#rondjebussum

rondje@bussum.nl

Gemeentehuis Bussum

26 april 2012

Procesgericht werken met zaaksysteem.nl

Programma

Marjolein Plantinga

Marjolein Bryant Gemeentehuis Bussum

26 april 2012Wessel-Jan Fijnvandraat

Procesgericht werken met zaaksysteem.nl

Onderwerpen

• Aanleiding en doelen

• Aanpak en methodiek procesgericht werken

• Zaaksysteem.nl

• Projecten en resultaten

• Conclusie en nu verder!

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Waarom?

Betere dienstverlening

Bezuinigingen

Organisatie ontwikkeling

Deregulering

Zaakgericht werken

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Betrokken medewerkers

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Terug tot de kern

Perfectie wordt niet bereikt als er niets meer kan worden toegevoegd, maar als er niets meer weg te halen is.

Antoine de Saint-Exupery

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Onderwerpen

• Aanleiding en doelen

• Aanpak en methodiek procesgericht werken

• Zaaksysteem.nl

• Projecten en resultaten

• Conclusie en nu verder!

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Alice `Would you tell me, please, which way I ought to go from here?'

Cat `That depends a good deal on where you want to get to'

Alice `I don't much care where'

Cat `Then it doesn't matter which way you go‘

– Lewis Carroll ‘Alice in Wonderland’Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Sturing en strategie

Van hiërarchie naar processturing

Proces n

Proces 2

…

Proces 1

Afdeling 1

HR Directie IT

X

Afdeling 2

Proceseigenaar

Afdeling 3

X X

X

X X

X

Product / dienst

Verantwoordelijkheid

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Proces verbeteraanpak

Startnotitie

Analyse

Hero

ntw

erp

Monto

ring

Implementatie

Veranderbeheer projectbeheer

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Snelkookpan

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Training en coaching

• Basis opleiding• Modelleren• Meten en sturen

• FTE berekeningen• Proceseigenaarschap• Lean technieken

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Programmastructuur

Afdeling A Afdeling B

Opdrachtnemer

Projectleider

Medewerker

Processionals

Programmacoördinator

Ondersteuningprocesmanagement

Afdelingshoofd

Opdrachtgever

Algemeen Directeur

Programmamanagement

Afdeling D

Afdeling C

Project leden

Vera

ntw

oord

eljkh

eid Ondersteuning

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Onderwerpen

• Aanleiding en doelen

• Aanpak en methodiek procesgericht werken

• Zaaksysteem.nl

• Projecten en resultaten

• Conclusie en nu verder!

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Waarom zaakgericht werken?

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

• Klant-tot-klant

• Organiseren van informatie

• Lean digitaliseren

Waarom zaaksysteem.nl

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

• Niet in de markt beschikbaar

• Open source: delen en continu verbeteren

• Eenvoudig zelf configureren

Resultaten zaakgericht werken

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

• > 100 uitgebreide en beperkte zaaktypen

• > 11.000 zaken aangemaakt

• Klanten enthousiast

• Medewerkers positief verrast

• Al meerder backoffice tools overbodig

Onderwerpen

• Aanleiding en doelen

• Aanpak en methodiek procesgericht werken

• Zaaksysteem.nl

• Projecten en resultaten

• Conclusie en nu verder!

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Lean – vormen van verspilling

VerspillingVerspilling

Over-productie

Wachten

Transport

Voorraad

Fouten

Kennis verspilling

Over-bewerking

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Lean – vormen van verspilling

VerspillingVerspilling

Over-Over-productieproductie

Wachten

TransportTransport

VoorraadVoorraad

FoutenFouten

Kennis Kennis verspillingverspilling

Over-Over-bewerkingbewerking

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Lean - wachten

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Verspilling - wachten

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Versus

Lean – vormen van verspilling

VerspillingVerspilling

Over-Over-productieproductie

WachtenWachten

Transport

VoorraadVoorraad

FoutenFouten

Kennis Kennis verspillingverspilling

Over-Over-bewerkingbewerking

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Lean – transport

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Lean – vormen van verspilling

VerspillingVerspilling

Over-Over-productieproductie

WachtenWachten

TransportTransport

VoorraadVoorraad

FoutenFouten

Kennis Kennis verspillingverspilling

Over-bewerking

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Lean - overbewerken

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Lean – vormen van verspilling

VerspillingVerspilling

Over-Over-productieproductie

WachtenWachten

TransportTransport

VoorraadVoorraad

Fouten

Kennis Kennis verspillingverspilling

Over-Over-bewerkingbewerking

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Lean - fouten

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Onderwerpen

• Aanleiding en doelen

• Aanpak en methodiek procesgericht werken

• Zaaksysteem.nl

• Projecten en resultaten

• Conclusie en nu verder!

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Borging

Tijd

Pre

statie

s

Oude situatie

Proj

ect

Gebeurt te vaak

Met wat geluk

Wat je wilt

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Continue verbetering

Continue verbete-ring

Proces-eigenaarschap

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Kwaliteitscirkels

Afdeling A Afdeling B

Proceseigenaar

Procescoördinator

Medewerker

Afdelingshoofd

Opdrachtgever

Algemeen Directeur

Afdeling D

Afdeling C

ProceswerkersProceswerkers

Rapportage

Kwaliteitscirkel

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Top Tip

• Positieve benadering

• Zelf de boer op!

• Open Source

• Met eigen mensen

• In de lijn

• Processionals erbij

• Fun!

• Vieren van successen

• Prioriteiten stellen en delen

• Focus op implementatie

• Meten en KPI’s

• KISS

Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012

Programma

A. Sturing geven aan procesoptimalisaties 162B. Aanpak en methodiek proces- en zaakgericht werken152C. Presentatie zaaksysteem.nl

OntmoutingsruimteD. In gesprek met een interne leanexpert 165E. Optimalisatie van het Wabo proces, de flitsvergunning

LeslokaalF. Subsidieproces, van 9 maanden naar 1 maand 159G. Meldingen Openbare Ruimte digitaal en mobiel

LeeskamerH. Ontwikkelen van beleid en het vertalen naar uitvoering 161