Post on 23-May-2015
www.vdab.be0800 30 700
1
Google case VDAB
Paul Danneels CIO VDAB
1
www.vdab.be0800 30 700
• Wie is VDAB
• Anders werken en cloud: hoe starten
• Eerste project: Cloud mail
• Lessons learned
• Volgende stappen
• Vragen
www.vdab.be0800 30 700
VDAB biedt een brede waaier van diensten aan werkgevers, werknemers en werkzoekenden
VDAB
FOREM
516.255 vacatures met 84,3% vervulling 396.167 registraties werkzoekenden 696.562 bedrijfscontacten on line: 492.289 servicelijn: 143.892 persoonlijk: 60.381 152.470 opleidingen> 15 miljoen opleidingsuren
5.013 werknemers
5200 VDAB PC’s verspreid over 276 lokaties
6000 opleidingsPC’s verspreid over 38 campussen
330 self service kiosken
800 zelfbediening PC’s
Matchen van vraag en aanbod
2010
Brussel : ACTIRISWallonië : FOREM
www.vdab.be0800 30 700
• Goede externe toegankelijkheid
o Open en laagdrempelig platform naar alle burgerso Voorbeeld: links met OCMW consulenten en tendering partners, Google Docs
trajectbegeleiding werkzoekende
• Kosten verlageno Vermijden infrastructuur en beheerskosteno Eenvoudige toepassingen zonder ontwikkelkost mogelijko Voorbeelden: Google Docs inschrijvingen voor taalopleidingen, Wegwijs info
over arbeidsmarkt
• Inspelen op consumerizationo Thuisplatform en werkplatform gelijk schakeleno Link naar social media en collaborationo Voorbeelden: delen van informatie met werkzoekenden, e coaching opleidingen
• Ketenwerking binnen de overheid versterkeno Overheid is voorloper van private cloud met authentieke bronnen o Voorbeelden KBO, KSZ, Dimona
Anders werken en cloud
www.vdab.be0800 30 700
Cloud opportuniteiten eerst in kaart gebracht vertrekkende vanuit de strategie
cloud strategie linken aan strategie vermijden van leveranciers push vermijden van ad hoc projectaanvragen
www.vdab.be0800 30 700
Cloud collaboration via Google Apps biedt heel wat mogelijkheden
CSC Proprietary and Confidential 7/5/2010 10:05 AM PPT 2007_Planning_FMT 10
Google Apps; Tools for today’s User
GMail Huge inbox with search: keep and find everything
Talk Business class IM and VC as easy as email
Groups Let users easily create and work in teams
Calendar Make sharing calendars and schedules easy
Docs Makes collaborating as easy as creating
Sites Allow users to manage their own sites
Video Unlock the power of video within your business
Google Message Discovery Compliance and eDiscovery
• Kostenbesparing en hogere beschikbaarheid o Mailo Agenda
• Collaboration introducereno Documenten
o Online aanmaken & intern/extern delen o Realtime samenwerken
o Websiteso Online aanmaken & delen met partnerso voor team, project, afdeling, cursus
o Chato Audio- & Videochat
o interno voor e-learning of opvolging werkzoekenden
“Cloud-based email is always cheaper for companies with fewer than 15,000 users” Forrester Research 2010 “Cloud-based email is always cheaper for companies with fewer than 15,000 users” Forrester Research 2010
www.vdab.be0800 30 700
© 2011 Capgemini. Alle rechten voorbehouden
Directiecomité, 20 juni 2011
7
• Enkel communicatie
• Archief doorsnee gebruiker 6 maand tot 2 jaar
• Hoge beheerskost
• SLA Beschikbaarheid 99,7%
• Geen uitbreiding mogelijk
• Beperktere clients
• Upgrade politiek
• Geplande downtime
• Enkel communicatie
• Archief doorsnee gebruiker 6 maand tot 2 jaar
• Hoge beheerskost
• SLA Beschikbaarheid 99,7%
• Geen uitbreiding mogelijk
• Beperktere clients
• Upgrade politiek
• Geplande downtime
Huidige omgevingHuidige omgeving
• Communicatie + collaboration (talk, chat, video, docs, sites,… intern en extern)
•Google thuisomgeving wordt werkomgeving en vice versa
•25GB per gebruiker, geen archivering meer nodig
•Lagere beheerskost minder HW, minder licenties spam & antivirus en opslagcapaciteit
•SLA Beschikbaarheid 99,9%
•Uitbreidbaar via Java, gadgets, webapps (marketplace)
•100% web, overal toegankelijk, synchronisatie smartphones (Blackberry, Iphone, Symbian, Windows, Android)
•Regelmatige updates: 280 nieuwe functies werden zonder kosten toegevoegd in 2010
•Geen geplande downtime
• Communicatie + collaboration (talk, chat, video, docs, sites,… intern en extern)
•Google thuisomgeving wordt werkomgeving en vice versa
•25GB per gebruiker, geen archivering meer nodig
•Lagere beheerskost minder HW, minder licenties spam & antivirus en opslagcapaciteit
•SLA Beschikbaarheid 99,9%
•Uitbreidbaar via Java, gadgets, webapps (marketplace)
•100% web, overal toegankelijk, synchronisatie smartphones (Blackberry, Iphone, Symbian, Windows, Android)
•Regelmatige updates: 280 nieuwe functies werden zonder kosten toegevoegd in 2010
•Geen geplande downtime
Google Apps omgevingGoogle Apps omgeving
De voordelen van onze cloud collaboration oplossing
www.vdab.be0800 30 700
Kosten batenanalyse toont ROI binnen het jaar
Google Apps Vandaag
licenties 200k 180k (mail, mobile, spam, excl MS Office)
Serverbeheer 24k (LDAP en postini sync)
90k (+20k)
Storagebeheer en back up
35k (+200k)
Applicatiebeheer 50k 200k (+?)
infrastructuur 40k (+10k)
Totale jaarlijkse kostprijs
274k 545k (+230k voor langere retentie en betere beschikbaarheid)
Geen toekomstige upgradekosten voor een bestaande omgeving Gratis bijkomende collaboration mogelijkheden
Geen toekomstige upgradekosten voor een bestaande omgeving Gratis bijkomende collaboration mogelijkheden
www.vdab.be0800 30 700
Via een uitgebreide pilootaanpak werd de introductie binnen de
organisatie goed voorbereid
• Test door pilootgebruikerso Doelpubliek: business, privéaccounts, IT experten, IT-medewerkerso Cases rond communication (mail en kalender)o Case rond collaboration (docs, video-audio chat, sites)
• Cases van collaborationo E-Begeleiding o Reserveringstool voor opleidingen interno Kennismanagement: toetsing QuikR – siteso Gemeenschappelijke opvolgtabel MVOo Opzetten van siteso Gebruik van videochat: multigebruikers
• Resultaten o functionele vereisten opgelijst via workshopso Extra workshop en demo voor management assistenten en servicelijno Aanbevelingen voor opleidingen en implementatie
© 2011 Capgemini. Alle rechten voorbehouden
Directiecomité, 20 juni 2011
9
www.vdab.be0800 30 700
Mapping VDAB functionele vereisten met Google Apps
• Bevraging functionele wensen mail en kalender o Pilootcases gedurende 2 maanden;o Bevraging directiesecretaresses en medewerkers uit
de business (servicelijn,…)o Specifieke demo voor directiesecretaresses en
servicelijn
• Mapping Google Apps o 106 Functionele vereisten van VDABo 85 Behoeften zijn standaard voorzieno 15 Behoeften hebben workaround o 3 Behoeften zijn (nog) niet realiseerbaar, doch
hebbengeen business impact:
• Tracking informatie: zien wie mails heeft geopend
• Read receipt
• Gebruikers met proxyrechten in Gmail hebben enkel leesrechten
© 2011 Capgemini. Alle rechten voorbehouden
Directiecomité, 20 juni 2011
10
Google Apps voldoet voor 97% aan de behoeftenGoogle Apps voldoet voor 97% aan de behoeften
www.vdab.be0800 30 700
© 2011 Capgemini. Alle rechten voorbehouden
Directiecomité, 29 augustus 2011
11
We hebben ervoor gekozen om alle medewerkers inclusief hun archieven over te zetten
Verschillende kanalen en trainingsfaciliteiten zorgen voor de nodige awareness, voorbereiding, opleiding op ieders maat en nazorg
Verschillende kanalen en trainingsfaciliteiten zorgen voor de nodige awareness, voorbereiding, opleiding op ieders maat en nazorg
www.vdab.be0800 30 700
De sleutelvragen die moeten worden beantwoord zijn anders dan bij de standaard IT projecten
• Securityo SAS 70, https, …
• Privacyo Safe harbour overeenkomst
met VS, data VDAB gebruik only
• Architectuur en data classificatie o Multi bronnen data architectuuro reversability
• Change managemento Communicatie, opleiding,
ambassadeurs, …
• Opleiding en support modelo Help desk, escalaties
www.vdab.be0800 30 700
Volgende stappen
• Diensten naar burgers– Video CV– E learning
• Interne productiviteit – uitbreiden collaboration mogelijkheden– Jira issue management
• Data center optimisatie – ALM virtualisatie als voorbereiding voor test en
ontwikkelomgevingen
www.vdab.be0800 30 700
Vragen ?
14