1

Werkkostenregeling Cok Noordermeer

2

C'est le ton qui fait la musique

3

Nieuw loonbegrip

Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking. Vergoedingen en verstrekkingen zijn in principe belast, ongeacht: • of het een beloningselement bevat • of het de werknemer een voordeel oplevert • of sprake is van enige mate van zakelijk gebruik

4

Een buffer(tje)

Vergoedingen en

verstrekkingen

1,6 %

loonsom

5

Wat mag niet in de vrije ruimte

Dus belastbaar loon van de werknemer

• Regulier loon (salaris, vakantiegeld, ORT e.d.)

• Boven-gebruikelijke vergoedingen en verstrekkingen

• Auto van de zaak

• Dienstwoning

• Boetes

• Verstrekkingen voor criminele activiteiten

6

Vergoedingen en verstrekkingen

Vrije ruimte

7

Geniale eenvoud

8

Overgangsperiode tot 2014

Jaren 2011, 2012 en 2013 jaarlijkse keuze • Of oude regime • Of werkkostenregeling Per 2012 telt SDB slechts 25 % van de werkgevers

9

Wat het parlement er van maakte

Het vocabulaire van de werkkostenregeling

• Intermediaire kosten

• Gerichte vrijstellingen

• Gebruikelijkheidstoets

• Werkplek gerelateerde voorzieningen

• Kosten van wellevendheid

• Nihil waarderingen

10

4 categorieën vrijgestelde kosten

1. Kosten van wellevendheid

2. Intermediaire kosten

3. Gerichte vrijstellingen

4. Nihil waarderingen

1,6%

11

1. Kosten van wellevendheid

Kosten van wellevendheid, sympathie en piëteit • Uit betrokkenheid met werknemer • Geen voordeel voor werknemer • Geen werkgever – werknemersrelatie • Geen geld of cadeaubonnen • Maximaal € 25 inclusief BTW Voorbeelden • Bloemetje • Fruitmand • Rouwkrans

12

2. Intermediaire kosten

Intermediaire kosten zijn geen loon Moet gaan om • Zaken behorend tot het vermogen van de werkgever • Kosten samenhangen met de bedrijfsvoering • Ook externe representatie Kernwoorden in de verklaring • Opdracht van de werkgever (tussenpersoon) • Voorschieten (relatie debiteur / crediteur) • Geen arbeidsbeloning

13

3. Gerichte vrijstellingen

Gerichte vrijstellingen vormen geen loon Zijn nodig voor goed kunnen vervullen dienstbetrekking Limitatieve opsomming • Reiskosten € 0,19 km en kosten openbaar vervoer • Tijdelijke verblijfkosten (maaltijd, overnachting e.d.) • Training, cursus, seminar, symposia • Studiekosten, vakliteratuur en beroepsverenigingen • Outplacement • Zakelijke verhuiskosten

14

4. Nihil waarderingen

Werkplek gerelateerde voorzieningen Aan de werknemer ter beschikking gesteld

‘Zacht loon’

Specificatie werkplek

Werkplek is plaats waar werkgever zorg moet dragen dat werknemer veilig kan werken (Arbeidsomstandighedenwet)

Ook de algemene ruimtes vallen onder de definitie

• De fietsenstalling

• De aanwezige fitnessruimte

• De parkeergarage op het bedrijfsterrein

De werkruimte in de woning geldt niet als werkplek

15

Ter beschikking gesteld

Gebruik is bruikleen, dus inleveren bij ontslag

Eigendom blijft bij werkgever, daarom de term

"ter beschikking gesteld“

In dat geval nihil waardering bij zakelijk gebruik

Gaat het eigendom over, dan wordt dit loon of ten laste van vrije ruimte

16

17

Werkplek gerelateerde voorzieningen

Nihil waardering • Inrichting werkplek (niet thuis) • Ter beschikking gestelde mobiele telefoon / blackberry • Laptop of tablet mits zakelijk gebruik > 90% • Werkkleding dat op de werkplek achterblijft • Dienstkleding (uitsluitend om in te werken) • Personeelslening voor aanschaf fiets • Bedrijfsfitness op de werkplek • Verstrekte ARBO-voorzieningen • Consumpties op de werkplek (dus niet erbuiten) • Personeelsfeest op de werkplek

18

Niet werkplek gerelateerde voorzieningen

Ten laste van de vrije ruimte • Vergoeding arbovoorzieningen • Bedrijfsfitness buiten de werkplek • Computer thuis ten behoeve van het werk • Contributie vakbond / beroepsvereniging • Fiets van de zaak (fietsenplan) • Telefoonaansluiting / internet thuis • Vergoeding mobiele telefoon • Personeelsfeest extern / personeelsreis • Verstrekkingen bij jubilea en feestdagen (kerstpakket) • Personeelsreceptie buiten de werkplek

19

Dus wordt de opdracht ……

Personeelskosten inventariseren • Wat wordt vergoedt en verstrekt • Hoe naar ‘ter beschikking stellen’ • En hoe t.z.t. weer terug krijgen

20

Niet werkplek gerelateerde voorzieningen

Oh ja, ook deze …… Ten laste van de vrije ruimte • Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering

21

Versnaperingen en consumpties

Consumpties (niet maaltijd) op de werkplek zijn onbelast • Ook gebak, fruit etc. is op werkplek onbelast • Consumpties elders zijn belast • Vergoeding voor koffie e.d. is belast

Tijdens of buiten werktijd is niet van belang Let op scholing extern • Maaltijd en versnaperingen zijn belast

Vergoedingen en verstrekkingen 2013

Kosten

wellevendheid

Intermediaire

kosten

Gerichte

vrijstellingen

Nihil

waarderingen

geen loonkosten geen loonkosten onbelast onbelast

Ten laste van vrije ruimte Belast loon werknemer

= + Door werkgever

aangewezen werkkosten

-/- 1,6% vrije ruimte

= + Door werkgever

aangewezen werkkosten

80% eindheffing Loonheffing werknemer

Keuze werkgever

+ Belast loon

Wat dan zoal?

Ten laste van vrije ruimte bijvoorbeeld • Bijdrage / vergoeding activiteiten PV • Personeelsfeest extern • Vergoeding voor gebruik computer, telefoon, internet • Kerstpakket en andere geschenken • Contributie vakbond of beroepsvereniging • Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering • Parkeer-, veer- en tolgelden • Fietsenplan • 12½ jaar dienstverband

23

24

Keuze maken

Werkgever moet kiezen vóór genietingsmoment • Of belasten bij de werknemer • Of aanwijzen als werkkosten Keuze mag per werknemer of (functie)groep

OR ?

25

Hoge kosten niet uitsmeren

Uitsmeren van kosten is niet toegestaan • Grote uitgaven in één keer nemen • Dus geen ‘afschrijven’ bij grote uitgaven Terugbetalen via MKSA speelt geen rol (is lening!)

26

De vrije ruimte

Hoe moet de vrije ruimte worden bekerend?

Oftewel, hoe maak je het moeilijk

27

Berekening vrije ruimte

Vrije ruimte (per 2013 = 1,6%) • Basis is kolom 14 loonstaat = loon voor loonheffing Drie methoden 1. Maandelijks 1/12 deel jaarloon vorig jaar 2. Eerst vollopen jaarloon vorig jaar (exploitatieschok) 3. Maandelijks tegen actueel loon Laatste maand verplicht herrekenen • Herrekenen op basis werkelijk loon (behalve bij 3)

28

Berekening eindheffing 80%

Vrije ruimte

Werkkosten

Jan Febr Mrt Apr Mei

29

Sturing in het salarissysteem

Hoe de salarisadministratie in te richten op werkkosten

30

Inrichting loonfactoren

31

Werkkostenkaart

Maandelijks inzicht in vrije ruimte

• Wat is cumulatief vrije ruimte (1,6%)

• Af: Werkkosten via loonberekening

• Af: Werkkosten via facturen / kas / bank

Wat is de actuele stand van zaken?

Waar moet ik nog rekening mee houden?

Wie heeft daar invloed op?

32

Grip op de zaak

Wie is betrokken bij de uitvoering?

Hoe weet ik zeker dat ik geen werkkosten heb gemist?

33

Ingrijpende regeling

Werkkostenregeling vereist multidisciplinaire aanpak

• De arbeidsovereenkomsten

• De salarisadministratie

• De declaratieverwerking

• Het inkoopproces

• De factuurverwerking

• Het meerkeuzesysteem (dus ook OR)

34

Wat wordt ik er beter van?

Waarom moet ik dit willen?

Is het medicijn niet erger dan de ziekte?

35

Wanneer voor mij interessant?

Saldo vrije ruimte volgens begroting: • positief: werkkosten financieel aantrekkelijk • negatief: werkkosten financieel niet aantrekkelijk (en dus aan de slag !! ) Direct financieel voordeel is zeer gering • Geen eindheffing kerstpakket • Geen brutering kilometervergoeding

36

Veel interessanter is de vraag:

Wat kan met de resterende vrije ruimte worden gedaan? • Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden (creatief zijn) • Wat is haalbaar en aanvaardbaar • Welke marge wil je behouden

37

Is werkkostenregeling moeilijk?

Wat voor de één een wildernis is,

is voor de ander een pretpark