Post on 14-Jun-2015
Begeleiding herindeling
‘Het bouwen van een huis’
BuitenhekPlus• Organisatieadvies: inrichting, cultuur, leiderschap en
organisatiepsychologie
• HR-advies: beloningsmanagement, functieboek, waarderingen, competenties, arbeidsjuridische vraagstukken, psychologisch onderzoek en assessment, training en coaching
• Interim-dienstverlening: projectleiding, verandermanagement en procesmanagement
“Een fusie is als het bouwen van een nieuw huis”
Het ‘bouwwerk’
De fundering - het voortraject
• Het maken van politieke keuzes• Arhi-procedure• Het zoeken van een ‘aannemer’ (projectleider)• Het opzetten van een (fusie)draaiboek• Planning van het proces• Het instellen van een procesorganisatie
Projectorganisatie Brugorganisatie Lijnorganisaties gemeenten
Gezamenlijke Raden
Gezamenlijke College
Inpassingscommissie
BGO
Stuurgroep
Projectgroep
Werkgroepen
Sub-werkgroepen
BOR
(Virtuele) Klankbordgroep
Raden
Colleges
Management
Medewerkers
Voorbeeld Procesorganisatie
Procesorganisatie
Projectorganisatie Verantwoordelijk voor voortgang proces en oplevering producten
Brugorganisatie Adviserend aan projectorganisatie en lijnorganisaties (soms ook instemmingsrecht)
Lijnorganisaties Formele besluitvorming
Verantwoordelijkheden Colleges kunnen gedelegeerd worden aan stuurgroep
Verantwoordelijkheden Management kunnen gedelegeerd worden aan projectgroep
Bouwsteen - organisatie
• Missie/Visie nieuwe organisatie• Besturingsfilosofie• Dienstverleningsconcept• Bedrijfsvoeringsconcept• Hoofdstructuur• Fijnstructuur• Formatieplan
Bouwsteen – beleid & strategie
• Inventarisatie beleidsaspecten per gemeenten• Keuze inrichting beleid nieuwe organisatie• Harmonisatie van beleid:
– Op de ‘fusie’datum– Een half jaar na ‘fusie’datum– Twee jaar na ‘fusie’datum
Bouwsteen – medewerkers
• Sociaal statuut• Functieboek• Koppeling van formatieplan en functieboek• Inpassing• Harmonisatie van arbeidsvoorwaarden• Ontwikkeling van medewerkers
Bouwsteen - middelen
• Planning & Control– Financieel perspectief– Financieel beheer– Programmabegroting– Productenbegroting
• Huisvesting• Informatisering & automatisering
Cement – bestuurlijke processen
• Werkwijze Raad• Interactief bestuur• Binnengemeentelijke decentralisatie• Commissiestructuur• Wisselwerking Raad/College• Voorbereiding verkiezingen
Cement – communicatie
• Communicatieplan tijdens en na de fusie• Alle betrokken partijen continue voorzien van
informatie• Verschil in benadering van verschillende
betrokkenen• Pers/voorlichting• (Virtuele) klankbordgroep• Website• Huisstijl
Cement – cultuur & leiderschap
• Analyse van verschillende culturen• Inventarisatie wensen cultuur en
leiderschapstijl• Inzetten van gerichte instrumenten op basis
van analyse en inventarisatie
Cement – medezeggenschap
• Keuzes maken welke vorm van zeggenschap– Werkwijze BOR– Werkwijze BGO– BGO/BOR convenant
• Voorbereiding verkiezing nieuwe OR
In voorbereiding op de herindeling……
• De organisaties van de verschillende gemeenten moeten op orde zijn:– Arbeidsvoorwaarden– Personeelsdossiers (PIMS)– Opleidingsplannen– Functieboek– Beleidsrichtlijnen– Verordeningen– Medezeggenschap
• Continu blijven informeren van medewerkers en burgers
Succes- en faalfactoren
Succesfactoren Faalfactoren
Actieve opstelling Raad, College en management
Onduidelijkheid over rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Voordurend bezig zijn met communicatie
Slechte planning van het proces (draaiboek)
Participatie vanuit de lijn Klassieke topdown benadering
Gelijkwaardige participatie vanuit betrokken gemeenten
Te weinig aandacht voor cultuur van verschillende gemeenten
Ervaring BuitenhekPlus
• Projectleiding (o.a. Leudal, Roerdalen en Ambt-Montfort)
• Implementatie (o.a. Nieuwkoop, Maasgauw, De Wolden, Wijdemeren, Utrechtse Heuvelrug, Teylingen, Katwijk)
• Onderzoek herindelingsvarianten (o.a. Regio’s Kennemerland en Gooi- en Vechtstreek)
Ondersteuning vanuit BuitenhekPlus
• Bewaken en sturen van processen - griffie, leiderschap, strategie en beleid, personeel, middelen, processen
• Inhoudelijk coördineren/ondersteunen van producten- missie/visie, besturing, dienstverlening, cultuur- hoofdstructuur, fijnstructuur, functieboek, formatie- sociaal statuut, medezeggenschap, rechtspositie- harmonisatie van processen- inpassing
• Regisseren communicatie (medewerkers, BGO, BOR, raden, colleges, bevolking)