Modern Digitaal Documentbeheer

ECM; een nieuw tijdperk

Het raakt in ieder geval ons vakgebied!

◦ ICT, DIV/IM of combi?

◦ 3 K’s

◦ Get an opinion!

Enterprise Content Management richt zich op

het organisatiebreed beheren van stromen

van (on-)gestructureerde informatie

Enterprise Content Management richt zich op het organisatiebreed beheren van stromen van (on-) gestructureerde informatie

VoorbeeldenHet beheren van een website van een overheidsinstantieDe registratie en afhandeling schademeldingen binnen

een verzekeringsmaatschappijDe produktregistratie van een pharmaceutisch bedrijfHet beheren van de dossiers in een baggerbedrijf

Organisatie verticaal ingericht/georganiseerd:◦ Lijnmanagement◦ Applicaties◦ Taakafhandeling

DIV niet geïntegreerd in procesgang

Sluit niet aan bij wens om procesgericht te willen werken

Documenten op veel plaatsen beheerd

Geen centraal documentbeheer ◦ Volledig? Actueel? Betrouwbaar?

ECM functionaliteiten ten dienste en aansluitend bij de eisen en wensen van de diverse gebruikers (afdelingen) en dus processen

Bieden van/kiezen voor specifieke ECM-deeloplossingen (afdelings-of gebruikersspecifiek)

Integratie met de bedrijfsapplicaties:◦ opslaan, zoeken en beheer van kenmerken, tonen van

electronische formulieren)

Afstemming met en deelname van betrokkenen

Kansen

• Volledige proces-inbedding

• Versterking klantgerichtheid

• Integrale digitalisering

Sterktes

• Alle informatie overal en altijd toegankelijk

• On-line beschikbaarheid (archief overbodig?)

• Veel functionaliteit onder 1 kap

Zwaktes

• Weinig eenduidigheid over WAT/WAAR

• Nog weinig draagvlak (positie ECM vs

traditionals)

• Optimaal gebruik systeem

Dreigingen

• geen integratie met andere „document-

omgevingen‟

• Te moeilijk !!! ECM = last i.p.v. “lust”

Koesteren! Verbeteren!

Uitbuiten! Voorkomen!

Is het wel een systeem of verzameling van systemen …. OF ..

Is het een specifiek automatiseringsdomein …..

OF..

Is het een gewoon een nieuw ‘containerbegrip‘ voor het zich als maar verbredende vakgebied ?

Is ECM dus een nieuwe platform-definitie voor modern informatiebeheer?

Van alles veel!!

◦ Veel definities, systemen, vaktermen, maar ook

◦ Veel overlap, doublure en dus verwarring

Maakt keuze niet gemakkelijk

Hoe door de bomen het bos te vinden??

Zoek/ bepaal/ stel vast :

Welke functies men wil uitvoeren

Welke bedrijfsprocessen men wil ondersteunen

Welke/ Hoe en waarom de gebruikers ermee willen werken

Wat de huidige stand van zaken in uw organisatie is

◦ Wat te verbeteren als je niet weet wat je nu doet!!

Inderdaad oude wijn in nieuwe zakken?

Of toch iets nieuws?

Herijking van bestaande domeinen/systemen

Nieuwe structuur die aansluit bij de vraag naar modern informatiebeheer?

Aangevuld met nieuwerwetse domeinen ◦ DRM, Collaboration, WCM

Hierdoor integrale benadering van IM mogelijk!!

Verschillen

Vraagstukken

Van desktop naar portaal Van infra- naar infostructuur Van product- naar platformkeuze Van key-users naar alle users Van DMS/ECM naar EIM

balie

papier

faxtelefoon

Papieren archief

E-mail

Gescande documenten

Electronischedocumenten

Webformulieren

Documenten uit externe applicaties

Fileshares, databases, papier archief

PDA

Gescande documenten

Electronische documenten

Webformulieren

Documenten uit externe applicaties

Wiki’s

Voice-mail

Chat

E-mail

On linefacturen

Waarin verschilt dit van traditioneel informatiebeheer?

Welke nieuwe vraagstukken roept dit op?

Is een document nog wel een document?

Is content altijd een document?

Wat willen we met een ECM beheren?

Hoe gaan we om met procesinformatie?

Wat te doen met mail, beeld, webloket, portals, dossiervorming, interactie…..?

BEELD

Gisteravond is de vriend van de

buurvrouw tijdens een

ontsnappingspoging via het dak

uitgegleden en nu lekt mijn

dakgoot. Zoals u kunt zien is

reparatie dringend nodig! Hoe

laat kunt u iemand sturen?

GELUID

Wat als hier stond € 59,9?

Modern Informatiebeheer

Multimediaal informatiebeheer roept nieuwe vragen op:

◦ Raadplegen, versiebeheer, distributie, redactie

◦ Kenmerken, presentatie, hw-eisen

◦ Reproductie (bewijslast)

◦ Duurzaamheid

◦ Authenticatie

◦ Digitale handtekening

◦ Etc

Bijvoorbeeld: reproductie en presentatie

Kenmerken zijn onwrikbaar met elkaar verbonden.

hardwaresoftware

computerbestand