Algemeen Rijksarchief en

Rijksarchief in de Provinciën

Software voor de beschrijving van archieven?

Lucie Verachten

25 april 2008

Uitdaging

- 19 archiefdiensten+- 250 km archief

- Nederlands, Frans, tweetalig Nederlands/Frans, Duits

- Verschillende niveaus van ontsluiting van summiere beschrijving van het archiefbestand over toegang tot nadere toegangen

- Retroconversie van bestaande toegangen

Uitdaging

Nood aan:

-Archiefbeheerssysteem

-Zoekinstrument voor inventarissen, archievenoverzichten, gidsen, …

Uitgangspunten

- Gebruik maken van internationale normen ISAD(G), ISAAR(CPF)

- Sinds 1992: ABS-Archeion: als archiefbeheerssysteem in Algemeen Rijksarchief (Ruisbroekstraat)

- Uniformisering, standaardisering

- Belangrijk uitgangspunt: informatie éénmaal invoeren, meermaals gebruiken

- Verantwoordelijkheden voor informatie op verschillende niveaus

Beschrijving in verschillende niveausARCHIEVENOVERZICHT

ARCHIEFBESTAND (Archiefblok)

REGISTRATIE EN IDENTIFICATIE

UNIFORM – UNIEK – ONVERANDERBAAR

-elk archiefblok krijgt een uniek identificatienummer-elk archiefbestanddeel krijgt een uniek identificatienummer

archiefblok <>archiefbestandfysieke eenheid <> intellectuele eenheid

Beschrijving in verschillende niveausARCHIEVENOVERZICHT

MINIMALE GEGEVENS

-Naam van het archiefblok

-Uiterste data

-Omvang (in meters en in aantal verpakkingseenheden)

Beschrijving in verschillende niveausARCHIEVENOVERZICHT

BEHEERSINFORMATIE

Wettelijke basis verwerving: neerlegging, aankoop, …

Raadpleegbaarheid – openbaarheid

Duplicaatcollecties (koppelen aan originelen)- kopies- microfilm- digitale kopies

Beschrijving in verschillende niveausARCHIEVENOVERZICHT

TOEGANGEN

unieke identificatie van - overdrachtslijsten- inventarissen- nadere toegangen

DOSSIER

- verwijzing naar centraal dossier

Beschrijving in verschillende niveausARCHIEVENOVERZICHT

HISTORIEK VAN HET ARCHIEFBLOK

- aanwinstenook registratie van aankopen van archiefdocumenten die in een archiefblok ‘verzameling’ geplaatst worden

- verliezen

Beschrijving in verschillende niveausARCHIEVENOVERZICHT

ARCHIEFVORMERS

- unieke registratie- Identificatie- Naam – uiterste data

- koppeling aan archiefbestanddelen

archievenoverzicht

ABS-ARCHEION

Waarom ABS-Archeion?Waarom bij ABS-Archeion gebleven?

-Stabiele database: Oracle

-Databasestructuur sluit zeer goed aan bij nodenUnieke identificatie van archiefblokken, bestanddelen, …

-Centraal beheer – decentrale invoer één systeem voor alle rijksarchieven

-Meertaligheid: NL, FR, NL/FR,DE

ABS-ARCHEION

-mogelijkheid koppelen aan andere toepassingenexportmogelijkheid

- on-line toegangen- gedigitaliseerde documenten- …

-beperkt aantal functionaliteiten voor klassieke gebruikers maar veel eigen randapplicaties

ABS-ARCHEION: Richtlijnen

RICHTLIJNEN VOOR UNIFORME INVOER

Voornamelijk bij decentraal invoer en centraal beheer duidelijke afspraken voor uniforme invoer.

-Beperkingen in velden-Keuzelijsten-Controlevelden

-Afspraken

Ervaring Rijksarchief

ABS-Archeion

Sinds 1992 in Algemeen RijksarchiefSedert enkele jaren in Rijksarchieven in de Provinciën2006-2007: prioriteit invoer ABS-Archeion

-langdurig proces-systematisering, controle, identificatie, …-Uniformisering

Intussen: nieuwe versie-client / server-Exportmogelijkheid naar EAD

Ervaring Rijksarchief

- samenwerking Nederlandse archieven

- gebruikersgroep

Intussen: nieuwe versie-client / server-Exportmogelijkheid naar EAD

Andere onderdelen: ABS-Archeion

- PLAATSING IN HET MAGAZIJN

- ONDERSTEUNING VAN DAGELIJKSE OPERATIES- Verhuisoperaties- Bestandsopnames

- Voorbereiding van toekomstige neerleggingen(omvang elders bewaard)

- Projecten materiële zorg – toegankelijk maken

Andere onderdelen: ABS-Archeion

-ONDERSTEUNING WERKING VAN LEESZAAL

-STATISTIEK

-BEVEILIGING GEGEVENS

Beschrijving in verschillende niveausARCHIEVENOVERZICHT ABS-ARCHEION

ARCHIEFBEHEERSSYSTEEM = KERN DOORVERWIJZING NAAR ANDERE APPLICATIES

Database EAD en EAC compatibele XML-documenten

Beschrijving in verschillende niveausToegangen

Retroconversie van inventarissen

Retroconversie van archievenoverzichten, gidsen

Aanmaak nieuwe inventarissen

Aanmaak archievenoverzichten, gidsen

Retroconversie

Retroconversie

Retroconversie

Retroconversie

Keuze van de velden / tags

Structurering van de beschrijvingen

Inleidingen

Koppeling / controle aan de hand van de gegevens uit ABS-Archeion

TOEGANGENStructuur versus vormgeving

Dubbele doelstellingen

-toegang te publiceren via de website (zoeken naar archieven)

-klassieke gedrukte inventaris publiceren

- Geordend archief- Ongeordend archief

- opleiding jonge archivarissen

TOEGANGENStructuur versus vormgeving

-Ervaring uit retroconversie van toegangen

-Koppeling met gegevens uit archiefbeheerssysteem (unieke identificatie, raapleegbaarheid, …)

-Kennis XML-Beschikbaarheid gebruiksvriendelijke software voor

-Invoer-Publicatie

TOEGANGENStructuur en vormgeving

Richtlijnen – opleiding en archivarissen

Opmaakprofielen

= lay-out

Maar eveneens structurering

Opmaakprofielen recupereren voor structurering

Modeltoegang_NL.dot

TOEKOMST

Resultaat: zoeken naar archieven (website)

Koppeling naar gedigitaliseerde archieven

‘Digitale leeszaal’

XML – editor aangepast voor EAD – EAC

open source