Ordina PMOProducten en diensten voor het inrichten en professionaliseren van Projectmanagement Offices

1

Waarom een PMO?Vragen waar PMO het antwoord op is

“Maar….mijn projecten zijn onder controle…” 3

Heeft u de antwoorden? 4

Welke projecten lopen er?

Welke projecten zijn strategisch?

Welk project haalt de planning?

Welk project haalt de business case?

Welk project blijft binnen budget?

Hoe liggen de onderlinge verbanden tussen de projecten?

Hoe wordt er over projecten gerapporteerd?

Wie borgt de kennis uit projecten?

Introductie Projectmanagement Office

Een Projectmanagement Office (PMO) is een permanent organisatie onderdeel dat fungeert als het centrale punt waar alle informatie en behoeften van de projecten samenkomen. Het PMO aggregeert de informatie tot portfolioniveau, zodat meer grip ontstaat op resourcebeslag, prioriteiten en risico’s.

• PMO ondersteunt

Het PMO helpt met het opstellen van rapportages en logs, legt documentatie aan, doet versiebeheer, actualiseert planningen, reikt templates en voorbeelden aan en informeert projecten over andere projecten.

• PMO creëert inzicht en overzicht

Het PMO draagt zorg voor een uniform rapportageproces voor alle projecten, maakt analyses over en legt verbanden tussen projecten.

• PMO geeft richting

Door uniformiteit in en kwaliteit van de rapportages en de onderliggende gegevens levert het PMO stuurinformatie op basis waarvan organisaties keuzes kunnen maken over de projecten.

5To

egev

oegd

e w

aard

e

Toegevoegde waarde PMO

Portfolio

Programma

Project

• Een PMO levert stuurinformatie vanuit de projecten en programma’s om het geheel als portfolio bestuurbaar te maken

• De onderliggende processen, procedures en tools dragen zorg voor snelheid en uniformiteit, waardoor besluitvorming sneller en beter kan plaatsvinden

• Het PMO borgt de kennis uit projecten waardoor wielen niet opnieuw uitgevonden hoeven te worden

6

De PMO Services

Kenniscentrum

&

Transparantie

Project- / Programma-sturing

Project- / Programma-kwaliteit

Programma- / Portfolio-sturing

Projectopzet en -afsluiting Projectrapportage Issue- & changemanagement Risicomanagement Projectplanning Resourcemanagement & -planning

KwaliteitsborgingInformatiemanagementInkoopLeren en kennismanagementPrestatiemanagement

Business case- en batenmanagement

Ondersteuning Inzicht Richting

7

De rol van PMO

Project

Lijnorganisatie

8

Input: Veranderingbehoefte

Output: Verandering

Project

Project

PMO

Kenniscentrum

&

Transparantie

Project- / Programma-sturing

Project- / Programma-kwaliteit

Programma- / Portfolio-sturing

Het effect van PMO 9

Ervaringscijfers Budget Besparing

Projectbudget € 1.000.000

Inrichtingskosten project 10% € 100.000

Besparing door efficiency 25% € 25.000

PM-kosten 20% € 200.000

Administratie/rapportage 25% € 50.000

Besparing door lager tarief 30% € 15.000

PMO kosten 3,5% € 35.000

Besparing door efficiency 25% € 9.000

Besparing door inzet PMO (ROI) 5% € 49.000

• Toename voorspelbaarheid projectverloop

• Meer projecten succesvol afgesloten

• Kortere time to market

• Focus op toegevoegde waarde

• Portfolioblik op projecten

• Kennisborging in permanent PMO

De PMO VeldkeukenInzicht en transparantie in 10 stappen

De PMO ‘Veldkeuken’

“Ik heb nog geen PMO of een PMO dat naar de volgende fase moet”

Ordina verzorgt de introductie, ontwerp, opbouw en overdracht van een (her)ingericht en werkend PMO aan de bestaande organisatie. Inzicht & transparantie in 10 stappen:

1. Opzetten interim-PMO naast bestaande organisatie

2. Uniforme, standaard templates en documenten (Prince2, P3O)

3. Quickscan op bestaande processen

4. Schaduw draaien, gegevens verzamelen

5. Inzicht bieden, betrekken, overtuigen

6. Ontwerpen nieuwe c.q. aangepaste bedrijfsprocessen en -structuur

7. Opleiden staande organisatie

8. Overdracht aan staande organisatie

9. Interim-PMO ontmantelen

10. On-site begeleiding

11

PMO Groeimodel 1212

PMO Fase I

PMO Fase II

Tijd

Toeg

evoe

gde

waa

rde

PMO Fase III

Quickscan

Herijking Quicksca

n

Herijking Quickscan

13De PMO Veldkeuken documentatie

Overige PMO dienstverleningManaged Sourcing, consultancy en individuele inzet

PMO Managed Sourcing

“Ik heb al een PMO en heb behoefte aan getrainde PMO professionals”

15

Klant

SDM

PMO pool

On boarding

PMO Managed Sourcing

Ordina levert getrainde PMO professionals voor tijdelijke inzet.

Ordina verzorgt capaciteitsplanning van het PMO, klantspecifieke introductie voor nieuwe krachten en begeleiding en/of aansturing van professionals.

Op deze wijze wordt een effectieve inzet van PMO professionals gewaarborgd.

SDM – Leveren & beheersenHBO / WO, 5+ jaar ervaring

PMO Consultant – Inrichten & adviserenHBO / WO, 5+ jaar ervaring

PMO Niveau 3 – Ondersteunen & communicerenHBO / WO, 3 jaar ervaring

PMO Niveau 2 –Najagen & controlerenHBO / WO, 1 jaar ervaring

PMO Niveau 1 – Uitvoeren & documenterenHBO / WO, 0 jaar ervaring

De PMO Rollen

Ordina PMO professionals maken het verschil.

Zij zijn:

• HBO/WO opgeleid

• Jong

• Ambitieus

• Energiek

PMO-rugzak:

• Prince2

• P3O

• PMO-processen en –tools

• Persoonlijke bagage

• Toegespitst op klantsituatie

16

Teamleider – Coachen & aansturenHBO / WO, 5+ jaar ervaring

Inzetbaarheid PMO rollen

PMO 1

PMO 2

PMO 3

PMO Consultant

SDM/Teamleider

17C

omp

lexi

teit

proj

ect

en,

prog

ram

ma’

s en

po

rtfo

lio

Pro

ces

Inho

ud

Ondersteunen Leveren Adviseren Leiden

De PMO Ervaring

• Een van de grootste leveranciers van Projectmanagement in Nederland.

• Prince2, P3O, IPMA, Pmbok

• IPMA-bestuursleden in dienst

• Actieve Projectmanagement Community

• Bij KPN wordt de Managed Sourcing van het organisatiebrede PMO verzorgd.

• Daarnaast adviseert Ordina bedrijven bij het opzetten, inrichten en professionaliseren van PMO en projectmanagement.

• Nauwe samenwerking met andere bedrijfsonderdelen

18

Meer weten?

Frank Oeben, PMO Consultant

Frank.oeben@ordina.nl, 06-11310145

Elsbeth Hiemcke, PMO Consultant

Elsbeth.hiemcke@ordina.nl, 06- 12761946

Nicolle van den Heiligenberg, Business Unit Manager

Nicolle.van.den.heiligenberg@ordina.nl, 06-29081343

19

20

www.ordina.nl