Dagelijks beheer en onderhoud in regieGemeente Haarlem

26 november 2015Nationaal Congres Beheer

Openbare Ruimte

Floris Vosse

2

Introductie

Inhoud presentatie

1. Waarom doet Haarlem dit?2. Contracten en aanbesteding B&O3. Lessons learned werken in regie

Reorganisatie 2 PijlersGebiedsgericht gericht

gebiedsteam

Werken in regie

procesteam

Gebiedsontwikkeling en Beheer5

Dagelijks beheer & onderhoud

Uitgangspositie beheer en onderhoud

75 verschillende onderhoudscontracten Omvang dagelijks beheer en onderhoud € 35 mio “oude OG-rol” beheer niet uitvoerbaar nieuwe

organisatie ondoorzichtig geheel van contracten (geen

synergie) arbeidsintensieve frequentiebestekken

Uitgangspositie beheer en onderhoud

Spaarnelanden• 100% dochter N.V. van de

gemeente Haarlem• Uitvoerende bedrijven

gemeente Haarlem verzelfstandigd

• 25 onderhoudscontracten op 4 niveau’s

• Omzet vanuit B&O 30 mio per jaar moest gelijk blijven

8

Gemaakte keuzes

• 12 domeinen – 12 contracten• Dagelijks en groot onderhoud uit elkaar• Resultaat en Functioneel • Taakstellend budget• 4 jaar 2+2• Stedelijke en bestuurlijke omgeving

Beheer en onderhoudsdomeinen

Markt• openbare verlichting (perceel) ► Volker Infra• VRI’s (perceel) ► Vialis• civiele kunstwerken + oevers (perceel) ► Volker Infra• beweegbare bruggen (perceel) ► Strukton• riolering + grondwater ► BAM• asfalt + markeringen (perceel) ► BAM

Spaarnelanden• afval & reiniging• elementenverhardingen + straatmeubilair (perceel)• groen & spelen• parkeren• coördinatie piket & meldingen*

Proces tot stand komen contracten

1 •Visie

2 • Contract

3 •Resultaat

4 •Budget

5 •Processen

6 •Areaal / overdracht

7 •Aanbesteding en gunning

Domein Dienstverleningsovereenkomst

Domein DienstverleningsOvereenkomstHaarlem

BASISOVEREENKOMST

Annexen

Bijlagen

Vraagspecificatie“Processen”

(deel B)

Vraagspecificatie“Algemeen”

(deel A)

Vraagspecificatie“Resultaten”

(deel C)

Procesbladen Resultaatsbladen

Vraagspecificatie algemeen

• Geest van de overeenkomst– Letter van het contract

• Doelen– Doel 1: Realiseren vastgesteld Kwaliteitsniveau– Doel 2: Publieksgericht handelen – Doel 3: Duurzaamheid en behoud ecologische waarden

Doel 4: De Opdrachtnemer treedt op als onderhoudsaannemer en Adviseur Domein

– Doel 5: Bestuurlijke gevoeligheid

• Partnerschap– Huisvaderschap– Samenwerking

Inkoop

• Inkoopstrategie• MKB + lokale partijen

• Gunnen 100% kwaliteit Samenwerking• Presenteren vraagspecificatie algemeen in

aanbestedingsfase (2 bijeenkomsten)

• 5x Europese niet openbare DDO markt• 1x Europese niet openbare Auditbureau• 6x Inbesteding naar Spaarnelanden

Ondertekening december 2014

Contractbeheersing

Positie procesteam gemeente17

DDO partnerEMVI plannen +

DDO’s

AuditbureauEMVI plan + DVO

Procesteam Gemeente

Gemeente Haarlem

Procesteams18

Procesmanager

Technisch Adviseur Beheerder gebied

Contractsturing marktpartij

• Contractpartner borgt zijn eigen kwaliteit d.m.v. kwaliteitsysteem

• Afwijkingen van werkwijze (proces) dienen apart te worden vermeld incl. verbetervoorstel (PDCA)

• Beschrijft manier van handelen (werkwijze/proces) onderdeel kwaliteitsborging

• Nevenopdrachtnemersoverleg raakvlakken tussen domeinen

Contractsturing gemeente

• Overleg dagelijkse zaken “operationeel” (domein beheerder)• Overleg grote lijnen “tactisch” (procesmanager)

• Samenwerkingsmonitor

• Marktpartij rapporteert aan de gemeente over presteren contract (tactisch en operationeel)

• Auditbureau (adviesbureau) controleert of de processen doorlopen worden

• Escalatieladder (in samenwerking oneens kunnen zijn) & Strategisch overleg

Communicatielijnen contractsturing

Strategisch

Tactisch

Operationeel

21

Strategisch

Tactisch

Operationeel

Hier en nu

3 Maanden vooruit

1 Jaar vooruit

22

Politieke sensiviteit

Meldingen

Geen meerwerk

Noodzakelijk veiligheid areaal Geen gevolgen taakstellend budget

Noodzakelijk functioneren areaal

Noodzakelijk beeldkwaliteit areaal

Wensen gebieden/wijkraden/burgers ter verfraaiing areaal (hoger kwaliteitsniveau dan DDO

Geen gevolgen taakstellend budget

Geen gevolgen taakstellend budget

Preventief beeldkwaliteit, functioneren of veiligheid areaal

Eventueel gevolgen taakstellend budget

Eventueel gevolgen taakstellend budget

Wijzigingen B&O – afwegingskader en beslisboom DDO

Wisselende performance26

Operationeel vs Tactisch handelen

Werken in regie (daar ben ik niet meer van)

Samenwerken = harmonie

Competenties medewerkers• Regie-academie

Succesfactoren• Hebben en behouden van visie• Organisatie was ingericht• Aandacht in de aanbesteding voor doelstelling gemeente• Team verantwoordelijk voor implementatie (overzicht)• Samenwerken

Aandachtspunten• Meenemen medewerkers nieuwe werkwijze (verandering,

achtergrond, cultuur)• Meenemen management• Gemeenteraad

http://www.google.nl/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0CAcQjRxqFQoTCJ2A7vT2mckCFUI9GgodKfUJOw&url=http://veenstradejong.nl/premie-tesla-verzekering/&psig=AFQjCNFaJ5j9WY-xYSXKCaJpPdFWdkExyQ&ust=1447934582033408