Post on 08-Mar-2016
description
OMDAT ACTIEF INFORMEREN VAN BETROKKENEN UW FACTUURPROCES INZICHTELIJK HOUDT
De module Factuurdistributie biedt uitkomst. Allereerst digitaliseert u hiermee een lastig, onoverzichtelijk papieren
proces. Goedkeuringen van facturen worden nu opgevraagd zonder fysieke rondgang. Maar ook drempelbedragen
zijn in te stellen. Met e-mailberichten en taken die uw medewerkers terugvinden op de homepagina van de WerkBox,
houdt dit systeem iedereen die betrokken is op de hoogte. Wanneer administratief verantwoordelijken invoeren wie
akkoord moet geven op welke factuur, ontvangen deze medewerkers een notificatie. En op het moment dat een
factuur niet op tijd behandeld wordt, waarschuwt de module Factuurdistributie de afdeling administratie. Zo kunnen
zij op tijd actie ondernemen om ervoor te zorgen dat de factuur op tijd wordt betaald. Want dat wil toch iedereen?
Actief systeemDe module Factuurdistributie informeert betrokken medewerkers actief. Zo kan er geen akkoord meer worden vergeten.
Hierdoor gaat uw behandelsnelheid van inkomende facturen sneller en kunt u tijdig deze facturen betalen. Zo kunt u
eindelijk gebruik maken van de betalingskorting van uw leveranciers.
mAkkelijk meer overzicht Uw facturen raken nooit meer zoek en met de uitgebreide zoekmogelijkheden vindt u elke factuur terug. Voer sleutel-
woorden in en Factuurdistributie toont alle relevante documenten. Natuurlijk krijgen gebruikers alleen de facturen te
zien waar ze recht op hebben. Daarnaast wordt elke actie geregistreerd en opgeslagen. Zo is de behandelstatus altijd
inzichtelijk. Dat werkt wel zo veilig.
moDUle fActUUrDistriBUtie
Natuurlijk worden facturen binnen uw organisatie serieus
behandeld. maar het verwerkingsproces gaat over meerdere
schijven en betrekt verschillende medewerkers op verschillende
momenten. Dat maakt dit proces niet altijd even overzich-
telijk. De grote vraag is daarom hoe u iedereen die financieel,
inhoudelijk of administratief verantwoordelijk is, op de hoogte
houdt van de status? Weten uw medewerkers die facturen
accorderen bijvoorbeeld wat de actuele budgetdrempels zijn?
en hoe ver nemen administratief medewerkers wat de precieze
betalings termijn per factuur is?
Ricoh Nederland B.V.Utopialaan 25 5232 CD ‘s-Hertogenbosch
Postadres: Postbus 93150 5203 MB ‘s-Hertogenbosch
Workflow Factuurdistributie
‘‘ UW fActUreN rAkeN Nooit meer zoek eN met De UitgeBreiDe zoekmogelijkheDeN viNDt U elke fActUUr terUg’’
Factuur beoordelen
starten
Document scannen
Factuur beoordelen
Factuur elektronisch opvoeren
Afgekeurd Goedgekeurd
Factuur OK? Tekenbevoegd?
Factuur betaalbaar
stellen
Factuur OK?Nee
Nee
Ja
Ja
On hold (1x)
NeeNaar hogere
in rang
sNeller WerkeNOmdat uw administratief medewerkers niet elke keer
hoeven te bepalen wie verantwoordelijk is voor het
accorderen van facturen. En omdat ze ook niet per factuur
achter die personen aan hoeven te gaan, kunnen ze zich
concentreren op hun kerntaken. Dat scheelt tijd en geld!
DUUrzAAm systeemNatuurlijk scheelt het digitaliseren van alle binnenko-
mende facturen u ook fysieke ruimte. Wie waarvoor
verantwoordelijk is en hoe ver in het proces de factuur zit,
is overigens ook nog eens in een oogopslag terug te
vinden.
Direct goeDkeUreN De status van de factuur wordt aangepast naar ‘Goed-
gekeurd’ en het document wordt beveiligd opgeslagen.
fActUUr BeoorDeleN Geef één of meer personen op die de factuur moeten
beoordelen. Wordt het drempelbedrag van de goed-
keurder overschreden? Dan krijgt automatisch de juiste
tekenbevoegde ook een melding om te accorderen.