Opstartmoment

archief- en

informatiebeheer

22 maart 2018

piva eGov

ICT GIS Informatieveiligheid

• Steden en gemeenten, ocmw’s, politiezones,…

• Niet-commercieel, neutraal

Waarom ook informatiebeheer en

archiefbeheer?

digitaal & analoog!

Scope ondersteuning

Stappen

• Start implementatie ABS (Q4 2017)

• Bevraging AS IS, behoeftenbepaling, stage (Q4 2017/Q1 2018)

• Startmoment: behoeftenbepaling, gewenste dienstverlening, korte kennismaking ABS

• Eerste ondersteuning (Q2 2018)

• Tussentijdse versie ABS (Q4 2018)

• Oplevering ABS: (Q1/Q2 2019)

Stage

• Verscheidenheid aan lokale besturen

– Hoe is hun archiefwerking georganiseerd?

• Inzicht verwerven via interviews

– 11 diverse entiteiten bevraagd

– AS IS

– Noden van de besturen analyseren

– Eerste aantal aanbevelingen

Agenda • 10u10: Archief- en informatiebeheer in de praktijk

– Informatiebeheer in de praktijk (Steven Staelens)

– Lokale besturen in Vlaams-Brabant (Petra Vanhoutte)

• 10u30: Archief- en informatiebeheer: probleemstelling

• 10u55: PAUZE

• 11u20: Archief- en informatiebeheer: naar een betere samenwerking

• 11u55: Atlantis

• 12u20: Toekomst

Agenda • 10u10: Archief- en informatiebeheer in de praktijk

– Informatiebeheer in de praktijk (Steven Staelens)

– Lokale besturen in Vlaams-Brabant (Petra Vanhoutte)

• 10u30: Archief- en informatiebeheer: probleemstelling

• 10u55: PAUZE

• 11u20: Archief- en informatiebeheer: naar een betere samenwerking

• 11u55: Atlantis

• 12u20: Toekomst

Informatiebeheer in de praktijk

Steven Staelens - Archief Gent

Informatiebeheer in de praktijk

Voor we beginnen…

Hebben we enkele vragen voor jullie…

#stellingenvoordewakkeregeesten

#informatiebeheerisvooriedereen

Moderne overheidsadministratie anno 2018

• Veel taken veel informatieproductie

• Nood aan informatiedelen, samenwerken, digitaal werken

• Snel, efficiënt en klantgericht werken

Watskeburt?

• Enorme groei in # documenten door opkomst automatisering, incomplete dossiers en versiebeheer

• Groeiende achterstand in informatiebeheer

• Exponentieel groeiende berg digitale informatie

• Vele ICT programma’s voor efficiëntere en beter presterende overheid problemen worden niet kleiner

• Afstand bedrijfsproces >< informatiebeheersproces

• Overschatting technologische oplossingen

• Onderschatting tijd, geld en mankracht

OVERVLOED VAN INFORMATIE!

Meerwaarde van informatiebeheer

• Helikoptervisie op de aanwezige informatie

• Ondersteunt evolutie naar meer digitaal werken

• Hoe omgaan met persoonsgegevens, hergebruik en openbaarheid

• Procesoptimalisatie

• Draagt actief bij aan de doelstellingen rond organisatiebeheersing => risicobeheersing

• Vereenvoudigt vernietiging van informatie

• Link met/basis voor informatieveiligheid

Je staat er niet alleen voor … hulp hoef je maar te vragen

• Advisering

• Richtlijnen informatiebeheer

• Digitaal werken

• Substitutie

• Archiefbeheer

• E-depot

• Informatiebeheersplan

Samen kunnen we veel…

Bedankt voor uw aandacht!

Steven Staelens Archief Gent

gsm 0470 20 68 33 steven.staelens@stad.gent

Lokale besturen in Vlaams-Brabant

Archief en informatiebeheer in de

praktijk

Lokale besturen in Vlaams-Brabant

Petra Vanhoutte (projectleider VERA)

22/03/2018

Informatiebeheer h

ttps

://ww

w.n

ora

on

line

.nl

Uitdagingen

• Weinig bewustzijn over de impact van informatiebeheer – Link tussen

organisatie-beheersing en informatiebeheersing wordt vaak niet gelegd

– Weinig investering van mensen en middelen

Uitdagingen

• Totaal-aanpak nodig

– Raakvlakken met informatieveiligheid en

risicomanagement

– Aanpak op lange termijn: wat als taken evolueren,

aandacht voor digitale duurzaamheid

Uitdagingen

• De hele organisatie

moet betrokken zijn

– Verhaal van

papier/digitaal én van

mensen

– Helicopterview

– Planmatige aanpak is

nodig

Meer info?

Petra Vanhoutte

projectleider bij VERA, Vlaams-Brabants steunpunt e-

government

e-mail: petra.vanhoutte@vera.be

tel: 016 30 85 29

gsm: 0471 66 40 37

Agenda • 10u10: Archief- en informatiebeheer in de praktijk

– Informatiebeheer in de praktijk (Steven Staelens)

– Lokale besturen in Vlaams-Brabant (Petra Vanhoutte)

• 10u30: Archief- en informatiebeheer: probleemstelling

• 10u55: PAUZE

• 11u20: Archief- en informatiebeheer: naar een betere samenwerking

• 11u55: Atlantis

• 12u20: Toekomst

Archief- en informatiebeheer: een

probleemstelling • Archief- en informatiebeheer: complex

gegeven

• Welke issues zijn er bij Oost-Vlaamse lokale besturen?

• 4 stellingen

• Geen ja/nee, wat zijn de oorzaken

Archief- en informatiebeheer:

probleemstelling • Het personeelslid verliest weinig tijd bij

het opzoeken van documenten

• De burger krijgt een correct antwoord als hij/zij een vraag stelt

• Ieder personeelslid is deelt de nodige documenten met de collega’s

• Digitale documenten zijn de verantwoordelijkheid van de dienst ICT

Agenda • 10u10: Archief- en informatiebeheer in de praktijk

– Informatiebeheer in de praktijk (Steven Staelens)

– Lokale besturen in Vlaams-Brabant (Petra Vanhoutte)

• 10u30: Archief- en informatiebeheer: probleemstelling

• 10u55: PAUZE

• 11u20: Archief- en informatiebeheer: naar een betere samenwerking

• 11u55: Atlantis

• 12u20: Toekomst

Agenda • 10u10: Archief- en informatiebeheer in de praktijk

– Informatiebeheer in de praktijk (Steven Staelens)

– Lokale besturen in Vlaams-Brabant (Petra Vanhoutte)

• 10u30: Archief- en informatiebeheer: probleemstelling

• 10u55: PAUZE

• 11u20: Archief- en informatiebeheer: naar een betere samenwerking

• 11u55: Atlantis

• 12u20: Toekomst

Archief- en informatiebeheer: een

probleemstelling • Structureren van informatie • Mappenstructuren • Overtuigen medewerkers • Informatiedeling • Gebrek aan personeel/middelen • Bewaartermijnen • Helikopterview nodig • Verloop personeel • Leesbaarheid digitale informatie • Samenwerking ICT-Informatiebeheer • Snelle terugvindbaarheid • Versiebeheer

Archief- en informatiebeheer: naar

een betere samenwerking • Welke drie problemen vinden jullie

belangrijk?

• Welke oplossingen kunnen er zijn voor die problemen?

• Hoe kan de gemeente dit samen met piva eGov aanpakken?

Agenda • 10u10: Archief- en informatiebeheer in de praktijk

– Informatiebeheer in de praktijk (Steven Staelens)

– Lokale besturen in Vlaams-Brabant (Petra Vanhoutte)

• 10u30: Archief- en informatiebeheer: probleemstelling

• 10u55: PAUZE

• 11u20: Archief- en informatiebeheer: naar een betere samenwerking

• 11u55: Atlantis

• 12u20: Toekomst

Inleiding Atlantis

• Archiefbeheersysteem

• Ontwikkeld i.s.m. Digipolis Gent

• Vanuit de noden van lokale besturen

• Lastenboek opgesteld door diverse lokale besturen

• Leverancier: DEVENTit

• Doelstelling: documenten beter beschikbaar maken voor diensten en burger, beter beheer archiefprocessen

Scope

ABS

E-depot Fysiek Depot

Digitale Storage Fysieke Storage

Beh

eerste o

pn

ame

Raad

plegin

g

Toevo

egen

locatie

Slaat op

Aan

maken

etiketten

Haalt o

p

Raad

plegin

g

Diensten

File Server

Applicaties

overdracht

SIP

Burger

Administrator

Medewerker

Op

vragen

do

cum

enten

Bew

erken

Op

vragen

do

cum

enten

Krijgt

gegevens

Geb

ruikt

gegevens

Signaliseert

pro

blem

en

Funcionaliteiten Atlantis • Modulair opgebouwd

– Beschrijven van records, functies en actoren

– Verwerven van documenten

– Depotbeheer

– Leeszaalbeheer

– Rapportage

– Koppeling digitaal depot

– …

• Publieksomgeving

Prijzen Atlantis • Niveau 1: Basispakket

• Niveau 2: Basispakket + eigen publieksomgeving

• Niveau 3: Aanpassing aan het basispakket

• Niveau 4: Eigen ontwikkeling via raamcontract met DEVENTit

Prijzen Atlantis Alle prijzen

inclusief BTW

Groot

Middelgroot Klein

Instapprijs € 5.150 € 5.150 € 5.150

Jaarlijkse kost € 4.650 € 4.000 € 3.650

Richtprijs migratie € 3.280 € 2.870 € 2.460

• Groot: Gemeente vanaf 30.001 inwoners, PZ cat. 5 • Middelgroot: Gemeente tussen 10.001 en 30.000 inwoners, PZ cat. 3-4 • Klein: Gemeente tot 10.000 inwoners, PZ cat. 1-2

• Niveau 2: +€ 2.904 • Niveau 3: ca. 2x prijs niveau 1 • Niveau 4: ca. 3-5x prijs niveau 1 • Men kan altijd de niveaus ‘upgraden’

Timing Atlantis • Q4 2018: eerste tussentijdse oplevering

– Instapprijs kan deels uitgesteld worden

– Afhankelijk van planning leverancier

• Q1/Q2 2019: definitieve oplevering

• Vanaf mei 2018: ondertekening princiepsovereenkomst

Atlantis: praktisch • Mogelijkheid tot eerste tijdelijke versie

• Oprichting van werkgroep

• Coördinatie door piva eGov

• Verdere ontwikkelingen: kostendelende basis

• Ontwikkeling van andere software (nu buiten scope): zelfde principes, koppeling met Atlantis

Vragen?

Agenda • 10u10: Archief- en informatiebeheer in de praktijk

– Informatiebeheer in de praktijk (Steven Staelens)

– Lokale besturen in Vlaams-Brabant (Petra Vanhoutte)

• 10u30: Archief- en informatiebeheer: probleemstelling

• 10u55: PAUZE

• 11u20: Archief- en informatiebeheer: naar een betere samenwerking

• 11u55: Atlantis

• 12u20: Toekomst

Toekomst

• Dienstverlening en Atlantis: blijvende participatie van lokale besturen

• Verhaal stopt hier niet!

• Ontwikkeling van nieuwe dienstverlening o.b.v. dit opstartmoment

• Ondersteuning door adviesgroep en werkgroep archiefbeheersysteem

Adviesgroep

• Afstemming van dienstverlening

• Ideeontwikkeling nieuwe projecten

• 2x per jaar samenkomen

• 15 leden

• Volgende samenkomst: Q2/Q3 2018

Werkgroep archiefbeheersysteem

• Nieuwe ontwikkelingen Atlantis

• Informeren over Atlantis

• Peilen naar tevredenheid: basis voor updates

• Leden: alle gebruikers Atlantis

• Minstens 1x per jaar samenkomen

• Start: Q1 2019

En nu?

• Wij zijn steeds bereid om verder toe te lichten bij uw bestuur!

– Atlantis

– Samenwerking bestuur-piva eGov

– Princiepsovereenkomst Atlantis

– Belang archief- en informatiebeheer

– …

egovarchivering@oost-vlaanderen.be

eGov.oost-vlaanderen.be

@pivaeGov

SLOTWOORD DOOR MARTINE VERHOEVE, GEDEPUTEERDE BEVOEGD VOOR ICT EN PIVA EGOV