Digitalisering bij het Stadsarchief Amsterdam

Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

Introductie

Missie, werkproces en infrastructuur

SAA en Metamorfoze projecten

De Wisselbank

Projecten en kwaliteitsmanagement

Presentatie

Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

Introductie

Doelstellingen digitalisering SAA

Raadpleging (95%)

Vervanging / conservering

Publicatie

De tijd dat digitalisering een optie was is voorbij. Gebruikers verwachten dat stukken online te raadplegen zijn.

Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

Introductie

Drie sporen digitalisering

Scanning on demand (15.000 scans per week)

Projecten

Beeldmateriaal aanwinsten

Cijfers

11 miljoen scans online

Jaarlijkse productie 1.5 miljoen scans

85.000 geregistreerde gebruikers

D i g

i t

a l i s

e r

i n

g

?

D i g

i t

a l i s

e r

i n

g

?

“Weet jij hoe dit zit, en kun je er voor zorgen dat het stuk retour komt?”

De computer zegt van niet

Volgens de computer hebben

we geen foto’s

Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

Missie

Beleid en uitgangspunten

Processen

Functionaliteit

Applicaties

Metadata en data

Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

Alle documenten uit alle archieven en collecties 24 uur per dag, 7 dagen in de week digitaal en online beschikbaar

Missie en uitgangspunten

Grootschalig

Lage incidentele kostenLage structurele kosten

Lage kosten voor de klant

Snelle levering aan de klant Altijd projectmatig

Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

Eén werkproces voor alle digitalisering

Automatiseren waar mogelijk

Werkproces en infrastructuur

Ondersteuning met workflow tools

Binnen één technische infrastructuur

Scan online = einde project

Ook metamorfoze projecten op deze wijze

?

D i g

i t

a l i s

e r

i n

g

?

Workflowmanagement

D i g

i t

a l i s

e r

i n

g

Geaumatiseerde koppeling en registratie bestanden

Voorbeeld scenario scans registreren in beheeromgeving

Selectiebestand Beheersysteem

Eerste 6#: ordernr

Laatste 6#: serienr

Orderbon

Bestandsnaam

Scannen

A20758000001

A20758000002

A20758000003

Bereik

A20758000001 – A20758999999

Archief 195Inv nr 836

Order: A20758

A20758000004

A20758000005

Scan rapport

A20758000001

A20758000002

A20758000003

A20758000004

A20758000005

12 tekens

Registratie bestandsnamen

Import

Scripting

Scripting

Scripting

Scripting

Scripting

Scripting

Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

Egodocumenten voorbeeld

Thesaurieren Ordinaris voorbeeld

Metamorfoze projecten

Portugees Israelitische Gemeente

Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

Egodocumenten voorbeeld

Thesaurieren Ordinaris voorbeeld

Metamorfoze projecten

Portugees Israelitische Gemeente

Wisselbank

Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

Kwaliteitsmanagement

Scansysteem: geheel van beleid, processen, hardware en software waarbinnen analoge originelen via scanning gedigitaliseerd worden

Logistiek originelen Scanning

Technische infrastructuur

Data verwerking

Projectmanagement

Levering

Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

Voorafgaand aan uitvoering opdracht, beoordeling:

Kwaliteitsmanagement

Infrastructuur

Workflow

Projectorganisatie

Missie en beleid

Offertes worden dus beoordeeld op prijs en aanpak

Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

Bij opdracht uitvoering bewaking

Kwaliteitsmanagement

Technische parameters

Kwaliteit scans

Volledigheid

Streven naar zo weinig mogelijk eigen controles

Samenwerking en werken met standaarden

Scansysteem

Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

Scansysteem

Kwaliteitsmanagement

Rapportage metingen

Eindproduct Scans

Gebruikmaking van statistische methodes zoals AQL

Scansysteem

Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

Scansysteem

Kwaliteitsmanagement

Rapportage metingen

Eindproduct Scans

Gebruikmaking van statistische methodes zoals AQL

Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

Objectieve methode meting technische kwaliteit scans

Metamorfoze en eigen projecten

Zowel voor interne als externe projecten geschikt als controle methodiek

Standaard, wijd verspreid

Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

Knelpunten bij implementatie

Eigen projecten meestal tbv raadpleging

Prijs per scan (nog?) hoger

Metamorfoze en eigen projecten

Technische implementatie (nog?) complex

Niet alle objecttypen lenen zich even goed

Norm niet altijd even zwaar