Beschikbaar stellen van archieven conform de privacywetgeving

Paul Drossens 14/05/2013

Het Rijksarchief in België• 19 leeszalen• Archief:

Papier: 275 km Digitaal: 200 TB

• 14 miljoen digitale objecten• 1 TB digital born

• Toegangen: 22334 in Archeion 6772 online

• Bezoekers: Leeszaal: 6834 Search.arch.be: 176251 Raadpleging online: 71832

Omgang met persoonsgegevens

• Beschikbaar stellen van toegangen• Beschikbaar stellen van archief

Beschikbaar stellen van toegangen

“De inspanningen in dat verband moeten proportioneel zijn, zowel naar de aard en het aantal persoons gegevens, als naar de verspreidingswijze. Inventarissen zouden niet meer persoons informatie mogen bevatten dan nodig is om de consultatie van de collectie waarnaar het verwijst te vergemakke-lijken. Hoe jonger de archieven waarnaar ze verwijzen, hoe minder gedetailleerd de ambi ties van het Rijks archief mogen reiken” (CBPL, 6/05/2006)

Beschikbaar stellen van toegangen• Nadere toegangen en nominatieve lijsten

Niet-openbaar Intern gebruik

• Toegangen online / gepubliceerd Openbaar Beschrijvingen op serieniveau Anonimiseren, gebruik van initialen Weinig of geen persoonsnamen Uitzonderingen: publiek karakter

Raadpleging van archiefdocumenten jonger dan 100 jaar neergelegd in het Rijksarchief:

“In de huidige stand van de wetgeving staat het (…) aan de bevoegde overheid om de raadpleging van overheidsbescheiden - die persoonsgegevens bevatten - toe te staan of te weigeren” (Advies CBPL 28/1997)

Beschikbaar stellen van archief

Wettelijk kader

Archiefwet van 24 juni 1955 (B.S. 12-08-1955)gewijzigd bij wet van 6 mei 2009 (B.S. 19-05-2009)

Openbaarheid in Archiefwet (art. 3 lid 1)

• Geldt voor overheidsarchieven die neerleg-gingsplicht hebben na 30 jaar (art. 1 lid 1)

• Interpretatie Openbaarheid van bestuur

• Bestuursdocumenten• Administratieve overheid

Ruime betekenis (incl. rechterlijke macht) Vrij raadpleegbaar

• Privacywet

Geen regeling inzake raadpleging in AW

• Archieven die conform AW naar het Rijksarchief kunnen worden overgebracht: Gemeente- en OCMW-archief ouder dan 30 jaar (art. 1 lid 2) Statische overheidsarchieven jonger dan 30 jaar (art. 1 lid 3) Private archieven (art. 1 lid 4)

• Archieven of reeksen waarop specifieke wet- en regelgeving van toepassing is (notariaat, burgerlijke stand, opgeheven militaire rechtscolleges, enz.)

Modaliteiten van raadpleging

• Vigerende wet- en regelgeving• In essentie: Privacygevoelig of niet?• Ouder dan 30 jaar en niet-privacygevoelig

Vrij raadpleegbaar• Privacygevoelig:

Toelating bevoegde instantie Registratie in databank (naam + duur)

• Online Geen privacygevoelige informatie Gedigitaliseerde bestanden ouder dan 100

jaar (parochieregisters, burgerlijke stand tot 1910, rollen oude universiteit Leuven,…)

Uitzondering: notulen ministerraad (tot 1985)• Leeszaal

Digitaal (via intranet) en niet-digitaal Toegangscontrole Openbaar en niet-openbaar

Beschikbaar stellen van archief

Openbaar en niet-openbaar

Openbaar en niet-openbaar

Conclusie

Het Rijksarchief streeft ernaar om het maximaal toegankelijk maken van de historische informatie te verzoenen met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.