Opstartmoment - Alfresco...•Ideeontwikkeling nieuwe projecten •2x per jaar samenkomen •15...
53
Transcript of Opstartmoment - Alfresco...•Ideeontwikkeling nieuwe projecten •2x per jaar samenkomen •15...
Opstartmoment
archief- en
informatiebeheer
22 maart 2018
piva eGov
ICT GIS Informatieveiligheid
• Steden en gemeenten, ocmw’s, politiezones,…
• Niet-commercieel, neutraal
Waarom ook informatiebeheer en
archiefbeheer?
digitaal & analoog!
Scope ondersteuning
Stappen
• Start implementatie ABS (Q4 2017)
• Bevraging AS IS, behoeftenbepaling, stage (Q4 2017/Q1 2018)
• Startmoment: behoeftenbepaling, gewenste dienstverlening, korte kennismaking ABS
• Eerste ondersteuning (Q2 2018)
• Tussentijdse versie ABS (Q4 2018)
• Oplevering ABS: (Q1/Q2 2019)
Stage
• Verscheidenheid aan lokale besturen
– Hoe is hun archiefwerking georganiseerd?
• Inzicht verwerven via interviews
– 11 diverse entiteiten bevraagd
– AS IS
– Noden van de besturen analyseren
– Eerste aantal aanbevelingen
Agenda • 10u10: Archief- en informatiebeheer in de praktijk
– Informatiebeheer in de praktijk (Steven Staelens)
– Lokale besturen in Vlaams-Brabant (Petra Vanhoutte)
• 10u30: Archief- en informatiebeheer: probleemstelling
• 10u55: PAUZE
• 11u20: Archief- en informatiebeheer: naar een betere samenwerking
• 11u55: Atlantis
• 12u20: Toekomst
Agenda • 10u10: Archief- en informatiebeheer in de praktijk
– Informatiebeheer in de praktijk (Steven Staelens)
– Lokale besturen in Vlaams-Brabant (Petra Vanhoutte)
• 10u30: Archief- en informatiebeheer: probleemstelling
• 10u55: PAUZE
• 11u20: Archief- en informatiebeheer: naar een betere samenwerking
• 11u55: Atlantis
• 12u20: Toekomst
Informatiebeheer in de praktijk
Steven Staelens - Archief Gent
Informatiebeheer in de praktijk
Voor we beginnen…
Hebben we enkele vragen voor jullie…
#stellingenvoordewakkeregeesten
#informatiebeheerisvooriedereen
Moderne overheidsadministratie anno 2018
• Veel taken veel informatieproductie
• Nood aan informatiedelen, samenwerken, digitaal werken
• Snel, efficiënt en klantgericht werken
Watskeburt?
• Enorme groei in # documenten door opkomst automatisering, incomplete dossiers en versiebeheer
• Groeiende achterstand in informatiebeheer
• Exponentieel groeiende berg digitale informatie
• Vele ICT programma’s voor efficiëntere en beter presterende overheid problemen worden niet kleiner
• Afstand bedrijfsproces >< informatiebeheersproces
• Overschatting technologische oplossingen
• Onderschatting tijd, geld en mankracht
OVERVLOED VAN INFORMATIE!
Meerwaarde van informatiebeheer
• Helikoptervisie op de aanwezige informatie
• Ondersteunt evolutie naar meer digitaal werken
• Hoe omgaan met persoonsgegevens, hergebruik en openbaarheid
• Procesoptimalisatie
• Draagt actief bij aan de doelstellingen rond organisatiebeheersing => risicobeheersing
• Vereenvoudigt vernietiging van informatie
• Link met/basis voor informatieveiligheid
Je staat er niet alleen voor … hulp hoef je maar te vragen
• Advisering
• Richtlijnen informatiebeheer
• Digitaal werken
• Substitutie
• Archiefbeheer
• E-depot
• Informatiebeheersplan
Samen kunnen we veel…
Lokale besturen in Vlaams-Brabant
Archief en informatiebeheer in de
praktijk
Lokale besturen in Vlaams-Brabant
Petra Vanhoutte (projectleider VERA)
22/03/2018
Informatiebeheer h
ttps
://ww
w.n
ora
on
line
.nl
Uitdagingen
• Weinig bewustzijn over de impact van informatiebeheer – Link tussen
organisatie-beheersing en informatiebeheersing wordt vaak niet gelegd
– Weinig investering van mensen en middelen
Uitdagingen
• Totaal-aanpak nodig
– Raakvlakken met informatieveiligheid en
risicomanagement
– Aanpak op lange termijn: wat als taken evolueren,
aandacht voor digitale duurzaamheid
Uitdagingen
• De hele organisatie
moet betrokken zijn
– Verhaal van
papier/digitaal én van
mensen
– Helicopterview
– Planmatige aanpak is
nodig
Meer info?
Petra Vanhoutte
projectleider bij VERA, Vlaams-Brabants steunpunt e-
government
e-mail: [email protected]
tel: 016 30 85 29
gsm: 0471 66 40 37
Agenda • 10u10: Archief- en informatiebeheer in de praktijk
– Informatiebeheer in de praktijk (Steven Staelens)
– Lokale besturen in Vlaams-Brabant (Petra Vanhoutte)
• 10u30: Archief- en informatiebeheer: probleemstelling
• 10u55: PAUZE
• 11u20: Archief- en informatiebeheer: naar een betere samenwerking
• 11u55: Atlantis
• 12u20: Toekomst
Archief- en informatiebeheer: een
probleemstelling • Archief- en informatiebeheer: complex
gegeven
• Welke issues zijn er bij Oost-Vlaamse lokale besturen?
• 4 stellingen
• Geen ja/nee, wat zijn de oorzaken
Archief- en informatiebeheer:
probleemstelling • Het personeelslid verliest weinig tijd bij
het opzoeken van documenten
• De burger krijgt een correct antwoord als hij/zij een vraag stelt
• Ieder personeelslid is deelt de nodige documenten met de collega’s
• Digitale documenten zijn de verantwoordelijkheid van de dienst ICT
Agenda • 10u10: Archief- en informatiebeheer in de praktijk
– Informatiebeheer in de praktijk (Steven Staelens)
– Lokale besturen in Vlaams-Brabant (Petra Vanhoutte)
• 10u30: Archief- en informatiebeheer: probleemstelling
• 10u55: PAUZE
• 11u20: Archief- en informatiebeheer: naar een betere samenwerking
• 11u55: Atlantis
• 12u20: Toekomst
Agenda • 10u10: Archief- en informatiebeheer in de praktijk
– Informatiebeheer in de praktijk (Steven Staelens)
– Lokale besturen in Vlaams-Brabant (Petra Vanhoutte)
• 10u30: Archief- en informatiebeheer: probleemstelling
• 10u55: PAUZE
• 11u20: Archief- en informatiebeheer: naar een betere samenwerking
• 11u55: Atlantis
• 12u20: Toekomst
Archief- en informatiebeheer: een
probleemstelling • Structureren van informatie • Mappenstructuren • Overtuigen medewerkers • Informatiedeling • Gebrek aan personeel/middelen • Bewaartermijnen • Helikopterview nodig • Verloop personeel • Leesbaarheid digitale informatie • Samenwerking ICT-Informatiebeheer • Snelle terugvindbaarheid • Versiebeheer
Archief- en informatiebeheer: naar
een betere samenwerking • Welke drie problemen vinden jullie
belangrijk?
• Welke oplossingen kunnen er zijn voor die problemen?
• Hoe kan de gemeente dit samen met piva eGov aanpakken?
Agenda • 10u10: Archief- en informatiebeheer in de praktijk
– Informatiebeheer in de praktijk (Steven Staelens)
– Lokale besturen in Vlaams-Brabant (Petra Vanhoutte)
• 10u30: Archief- en informatiebeheer: probleemstelling
• 10u55: PAUZE
• 11u20: Archief- en informatiebeheer: naar een betere samenwerking
• 11u55: Atlantis
• 12u20: Toekomst
Inleiding Atlantis
• Archiefbeheersysteem
• Ontwikkeld i.s.m. Digipolis Gent
• Vanuit de noden van lokale besturen
• Lastenboek opgesteld door diverse lokale besturen
• Leverancier: DEVENTit
• Doelstelling: documenten beter beschikbaar maken voor diensten en burger, beter beheer archiefprocessen
Scope
ABS
E-depot Fysiek Depot
Digitale Storage Fysieke Storage
Beh
eerste o
pn
ame
Raad
plegin
g
Toevo
egen
locatie
Slaat op
Aan
maken
etiketten
Haalt o
p
Raad
plegin
g
Diensten
File Server
Applicaties
overdracht
SIP
Burger
Administrator
Medewerker
Op
vragen
do
cum
enten
Bew
erken
Op
vragen
do
cum
enten
Krijgt
gegevens
Geb
ruikt
gegevens
Signaliseert
pro
blem
en
Funcionaliteiten Atlantis • Modulair opgebouwd
– Beschrijven van records, functies en actoren
– Verwerven van documenten
– Depotbeheer
– Leeszaalbeheer
– Rapportage
– Koppeling digitaal depot
– …
• Publieksomgeving
Prijzen Atlantis • Niveau 1: Basispakket
• Niveau 2: Basispakket + eigen publieksomgeving
• Niveau 3: Aanpassing aan het basispakket
• Niveau 4: Eigen ontwikkeling via raamcontract met DEVENTit
Prijzen Atlantis Alle prijzen
inclusief BTW
Groot
Middelgroot Klein
Instapprijs € 5.150 € 5.150 € 5.150
Jaarlijkse kost € 4.650 € 4.000 € 3.650
Richtprijs migratie € 3.280 € 2.870 € 2.460
• Groot: Gemeente vanaf 30.001 inwoners, PZ cat. 5 • Middelgroot: Gemeente tussen 10.001 en 30.000 inwoners, PZ cat. 3-4 • Klein: Gemeente tot 10.000 inwoners, PZ cat. 1-2
• Niveau 2: +€ 2.904 • Niveau 3: ca. 2x prijs niveau 1 • Niveau 4: ca. 3-5x prijs niveau 1 • Men kan altijd de niveaus ‘upgraden’
Timing Atlantis • Q4 2018: eerste tussentijdse oplevering
– Instapprijs kan deels uitgesteld worden
– Afhankelijk van planning leverancier
• Q1/Q2 2019: definitieve oplevering
• Vanaf mei 2018: ondertekening princiepsovereenkomst
Atlantis: praktisch • Mogelijkheid tot eerste tijdelijke versie
• Oprichting van werkgroep
• Coördinatie door piva eGov
• Verdere ontwikkelingen: kostendelende basis
• Ontwikkeling van andere software (nu buiten scope): zelfde principes, koppeling met Atlantis
Vragen?
Agenda • 10u10: Archief- en informatiebeheer in de praktijk
– Informatiebeheer in de praktijk (Steven Staelens)
– Lokale besturen in Vlaams-Brabant (Petra Vanhoutte)
• 10u30: Archief- en informatiebeheer: probleemstelling
• 10u55: PAUZE
• 11u20: Archief- en informatiebeheer: naar een betere samenwerking
• 11u55: Atlantis
• 12u20: Toekomst
Toekomst
• Dienstverlening en Atlantis: blijvende participatie van lokale besturen
• Verhaal stopt hier niet!
• Ontwikkeling van nieuwe dienstverlening o.b.v. dit opstartmoment
• Ondersteuning door adviesgroep en werkgroep archiefbeheersysteem
Adviesgroep
• Afstemming van dienstverlening
• Ideeontwikkeling nieuwe projecten
• 2x per jaar samenkomen
• 15 leden
• Volgende samenkomst: Q2/Q3 2018
Werkgroep archiefbeheersysteem
• Nieuwe ontwikkelingen Atlantis
• Informeren over Atlantis
• Peilen naar tevredenheid: basis voor updates
• Leden: alle gebruikers Atlantis
• Minstens 1x per jaar samenkomen
• Start: Q1 2019
En nu?
• Wij zijn steeds bereid om verder toe te lichten bij uw bestuur!
– Atlantis
– Samenwerking bestuur-piva eGov
– Princiepsovereenkomst Atlantis
– Belang archief- en informatiebeheer
– …
eGov.oost-vlaanderen.be
@pivaeGov
SLOTWOORD DOOR MARTINE VERHOEVE, GEDEPUTEERDE BEVOEGD VOOR ICT EN PIVA EGOV
