Post on 08-Jun-2015
Managing Succesfull ProgrammesProgramma Management
12 januari 2005
2
Programma
• De veranderende omgeving van organisaties
• Relatie tussen projecten en programma’s
– Logische verbanden, verschillen
• Standaard wijze van werken
– Methode MSP
• Managing Succesfull Programmes
– Referentiemodel & principes
• MSP fasering en producten
3
Inleiding
• Projectmanagement: manier van werken
- bouw piramides
- Romeinse wegennet
• Vanaf WO II wetenschappelijk aangepakt
- technieken voor planning en projectbesturing
- KPN kent PROBAAT en TeleTURN
• Vanaf 1980: people site of project management
- skillmix
- competenties en beïnvloeding
• Nu: concreet en tastbaar veranderresultaat in complexe en snel veranderende omgeving
4
Inleiding: verandering als context
• Omgevingsinvloeden, verandering heeft veelal (forse) gevolgen
Verandering Impact
Economie Relatie met belanghebbenden
Globalisering Cultuur
Markten Samenwerkingsverbanden
Verkoopkanalen Logistieke keten
Politieke initiatieven Organisatiestructuur
Concurrentiepositie Processen en Systemen
Techn. ontwikkelingen Informatiebehoeften
Kwaliteit proces Techniek
Functies
• Verandering meestal strategisch: moeilijk vast te leggen
5
Inleiding: verandering als context
• Risico Verlies grip
Aansluiting bij visie en strategie
• Wens Effectief gebruik competenties en budget
Duidelijke rollen
Besturen en beheersen risico’s
• Programmamanagement:
vertalen van strategische verandering
naar meetbare criteria
6
Wat is een programma?
• Ondersteuning strategische verandering organisatie • Samenhangend portfolio project en lijnactiviteiten
• Gerealiseerde baten en bijdragen
• Kenmerken
– Aansluiting visie en strategie
– Verankering bestaande organisatie
– Niet strak vastgestelde doorlooptijd
project
projectproject
project
Opgeleverde veranderingen, produkten, dienstentrainingen, processen, methoden en vaardigheden
Baten / bijdragen in de organisatie, die leiden tot strategische doelen
multiproject
Lijnactiviteiteninspanningen
programma
Visie, missie en strategie
project
projectproject
project
Opgeleverde veranderingen, produkten, dienstentrainingen, processen, methoden en vaardigheden
Baten / bijdragen in de organisatie, die leiden tot strategische doelen
multiproject
Lijnactiviteiteninspanningen
programma
Visie, missie en strategie
7
Wat is Programma Management?
• Programmamanagement is een gecoördineerd managen van een portfolio van projecten die de organisatie veranderen om voordelen te behalen van strategische belang
NietVaste tijdsduur
Bepaald budget en kwaliteit
Concreet en tastbaar
HUIDIGE DOELEN
Wel
Strategische verandering
Wat opleveren
Wanneer succesvol
TOEKOMSTIGE DOELEN
projectproject project project
Baten / bijdragen in de organisatie, die leiden tot strategische doelen
projectmanagement
programmamanagement
projectmanagement
lijnmanagement
lijnmanagement
Visie, missie en strategie
projectproject project project
Baten / bijdragen in de organisatie, die leiden tot strategische doelen
projectmanagement
programmamanagement
projectmanagement
lijnmanagement
lijnmanagement
Visie, missie en strategie
8
De omgeving van programmamanagement
Interne of externe business omgeving
(politiek, economisch, sociaal, technologisch)
Strategie, policies, initiatieven en targets
Programma’s
Projecten en gerelateerde lijnactiviteiten
Nieuwe of veranderde business organisatie, diensten en bekwaamheden
Doelen bereikt en benefits gerealiseerd
Beïnvloeden en creëren
Definitie, scope and prioriteiten
Initiëren, monitoren and samenhang
Opleveren en implementeren
9
Programma Management - context
Operationele omgevingbehalen benefits
OutcomesBlueprint eindstadium
Business Benefits
Strategiebusiness plan
initiatieven
Projecten &inspanningen
Managing Succesull Programmes - MSP
Business omgeving
(in- en extern)
Missievisie
Vision Statement t.a.v. de verandering
Programma’s
Operationele omgevingbehalen benefits
OutcomesBlueprint eindstadium
Business Benefits
Strategiebusiness plan
initiatieven
Projecten &inspanningen
Managing Succesull Programmes - MSP
Business omgeving
(in- en extern)
Missievisie
Vision Statement t.a.v. de verandering
Programma’s
10
Programma Management - verbanden
Operatioeleomgeving A
VisionStatement
Blueprint
Benefits
projecten
Programmamangement
Produkten , diensten, trainingen, processen, methoden, vaardigheden
gecoördineerdeactiviteiten
Operatioeleomgeving “A”
performance indicatoren
Visie, missie en strategie
Operationeleomgeving A
VisionStatement
Blueprint
Benefits
projecten
Programmamanagement
Produkten , diensten, trainingen, processen, methoden, vaardigheden
gecoördineerdeactiviteiten
Operationeleomgeving “A”
performance indicatoren
Visie, missie en strategie
11
Programma Multi-project Project
Waarom Bereiken van doelen. Sturen op samenhang (doelen, inspanningen, middelen)
Sturen op middelen (mensen, middelen, energie, motivatie, support)
Bereiken van vooraf overeengekomen resultaten. Sturing op tijd, geld en kwaliteit.
Tijds-horizon
Tijdelijk, stoppen wanneer mogelijk en noodzakelijk
Oneindig in haar bedoeling
Eindig, vooraf overeengekomen
Besluit-vorming
Op vooraf overeen-gekomen momenten, gebaseerd op programma plan
Vaste momenten (cyclus van de per-manente organisatie is dominant)
Per fase overgang, gebaseerd op beslis-documenten
Relatie tussen programma en project (1)
12
Programma mgt
Multi-project mgt
Project mgt
Bedoeld Realiseren unieke doelen
Optimaliseren sa-menhang projecten (middelen, relaties)
Realiseren unieke resultaten
Proces Programmeren, initiëren, controleren, aanpassen
Plannen, informeren, monitoren
Afbakenen, faseren, controleren
Gereed Bereikte doelen Projecten zijn klaar Resultaat is aanwezig
Sturing Tijd, support, samen-hang, bijdrage aan
Middelen en relaties
Tijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie
Relatie tussen programma en project (2)
13
Relatie tussen programma en project (3)
• Met een programma verander je de organisatie en bereik je strategische doelen
– Programma: is gecoördineerde organisatie, aansturing en implementatie van portfolio van projecten en activiteiten die tezamen resultaten opleveren en benefits realiseren die van strategisch belang zijn
• Met een project haal je de verandering uit de organisatie– Project: managementomgeving die is gecreëerd met het doel
om een of meer business producten op te leveren volgens een gespecificeerde business case
14
Waarom een methode?
• standaardisering
– gemeenschappelijke manier van werken en begrippenkader
• beheersing
– complexe omgevingen
– (multi)projecten
– coördinatie activiteiten
– verandering lijnorganisatie
– structuur, taal, cultuur en proces
15
Waarom een methode?
• Een methode is een goed instrument in de handen van competente mensen
A fool with a tool remains a fool
16
Managing Successful Programmes
• Best practices, Office Government Commerce (OGC)
• Generieke leidraad strategische veranderingen
• Kenmerken
• Van visie naar precisie
• Sturen op visie, benefits, blue print
• Organisatorische model met gedefinieerde rollen en procesmodel met opleveringen
• Praktisch raamwerk, procesmodel
• Business zelf verantwoordelijk op basis van benefits
• Verbeteren prestatie en efficiency verandering
• Reduceren kosten verandering
17
Identify a programme
Defining a programme
Establishing a programme
Closing a programme
Managing the portfolio
DeliveryBenefits
Running a programme in tranches
Programme BriefVision StatementBlue Print (outline)
Programme Mandate
Programme Plan
Programme organization
Programme BenefitsReview
Projectreports
Programme Plan
Log
Benefits
Delivery
ProceduresToolsStandards Delivery
BluePrint
Project documentation
MSP proces model
18
• MSP biedt raamwerk voor beheersing complexiteit en risico’s
• Doel: het verwezenlijken van Vision Statement, Blueprint en Benefits
Organisation & Leadership
Benefits Management
Stakeholder Management & Communication
s
Issue Resolution & Risk
management
Quality managemen
t
Business Case Management
Programme Planning & Control
Programma
management
MSP principles
19
MSP producten
• Programme mandate
• Programme brief
• Vision statement
• Benefit profile
• benefit management strategy
• Blueprint
• Business case
• communications plan
• Issue log
• issue resolution strategy
• programme plan
• Project portfolio
• quality management strategy
• resource management strategy
• Risk register
• risk management strategy
• Stake holder map
• stake holder strategy
20
Rollen MSP
Overall leiderschap en verantwoordelijk, benoemd vanuit Sponsoring Group
Sponsoring Group
Senior Responsible Owner
Programme Manager
Business Change Manager
Onderschrijven en bekrachtigen van de Business Case (TOTO)
Dagelijks management, opleveren nieuwe mogelijkheden
Verkrijgen van benefits uit de nieuwe mogelijkheden
21
Programma organisatie
Senior Responsible Owner
Programme Manager
Business Change Manager
Programme Office
Delivering capability
Embedding change
SponsoringGroup
22
Identify a programme
Defining a programme
Governing a programme
Closing a programme
Managing the portfolio
maangingBenefits
Running a programme in tranches
Programme BriefVision StatementBlue Print (outline)
Programme Mandate
Programme Plan
Programme organization
Programme BenefitsReview
Projectreports
Programme Plan
Log
Benefits
Delivery
ProceduresToolsStandards Delivery
Bleu Print
Project documentation
Identify a Program
23
Doel Identify a program
• Structureer en formaliseer ideeën voor programma
• Identificeer wat moet worden bereikt en welke benefits dit oplevert voor de organisatie ( => klant)
• bewustwording management team
• rechtvaardiging start (wenselijk en haalbaar)
• koppeling visie, missie & strategie aan verandering
24
Activiteiten Identify a program
• Onderzoek Programme Mandate
• Verkrijgen Programme Sponsorship
• Aanstellen Senior Responsible Owner (programmadirecteur)
• Maak een Programme Brief
• Stel Terms of Reference op
• Neem GO of NO GO-besluit
25
Input Identify a program PROGRAMME MANDATE
INHOUD
• Resultaat
• Verbeteringen
• Relatie met
bedrijfsstrategie
OMSCHRIJVING
• welke nieuwe diensten, producten, doelen worden
gerealiseerd
• welke veranderingen / verbeteringen in het
bedrijfsproces zullen worden behaald door
genoemde resultaten
• hoe sluit een programma aan bij de missie,
strategie, visie van het bedrijf
26
Output Identify a program PROGRAMME BRIEF
INHOUD
• Vision
Statement
• Benefits
• Risks en Issues
• Geschatte kosten, opbrengsten, (en risks)
OMSCHRIJVING
• Beschrijft einddoel en capabilities
• Beschrijving te bereiken bijdragen;
prioriteit bepalen voor optimaal resultaat
delen over verschillende organisaties
• Welke zijn nu te identificeren?
• Maak een zo goed mogelijke schatting als
basis voor Business Case
27
Outline vision statement
Doel: communicatie einddoel programma
• Eenvoudige illustratie van het benodigde resultaat – one liner
– Veranderingen voor de organisatie door het programma
– Beschrijft benefits:
• Efficiency, performance, effectiviteit, service, potentie, capaciteit
– Beschrijf de rapportage van benefits aan de stakeholders
– Planning van de te behalen benefits
28
Voorbeeld Vision Statement
• Bedrijf X wordt de erkende deskundige en betrouwbare leverancier van informatie, kennisproducten en diensten op het gebied van arbeid en inkomen
– Kwaliteit verhogen
– Bijdrage aan creëren beeld van constructieve, klantgerichte, deskundige en betrouwbare individuele dienstverlener
– Gaat samen met beeld van constructieve, naar zijn leden luisterende, deskundige, betrouwbare en zo nodig strijdbare collectieve belangenbehartiger
– Aansluiten bij behoeften en verwachtingen van leden
– Producten en diensten vanuit de huidige organisatie
– Gebruik van deskundigen en diensten uit collega organisaties
– Taal van de werknemers uit de sectoren
• Adagium kennis is macht middels kennismanagement omvormen tot kennis delen is kracht
29
Vision without action is Daydreaming
Action without vision is a Nightmare
Japanese proverb
30
Identify a programme
Defining a programme
Governing a programme
Closing a programme
Managing the portfolio
managingBenefits
Running a programme in tranches
Programme BriefVision StatementBlue Print (outline)
Programme Mandate
Programme Plan
Programme organization
Programme BenefitsReview
Projectreports
Programme Plan
Log
Benefits
Delivery
ProceduresToolsStandards Delivery
Bleu Print
Project documentation
Defining a Program
31
Doel Defining a program
• Realiseren van complete beschrijving
– Vision Statement, Blue Print en Benefits
– Organisatie (rollen) en governance (besturing)
– Veranderingen in de organisatie
– Ontwikkelen van de strategies
• Quality, Stakeholders, Issues, Risks, Benefits, Resources, Planning en Control
– Ontwikkelen van de plannen
• Resources, Benefits Realisation, Communications, Programme
– Business Case
32
Activiteiten Defining a program
• Stel een team samen
• Ontwikkel Vision Statement, Blueprint en Benefits Profile
• Identificeer en analyseer stakeholders
• Ontwerp programma organisatie
• Ontwikkel projectportfolio en tranches, programma plan
• Maak communicatieplan en strategie
• Maak benefitsplan en strategie
• Beschrijf quality, risk en issue management strategie
• Ontwikkel Business Case
33
Output Defining a Programme Definition
• Doel: realiseren van complete beschrijving programma
– Blue Print
– Vision Statement
– Programma Business Case
– Benefits Profiles
– Stakeholder map
– Organisatie structuur
– Project portfolio
34
Output Defining a Programme - Governance arrangements
• Benefit Management Strategie
• Risk en Issue Management Strategie
• Quality Management Strategie
• Stakeholder Management Strategie
• Issue Resolution Strategie
• Resource Management Strategie
35
Output Defining a Programme - Plans
• Benefit Realisation Plan
• Programme plan
• Communication plan
36
Principes benefits mangement
• Benfits Management
– Zorgt ervoor dat de Benefits worden geïdentificeerd en gedefinieerd en worden verbonden met outcomes
– Zorgt voor commitment en eigenaarschap
– Managed de realisatie van de Benefits
• Fundamenteel voor het programma
• Identificatie door meten van verbetering
• Focus op realisatie, niet opleveren capability
• Continue, gaat door na einde van het programma
37
Blueprint
• De Blueprint verfijnt het Vision Statement in objectieve termen:
– Processen
– Organisatie
– Tools / Technologie
– Informatie
P
T
O
I
38
Blueprint
PT I
Oproductie
klantafhandeling
communicatie
opbrengst
gebouwen
productie-middelen
taken
verantwoor-delijkheden
bevoegdheden
organogram
productiekosten
logistiekbeheer
workflow
kennis
Sturing
markt
technologie
ICT
39
Benefit Management Strategy
Desired outcomes
Develop Benefits Management Strategy
Plan for benefits realisationQuantify benefits
and optimise the mix
Benefits review Benefits
realisation
Identify and model benefits
Look for additional benefit opportunities
40
Benefit mangement strategy
Direct financieel
Omzetverdeling
synergie
huisvesting
hoeveelheid personeel
Direct niet financieel
Kwaliteitseisen
nauwkeurigheid
serviceniveaus
responsetijden
Indirect
groter Imago
cultuur
perceptie dienstverlening
moreel
Relate to non-financial objectives
Relate to financial objectives
tangible
tangible
41
Benefit Profile
• Afgeleid van vision statement en blueprint
• Volgen oplevering en realisatie benefit
• Bestaat uit:– Beschrijving
– Financiële bijdrage
– Verandering van de business operatie staf
– Afhankelijkheden met projecten / risks / benefits / programma’s
– Project dat benefit realiseert
– Wanneer gereed
– Wie realisatie verantwoordelijkheid
– Planning
– KPI
– Meetmethode
42
Voorbeeld Benefits
Strategische doelstelling:
Bedrijf X wordt een betrouwbare leverancier van informatie en kennisproducten en diensten in relatie met arbeid en inkomen
Benefit
Kwaliteitsverbetering bereikbaarheid
en dienstverlening
•1 loket
•bereikbaarheid toename x%
•afname zoekend telefoonverkeer x%
•binnen 24 uur antwoord
•x% directe afhandeling vragen
•bereikbaarheid x-x uur, x dagen per
week
•klanttevredenheid x
•x% aansluiting van producten/diensten
catalogus bij klantbehoefte
Benefit
Individuele dienstverlening tegen
integrale kostprijs
•exploitatielast van max. x%
•exploitatiekosten x
•bezetting y
•aantal contactmomenten a, minuten b,
medewerkers c, aanwezigheid d,
werkplekken e, m2 f, kosten per periode g
43
Web-based customer information
Web-based service information
Web-based transactions
Fewer queries
Fewer phone calls, less mail
Less dependence on staff
More time for other tasks
24x7 availability
Greater awareness
Less advertising in papers
One-stop info collection
Standardisation of forms
Better take-up of service
Faster processing
Reduced expenditure
Customer satisfaction
Increased effectiveness
Better market image
Better quality information
Enablers
Intermediate benefits
End benefits
Relatiemodel Benefits
44
Waarom stakeholder management?
• Verbetert samenwerking en commitment
• Voorziet in uitgangspunt voor communicatie
• Verbetert coördinatie en consistentie van informatie
• Management van verwachtingen
• Inschatting van cultuur, organisatie en omgevingsveranderingen
• Leidt tot beter risk en benefits management
• Geeft een bijdrage aan het maximaliseren van benefits
• Kosten communicatie meenemen
45
Stakeholder Management strategy
• Wie zijn de Stakeholders
• Wat zijn hun Belangen en behoeften aan informatiebehoefte koppelen (= stakeholder map)
• Communicatie vorm
• Stakeholder, wederzijdse verwachting, informatie behoefte, frequentie en communicatiestromen, beoogde resultaat, kosten, koppeling aan resultaat programma
46
Stakeholders
Stake holder management
aandeelhouders
overheid
top management
Operationele staf
Business gebieden
audit
vakbonden
competitie
Pers en media
Leveranciers diensten
klanten
Leveranciers producten
Programma en projectteam
zakenpartners
47
Stakeholder map
Strategic direction
Financial Operational changes
Interface with customers
Public safety
Competitive position
Stake holders
Business partner
Customer
Trade unions
Staff
Regulator bodies
Press and media
48
Waarom risk management?
• Informatie voor planning
• Voorkomen van ongewenste gebeurtenissen
• Minimaliseren van effecten van een niet gewenste gebeurtenis
• Maximaliseren van de kans dat benefits worden gehaald
• Reduceren van kosten, die gemoeid zijn met het afhandelen van issues
49
Risk identification checklist
• Strategic levels– Other programmes or Inter programme dependencies
– Other initiatives in the organisation
– Political pressure
• Programme level– Changing requirements and objectives
– Programme definition
– Management skills
– Inter project dependencies
• Project level– Third party resources
• Operational level– Transfer of outputs to operations
– Acceptability within business operations or to stakeholdes
50
Risk Management
Risk ownershipand allocation
Define framework for
risk management
Identify risk
Evaluation risk
Plan appropriate mitigation actions
Assess effectiveness
Embed and renew
Implement actions
51
Waarom Quality management?
• Kwaliteit van leiderschap en managementprocessen, inclusief betrouwbare informatie voor besluiten
• Kwaliteit van deliverables (in producttermen)
• Kwaliteit van meet-, controle- en beoordelingsactiviteiten
• Het gaat om – criteria, activiteiten, uitvoerenden en toepassing van standaarden
– aansluiting bij kwaliteitsdoelen, lessons learned report
• Definieert– Governance arrangements
– Configuration Managament en change control
– Quality assurance en reviews opleveringen (audits)
52
Strategies, policies and initiatives
Changed or new business operations
Programme Business Case
Project Business Case
Project Business Case
Project Business Case
Project Business Case
Defines required outcomes
Sets scope and objectives
Delivery of outputs within time, cost, quality constraints
Optimum mix of benefits, risks, costs, timescales for required outcomes=
Outcomes delivered here
Continued alignment?
Continued alignment?
Programme and Project Business Cases
53
Input Programme Planning
Programme plan
BenefitsLinked to projects
Stakeholder needsAppropriate Information?
Risk and assumptionResponsible for action?
ResourcesCapabiliy or skills?
ProjectsConstruction towards
Benefits?Progress monitoring
Identified milestones?
TransitionCultural aspects?
TimetableDependencies and
interfaces?
Vision statementClear understanding
of target?
BlueprintAbility to achieve
54
Activiteiten Programme Planning
• Definieer project portfolio– Overzicht projecten en activiteiten, gekoppeld aan benefits
– Focus op vroege bijdragen (quick wins)
– Blijf op inter projectniveau
• Definieer tranches– Groeperen op discipline, locatie, deliverables, resource allocatie,
belasting
• Maak schema en prioritering mechanismen
• Review project verwachtingen
• Manage resources– Resources (geld, infrastructuur, informatie, partners) dmv planning,
koppelen aan strategische doelstellingen
• Verdeel de risico’s
• Integreer het communicatieplan
55
Identify a programme
Defining a programme
Governing a programme
Closing a programme
Managing the portfolio
managingBenefits
Running a programme in tranches
Programme BriefVision StatementBlue Print (outline)
Programme Mandate
Programme Plan
Programme organization
Programme BenefitsReview
Projectreports
Programme Plan
Log
Benefits
Delivery
ProceduresToolsStandards Delivery
Bleu Print
Project documentation
Governing a Program
56
Doel Governing a Programme
• Implementeer Governance
– Functies, verantwoordelijkheden, processen en procedures die definiëren HOE het programma is opgezet, gemanaged en bestuurd wordt
• Benoem alle personen voor de rollen in de programmaorganisatie
• Stel procedures, infrastructuur, support mechanismen in werking
57
Output Governing a Programme
• Ingericht Programme Office
• Hulpmiddelen en procedures
• Programmastandaarden, beleid en procedures
• Voortgangsrapportages
• Issue log en riks register
• Beslissingen: end of tranche reviews
58
Activiteiten Governing a Programme
• Programma treedt in werking
– inrichten programma organisatie en programme office
– fysieke programma omgeving opzetten
– invullen programma rollen
– lanceren vroege projecten
– beschrijven processen en procedures (planning, tracking, reporting, accounting, issue en risk, configuration, communication)
– beschrijf standaards
– stel procedures in werking
– meten op benefits
– zet communicatie op
59
Identify a programme
Defining a programme
Governing a programme
Closing a programme
Managing the portfolio
ManagingBenefits
Running a programme in tranches
Programme BriefVision StatementBlue Print (outline)
Programme Mandate
Programme Plan
Programme organization
Programme BenefitsReview
Projectreports
Programme Plan
Log
Benefits
Delivery
ProceduresToolsStandards Delivery
Bleu Print
Project documentation
Managing Portfolio en Benefits a Program
60
Doel managing the portfolio
• Activiteiten voor coördinatie en managen van de project opleveringen
• Verkrijgen nieuwe mogelijkheden (uit de Blueprint) door oplevering resultaten, bijsturing en lessons learned
61
Activiteiten managing the portfolio
• Projecten starten
• Aansluiten projecten bij benefits realisatie, programmadoelen
• Monitoren voortgang
• Manage risks en issues
• Sluiten van projecten beleggen van lessons learned
• Input: Blueprint, Programme Plan, benefit profiles, realisation plan, issue logs en risk registers van de projecten, project progress reports
• Output: project briefs, opleveringen, end project reports, lessons learned, beslissing na tranche over voortgang
62
Doel managing benefits
• Volgen van benefits van identificatie tot realisatie
• Meet de benefits
– Performance indicatoren
– Balanced score card
• Plan en manage de transitie van oud naar nieuw
• Volg opleveringen van de projecten en de gereedheid van de organisatie “fit for purpose”
63
Activiteiten managing the benefits
• Zorgdragen voor benefits meting
• Verfijnen benefits profiles
• Monitor benefits
• Transitie management, ondersteun culturele en personele veranderingen
• Ondersteun benefit realisatie
• Meten benefits
• Input Benefit Profiles & Realisation Plan, Benefit Management Strategy, Programme Plan & Business Case, Bleu Print, Project progress reports
• Output: improvements in operations and achievements of outcomes
64
Benefits Management
Welke verbetering?
Welke verbetering?
Waar zal het gebeuren?
Waar zal het gebeuren?
Wie is verant-woordelijk?
Wie is verant-woordelijk?
Welke veran-dering is nodig?
Welke veran-dering is nodig?
Wie zullen dit merken?
Wie zullen dit merken?
Hoe en Wanneer kan de verandering
worden gedaan?
Hoe en Wanneer kan de verandering
worden gedaan?
Is het kwan-tificeerbaar?Is het kwan-tificeerbaar?
Hoe meten we dit?
Hoe meten we dit?
Hebben we het bereikt?Hebben we het bereikt?
Toekomstige Benefits?
Toekomstige Benefits?
Wie meten?Wie meten?
Heeft de verandering
plaatsgehad?
Heeft de verandering
plaatsgehad?
65
Verantwoordelijkheden Managing Benefits
Senior Responsible Owner
Overall verantwoordelijk voor de realisatie van de Benefits. Adviseert en stuurt, onderhoudt de Sponsoring Group, de Stakeholders en hun commitment
Programme Manager
Past de portfolio aan om het bereiken van de Benefits te optimaliseren. Voert Risk Mgt + Issue Resolution uit
Business Change Manager
Verantwoordelijk voor Benefits Management.
Levert de projectresultaten af aan de operatie (transitiemanagement). Laat de operatie de Benefits realiseren. Verfijnt de Benefit Profiles
Programme Office
Meet en rapporteert de meetresultaten en vergelijkt deze met de Benefit Profiles en Realisation Plan
66
Identify a programme
Defining a programme
Governing a programme
Closing a programme
Managing the portfolio
managingBenefits
Running a programme in tranches
Programme BriefVision StatementBlue Print (outline)
Programme Mandate
Programme Plan
Programme organization
Programme BenefitsReview
Projectreports
Programme Plan
Log
Benefits
Delivery
ProceduresToolsStandards Delivery
Bleu Print
Project documentation
Closing a Program
67
Doel closing a programme
• Evaluatie op behalen einddoel Benefits en prestatie indicatoren gemeten en gerapporteerd, organisatie zet operatie voort
• Focus op einddoel
• Formele erkenning van portfolio en nieuwe mogelijkheden als gedefinieerd in de Blueprint
• Reviews gerealiseerde Benefits
• Identificatie noodzaak toekomstige Reviews van benefit realisaties
68
Activiteiten Closing a Programme
• bevestig afsluiten
– Business case
– Project beëindigen (feestje)
– Overdracht naar lijnorganisatie• programme review
• updaten en afronden documentatie
• ontmantel programma en project office organisatie
• informeer stakeholders
• Input alle programme documentatie
• Output: bevestiging van programma einde, programme review, lessons learned en programme assessment