Begeleiding herindeling

‘Het bouwen van een huis’

BuitenhekPlus• Organisatieadvies: inrichting, cultuur, leiderschap en

organisatiepsychologie

• HR-advies: beloningsmanagement, functieboek, waarderingen, competenties, arbeidsjuridische vraagstukken, psychologisch onderzoek en assessment, training en coaching

• Interim-dienstverlening: projectleiding, verandermanagement en procesmanagement

“Een fusie is als het bouwen van een nieuw huis”

Het ‘bouwwerk’

De fundering - het voortraject

• Het maken van politieke keuzes• Arhi-procedure• Het zoeken van een ‘aannemer’ (projectleider)• Het opzetten van een (fusie)draaiboek• Planning van het proces• Het instellen van een procesorganisatie

Projectorganisatie Brugorganisatie Lijnorganisaties gemeenten

Gezamenlijke Raden

Gezamenlijke College

Inpassingscommissie

BGO

Stuurgroep

Projectgroep

Werkgroepen

Sub-werkgroepen

BOR

(Virtuele) Klankbordgroep

Raden

Colleges

Management

Medewerkers

Voorbeeld Procesorganisatie

Procesorganisatie

Projectorganisatie Verantwoordelijk voor voortgang proces en oplevering producten

Brugorganisatie Adviserend aan projectorganisatie en lijnorganisaties (soms ook instemmingsrecht)

Lijnorganisaties Formele besluitvorming

Verantwoordelijkheden Colleges kunnen gedelegeerd worden aan stuurgroep

Verantwoordelijkheden Management kunnen gedelegeerd worden aan projectgroep

Bouwsteen - organisatie

• Missie/Visie nieuwe organisatie• Besturingsfilosofie• Dienstverleningsconcept• Bedrijfsvoeringsconcept• Hoofdstructuur• Fijnstructuur• Formatieplan

Bouwsteen – beleid & strategie

• Inventarisatie beleidsaspecten per gemeenten• Keuze inrichting beleid nieuwe organisatie• Harmonisatie van beleid:

– Op de ‘fusie’datum– Een half jaar na ‘fusie’datum– Twee jaar na ‘fusie’datum

Bouwsteen – medewerkers

• Sociaal statuut• Functieboek• Koppeling van formatieplan en functieboek• Inpassing• Harmonisatie van arbeidsvoorwaarden• Ontwikkeling van medewerkers

Bouwsteen - middelen

• Planning & Control– Financieel perspectief– Financieel beheer– Programmabegroting– Productenbegroting

• Huisvesting• Informatisering & automatisering

Cement – bestuurlijke processen

• Werkwijze Raad• Interactief bestuur• Binnengemeentelijke decentralisatie• Commissiestructuur• Wisselwerking Raad/College• Voorbereiding verkiezingen

Cement – communicatie

• Communicatieplan tijdens en na de fusie• Alle betrokken partijen continue voorzien van

informatie• Verschil in benadering van verschillende

betrokkenen• Pers/voorlichting• (Virtuele) klankbordgroep• Website• Huisstijl

Cement – cultuur & leiderschap

• Analyse van verschillende culturen• Inventarisatie wensen cultuur en

leiderschapstijl• Inzetten van gerichte instrumenten op basis

van analyse en inventarisatie

Cement – medezeggenschap

• Keuzes maken welke vorm van zeggenschap– Werkwijze BOR– Werkwijze BGO– BGO/BOR convenant

• Voorbereiding verkiezing nieuwe OR

In voorbereiding op de herindeling……

• De organisaties van de verschillende gemeenten moeten op orde zijn:– Arbeidsvoorwaarden– Personeelsdossiers (PIMS)– Opleidingsplannen– Functieboek– Beleidsrichtlijnen– Verordeningen– Medezeggenschap

• Continu blijven informeren van medewerkers en burgers

Succes- en faalfactoren

Succesfactoren Faalfactoren

Actieve opstelling Raad, College en management

Onduidelijkheid over rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Voordurend bezig zijn met communicatie

Slechte planning van het proces (draaiboek)

Participatie vanuit de lijn Klassieke topdown benadering

Gelijkwaardige participatie vanuit betrokken gemeenten

Te weinig aandacht voor cultuur van verschillende gemeenten

Ervaring BuitenhekPlus

• Projectleiding (o.a. Leudal, Roerdalen en Ambt-Montfort)

• Implementatie (o.a. Nieuwkoop, Maasgauw, De Wolden, Wijdemeren, Utrechtse Heuvelrug, Teylingen, Katwijk)

• Onderzoek herindelingsvarianten (o.a. Regio’s Kennemerland en Gooi- en Vechtstreek)

Ondersteuning vanuit BuitenhekPlus

• Bewaken en sturen van processen - griffie, leiderschap, strategie en beleid, personeel, middelen, processen

• Inhoudelijk coördineren/ondersteunen van producten- missie/visie, besturing, dienstverlening, cultuur- hoofdstructuur, fijnstructuur, functieboek, formatie- sociaal statuut, medezeggenschap, rechtspositie- harmonisatie van processen- inpassing

• Regisseren communicatie (medewerkers, BGO, BOR, raden, colleges, bevolking)