Post on 24-Jan-2021
Preekbeurten Regelen(Voorgangers)
Eenvoudig, Efficient en Online
2 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Agenda
�Voorganger(s)
�Persoonlijke gegevens
�Beschikbaarheid
�Preekbeurten
�Preekroosters vergelijken
�Preekrooster (agenda)
�Liturgie
�Declaratie
�Verzendlijst
�Overzichten
3 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Voorganger(s)
�Beheren eigen preekrooster
�Accepteren/afwijzen van preekbeurtverzoeken
�Mogelijkheid om ook preekbeurten eigen gemeente te regelen
� Invoeren liturgie t.b.v. aanstaande diensten
�Declaraties invoeren t.b.v. vervulde preekbeurten
�Overzichten
� Inzicht bieden aan preekregelaars m.b.t. uw beschikbaarheid
�Overzicht t.b.v. belastingdienst (declaraties/vergoedingen)
4 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Mijn eigen - Preekrooster
Opstartpagina is gelijk aan de agenda
5 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Agenda
�Voorganger(s)
�Persoonlijke gegevens
�Beschikbaarheid
�Preekbeurten
�Preekroosters vergelijken
�Preekrooster (agenda)
�Liturgie
�Declaratie
�Verzendlijst
�Overzichten
6 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Mijn eigen - gegevens
Elke nacht worden de basisgegevens overgezet van
de centrale database kerkelijke bureau naar de webapplicatie
7 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Basis data in de webapplicatie
�De volgende basis informatie komt uit het centrale systeem van het kerkelijke bureau
�Hersteld Hervormde Gemeenten
�Personen
�Voorgangers
�Preekregelaars
�Penningmeesters
�Kosters
�Deze basis informatie is gelijk aan de data in het kerkelijk jaarboek
�De basis data kan niet via de webapplicatie aangepast worden, aanpassingen dus doorgeven aan kerkelijke bureau
Naam,
Adres,
Postcode
Woonplaats
E-mail adres
HHK gemeente
Gebouwnaam,
Adres,
Postcode
Woonplaats
Telefoonnummer
8 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Mijn eigen - gegevens
Wijzigen van persoonlijke gegevens
Wijzigen van persoonlijke wachtwoord
Wijzigen van aantal diensten per zondag
9 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Mijn eigen - gegevens
Informatie (licht grijs) is niet te wijzigen, alleen de
zwarte teksten of lege velden
Status op ‘ja’ zetten wanneer u ook de
preekbeurten voor eigen gemeente regelt
Status op ‘ja’ zetten als u geen inzicht wilt geven aan anderen t.a.v. uw
preekbeurten
10 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Agenda
�Voorganger(s)
�Persoonlijke gegevens
�Beschikbaarheid
�Preken
�Preekbeurten
�Preekroosters vergelijken
�Preekrooster (agenda)
�Liturgie
�Declaratie
�Verzendlijst
�Overzichten
11 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Mijn eigen - Beschikbaarheid
� Inzicht in uw beschikbaarheid is tot nut van velen. U kunt aangeven wanneer u
�Niet beschikbaar bent vanwege verlof of vakanties
�Nog open preekbeurten hebt en die beschikbaar stelt
�Het systeem houdt rekening met uw ingevoerde beschikbaarheid
�Het systeem presenteert uw beschikbaarheid
�Met rood in uw agenda, wanneer u niet beschikbaar bent
�Met groen in uw agenda, wanneer u nog een dienst kunt vervullen
� In een overzicht voor preekregelaars dat u nog beurten beschikbaar hebt (het preekbeurtenbureau vervulde deze functie)
12 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Mijn eigen - Beschikbaarheid
13 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Agenda
�Voorganger(s)
�Persoonlijke gegevens
�Beschikbaarheid
�Preken
�Preekbeurten
�Preekroosters vergelijken
�Preekrooster (agenda)
�Liturgie
�Declaratie
�Verzendlijst
�Overzichten
14 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Mijn eigen - Preken
�Via eigen prekenbeheer kunt u
�Aangevraagde preekbeurten, die via het systeem bij u binnen komen
�Accepteren of
�Afwijzen
�Reeds geaccepteerde preekbeurten wijzigen
�Aanvangstijd preekbeurt
�De locatie in geval u een preekbeurt ruilt met andere voorganger
�Type dienst (eredienst, trouwdienst, biddag etc.)
�Reeds geaccepteerde preekbeurt teruggeven
�Vergeet niet alle wijzigingen op te slaan door onder aan de pagina op de button ‘Uitvoeren’ te klikken
15 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Mijn eigen - Preken
Geselecteerde preken accepteren
of afwijzen
16 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Agenda
�Voorganger(s)
�Persoonlijke gegevens
�Beschikbaarheid
�Preken
�Preekbeurten
�Preekroosters vergelijken
�Preekrooster (agenda)
�Liturgie
�Declaratie
�Verzendlijst
�Overzichten
17 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Preekbeurten – Algemeen (I-VI)
� Aanvragen en/of vastleggen preekbeurt(en)
1. Een preekregelaar verzoeken een preekbeurt te mogen vervullen
� Nieuw verzoek, dit verzoek wordt verstuurt via de applicatie
2. Een preekbeurt vastleggen die eerder is afgesproken
� Gemaakte afspraken in preekrooster opnemen
18 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Preekbeurten – Algemeen (II-VI)
� Verschillende ingangen om preekbeurt vast te leggen
� Via menu ‘Mijn Eigen’, optie ‘agenda’,
� Via menu ‘Preekbeurten’, optie ‘Invoeren’
� Via menu ‘Preekbeurten’, optie ‘Vergelijken preekbeurten’
� Verschillende ingangen om preekbeurten te wijzigen
� Via ‘Eigen agenda’, klik op een bepaalde dienst of datum in agenda
� Via ‘Eigen Preken’, selecteer betreffende dienst
19 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Preekbeurten – Algemeen (III-VI)
�Preekbeurten hebben een ‘status’ in het systeem
�Optie 1, Aanvragen nieuwe preekbeurt’
�Preekbeurt heeft de status ‘wacht op preekregelaar’
�Preekbeurt verschijnt niet in het algemene overzicht ‘Kerkdiensten’
�Optie 2, Vastleggen reeds afgesproken preekbeurt’
�Preekbeurt heeft de status ‘geaccepteerd’
�Nadat een voorganger of een preekregelaar een preekbeurt accepteert in het systeem, wordt de status van betreffende preekbeurt automatisch omgezet naar ‘geaccepteerd’
�Alleen preken met de status ‘geaccepteerd’ verschijnen in alle preekroosters en preekbeurtoverzichten
20 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Preekbeurten – Algemeen (IV-VI)
�Preken die zijn aangevraagd maar nog niet geaccepteerd, worden oranje weergegeven in het preekrooster van zowel de betreffende voorganger als de preekregelaar
�Zolang een preek niet de status ‘geaccepteerd’ heeft, zal deze niet in het algemene overzicht met preekbeurten verschijnen
�Alleen preken met de status ‘geaccepteerd’ verschijnen in alle preekroosters en ‘Kerkdiensten’ overzicht
21 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Preekbeurten – Algemeen (V-VI)
� Een preekregelaar kan via het systeem benadert worden met een preekverzoek
� Alle communicatie kan via het systeem verlopen, hier is geen persoonlijke e-mailapplicatie (Outlook) voor nodig
� U kunt zelf bepalen welke berichten/verzoeken wel of niet naar een preekregelaar worden verzonden
22 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Preekbeurten – Algemeen (VI-VI)
� De webapplicatie kent onderscheiden typen ‘voorgangers’
� Met formele preekbevoegdheid -> weergave ‘Persoonsnaam’
� Zonder preekbevoegdheid -> weergave ‘Dienst’
� Voorkeur voor leesdienst -> weergave ‘Leesdienst’
� Voorganger gezocht -> weergave ‘Nog onbekend’
23 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Agenda
�Preekbeurten
�Optie 1. Nieuwe preekbeurt aanvragen
�Optie 2. Reeds afgesproken preekbeurt vastleggen
24 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Preekbeurt aanvragen
Verzoek voor een preekbeurt via deze
applicatie bij een preekregelaar indienen
25 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Agenda
�Preekbeurten
�Optie 1. Nieuwe preekbeurt aanvragen
�Optie 2. Reeds afgesproken preekbeurt vastleggen
26 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Preekbeurt vastleggen
�Reeds gemaakte preekbeurtafspraken vastleggen in het systeem
�Afspraken die lang geleden al zijn gemaakt
�Afspraken die telefonisch zijn gemaakt
�Afspraken die via persoonlijke e-mail zijn afgestemd
�Deze preekbeurten krijgen direct de status ‘geaccepteerd’in het systeem zodra ze zijn ingeboekt
�Preekbeurten zijn direct zichtbaar in de preekroosters van voorganger, de preekregelaar, het algemene overzicht
27 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Preekbeurt vastleggen
Hiermee kunnen de controles die het systeem
uitvoert, genegeerd worden
28 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Agenda
�Voorganger(s)
�Persoonlijke gegevens
�Beschikbaarheid
�Preken
�Preekbeurten
�Preekroosters vergelijken
�Preekrooster (agenda)
�Liturgie
�Declaratie
�Verzendlijst
�Overzichten
29 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Preekbeurten – Vergelijken
�Eigen preekrooster vergelijken met preekrooster van een gemeente (preekregelaar)
�Snel overzicht waar open beurten aan beide kanten zijn
�Kies het kerkverband van de gemeente die u zoekt
�Let op, dit systeem bevat alleen preekroosters van HHK-gemeenten
�Klik in dit overzicht op een datum waar u een preekbeurt mogelijkheid ziet, en u kunt direct een preekbeurt hierop aanvragen
30 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Preekbeurten – Vergelijken (I)
31 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Preekbeurten – Vergelijken (II)
32 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Preekbeurten – Vergelijken (III)
33 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Agenda
�Voorganger(s)
�Persoonlijke gegevens
�Beschikbaarheid
�Preken
�Preekbeurten
�Preekroosters vergelijken
�Preekrooster (agenda) Liturgie
�Declaratie
�Verzendlijst
�Overzichten
34 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Agenda
�Betekenis kleuren in preekrooster
�Rood = afwezig
�Groen = nog open preekbeurt
�Orange = preekbeurt is nog niet geaccepteerd
�Gevarendriehoek (rood)
�Datum met conflicterende preekbeurten
35 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Agenda
Signaal dat er preekbeurt conflicten zijn. Dubbel klikken
op gevarendriehoek om probleem op te lossen
36 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Agenda
In dit geval de preekbeurt afwijzen waarmee het conflict is
opgelost
37 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Agenda
�Voorganger(s)
�Persoonlijke gegevens
�Beschikbaarheid
�Preken
�Preekbeurten
�Preekroosters vergelijken
�Preekrooster (agenda)
�Liturgie
�Declaratie
�Verzendlijst
�Overzichten
38 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Liturgie
�De liturgie voor de komende dienst kan via de applicatie worden verzonden naar organist en koster
�Als gegevens van organist/koster door de preekregelaar niet zijn ingevoerd, kunt u zelf een e-mail invoeren, waarnaar de liturgie wordt verzonden
�Klik op button ‘verzenden’ en de liturgie wordt naar betreffende personen verzonden
�Door de liturgie in te voeren, kan later worden teruggekeken waarover is gepreekt (in betreffende gemeente alsook voor uzelf)
39 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Liturgie
Liturgie wordt verzonden zodra u button ‘verstuur’
wordt aangeklikt
40 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Agenda
�Voorganger(s)
�Persoonlijke gegevens
�Beschikbaarheid
�Preken
�Preekbeurten
�Preekroosters vergelijken
�Preekrooster (agenda)
�Liturgie
�Declaratie
�Verzendlijst
�Overzichten
41 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Declaratie
�Gereden afstanden kunnen via systeem worden doorgegeven aan de penningmeester
�Indien geen penningmeester is gekoppeld aan de betreffende gemeente, gaat de declaratie naar de preekregelaar van betreffende gemeente
�Het systeem geeft aan als een declaratie is verzonden
�Via het systeem kan worden bijgehouden of de betaling heeft plaats gevonden (vakje ‘Ontv.’)
�Een overzicht met declaraties kan worden geexporteerd naar excel (bv voor belastingdienst)
42 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Declaratie
Declaraties uit geselecteerde periode
worden naar excel geexporteerd (b.v.
jaaroverzicht)
Declaraties worden naar de penningmeester verzonden die aan betreffende gemeente is
gekoppeld (door preekregelaar)
43 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Declaratie
44 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Agenda
�Voorganger(s)
�Persoonlijke gegevens
�Beschikbaarheid
�Preken
�Preekbeurten
�Preekroosters vergelijken
�Preekrooster (agenda)
�Liturgie
�Declaratie
�Verzendlijst
�Overzichten
45 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Verzendlijst (I)
� In de lijst worden berichten aangemaakt t.b.v.�Een preekbeurt die u via het systeem wilt aanvragen
�Verzoek wordt naar preekregelaar verstuurd
�Een preekbeurtafspraak die u hebt vastgelegd in het systeem
�Afspraakbevestiging wordt naar preekregelaar verstuurd
�Doel verzendlijst is om preekbeurtberichten te bundelen�Zodoende krijgt een preekregelaar maar 1 mail die mogelijk meerdere preekbeurtberichten kan bevatten
�Hier bepaalt u of een preekbeurtbericht per e-mail�Wordt verstuurd: Klik op de button ‘Selectie verzenden’
�(Nog) niet wordt verstuurd: geen buttons op dit scherm aanklikken
�Nooit wordt verstuurd: klik op de button ‘Selectie verwijderen’
�Vergeet dus niet de berichten die in uw verzendlijst staan ook daadwerkelijk te versturen of te verwijderen !
46 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Verzendlijst (II)
Pas nadat op deze button is gedrukt, wordt een e-mail naar betreffende voorganger verzonden
met het verzoek voor de preekbeurt
47 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Verzendlijst (III)
�Naar betreffende preekregelaar wordt vanuit het systeem een mail verzonden
�Tekst in de e-mail is volledig voorgeprogrammeerd
48 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Verzendlijst (IV)
� Als preekregelaar telefonisch reageert
� Voorganger zet status van de preek om
�Van ‘aangevraagd’ naar ‘geaccepteerd’ of ‘afgewezen’
�Zodra een preekbeurt de status ‘geaccepteerd’ heeft, verschijnt deze automatisch in alle preekroosters (van voorganger, van preekregelaar, in algemene overzicht)
� Als preekregelaar per e-mail reageert
� Zelfde procedure als hierboven
� Als preekregelaar via de webapplicatie reageert
� Accepteert de preekregelaar het preekverzoek
�Krijgt de voorganger hier een bericht van
�Preekbeurt heeft status ‘geaccepteerd’ gekregen door preekregelaar
�Verschijnt de preekbeurt automatisch in alle preekroosters (van voorganger, van preekregelaar, in algemene overzicht)
� Wijst de preekregelaar de preekbeurt af dan
�Krijgt de voorganger een bericht
�Wordt de status van de preekbeurt op ‘afgewezen’ gezet
49 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Agenda
�Voorganger(s)
�Persoonlijke gegevens
�Gemeente details
�Preken
�Preekbeurten
�Preekroosters vergelijken
�Preekrooster (agenda)
�Liturgie
�Declaratie
�Verzendlijst
�Overzichten
50 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Overzichten
�1. Diensten
�Alle geregistreerde diensten (t/m eind volgende jaar) opvraagbaar
�2. Liturgie
�Van gehouden diensten waarvoor liturgie is ingevoerd, kan deze worden ingezien (zowel van eigen gemeente, als van andere gemeenten)
�3. Mededelingen
�Afkomstig van het kerkelijke bureau
51 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Overzichten
�4. Open preekbeurten gemeenten
�Alle diensten waar (nog) geen voorganger met preekbevoegdheid voorgaat
�5. Open preekbeurten voorgangers
�Door systeem bepaald of door voorganger(s) zelf opgegeven
�6. Gemeenten (HHK)
�Overzicht van alle gemeenten (NAW gegevens.)
�7. Personen (HHK)
�Overzicht van voorgangers, preekregelaars, penningmeesters, kosters,organisten per gemeente (voor zover vastgelegd in applicatie)
52 Voorgaan.nl Copyright © 2012 17-7-2012
Eenvoudig, Efficient en Online
Copyright © 2012 Voorgaan.nl. Niets uit deze presentatie mag gekopieerd, overgenomen, gedeeld, vermenigvuldigd of verspreid worden.