OMDAT ACTIEF INFORMEREN VAN BETROKKENEN UW FACTUUR­PROCES INZICHTELIJK HOUDT

De module Factuurdistributie biedt uitkomst. Allereerst digitaliseert u hiermee een lastig, onoverzichtelijk papieren

proces. Goedkeuringen van facturen worden nu opgevraagd zonder fysieke rondgang. Maar ook drempelbedragen

zijn in te stellen. Met e-mailberichten en taken die uw medewerkers terugvinden op de homepagina van de WerkBox,

houdt dit systeem iedereen die betrokken is op de hoogte. Wanneer administratief verantwoordelijken invoeren wie

akkoord moet geven op welke factuur, ontvangen deze medewerkers een notificatie. En op het moment dat een

factuur niet op tijd behandeld wordt, waarschuwt de module Factuurdistributie de afdeling administratie. Zo kunnen

zij op tijd actie ondernemen om ervoor te zorgen dat de factuur op tijd wordt betaald. Want dat wil toch iedereen?

Actief systeemDe module Factuurdistributie informeert betrokken medewerkers actief. Zo kan er geen akkoord meer worden vergeten.

Hierdoor gaat uw behandelsnelheid van inkomende facturen sneller en kunt u tijdig deze facturen betalen. Zo kunt u

eindelijk gebruik maken van de betalingskorting van uw leveranciers.

mAkkelijk meer overzicht Uw facturen raken nooit meer zoek en met de uitgebreide zoekmogelijkheden vindt u elke factuur terug. Voer sleutel-

woorden in en Factuurdistributie toont alle relevante documenten. Natuurlijk krijgen gebruikers alleen de facturen te

zien waar ze recht op hebben. Daarnaast wordt elke actie geregistreerd en opgeslagen. Zo is de behandelstatus altijd

inzichtelijk. Dat werkt wel zo veilig.

moDUle fActUUrDistriBUtie

Natuurlijk worden facturen binnen uw organisatie serieus

behandeld. maar het verwerkingsproces gaat over meerdere

schijven en betrekt verschillende medewerkers op verschillende

momenten. Dat maakt dit proces niet altijd even overzich-

telijk. De grote vraag is daarom hoe u iedereen die financieel,

inhoudelijk of administratief verantwoordelijk is, op de hoogte

houdt van de status? Weten uw medewerkers die facturen

accorderen bijvoorbeeld wat de actuele budgetdrempels zijn?

en hoe ver nemen administratief medewerkers wat de precieze

betalings termijn per factuur is?

Ricoh Nederland B.V.Utopialaan 25 5232 CD ‘s-Hertogenbosch

Postadres: Postbus 93150 5203 MB ‘s-Hertogenbosch

Workflow Factuurdistributie

‘‘ UW fActUreN rAkeN Nooit meer zoek eN met De UitgeBreiDe zoekmogelijkheDeN viNDt U elke fActUUr terUg’’

Factuur beoordelen

starten

Document scannen

Factuur beoordelen

Factuur elektronisch opvoeren

Afgekeurd Goedgekeurd

Factuur OK? Tekenbevoegd?

Factuur betaalbaar

stellen

Factuur OK?Nee

Nee

Ja

Ja

On hold (1x)

NeeNaar hogere

in rang

sNeller WerkeNOmdat uw administratief medewerkers niet elke keer

hoeven te bepalen wie verantwoordelijk is voor het

accorderen van facturen. En omdat ze ook niet per factuur

achter die personen aan hoeven te gaan, kunnen ze zich

concentreren op hun kerntaken. Dat scheelt tijd en geld!

DUUrzAAm systeemNatuurlijk scheelt het digitaliseren van alle binnenko-

mende facturen u ook fysieke ruimte. Wie waarvoor

verantwoordelijk is en hoe ver in het proces de factuur zit,

is overigens ook nog eens in een oogopslag terug te

vinden.

Direct goeDkeUreN De status van de factuur wordt aangepast naar ‘Goed-

gekeurd’ en het document wordt beveiligd opgeslagen.

fActUUr BeoorDeleN Geef één of meer personen op die de factuur moeten

beoordelen. Wordt het drempelbedrag van de goed-

keurder overschreden? Dan krijgt automatisch de juiste

tekenbevoegde ook een melding om te accorderen.