PRO² Sportdiensten“voor sportdiensten in conditie”

Een instrument ter

PROmotie van de PROfessionaliteit

van sportdiensten

Opdrachtgever:

Vereniging van de Vlaamse Provincies

Ontwikkeld door:

Double PASS, Spin-off Vrije Universiteit Brussel

Sportdiensten zijn open en klantgerichte organisaties

Ze bewaken een permanent evenwicht tussen alle

belanghebbenden

Medewerkers zijn ook belanghebbenden van de sportdienst

De werking leidt tot duurzame resultaten in de maatschappij

De leiding vervult een voortrekkersrol door te reflecteren,

inspireren, waarderen en mobiliseren.

De sportdienst is transparant, wat verbetering, vernieuwing en

ook verantwoording mogelijk maakt

PRO² SportdienstenFilosofie: gewenst profiel

‘Harde factoren zijn nodig voor succes, zachte zijn bepalend’

De sportdienst is gestructureerd op basis van gedocumenteerde

en samenhangende processen, uitgaande van toegevoegde

waarde voor belanghebbenden

Maatschappelijke verandering vereist een continu proces van

verbetering en vernieuwing a.d.h.v. PDCA-cyclus

Om de doelstellingen van de sportdienst te bereiken en

verbeteringen door te voeren, is samenwerking binnen de

dienst en met andere organisaties in keten of netwerken nodig

‘Harde factoren zijn nodig voor succes, zachte zijn bepalend’

PRO² SportdienstenFilosofie: gewenst profiel

Globale resultatenGlobale resultaten

5 provincies + V.G.C.

26 gemeenten

2 grootstedelijke sportdiensten

18 sportdiensten met meer dan 1 medewerker

6 1-manssportdiensten

128 gesprekken met medewerkers

31 gesprekken met politiek verantwoordelijke voor sport

Een aantal cijfers

Positieve punten

Gewicht van sport in het algemene beleid

Kwaliteit van het SBP

Relatie schepen, voorzitter SR en SF

Actiepunten

Consequente gegevensverzameling voor algemene beleidsbeslissingen

Opvolging realisatiegraad doelstellingen i/h SBP

Rapportering d.m.v. jaarrapport

Verder uitwerken van kwaliteitszorg

Beleid en sportbeleidsplan

Organisatie van de sportdienst

Positieve punten

Organisatiestructuur

Financieel management (inzicht en beheer ‘sport’budget)

Actiepunten

Personeelsformatie i.f.v. werklastmeting en behoeftenonderzoek

Beheer van competenties

Opvolging van taken en prestaties

Uitwerken procedurehandboek

Implementatie servicemanagement (dienstverlening, klachtenbeheer,…)

Communicatie

Positieve punten

Informele interne communicatie

Aanwezigheid website

Contacten met pers en media

Actiepunten

Verder uitbeiden website (krachtlijnen SBP, werkingsstructuur, medewerkers ,…

Communicatie beter structureren

Uitbreiden mogelijke communicatiekanalen (vb. elektronische nieuwsbrieven)

Ondersteuning

Positieve punten

Subsidiereglementen

Eenduidig retributiebeheer

Communicatie vormingsaanbod

Actiepunten

Consequente inspectie /controle subsidies

Bevraging ter evaluatie en bijsturing subsidieproces

Implementeren van webapplicaties voor subsidieaanvraag, reservatie logistieke ondersteuning

Uitbreiden adviesverlening en -begeleiding

Promotie

Positieve punten

Aanbod sportpromotionele activiteiten

Actiepunten

Vooropstellen en opvolgen kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen per activiteit

Formalisatie en uniformisatie van de voorbereiding (draaiboek)

Consequente evaluatie van alle activiteiten

Accommodatie

Positieve punten

Opvolging energiebeheer

Onderhoud accommodaties, douches, kleedkamers

Actiepunten

Uitwerken noodplanning met noodprocedures

Implementatie noodoefening

Naast het opvolgen van het energiebeheer, actieplan opmaken om energieverbruik in te perken

Gebruik van producten en arbeidsmiddelen veiliger laten verlopen door risicoanalyses en instructiefiches

Volwaardige EHBO-voorzieningen in elke accommodatie

Gemiddelde scores gemeenten

0

20

40

60

80

100TOT

SBP

ORG

COMM

PROMOACCO

ZWEM

INDOOR

OUTDOOR

GS

> 1 med

1 med

Aantal tekorten provincies, V.G.C. en gemeenten

0 0 0 0

33,3 33,3

16,7

0 0 00 0

50,0

100,0

50,0 50,0 50,0

0 00 0

16,7

55,6

33,3

77,8

27,8

5,6

16,7

66,7

0

50,0

83,3

66,7 66,7 66,7

0

33,3

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

prov

GS

> 1 med

1 med

Clustering

sportdienst met: provincies en V.G.C (#) gemeenten (#) totaal (#)

Progressiemarge (>50%)  - 4 4

Basiswerking (50-59%) 1 14 15

goede werking (60-80%) 4 7 11

uitstekende werking (>80%) 1 1 2

Algemene bevindingenAlgemene bevindingen

Positieve punten

Iedere sportdienst functioneert goed met de mensen en middelen waarover hij beschikt

Er is een duidelijk bewustzijn van de nood aan kwaliteit

De kwaliteit van de sportbeleidsplannen

De relatie tussen SF, schepen en SR

De vele informele contacten/overlegmomenten

Algemene bevindingen

Voornaamste actiepunten

Te weinig continuïteit aanwezig, nood aan formalisatie

Teveel persoonsgebonden aanpak, te weinig uniformiteit

Processen en procedures analyseren en afstemmen

Meer Resultaatsgericht werken, meetbare doelstellingen

Streven naar nog meer administratieve vereenvoudiging

Algemene bevindingen

Double PASS, Spin-off Vrije Universiteit Brussel Double PASS, Spin-off Vrije Universiteit Brussel

Sylvain Dupuislaan, 209/2

1070 Anderlecht

tel/fax: 02 521 63 66

www.doublepass.com

jo.haentjens@doublepass.com

amandine.vanvossel@doublepass.com

prosportdiensten@doublepass.com