Methodisch Begroten van Projecten

Waarom en hoe?

Harold van HeeringenSizing, Estimating & Control

harold.van.heeringen@sogeti.nlwww.twitter.com/haroldveendam

Vianen, 15 september 2009

Wat wil ik u laten zien?

Methodisch begroten van projecten is een cruciale factor voor het succesvol realiseren van projecten.

Outline

• De IT industrie heeft een enorm probleem met het begroten van projecten. Waarom?

• Hoe kunnen we realistisch begroten?

• Wat kunt u doen om voortaan realistisch te begroten?

Projecten falen

• Standish Chaos report (2009) [1]

> 32% van de projecten is succesvolOp tijdBinnen budgetBevat alle benodigde functionaliteit

> 44% van de projecten is niet succesvol> 24% is voortijdig gestopt of is opgeleverd

maar nooit gebruikt

> Een duidelijke afname van het succespercentage (35%) ten opzichte van de vorige studie (2007)

Maar waarom??

• Onrealistische begroting en planning!

• Vrijwel altijd: expertbegroting

Gevaar van expertbegrotingen

• Industrie leunt zwaar op experts> Matige onderbouwing> Niet gebaseerd op kwantitatieve data> Vergeten activiteiten> Ongefundeerd optimisme> Geen mogelijkheid om ervaringscijfers op

te bouwen

• Gemiddeld 30% te optimistisch

Optimisme of pessimisme [2]

Onderschatten

Overschatten

Lineaire extra kosten

Extra uren worden besteed

Te lage schattingen

Extr

a K

oste

n

0%

>100%

Te hoge schattingenRealistische schattingen

Non- Lineaire extra kosten

- Planningsfouten (teamomvang, doorlooptijd, etc.)

- Vergroten team veel duurder maar nauwelijks sneller

- Extra management attentie / overhead

- Stress: Meer defects, lagere onderhoudbaarheid !!

Effect van Optimisme/Pessimisme

A

Realisat

ie (

uu

r)5.000

15.000

CB

10.000

5.000 uur

3.000 uur

7.000 uur

7.000

Begroting Resultaat

A: Optimistisch3.000 uur

5 maanden

!Faalt10.000 uur

12 maanden

7

B: Realistisch5.000 uur

maanden

!

7

SlaagtEfficiënt!

5.000 uur

maanden

C: Pessimistisch7.000 uur

11 maanden

! !

SlaagtInefficiënt

7.000 uur

11 maanden

Realisatie is zeer sterk afhankelijk

van de begroting !!!

Voordelen van realistische begrotingen• Projectstatus beter controleerbaar

> Realistisch plan actuals

• Minder stress – hogere kwaliteit> Oorzaak 40% software defects is stress> Extreme druk leidt tot 4x zoveel defects> Onderhoudbaarheid van de code!!

• Verhoogde geloofwaardigheid

De IT industrie heeft een probleem!

• IT industrie – begroot (te) optimistisch!> Business: Het moet goedkoper

Bevordert optimisme> Business: Het moet sneller

Bevordert optimisme> IT - Weet niet precies ‘hoe groot’ het is

Onvolwassen begrotingsmethodieken> IT - kent haar eigen performance niet

Kan begroting niet goed onderbouwenWeet niet goed wat realistisch is

• IT gaat relatief eenvoudig mee met optimisme

Realistisch begroten

• Optimisme leidt tot falende projecten

• Maar hoe kunnen we een realistische begroting maken?

• Naast expertbegroting ook een methodische begroting !!

Methodische Begroting

Meten van Functionele OmvangOmvang in Functiepunten

Gebruik ervaringscijfersProductiviteit: Uren per functiepunt

Gebruik ToolsScenario-analyse (doorlooptijd, teamize, etc.)

Meten van functionele omvang

• Functiepunt analyse (FPA) of COSMIC> Objectief, herhaalbaar, verifieerbaar> Technologie onafhankelijk

• Eenheid ‘product’ maakt verzamelen ervaringscijfers mogelijk> Productiviteit: uur per functiepunt> Kwaliteit: defects per functiepunt

Ervaringscijfers

• Eigen ervaringscijfers> Per omgeving (Java, Oracle, .Net, etc.)> Per ontwikkelfase (ontwerp, bouw, test)> Per locatie (onshore, offshore)

• Benchmarkcijfers> Databases van de tools> ISBSG repository (R11 - 5.200 projecten)[4]

Scenario analyse [2]

Inspanning (uur) =

Onm

ogelijk

Onpraktisch

Insp

an

nin

g

Doorlooptijd

Plan A: 7.500 uur, 7 maanden

Plan B: 4.400 uur, 8 maanden

Voorbeeld: Kiezen voor een doorlooptijd van 8 maanden in plaats van 7 maanden (14 % langere doorlooptijd) resulteert in een afname van het aantal benodigde uren met 40 % !! (bij dezelfde productiviteit en omvang)

Constante

Doorlooptijd4

Bron: Putnam & Myers - 5 Core metrics

Een realistische begroting [3]

Estimate / Business Case

Kosten afhankelijk van Time-to-market

Voorbeeld Scenario 1:

Doorlooptijd: 5,5 maanden

Inspanning: 5.000 uur

Teamsize: 6,7 fte

Kosten: € 430.000

Voorbeeld Scenario 2:

Doorlooptijd: 5,2 maanden

Inspanning: 5.500 uur

Teamsize: 7,5 fte

Kosten: € 480.000

Voorbeeld Scenario 3:

Doorlooptijd: 4,8 maanden

Inspanning: 5.900 uur

Teamsize: 8,3 fte

Kosten: € 530.000

Voorbeeld Scenario 4:

Doorlooptijd: 4,5 maanden

Inspanning: 6.300 uur

Teamsize: 9,4 fte

Kosten: € 620.000

Voorbeeld Scenario 5:

Doorlooptijd: 5,8 maanden

Inspanning: 5.200 uur

Teamsize: 6,2 fte

Kosten: € 400.000

Voorbeeld Scenario 6:

Doorlooptijd: 6,1 maanden

Inspanning: 4.900 uur

Teamsize: 5,8 fte

Kosten: € 380.000

Voorbeeld Scenario 7:

Doorlooptijd: 6,3 maanden

Inspanning: 4.700 uur

Teamsize: 5,5 fte

Kosten: € 360.000

Tools

• QSM SLIM toolsuite [5]

Tools

• Galorath - SEER for Software [6]

Wat levert methodisch begroten op?•Voor de organisatie

> Inzicht in de performance over projecten heen

> Mogelijkheden tot interne en externe benchmarking

> Verhoogde grip: voorspelbaarheid en transparantie

> Onderbouwing voor procesverbeterinitiatieven

•Welke organisatie wil dit niet?

Wat levert methodisch begroten op?• Voor het project, de projectleider

> Beter onderbouwde en verdedigbare begroting

> Aanvullende zekerheid naast de expertbegroting

> Uitspraak over de kwaliteit van de documentatie

• Welke Projectleider wil dit niet??• Maar hoe richt u zoiets in??

Estimating & Performance Measurement Proces

planBegroot

do

Administreer

check

Evalueer

actRapporteer

Verzoek tot begroting

Project uitvoeringProject afgelopen

Periodiek

Resultaat: Methodische Begroting

Resultaat: Management rapportage en Bijgewerkte begrotingstools

Resultaat: Database met project ervaringscijfers Resultaat: Gecontroleerde

uitvoering

Inrichten is niet eenvoudig. Een paar tips!

• Tip 1: Stel een E&PM proces in met een proces eigenaar in MT.

• Tip 2: Zorg voor standaardisatie en templates!

• Tip 3: Gebruik indien mogelijk COSMIC.

• Tip 4: Kies een goede toolsuite. • Tip 5: Implementeer een standaard

WBS.

Vergelijk Begrotingen

• Methodische Begroting – WBS

Management Phase Construction (Onshore) # hrs # Hrs/ FP FL Rate €/ hr Cost € Cost €/ FP

Project management Construction

Contract management 88 0,82 10.2 250,00€ 22.000,00€ 72,00€

Project management 352 0,41 8.2 200,00€ 70.400,00€ 224,00€

Quality management 90 0,32 7.4 SC 230,00€ 20.700,00€ 134,00€

Project preparation Construction

Preparation workplace/ infrastr/developenviron 12 0,8 6.2 200,00€ 2.400,00€ 12,00€

Preparation application framework 112 0,4 6.2 220,00€ 24.640,00€ 42,00€

Start up/reading 33 0,7 6.2 150,00€ 4.950,00€ 17,00€

Kick off 8 0,1 6.2 140,00€ 1.120,00€ 12,00€

Management Phase Construction (Onshore) # hrs # Hrs/ FP FL Rate €/ hr Cost € Cost €/ FP

Project management Construction

Contract management 88 0,82 10.2 250,00€ 22.000,00€ 72,00€

Project management 352 0,41 8.2 200,00€ 70.400,00€ 224,00€

Quality management 90 0,32 7.4 SC 230,00€ 20.700,00€ 134,00€

Project preparation Construction

Preparation workplace/ infrastr/developenviron 12 0,8 6.2 200,00€ 2.400,00€ 12,00€

Preparation application framework 112 0,4 6.2 220,00€ 24.640,00€ 42,00€

Start up/reading 33 0,7 6.2 150,00€ 4.950,00€ 17,00€

Kick off 8 0,1 6.2 140,00€ 1.120,00€ 12,00€

Project Manager

• Expert Begroting -

Technisch Ontwerper

Ontwikkelaar

Test Manager

Management Phase Construction (Onshore) # hrs # Hrs/ FP FL Rate €/ hr Cost € Cost €/ FP

Project management Construction

Contract management 88 0,82 10.2 250,00€ 22.000,00€ 72,00€

Project management 352 0,41 8.2 200,00€ 70.400,00€ 224,00€

Quality management 90 0,32 7.4 SC 230,00€ 20.700,00€ 134,00€

Project preparation Construction

Preparation workplace/ infrastr/developenviron 12 0,8 6.2 200,00€ 2.400,00€ 12,00€

Preparation application framework 112 0,4 6.2 220,00€ 24.640,00€ 42,00€

Start up/reading 33 0,7 6.2 150,00€ 4.950,00€ 17,00€

Kick off 8 0,1 6.2 140,00€ 1.120,00€ 12,00€

Management Phase Construction (Onshore) # hrs # Hrs/ FP FL Rate €/ hr Cost € Cost €/ FP

Project management Construction

Contract management 88 0,82 10.2 250,00€ 22.000,00€ 72,00€

Project management 352 0,41 8.2 200,00€ 70.400,00€ 224,00€

Quality management 90 0,32 7.4 SC 230,00€ 20.700,00€ 134,00€

Project preparation Construction

Preparation workplace/ infrastr/developenviron 12 0,8 6.2 200,00€ 2.400,00€ 12,00€

Preparation application framework 112 0,4 6.2 220,00€ 24.640,00€ 42,00€

Start up/reading 33 0,7 6.2 150,00€ 4.950,00€ 17,00€

Kick off 8 0,1 6.2 140,00€ 1.120,00€ 12,00€

Finetune begrotingstools

• Methodische begrotingWBS

Management Phase Construction (Onshore) # hrs # Hrs/ FP FL Rate €/ hr Cost € Cost €/ FP

Project management Construction

Contract management 88 0,82 10.2 250,00€ 22.000,00€ 72,00€

Project management 352 0,41 8.2 200,00€ 70.400,00€ 224,00€

Quality management 90 0,32 7.4 SC 230,00€ 20.700,00€ 134,00€

Project preparation Construction

Preparation workplace/ infrastr/developenviron 12 0,8 6.2 200,00€ 2.400,00€ 12,00€

Preparation application framework 112 0,4 6.2 220,00€ 24.640,00€ 42,00€

Start up/reading 33 0,7 6.2 150,00€ 4.950,00€ 17,00€

Kick off 8 0,1 6.2 140,00€ 1.120,00€ 12,00€

Management Phase Construction (Onshore) # hrs # Hrs/ FP FL Rate €/ hr Cost € Cost €/ FP

Project management Construction

Contract management 88 0,82 10.2 250,00€ 22.000,00€ 72,00€

Project management 352 0,41 8.2 200,00€ 70.400,00€ 224,00€

Quality management 90 0,32 7.4 SC 230,00€ 20.700,00€ 134,00€

Project preparation Construction

Preparation workplace/ infrastr/developenviron 12 0,8 6.2 200,00€ 2.400,00€ 12,00€

Preparation application framework 112 0,4 6.2 220,00€ 24.640,00€ 42,00€

Start up/reading 33 0,7 6.2 150,00€ 4.950,00€ 17,00€

Kick off 8 0,1 6.2 140,00€ 1.120,00€ 12,00€

Vastleggen en Analyse data

• Project realisatieUren administratie WBS

Conclusies

• Veel projecten mislukken omdat wordt uitgegaan van onrealistische verwachtingen.

• Realistische begrotingen zijn te maken door naast de expertbegroting ook een methodische begroting te maken.

• Om dit te doen is het nodig om een ‘Estimating & Performance Measurement’ proces in te richten

Wat heb ik u laten zien?

Methodisch begroten van projecten is een cruciale factor voor het succesvol realiseren van projecten.

4 November: Workshop Benchmarking (Harold van Heeringen & Luca Santillo)

5 November: Keynote: Jeroen Versteeg, CEO Sogeti Nederland B.V.

6 November: Estimating the functional size of applications built with the Oracle eBS Package (Frank Vogelezang) – Industry paper

http://www.iwsm-mensura-2009.org/

Sogeti Sizing, Estimating & Control

Internet:

metrieken.sogeti.nlSogeti Sizing, Estimating & ControlNESMA – bestuurNESMA – voorzitter werkgroep COSMICNESMA – werkgroep BenchmarkingNESMA – werkgroep TelrichtlijnenCOSMIC – Measurement Practices CommitteeCOSMIC – Benchmarking CommitteeISBSG – Technical & Advisory CommitteeQSM – trekker gebruikersgroep Nederland

Bedankt voor uw aandacht !Harold van Heeringen

Sizing, Estimating & Controlharold.van.heeringen@sogeti.

nlwww.twitter.com/haroldveendam

Vragen?

Bronnen

[1] Standish Group – Chaos report 2009, http://www.standishgroup.com

[2] McConnell – Software Estimation, demystifying the black art, 2006[3] Putnam & Myers - Five core metrics, 2003[4] ISBSG – http://www.isbsg.org[5] QSM – http://www.qsm.com of http://www.qsm-europe.com [6] Galorath SEER – www.galorath.com