één persoon vanuit wie de automatische berichten worden verstuurd en dat is de recruiter

met de asterisk achter de naam (zie onderstaande afbeelding).

2.1.1.5 Selectiecommissie

In het kader ‘Selectiecommissie’ worden medewerkers toegevoegd die kandidaten in een procedure

gaan beoordelen. Hoe het beoordelen precies in zijn werk gaat, staat omschreven in hoofdstuk 8.

Om een selectiecommissie lid toe te voegen, vul je de naam van de werknemer in het tekstvak in.

Tool2match toont een lijst met suggesties van werknemers zodra je begint met typen.

**LET OP Indien een selectiecommissielid nog geen eigen tool2match account heeft, zal deze niet

als commissielid kunnen worden toegevoegd. Zorg er daarom eerst voor dat de beheerder van de


12

tool2match omgeving de selectiecommissieleden als gebruiker heeft toegevoegd (zie paragraaf

6.2.1).

Een selectiecommissielid kan wel:

• Kandidaten beoordelen door het geven van sterren en opmerkingen. Daarnaast kan je in

het notitieveld opmerkingen plaatsen;

• Elke kandidaat (binnen de procedure) tags meegeven. Dit is belangrijk in verband met de

kandidatendatabase, zie hoofdstuk 5.

Een selectiecommissie kan niet:

• Kandidaten afwijzen of uitnodigen op gesprek;

• Kandidaten van status veranderen;

• Kandidaten e-mail correspondentie sturen.

**LET OP Wanneer je als recruiter ook kandidaten wil beoordelen, dien je ook als

selectiecommissie ingegeven te zijn.

2.1.1.6 Stakeholders

Zodra een gebruiker wordt toegevoegd aan tool2match, bestaat de mogelijkheid deze collega toe te

voegen als Stakeholder. Kortgezegd houdt dit in dat stakeholders enkel de mogelijkheid hebben

gedeelde profielen in te zien. Stakeholders hebben geen toegang tot de applicatie en hebben daarom

geen toegang tot de overige kandidaten in een procedure.

Om een Stakeholder toe te voegen, type je (een gedeelte van) de naam in en klik je vervolgens op

de juiste naam die als suggestie tevoorschijn komt.

2.1.1.7 Mediabronnen gebruiken

De in tool2match geplaatste vacature kan worden uitgezet binnen een breed scala aan jobboards,

ook wel mediabronnen genoemd. Je kunt voor alle omgevingen waar je de vacature uit en waarvoor

je traffic analyse en conversie wil meten, een unieke URL aanmaken.

Klik op het drop down menu ‘Selecteer’ om een mediabron toe te voegen en klik vervolgens op het

blauwe plusje (zie onderstaande afbeelding). De mediabron wordt nu toegevoegd aan de rij met

mediabronnen. Staat de juiste mediabron er nog niet tussen? Dan dient deze eerst aan te worden

gemaakt bij de instellingen. Hoe dit precies in zijn werk gaat vind je terug in paragraaf 6.7.


13

Ga je een vacature uitzetten op een jobboard? Kopieer de link naar het sollicitatieformulier door

op het linker blauwe icoontje te klikken. De link wordt gekopieerd naar je klembord en kan nu

eenvoudig worden ingevoegd bij een vacaturetekst of achter een sollicitatiebutton.

Ga je een vacature uitzetten op social media? Kopieer de link naar de vacaturetekst door op het

rechter blauwe icoontje te klikken. Ook deze link wordt gekopieerd naar je klembord en kan

eenvoudig worden ingevoegd in het social media bericht.

2.1.1.8 Trackingpixel instellen

Wanneer je een gesponsorde campagne hebt uitstaan bij bijvoorbeeld Indeed, Facebook of LinkedIn

is het moeilijk bij te houden hoeveel daadwerkelijke sollicitaties deze campagne heeft opgeleverd.

Zodra je de tracking pixel code in dit veld in tool2match toevoegt, heb je wel de mogelijkheid te

achterhalen hoeveel daadwerkelijke sollicitanten een campagne heeft opgeleverd. Je haalt deze

trackingpixel code uit het account waar je de campagne hebt uitstaan. Ook de sollicitatiegegevens

vind je niet terug in tool2match, maar wel in het account waar je campagne hebt uitgezet.

2.1.2 Weergave instellingen

Op deze pagina kan je bepalen hoe een vacature op de jobsite wordt getoond (denk hierbij

bijvoorbeeld aan de vacaturetekst, preselectievragen, weergave van het sollicitatieformulier). In

onderstaande paragrafen worden alle kaders die op deze pagina staan toegelicht.

2.1.2.1 Functieomschrijving toevoegen

In dit veld voeg je de volledige vacaturetekst toe. De functieomschrijving kan naar wens worden

opgemaakt d.m.v. kopjes, opsommingen of hyperlinks (zie onderstaande afbeelding als voorbeeld).

2.1.2.2 Korte omschrijving toevoegen

Vul in dit kader een pakkende korte omschrijving in die de vacature omschrijft. De tekst die hier

wordt ingevuld wordt aan de kandidaat getoond op het vacatureoverzicht (zie onderstaande

afbeelding als voorbeeld).

2.1.2.3 Preselectievragen instellen


14

Preselectie vragen worden opgenomen in het sollicitatieformulier. Er kunnen twee verschillende

vragen worden toegevoegd; ‘Killervragen’ en ‘Informatieve vragen’. Zie onderstaande afbeelding als

voorbeeld voor preselectie vragen.

Informatieve vragen bieden (extra) informatie op de sollicitatie van een kandidaat. Deze vragen

dragen niet bij aan een automatische selectie. Killervragen zijn vragen waaraan punten worden

toegekend en die gemeten worden aan een minimale score. Deze punten zijn per vraag zelf toe te

kennen en daarnaast is de minimaal te behalen score ook instelbaar. Alle door de kandidaat

ingevulde killervragen moeten opgeteld genoeg punten geven.

Bij het behalen van de vooraf ingegeven minimale score zal de kandidaat die gesolliciteerd heeft in

de betreffende procedure in tool2match onder de noemer ‘Nieuw’ binnen komen.

Heeft de kandidaat niet het minimale aantal punten gehaald, dan zal de kandidaat onder de

noemer ‘Af te wijzen’ in het proces komen. De kandidaat blijft hier dan 48 uur in staan voordat deze

een automatisch gegenereerde afwijzing krijgt.

**LET OP De bovengenoemde automatische afwijzing vindt altijd plaats na 48 uur, maar

uitsluitend op werkdagen en nooit voor 10:30 uur. Bijvoorbeeld, een kandidaat die op donderdag

middag reageert en niet door de preselectie vragenlijst structuur heen komt, ontvangt dus pas op

maandagochtend tussen 10:30 uur en 17:00 uur een afwijzing.

2.1.2.4 Open vragen

Wanneer je meer wil weten over sollicitanten, maar dit kan niet verpakt worden in een pre-

selectievraag, heb je de mogelijkheid open vragen te stellen. Klik op het blauwe plusje om een open

vraag toe te voegen (zie onderstaande afbeelding). Zodra je een open vraag hebt gesteld, is het voor

de kandidaat verplicht deze te beantwoorden.


15

2.1.2.5 Plaatje/foto instellen

In dit kader is het mogelijk afbeeldingen in te stellen die zichtbaar zijn in het vacatureoverzicht

voor de desbetreffende vacature. Wanneer je dus bijvoorbeeld vacatures hebt voor verschillende

vestigingen, kun je eenvoudig de afbeelding voor de vestiging toevoegen aan de desbetreffende

vacature. Klik op de button ‘plaatje uploaden’ en kies voor het juiste bestand.

Op de jobsite ziet dit eruit zoals onderstaande afbeelding. Zoals je kan zien zal de afbeelding aan

de linkerkant van het scherm te zien zijn.

**TIP Wanneer je ervoor kiest een afbeelding bij een vacature te plaatsen, is het verstandig dit bij

iedere vacature te doen, zodat het vacatureoverzicht er netjes uitziet.

2.1.2.6 Trefwoorden (tags) toevoegen

In dit kader ga je de tags toevoegen die voor deze vacature relevant zijn om zo de beste match te

kunnen maken tussen de vacature en de kandidatendatabase. Zodra je trefwoorden hebt ingevoerd,

verschijnen alle kandidaten die een match hebben met één of meer van de ingevoerde tags achter

de button ‘Suggesties bekijken’ (zie onderstaande afbeelding).

Vind je een kandidaat interessant en wil je deze opnemen in de procedure? Druk op het blauwe

vinkje en de kandidaat wordt geïmporteerd in de vacature in de fase ‘Uit database’.

2.1.2.7 Weergave-opties sollicitatieformulier

In dit kader kan precies worden ingesteld welke sollicitatiegegevens je van de kandidaat wil

ontvangen.


16

Het sollicitatieformulier bestaand standaard uit de volgende verplichte invulvelden:

• Voornaam;

• Achternaam;

• E-mail;

• Telefoonnummer.

De overige invulvelden zijn optioneel om toe te voegen aan het sollicitatieformulier (zie

onderstaande afbeelding). Daarnaast bestaat er een verschil tussen het zichtbaar stellen van een

invulveld en het verplicht maken van een invulveld. Je kan kiezen uit de volgende drie opties:

• Je maakt een veld zichtbaar maar niet verplicht;

• Je maakt een veld zichtbaar en verplicht;

• Je maakt een veld niet zichtbaar.

**TIP Veel sollicitanten maken gebruik van hun smartphone. Zij hebben niet altijd een recent CV

en/of motivatiebrief bij de hand en moeten dus nog een keer terugkomen als je de optie CV en

motivatiebrief verplicht maakt. Dit kan zorgen voor conversieverlies.

**TIP Als je veel conversie verwacht, zorg dan voor veel invulvelden in het sollicitatieformulier en

maak deze ook verplicht om in te vullen. Je kunt ook preselectievragen instellen in de vorm van

killervragen zoals uitgelegd in paragraaf 4.3. Verwacht je weinig response op de functie? Maak de

drempel om te solliciteren dan zo laag mogelijk en stel weinig (verplichte) of zelfs geen verplichte

velden in.

2.1.2.8 Onderdelen zichtbaar op jobsite

In dit kader kan worden aangeven welke informatie op de vacature-pagina als samenvatting van

de vacature mag worden getoond (naast vacature) en welke informatie je in het vacatureoverzicht

aan de kandidaat wil tonen (overzicht). Hoe meer vinkjes hier worden aangevinkt, hoe meer details

de kandidaat over de vacature krijgt.

Je kan per vacature spelen met de informatie die je aan de kandidaat wil tonen.


17

2.2 Vacatureoverzicht Zodra je een nieuwe vacature hebt aangemaakt, vind je de vacature terug in het vacatureoverzicht.

Dit vacatureoverzicht vind je door rechtsboven in je scherm op het tabblad ‘Vacatures’ te klikken.

Alle vacatures die je ooit hebt aangemaakt, kan je terugvinden in dit vacatureoverzicht.

Rechtsboven de vacatures is een totaal overzicht te zien van het aantal lopende vacatures, het

totaal aantal kandidaten en de actieve statussen van kandidaten met het bijbehorende aantal

kandidaten (zie onderstaande afbeelding).

Het vacature overzicht is onderverdeeld in twee kaders; in het bovenste kader vind je de lopende

vacatures terug en in het onderste kader de gearchiveerde. In welk kader de vacature valt is,

afhankelijk van de status van de vacature. Tool2match maakt onderscheid tussen de volgende drie

statussen:

• Gepubliceerd: Dit zijn vacatures die online staan en waar kandidaten op kunnen

reageren. De gepubliceerde vacatures vind je terug in het bovenste kader.

• Niet-gepubliceerd: Dit zijn vacatures die niet meer online staan, kandidaten kunnen dan

ook niet meer op deze procedure reageren. De procedure zelf is nog wel vacant, waardoor

kandidaten nog steeds in behandeling kunnen zijn. Ook deze vacatures vind je terug in het

bovenste kader.

• Gearchiveerd: Dit zijn vacatures die niet meer online staan en waarbij de procedure is

afgesloten. Let wel, archiveer een vacature pas op het moment dat er geen kandidaten meer

in de actieve fase zitten en de procedure dus ook echt afgesloten is. Door een vacature te

archiveren in plaats van te verwijderen, is het eenvoudig eenzelfde vacature snel opnieuw

online te zetten. Deze vacatures vind je terug in het onderste kader.

**TIP Indien je veel vacatures hebt, kan een zoekfunctie worden gestart. Deze zoekfunctie open je

door rechtsboven op het ‘filter-icoontje’ te drukken. Dit icoontje is te vinden naast het ‘i-tje’.

Aan de rechterkant van het vacatureoverzicht vind je van iedere vacature afzonderlijk de

verschillende wervingsfases. Wanneer je op een van de 7 wervingsfases klikt, komt je direct in die

wervingsfase van de desbetreffende vacature terecht. Meer informatie over de verschillende

wervingsfases vind je in hoofdstuk 9.

Een voorbeeld van het vacatureoverzicht vind je in onderstaande afbeelding.


18

3. DATABASE Wanneer je rechtsboven in het scherm op ‘Database’ klikt kom je terecht in een zoekfilter voor de

kandidatendatabase. In dit scherm heb je de mogelijkheid via drie verschillende tabbladen

kandidaten te zoeken in de database, nieuwe kandidaten toe te voegen aan de database en een

automatische opschoonactie voor de database te activeren (i.v.m. AVG wetgeving). Deze

functionaliteiten worden in de onderstaande paragrafen uitgelegd.

** LET OP De database is voor alle gebruikers van tool2match zichtbaar. Gebruikers zonder enige

rechten hebben echter alleen de mogelijkheid nieuwe kandidaten aan de database toe te voegen en

kunnen daardoor niet zoeken in de database en kunnen ook niet het database onderhoud instellen.

Om de rechten van een gebruiker aan te passen, ga je naar de settings van tool2match (zie

paragraaf 6.2.2).

3.1 Zoeken in de database Zodra je op het tabblad ‘Database’ hebt geklikt, kom je in een direct in het tabblad ‘Zoeken in

database’ terecht. In deze zoekfilter kan je een selectie maken van kandidaten door een criterium

in te vullen. Automatisch staat het criterium ‘Naam’ ingevuld. Ga achter ‘Naam’ op het grijze

driehoekje staan en kies uit het drop-down menu op welk criteria je wil zoeken en klik vervolgens

op het blauwe plusje (zie onderstaande afbeelding).

Nadat je een zoekcriteria hebt geselecteerd verschijnt aan de rechterkant een invul scherm, waarin

je de zoekcriteria kan specificeren. Zodra je dit invulveld/deze invulvelden hebt ingevuld, klik je op

de knop Zoeken.

De database zal nu alle kandidaten in de database, die aan de opgegeven criteria voldoen,

weergeven. Je kunt ook een combinatie maken van verschillende criteria door via het blauwe plusje

nogmaals een criterium toe te voegen.


19

Wil je alle zoekcriteria wissen? Druk dan op de knop ‘Reset formulier’.

**LET OP Kandidaten die zijn geblacklist en kandidaten die zijn aangenomen, komen nooit terug

in een zoekresultaat. Wil je toch weten wie dat zijn, dan kun je via de zoekselectie ‘Status zoeken’

op deze statussen zoeken en daardoor een overzicht krijgen van de geblackliste en/of aangenomen

kandidaten (zie onderstaande afbeelding). Hoe een kandidaat de status ‘aangenomen’ of

‘geblacklist’ kan krijgen vind je in paragraaf 8.3.3).

Kandidaten na een zoekactie

3.1.1 Kandidaat toevoegen vanuit de database

Wanneer je een (gevonden) kandidaat vanuit de database wil toevoegen aan een bepaalde

procedure, klik je op de naam van de kandidaat. Je komt in een scherm terecht wat vergelijkbaar

is met onderstaande afbeelding.

Zoals bovenstaande afbeelding ook illustreert, kan je direct zien aan welke andere procedures deze

kandidaat gekoppeld is en in welk stadium de kandidaat zich bevindt (meer over de kleur per status

vind je in paragraaf 8.1).

Om de kandidaat aan een nieuwe procedure toe te voegen selecteer je rechts in het drop-down menu

de gewenste procedure. Kies vervolgens of je deze kandidaat in de status ‘Nieuw’ of ‘Uit database’

wil importeren en druk op de blauwe knop ‘Importeren’.

**LET OP Zodra je een kandidaat vanuit de database toevoegt aan de procedure, wordt er niet

automatisch een bericht naar de kandidaat verstuurt. Je dient de kandidaat zelf op de hoogte te

stellen dat je hem of haar in een procedure wil opnemen of al hebt opgenomen.

3.2 Kandidaten handmatig toevoegen Om het profiel van een kandidaat handmatig aan de database toe te voegen, klik je in eerste

instantie op het kopje ‘Database’ en kies je vervolgens voor het tabblad ‘Kandidaten toevoegen’.

Vul in het formulier wat nu in beeld komt zo veel mogelijk informatie van de kandidaat in. Een

voorbeeld van dit formulier vind je op de volgende pagina.

De velden met een sterretje (*) zijn verplicht om in te vullen, omdat er anders geen communicatie

plaats kan vinden naar de kandidaat toe. Dit geldt voor de volgende velden:

• Voornaam;


20

• Achternaam;

• E-mail;

• Telefoon.

Hoe meer velden worden ingevuld in het formulier, hoe beter tool2match de kandidaat kan matchen

met tags die zijn meegegeven (zie paragraaf 2.1.9).

Onder het kopje ‘Importeren in vacature’ heb je de mogelijkheid een kandidaat direct aan een

procedure te koppelen door via het drop-down menu voor de juiste procedure te kiezen. Indien je er

voor hebt gekozen de kandidaat aan een procedure te koppelen, komt onder in beeld de optie in

beeld de kandidaat ook direct een ontvangstbevestiging te sturen (wanneer de kandidaat zich er

van bewust is dat deze gekoppeld wordt aan een procedure) of om nog geen ontvangstbevestiging

te sturen (wanneer de kandidaat zich er nog niet van bewust is aan een procedure gekoppeld te

worden). Het is naderhand nog altijd mogelijk om de kandidaat inloggegevens te versturen (‘Deel

profiel’ button, zie paragraaf 8.2.1)

Daarnaast heb je de mogelijkheid om via het drop-down menu de mediabron van de kandidaat toe

te voegen. Tot slot kan je er direct voor kiezen om tags/trefwoorden aan een kandidaat te koppelen,

zodat je tijdens het zoeken in de database makkelijker op zoek kan naar specifieke kandidaten.


21

3.3 De Database opschonen Naast het toevoegen van kandidaten aan de database, is het ook mogelijk kandidaten automatisch

na een bepaalde periode te verwijderen uit het systeem. Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene

Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verordening zorgt ervoor dat persoonsgegevens

van kandidaten maximaal 4 weken na sluiten procedure bewaard mogen worden. Echter, wanneer

kandidaten toestemming hebben gegeven, mogen persoonsgegevens tot maximaal 1 jaar bewaard

worden. Wanneer deze kandidaten vervolgens na 1 jaar nogmaals toestemming geven hun

persoonsgegevens te bewaren, mogen deze gegevens nogmaals één jaar worden bewaard. Dit proces

blijft in werking tot het moment dat kandidaten geen toestemming meer geven hun

persoonsgegevens te bewaren.

Door middel van het database onderhoud worden persoonsgegevens van kandidaten automatisch

na 1 jaar uit het systeem verwijderd. Aan dit systeem zijn een aantal selectiecriteria verbonden die

naar persoonlijke voorkeur kunnen worden ingesteld. Om dit database onderhoud in te stellen of

aan te passen ga je naar het kopje Database en vervolgens naar het tabblad Database

onderhoud.


22

3.3.1 Selectiecriteria instellen

Om het onderhoud van de database in te stellen, dienen de selectiecriteria te worden ingesteld.

Automatisch staan de volgende criteria aangevinkt:

• Verwijder kandidaten met status ‘favoriet’;

• Verwijder kandidaten met status ‘zwarte lijst’;

• Verwijder kandidaten met status ‘normaal’;

• Verwijder kandidaten die zijn aangenomen;

• Schoon maandelijks automatisch op*;

• Stuur kandidaten een mail met de keuze in het bestand te blijven**.

* Bij uitvinken wordt de opschoonactie slechts eenmalig gedaan. Bij aanvinken herhaalt het proces zich maandelijks,

en zal de verwijderdatum automatisch een maand opschuiven. Wilt u het schema wijzigen na een eerder opschoonactie?

Doorloop deze stappen dan opnieuw; het oude schema wordt dan overschreven.

** Let op: bij uitvinken worden de kandidaten verwijderd zonder dat ze hiervan bericht krijgen. Ze kunnen dus ook

niet aangeven toch te willen blijven.

Daarnaast wordt gevraagd een datum in te vullen. Deze datum selecteert kandidaten die mogen

worden verwijderd gebaseerd op het laatste contactmoment. In onderstaand voorbeeld staat

bijvoorbeeld 04-06-2017 als datum ingevuld. Dit betekent dat alle kandidaten waarmee geen

contact meer is geweest tot 04-06-2017 automatisch een opschoonbericht zullen ontvangen. Doordat

de criteria ‘Schoon maandelijks automatisch op’ staat aangevinkt, zal deze verwijderdatum

automatisch een maand opschuiven en wordt deze procedure maandelijks herhaald.

Zodra kandidaten een opschoonbericht ontvangen, worden ze door het systeem voor 1 maand in

quarantaine gezet. Dit houdt in dat ze vanaf dat moment niet meer vindbaar zijn in de database.

Indien ze aangeven nog graag in de database te blijven, worden ze hier in teruggeplaatst. Indien ze

geen actie ondernemen worden de gegevens na 1 maand definitief verwijderd.

**TIP Idealiter worden alle selectiecriteria aangevinkt en wordt daarmee iedere maand

een onderhoudsupdate de deur uit gedaan. Op deze manier blijft de kandidatendatabase


23

up-to-date en wordt de wet nageleefd.

3.3.2 Bericht naar de kandidaten

Wanneer de selectiecriteria zijn ingesteld, zal een bericht naar de geselecteerde kandidaten worden

gestuurd. Dit bericht geeft kandidaten de mogelijkheid toestemming te geven voor het behouden

van hun gegevens in de database.

Vervolgens zijn er twee opties mogelijk:

• Kandidaten drukken wel op de link: Deze kandidaten geven toestemming om hun gegevens

nog minstens één jaar in de database te bewaren. Het systeem herkent automatisch dat

deze kandidaten niet hoeven te worden verwijderd én dat deze kandidaten tijdens de

volgende maandelijkse opschoonactie geen bericht meer hoeven te ontvangen. Indien er na

het verstrijken van één jaar nog geen ander contactmoment is geweest, zal het systeem

automatisch herkennen dat de kandidaat weer een bericht moet ontvangen omtrent het

verwijderen van kandidaatsgegevens.

• Kandidaten drukken niet op de link: Deze kandidaten geven geen toestemming om hun

gegevens te bewaren. Het systeem herkent dat er na 30 dagen geen actie is ondernomen

vanuit de kandidaat, waardoor deze kandidaat automatisch zal worden verwijderd uit het

systeem.

Het bericht wat naar kandidaten zal worden gestuurd, staat al in tool2match. Het is uiteraard

mogelijk deze email nog aan te passen. Net zoals in andere mail correspondentie, is het ook in dit

bericht mogelijk variabelen in te vullen. Dit zijn de volgende variabelen: [voornaam] [achternaam]

[handtekening] [aanhef] [link]. In de correspondentie worden deze automatisch vervangen door de

bijbehorende waarde.

3.3.3 Bevestigen van de opschoonactie

Aangezien het opschonen van de database een grote impact heeft op het systeem, dient deze actie

bevestigd te worden. Onderin de pagina vind je daarom een vakje dat nog aangevinkt moet worden,

om zo de opschoonactie te bevestigen.

Naast dit vakje staat een regel die nogmaals aangeeft welke acties en stappen je nu precies zal

bevestigen. Deze zin ziet er, wanneer alle selectiecriteria staan aangevinkt, bijvoorbeeld zo uit: ‘Ja,

ik wil alle kandidaten van het type 'zwarte lijst', 'favoriet' en 'normaal' waarmee voor het laatst

vanuit het systeem contact geweest is voor 05 oktober 2016 markeren om te verwijderen’.

Zodra je het vakje om de opschoonactie te bevestigen hebt aangevinkt, zal tool2match nog aan je

vragen je wachtwoord in te vullen. Hierna druk je op de rode knop waarop het totale aantal

kandidaten dat verwijderd zal worden, staat aangegeven.

Indien er meerdere beheerders aan tool2match zijn gekoppeld, zullen alle beheerders een email

ontvangen waarin staat dat jij de opschoonactie hebt uitgevoerd en daarnaast het aantal

kandidaten dat met deze actie verwijderd zullen worden.

Onderstaande afbeelding geeft alle bovengenoemde stappen weer.


24

3.3.4 Data exporteren

Buiten de data opschonen is het ook mogelijk de data te bewaren door een export bestand te maken

van de data. Dit is een persoonlijke keuze. Het duurt enkele minuten voor Tool2Match om het

bestand te comprimeren. Om die reden stuurt het systeem een mail naar de beheerder wanneer de

download klaar staat. Deze link blijft maar 3 dagen geldig vanwege veiligheidsredenen. De

beheerder moet bevestigen dat hij begrijpt dat dit bestand creëren op eigen risico is en Tool2Match

niet aansprakelijk is voor een data-lek of het niet zorgvuldig omgaan met persoonlijke gegevens. Al

deze informatie is ook te vinden wanneer je kiest voor een data-export, zoals te zien is in de

onderstaande afbeelding.

3.3.5 Huidige onderhoudsinstellingen

Zodra een beheerder van tool2match de opschoon-actie heeft ingesteld, kan je onder het kopje

‘onderhoudsinstellingen’ terugvinden welke gebruiker deze opschoon-actie heeft ingesteld en of op

welke datum dat is gebeurd (zie onderstaande afbeelding). Daarnaast zie je precies welke

selectiecriteria staan geselecteerd en of deze opschoonactie nog steeds maandelijks gebeurd.


25

4. RAPPORTEN Onder het tabblad ‘Rapporten’ wordt allerlei conversie rondom alle vacatures gegenereerd. Dit

tabblad is vervolgens weer onderverdeeld in drie pagina’s, dit zijn: ‘Algemene statistieken’,

‘Conversie en performance’ en ‘Verbruik’. Deze drie onderdelen zullen in dit hoofdstuk worden

behandeld.

4.1 Algemene statistieken Wanneer je vanuit het dashboard naar het tabblad ‘Rapporten’ gaat, kom je direct in het tabblad

‘Algemene statistieken’ terecht. Deze statistieken geven een overzicht van de conversie van alle

vacatures samengevoegd. Alle kaders die onder dit tabblad te vinden zijn, worden in de

onderstaande paragrafen besproken.

4.1.1 Leeftijd opbouw

De leeftijd opbouw van de totale kandidatendatabase staat weergegeven in een staafdiagram.

Onderstaande afbeelding geeft een voorbeeld van dit diagram weer.

De leeftijdscategorieën zijn als volgt ingedeeld:

• 11 – 20 jaar

• 21 – 30 jaar

• 31 – 40 jaar

• 41 – 50 jaar

• 51 – 60 jaar

• 61 – 70 jaar

• 71 – 80 jaar

Door met de cursor over een blauwe balk in het staafdiagram te gaan, kun je zien hoeveel

kandidaten er in een bepaalde leeftijdscategorie zitten.

4.1.2 Aantal kandidaten

Onder het kopje ´Aantal kandidaten´ staat een lijndiagram waarin valt af te lezen hoeveel

kandidaten tot een specifieke maand hebben gesolliciteerd binnen de organisatie.


26

Zoals valt te zien in onderstaande afbeelding, zijn er vier verschillende kleuren lijnen te

onderscheiden:

• Donkerblauw: het totaal aantal kandidaten dat heeft gesolliciteerd;

• Grijs: het aantal mannen dat heeft gesolliciteerd;

• Groen: het aantal vrouwen dat heeft gesolliciteerd;

• Lichtblauw: het aantal personen dat geen geslacht heeft ingevuld tijdens hun sollicitatie.

**LET OP De cijfers in dit diagram zijn cumulatief.

4.1.3 Reacties per vacature

Het derde diagram op de pagina laat het aantal reacties per vacature zien. Wederom, door met de

cursor over de blauwe balk te gaan, kun je het precieze aantal sollicitaties voor die vacature aflezen.

**LET OP Dit tabel geeft het aantal sollicitaties voor zowel de gepubliceerde, de niet-gepubliceerde

als de gearchiveerde vacatures weer.

4.1.4 Google analytics


27

In ‘Jobsite beheer’ kan de beheerder onder het kopje ‘Google analytics code’ de script code van de

organisatie invoeren. Als dit is gedaan zal onder dit kader een knop verschijnen die direct gelinkt

is aan de Google analytics pagina van jouw organisatie.

Is er geen Google analytics code ingevuld, dan staat dit hier aangegeven en kun je om deze in te

stellen op de blauwe link klikken. Je gaat dan meteen naar het tabblad ‘Jobsite beheer’.

4.2 Conversie en performance Wanneer je op het tabblad ‘Conversie en performance’ hebt gedrukt, komt een tabel in beeld die

vergelijkbaar is met onderstaand tabel.

In de rijen van dit tabel staan de verschillende vacatures die zijn uitgezet en in de kolommen vind

je verschillende aspecten die te maken hebben met de conversie. Het heeft betrekking op de

volgende aspecten:

• Views: Hier wordt weergegeven hoe vaak de vacature in totaal is bekeken;

• Uniek: Deze cijfers geven het aantal unieke kandidaten die de vacature hebben bekeken

weer. ‘Unieke’ views van kandidaten zijn views met een specifiek IP adres die nog niet

eerder deze vacature hebben bekeken. Het aantal views hoeft dus niet gelijk te staan aan

het aantal unieke bezoekers. Zo kan een vacature bijvoorbeeld in totaal 20 views hebben,

waarvan 15 uniek. De overige 5 views zijn dan van een en dezelfde kandidaat afkomstig.

• Soll. via jobsite: Hier vind je het aantal sollicitaties dat via een jobsite is binnengekomen;

• Soll. via import: Dit staat voor het aantal sollicitaties dat handmatig is ingevoerd via de

database;

• In behandeling geweest: Hier vind je het aantal kandidaten dat in behandeling is

geweest;

• Aangenomen: Het aantal aangenomen kandidaten wordt in deze kolom weergegeven;

• Totaal soll.: Dit staat voor het totaal aantal sollicitaties op de vacature;

• Jobsite conversie: Dit percentage geeft aan hoeveel unieke bezoekers ook daadwerkelijk

gesolliciteerd hebben.

Via het filtericoon rechtsboven is het mogelijk om de tijdsperiodes te selecteren waarin de vacature

is gepubliceerd en gedepubliceerd. Dit maakt het eenvoudiger om specifiek naar één vacature op

zoek te gaan. Wanneer je weer een totaaloverzicht van de conversie van alle vacatures wil, druk je

simpelweg nogmaals op het filtericoontje waardoor de filter wordt gedeactiveerd.

4.2.1 Conversie per wervingskanaal


28

Ook is het mogelijk om de conversie per wervingskanaal in te zien. Klik hiervoor in het tabblad

‘Conversie en performance’ op de (blauwe) naam van de vacature en scroll een stukje naar beneden.

Een grafiek, vergelijkbaar met onderstaande afbeelding, zal in beeld komen.

In bovenstaand tabel valt de conversie van de ingezette wervingskanalen af te lezen. Zodra je met

de cursor over de balkjes beweegt, zal automatisch een pop-up met de conversiecijfers in beeld

komen. De aspecten die in deze pop-up zijn weergegeven, zijn gelijk aan de bovengenoemde

aspecten.

4.3 Verbruik Onder het tabblad verbruik, vind je een staafdiagram waarin je het aantal publicatiedagen per

vacature kunt aflezen. Ook voor dit diagram geldt dat wanneer met de cursor over de balkjes wordt

bewogen, automatisch het precieze aantal dagen dat de desbetreffende vacature gepubliceerd

staat/stond in het scherm verschijnt.

Onderstaande afbeelding geeft een voorbeeld van dit staafdiagram.

4.4 Salarischecks In de pagina Verbruik kan je ook alle salarischecks terugvinden die je ooit hebt uitgevoerd. Je kan

terugvinden door wie de salarisvergelijking is uitgevoerd en het PDF bestand ophalen.


29

5. JOBSITE BEHEER Wanneer je bovenin het scherm op het tabblad ‘Jobsite Beheer’ klikt, kom je op de achterkant van

jouw jobsite terecht. De jobsite is een kleine website waar informatie over de organisatie te vinden

is en alle openstaande vacatures te vinden zijn.

Zoals in onderstaande afbeelding is te zien, valt het Jobsite Beheer te verdelen in drie verschillende

kaders. Deze kaders zullen alle drie aan bod komen in de volgende paragrafen.

** LET OP Het kader ‘Jobsite beheer’ is enkel zichtbaar voor beheerders van de tool2match

omgeving en gebruikers die hier de rechten voor hebben gekregen.

5.1 Algemene instellingen Direct wanneer je op Jobsite Beheer hebt gedrukt, kom je terecht in het tabblad ‘Algemene

instellingen’. In dit tabblad vind je de meeste instellingen die te maken hebben met je jobsite. Ook

dit tabblad is onderverdeelt in vier verschillende kaders die in onderstaande paragrafen besproken

worden.

5.1.1 Volgorde vacatures op jobsite

In het eerste kader van dit tabblad kan de volgorde van de vacatures op de jobsite worden

aangepast. Standaard staan de vacatures op datum van meest recent tot minst recent. Wanneer je

de volgorde van de vacatures wil aanpassen, ga je met je cursor op de juiste vacature staan. Zodra

je cursor van een pijltje is veranderd naar het icoon van een hand, klik je eenmalig, houd je je muis

ingedrukt en versleep je de vacature naar de juiste plaats.

Vergeet na het verslepen van alle vacatures, niet onder in dit kader op de knop ´Volgorde opslaan´

te drukken.

5.1.2 Algemene jobsite instellingen

Afhankelijk van het type jobsite (een ‘normale’ jobsite of een geïntegreerde) vind je in dit kader

algemene jobsite instellingen die je naar eigen voorkeur kan aan- of juist uitzetten.

Voor een standaard opgeleverde jobsite zijn dat onderstaande instellingen:

• Logo tonen op jobsite: Er is de mogelijkheid om rechtsboven in de jobsite het ingevoerde

bedrijfslogo weer te geven.

• Zoekfilter tonen bij vacatures: Wanneer dit staat aangevinkt, zal er een zoekfilter op

de jobsite verschijnen. Je kan zelf kiezen welke zoekfilter je wel wil tonen en welke niet. Je

kan kiezen uit de volgende zoekfilters: Dienstverband, Contractvorm, Vestiging,

Opleidingsniveau, Functiecategorie en vacature-categorie.

• Toon tussenkopjes met contractvorm: Indien je bij de algemene instellingen van een

vacature de contractvorm hebt gespecificeerd, heb je op de jobsite de mogelijkheid om

tussenkopjes te geven bij de verschillende vacatures. De volgende drie tussenkopjes zijn

mogelijk:


30

o Freelance/Interim: Dit komt te staan boven de vacatures met contractvorm

Freelance.

o Stages: Dit komt te staan boven de vacatures met contractvorm Stage.

o Vacatures: Dit komt te staan boven de vacatures met contractvorm Onbepaalde tijd

en Bepaalde tijd.

• Link naar hoofdsite tonen op jobsite: Het is mogelijk om een hyperlink naar de

hoofdsite van jouw organisatie te leiden. Bovenin het scherm zal, wanneer dit vakje is

aangevinkt, een extra tabblad ‘Homepage’ verschijnen. Wanneer hier door een kandidaat

op wordt gedrukt, zal een nieuw tabblad in de internetbrowser openen waarop de

hoofpagina van de organisatie zichtbaar is.

• Aantal vacatures per pagina: Bepaal hier hoeveel vacatures per pagina zichtbaar mogen

zijn.

• Link naar hoofdsite: Vul hier de URL van de hoofdpagina van de bedrijfswebsite in.

• Hoofdvestiging tonen op jobsite: Het drop down menu geeft de optie ja of nee. Wanneer

voor ja wordt gekozen, zal in de onderbalk van de jobsite het adres van de hoofdvestiging

getoond worden. Wanneer nee wordt ingevuld, zal dit adres niet verschijnen.

5.1.3 Algemene jobsite instellingen integrated jobsite

Indien de jobsite is geïntegreerd in de bedrijfswebsite, zijn andere instellingen aanpasbaar. Dit zijn

de onderstaande instellingen:

• Toon zijbalk met vacature-details: Bij iedere vacature kan je er voor kiezen om aan de

zijkant van de vacature een overzicht te tonen met alle details van de vacature.

• Toon kandidaten inlogknop: Geef kandidaten door middel van deze knop direct de

mogelijkheid om vanuit de jobsite in te loggen in de kandidaten omgeving.

• Toon zoekfilter bij vacatures: Wanneer dit staat aangevinkt, zal er een zoekfilter op de

jobsite verschijnen. Je kan zelf kiezen welke zoekfilter je wel wil tonen en welke niet. Je

kan kiezen uit de volgende zoekfilters: Dienstverband, Contractvorm, Vestiging,

Opleidingsniveau, Functiecategorie en vacature-categorie.

• Toon tussenkopjes met contractvorm: Indien je bij de algemene instellingen van een

vacature de contractvorm hebt gespecificeerd, heb je op de jobsite de mogelijkheid om

tussenkopjes te geven bij de verschillende vacatures. De volgende drie tussenkopjes zijn

mogelijk:

o Freelance/Interim: Dit komt te staan boven de vacatures met contractvorm

Freelance.

o Stages: Dit komt te staan boven de vacatures met contractvorm Stage.

o Vacatures: Dit komt te staan boven de vacatures met contractvorm Onbepaalde tijd

en Bepaalde tijd.

• Gebruik meertaligheid: Deze optie is enkel zichtbaar wanneer door jouw Primatch

consultant aan de achterkant is ingesteld dat meertaligheid gewenst is. Indien je deze optie


31

graag zou toevoegen aan jouw tool2match omgeving, mag je dit doorgeven aan je Primatch

consultant.

• Aantal vacatures per pagina: Bepaal hier hoeveel vacatures per pagina zichtbaar mogen

zijn.

• Uitlijning inlogknop kandidaten: Indien je hebt aangegeven de kandidaten inlogknop

te tonen op de jobsite, heb je hier de mogelijkheid te kiezen aan welke kant van de jobsite

je deze knop wil tonen.

5.1.4 Tekstuele instellingen

In dit kader kunnen verschillende teksten die de kandidaten te zien krijgen, worden

toegevoegd/aangepast. Dit heeft betrekking op de volgende teksten:

• Tekst onder sollicitatieformulier: Om de kandidaat duidelijkheid te geven over het

ontvangen van de sollicitatie, zal in het sollicitatieformulier onder het kopje ‘Solliciteren’

een korte tekst staan waarin staat uitgelegd wat er na het drukken op deze knop zal

gebeuren. Deze tekst kan hier ingevuld worden.

• Tekst na inzenden sollicitatie: Nadat een kandidaat een sollicitatie heeft ingediend,

komt een korte tekst in beeld met een bevestiging dat de sollicitatie is ontvangen. Deze

tekst kan hier aangepast/aangevuld worden.

• Titel op overzichtspagina: Op de overzichtspagina van de jobsite vind je alle vacatures,

met daarbij een korte omschrijving. Het is mogelijk om boven al deze vacatures een

pakkende tekst te plaatsen die de aandacht van kandidaten trekt. Dit kan iets zijn waar

de organisatie voor staat, bijvoorbeeld de slogan.

• Tekst op ‘Vacature bekijken’ knop: Achter iedere button die zichtbaar is op de jobsite,

kan een tekst worden gehangen. Er kan voor de standaard woorden die tussen

aanhalingstekens staan worden gekozen, maar hier kan iets origineels worden ingevuld.

Zo lang het voor de kandidaat maar duidelijk is wat er van ze verwacht wordt en/of waar

ze naartoe worden geleid. Ditzelfde geldt voor onderstaande buttons.

• Tekst op knop naar sollicitatieformulier

• Tekst op ‘Sollicitatie verzenden knop’

• Tekst op ‘Inloggen kandidaten’ knop

• Tekst op ‘Mijn sollicitatie-gegevens’ knop

**TIP Wil je de instellingen op de jobsite bekijken? Ga in de bovenste menubalk naar het laatste

tabblad ‘Bekijk jobsite’. Er opent zich in je internetbrowser een nieuw tabblad met de voorkant van

de jobsite.

**LET OP Vergeet tussendoor niet op ‘opslaan’ te drukken, anders zullen de veranderingen op de

jobsite niet zichtbaar zijn.


32

5.1.5 Social Media

In het laatste kader kan de social media van de eigen organisatie worden ingevuld. Indien jouw

organisatie niet beschikt over (alle) social media, vul je dit simpelweg niet in. Er zal dan geen

icoontje aan de voorkant tevoorschijn komen die verwijst naar deze social media.

De volgende varianten van social media kunnen worden ingevuld: Facebook, Twitter, LinkedIn,

YouTube en Instagram.

5.2 Kleuren banner en lettertypes Onder dit tabblad kunnen de kleur-, lettertype- en bannerinstellingen worden bepaald. Er zijn twee

verschillende kaders waarin onderscheid wordt gemaakt, deze worden in de volgende twee

paragrafen toegelicht.

5.2.1 Kleur- en lettertype instellingen

In het eerste drop-down menu kan het lettertype worden bepaald. De keuze bestaat uit zes

verschillende lettertypes, dit zijn: Roboto, Verdana, Open Sans, Kanit, Helvetica, Times New

Roman, Arial en Courier. Daarnaast kunnen de volgende drie opties worden aangevinkt: (1)

Schaduw tonen achter de knoppen; (2) Knoppen afronden; en (3) Kaders/Lijnen om de vacatures in

het vacatureoverzicht.

Vervolgens dienen de kleurvelden voor de jobsite te worden bepaald. Wanneer je op het tekstvak

drukt, zal automatisch een kleurenpalet tevoorschijn komen. Indien je een en dezelfde kleur

meermaals wil gebruiken, kun je eenvoudig de kleurcode kopiëren en plakken in een ander

tekstkader. De kleurkaders kunnen worden ingevuld:

• Kleur tekst;

• Kleur kader vacature-overzicht;

• Kleur hyperlinks;

• Kleur knoppen en achtergrond in de onderbalk;

• Kleur letters in de onderbalk;

• Kleur letters van de titels;

• Achtergrondkleur.

**LET OP Kies voor duidelijke kleuren en zorg dat het contrast tussen de achtergrond en kleur

letters/hyperlinks goed zichtbaar is. Sommige kleuren zijn slecht leesbaar, denk aan geel of rood

op een oranje achtergrond.

Wil je gebruik maken van nog een andere kleur? Volg dan dezelfde procedure nog een keer. Vul in

elk geval achter alle vier de kleur vakken een kleurcode in.

5.2.2 Banner jobsite instellen

Om de jobsite pagina nog meer te personaliseren kan een banner worden toegevoegd. De banner

kan naar wens worden geüpload, maar dient aan de volgende eisen te voldoen:

• Breedte = 1140 pixels

• Hoogte = tussen 100 en 400 pixels (200 pixels wordt aangeraden)

Ga naar de blauwe knop ‘Banner uploaden’ en upload de gewenste banner voor de jobsite.


33

Je kunt de banner bekijken op de jobsite als je via de blauwe menubalk naar het laatste tabblad

‘Bekijk jobsite’ gaat. De jobsite opent zich in een nieuw tabblad in de internetbrowser.

**TIP Je kunt de banner gemakkelijk verwijderen om een nieuwe/andere in te stellen door op de

rode knop ‘Banner verwijderen’ te klikken.

5.3 Overige instellingen Onder het derde tabblad ‘Over ons’ kunnen nog drie instellingen worden beheerd. Dit heeft

betrekking op de ‘Over ons’ pagina en de Google Analytics code.

**LET OP Indien je gebruik maakt van een geïntegreerde jobsite zal het kader ‘Over ons’ niet

zichtbaar zijn, aangezien dit niet relevant is.

5.3.1 Over ons pagina

In dit kader kan het bedrijfsprofiel van de organisatie worden weergegeven. De Over ons pagina is

een apart getoonde pagina in tool2match. Op deze pagina kan bijvoorbeeld informatie over de visie

en missie van de organisatie worden overgebracht op de (potentieel) kandidaten. Een voorbeeld van

hoe dit er aan de achterkant uitziet, vind je in onderstaande afbeelding.

Vergeet niet om op de blauwe knop ‘Opslaan’ te klikken als je klaar bent.

**LET OP Als je het ‘Over ons’ veld leeg laat zal het tabblad ‘Over ons’ in de menubalk op de jobsite

niet verschijnen.

5.3.2 Google analytics code

Onder dit kopje kan een script van Google analytics worden geplakt. Deze code vind je in het Google

analytics account van de eigen organisatie. Vraag deze code na bij degene die over websitebeheer

gaat in de organisatie en plak de code in het tekstvak.

Op deze manier kan de traffic van de vacature(s) worden gemeten en weergegeven in de vorm van

rapportages.


34


35

6. ALGEMENE INSTELLINGEN / SETTINGS In dit hoofdstuk worden alle kaders onder het tandwieltje ‘Settings’ besproken.

**LET OP Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor beheerders van de tool2match omgeving.

6.1 Vestigingen beheren

In dit kader kunnen alle vestigingen van de organisatie worden toegevoegd. Het toevoegen van een

vestiging zorgt ervoor dat tijdens het aanmaken van een nieuwe procedure voor de juiste vestiging

kan worden gekozen. De locatie van de vacature is zo voor de sollicitant direct duidelijk.

Een nieuwe locatie kan worden toegevoegd door middel van het blauwe plusje aan de rechterkant.

Wanneer alle gevraagde velden zijn ingevuld en op het groene vinkje is gedrukt, is de vestiging zijn

toegevoegd.

Mocht er een wijziging optreden in het adres van een vestiging, kan dit worden aangepast door

middel van het pennetje achter de vestiging. Indien een vestiging wegvalt, kan deze eenvoudig

worden verwijderd door middel van het rode kruisje.

6.2 Werknemers beheren In het kader ‘Werknemers beheren’ kunnen nieuwe werknemers worden toegevoegd, verwijderd en

beheerd.

6.2.1 Nieuwe werknemer toevoegen

Om een nieuwe werknemer in tool2match toe te voegen, druk je op de blauwe knop ‘Nieuwe

werknemer’.

Vervolgens kom je in onderstaand scherm terecht. Vul hier de volgende velden in:

• Voornaam;

• Achternaam;

• E-mail.

De handtekening kan worden ingevuld, maar dit kan de betreffende nieuwe werknemer na inloggen

zelf ook invullen en/of aanpassen zoals beschreven in paragraaf 1.3.2.


36

Nadat op de blauwe knop ‘Opslaan’ is gedrukt, stuurt het systeem automatisch een email naar de

net toegevoegde medewerker met daarin zijn of haar inloggegevens.

**LET OP Deze mail kan in de spam box van de werknemer terecht komen.

6.2.2 Bewerk gegevens van een bestaande werknemer

Een overzicht van alle bestaande werknemers is te vinden onder het kopje ‘Werknemers beheren’.

Daarnaast is hier zichtbaar welke werknemers beheerder zijn van de tool2match omgeving.

Om een bestaande werknemer uit tool2match te verwijderen, dient op het rode kruisje achter de

naam van deze werknemer te worden gedrukt. Daarnaast is het voor beheerders mogelijk het

wachtwoord van werknemers te herstellen. Wanneer door de beheerder om ‘Herstel wachtwoord’

wordt geklikt, zal de desbetreffende werknemer een email ontvangen met daarin een nieuw

wachtwoord.

Om een bestaande werknemer te bewerken, druk je op de naam van deze medewerker. Afhankelijk

van het aantal werknemers gekoppeld aan tool2match, dient er een stukje naar beneden te worden

gescrold om onderstaand scherm in beeld te krijgen.


37

Het is verplicht een voor- en achternaam in te vullen, de handtekening is optioneel. Bij

correspondentie vanuit tool2match is het wel verstandig een handtekening aan te maken zoals

eerder is benoemd in paragraaf 1.3.2. Daarnaast kan de beheerder aan een werknemer bepaalde

bevoegdheden toewijzen. Hier kan worden gekozen uit de volgende opties:

• Zoeken in de database;

• De jobsite instellingen beheren;

• De rapporten pagina bekijken.

Deze bevoegdheden kunnen aan een werknemer worden toegevoegd door een vinkje te zetten voor

de actie die de werknemer bevoegd is te doen. Daarnaast kan een andere werknemer ook beheerder

worden gemaakt door op de knop ‘Beheerder maken’ te klikken. Ter bevestiging dient je

vervolgens je wachtwoord in te vullen.

6.3 Emailsjablonen beheren Aan kandidaten wordt veelal per e-mail gecorrespondeerd vanuit tool2match. Dit kan worden

beheerd vanuit het kopje ‘Settings’. Een tiental mailsjablonen zijn standaard toegevoegd aan

tool2match, dit zijn:

• Bevestiging: ontvangstbevestiging sollicitatie;

• Geautomatiseerde afwijzing;

• Handmatige afwijzing

• Handmatige afwijzing met afwijsreden;

• On hold

• Ontvangstbevestiging open sollicitatie;

• Uitnodigingsbevestiging eerste gesprek;

• Verzoek tot contact;

• Vrije email

• Waarschuwings e-mail aan kandidaten die verwijderd zullen worden.

Andere sjablonen die vanuit de organisatie vaak verstuurd worden, kunnen onder dit kopje worden

toegevoegd door het blauwe plusje, worden gewijzigd door het groene vinkje of worden verwijderd

door het rode kruisje.

Om een sjabloon toe te voegen klik je op het blauwe plusje. Geef het sjabloon vervolgens een naam

en druk op het groene vinkje om deze toe te voegen aan de lijst met e-mailsjablonen.


38

Het sjabloon vul je vervolgens met tekst door op het betreffende sjabloon te klikken. Het

onderstaande scherm verschijnt nu op het beeldscherm.

In dit scherm vul je vervolgens het onderwerp van het bericht in, let op; dit zal ook het onderwerp

van de e-mail worden. In het tekstvak vul je vervolgens het bericht van de e-mail in.

Daarnaast kan er gebruik worden gemaakt van verschillende variabelen die in de uiteindelijke

correspondentie automatisch worden vervangen door de bijbehorende waarde. Zo kan je

bijvoorbeeld gebruik maken van de variabele ‘[achternaam]’, in het daadwerkelijke bericht zal op

deze plek in de tekst automatisch de bijbehorende achternaam van de kandidaat in de tekst worden

gevoegd, zodat je dat niet bij ieder bericht afzonderlijk dient aan te passen. Er kan gebruik worden

gemaakt van de volgende variabelen:

• Vacaturenaam;

• Voornaam;

• Achternaam;

• Handtekening;

• Aanhef;

• Inloglink;

• Afwijsreden;

• Logo.

**LET OP Zorg ervoor dat de variabelen in kleine letters worden geschreven en tussen blokhaken

worden gezet (voorbeeld: [vacaturenaam].

Druk na aanmaken van het mailsjabloon op de blauwe knop ‘Opslaan’.

6.4 Bedrijfslogo instellen Ga naar ‘Bestand kiezen’ om een logo te selecteren en kies vervolgens voor de blauwe knop ‘Logo

uploaden’. Nu zal het toegevoegde logo verschijnen.


39

Door een logo toe te voegen, kan je bijvoorbeeld in een e-mail/bericht ervoor kiezen het logo toe te

voegen door de variabele [logo] te gebruiken (zie paragraaf 6.3). of op de jobsite je logo tonen (zie

paragraaf 5.1.2).

Wil je een ander logo toevoegen? Klik op de rode knop ‘Logo verwijderen’ en voeg zoals hierboven

beschreven het nieuwe logo toe.

6.5 Afwijsredenen beheren Wanneer een kandidaat een afwijzing krijgt, dient een reden genoemd te worden in de

correspondentie vanuit tool2match. In het kader ‘afwijsredenen beheren’ kunnen de redenen van

afwijzingen worden beheerd. Deze afwijzingen kunnen vervolgens eenvoudig worden toegevoegd

aan een bericht wanneer een kandidaat een afwijzing dient te ontvangen. Dit onderdeel komt

verder aan bod in paragraaf 8.3.5.

Automatisch gegenereerde afwijzingen bevatten als reden standaard ‘Omdat er tegenkandidaten

zijn die beter in het functieprofiel passen’.

Om een afwijsreden toe te voegen gebruik je het blauwe plusje en groene vinkje. Indien een

afwijsreden moet worden aangepast, kan dit door middel van het pennetje en het verwijderen van

een afwijsreden kan door middel van het rode kruisje.

Via de knop ‘Toon meer’ zullen alle ingevoerde afwijsredenen verschijnen.

6.6 Tags/Trefwoorden beheren Tags zijn de termen/trefwoorden die de inhoud van de vacature, de corebusiness van de organisatie

omschrijven en termen/trefwoorden die kandidaten invoeren in de Google zoekbalk als zij op zoek

zijn naar een vacature. Tags (trefwoorden) zijn binnen tool2match om een aantal redenen heel

belangrijk:

• De tags die je meegeeft aan een vacature dienen ook als metatags voor Google en

optimaliseren daarmee gedeeltelijk de vindbaarheid van de vacature via Google (SEO);


40

• Tags zijn een belangrijk onderdeel van het matchingssysteem tussen vacatures en

kandidaten in tool2match (zie paragraaf 2.1.9);

• Tags zijn onderaan de vacatureomschrijving bij de jobsite zichtbaar. Het geeft kandidaten

een aanvullend gevoel bij de vacature (zie paragraaf 2.1.5.2 en 2.1.9) .

Tags kunnen worden toegevoegd door middel van het blauwe plusje en vervolgens door het groene

vinkje. Wil je tags verwijderen dan druk je op het rode kruisje. Om alle tags te kunnen bekijken

druk je op de knop ‘Toon meer’.

In de tweede kolom ‘kandidaten’ zie je per ingevoerde tag het aantal kandidaten in tool2match dat

matcht met deze tag. Ditzelfde geldt voor de derde kolom, enkel geldt het dan voor de match tussen

trefwoorden en vacatures.

6.7 Jobboards beheren Bij het uitzetten van een vacature op diverse jobboards en andere mediakanalen wordt het

aangeraden gebruik te maken van een directe link naar het online sollicitatieformulier en/of de

vacaturetekst. Door voor elk van de wervingskanalen een aparte URL te gebruiken kan later de

conversie per vacature worden gemeten (zie paragraaf 4.2). Hoe het daadwerkelijk verwerken van

een mediabron in zijn werk gaat vind je terug in paragraaf 2.1.11)

Klik op het blauwe plusje en voer in het tekstvak de naam van het gewenste wervingskanaal in.

Bij het tekstvak URL vul je zonder http:// en www. de URL van het wervingskanaal in. Druk

vervolgens op het groene vinkje. Het wervingskanaal wordt nu toegevoegd aan de lijst. Als je op de

blauwe knop ‘Toon meer’ klikt zie je alle toegevoegde wervingskanalen. Om een wervingskanaal te

verwijderen klik je op het rode kruisje achter het betreffende wervingskanaal.


41

**TIP Je kunt hier alle wervingskanalen ingeven waar je gebruik van wilt maken, bijvoorbeeld de

eigen website, sociale media en jobboards als Nationale Vacaturebank en Monsterboard.

**LET OP Deze zijn door de beheerder in tool2match altijd aan te passen.

6.8 Sollicitatiefasen voor kandidaten die in behandeling zijn Elke procedure ziet er anders uit, maar er zijn onderdelen die vaker of standaard terugkeren in de

cyclus. Deze onderdelen kunnen in dit kader worden ingegeven en daarnaast kan de volgorde van

de cyclus hier worden bepaald.

**LET OP De eerste en laatste fase van het proces zijn standaard ingevuld en dus ook verplicht.

De eerste fase is altijd ‘CV bekeken’ en de laatste fase is altijd ‘Aanbieding gedaan’. Daar tussen

zijn, zoals valt te zien in onderstaande afbeelding, verschillende opties mogelijk.

Gebruik de grijze pijltjes om een fase naar boven of beneden te verschuiven.

Wil je een fase helemaal verwijderen? Gebruik dan het rode kruisje. Om een nieuwe fase toe te

voegen aan deze procedure kun je op het blauwe plusje drukken en de betreffende fase toevoegen

door op het groene vinkje te klikken.

**LET OP Je kunt deze sollicitatiefasen altijd aanpassen. Daarnaast zijn deze fases ook per

vacature in te richten (zie paragraaf 2.1.6).

6.9 Branches beheren Elke organisatie valt binnen een bepaalde branche of binnen meerdere branches. Omdat dit een

belangrijke zoekterm is voor kandidaten kan de branche worden ingegeven in de ‘Settings’ pagina.

Druk op het blauwe plusje om een branche toe te voegen. Vul de naam van de branche in, in het

tekstvak en druk op het groene vinkje. De branche verschijnt in de lijst. Zijn er meerdere branches

ingevuld ga dan naar de blauwe knop ‘Toon meer’ om ze allemaal te bekijken. Wil je een branche

verwijderen dan druk je achter de betreffende branche op het rode kruisje.

6.10 Functiecategorieën beheren Functies vallen binnen verschillende categorieën. Zo is financieel duidelijk een andere categorie

dan HRM. In het kader functiecategorieën kunnen verschillende categorieën die in de organisatie

voorkomen, worden toegevoegd.


42

Om een categorie toe te voegen ga je naar het blauwe kruisje. Vul in het tekstvak de naam van de

categorie in en druk vervolgens op het groene vinkje. Om de gehele lijst te kunnen zien, druk je op

de blauwe knop ‘Toon meer’.

6.11 Vacature-categorieën beheren In dit kader is het mogelijk om kandidaten te laten filteren op een aantal categorieën die relevant

zijn voor jouw jobsite. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan het filteren op bepaalde afdelingen

binnen het bedrijf, verschillende divisies binnen de organisatie, etc.

**LET OP Het toepassen van vacature-categorieën is op dit moment enkel mogelijk voor bedrijven

die gebruik hebben gemaakt van een customized werken-bij site. Indien je benieuwd bent naar de

mogelijkheden voor een werken-bij site, kun je contact opnemen met je Primatch consultant of klik

hier en ontdek de diverse opties en mogelijkheden.

6.12 Functietitels beheren Functietitels zijn benamingen voor functies binnen een bepaalde categorie. Deze zijn belangrijk in

tool2match, omdat dit zoektermen zijn voor kandidaten. Zo kan onder de in paragraaf 6.10

beschreven functiecategorie ‘Financieel’ de functietitels ‘accountant’, ‘financial controller’ en/of

‘financieel medewerker’ worden gehangen en onder de functiecategorie ‘HRM’ bijvoorbeeld ‘HR

manager’, ‘HR professional’ en/of ‘recruiter’.

Eerst kies je in het drop down menu een van de aangemaakt functiecategorieën. Hierna is het

mogelijk om binnen deze functiecategorie functietitels aan te maken zoals te zien is in onderstaande

afbeelding.

https://www.primatch.nl/onze-oplossingen/werken-bij-sites/

https://www.primatch.nl/onze-oplossingen/werken-bij-sites/


43

Gebruik het blauwe plusje om een titel toe te voegen. Geef in het tekstvak de naam van de titel in

en druk vervolgens op het groene vinkje. Om de hele lijst te zien kun je via de blauwe knop ‘Toon

meer’ alle functietitels binnen een categorie bekijken. Je kunt deze verwijderen via het rode kruisje

achter de betreffende functietitel.

**LET OP Zowel de functiecategorieën als de functietitels zijn door de beheerder in tool2match

altijd aan te passen.


44

7. ACCOUNT Rechtsboven in vind je het icoontje van een ‘poppetje’, zodra je hier op klikt kom je terecht in een

tabblad waar je instellingen kan beheren die betrekking hebben op je gebruikersaccount van

tool2match.

7.1 Berichten In het kader ‘Berichten’ kan je nieuwe berichten bekijken, maar ook voorgaande berichten

terugvinden. Deze berichten bevatten onder andere de updates van tool2match, interessante

features die gebruikt kunnen worden of uitnodigingen voor trainingen.

7.2 Wachtwoord wijzigen Om het wachtwoord aan te passen, ga je naar het tabblad ‘Account’ en scroll je vervolgens naar het

kader ‘Wachtwoord wijzigen’. Vul hier het oude wachtwoord in, tweemaal het nieuwe wachtwoord

en klik vervolgens op wachtwoord wijzigen.

7.3 Mijn profiel beheren / Handtekening In het kader ‘Mijn profiel beheren’ heb je de mogelijkheid je naam, voornaam en handtekening aan

te passen.

**LET OP In je handtekening hoef je niet een afsluitende zin te zetten, dit wordt in de standaard

sjablonen namelijk al in het bericht verwerkt (zie onderstaande afbeelding).

7.4 Juridisch / Handleiding In het tabblad ‘Account’ vind je alle juridische documenten terug. Dit heeft betrekking op de

Gebruikersovereenkomst (hier zit de bewerkersovereenkomst in verwerkt) en de Privacy Policy.

In het kader ‘Juridisch’ kan je daarnaast terugvinden op welke datum je de juridische gegevens

hebt geaccepteerd.

Ook deze handleiding vind je in het juridische kader terug.


45

8. KANDIDATEN IN TOOL2MATCH Zodra een procedure is aangemaakt en de werving is opgestart, komen kandidaten binnen in de

tool2match omgeving. In de volgende paragrafen zal worden uitgelegd hoe je de gegevens van een

kandidaat kan inzien, wat welke wervingsfase precies inhoudt en hoe de gegevens van een

kandidaat geïnterpreteerd dienen te worden.

8.1 Hoe vind ik de kandidaten binnen een procedure? Om te zien welke kandidaten gesolliciteerd hebben op een bepaalde procedure klik je in het tabblad

‘Vacatures’ op de desbetreffende vacature (zie onderstaande afbeelding).

Je komt nu in de pagina met algemene informatie van de vacature. Kies in de menubalk voor het

tabblad ‘Kandidaten’. Je kunt direct zien hoeveel kandidaten er momenteel in deze procedure zijn

opgenomen.

Net als op de vacature pagina, staan hier verschillende gekleurde tabbladen. Dit zijn de

verschillende stadia waarin kandidaten zich in de wervingscyclus kunnen bevinden. Alle stadia

worden in de komende paragrafen tot in detail benoemd.

Onderstaande legenda geeft een schematisch overzicht welke kleur bij welk stadia in de

wervingscyclus hoort.

= Nieuw = In behandeling = Af te wijzen = Aangenomen

= Shortlist = Uit database = Afgewezen

Er zijn twee verschillende soorten manieren om vervolgens bij de gegevens van een kandidaat te

komen:

• Indien je weet in welke fase van de procedure de kandidaat zich bevindt, klik je op de juiste

wervingsfase, zoek je de naam van de kandidaat en klik je vervolgens op de (blauwe) naam


46

van de kandidaat. In onderstaande afbeelding zit de kandidaat ‘Test Kandidaat’ in de fase

‘In behandeling’. Er dient daarom eerst op de fase en vervolgens op de naam van de

kandidaat te worden geklikt (zie paragraaf 8.2 voor de interpretatie van deze kandidaat

kaart).

• Wanneer je precies de naam van de kandidaat weet, kan je de kandidaat vinden door

linksboven in de zoekfunctie de naam van de kandidaat in te typen. De kandidaat zal

vervolgens als zoekresultaat tevoorschijn komen (zie onderstaande afbeelding). Klik op de

naam van de kandidaat om de kandidaat kaart te openen.

8.2 De kandidaat kaart openen Zodra je de gegevens van een kandidaat gaat inzien kom je, nadat je op de naam van de juiste

kandidaat hebt geklikt (zie paragraaf 8.1), in de kandidaat kaart terecht. In de kandidaat kaart

vind je alle informatie van een kandidaat dat relevant is voor een bepaalde procedure. Dit zijn

onder andere de persoonsgegevens van een kandidaat, het CV, de motivatiebrief, de beoordelingen

van (mede)selectiecommissieleden de huidige status van de kandidaat en het mailcontact.

Deze kandidaat kaart is opgedeeld in een aantal kaders. Alle kaders worden in de onderstaande

paragrafen besproken. De kaders worden in eerste instantie van links naar rechts en van boven

naar beneden behandeld.

8.2.1 Algemene functionaliteiten

Helemaal linksboven in de kandidaat kaart, vind je de naam van de kandidaat en daarnaast de

huidige status van de kandidaat in de procedure.

Net onder de naam vind je de knop Deel profiel, klik op deze knop wanneer je het profiel van de

kandidaat interessant genoeg vindt om direct te delen met de selectiecommissieleden.


47

Afhankelijk van de kandidaat, zal naast de knop ‘Deel profiel’ de knop ‘Inloggegevens aanmaken’

staan. Indien een kandidaat namelijk niet zelf heeft gereageerd op de functie, maar handmatig in

de tool2match omgeving is verwerkt, heeft de kandidaat geen ontvangstbevestiging ontvangen met

daarin inlog gegevens voor de kandidaten portal. In verband met de AVG is het zaak dat

kandidaten hun persoonsgegevens zelf in beheer hebben. Door middel van de knop ‘Inloggegevens

aanmaken’ kun je naderhand nog een bericht naar de kandidaat versturen waardoor ze alsnog

inloggegevens voor de kandidaten portal ontvangen.

Daarnaast heb je de buttons ‘vorige’ en ‘volgende’ zitten, via deze buttons kun je eenvoudig naar

de volgende of vorige kandidaat in dezelfde fase gaan. Afhankelijk van de lijst waarop je op dat

moment zit te werken (nieuw, shortlist, in behandeling, afgewezen, etc.), zullen de volgende of

vorige kandidaten verschijnen.

Tot slot kun je boven in het scherm snel en eenvoudig kandidaten van fase veranderen. Wanneer

je een kandidaat door de selectiecommissieleden wil laten beoordelen druk je op de groene S

(shortlist), wanneer je een kandidaat direct in de procedure wil opnemen druk je op de

donkergroene B (in behandeling) en wanneer je een kandidaat wil afwijzen druk je op de rode A

(afwijzen). Meer inhoudelijke informatie over de faseveranderingen vind je in paragraaf 8.3.

8.2.2 Persoonlijke gegevens

Het kader ‘Persoonlijke gegevens’ biedt een overzicht van de persoonsgegevens van een kandidaat.

Om deze persoonsgegevens te wijzigen of gegevens toe te voegen, dient op het witte pennetje

rechtsboven in het kader te worden gedrukt. Om direct te zien wat de woonplaats van de kandidaat

is, druk je op ‘Bekijk op kaart’. Er opent zich nu een nieuw tabblad waarin Google Maps is

geopend.

Naast de gebruikelijke persoonsgegevens, biedt dit kader de volgende aspecten:

• Afstand (km): Hier staat vermeld wat de afstand in kilometers vanuit het adres van de

kandidaat tot aan de vestiging van de organisatie is.

• Mediabron: Dit aspect geeft aan vanuit welk jobboard de kandidaat heeft gesolliciteerd.

Dit kan bijvoorbeeld Nationale Vacaturebank, Monsterboard, LinkedIn of Facebook zijn.

• Status: Hier staat aangegeven wat de huidige status van de procedure van de kandidaat

is. Er zijn drie verschillende statussen mogelijk:

o Normaal: Een kandidaat komt standaard als de status ‘Normaal’ in de tool2match

omgeving binnen.

o Favoriet: Indien een kandidaat tijdens een procedure een goede indruk heeft

gemaakt, maar de kandidaat is het uiteindelijk niet geworden, kan je deze

kandidaat de status ‘favoriet’ meegeven.

o Zwarte lijst: Indien een kandidaat een hele slechte indruk heeft gemaakt of

bijvoorbeeld op meerdere niet relevante vacatures blijft reageren, heb je de

mogelijkheid deze kandidaat op de zwarte lijst te zetten. Deze kandidaat zal dan

direct na solliciteren naar de status ‘af te wijzen’ verplaatst worden.

Klik linksboven in op het pennetje om de status van de kandidaat aan te passen.


48

• Persoonlijk bericht: In dit kader kan mogelijk een persoonlijk bericht van de kandidaat

staan die is ingediend tijdens de sollicitatie.

**LET OP Alle velden die je in het kader ‘Persoonlijke gegevens’ terugvindt, zijn te weerspiegelen

aan de velden die kunnen worden ingevuld op het sollicitatieformulier (zie paragraaf 2.1.5.1). Hoe

meer velden je op het sollicitatieformulier verplicht maakt, hoe meer gegevens hier staan ingevuld.

8.2.3 CV en Motivatiebrief

Onder het kopje Documenten kun je de documenten die de kandidaat tijdens zijn/haar sollicitatie

heeft meegestuurd inzien. Deze documenten hebben betrekking op het CV en de motivatiebrief.

Druk op het icoontje van een (blauw) oog om ofwel het CV ofwel de motivatiebrief van de kandidaat

in te zien. Vervolgens opent er een nieuw tabblad waarin het document als een soort ‘afbeelding’

wordt getoond. Op deze manier wordt het document niet automatisch op je C: Schijf en/of

browsergeschiedenis opgeslagen en wordt het eenvoudiger om de wetgeving van de AVG na te

leven. Indien je het CV echt nodig hebt als download, klik je vanuit de kandidaat kaart op het

download icoontje.

**LET OP Indien ofwel de motivatiebrief ofwel het CV meerdere pagina’s bevat, kan het nodig zijn

om na het openen het scherm te ‘vergroten’ door eenmaal op je linkermuisknop te klikken.

Onder het kopje ‘Nieuw bestand’ kunnen nieuwe relevante bestanden worden toegevoegd. Hierbij

kan je denken aan een recenter CV, maar bijvoorbeeld ook aan assessment resultaten. Druk

simpelweg op ‘Bestand kiezen’ en vervolgens op ‘Uploaden’.


49

8.2.4 Beoordelingen

Het beoordelen van kandidaten werkt middels een sterrensysteem. Alleen gebruikers die bij de

desbetreffende vacature zijn gekoppeld als selectiecommissielid hebben de mogelijkheid hier een

beoordeling te geven. Geef bij ‘Mijn stem’ het aantal sterren aan de kandidaat wat bij jouw

beoordeling past. Daarnaast heb je de mogelijkheid een onderbouwing te geven voor jouw score.

Het wordt aangeraden deze onderbouwing te geven wanneer je met meerdere

selectiecommissieleden de sollicitaties beoordeeld.

Je kunt minimaal één ster (niet zo’n goede kandidaat) en maximaal vijf sterren (zeer goede kandidaat) geven.

Wanneer je als selectiecommissie een kandidaat sterren hebt gegeven, ziet dit er uiteindelijk uit

zoals in onderstaande afbeelding. Je ziet hier hoe jouw mede selectiecommissieleden de kandidaat

hebben beoordeeld en wat zij hier als opmerking bij hebben geschreven.

Gebaseerd op deze beoordelingen kan de recruiter van de bijbehorende vacature uiteindelijk de

status van de kandidaat aanpassen.


50

8.2.5 Preselectievragen

Als er bij het uitzetten van de vacature preselectie en/of killer vragen zijn ingevuld (zie paragraaf

2.1.3), vind je in dit kader zowel de gestelde vragen als de antwoorden van de kandidaat terug. De

score van het antwoord staat weergegeven als een groen vinkje wanneer de vraag ‘juist’ is

beantwoord en als een rood kruisje wanneer de vraag ‘onjuist’ is beantwoord. De totaalscore vind

je rechtsonder in het scherm terug.

8.2.6 Open vragen

In het kader ‘Open vragen’ vind je de vragen terug die staan ingesteld op het sollicitatieformulier

(zie paragraaf 2.1.4). Aan open vragen kunnen geen punten gekoppeld worden, dus het enige wat

zichtbaar is in de kandidaat kaart is de gestelde vraag een het gegeven antwoord.

8.2.7 Notities/Discussie

In het kader van ‘Notities/discussie’ kan iedereen zijn of haar opmerkingen, discussiepunten, of

ontvangen e-mails kwijt over de desbetreffende kandidaat. Voor iedereen is na het plaatsen van

een opmerking zichtbaar wie deze heeft geplaatst, op welke datum en het tijdstip. Klik vervolgens

op Notitie opslaan.

8.2.8 Tags bij deze kandidaat

Door middel van tags kan Tool2match kandidaten suggereren voor (toekomstige) vacatures (zie

paragraaf 2.1.9). Wanneer je bijvoorbeeld aan een kandidaat de tag ‘Recruiter’ koppelt, zal deze

kandidaat in een toekomstige vacature met de tag ‘recruiter’ automatisch naar voren komen als

suggestie. Door goed gebruik te maken van tags, haal je op de lange termijn meer uit je database.

Als je een nog niet bestaande tag koppelt aan een kandidaat, wordt deze tag automatisch aan de

tag suggestielijst toegevoegd (zie paragraaf 6.6).


51

Tags kunnen onbeperkt worden toegevoegd. Alle gebruikers die rechten hebben om kandidaat

profielen te zien, kunnen tags toevoegen. Uitsluitend beheerders kunnen de tags beheren en

verwijderen.

8.2.9 Faseverandering van kandidaat

In het tabblad ‘Faseverandering van kandidaat’ vind je precies welke fases een kandidaat heeft

doorlopen. Naast de faseverandering, zie je ook op welke datum en door welke recruiter de

kandidaat van fase is veranderd (zie onderstaande afbeelding).

Een kandidaat kan op twee verschillende manieren door een recruiter en/of beheerder van fase

worden veranderd:

• Een recruiter geeft op de overzichtspagina van een bepaalde fase aan welke kandidaat naar

welke fase mag worden veranderd (zie paragraaf 8.3).

• Een recruiter geeft in het kandidatenscherm aan naar welke fase een kandidaat mag

worden veranderd (zie paragraaf 8.2.1).

8.2.10 Statushistorie van kandidaat

Direct onder het kopje ‘Faseverandering van kandidaat’ vind je het samenhangende volgende kader

‘Statushistorie van kandidaat’.

Binnen dit kader is niet enkel te zien wat de faseveranderingen van een kandidaat zijn geweest,

maar staat ook precies omschreven welke stappen van het sollicitatieproces de kandidaat heeft

doorlopen. Dit heeft voornamelijk betrekking op de stappen in de fase ‘In behandeling’ (zie

paragraaf 8.3.3).

8.2.11 Verzonden berichten naar kandidaat


52

Binnen dit kader wordt alle communicatie die naar de kandidaat toe is gedaan gearchiveerd. Je

kunt op de blauwe communicatie klikken en dan verschijnt aan de rechterkant de inhoud hiervan.

**LET OP In het kader ‘Verzonden berichten’ vind je enkel de vormen van communicatie naar

de kandidaat toe. Indien een kandidaat een reactie geeft op een verzonden bericht, komt deze niet

in dit kader terecht. De ontvangen berichten van kandidaten kan je kwijt in het veld ‘Notities (zoals

beschreven in paragraaf 8.2.7).

8.3 De verschillende wervingsfases Zoals eerder benoemd, zijn er verschillende fases van de wervingscyclus waarin kandidaten zich

kunnen bevinden. Dit zijn de volgende fases:

1) Nieuw;

2) Shortlist;

3) In behandeling;

4) Uit database;

5) Aangenomen;

6) Af te wijzen;

7) Afgewezen.

Wanneer je in een vacature op het tabblad ‘Kandidaten’ drukt, kom je terecht op een pagina

vergelijkbaar met onderstaande afbeelding. Op deze pagina vind je alle bovengenoemde

wervingsfases terug als buttons waarop gedrukt kan worden. Zodra je op bijvoorbeeld de button

‘Afgewezen drukt, kom je terecht in een lijst van alle kandidaten die voor deze procedure zijn

afgewezen. Ditzelfde principe geldt voor de overige buttons (zie paragraaf 8.1 voor een volledige

beschrijving hoe je de gegevens van kandidaten kan terugvinden).

Onderstaande paragrafen zullen er op ingaan welke verschillende wervingsfases binnen

tool2match bestaan.

8.3.1 Nieuw

Wanneer een kandidaat solliciteert via het online sollicitatieformulier komt deze automatisch

binnen in de wervingsfase ‘Nieuw’. De kandidaat heeft automatisch vanuit het systeem een

ontvangstbevestiging ontvangen met daarin de mogelijkheid in te loggen in de kandidaten portal

van tool2match.


53

Zodra je op het tabblad ‘Nieuw’ drukt, verschijnt een lijst met alle kandidaten die nieuw zijn in de

procedure (zie bovenstaande afbeelding). In dit overzicht kan je ook direct zien op welke datum de

kandidaat gesolliciteerd heeft onder het kopje ‘Sollicitatiedatum’. Daarnaast kan je direct het

CV (klik op icoon van CV) en de motivatiebrief (klik op het icoon van een brief) van de kandidaat

inzien. Indien je een bericht naar de kandidaat wil versturen, klik je op het envelopje.

Zodra je een kandidaat hebt beoordeeld kan deze vanuit de fase ´Nieuw´ direct worden verplaatst

naar de fase ‘shortlist’ (klik op ‘S’), ‘in behandeling’ (klik op ‘B’) of ‘af te wijzen’ (klik op ‘A’).

Tot slot heb je de mogelijkheid kandidaten in zijn geheel uit de procedure te verwijderen, klik

hiervoor op het rode kruisje.

**LET OP Mochten er zoals in paragraaf 2.1.3 beschreven, pre-selectievragen met een minimaal

te behalen aantal punten zijn toegevoegd aan het sollicitatieformulier en een kandidaat scoort

minder dan het minimaal te scoren punten dan komt de kandidaat direct binnen onder het tabblad

‘af te wijzen’. De kandidaat zal dan na 48 uur automatisch een afwijzing ontvangen.

8.3.2 Shortlist

Onder het tabblad ‘Shortlist’ staan kandidaten die vanuit het tabblad ‘Nieuw’ interessant genoeg

zijn bevonden door de Recruiter om ze door de selectiecommissie te laten beoordelen.

Een gebruiker die enkel als selectiecommissielid is toegevoegd aan een procedure, hoeft enkel naar

het tabblad ‘shortlist’ te gaan om kandidaten te beoordelen. Als het goed is heeft de recruiter

namelijk vanuit de lijst met nieuwe kandidaten een selectie gemaakt van interessante kandidaten

(shortlist kandidaten) en kandidaten die direct afgewezen kunnen worden (af te wijzen

kandidaten).

In het overzicht van alle kandidaten (zie bovenstaande afbeelding) kan je wederom de

sollicitatiedatum van de kandidaten inzien en kan je het CV en de motivatiebrief inzien door op de

bijbehorende icoontjes te klikken. Daarnaast kan je onder het kopje ‘Fase gewijzigd op’ inzien op

welke datum en welk tijdstip de kandidaat door de recruiter is gewijzigd van fase.


54

Tot slot is het mogelijk kandidaten een bericht te sturen (klik op de envelop, kandidaten naar de

fase ‘In behandeling’ (klik op ‘B’) of ‘Af te wijzen’ (klik op ‘A’) te verplaatsen en kandidaten in zijn

geheel uit de procedure te verwijderen (klik op het rode kruis).

8.3.3 In behandeling

Alle kandidaten die onder het tabblad ‘In behandeling’ staan, worden actief meegenomen in de

procedure. Onder dit tabblad vinden ook de meeste sollicitatiefasen plaats zoals op organisatie

niveau (paragraaf 6.8) of vacature niveau (paragraaf 2.1.6) staan ingegeven.

Elke aangemaakte sollicitatiefase krijgt onder dit tabblad een apart kader. Indien de recruiter van

de procedure een kandidaat naar een andere sollicitatiefase zet, zal deze onder dit tabblad ook naar

een andere sollicitatiefase verschuiven. Onderstaande afbeelding geeft een voorbeeld van hoe deze

pagina er uit zou kunnen zien.

In de fase ‘In behandeling’ kan je nog steeds inzien op welke datum de kandidaat heeft

gesolliciteerd, kan je het CV en de motivatiebrief inzien en kan je zien op welke datum de kandidaat

van fase is veranderd door de Recruiter. Ook kan je in dit overzicht door middel van een

sterrensysteem zien hoe de kandidaat door alle selectiecommissieleden is beoordeeld en hoeveel

selectiecommissieleden in totaal een beoordeling hebben gegeven (dit herken je door het aantal

stemmen).

Wederom is het mogelijk kandidaten een bericht te sturen (klik op de envelop, kandidaten naar de

fase ‘Shortlist’ (klik op ‘S’) of ‘Af te wijzen’ (klik op ‘A’) te verplaatsen en kandidaten in zijn geheel

uit de procedure te verwijderen (klik op het rode kruis).

Klik tot slot op het volgende icoontje om kandidaten binnen de fase ‘In behandeling’ naar een

andere stap in de procedure te veranderen. Een scherm vergelijkbaar met onderstaande afbeelding

komt in beeld. In dit scherm kan je er vervolgens voor kiezen naar welke fase de kandidaat mag

worden verplaatst. Een kandidaat kan je van fase blijven veranderen. Alle veranderingen die

hebben plaatsgevonden kan je terugvinden in de kandidaat kaart van deze kandidaat onder het

kopje ‘Statushistorie van kandidaat’ (zie paragraaf 8.2.10).


55

8.3.4 Uit database

Onder het tabblad ‘Uit database’ staan alleen kandidaten die vanuit het zoeken in de database zijn

toegevoegd aan de procedure (zie paragraaf 3.1.1). Deze kandidaten zijn ofwel recent ofwel in het

verleden in de database toegevoegd of hebben eerder op een vacature binnen de organisatie

gesolliciteerd waardoor ze in de database terecht zijn gekomen.

Wederom kan je onder dit tabblad de sollicitatiedatum van de kandidaat inzien, het CV openen,

een bericht versturen naar de kandidaat, de kandidaat naar de fase ‘In behandeling’ verplaatsen

(klik op ‘B’) of de kandidaat uit de procedure verwijderen (klik op het grijze kruisje).

In dit tabblad staat hoogstwaarschijnlijk geen icoon van een motivatiebrief, aangezien kandidaten

niet zelf hebben gesolliciteerd op de procedure en dus geen motivatie hebben opgesteld.

**LET OP Aangezien de kandidaat niet zelf heeft gesolliciteerd, zal deze zonder bericht er niet van

bewust zijn opgenomen te zijn in de procedure. Het is daarom verstandig de kandidaat hier zelf

van op de hoogte te brengen, het systeem doet dit namelijk niet automatisch.

8.3.5 Af te wijzen

Onder het tabblad ‘Af te wijzen’ staan alle kandidaten die kunnen worden afgewezen. Zij kunnen

zijn onder verdeeld in verschillende groepen, namelijk:

• Zelf af te wijzen;

• Automatisch afwijzen binnen 48 uur;

• Automatisch afwijzen binnen 48 uur i.v.m. zwarte lijst.


56

8.3.5.1 Zelf af te wijzen

Onder dit tabblad staan alle kandidaten die door de selectiecommissieleden als niet geschikt zijn

bevonden en door de recruiter van de procedure vervolgens naar de fase ‘af te wijzen’ zijn verplaatst.

De kandidaten hebben op dit moment nog geen afwijzing ontvangen, hiervoor dient de kandidaat

nog naar de fase ‘Afgewezen’ te worden verplaatst.

In het overzicht van alle af te wijzen kandidaten vind je wederom de sollicitatiedatum, de

mogelijkheid het CV of de motivatiebrief in te zien, de datum waarop de fase recentelijk is

gewijzigd, de beoordeling, de mogelijkheid een bericht te versturen en de mogelijkheid kandidaten

volledig uit de procedure te verwijderen (klik op het rode kruisje).

Daarnaast heb je de mogelijkheid kandidaten weer terug te plaatsen in de shortlist, indien ze toch

niet afgewezen moeten worden (klik op ‘S’). Indien een kandidaat wel afgewezen mag worden,

verplaats je de kandidaat via de ‘A’ naar de status ‘Afgewezen’. Vervolgens kom je na het klikken

op de ‘A’ terecht in een scherm waarin je de manier van afwijzen kan instellen (zie onderstaande

afbeelding).


57

De eerste keuze die in dit scherm dient te worden gemaakt, is of de afwijzing mag plaatsvinden

door middel van een email of telefooncontact. Indien je kiest voor telefooncontact, geeft tool2match

de mogelijkheid een notitie bij dit telefoongesprek te plaatsen. Deze notitie vind je, net zoals

emailcontact, terug in het kandidaat scherm onder het kopje ‘Verzonden berichten naar kandidaat’

(paragraaf 8.2.11).

Bij afwijzen per email staat standaard het mailsjabloon ‘Handmatige afwijzing met afwijsreden

geselecteerd. Indien een ander mailsjabloon van toepassing is op deze afwijzing, dien je dit te

selecteren in het drop-down menu. Mocht het juiste mailsjabloon of afwijsreden er niet tussen

staan, kan de beheerder dit aanpassen onder het tabblad ‘Settings’ (zie paragraaf 6.5). In het

bericht worden alle variabelen die zijn ingevoerd automatisch ingevuld. De e-mail wordt

ondertekend door de recruiter of beheerder vanuit wie de kandidaat wordt afgewezen.

Aan de linkerzijde zijn nog twee velden in te vullen. Je kunt de betreffende kandidaat optioneel

tags meegeven. Dit zorgt er voor dat de kandidaat op die trefwoorden gevonden kan worden vanuit

de database.


58

Vervolgens kun je een kandidaat als favoriet markeren als de kandidaat een goede indruk heeft

gemaakt. In de database verschijnt dan een groen duimpje achter de naam. Ook kun je de

kandidaat op de zwarte lijst zetten. Een kandidaat die je op de zwarte lijst zet wordt bij alle

volgende sollicitaties die hij doet binnen de organisatie, direct op ‘af te wijzen’ gezet en achter zijn

naam verschijnt een zwart duimpje.

Heb je alles ingevuld? Vergeet dan niet om op de blauwe knop ‘Verzenden’ te drukken!

De kandidaat wordt na verzenden direct naar het tabblad ‘Afgewezen’ gezet.

Indien je meerdere kandidaten tegelijkertijd wil afwijzen, kan dit door voor het kopje ‘Naam’ een

vinkje te zetten (zie onderstaande afbeelding). Door deze handeling worden alle kandidaten

geselecteerd. Klik vervolgens op de rode button erboven waarop staat vermeld ‘X kandidaten

afwijzen’. Net zoals bij het afwijzen van een enkele kandidaat komt er een scherm in beeld waarbij

je de manier van afwijzen kan instellen (zie bovenstaande alinea’s ).

8.3.5.2 Automatisch afwijzen binnen 48 uur

Kandidaten die tijdens hun sollicitatie op de pre-selectievragen niet voldoende punten hebben

gescoord, krijgen automatisch een afwijzing. Deze afwijzing vindt plaats binnen 48 uur na

solliciteren en vindt te allen tijde plaats na 10.30 uur. Bijvoorbeeld, een kandidaat die op donderdag

middag reageert en niet door de preselectie vragenlijst structuur heen komt, ontvangt pas op

maandagochtend om 10:30 uur een afwijzing.

De automatische afwijzing wordt verstuurd vanuit de recruiter die met het * achter zijn of haar

naam staat geselecteerd zoals besproken in paragraaf 2.1.7.


59

Tot de 48 uur verstreken zijn, zal de kandidaat onder het tabblad ‘Af te wijzen’ blijven staan. Je

kunt de kandidaat dan door op de rode ‘A’ te klikken handmatig afwijzen of in de ‘Shortlist’ zetten

door op de groene ‘S’ te klikken.

8.3.5.3 Automatisch afwijzen binnen 48 uur i.v.m. zwarte lijst

Hetzelfde als in bovenstaande paragraaf gebeurt wanneer een kandidaat op de zwarte lijst staat.

Ook deze kandidaat krijgt binnen 48 uur een automatische afwijzing toegestuurd. Wanneer je dit

niet wil, kun je tot 48 uur de kandidaat nog terugplaatsen naar de shortlist.

8.3.6 Afgewezen

Kandidaten die inmiddels vanuit het tabblad ‘Af te wijzen’ een afwijzing hebben gehad komen onder

dit tabblad te staan.

Deze kandidaten hebben inmiddels een afwijzing gehad, maar je kunt hen nog terug zetten naar

de ‘Shortlist’ door op de groene ‘S’ te klikken.

De afwijzing die is verstuurt naar de kandidaat vind je terug in de kandidaat kaart in het kader

‘Verzonden berichten naar kandidaat’ (zie paragraaf

**LET OP Mocht je een kandidaat na afwijzing nog willen terug zetten naar de ‘Shortlist’ zorg er

dan voor dat je de kandidaat hier van op de hoogte brengt.


60

8.3.7 Aangenomen

Onder het tabblad ‘Aangenomen’ staan kandidaten die in deze procedure zijn aangenomen voor de

functie. Als een kandidaat is aangenomen krijgen deze een geel sterretje achter zijn/haar naam.

Indien zij in een andere procedure binnen de organisatie solliciteren kun je aan dit sterretje zien

dat zij al op een functie zijn aangenomen.

Gebruikershandleiding - TOOL2MATCH · aangemaakt. In het tweede gedeelte wordt uitgelegd hoe het...

Documents

Transcript of Gebruikershandleiding - TOOL2MATCH · aangemaakt. In het tweede gedeelte wordt uitgelegd hoe het...